公文與檔案管理課件

公文與檔案管理公文與檔案管理1第一部分：緒論

第一部分：緒論2Ⅰ檔案Ⅰ檔案3

一、

檔案的概念與特點(diǎn)檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

1.檔案是直接形成于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始的記錄2.檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化來的

3．檔案來源廣泛，內(nèi)容豐富，形式多樣一、檔案的概念與特點(diǎn)4二、檔案的劃分種類與作用(一)文書檔案(二)科技檔案

(三)專門檔案因產(chǎn)生和使用領(lǐng)域不同，可分成公務(wù)檔案和私人檔案。按時(shí)間遠(yuǎn)近，可分為歷史檔案和現(xiàn)行檔案按政權(quán)性質(zhì)和階段不同，可分為建國后檔案、革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案二、檔案的劃分種類與作用(一)文書檔案因產(chǎn)生和使用領(lǐng)域不同5Ⅱ檔案工作廣義，檔案工作是指整個(gè)檔案事業(yè)，它包括檔案室工作、檔案館工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學(xué)研究工作、檔案宣傳出版工作和檔案外事交往工作等。狹義，則是指檔案業(yè)務(wù)工作，也就是人們通常所說的檔案工作，是專指檔案室和檔案館圍繞檔案所進(jìn)行的一系列業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。Ⅱ檔案工作廣義，檔案工作是指整個(gè)檔案事6一、檔案事業(yè)的構(gòu)成

(一)機(jī)關(guān)檔案室工作工作任務(wù)：第一，對本機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。第二，負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的全部檔案，積極提供利用，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，并為黨和國家積累史料。第三，負(fù)責(zé)對本系統(tǒng)和直屬單位的擋案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。分為：

1．文書檔案室2．科技檔案室

3．聲像檔案室4．人事檔案室5．綜合檔案室6．聯(lián)合檔案室7．檔案信息中心

(二)檔案館工作基本任務(wù)：第一，接收與征集具有永久和長期保存價(jià)值的檔案及有關(guān)資料，科學(xué)地進(jìn)行管理；第二，通過多種方式，積極開展檔案資料的利用工作；第三，參與編修史志的工作。分為：

1.綜合性檔案館2.專門性檔案館一、檔案事業(yè)的構(gòu)成

(一)機(jī)關(guān)檔案室工作(二)檔7機(jī)關(guān)內(nèi)部工作的組成部分本機(jī)關(guān)的全部檔案只在一定時(shí)期內(nèi)保管本機(jī)關(guān)形成的檔案，對于逾期的檔案，或向檔案館移交，或予以銷毀主要為本機(jī)關(guān)提供檔案服務(wù)，一般不與外界發(fā)生關(guān)系整個(gè)國家、地區(qū)或系統(tǒng)、專業(yè)的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。本地區(qū)、本系統(tǒng)、本專業(yè)的檔案黨和國家永久保管檔案的基地面向社會(huì)，提供檔案為黨和國家各項(xiàng)工作利用，甚至為國際友人和學(xué)者服務(wù)。性質(zhì)管理范圍保管期限利用范圍檔案館和機(jī)關(guān)檔案室的聯(lián)系和區(qū)別檔案館機(jī)關(guān)檔案室檔案館是檔案信息的總匯，在檔案事業(yè)中居于主導(dǎo)地位，檔案館工作是整個(gè)檔案事業(yè)的主體。機(jī)關(guān)內(nèi)部工作的組成部分整個(gè)國家、地區(qū)或系統(tǒng)、專業(yè)的科學(xué)文化事8二、檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容

(一)檔案收集工作

(二)檔案整理工作

(三)檔案鑒定工作

(四)檔案保管工作(五)檔案統(tǒng)計(jì)工作

(六)檔案利用工作二、檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容

(一)檔案收集工作9三、檔案工作的性質(zhì)

(一)檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作(二)檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作

(三)檔案工作是一項(xiàng)政治性的工作(四)檔案工作是一項(xiàng)科學(xué)性的工作(五)檔案工作是一項(xiàng)文化性的工作三、檔案工作的性質(zhì)(一)檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作10四、檔案工作的基本原則檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。五、檔案工作的幾個(gè)專門術(shù)語(一)國家檔案全宗國家檔案全宗又稱國家全部檔案。指歸國家所有的、由國家統(tǒng)一管理的、對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的一切檔案財(cái)富的總和。它包括我國各個(gè)歷史時(shí)期的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和某些個(gè)人形成的各種內(nèi)容和各種形式的檔案。

四、檔案工作的基本原則檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則11

(二)全宗全宗是由一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的全部檔案所組成的有機(jī)整體。如一個(gè)機(jī)關(guān)所形成的全部檔案可包括黨群管理、行政管理、財(cái)務(wù)管理和基建、設(shè)備、科研等方面的各種門類的檔案。一位科學(xué)家、文學(xué)家、教育家及其他知名人士，在其一生活動(dòng)中形成的著作手稿、講話稿、日記、文電、信函和音像材料等均屬個(gè)人全宗中的內(nèi)容。在我國檔案科學(xué)和實(shí)際工作中，全宗是一個(gè)術(shù)語，也是一條理論和原則，即：同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。因?yàn)橐粋€(gè)機(jī)關(guān)或著名人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的全部檔案，反映了這個(gè)機(jī)關(guān)或人物的歷史面貌及發(fā)展變化過程，是一個(gè)不可分割的有機(jī)整體。全宗是檔案館、室對檔案進(jìn)行日常管理的基本單位。

(三)立檔單位立檔單位的定義是與全宗相對應(yīng)的，用一句話去概括：其檔案能夠構(gòu)成檔案全宗的機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或者個(gè)人即稱為立檔單位。確定一個(gè)組織機(jī)構(gòu)是不是立檔單位，它的檔案構(gòu)不構(gòu)成全宗，要根據(jù)一定的條件來分析。構(gòu)成立檔單位的主要條件有三：第一，可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對外單獨(dú)行文；第二，是會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；第三，設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。(二)全宗12Ⅲ檔案工作的歷史回顧Ⅲ檔案工作的歷史回顧13

1、“結(jié)繩”和“刻契”是遠(yuǎn)古時(shí)代檔案的萌芽。2、河南安陽小屯村是我國迄今發(fā)現(xiàn)的最古老的以文字記錄的檔案。3、歷史上不同載體的檔案：甲骨檔案（刻在龜甲、獸骨）、金文檔案（刻在青銅器）、石刻檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案、聲像檔案、電子檔案。4、檔案一詞最早出現(xiàn)在“明末清初”的事情。5、歷史上最其名的皇家檔案庫：漢代的石渠閣、蘭臺(tái)、東觀、唐代的甲庫、明代的后湖黃冊庫，清代的內(nèi)閣大庫都是著名的皇家檔案庫。6、我黨最早的檔案工作指導(dǎo)性文件：1933年春，由瞿秋白起草、經(jīng)周恩來審閱的《文件處置辦法》。7、1954年11月8日，第一屆全國人大常委會(huì)第二次會(huì)議，根據(jù)總理周恩來提議，批準(zhǔn)國務(wù)院設(shè)立直屬機(jī)構(gòu)——國家檔案局。8、1952年，中央辦公廳、中組部和中宣部委托中國人民大學(xué)舉辦檔案專修班，新中國檔案高等教育由此發(fā)端。9、1987年9月5日發(fā)布，1988年1月1日起實(shí)施的《中華人民共和國檔案》標(biāo)志著我國檔案工作從此走上了依法管理的軌道。

1、“結(jié)繩”和“刻契”是遠(yuǎn)古時(shí)代檔案的萌芽。14第二部分公文管理

I公文的概念與分類第二部分公文管理

I公文的概念與分類15一、公文的概念公文，即公務(wù)文書,是國家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織為處理公務(wù)、行使職權(quán)而按規(guī)范體式形成的具有法定效用的信息記錄。(一)公文是由法定作者制成的(二)公文具有法定的權(quán)威和特定的效用(三)公文具有法定的規(guī)范體式(四)公文具有規(guī)定的處理程序(五)公文與文件、文書的聯(lián)系與區(qū)別

聯(lián)系區(qū)別公文從屬性、文體、形成作者、形成領(lǐng)域、形成目的、內(nèi)涵上講，三者沒有本質(zhì)區(qū)別，都是同一事物專指國家機(jī)關(guān)和其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料文書是所有文件材料的總稱，包括公務(wù)文書(公文)和私人文書兩大類。文件不僅包容了文書和公文的內(nèi)容,有以文字方式記錄在紙張上的書面文件，也包括以錄音、錄像等技術(shù)方式記錄在非紙質(zhì)載體上的其他文件一、公文的概念公文，即公務(wù)文書,是國家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織為16二、公文的分類從公文的形成與使用范圍上劃分，公文可分為通用公文與專用公文兩大類。從公文的行文關(guān)系和運(yùn)行方向上劃分，公文可分為上行文、平行文、下行文三種從公文的機(jī)密程度和閱讀范圍上劃分，公文可分為公布公文、內(nèi)部公文、機(jī)密公文三大類。在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)，從公文的來源和去向上劃分，公文可分為發(fā)文、收文和內(nèi)部公文三種。(一)命令(令)(二)決定(三)公告(四)通告(五)通知(六)通報(bào)(七)議案(八)報(bào)告(九)請示(十)批復(fù)(十一)意見(十二)函(十三)會(huì)議紀(jì)要三、常用公文文種二、公文的分類從公文的形成與使用范圍上劃分，公文可分為通用公17Ⅱ公文的格式與稿本一、公文的格式Ⅱ公文的格式與稿本一、公文的格式18公文的排列型式（一）公文的排列型式（一）19公文的排列型式（二）公文的排列型式（二）20公文的排列型式（三）公文的排列型式（三）21二、公文的稿本

