《秘書實務》課件

第5章信息工作第5章信息工作●會有效地收集信息并科學地進行整理●會選擇合適的形式與方法傳遞●會選擇恰當?shù)妮d體存儲信息●認知信息的開發(fā)、利用與反饋[本章學習要求]●會有效地收集信息并科學地進行整理[本章學習要求]第一節(jié)信息的收集與整理一、情景案例

新飛電器公司產(chǎn)品銷售量一季度很不景氣。秘書小楊深入到各個市場，了解市場情況和產(chǎn)品需求，與消費者直接交談，發(fā)放問卷，收集消費者對產(chǎn)品的價格、性能、服務等方面的評價，通過網(wǎng)絡查詢更為全面的相關(guān)信息。經(jīng)理根據(jù)小楊收集的信息對產(chǎn)品作了充分定位第二季度該公司銷售量就直線上升。第一節(jié)信息的收集與整理一、情景案例二、基本知識（一）信息的收集1．信息的含義

信息是事物存在的方式或運動狀態(tài)的直接或間接的反映。信息是一種普遍存在的社會現(xiàn)象，但不是事物本身，而是對事物現(xiàn)象及本質(zhì)的反映。它具有客觀性、時效性、可塑性、共享性、依附性、傳遞性、開發(fā)性、無限性等特征。信息的收集是通過各種渠道和方式獲取信息的過程。二、基本知識信息是事物存在的方式或運動狀態(tài)的直

2．信息收集的渠道(1)大眾傳播媒介渠道。(2)聯(lián)機信息檢索渠道。(3)調(diào)查渠道。(4)信息機構(gòu)渠道。(5)貿(mào)易交流渠道。(6)關(guān)系渠道。2．信息收集的渠道3．信息收集的方法（1）觀察法。（2）詢問法。（3）問卷法。（4）網(wǎng)絡法。（6）購買法。（5）交換法。3．信息收集的方法（二）信息的整理1．篩選

（1）看來源（2）看標題（3）看正文《秘書實務》2．分類（1）字母分類法.（2）地區(qū)分類法。（3）主題分類法。（4）數(shù)字分類法。（5）時間分類法。2．分類

3．校核(1)溯源法。(2)數(shù)理統(tǒng)計法。(3)核對法。(4)邏輯法。(5)調(diào)查法。(6)比較法。3．校核第二節(jié)信息的傳遞與存儲

一、情景案例

二、基本知識（一）信息的傳遞

1．信息傳遞的要素(1)信源(2)信道(3)信宿

第二節(jié)信息的傳遞與存儲一、情景案例

2．信息傳遞的形式（1）信件（2）備忘錄（3）通知（4）傳閱單（5）內(nèi)部刊物（6）新聞稿（7）新聞發(fā)布會（8）聲明2．信息傳遞的形式

3．信息傳遞的方法（1）口頭傳遞。（2）書面?zhèn)鬟f。（3）電訊傳遞。3．信息傳遞的方法（二）信息存儲的載體1.信息儲存的載體（1）紙質(zhì)載體。（2）磁性載體。2．信息存儲的程序（1）登記（2）編碼（3）排列 （4）保存（5）保管（二）信息存儲的載體第三節(jié)信息的開發(fā)和利用（一）信息的開發(fā)1．信息開發(fā)的形式

2．信息開發(fā)的方法（1）匯集法

（2）歸納法

（3）縱深法（4）連橫法

（5）濃縮法

（6）轉(zhuǎn)換法

（7）圖表法第三節(jié)信息的開發(fā)和利用（1）匯集法（2）歸納法（（二）信息的利用檢索信息咨詢定題查詢加工（二）信息的利用檢索（三）信息的反饋1．信息反饋的形式（1）正反饋和負反饋。（2）縱向反饋和橫向反饋。（3）前反饋和后反饋。（三）信息的反饋2．信息反饋的方法（1）系列型反饋信息（2）廣角型反饋信息（3）連續(xù)型反饋信息2．信息反饋的方法三、相關(guān)鏈接

商務信息利用中的“八忌”

忌不選擇對信息不加分析，聽到或看到就盲目利用。忌不對比信息量少，沒有對比的渠道，得到只言片語的信息就使用。忌質(zhì)量不高所獲得的信息欠準確，主要資料、數(shù)據(jù)失實或模棱兩可。忌來源不準對信息來源不做具體的認真調(diào)查，真假難辨。忌時間性不強已過時的信息當作有價值的信息，或利用不及時，延誤了時機。忌空間性失誤忽視不同地域因素對信息運用的制約，不從地區(qū)實際情況出發(fā)，盲目照搬。忌不注意市場變化應用信息時不注意市場變化，憑個人興趣和愛好搜集與應用信息。忌范圍有限只注重商品信息、市場信息，而相關(guān)的必要的政治、科技信息注意不夠。

