辦公用品及設(shè)備管理辦法

第7頁共7頁辦公用品及設(shè)備管理辦法第一章?總則第_?__條為規(guī)?范辦公用品?及設(shè)備的采?購、領(lǐng)取、?使用、保管?與維修，使?之管理有序?，責(zé)任明確?，以便更好?地服務(wù)于公?司各項工作?和降低辦公?用品及設(shè)備?的使用經(jīng)費?，特制定本?辦法。第?___條本?辦法適用于?公司辦公用?品及設(shè)備的?管理。所指?辦公用品及?設(shè)備包括：?文具、紙張?、文件夾等?文案用品，?辦公桌椅、?檔案柜等辦?公用具，電?話、傳真機?、電腦、打?印機、復(fù)印?機等辦公器?具設(shè)備，電?視、空調(diào)、?風(fēng)扇、取暖?器等家電設(shè)?備。第_?__條主要?職責(zé)。1?.集團行政?管理中心主?任：審核采?購預(yù)算計劃?；監(jiān)督指導(dǎo)?集團總部物?資用品的發(fā)?放、保管和?使用；審批?、控制物資?的采購、報?廢，確保符?合采購流程?與標準。?2.集團采?購主管：_?__實施日?常辦公用品?的采購及預(yù)?算計劃；采?購總部打印?機、復(fù)印機?耗材等各類?辦公用品。?3.集團?前臺/后勤?管理員：負?責(zé)辦公用品?、勞保用品?、廚房用品?、清潔用品?的采購工作?，并做好采?購記錄；負?責(zé)對各類用?品的領(lǐng)用、?發(fā)放；建立?各類用品管?理臺賬并及?時更新，保?證賬物相符?。4.集?團財務(wù)管理?中心：負責(zé)?審批采購計?劃和采購費?用報銷并監(jiān)?督采購。?第二章辦公?用品及設(shè)備?的計劃管理?第___?條行政管理?中心根據(jù)集?團下達的辦?公用品及設(shè)?備年度采購?預(yù)算及各單?位實際情況?，分解并下?達各部門年?度辦公用品?及設(shè)備費用?計劃。第?___條各?部門依據(jù)行?政管理中心?提供的明細?清單填寫《?辦公用品及?設(shè)備采購明?細表》，并?于每月__?_號前（放?假順延三天?）報行政管?理中心。各?部門要對申?領(lǐng)人所需增?配辦公用品?數(shù)量進行檢?查，不合規(guī)?定或超出標?準的予以駁?回。第_?__條行政?管理中心于?每月___?號前（放假?順延三天）?對各部門的?《辦公用品?及設(shè)備采購?明細表》匯?總、審核，?形成集團辦?公用品月度?采購計劃并?據(jù)此實施采?購。第三?章辦公用品?及設(shè)備的采?購第__?_條采購人?員根據(jù)采購?計劃采購物?品，要認真?負責(zé)，堅持?物美價廉，?貨比三家。?在入庫之前?，確保物品?的完好無損?。如有損壞?，屬對方原?因負責(zé)退還?，屬自身原?因自行賠償?。第__?_條供應(yīng)商?的選擇。按?照公平、公?正的原則，?采取公開比?質(zhì)、比價等?方式擇優(yōu)確?定供應(yīng)商。?1.為保?證集團以較?低的價格獲?得高質(zhì)量的?辦公用品及?設(shè)備，集團?將先行擇優(yōu)?選取2～_?__家實力?較強的供應(yīng)?商經(jīng)過同類?（種）產(chǎn)品?比質(zhì)、比價?后，各自提?供其最具競?爭力的產(chǎn)品?品種及服務(wù)?。2.引?入競爭機制?，要求供應(yīng)?商每季（月?）提供最新?的產(chǎn)品報價?及樣品，集?團集中評定?后及時調(diào)整?各供應(yīng)商的?采購品種與?數(shù)量。條件?成熟時，再?確定長期供?應(yīng)商。3?.行政管理?中心負責(zé)與?供應(yīng)商簽訂?采購及服務(wù)?協(xié)議。4?.對于零星?、低價用品?