(一)草稿：即公文的原始文稿，是公文撰寫人員根據(jù)機(jī)關(guān)發(fā)文意圖而草擬的公文未定稿。

(二)定稿：即已經(jīng)履行法定批準(zhǔn)程序的公文文稿，是經(jīng)過負(fù)責(zé)人簽發(fā)或經(jīng)過會(huì)議討論通過(批準(zhǔn))的最后完成稿。

(三)正本：即向受文者制發(fā)的具有法定效用的公文文本，是依據(jù)定稿并按規(guī)范格式要求制作的正式文本。(四)存本：即與公文正本同時(shí)印制的印刷本或依照正本復(fù)制的標(biāo)準(zhǔn)樣本。

(五)副本：即公文正本的復(fù)制本或與正本同時(shí)印制的重份公文。二、公文的稿本(一)草稿：即公文的原始文稿，是公文撰寫人員22Ⅲ公文處理一、公文處理工作內(nèi)容包括∶公文辦理和公文管理兩大項(xiàng)，公文辦理是公文處理的前期工作。

(一)發(fā)文的辦理：包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)等程序。

(二)收文的辦理：包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等程序。(三)公文材料的日常收集管理與提供利用服務(wù)。

(四)公文材料的立卷歸檔、銷毀及機(jī)要文件的定期清退。(五)其他各種有關(guān)公文處理的事務(wù)。Ⅲ公文處理一、公文處理工作23公文與檔案管理24三、公文辦理工作程序(一)發(fā)文辦理程序1．草擬2．審核3．簽發(fā)4．復(fù)核5．繕印6．校對7．用印8．登記9．分發(fā)(二)收文辦理程序1．簽收2．登記3．審核4．?dāng)M辦5．批辦6．承辦7．催辦8．注辦三、公文辦理工作程序(一)發(fā)文辦理程序(二)收文辦理程序25公文與檔案管理26第三部分：公文整理

1、規(guī)定與1987年頒發(fā)的兩個(gè)業(yè)務(wù)文件相比有哪些主要變化？2、如果理解“機(jī)關(guān)文件材料”的含義：P343、在貫徹實(shí)施《規(guī)定》過程中要注意哪些問題？4、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍有哪些？5、機(jī)關(guān)文件材料不歸檔文件包括哪些內(nèi)容？6、屬于永久和定期保管的檔案有哪些？7、《規(guī)定》對機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其它專門文件材料的歸檔范圍是如何規(guī)定的？一、《機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍文書檔案保管期限的規(guī)定》第三部分：公文整理

一、《機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍文書檔案保管27二、公文整理方法2．公文立卷操作程序(1)檢查、調(diào)整卷內(nèi)公文(2)排列卷內(nèi)公文(3)卷內(nèi)公文編號(hào)(4)填寫卷內(nèi)公文目錄(5)填寫卷內(nèi)備考表(6)擬寫案卷題名(7)填寫案卷封面2．歸檔文件整理的方法(1)修整(2)裝訂(3)分類(4)排列(5)編號(hào)(6)編目(7)裝盒(一)案卷級(jí)公文整理方法1.公文立卷方法(1)運(yùn)用公文主要特征立卷(2)運(yùn)用公文主要類型立卷(二)文件級(jí)公文整理方法1.文件歸檔方法：運(yùn)用自然件歸檔二、公文整理方法2．公文立卷操作程序2．歸檔文件整理的方法(28公文與檔案管理29公文與檔案管理30第三部分：檔案管理

第三部分：檔案管理31Ⅰ檔案的收集(一)檔案收集工作的內(nèi)容檔案的收集工作，就是按照黨和國家的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機(jī)關(guān)、個(gè)人手中和散失在其他地方的檔案分別集中到各有關(guān)機(jī)關(guān)檔案室和各級(jí)各類檔案館的工作。一是對本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔檔案的接收工作。二是對各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有長久保存價(jià)值的檔案的集中和接收工作。三是對歷史檔案的接收和征集工作。

(二)檔案收集工作的重要性檔案的收集工作是檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)1．文書檔案收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)2．文書檔案收集工作的質(zhì)量決定了文書檔案管理工作的質(zhì)量一、檔案收集工作的內(nèi)容和重要性Ⅰ檔案的收集(一)檔案收集工作的內(nèi)容(二)檔案收集工32Ⅱ檔案的整理文書檔案的整理工作，就是對零亂的和需要進(jìn)一步條理的檔案進(jìn)行基本的分類、排列和編目，使之組成有序體系的過程。Ⅱ檔案的整理文書檔案的整理工作，就是對零亂的和需要33一、文書檔案整理工作的內(nèi)容和原則(一)文書檔案整理工作的內(nèi)容文書檔案的系統(tǒng)化和基本編目(二)文書檔案整理工作的原則

1．充分利用原有的整理基礎(chǔ)。

2．保持文件之間的歷史聯(lián)系。

(1)文件在來源方面的聯(lián)系。

(2)文件在時(shí)間方面的聯(lián)系。

(3)文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。

(4)文件在形式方面的聯(lián)系，指文件在種類、名稱、載體或記錄方式等方面的聯(lián)系。

3．便于保管和利用。一、文書檔案整理工作的內(nèi)容和原則(一)文書檔案整理工作的內(nèi)容34(二)案卷的排列文書檔案案卷的排列就是根據(jù)一定的方法，確定每類內(nèi)案卷的前后次序和存放位置，保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系?；痉椒ㄓ校?/p>

1．按照案卷所反映的問題或工作上的聯(lián)系排列。

2．按照文件的作者、收發(fā)文機(jī)關(guān)以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列。

3．按照案卷所屬的時(shí)間順序排列。(三)檔號(hào)的編制

1．檔號(hào)編制的原則唯一性原則。合理性原則。穩(wěn)定性原則。簡明性原則。

2．檔號(hào)編制的方法

(1)全宗號(hào)的編制(2)案卷目錄號(hào)的編制(3)案卷號(hào)的編制(4)件(頁)號(hào)的編制(四)檔案檢索工具的編制檔案檢索工具是記錄和標(biāo)識(shí)檔案的特征及存放位置，為查找檔案提供指引、依據(jù)的各種文字材料的總稱。檔案室常用的檢索工具有案卷目錄、全引目錄、專題目錄(卡片)、文號(hào)目錄與索引、人名目錄等。(二)案卷的排列351．案卷目錄

案卷目錄也稱案卷名冊，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表。它是檔案室最基本的檢索工具。案卷目錄的編制方法根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，案卷目錄一般應(yīng)區(qū)別不同的保管期限，分年度或混年度編制。第一，分年度編制。將全宗內(nèi)的文書檔案逐年按保管期限編成永久、長期和短期三本案卷目錄。這種方法條理清楚，便于當(dāng)年案卷的隨時(shí)補(bǔ)充和調(diào)整，但形成的目錄過多，一般適用于每年形成檔案數(shù)量較多的單位。第二，混年度編制。根據(jù)案卷的數(shù)量情況，將每種保管期限的檔案每五年或十年編制一本目錄。這種方法可以減少目錄的數(shù)量，方便管理，一般較適用于檔案年形成量不大的單位。但混年度編制不便于插卷和案卷的隨時(shí)調(diào)整，因此使用這種方法時(shí)應(yīng)注意幾個(gè)問題：一是要按照分類方法的順序排列案卷，每個(gè)年度內(nèi)分類方法的順序應(yīng)基本固定；二是每本目錄中的案卷號(hào)應(yīng)用自然數(shù)列法編制，不能重復(fù)；三是案卷號(hào)不應(yīng)過長，盡量不突破四位數(shù)。1．案卷目錄案卷目錄也稱案卷名冊，是著錄案卷內(nèi)容和36案卷號(hào)題名年度頁數(shù)期限備注檔案室編檔案館編案卷目錄應(yīng)包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：案卷號(hào)、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件起止日期、卷內(nèi)文件頁數(shù)、保管期限以及備注等，如下圖：案卷號(hào)題名年度頁數(shù)期限備注檔案室編檔案館編案372．全引目錄