三、相關(guān)鏈接綜合實訓實訓要求：

（1）請將下述信息資料分類存儲。（2）請將下述信息資料進行手工存儲。（3）請將下述信息資料進行計算機存儲。（4）請將下述信息資料進行電子化存儲。綜合實訓

下面是未經(jīng)有序存儲的信息材料，按照上頁要求就行再從（只列標題，實訓時可根據(jù)標題增設相關(guān)內(nèi)容）：（1）市場活動信息；（2）市場情報；（3）目標完成情況分析；（4）市場統(tǒng)計分析；（5）訂單統(tǒng)計分析；（6）客戶驗收報告；（7）客戶服務通知；（8）客戶服務統(tǒng)計；（9）客戶投訴報告；（10）客戶反饋信息；（11）退貨清單；（12）客戶聯(lián)系人；（13）客戶統(tǒng)計分析；（14）經(jīng)銷商資料；（15）科研機構(gòu)資料；（16）最新動態(tài)。下面是未經(jīng)有序存儲的信息材料，按照上頁要求第6章調(diào)研工作第6章調(diào)研工作調(diào)研工作

6.1調(diào)研工作概述

6.2調(diào)研的內(nèi)容與程序

6.3調(diào)研的方式、方法

6.4技能訓練

調(diào)研工作6.1調(diào)研工作概述

教學目的

通過本模塊的學習，了解調(diào)研工作的涵義、特點、作用、內(nèi)容、程序及方式、方法，掌握調(diào)研工作的基本技能。教學目的教學重點與難點1、教學重點調(diào)查研究工作的基本程序和工作要求；調(diào)研計劃的寫作；調(diào)研問卷的設計；調(diào)查報告的寫作。2、教學難點調(diào)查報告的寫作；調(diào)研工作案例分析；技能訓練。

教學重點與難點1、教學重點案例導入

某市機關(guān)辦公室抽調(diào)一些秘書人員組成一個調(diào)查工作組，下基層進行衛(wèi)生工作調(diào)查研究。在調(diào)查中了解到這樣一個情況：有大批麻風病人從周圍的幾個地區(qū)流人該市，其中該市的一個縣在兩年多時間內(nèi)就流人麻風病患者600多人。這個情況引起了調(diào)查組的高度重視。他們就此進行了認真細致的分析，認為麻風病是一種慢性傳染病，傳染速度不會這么快，更不可能在短期內(nèi)增加這么多的麻風病人。同樣，其他省市也不可能讓這么多的麻風病人到處流竄。為了弄清情況，他們又做了進一步調(diào)查了解，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，原來是一些不法之徒為了騙取民政部門的錢物，假冒麻風病人流竄騙錢。這一案例對秘書人員做好調(diào)研工作有什么啟示？案例導入某市機關(guān)辦公室抽調(diào)一些秘書人員組成一個調(diào)查工作組

1調(diào)研工作概述調(diào)研工作的涵義調(diào)研包括“調(diào)查”和“研究”兩個方面。調(diào)查，是運用各種方法、手段和工具收集信息材料的行為過程；研究，是在信息收集的基礎上描述和解釋情況、提出解決問題的方法和措施，預測事物未來發(fā)展狀況的行為過程。

1調(diào)研工作概述調(diào)研工作的涵義

調(diào)研工作概述

特點1、切合領導工作需要。2、突擊性。3、與有關(guān)單位和部門建立定點聯(lián)系.

作用1、支持領導決策管理。2、作為修訂或重新決策的依據(jù)。3、解決問題，處理突發(fā)事件的必要手段。4、提高秘書人員自身素質(zhì)的重要途徑.

調(diào)研工作概述特點調(diào)研的內(nèi)容與程序內(nèi)容1.基本情況調(diào)研。2.政策性調(diào)研。3.輔助決策調(diào)研。4.熱點、焦點問題和突發(fā)事件調(diào)研。調(diào)研的內(nèi)容與程序內(nèi)容調(diào)研的內(nèi)容與程序程序1、準備階段（1）確定調(diào)研課題（2）選定調(diào)研對象（3）收集相關(guān)資料（4）制定調(diào)研計劃（5）組織調(diào)研人員調(diào)研的內(nèi)容與程序程序調(diào)研的內(nèi)容與程序程序2、實施階段（1）聯(lián)系確認調(diào)查對象（2）實施調(diào)查（3）進行階段性小結(jié)和部署調(diào)研的內(nèi)容與程序程序

