供應(yīng)商檔案管理制度

第3頁共3頁供應(yīng)商檔案管理制度?供應(yīng)商檔案?管理是公司?采購管理的?重要內(nèi)容，?而不能把它?僅僅理解為?是供應(yīng)商資?料的收集、?整理、存?檔。建立完?善的供應(yīng)商?檔案管理系?統(tǒng)和供應(yīng)商?管理制度，?有利于更好?的了解供應(yīng)?商之制程能?力、品管?功能，更清?楚地確認(rèn)其?是否有提供?符合成本、?交期、品質(zhì)?之產(chǎn)品的能?力，是建立?長期供需合?作關(guān)系決策?的重要依?據(jù)。第一?條供應(yīng)商檔?案管理對象?：1、從?時間序列來?劃分：老供?應(yīng)商、新供?應(yīng)商、未來?供應(yīng)商。新?供應(yīng)商和未?來供應(yīng)商為?重點管理對?象。2、?從交易過程?來劃分：包?括曾經(jīng)有過?交易業(yè)務(wù)的?供應(yīng)商、正?在進(jìn)行交易?的供應(yīng)商和?即將進(jìn)行交?易的供應(yīng)商?。對于第一?類供應(yīng)商，?不能因為交?易中斷而放?棄對其的檔?案管理;對?于第二類的?供應(yīng)商，需?逐步充實和?完善其檔案?管理內(nèi)容;?對于第三類?供應(yīng)商，檔?案管理的重?點是全面搜?集和整理資?料，為即將?展開的交易?業(yè)務(wù)準(zhǔn)備資?料。3.?從供應(yīng)商性?質(zhì)來劃分：?特殊公司(?與本公司有?特殊業(yè)務(wù)等?)、普通公?司等。這類?供應(yīng)商因其?性質(zhì)、供應(yīng)?特點、供應(yīng)?方式、供應(yīng)?量等不同，?對其實施的?檔案管理的?特點也不盡?相同。4?.從供應(yīng)數(shù)?量和市場地?位來劃分：?包括主力供?應(yīng)商(供貨?時間長、供?應(yīng)量大等)?，一般供應(yīng)?商。不言而?喻，供應(yīng)商?檔案管理的?重點應(yīng)放在?主力供應(yīng)商?上。第二?條供應(yīng)商管?理內(nèi)容1?.供應(yīng)商基?礎(chǔ)資料，即?公司所掌握?的供應(yīng)商最?基本的原始?資料，是檔?案管理應(yīng)最?先獲取的第?一手資料。?這些資料，?是供應(yīng)商檔?案管理的起?點和基礎(chǔ)。?供應(yīng)商基礎(chǔ)?資料主要包?括公司名稱?、地址、電?話、傳真、?e-mai?l、網(wǎng)址、?負(fù)責(zé)人、聯(lián)?系人;公司?概況、設(shè)備?狀況、人力?資源狀況、?主要產(chǎn)品及?原材料等。?2.供應(yīng)?商特征：供?應(yīng)能力、發(fā)?展?jié)摿Α⑵?業(yè)規(guī)模和知?名度等。?3.業(yè)務(wù)狀?況：主要包?括目前及以?往的銷售實?績、經(jīng)營管?理者和業(yè)務(wù)?人員的素質(zhì)?、與其他競?爭公司的關(guān)?系、與本公?司的業(yè)務(wù)聯(lián)?系及合作態(tài)?度等。4?、交易活動?現(xiàn)狀：主要?包括供應(yīng)商?的交貨狀況?、存在的問?題、保持的?優(yōu)勢、未來?的對策;企?業(yè)信譽(yù)與形?象、信用狀?況、財務(wù)狀?況等。第?三條供應(yīng)商?檔案管理方?法1、建?立供應(yīng)商檔?案卡。作為?供應(yīng)商檔案?管理的基礎(chǔ)?工作，是建?立供應(yīng)商檔?案卡(又稱?供應(yīng)商管理?卡、供應(yīng)商?資料卡等)?。采用卡的?形式，主要?是為了填寫?、保管和查?閱方便。?供應(yīng)商檔案?卡主要記載?各供應(yīng)商的?基礎(chǔ)資料，?這種資料的?取得，主要?有三種形式?：①提供?供應(yīng)商資料?卡，由供應(yīng)?商填寫。?②由采購員?通過平常的?業(yè)務(wù)活動或?其他各種渠?道了解、收?集供應(yīng)商的?相關(guān)資料。?③通過本?公司和供應(yīng)?商已發(fā)生的?采購情況(?包括產(chǎn)品性?能、產(chǎn)品質(zhì)?量、售后服?務(wù)等實際情?況)。然?后根據(jù)這三?種渠道反饋?的信息，對?供應(yīng)商的相?關(guān)資料進(jìn)行?整理、核實?匯總，填入?供應(yīng)商檔案?卡。2、?通過采購員?與供應(yīng)商溝?通建立供應(yīng)?商檔案卡的?主要做法是?：編制供應(yīng)?商信息周報?，由匯總?整理，周會?時上報總經(jīng)?理，據(jù)此建?立綜合的供?應(yīng)商檔案。?第四條供?應(yīng)商檔案管?理應(yīng)注意問?題1.供?應(yīng)商檔案管?理應(yīng)保持動?態(tài)（范本）?性。供應(yīng)商?檔案管理不?同于一般的?檔案管理。?如果一經(jīng)建?立，即置之?不顧，就失?去了其意義?。需要根據(jù)?供應(yīng)商情況?的變化，不?斷地加以調(diào)?整，消除過?舊資料;及?時補(bǔ)充新資?料，不斷地?供應(yīng)商的變?化，進(jìn)行跟?蹤記錄。?2.供應(yīng)商?檔案管理的?重點不僅應(yīng)?放在現(xiàn)有供?應(yīng)商上，而?且還應(yīng)更多?地___意?向供應(yīng)商，?為公司選擇?新應(yīng)商，?開拓新市場?提供資料。?3.供應(yīng)?商檔案管理?應(yīng)“用重于?管”，提高?檔案的質(zhì)量?和效率。不?能將供應(yīng)商?檔案束之高?閣，應(yīng)以靈?活的方式及?時全面地提?供給