全引目錄又稱案卷文件目錄，是將全宗或全宗的某一部分案卷內(nèi)的文件目錄匯編而成的檢索工具。它的形式有兩種：一種是先列出每個(gè)案卷的案卷號(hào)、案卷標(biāo)題、起止日期、頁數(shù)、保管期限等，實(shí)際上是重抄案卷目錄的項(xiàng)目，然后在這個(gè)案卷?xiàng)l目下列出該卷的卷內(nèi)文件目錄。另一種形式是將一部分案卷目錄與其卷內(nèi)文件目錄合訂，上面一小部分為案卷目錄，下面大部分為它們的卷內(nèi)文件目錄，在案卷目錄的備注欄內(nèi)，列出其卷內(nèi)文件目錄所在的頁次，在卷內(nèi)文件的備注欄上填上案卷號(hào)。如下圖：2．全引目錄全引目錄又稱案卷文件目錄，是將全宗或全宗的某一38案卷號(hào)案卷題名起止日期卷內(nèi)頁數(shù)保管期限順序號(hào)文號(hào)責(zé)任者文件題名日期頁號(hào)備注案卷號(hào)案卷題名起止日期卷內(nèi)頁數(shù)柜號(hào)

順序號(hào)文號(hào)責(zé)任者文件題名日期頁號(hào)備注案卷案卷起止日期卷內(nèi)保管順序文號(hào)責(zé)任者文件題名日期39Ⅲ檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)文書檔案的鑒定工作就是鑒別和判定文書檔案的價(jià)值，挑選有價(jià)值的檔案由檔案機(jī)構(gòu)繼續(xù)保管，剔除無保存價(jià)值的檔案予以銷毀的工作。鑒定工作直接決定檔案的存毀，是文書檔案管理中非常重要同時(shí)也是難度最大的一項(xiàng)工作。Ⅲ檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)文書檔案的鑒定工作就是鑒別和判定40

(三)文書檔案鑒定工作的方法和步驟

1．文書檔案鑒定工作的方法鑒定文書檔案價(jià)值的基本方法就是直接，具體地審查檔案，通常這種方法也被稱為直接鑒定法。

2．文書檔案鑒定工作的步驟第一步，在文件歸檔時(shí)確定是否屬于歸檔范圍，剔除一部分沒有保存價(jià)值的文件，由機(jī)關(guān)文書處理部門或業(yè)務(wù)部門保存一、二年后銷毀。第二步，對歸檔文件確定其保管期限，即確定檔案的“生存期”。第三步，到一定年限后對檔案的價(jià)值進(jìn)行復(fù)審。

41二、檔案統(tǒng)計(jì)工作檔案統(tǒng)計(jì)工作是以表冊、指標(biāo)、數(shù)字等形式揭示檔案和檔案工作有關(guān)情況的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，包括檔案的基本登記和綜合統(tǒng)計(jì)兩部分?；救蝿?wù)是對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查和統(tǒng)計(jì)分析，提供統(tǒng)計(jì)資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。

(一)檔案統(tǒng)計(jì)工作體系我國檔案工作的統(tǒng)計(jì)體系基本上分為四個(gè)層次：1．全國2．專業(yè)系統(tǒng)3．地方4．檔案館、室(包括各專門檔案室)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)

(二)檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容

1．檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)。

2．檔案業(yè)務(wù)管理工作質(zhì)量的統(tǒng)計(jì)。

3．檔案開發(fā)利用工作情況的統(tǒng)計(jì)。

4．檔案工作條件的統(tǒng)計(jì)。

(三)《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》主要內(nèi)容和填寫注意事項(xiàng)1．填報(bào)范圍2．主要內(nèi)容3．注意事項(xiàng)(1)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)要真實(shí)(2)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確(3)填寫要符合要求二、檔案統(tǒng)計(jì)工作檔案統(tǒng)計(jì)工作是以表冊、指標(biāo)、數(shù)字等形42檔案利用工作

檔案部門向用戶直接提供檔案，為黨和國家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作，稱為檔案利用工作。檔案利用工作

檔案部門向用戶直接提供檔案，為黨和國家各項(xiàng)事業(yè)頁面43Ⅰ檔案利用工作的概念一、檔案利用工作的含義檔案利用工作，亦稱“檔案利用服務(wù)”、“檔案提供利用”，是檔案部門通過一定的方式與方法，直接提供檔案，為利用者服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。二、檔案利用工作的指導(dǎo)思想(一)全面地為檔案用戶服務(wù)(二)及時(shí)地為檔案用戶服務(wù)(三)準(zhǔn)確地為檔案用戶服務(wù)(四)有效地為檔案用戶服務(wù)三、檔案利用工作的意義和要求(一)提供利用是檔案工作的根本日的(二)利用工作對整個(gè)檔案工作的發(fā)展有決定性影響利用工作的基本要求是：

(一)明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度(二)熟悉檔案，了解需要(三)正確處理利用和保密的關(guān)系(四)正確處理利用工作與基礎(chǔ)工作的關(guān)系(五)注重被動(dòng)服務(wù)與主動(dòng)服務(wù)并舉(六)注意掌握檔案利用效果Ⅰ檔案利用工作的概念一、檔案利用工作的含義44Ⅱ檔案利用的途徑與方式檔案利用的途徑，是指檔案館室滿足檔案用戶需求的基本工作形式。檔案利用的方法，就是檔案部門為達(dá)到迅速、準(zhǔn)確、全面、及時(shí)地滿足檔案用戶需要之目的，所采取的各種服務(wù)方式、程序和手段。檔案利用的基本途徑，主要包括：一是提供檔案原件。二是提供檔案復(fù)制品。三是提供檔案信息加工品。主要介紹以下十種一、開設(shè)閱覽室二、檔案外借三、制發(fā)檔案復(fù)制本四、出具檔案證明五、提供咨詢服務(wù)六、印發(fā)檔案目錄七、編寫檔案參考資料八、舉辦檔案展覽，創(chuàng)建愛國主義教育基地九、檔案信息上網(wǎng)十、電子檔案利用Ⅱ檔案利用的途徑與方式檔案利用的途徑，是指檔案45Ⅲ舉辦檔案展覽創(chuàng)建愛國主義教育基地一、檔案展覽的作用和辦展工作的基本程序(一)舉辦檔案展覽是普及檔案知識(shí)，宣傳檔案工作重要意義的一種很好的形式(二)舉辦檔案展覽屬于社會(huì)教育工作(三)舉辦檔案展覽是培養(yǎng)社會(huì)公眾檔案意識(shí)的有效手段，可以廣泛發(fā)揮檔案的作用

(四)舉辦檔案展覽的基本程序

1．研究確定展覽的主題、基本內(nèi)容和預(yù)期目的；2．選擇、征集必要的檔案史料和輔助展品；3．深入進(jìn)行展覽內(nèi)容、展品的研究，擬定展覽大綱——展覽綱目，制定展覽陳列的具體方案——列出全部展覽陳列品；4．進(jìn)行展覽藝術(shù)形式研究和設(shè)計(jì)；5．進(jìn)行輔助展品和必要設(shè)備的設(shè)計(jì)和制作；6．進(jìn)行現(xiàn)場安裝和布置；7．展覽開展前現(xiàn)場的評(píng)估與開展的準(zhǔn)備。二、舉辦檔案展覽，創(chuàng)建愛國主義教育基地，開展社會(huì)教育工作的意義一

(一)舉辦檔案展覽，創(chuàng)建愛國主義教育基地，開展社會(huì)教育工作，是黨和政府在新的歷史時(shí)期對檔案館工作提出的新要求

(二)舉辦檔案展覽，創(chuàng)建愛國主義教育基地，開展社會(huì)教育工作，是由檔案的特點(diǎn)和檔案館的工作性質(zhì)決定的一項(xiàng)重要工作(三)舉辦檔案展覽，創(chuàng)建愛國主義教育基地，開展社會(huì)教育工作，會(huì)整體帶動(dòng)檔案館工作三、舉辦檔案展覽，創(chuàng)建愛國主義教育基地，開展社會(huì)教育工作的方式方法(一)突出本館特色，辦好基本陳列展覽(二)配合形勢需要，辦好專題展覽(三)抓住青少年的興趣特點(diǎn)，舉辦形式多樣的活動(dòng)

(四)展覽搬出檔案館，巡回展出

(五)利用大眾媒介，擴(kuò)大展覽教育活動(dòng)覆蓋面Ⅲ舉辦檔案展覽創(chuàng)建愛國主義教育基地一、檔案展覽的作用和辦46Ⅳ常見檔案參考資料的編寫方法一、大事記大事記，就是按照時(shí)間順序，簡要地記載一定時(shí)期發(fā)生的重大事件的一種參考資料。

(一)大事記的種類1．記載一個(gè)機(jī)關(guān)在一定時(shí)期內(nèi)重要活動(dòng)的機(jī)關(guān)大事記。2．記載國家或一個(gè)地區(qū)在一定時(shí)期內(nèi)重大事件的國家或地區(qū)大事記。