調(diào)研的內(nèi)容與程序

程序

3.分析研究階段（1）對調(diào)查收集材料進行整理、加工；（2）對材料進行分析；（3）進行綜合研究。調(diào)研的內(nèi)容與程序程序

調(diào)研的內(nèi)容與程序

程序4.成果報告階段

（1）調(diào)研報告的撰寫（2）調(diào)查材料的處理

調(diào)研的內(nèi)容與程序程序

7.3調(diào)研的方式、方法

1、方式

（1）全面調(diào)查對調(diào)查范圍內(nèi)的全部調(diào)查對象逐個進行調(diào)查，又叫普遍調(diào)查（簡稱普查）。（2）重點調(diào)查從調(diào)查范圍內(nèi)的全部對象中選取一個或多個重點對象進行調(diào)查。7.3調(diào)研的方式、方法調(diào)研的方式、方法

（3）典型調(diào)查典型調(diào)查是在調(diào)查總體范圍內(nèi)，選取有代表性的特定對象進行調(diào)查。（4）個別調(diào)查個別調(diào)查又稱個案調(diào)查，是指為解決某一問題，對特定的個別人物或事件進行的調(diào)查。調(diào)研的方式、方法（3）典型調(diào)查（5）抽樣調(diào)查

抽樣調(diào)查是在調(diào)查總體范圍內(nèi)，抽一定數(shù)量樣本作為調(diào)查對象，并以此來推算全體，即以其結(jié)果推算出調(diào)查總體的一般情況。主要方法如下：（1）隨機抽樣法。（2）等距抽樣法。又稱系統(tǒng)抽樣法。（3）分層抽樣法，又叫類型分類法。（4）整群抽樣法。（5）抽樣調(diào)查抽樣調(diào)查是在調(diào)查總體范圍內(nèi)，抽一定數(shù)量

調(diào)研的方式、方法

2、調(diào)查方法（1）開調(diào)查會（2）個別訪問（3）問卷調(diào)查（4）現(xiàn)場調(diào)查（5）文獻調(diào)查（6）網(wǎng)絡調(diào)查調(diào)研的方式、方法

調(diào)研的方式、方法

3、研究的方法（1）歸納法。（2）綜合法。（3）統(tǒng)計法。（4）比較法。（5）演繹法。調(diào)研的方式、方法3、研究的技能訓練1、假設你所在的公司以制造運動鞋為主，上司要你了解市場行情，你該怎么做？2、請以在校女同學為調(diào)查對象，作一次關(guān)于大學生對護膚品的需求情況的調(diào)查，并寫出調(diào)研報告。技能訓練1、假設你所在的公司以制造運動鞋為主，上司要你了解第七章會務工作

《秘書實務》第七章會務工作

《秘書實務》一、會議與會務工作（一）什么是會議 事先約定、有組織、有目的的聚眾議事或傳達信息的一種社會活動方式。第一節(jié)會務工作概述一、會議與會務工作第一節(jié)會務工作概述一、會議與會務工作（二）什么是會務工作會務工作是指直接為會議的組織召開、順利進行、貫徹監(jiān)督所提供的策劃、實施、服務、宣傳等工作的總稱。第一節(jié)會務工作概述一、會議與會務工作第一節(jié)會務工作概述二、常見會議的種類(一)常務會議(二)專題會議(三)學術(shù)會議(四)代表會議

第一節(jié)會務工作概述(五)現(xiàn)場會議(六)聯(lián)席會議(七)電視電話、網(wǎng)絡視頻會議(八)活動性會議二、常見會議的種類第一節(jié)會務工作概述(五)現(xiàn)場會議(六)三、會議的構(gòu)成要素(一)會議議題(二)會議名稱(三)與會人員(四)會議時間(五)會議地點(六)會議組織形式(七)會議成本預算第一節(jié)會務工作概述三、會議的構(gòu)成要素(五)會議地點(六)會議組織形式(七)一、制訂會議預案（一）會議預案的內(nèi)容和格式1.明確召開會議的目的、任務2.會議的規(guī)模3.會議名稱、時間、地點4.會議材料的組織和大會發(fā)言安排5.其他事項的安排（參見教材第100-101頁示例）第二節(jié)會前準備一、制訂會議預案第二節(jié)會前準備一、制訂會議預案（二）擬訂會議議程和日程

會議議程是對會議議題進行先后次序的安排，會議日程是對會議議程和會議期間其他各項活動逐日做出的時間安排。議程和日程是會議方案的組成部分。（參見教材第102—104頁議程、日程表示例）第二節(jié)會前準備一、制訂會議預案第二節(jié)會前準備二、編制會務工作程序表會務工作程序表是在會議預案的基礎上對會務工作做出的周到細致的具體計劃。程序表應該包括各項具體會務工作的內(nèi)容、完成時間、責任人等項目。

（參見教材第105-107頁示例）第二節(jié)會前準備二、編制會務工作程序表第二節(jié)會前準備三、準備會議材料(一)會議文件的起草主題報告決議、決定開幕詞、閉幕詞參考材料候選人情況介紹……