，按便利原?則擇近、擇?優(yōu)購買。?第___條?采購。1?.采購申請?流程。①?單價<__?_元的：?集團總部：?員工發(fā)起→?集團業(yè)務(wù)中?心負責(zé)人審?批→行政管?理中心主任?審批→采購?主管采購、?分發(fā)→財務(wù)?管理中心備?案→行政管?理中心歸檔?。區(qū)域公?司：辦公室?/綜合部發(fā)?起→區(qū)域公?司負責(zé)人審?批→區(qū)域公?司辦公室采?購、分發(fā)→?區(qū)域公司財?務(wù)部核查、?備案→財務(wù)?管理中心備?案→行政管?理中心歸檔?。②單價?≥___元?的：集團?總部員工發(fā)?起或區(qū)域公?司辦公室/?綜合部發(fā)起?→集團業(yè)務(wù)?部門負責(zé)人?審批或區(qū)域?公司負責(zé)人?審批→集團?行政管理中?心主任審批?→集團行政?副總審批→?集團總裁審?批→采購主?管采購、分?發(fā)→財務(wù)管?理中心備案?→行政管理?中心歸檔。?2.單價?超過___?元的辦公用?品及設(shè)備實?行采購小組?采購制度。?采購小組由?行政管理中?心、財務(wù)管?理中心、申?購部門各派?一人組成，?原則上不少?于兩人。采?購申請獲得?批準后，由?采購小組按?照貨比三家?、質(zhì)優(yōu)價廉?的原則負責(zé)?采購。3?.采購的物?品到貨后，?由采購主管?持采購計劃?和購貨__?_連同采購?的物品送交?行政管理中?心主任驗收?，驗收無誤?后，填寫一?式三聯(lián)的入?庫單，其中?存根聯(lián)由行?政管理中心?留存，記賬?聯(lián)交付采購?主管用于報?銷，回執(zhí)聯(lián)?由前臺/后?勤管理員用?于登記庫房?臺賬。4?.采購的物?品驗收入庫?后，前臺/?后勤管理員?應(yīng)按其類別?、品名分門?別類碼放整?齊，并負責(zé)?物品的完好?無損，如有?非正常情況?的損壞，自?行賠償。?5.各部門?需自行購置?一些急需的?單價超過_?__元或者?采購總額超?過___元?的辦公用品?，在征得集?團領(lǐng)導(dǎo)同意?后執(zhí)行，購?置后報銷前?到行政管理?中心簽字登?記。第四?章辦公用品?及設(shè)備的領(lǐng)?取第__?_條集團的?辦公用品統(tǒng)?一由行政管?理中心保管?和發(fā)放，各?部門需使用?辦公用品的?可按領(lǐng)用規(guī)?定到行政管?理中心前臺?/后勤管理?員處領(lǐng)取。?第___?條使用部門?領(lǐng)用常規(guī)性?辦公用品應(yīng)?以舊換新，?填寫辦公用?品《領(lǐng)料單?》（詳見附?件1），辦?理相關(guān)領(lǐng)用?手續(xù)后，方?可領(lǐng)取。?第___條?辦公用品應(yīng)?為辦公所用?，不得據(jù)為?己有，挪用?私用，隨意?丟棄廢置；?嚴禁員工將?辦公用品帶?出公司私用?。第__?_條使用辦?公用品應(yīng)以?室為家，在?日常工作中?，提倡節(jié)約?作風(fēng)，物盡?其用，不要?大材小用，?努力降低辦?公成本。?第___條?精心使用辦?公設(shè)備，認?真遵守操作?規(guī)程，使用?后及時關(guān)閉?電源，避免?人為對各種?設(shè)備的損害?。第__?_條凡屬各?部門或部門?內(nèi)員工共同?使用的辦公?用品和設(shè)備?應(yīng)指定專人?負責(zé)保管，?員工使用時?應(yīng)作借用、?歸還登記。?第___?條員工離職?，必須在離?職前向行政?管理中心或?區(qū)域公司辦?公室/綜合?部移交在用?的辦公用品?，辦理歸還?手續(xù)（指固?定資產(chǎn)、計?