3．按照一定專題記載國家或一定地區(qū)、一個(gè)機(jī)關(guān)在一定時(shí)期內(nèi)某一方面重大事件的專題大事記。4．記載重要人物一生重要活動(dòng)的個(gè)人生平大事記(通常也稱年譜)。(二)大事記的體例和結(jié)構(gòu)大事記一般采用編年體，以年月為經(jīng)，以事實(shí)為緯，將大事條目按時(shí)問順序排列，以便反映同時(shí)期中大事之間的聯(lián)系。1．題名2．編輯說明3．序言4．目錄5．正文6．按語和注釋7．附錄(三)大事記的編寫要求

1．觀點(diǎn)正確，用材真實(shí)；2．大事突出，要事不漏，小事不要；3．系統(tǒng)條理，簡明扼要；4．大事記敘一般不加評(píng)述，觀點(diǎn)寓于條文之中；5．收集材料盡量廣泛，所用材料要經(jīng)過嚴(yán)格挑選，去粗取精，去偽存真；6．材料來源一般注明出處；7．建立大事記錄制度。Ⅳ常見檔案參考資料的編寫方法一、大事記47二、組織機(jī)構(gòu)沿革三、全宗指南四、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集(基礎(chǔ)數(shù)字匯集)五、專題概要六、會(huì)議簡介七、科技成果簡介八、圖集九、手冊十、年鑒二、組織機(jī)構(gòu)沿革48Ⅴ開放檔案的含義、意義、要求和措施一、開放檔案的含義開放檔案．是指檔案館對其所保存的檔案，除了按照國家有關(guān)保密的規(guī)定和其他有關(guān)規(guī)定需要保密或者需要控制利用的外，均須根據(jù)不同情況，分期分批地向社會(huì)開放、各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民，根據(jù)工作、生產(chǎn)、建設(shè)、科學(xué)研究等方面的需要，只要履行一定手續(xù)，即可利用業(yè)已開放的檔案。二、開放檔案的意義

(一)開放檔案是現(xiàn)代社會(huì)公民民主權(quán)利的具體體現(xiàn)

(二)開放檔案是現(xiàn)代檔案館自身發(fā)展的一項(xiàng)重大措施

(三)開放檔案可以促進(jìn)檔案館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)三、開放檔案的要求和措施

(一)正確處理檔案開放與控制的關(guān)系，明確開放檔案的具體范圍(二)做好基礎(chǔ)工作，為開放檔案創(chuàng)造必要條件

(三)建立健健全開放檔案的利用管理制度

(四)通過多種形式加強(qiáng)開放檔案的利用服務(wù)工作

(五)做好開放檔案的公布工作

(六)加強(qiáng)檔案宣傳，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)Ⅴ開放檔案的含義、意義、要求和措施一、開放檔案的含義49第三講聲像檔案的管理

第三講聲像檔案的管理

50一、聲像檔案的概念和特點(diǎn)

(一)聲像檔案的概念聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，有保存價(jià)值的，以音響、形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄。

(二)聲像檔案的特點(diǎn)

1．直觀的形象性

2．收集、保管的特殊性

3．是其他載體檔案的必要補(bǔ)充

一、聲像檔案的概念和特點(diǎn)

(一)聲像檔案的概念51

二、聲像材料的收集歸檔

(一)聲像材料的收集工作將分散在各部門、個(gè)人手中的具有保存價(jià)值的聲像材料，收集、集中到檔案館、室，實(shí)行統(tǒng)一管理，是聲像檔案管理的首要工作環(huán)節(jié)。

(二)聲像材料的歸檔制度

1．聲像材料的歸檔范圍聲像材料的歸檔，也要強(qiáng)謂“以我為主”即本單位形成的并反映本單位工作活動(dòng)的聲像材料，是歸檔的重點(diǎn)。

2．聲像材料的歸檔時(shí)間“兩段式歸檔對間”。一是聲像材料要隨時(shí)歸檔，。二是部分聲像材料年終歸檔3．聲像材料的歸檔要求(1)歸檔的聲像材料應(yīng)力求是原底片、原件(原聲磁帶)。要盡量避免復(fù)制版或復(fù)制件。

(2)歸檔的聲像材料要齊全完整、照片歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)有底片及文字說明。錄音、錄像磁帶歸檔時(shí)，也要附有簡要的文字說明。(3)對歸檔的聲像材料要進(jìn)行選擇和鑒別。

二、聲像材料的收集歸檔

52三、聲像檔案的整理、鑒定和編目

(一)照片檔案的整理、鑒定、編目

照片檔案可以分為兩類：傳統(tǒng)的照片檔案、新型的照片檔案。傳統(tǒng)的照片檔案是指以感光材料為載體，以影像為反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。新型照片檔案是指運(yùn)用數(shù)碼影像技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的照片檔案。它屬于電子檔案，其形成、傳輸、存儲(chǔ)和利用都離不開計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備。1．照片檔案的結(jié)構(gòu)傳統(tǒng)的照片檔案是由底片、照片及文字說明構(gòu)成的。2．照片檔案的整理照片檔案的整理，要符合國家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》(GB／T1182—89)的要求，即應(yīng)有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系,有利于保管,便于為利用者提供服務(wù)。

(1)底片的整理方法、要求對照片檔案整理，首先要進(jìn)行底片的整理，整理時(shí)要注意一個(gè)全宗的底片要單獨(dú)整理，不要分散。不同全宗的底片不要混雜。①底片分類②底片排列、編號(hào)③底片裝袋插冊④填寫底片冊芯頁

(2)照片的整理方法、要求①照片的分類、組卷②照片排列③照片編號(hào)④填寫照片說明⑤填寫照片冊卷內(nèi)目錄三、聲像檔案的整理、鑒定和編目

(一)照片檔案的整理、鑒53照片檔案卷內(nèi)目錄

照片號(hào)照片題名拍攝時(shí)間照片所在頁號(hào)底片所在卷號(hào)底片號(hào)備注1—8××局2000年工作會(huì)議的照片2000.5.81—32181—1889—12××局如開××研討會(huì)的照片2000.7.164—52189--19213--20××局召開雙先表彰會(huì)的照片2000.10.206—82193—206照片檔案卷內(nèi)目錄

照片號(hào)照片題名拍攝時(shí)間照片所底片所在卷號(hào)底54(3)特殊規(guī)格的照片整理方法這些照片往往規(guī)格幅面不一，無法插放在規(guī)范的照片冊芯頁內(nèi)。因此，這些照片的整理要注意從實(shí)際出發(fā)，一般方法是：①小于照片冊芯頁的照片(約8－10寸)，可采用空白芯頁插放。并以每張為單元填寫文字說明。②超大，超長的照片，可裝盒或裝袋平放，但是盒內(nèi)或袋內(nèi)要有照片的編號(hào)和文字說明。3．照片檔案的鑒定(1)照片檔案的保管期限在同一活動(dòng)中形成的照片檔案與紙質(zhì)載體檔案，其保管期限應(yīng)是一致的，因此，某些照片檔案的保管期限可以參考與之有密切聯(lián)系的紙質(zhì)載體檔案的保管期限，加以確定。(2)照片檔案價(jià)值的鑒定方法①照片的形成年代②照片反映的內(nèi)容③照片的制成材料和技術(shù)質(zhì)量4．照片檔案案卷目錄的編制(3)特殊規(guī)格的照片整理方法55案卷號(hào)案卷題名起止年月照片張數(shù)期限備注檔案室編檔案館編1黑龍江省××局1991年－1992年召開的各類會(huì)議的照片1991.1－1992.1068永久會(huì)議類2黑龍江省××局1993年召開的工作會(huì)議、東北協(xié)作會(huì)議的照片1993.1－1993.1259永久會(huì)議類案卷號(hào)案卷題名起止年月照片張數(shù)期限備注檔案檔案1黑龍江省××56

(二)錄音錄像檔案的整理、編目錄音、錄像檔案是指用專門的器械和材料，采用錄音、錄像的方法，記錄下聲音和圖像的一種特殊載體的檔案。主要有：唱片檔案、磁帶錄音檔案、磁帶錄像檔案、非磁帶錄像檔案等。1．錄音、錄像檔案的整理

(1)分類：在各檔案室中，錄音和錄像檔案由于記錄形式不同、規(guī)格不同，首先要分為錄音檔案、錄像檔案兩類，不能混雜。(2)編號(hào)：錄音錄像檔案是以盤或盒為保管單位的，編號(hào)按收集歸檔的時(shí)間順序結(jié)合內(nèi)容分別編制案卷的流水號(hào)。(3)文字說明：錄音、錄像檔案在錄制或制作完成后，應(yīng)作必要的登記并輔以文字材料。主要是記錄磁帶形成單位、形成時(shí)間、內(nèi)容、節(jié)目時(shí)間、盤數(shù)、技術(shù)質(zhì)量、攝錄人員，檢查人員等。文字材料是指反映磁帶內(nèi)容的文字稿、解說詞等。在進(jìn)行整理時(shí)可參考登記的內(nèi)容，填寫標(biāo)簽，放入錄音、錄像檔案的盒內(nèi)，以便查閱、使用。