第二節(jié)會前準備三、準備會議材料第二節(jié)會前準備三、準備會議材料(二)會議文件的審校(三)文件材料的印制和分發(fā)第二節(jié)會前準備

會前分發(fā)報到、入場時分發(fā)按座位發(fā)放三、準備會議材料第二節(jié)會前準備會前分發(fā)四、發(fā)出會議通知會議通知的基本要素：第二節(jié)會前準備四、發(fā)出會議通知第二節(jié)會前準備五、布置會場與檢查第二節(jié)會前準備會場整體格局的布置主席臺座次布局場區(qū)座次布局五、布置會場與檢查第二節(jié)會前準備會場整體格局的布置第二節(jié)會前準備主席臺座次安排（從臺上往下看）1.主席臺人數(shù)為奇數(shù)時：7

5

3

1

2

4

62.主席臺人數(shù)為偶數(shù)時：6

4

2

1

3

5第二節(jié)會前準備主席臺座次安排（從臺上往下看）第二節(jié)會前準備會見座席布局第二節(jié)會前準備會見座席布局第二節(jié)會前準備會見座席布局第二節(jié)會前準備會見座席布局六、落實后勤服務(一)預訂住宿客房(二)安排會議餐飲(三)落實交通保障(四)印制有關(guān)票證第二節(jié)會前準備六、落實后勤服務第二節(jié)會前準備一、統(tǒng)計到會人數(shù)常用的簽到方式有：(一)簿式簽到(二)卡片簽到(三)電子簽到第三節(jié)會間服務一、統(tǒng)計到會人數(shù)第三節(jié)會間服務二、做好會議記錄(一)會議記錄的結(jié)構(gòu)一般包括會議基本情況和會議主體內(nèi)容兩部分。1.會議基本情況2.會議主體內(nèi)容第三節(jié)會間服務二、做好會議記錄第三節(jié)會間服務第三節(jié)會間服務會議記錄結(jié)構(gòu)示意圖XXX會議記錄會議時間：

會議地點：出席與列席會議人員：缺席人員：會議主持人：

記錄人：主要議題：發(fā)言記錄：

審閱：

簽字：

第三節(jié)會間服務會議記錄結(jié)構(gòu)示意圖XXX會議記錄二、做好會議記錄(二)會議記錄的方法1.詳細記錄2.擇要而記3.靈活使用省略法4.用簡便的寫法代替復雜的寫法5.做好記錄整理工作第三節(jié)會間服務二、做好會議記錄第三節(jié)會間服務二、做好會議記錄(三)會議記錄注意事項1.實事求是2.注意保密第三節(jié)會間服務二、做好會議記錄第三節(jié)會間服務三、編印會議簡報會議簡報有一套專門設計的固定版式，通常由報頭、報身(正文)、報尾三部分構(gòu)成。第三節(jié)會間服務三、編印會議簡報第三節(jié)會間服務第三節(jié)會間服務

簡報樣式示例第三節(jié)會間服務簡報樣式示例三、編印會議簡報會議簡報的正文，大致有三種結(jié)構(gòu)模式和寫作方法：綜述法重點報道法言論摘要法第三節(jié)會間服務三、編印會議簡報第三節(jié)會間服務四、會間后勤工作(一)會議現(xiàn)場服務(二)會間生活服務(三)會議文體活動(四)會議衛(wèi)生保健(五)會議值班工作第三節(jié)會間服務四、會間后勤工作第三節(jié)會間服務一、會后文字工作(一)會議紀要會議紀要是召開比較重要的會議時，用于記載、傳達會議精神和議定事項，要求與會單位或其他相關(guān)單位遵守和執(zhí)行的指導性公務文書。

（參見教材第129頁示例）第四節(jié)會后處理一、會后文字工作第四節(jié)會后處理一、會后文字工作(二)會議新聞報道會議新聞報道對于加快會議精神傳播的速度和范圍，擴大會議的影響，提高會議的透明度，貫徹落實會議精神具有重要作用。第四節(jié)會后處理一、會后文字工作第四節(jié)會后處理新聞報道示例：中國輕工工藝品進出口商會全體會長會議8月11日—12日在北京召開。會議由中國輕工工藝品進出口商會王忠奇會長主持。商務部部長助理俞建華出席了會議并講話。商務部外貿(mào)司、人事司有關(guān)領導出席了會議。中國輕工工藝品進出口商會李文鋒副會長、張杰副會長和33家兼職副會長成員及其代表參加了會議。新聞報道示例：二、會議文書歸檔(一)會議文書材料的收集也稱會議文件的清退。機密程度較高的會議，要求參加重要會議的與會人員，在會議結(jié)束時，根據(jù)規(guī)定將會議上發(fā)放的文件清理并退回會議秘書處。收集的重點：1.會議形成的各種稿本2.會議的選舉材料3.會議證件第四節(jié)會后處理二、會議文書歸檔第四節(jié)會后處理二、會議文書歸檔(二)會議文書材料的歸檔會議結(jié)束后,秘書將會議文書材料依據(jù)其內(nèi)在聯(lián)系加以整理，按規(guī)定移交給檔案部門存檔，以便于日后查找利用。（按照文檔管理的要求進行）第四節(jié)會后處理二、會議文書歸檔第四節(jié)會后處理三、會后后勤工作(一)整理會議場地1.會場檢查2.會場清理3.辦理清退手續(xù)第四節(jié)會后處理三、會后后勤工作第四節(jié)會后處理三、會后后勤工作(二)安排返程工作1.做好與會人員返程票的登記、代購工作2.幫助與會人員做好返程準備3.送別與會人員第四節(jié)會后處理三、會后后勤工作第四節(jié)會后處理三、會后后勤工作(三)結(jié)算會議經(jīng)費收入結(jié)算支出結(jié)算第四節(jié)會后處理三、會后后勤工作第四節(jié)會后處理四、會務工作總結(jié)