算機等非易?耗品）。?第___條?集團信紙、?信封、檔案?袋、名片等?由行政管理?中心負責(zé)印?制，各部門?按需領(lǐng)用，?行政管理中?心負責(zé)登記?工作。各部?門專用資料?如需印制，?由部門提出?需求及樣式?交行政管理?中心落實印?制，行政管?理中心印制?完畢后通知?相關(guān)領(lǐng)用并?登記。第?五章辦公用?品及設(shè)備的?保養(yǎng)維修?第___條?各部門按照?設(shè)備的操作?規(guī)程要求，?對辦公設(shè)備?進行定期維?護，做好清?潔保養(yǎng)工作?。第__?_條電話、?傳真機、電?腦、打印機?、復(fù)印機等?辦公設(shè)備出?現(xiàn)故障或維?護（加碳粉?、換墨盒）?時，由使用?部門向行政?管理中心提?出維修維護?申請，填寫?《辦公設(shè)備?維修申請單?》（詳見附?件2），由?行政管理中?心聯(lián)合企業(yè)?技術(shù)中心統(tǒng)?一安排維修?。第__?_條企業(yè)技?術(shù)中心每季?度定期__?_對辦公設(shè)?備進行檢查?，統(tǒng)計辦公?設(shè)備使用與?維修情況。?第___?條經(jīng)鑒定屬?下列情況造?成損壞或遺?失的，由責(zé)?任者按物品?的購置價格?和使用時間?、新舊程度?折價賠償。?（詳見附件?3《物品損?壞賠償折價?表》）。?1.人為物?理損壞或使?用不當；?2.私自拆?裝辦公用品?與設(shè)備；?3.___?非工作所必?須的軟件所?引起的故障?；4.保?管不善造成?物品遺失的?；5.其?他的人為因?素造成的損?壞。第六?章辦公用品?及設(shè)備的盤?點與報廢處?理第__?_條盤點的?___管理?。由行政管?理中心和財?務(wù)管理中心?，___各?中心、區(qū)域?公司對辦公?用品和設(shè)備?進行盤點。?第___?條盤點頻度?與要求。每?半年盤庫結(jié)?算一次，要?做到賬賬相?符、賬物相?符。對壞賬?部分查明原?因并追究相?關(guān)人員責(zé)任?。第__?_條報廢處?理。凡屬正?常磨損或工?作中發(fā)生意?外情況造成?個人在用辦?公設(shè)備損壞?的，由使用?者/保管人?填寫《設(shè)備?報廢申請單?》（詳見附?件4），說?明原因和理?由；報廢手?續(xù)完成后，?及時辦理補?充新品的領(lǐng)?用手續(xù)。?報廢流程：?使用者/保?管人申請→?責(zé)任中心主?任審批→行?政管理中心?主任審批→?財務(wù)總監(jiān)審?核→行政副?總或總裁簽?批→財務(wù)管?理中心進行?賬務(wù)處理。?第七章辦?公用品及設(shè)?備的監(jiān)督控?制第__?_條行政管?理中心對各?部門所擁有?的辦公用品?易耗品（主?要指打印耗?材與印刷制?品）進行統(tǒng)?計與調(diào)查。?每月___?日前對上_?__月各中?心辦公用品?的領(lǐng)用量、?余量做統(tǒng)計?分析報表，?上報行政副?總和總裁。?第___?條行政管理?中心對各部?門辦公設(shè)備?維修與保養(yǎng)?做統(tǒng)計報表?，每月上報?行政副總和?總裁，進一?步控制設(shè)備?維修費用。?第___?條各中心根?據(jù)辦公需求?，制定本中?心的月度辦?公用品預(yù)算?，報行政管?理中心，行?政管理中心?據(jù)此對辦公?用品的使用?進行監(jiān)督，?控制辦公用?品經(jīng)費。?第___條?財務(wù)管理中?心負責(zé)對辦?公用品與設(shè)?備的購置、?維修、報廢?等程序進行?監(jiān)督。企業(yè)?管理中心對?列屬固定資?產(chǎn)的辦公用?品與設(shè)備