2．錄音、錄像檔案的編目對整理后的錄音、錄像檔案要分別編制目錄，以利于保管和利用。(二)錄音錄像檔案的整理、編目57錄音、錄像檔案目錄編號(hào)參見號(hào)題名或內(nèi)容攝錄時(shí)間攝錄人攝錄效果節(jié)目時(shí)間（分鐘）保管期限備注音－1文1－65××局2000年工作會(huì)議的開幕詞、大會(huì)報(bào)告、代表發(fā)言的錄音（一）2000.2.18××清晰60永久音－2文1－65××局2000年工作會(huì)議的開幕詞、大會(huì)報(bào)告、代表發(fā)言的錄音（二）2000.2.18××清晰45永久音－3文2－15－1××局××局長在××?xí)h上的講話錄音2000.4.5××較好32長期錄音、錄像檔案目錄編號(hào)參見號(hào)題名或內(nèi)容攝錄時(shí)間攝錄人攝錄節(jié)目58四、聲像檔案的保管和保護(hù)

1．照片檔案的保管、保護(hù)(1)在照片檔案入庫前，檔案人員應(yīng)對照片、底片進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查，防止受污染的照片、底片入庫。(2)檔案人員在接觸底片時(shí)，應(yīng)戴上潔凈的手套，防止汗?jié)n污染底片。

(3)感光材料屬易燃材料，因此保存照片檔案的庫房要干燥、涼爽、嚴(yán)禁煙火，并且防光、防塵。應(yīng)有專門的檔案柜存放照片檔案。

(4)選擇和使用規(guī)范的照片檔案裝具。社會(huì)上許多相冊是不利于照片檔案管理的，在照片檔案保管中，要選擇檔案行政管理機(jī)關(guān)推薦使用的照片冊和底片冊。照片冊和底片冊的存放要采用立放形式。

(5)檔案館、室應(yīng)建立照片檔案定期檢查制度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。2．錄音錄像檔案的保管、保護(hù)。

(1)庫房要保持適宜的溫、濕度(2)磁帶應(yīng)豎放，卷繞平整，防止帶體損壞。(3)防塵、防光(4)防磁

(5)加強(qiáng)定期復(fù)制、轉(zhuǎn)繞四、聲像檔案的保管和保護(hù)1．照片檔案的保管、保護(hù)59五、聲像檔案的利用工作

由于聲像檔案具有真實(shí)、形象、易傳播的特點(diǎn)，因此它比紙質(zhì)檔案更具有生動(dòng)、活潑的感染力,更能吸引眾多的利用者，有利于檔案的廣泛交流和提供利用。聲像檔案的提供利用方式與紙質(zhì)檔案一致的是，首先離不開借閱服務(wù)和復(fù)制服務(wù)。檔案館、室應(yīng)制訂切實(shí)可行的借閱復(fù)制服務(wù)、借閱登記制度等。在日常利用中需要注意的是：照片檔案的原版底片不能外借,重要內(nèi)容、珍貴的原聲磁帶，錄像原母帶不能外借。為了保護(hù)原件，應(yīng)制作復(fù)制底粗拼糯ㄗ鎏峁├謾在檔案工作日漸走進(jìn)百姓生活，日漸服務(wù)于社會(huì)各方面的今天，聲像檔案利用方式更加豐富多彩，檔案的信息資源也得到了更廣泛的開發(fā)。這些方式包括：

(一)利用館、室藏的聲像檔案，舉辦展覽。

(二)編輯出版照片畫冊

(三)編制圖文并茂或多媒體的檔案編研材料五、聲像檔案的利用工作由于聲像檔案具有真實(shí)、形象、易60第四講會(huì)計(jì)檔案管理

會(huì)計(jì)檔案在我國歷史上可以稱得上是淵遠(yuǎn)流長了。歷史檔案中的老賬簿、老報(bào)表等，都是前人留存下來的珍貴的會(huì)計(jì)檔案。新中國成立以后，黨和政府很重視會(huì)計(jì)檔案工作，專門制發(fā)了一些辦法，規(guī)定。第四講會(huì)計(jì)檔案管理會(huì)計(jì)檔案在我國歷史上可以稱61一、會(huì)計(jì)檔案的概念和特點(diǎn)(一)會(huì)計(jì)檔案的概念會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。(二)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)1．形成范圍廣泛

2．檔案類別穩(wěn)定3．外在形式多樣一、會(huì)計(jì)檔案的概念和特點(diǎn)(一)會(huì)計(jì)檔案的概念62二、會(huì)計(jì)核算材料的歸檔(一)歸檔范圍1．會(huì)計(jì)憑證2．會(huì)計(jì)賬簿3．財(cái)務(wù)報(bào)告

4．其他核算材料(二)歸檔時(shí)間歸檔時(shí)間，是指會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)將會(huì)計(jì)核算材料整理后向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交的時(shí)間。檔案人員在執(zhí)行歸檔時(shí)間時(shí)應(yīng)該注意：1．每個(gè)單位應(yīng)明確會(huì)計(jì)檔案具體的歸檔時(shí)間。2．每年年初，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)把上一年度的會(huì)計(jì)檔案保管清冊(目錄)，先向檔案機(jī)構(gòu)移交—份。(三)歸檔要求1．歸檔的會(huì)計(jì)核算材料真實(shí)、準(zhǔn)確。2．會(huì)計(jì)檔案屬于專門檔案，涉及法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任，因此移交歸檔的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。3.歸檔移交會(huì)計(jì)核算材料時(shí)，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)要逐卷認(rèn)真清點(diǎn)，嚴(yán)格交接手續(xù)，雙方簽字。二、會(huì)計(jì)核算材料的歸檔(一)歸檔范圍63(四)電算化會(huì)計(jì)核算材料的歸檔會(huì)計(jì)電算化是指由會(huì)計(jì)人員操作會(huì)計(jì)軟件，使用電子計(jì)算機(jī)替代人工來完成會(huì)計(jì)工作的活動(dòng)。1．電算化會(huì)計(jì)核算材料的歸檔范圍主要有三部分：

(1)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)。

(2)打印輸出的紙質(zhì)載體的會(huì)計(jì)核算材料(不能只保存不可見的磁性介質(zhì)的核算數(shù)據(jù))。

(3)會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序。

2．電算化會(huì)計(jì)核算材料歸檔的特殊要求(1)磁性介質(zhì)或光盤等電子文件，應(yīng)作防寫處理。(2)為了保證檔案的完整性、安全性，歸檔的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)要進(jìn)行雙備份，即歸入檔案機(jī)構(gòu)的磁盤或光盤應(yīng)是兩套。

(3)打印輸出的紙質(zhì)載體的會(huì)計(jì)核算材料，必須有經(jīng)手人員和會(huì)計(jì)主管人員的簽字或蓋章，以保證其真實(shí)性、準(zhǔn)確性。

(4)打印輸出的紙質(zhì)載體核算材料，須字跡清晰，方便查閱和利用。(四)電算化會(huì)計(jì)核算材料的歸檔會(huì)計(jì)電算化是指由會(huì)計(jì)人員操作會(huì)64三、會(huì)計(jì)檔案的整理和編目工作(一)會(huì)計(jì)核算材料的組卷方法及案卷質(zhì)量要求1．會(huì)計(jì)憑證的組卷方法會(huì)計(jì)憑證在各個(gè)單位，形成的數(shù)量有多有少。組卷時(shí)需要按月分開，也就是不同月份產(chǎn)生的憑證不要組合在一起。憑證的案卷質(zhì)量要求是：(1)按記賬憑征的憑證編號(hào)順序排列，防止漏號(hào)、顛倒。(2)記賬憑證所附的各種原始憑證(如收據(jù)、發(fā)票等)要折疊貼粘整齊、規(guī)范。(3)拆除金屬物，裝訂采用線繩或塑釘?shù)?，憑證的厚度一般在1—2厘米。(4)裝訂后要進(jìn)行密封處理,并加蓋經(jīng)手人員章或財(cái)務(wù)專用章。(5)填寫憑證封面要項(xiàng)目齊全、規(guī)范清楚，并留出檔號(hào)填寫的位置。三、會(huì)計(jì)檔案的整理和編目工作(一)會(huì)計(jì)核算材料的組65

2．會(huì)計(jì)賬簿的組卷方法會(huì)計(jì)賬簿的組卷要注意按賬簿形成的特點(diǎn)，區(qū)分會(huì)計(jì)年度并把不同名稱種類的賬簿分別組卷。會(huì)計(jì)賬簿的案卷質(zhì)量要求是：

(1)各類賬簿的扉頁，反映了賬簿的應(yīng)用、交接的使用狀況，歸檔前應(yīng)按要求逐項(xiàng)填寫清楚。內(nèi)容包括：單位名稱、賬簿名稱及編號(hào)、啟用日期及起止頁數(shù)、經(jīng)管人員及日期、交接記錄、會(huì)計(jì)主管人員及單位負(fù)責(zé)人的簽章等。