是在會議進行過程中或結(jié)束之后，會議的組織方對會議組織工作的實施情況、會議進程和會議結(jié)果等進行的回顧、分析和評價，并形成總結(jié)意見的過程。第四節(jié)會后處理四、會務工作總結(jié)第四節(jié)會后處理四、會務工作總結(jié)

會務工作總結(jié)的方式：1.座談會2.總結(jié)表彰會議3.書面總結(jié)第四節(jié)會后處理四、會務工作總結(jié)第四節(jié)會后處理思考題1.簡述幾種常見會議中秘書工作的重點。2.會議有哪些構(gòu)成要素？3.簡述會前準備、會間服務、會后處理各階段會務工作的內(nèi)容。4.秘書怎樣協(xié)助領導籌備會議和制訂會議預案？5.會議的不同階段各有哪些會議文書材料？怎樣制作、發(fā)放和管理這些會議文書材料？6.假設某次會議180人參加,20人服務,開會5天共40個小時,與會人員平均每小時工資15元,請計算該次會議的隱性成本。思考題1.簡述幾種常見會議中秘書工作的重點。演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！第5章信息工作第5章信息工作●會有效地收集信息并科學地進行整理●會選擇合適的形式與方法傳遞●會選擇恰當?shù)妮d體存儲信息●認知信息的開發(fā)、利用與反饋[本章學習要求]●會有效地收集信息并科學地進行整理[本章學習要求]第一節(jié)信息的收集與整理一、情景案例

新飛電器公司產(chǎn)品銷售量一季度很不景氣。秘書小楊深入到各個市場，了解市場情況和產(chǎn)品需求，與消費者直接交談，發(fā)放問卷，收集消費者對產(chǎn)品的價格、性能、服務等方面的評價，通過網(wǎng)絡查詢更為全面的相關(guān)信息。經(jīng)理根據(jù)小楊收集的信息對產(chǎn)品作了充分定位第二季度該公司銷售量就直線上升。第一節(jié)信息的收集與整理一、情景案例二、基本知識（一）信息的收集1．信息的含義

信息是事物存在的方式或運動狀態(tài)的直接或間接的反映。信息是一種普遍存在的社會現(xiàn)象，但不是事物本身，而是對事物現(xiàn)象及本質(zhì)的反映。它具有客觀性、時效性、可塑性、共享性、依附性、傳遞性、開發(fā)性、無限性等特征。信息的收集是通過各種渠道和方式獲取信息的過程。二、基本知識信息是事物存在的方式或運動狀態(tài)的直

2．信息收集的渠道(1)大眾傳播媒介渠道。(2)聯(lián)機信息檢索渠道。(3)調(diào)查渠道。(4)信息機構(gòu)渠道。(5)貿(mào)易交流渠道。(6)關(guān)系渠道。2．信息收集的渠道3．信息收集的方法（1）觀察法。（2）詢問法。（3）問卷法。（4）網(wǎng)絡法。（6）購買法。（5）交換法。3．信息收集的方法（二）信息的整理1．篩選

（1）看來源（2）看標題（3）看正文《秘書實務》2．分類（1）字母分類法.（2）地區(qū)分類法。（3）主題分類法。（4）數(shù)字分類法。（5）時間分類法。2．分類

3．校核(1)溯源法。(2)數(shù)理統(tǒng)計法。(3)核對法。(4)邏輯法。(5)調(diào)查法。(6)比較法。3．校核第二節(jié)信息的傳遞與存儲

一、情景案例

二、基本知識（一）信息的傳遞

1．信息傳遞的要素(1)信源(2)信道(3)信宿

第二節(jié)信息的傳遞與存儲一、情景案例

2．信息傳遞的形式（1）信件（2）備忘錄（3）通知（4）傳閱單（5）內(nèi)部刊物（6）新聞稿（7）新聞發(fā)布會（8）聲明2．信息傳遞的形式

3．信息傳遞的方法（1）口頭傳遞。（2）書面?zhèn)鬟f。（3）電訊傳遞。3．信息傳遞的方法（二）信息存儲的載體1.信息儲存的載體（1）紙質(zhì)載體。（2）磁性載體。2．信息存儲的程序（1）登記（2）編碼（3）排列 （4）保存（5）保管（二）信息存儲的載體第三節(jié)信息的開發(fā)和利用（一）信息的開發(fā)1．信息開發(fā)的形式

2．信息開發(fā)的方法（1）匯集法

（2）歸納法

（3）縱深法（4）連橫法

（5）濃縮法

（6）轉(zhuǎn)換法

（7）圖表法第三節(jié)信息的開發(fā)和利用（1）匯集法（2）歸納法（（二）信息的利用檢索信息咨詢定題查詢加工（二）信息的利用檢索（三）信息的反饋1．信息反饋的形式（1）正反饋和負反饋。（2）縱向反饋和橫向反饋。（3）前反饋和后反饋。（三）信息的反饋2．信息反饋的方法（1）系列型反饋信息（2）廣角型反饋信息（3）連續(xù)型反饋信息2．信息反饋的方法三、相關(guān)鏈接

商務信息利用中的“八忌”

忌不選擇對信息不加分析，聽到或看到就盲目利用。忌不對比信息量少，沒有對比的渠道，得到只言片語的信息就使用。忌質(zhì)量不高所獲得的信息欠準確，主要資料、數(shù)據(jù)失實或模棱兩可。忌來源不準對信息來源不做具體的認真調(diào)查，真假難辨。忌時間性不強已過時的信息當作有價值的信息，或利用不及時，延誤了時機。忌空間性失誤忽視不同地域因素對信息運用的制約，不從地區(qū)實際情況出發(fā)，盲目照搬。忌不注意市場變化應用信息時不注意市場變化，憑個人興趣和愛好搜集與應用信息。忌范圍有限只注重商品信息、市場信息，而相關(guān)的必要的政治、科技信息注意不夠。

三、相關(guān)鏈接綜合實訓實訓要求：

（1）請將下述信息資料分類存儲。（2）請將下述信息資料進行手工存儲。（3）請將下述信息資料進行計算機存儲。（4）請將下述信息資料進行電子化存儲。綜合實訓

下面是未經(jīng)有序存儲的信息材料，按照上頁要求就行再從（只列標題，實訓時可根據(jù)標題增設相關(guān)內(nèi)容）：（1）市場活動信息；（2）市場情報；（3）目標完成情況分析；（4）市場統(tǒng)計分析；（5）訂單統(tǒng)計分析；（6）客戶驗收報告；（7）客戶服務通知；（8）客戶服務統(tǒng)計；（9）客戶投訴報告；（10）客戶反饋信息；（11）退貨清單；（12）客戶聯(lián)系人；（13）客戶統(tǒng)計分析；（14）經(jīng)銷商資料；（15）科研機構(gòu)資料；（16）最新動態(tài)。下面是未經(jīng)有序存儲的信息材料，按照上頁要求第6章調(diào)研工作第6章調(diào)研工作調(diào)研工作

6.1調(diào)研工作概述

6.2調(diào)研的內(nèi)容與程序

6.3調(diào)研的方式、方法

6.4技能訓練

調(diào)研工作6.1調(diào)研工作概述

教學目的

通過本模塊的學習，了解調(diào)研工作的涵義、特點、作用、內(nèi)容、程序及方式、方法，掌握調(diào)研工作的基本技能。教學目的教學重點與難點1、教學重點調(diào)查研究工作的基本程序和工作要求；調(diào)研計劃的寫作；調(diào)研問卷的設計；調(diào)查報告的寫作。2、教學難點調(diào)查報告的寫作；調(diào)研工作案例分析；技能訓練。

教學重點與難點1、教學重點案例導入

某市機關(guān)辦公室抽調(diào)一些秘書人員組成一個調(diào)查工作組，下基層進行衛(wèi)生工作調(diào)查研究。在調(diào)查中了解到這樣一個情況：有大批麻風病人從周圍的幾個地區(qū)流人該市，其中該市的一個縣在兩年多時間內(nèi)就流人麻風病患者600多人。這個情況引起了調(diào)查組的高度重視。他們就此進行了認真細致的分析，認為麻風病是一種慢性傳染病，傳染速度不會這么快，更不可能在短期內(nèi)增加這么多的麻風病人。同樣，其他省市也不可能讓這么多的麻風病人到處流竄。為了弄清情況，他們又做了進一步調(diào)查了解，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，原來是一些不法之徒為了騙取民政部門的錢物，假冒麻風病人流竄騙錢。這一案例對秘書人員做好調(diào)研工作有什么啟示？案例導入某市機關(guān)辦公室抽調(diào)一些秘書人員組成一個調(diào)查工作組

1調(diào)研工作概述調(diào)研工作的涵義調(diào)研包括“調(diào)查”和“研究”兩個方面。調(diào)查，是運用各種方法、手段和工具收集信息材料的行為過程；研究，是在信息收集的基礎上描述和解釋情況、提出解決問題的方法和措施，預測事物未來發(fā)展狀況的行為過程。

1調(diào)研工作概述調(diào)研工作的涵義

調(diào)研工作概述

特點1、切合領導工作需要。2、突擊性。3、與有關(guān)單位和部門建立定點聯(lián)系.