(2)對于訂本式賬，整理立卷應(yīng)保留原有面目，不要拆除空白頁；賬內(nèi)要有連續(xù)頁碼；賬簿封面要加貼不干膠的標(biāo)簽，并填寫規(guī)范。(3)對于活頁式賬，在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后，要將空白頁撤除；編制頁碼；進(jìn)行密封裝訂并在密封處加蓋經(jīng)手人員章或財(cái)務(wù)專用章；賬簿封面填寫規(guī)范；保管期限為25年的賬簿要在封底加上備考表并填寫。單位名稱：黑龍江省××局案卷題名：1999年度總賬保管期限：15年檔號(hào)：全宗號(hào)目錄號(hào)：會(huì)2案卷號(hào)：352．會(huì)計(jì)賬簿的組卷方法會(huì)計(jì)賬簿的組卷要注意按賬簿形成的特點(diǎn)663．財(cái)務(wù)報(bào)告的組卷方法財(cái)務(wù)報(bào)告組卷時(shí)，首先要注意按所形成的會(huì)計(jì)年度組卷，不同年度的不要混雜組卷。另外財(cái)務(wù)報(bào)告是由會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說明書組成的,組卷時(shí)不要分開。其次，組卷要注意區(qū)分不同的保管期限，如年度財(cái)務(wù)報(bào)告的保管期限是永久，就要與月度、季度的財(cái)務(wù)報(bào)告分開組卷，因?yàn)槠鋬r(jià)值不同。財(cái)務(wù)報(bào)告的案卷質(zhì)量要求是：(1)案卷要編制頁碼。

(2)案卷開首要填寫“卷內(nèi)文件目錄”，永久保管的財(cái)務(wù)報(bào)告案卷要在封底前加填“備考表”。(3)財(cái)務(wù)報(bào)告中會(huì)計(jì)報(bào)表的封面要有單位負(fù)責(zé)人和主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人的簽名或蓋章,設(shè)置總會(huì)計(jì)師的單位，還須由總會(huì)計(jì)師簽名并蓋章。

(4)案卷封面填寫規(guī)范、整齊。4．銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單的組卷方法銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單是兩種用途不同的會(huì)計(jì)核算材料，要注意分別組卷。案卷質(zhì)量要求是：(1)按產(chǎn)生的年度組卷，一年可一卷或數(shù)卷。(2)卷內(nèi)按時(shí)間順序排列，編制頁碼、進(jìn)行裝訂。(3)案卷封面填寫清楚、規(guī)范。3．財(cái)務(wù)報(bào)告的組卷方法67

(二)會(huì)計(jì)檔案的案卷題名案卷題名揭示了會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容和成份。會(huì)計(jì)檔案與其他門類檔案的要求一致，每本案卷都要有案卷題名。會(huì)計(jì)檔案案卷題名的結(jié)構(gòu)是三部分,即單位名稱、會(huì)計(jì)年度或時(shí)間、會(huì)計(jì)核算材料的名稱。擬寫方法簡單，便于操作。題名的擬寫要求是：結(jié)構(gòu)完整、文字簡明。例：哈爾濱鍋爐廠2000年第1—4季度財(cái)務(wù)報(bào)告(三)會(huì)計(jì)檔案的分類、排列、編號(hào)1．會(huì)計(jì)年度一類別一保管期限其優(yōu)越性：(1)便于按年度查找會(huì)計(jì)檔案。(2)可以充分地利用檔案庫房和裝具。不足之處：(1)由于每年度的檔案有四類,而檔案的外形又不盡一致，所以案卷的排列不夠美觀，上架后會(huì)出現(xiàn)有高有低，有大有小。(2)由于是按年度編制案卷號(hào)并形成案卷目錄，目錄一年一本，結(jié)果造成目錄過多。適用于會(huì)計(jì)檔案形成量比較大的單位，如大型企業(yè)、金融單位、總預(yù)算單位等。2．類別一會(huì)計(jì)年度一保管期限優(yōu)越性是：(1)由于一個(gè)類別的檔案集中排列,保持了類別的連慣性，便于按類別查找會(huì)計(jì)檔案。(2)由于按類別集中排列檔案，每類檔案的外形基本一致，排列美觀、整齊劃一。不足之處是：(1)不便于按年度查找檔案。(2)由于每類檔案的案卷號(hào)是每年順延，所以各類檔案實(shí)體排列之后，需要預(yù)留出較充分的空位和空間。適用于大多數(shù)的中、小型單位,即會(huì)計(jì)檔案的年形成量不大的單位。(二)會(huì)計(jì)檔案的案卷題名68

(四)編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄

1．會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的格式及著錄要求格式如下表

2．編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄的注意事項(xiàng)(1)會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的編制首先要在確定和實(shí)施了檔案的實(shí)體分類、排列、編號(hào)的前題下完成，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的兼職會(huì)計(jì)檔案管理人員編制。

(2)目錄的編制可采用手工編制或使用會(huì)計(jì)檔案管理軟件自動(dòng)生成和打印。

(3)案卷目錄應(yīng)一式二套。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保存一套，隨檔案實(shí)體移交檔案機(jī)構(gòu)一套。案卷號(hào)類別題名起止年月頁數(shù)期限存放地點(diǎn)備注

(五)會(huì)計(jì)檔案裝具

會(huì)計(jì)檔案裝具是指保護(hù)、保管會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告的專門用具。它可以有效地起到防塵、防光、防磨損的作用，且質(zhì)地堅(jiān)固、標(biāo)記明顯，是規(guī)范管理、方便查找利用會(huì)計(jì)檔案的較好的工具。(四)編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄1．會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的格式及69四、會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀和移交工作

(一)會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作會(huì)計(jì)檔案鑒定工作的任務(wù)主要有兩項(xiàng)：一是，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料組卷時(shí)，根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》確定案卷的保管期限。二是，對已滿保管期限的案卷，進(jìn)行再次審核，確定是繼續(xù)存留，還是銷毀。這項(xiàng)工作也稱為“二次鑒定”，它是由檔案機(jī)構(gòu)提出意見并會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)，共同進(jìn)行的工作。《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》是財(cái)政部和國家檔案局共同制定的，是會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案鑒定，確定檔案保管期限的主要依據(jù)?！稌?huì)計(jì)檔案保管期限表》分為兩部分：1．企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表；2．財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表。表中對各類各名稱的會(huì)計(jì)檔案的保管期限做了詳細(xì)、確切的規(guī)定，具有較大范圍的通用性。(二)會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作保管期滿的會(huì)計(jì)檔案在履行以下程序后，可進(jìn)行銷毀工作。1．檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案的銷毀清冊。銷毀清冊格式如下：四、會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀和移交工作(一)會(huì)計(jì)檔案的鑒定工70

2．單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

3．檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員參加監(jiān)銷工作。銷毀會(huì)計(jì)檔案應(yīng)到指定的造紙廠。監(jiān)銷人在銷毀前，應(yīng)按照銷毀清冊對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，銷毀后應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章。(三)會(huì)計(jì)檔案的移交工作在市場經(jīng)濟(jì)中，企業(yè)出現(xiàn)的撤銷、重組、破產(chǎn)等情況，給檔案歸屬、流向帶來了問題。出現(xiàn)這種情況時(shí)，會(huì)計(jì)檔案的移交要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求執(zhí)行。除了要移交文書檔案、科技檔案等外，還要移交會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)和其他應(yīng)進(jìn)館檔案一起進(jìn)入同一個(gè)檔案館，不可分散。尤其是財(cái)政總預(yù)算單位、稅收單位、金融單位的會(huì)計(jì)檔案反映了一個(gè)地區(qū)的財(cái)政、稅收等歷史面貌，更要納入移交的范圍。移交會(huì)計(jì)檔案的雙方要辦理交接手續(xù)。移交單位應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案的移交清冊。雙方按移交清冊內(nèi)容逐項(xiàng)交接。交接后,雙方經(jīng)辦人應(yīng)在移交清冊上簽名或蓋章。序號(hào)類別題名起止年月目錄號(hào)案卷號(hào)頁數(shù)應(yīng)保管期已保管期備注2．單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。序號(hào)71五、會(huì)計(jì)檔案的保管和利用工作

(一)會(huì)計(jì)檔案的保管

1．在會(huì)計(jì)檔案移交檔案機(jī)構(gòu)之前，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)有專人對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理(根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》規(guī)定，出納人員不得兼任會(huì)計(jì)檔案保管)，并要配備專柜或?qū)爝M(jìn)行保管,嚴(yán)防會(huì)計(jì)檔案的散失、毀損、泄密。2．會(huì)計(jì)檔案移交到檔案機(jī)構(gòu)后，要注意將會(huì)計(jì)檔案與文書檔案、科技檔案等區(qū)別開，單獨(dú)排列，存放有序。

3．由于會(huì)計(jì)檔案的外在形式規(guī)格不同，為了整齊排列和便于保管，會(huì)計(jì)檔案的裝具(卷皮、卷套、卷盒)要符合檔案行政管理機(jī)關(guān)的規(guī)范化要求，達(dá)到合體包裝、堅(jiān)固耐用、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、便于存取、封面設(shè)置合理。