作用1、支持領導決策管理。2、作為修訂或重新決策的依據(jù)。3、解決問題，處理突發(fā)事件的必要手段。4、提高秘書人員自身素質(zhì)的重要途徑.

調(diào)研工作概述特點調(diào)研的內(nèi)容與程序內(nèi)容1.基本情況調(diào)研。2.政策性調(diào)研。3.輔助決策調(diào)研。4.熱點、焦點問題和突發(fā)事件調(diào)研。調(diào)研的內(nèi)容與程序內(nèi)容調(diào)研的內(nèi)容與程序程序1、準備階段（1）確定調(diào)研課題（2）選定調(diào)研對象（3）收集相關(guān)資料（4）制定調(diào)研計劃（5）組織調(diào)研人員調(diào)研的內(nèi)容與程序程序調(diào)研的內(nèi)容與程序程序2、實施階段（1）聯(lián)系確認調(diào)查對象（2）實施調(diào)查（3）進行階段性小結(jié)和部署調(diào)研的內(nèi)容與程序程序

調(diào)研的內(nèi)容與程序

程序

3.分析研究階段（1）對調(diào)查收集材料進行整理、加工；（2）對材料進行分析；（3）進行綜合研究。調(diào)研的內(nèi)容與程序程序

調(diào)研的內(nèi)容與程序

程序4.成果報告階段

（1）調(diào)研報告的撰寫（2）調(diào)查材料的處理

調(diào)研的內(nèi)容與程序程序

7.3調(diào)研的方式、方法

1、方式

（1）全面調(diào)查對調(diào)查范圍內(nèi)的全部調(diào)查對象逐個進行調(diào)查，又叫普遍調(diào)查（簡稱普查）。（2）重點調(diào)查從調(diào)查范圍內(nèi)的全部對象中選取一個或多個重點對象進行調(diào)查。7.3調(diào)研的方式、方法調(diào)研的方式、方法

（3）典型調(diào)查典型調(diào)查是在調(diào)查總體范圍內(nèi)，選取有代表性的特定對象進行調(diào)查。（4）個別調(diào)查個別調(diào)查又稱個案調(diào)查，是指為解決某一問題，對特定的個別人物或事件進行的調(diào)查。調(diào)研的方式、方法（3）典型調(diào)查（5）抽樣調(diào)查

抽樣調(diào)查是在調(diào)查總體范圍內(nèi)，抽一定數(shù)量樣本作為調(diào)查對象，并以此來推算全體，即以其結(jié)果推算出調(diào)查總體的一般情況。主要方法如下：（1）隨機抽樣法。（2）等距抽樣法。又稱系統(tǒng)抽樣法。（3）分層抽樣法，又叫類型分類法。（4）整群抽樣法。（5）抽樣調(diào)查抽樣調(diào)查是在調(diào)查總體范圍內(nèi)，抽一定數(shù)量

調(diào)研的方式、方法

2、調(diào)查方法（1）開調(diào)查會（2）個別訪問（3）問卷調(diào)查（4）現(xiàn)場調(diào)查（5）文獻調(diào)查（6）網(wǎng)絡調(diào)查調(diào)研的方式、方法

調(diào)研的方式、方法

3、研究的方法（1）歸納法。（2）綜合法。（3）統(tǒng)計法。（4）比較法。（5）演繹法。調(diào)研的方式、方法3、研究的技能訓練1、假設你所在的公司以制造運動鞋為主，上司要你了解市場行情，你該怎么做？2、請以在校女同學為調(diào)查對象，作一次關(guān)于大學生對護膚品的需求情況的調(diào)查，并寫出調(diào)研報告。技能訓練1、假設你所在的公司以制造運動鞋為主，上司要你了解第七章會務工作

《秘書實務》第七章會務工作

《秘書實務》一、會議與會務工作（一）什么是會議 事先約定、有組織、有目的的聚眾議事或傳達信息的一種社會活動方式。第一節(jié)會務工作概述一、會議與會務工作第一節(jié)會務工作概述一、會議與會務工作（二）什么是會務工作會務工作是指直接為會議的組織召開、順利進行、貫徹監(jiān)督所提供的策劃、實施、服務、宣傳等工作的總稱。第一節(jié)會務工作概述一、會議與會務工作第一節(jié)會務工作概述二、常見會議的種類(一)常務會議(二)專題會議(三)學術(shù)會議(四)代表會議

第一節(jié)會務工作概述(五)現(xiàn)場會議(六)聯(lián)席會議(七)電視電話、網(wǎng)絡視頻會議(八)活動性會議二、常見會議的種類第一節(jié)會務工作概述(五)現(xiàn)場會議(六)三、會議的構(gòu)成要素(一)會議議題(二)會議名稱(三)與會人員(四)會議時間(五)會議地點(六)會議組織形式(七)會議成本預算第一節(jié)會務工作概述三、會議的構(gòu)成要素(五)會議地點(六)會議組織形式(七)一、制訂會議預案（一）會議預案的內(nèi)容和格式1.明確召開會議的目的、任務2.會議的規(guī)模3.會議名稱、時間、地點4.會議材料的組織和大會發(fā)言安排5.其他事項的安排（參見教材第100-101頁示例）第二節(jié)會前準備一、制訂會議預案第二節(jié)會前準備一、制訂會議預案（二）擬訂會議議程和日程

會議議程是對會議議題進行先后次序的安排，會議日程是對會議議程和會議期間其他各項活動逐日做出的時間安排。議程和日程是會議方案的組成部分。（參見教材第102—104頁議程、日程表示例）第二節(jié)會前準備一、制訂會議預案第二節(jié)會前準備二、編制會務工作程序表會務工作程序表是在會議預案的基礎上對會務工作做出的周到細致的具體計劃。程序表應該包括各項具體會務工作的內(nèi)容、完成時間、責任人等項目。

（參見教材第105-107頁示例）第二節(jié)會前準備二、編制會務工作程序表第二節(jié)會前準備三、準備會議材料(一)會議文件的起草主題報告決議、決定開幕詞、閉幕詞參考材料候選人情況介紹……

第二節(jié)會前準備三、準備會議材料第二節(jié)會前準備三、準備會議材料(二)會議文件的審校(三)文件材料的印制和分發(fā)第二節(jié)會前準備

會前分發(fā)報到、入場時分發(fā)按座位發(fā)放三、準備會議材料第二節(jié)會前準備會前分發(fā)四、發(fā)出會議通知會議通知的基本要素：第二節(jié)會前準備四、發(fā)出會議通知第二節(jié)會前準備五、布置會場與檢查第二節(jié)會前準備會場整體格局的布置主席臺座次布局場區(qū)座次布局五、布置會場與檢查第二節(jié)會前準備會場整體格局的布置第二節(jié)會前準備主席臺座次安排（從臺上往下看）1.主席臺人數(shù)為奇數(shù)時：7

5

3

1

2

4

62.主席臺人數(shù)為偶數(shù)時：6

4

2

1

3

5第二節(jié)會前準備主席臺座次安排（從臺上往下看）第二節(jié)會前準備會見座席布局第二節(jié)會前準備會見座席布局第二節(jié)會前準備會見座席布局第二節(jié)會前準備會見座席布局六、落實后勤服務(一)預訂住宿客房(二)安排會議餐飲(三)落實交通保障(四)印制有關(guān)票證第二節(jié)會前準備六、落實后勤服務第二節(jié)會前準備一、統(tǒng)計到會人數(shù)常用的簽到方式有：(一)簿式簽到(二)卡片簽到(三)電子簽到第三節(jié)會間服務一、統(tǒng)計到會人數(shù)第三節(jié)會間服務二、做好會議記錄(一)會議記錄的結(jié)構(gòu)一般包括會議基本情況和會議主體內(nèi)容兩部分。1.會議基本情況2.會議主體內(nèi)容第三節(jié)會間服務二、做好會議記錄第三節(jié)會間服務第三節(jié)會間服務會議記錄結(jié)構(gòu)示意圖XXX會議記錄會議時間：

會議地點：出席與列席會議人員：缺席人員：會議主持人：

記錄人：主要議題：發(fā)言記錄：

審閱：

簽字：

第三節(jié)會間服務會議記錄結(jié)構(gòu)示意圖XXX會議記錄二、做好會議記錄(二)會議記錄的方法1.詳細記錄2.擇要而記3.靈活使用省略法4.用簡便的寫法代替復雜的寫法5.做好記錄整理工作第三節(jié)會間服務二、做好會議記錄第三節(jié)會間服務二、做好會議記錄(三)會議記錄注意事項1.實事求是2.注意保密第三節(jié)會間服務二、做好會議記錄第三節(jié)會間服務三、編印會議簡報會議簡報有一套專門設計的固定版式，通常由報頭、報身(正文)、報尾三部分構(gòu)