4．保管磁性介質(zhì)的電算化會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)采取直立存放形式，并且注意避光、防塵、防磁。磁性介質(zhì)檔案除備份二套，還要按電子檔案的保管要求，定期進(jìn)行檢查，并每四年復(fù)制轉(zhuǎn)存一次，以避免意外和人為錯(cuò)誤造成的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的丟失，確保安全性。

(二)會(huì)計(jì)檔案的利用工作利用工作方式及要求，主要包括：

1．完善借閱服務(wù)

2．編制會(huì)計(jì)檔案檢索工具會(huì)計(jì)檔案的檢索工具主要有會(huì)計(jì)檔案案卷目錄和專題目錄兩種。五、會(huì)計(jì)檔案的保管和利用工作(一)會(huì)計(jì)檔案的保管72演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！73公文與檔案管理公文與檔案管理74第一部分：緒論

第一部分：緒論75Ⅰ檔案Ⅰ檔案76

一、

檔案的概念與特點(diǎn)檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

1.檔案是直接形成于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始的記錄2.檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化來的

3．檔案來源廣泛，內(nèi)容豐富，形式多樣一、檔案的概念與特點(diǎn)77二、檔案的劃分種類與作用(一)文書檔案(二)科技檔案

(三)專門檔案因產(chǎn)生和使用領(lǐng)域不同，可分成公務(wù)檔案和私人檔案。按時(shí)間遠(yuǎn)近，可分為歷史檔案和現(xiàn)行檔案按政權(quán)性質(zhì)和階段不同，可分為建國后檔案、革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案二、檔案的劃分種類與作用(一)文書檔案因產(chǎn)生和使用領(lǐng)域不同78Ⅱ檔案工作廣義，檔案工作是指整個(gè)檔案事業(yè)，它包括檔案室工作、檔案館工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學(xué)研究工作、檔案宣傳出版工作和檔案外事交往工作等。狹義，則是指檔案業(yè)務(wù)工作，也就是人們通常所說的檔案工作，是專指檔案室和檔案館圍繞檔案所進(jìn)行的一系列業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。Ⅱ檔案工作廣義，檔案工作是指整個(gè)檔案事79一、檔案事業(yè)的構(gòu)成

(一)機(jī)關(guān)檔案室工作工作任務(wù)：第一，對本機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。第二，負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的全部檔案，積極提供利用，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，并為黨和國家積累史料。第三，負(fù)責(zé)對本系統(tǒng)和直屬單位的擋案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。分為：

1．文書檔案室2．科技檔案室

3．聲像檔案室4．人事檔案室5．綜合檔案室6．聯(lián)合檔案室7．檔案信息中心

(二)檔案館工作基本任務(wù)：第一，接收與征集具有永久和長期保存價(jià)值的檔案及有關(guān)資料，科學(xué)地進(jìn)行管理；第二，通過多種方式，積極開展檔案資料的利用工作；第三，參與編修史志的工作。分為：

1.綜合性檔案館2.專門性檔案館一、檔案事業(yè)的構(gòu)成

(一)機(jī)關(guān)檔案室工作(二)檔80機(jī)關(guān)內(nèi)部工作的組成部分本機(jī)關(guān)的全部檔案只在一定時(shí)期內(nèi)保管本機(jī)關(guān)形成的檔案，對于逾期的檔案，或向檔案館移交，或予以銷毀主要為本機(jī)關(guān)提供檔案服務(wù)，一般不與外界發(fā)生關(guān)系整個(gè)國家、地區(qū)或系統(tǒng)、專業(yè)的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。本地區(qū)、本系統(tǒng)、本專業(yè)的檔案黨和國家永久保管檔案的基地面向社會(huì)，提供檔案為黨和國家各項(xiàng)工作利用，甚至為國際友人和學(xué)者服務(wù)。性質(zhì)管理范圍保管期限利用范圍檔案館和機(jī)關(guān)檔案室的聯(lián)系和區(qū)別檔案館機(jī)關(guān)檔案室檔案館是檔案信息的總匯，在檔案事業(yè)中居于主導(dǎo)地位，檔案館工作是整個(gè)檔案事業(yè)的主體。機(jī)關(guān)內(nèi)部工作的組成部分整個(gè)國家、地區(qū)或系統(tǒng)、專業(yè)的科學(xué)文化事81二、檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容

(一)檔案收集工作

(二)檔案整理工作

(三)檔案鑒定工作

(四)檔案保管工作(五)檔案統(tǒng)計(jì)工作

(六)檔案利用工作二、檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容

(一)檔案收集工作82三、檔案工作的性質(zhì)

(一)檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作(二)檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作

(三)檔案工作是一項(xiàng)政治性的工作(四)檔案工作是一項(xiàng)科學(xué)性的工作(五)檔案工作是一項(xiàng)文化性的工作三、檔案工作的性質(zhì)(一)檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作83四、檔案工作的基本原則檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。五、檔案工作的幾個(gè)專門術(shù)語(一)國家檔案全宗國家檔案全宗又稱國家全部檔案。指歸國家所有的、由國家統(tǒng)一管理的、對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的一切檔案財(cái)富的總和。它包括我國各個(gè)歷史時(shí)期的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和某些個(gè)人形成的各種內(nèi)容和各種形式的檔案。

四、檔案工作的基本原則檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則84

(二)全宗全宗是由一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的全部檔案所組成的有機(jī)整體。如一個(gè)機(jī)關(guān)所形成的全部檔案可包括黨群管理、行政管理、財(cái)務(wù)管理和基建、設(shè)備、科研等方面的各種門類的檔案。一位科學(xué)家、文學(xué)家、教育家及其他知名人士，在其一生活動(dòng)中形成的著作手稿、講話稿、日記、文電、信函和音像材料等均屬個(gè)人全宗中的內(nèi)容。在我國檔案科學(xué)和實(shí)際工作中，全宗是一個(gè)術(shù)語，也是一條理論和原則，即：同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。因?yàn)橐粋€(gè)機(jī)關(guān)或著名人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的全部檔案，反映了這個(gè)機(jī)關(guān)或人物的歷史面貌及發(fā)展變化過程，是一個(gè)不可分割的有機(jī)整體。全宗是檔案館、室對檔案進(jìn)行日常管理的基本單位。

(三)立檔單位立檔單位的定義是與全宗相對應(yīng)的，用一句話去概括：其檔案能夠構(gòu)成檔案全宗的機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或者個(gè)人即稱為立檔單位。確定一個(gè)組織機(jī)構(gòu)是不是立檔單位，它的檔案構(gòu)不構(gòu)成全宗，要根據(jù)一定的條件來分析。構(gòu)成立檔單位的主要條件有三：第一，可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對外單獨(dú)行文；第二，是會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；第三，設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。(二)全宗85Ⅲ檔案工作的歷史回顧Ⅲ檔案工作的歷史回顧86

1、“結(jié)繩”和“刻契”是遠(yuǎn)古時(shí)代檔案的萌芽。2、河南安陽小屯村是我國迄今發(fā)現(xiàn)的最古老的以文字記錄的檔案。3、歷史上不同載體的檔案：甲骨檔案（刻在龜甲、獸骨）、金文檔案（刻在青銅器）、石刻檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案、聲像檔案、電子檔案。4、檔案一詞最早出現(xiàn)在“明末清初”的事情。5、歷史上最其名的皇家檔案庫：漢代的石渠閣、蘭臺(tái)、東觀、唐代的甲庫、明代的后湖黃冊庫，清代的內(nèi)閣大庫都是著名的皇家檔案庫。6、我黨最早的檔案工作指導(dǎo)性文件：1933年春，由瞿秋白起草、經(jīng)周恩來審閱的《文件處置辦法》。7、1954年11月8日，第一屆全國人大常委會(huì)第二次會(huì)議，根據(jù)總理周恩來提議，批準(zhǔn)國務(wù)院設(shè)立直屬機(jī)構(gòu)——國家檔案局。8、1952年，中央辦公廳、中組部和中宣部委托中國人民大學(xué)舉辦檔案專修班，新中國檔案高等教育由此發(fā)端。9、1987年9月5日發(fā)布，1988年1月1日起實(shí)施的《中華人民共和國檔案》標(biāo)志著我國檔案工作從此走上了依法管理的軌道。

1、“結(jié)繩”和“刻契”是遠(yuǎn)古時(shí)代檔案的萌芽。87第二部分公文管理

I公文的概念與分類第二部分公文管理

I公文的概念與分類88一、公文的概念公文，即公務(wù)文書,是國家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織為處理公務(wù)、行使職權(quán)而按規(guī)范體式形成的具有法定效用的信息記錄。(一)公文是由法定作者制成的(二)公文具有法定的權(quán)威和特定的效用(三)公文具有法定的規(guī)范體式(四)公文具有規(guī)定的處理程序(五)公文與文件、文書的聯(lián)系與區(qū)別

聯(lián)系區(qū)別公文從屬性、文體、形成作者、形成領(lǐng)域、形成目的、內(nèi)涵上講，三者沒有本質(zhì)區(qū)別，都是同一事物專指國家機(jī)關(guān)和其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料文書是所有文件材料的總稱，包括公務(wù)文書(公文)和私人文書兩大類。文件不僅包容了文書和公文的內(nèi)容,有以文字方式記錄在紙張上的書面文件，也包括以錄音、錄像等技術(shù)方式記錄在非紙質(zhì)載體上的其他文件一、公文的概念公文，即公務(wù)文書,是國家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織為89二、公文的分類從公文的形成與使用范圍上劃分，公文可分為通用公文與專用公文兩大類。從公文的行文關(guān)系和運(yùn)行方向上劃分，公文可分為上行文、平行文、下行文三種從公文的機(jī)密程度和閱讀范圍上劃分，公文可分為公布公文、內(nèi)部公文、機(jī)密公文三大類。在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)，從公文的來源和去向上劃分，公文可分為發(fā)文、收文和內(nèi)部公文三種。(一)命令(令)(二)決定(三)公告(四)通告(五)通知(六)通報(bào)(七)議案(八)報(bào)告(九)請示(十)批復(fù)(十一)意見(十二)函(十三)會(huì)議紀(jì)要三、常用公文文種二、公文的分類從公文的形成與使用范圍上劃分，公文可分為通用公90Ⅱ公文的格式與稿本一、公文的格式Ⅱ公文的格式與稿本一、公文的格式91公文的排列型式（一）公文的排列型式（一）92公文的排列型式（二）公文的排列型式（二）93公文的排列型式（三）公文的排列型式（三）94二、公文的稿本

(一)草稿：即公文的原始文稿，是公文撰寫人員根據(jù)機(jī)關(guān)發(fā)文意圖而草擬的公文未定稿。

(二)定稿：即已經(jīng)履行法定批準(zhǔn)程序的公文文稿，是經(jīng)過負(fù)責(zé)人簽發(fā)或經(jīng)過會(huì)議討論通過(批準(zhǔn))的最后完成稿。

(三)正本：即向受文者制發(fā)的具有法定效用的公文文本，是依據(jù)定稿并按規(guī)范格式要求制作的正式文本。(四)存本：即與公文正本同時(shí)印制的印刷本或依照正本復(fù)制的標(biāo)準(zhǔn)樣本。

(五)副本：即公文正本的復(fù)制本或與正本同時(shí)印制的重份公文。二、公文的稿本(一)草稿：即公文的原始文稿，是公文撰寫人員95Ⅲ公文處理一、公文處理工作內(nèi)容包括∶公文辦理和公文管理兩大項(xiàng)，公文辦理是公文處理的前期工作。

(一)發(fā)文的辦理：包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)等程序。

(二)收文的辦理：包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等程序。(三)公文材料的日常收集管理與提供利用服務(wù)。

(四)公文材料的立卷歸檔、銷毀及機(jī)要文件的定期清退。(五)其他各種有關(guān)公文處理的事務(wù)。Ⅲ公文處理一、公文處理工作96公文與檔案管理97三、公文辦理工作程序(一)發(fā)文辦理程序1．草擬2．審核3．簽發(fā)4．復(fù)核5．繕印6．校對7．用印8．登記9．分發(fā)(二)收文辦理程序1．簽收2．登記3．審核4．?dāng)M辦5．批辦6．承辦7．催辦8．注辦三、公文辦理工作程序(一)發(fā)文辦理程序(二)收文辦理程序98公文與檔案管理99第三部分：公文整理

1、規(guī)定與1987年頒發(fā)的兩個(gè)業(yè)務(wù)文件相比有哪些主要變化？2、如果理解“機(jī)關(guān)文件材料”的含義：P343、在貫徹實(shí)施《規(guī)定》過程中要注意哪些問題？4、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍有哪些？5、機(jī)關(guān)文件材料不歸檔文件包括哪些內(nèi)容？6、屬于永久和定期保管的檔案有哪些？7、《規(guī)定》對機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其它專門文件材料的歸檔范圍是如何規(guī)定的？一、《機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍文書檔案保管期限的規(guī)定》第三部分：公文整理

一、《機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍文書檔案保管100二、公文整理方法2．公文立卷操作程序(1)檢查、調(diào)整卷內(nèi)公文(2)排列卷內(nèi)公文(3)卷內(nèi)公文編號(hào)(4)填寫卷內(nèi)公文目錄(5)填寫卷內(nèi)備考表(6)擬寫案卷題名(7)填寫案卷封面2．歸檔文件整理的方法(1)修整(2)裝訂(3)分類(4)排列(5)編號(hào)(6)編目(7)裝盒(一)案卷級(jí)公文整理方法1.公文立卷方法(1)運(yùn)用公文主要特征立卷(2)運(yùn)用公文主要類型立卷(二)文件級(jí)公文整理方法1.文件歸檔方法：運(yùn)用自然件歸檔二、公文整理方法2．公文立卷操作程序2．歸檔文件整理的方法(101公文與檔案管理102公文與檔案管理103第三部分：檔案管理

第三部分：檔案管理104Ⅰ檔案的收集(一)檔案收集工作的內(nèi)容檔案的收集工作，就是按照黨和國家的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機(jī)關(guān)、個(gè)人手中和散失在其他地方的檔案分別集中到各有關(guān)機(jī)關(guān)檔案室和各級(jí)各類檔案館的工作。一是對本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔檔案的接收工作。二是對各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有長久保存價(jià)值的檔案的集中和接收工作。三是對歷史檔案的接收和征集工作。

(二)檔案收集工作的重要性檔案的收集工作是檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)1．文書檔案收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)2．文書檔案收集工作的質(zhì)量決定了文書檔案管理工作的質(zhì)量一、檔案收集工作的內(nèi)容和重要性Ⅰ檔案的收集(一)檔案收集工作的內(nèi)容(二)檔案收集工105Ⅱ檔案的整理文書檔案的整理工作，就是對零亂的和需要進(jìn)一步條理的檔案進(jìn)行基本的分類、排列和編目，使之組成有序體系的過程。Ⅱ檔案的整理文書檔案的整理工作，就是對零亂的和需要106一、文書檔案整理工作的內(nèi)容和原則(一)文書檔案整理工作的內(nèi)容文書檔案的系統(tǒng)化和基本編目(二)文書檔案整理工作的原則

1．充分利用原有的整理基礎(chǔ)。

2．保持文件之間的歷史聯(lián)系。

(1)文件在來源方面的聯(lián)系。

(2)文件在時(shí)間方面的聯(lián)系。

(3)文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。

(4)文件在形式方面的聯(lián)系，指文件在種類、名稱、載體或記錄方式等方面的聯(lián)系。

3．便于保管和利用。一、文書檔案整理工作的內(nèi)容和原則(一)文書檔案整理工作的內(nèi)容107(二)案卷的排列文書檔案案卷的排列就是根據(jù)一定的方法，確定每類內(nèi)案卷的前后次序和存放位置，保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系?；痉椒ㄓ校?/p>

1．按照案卷所反映的問題或工作上的聯(lián)系排列。

2．按照文件的作者、收發(fā)文機(jī)關(guān)以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列。

3．按照案卷所屬的時(shí)間順序排列。(三)檔號(hào)的編制

1．檔號(hào)編制的原則唯一性原則。合理性原則。穩(wěn)定性原則。簡明性原則。

2．檔號(hào)編制的方法

(1)全宗號(hào)的編制(2)案卷目錄號(hào)的編制(3)案卷號(hào)的編制(4)件(頁)號(hào)的編制(四)檔案檢索工具的編制檔案檢索工具是記錄和標(biāo)識(shí)檔案的特征及存放位置，為查找檔案提供指引、依據(jù)的各種文字材料的總稱。檔案室常用的檢索工具有案卷目錄、全引目錄、專題目錄(卡片)、文號(hào)目錄與索引、人名目錄等。(二)案卷的排列1081．案卷目錄

案卷目錄也稱案卷名冊，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表。它是檔案室最基本的檢索工具。案卷目錄的編制方法根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，案卷目錄一般應(yīng)區(qū)別不同的保管期限，分年度或混年度編制。第一，分年度編制。將全宗內(nèi)的文書檔案逐年按保管期限編成永久、長期和短期三本案卷目錄。這種方法條理清楚，便于當(dāng)年案卷的隨時(shí)補(bǔ)充和調(diào)整，但形成的目錄過多，一般適用于每年形成檔案數(shù)量較多的單位。第二，混年度編制。根據(jù)案卷的數(shù)量情況，將每種保管期限的檔案每五年或十年編制一本目錄。這種方法可以減少目錄的數(shù)量，方便管理，一般較適用于檔案年形成量不大的單位。但混年度編制不便于插卷和案卷的隨時(shí)調(diào)整，因此使用這種方法時(shí)應(yīng)注意幾個(gè)問題：一是要按照分類方法的順序排列案卷，每個(gè)年度內(nèi)分類方法的順序應(yīng)基本固定；二是每本目錄中的案卷號(hào)應(yīng)用自然數(shù)列法編制，不能重復(fù)；