文件歸檔方法課件

檔案管理培訓(xùn)Logohere檔案管理培訓(xùn)Logohere1歸檔文件整理方法

今天，我們主要講文件級整理方法。文件級整理方法，就是將歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。歸檔文件整理方法今天，我們主要講文件級整理方法。文件級整理21、歸檔文件的收集

3、分年度

5、劃分保管期限7、裝訂主要內(nèi)容9、歸檔文件的編號2、區(qū)分歸檔范圍4、分類別6、修整文件

8、歸檔文件的排列

10、編制歸檔文件目錄11、裝盒1、歸檔文件的收集3、分年度5、劃分保管期限7、裝訂主要3件的定義

件是指歸檔文件的整理單位。1、一般情況下每份（單份）文件為一件。2、文件正本與定稿為一件。如定稿過原不易裝訂（如法規(guī)性文件歷次修改稿），也可單獨(dú)作為一件，即正本和定稿各為一件。3、正文和附件為一件。如附件多，并且比較厚，不易裝訂，也可單獨(dú)作為一件，即正文與附件各為一件。4、原件與復(fù)印件為一件。5、來文與復(fù)文為一件。如請示與批復(fù)、報(bào)告與批示等，雖然是兩上不同責(zé)任者產(chǎn)生于兩個(gè)單位的獨(dú)立文件，但由于其內(nèi)容相同，又存在因果邏輯關(guān)系，利用時(shí)需要相互印證，因此不易分散，應(yīng)作為一件。件的定義件是指歸檔文件的整理單位。46、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。此類文件是一份文件的不同部分，前者是貫徹執(zhí)行要求，后者是具體內(nèi)容，兩者在發(fā)揮效力方面難以分割，所以應(yīng)作為一件。7、正文與文件處理單為一件。文書處理工作比較規(guī)范的機(jī)關(guān)，文件運(yùn)轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件處理單或批辦單、發(fā)文稿紙，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等，這些表單真實(shí)地記錄了文件的形成和辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，所以應(yīng)與文件作為一件。8、報(bào)表、名冊、圖冊、會議記錄、期刊等，一冊為一件。9、會議文件。一次會議形成幾份文件，就是幾件，即一份文件為一件。10、干部職工調(diào)動介紹信、存根，以一人為一件。11、干部任免、錄聘、調(diào)資、離退休、津貼補(bǔ)助等材料。如果一人一表或一文的，以一個(gè)人的一套材料為一件；若以若干人為一表或一文的，以一起上報(bào)審批的這幾個(gè)人的一套材料為一件。12、文件的中文與外文為一件；文件的漢文本與少數(shù)民族文本為一件。6、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。此類文件是一份文件的不同部分，前者5以“件”為單位歸檔的好處

方便整理，減少手工操作，便于現(xiàn)代化管理；減少案卷題名的題寫編制；方便查閱；有利于保密、復(fù)制等以“件”為單位歸檔的好處方便整理，減少手工操作，便于現(xiàn)代化6文件級整理程序文件級整理程序，就是指歸檔文件按文件級整理的步驟。一般情況下，文件級整理大致需要十一道程序，即收集文件、區(qū)分歸檔范圍、分年度、分類別、分保管期限、修整文件、裝訂、排列文件、編制件號、編制歸檔文件目錄、裝盒。文件級整理程序文件級整理程序，就是指歸檔文件按文件級整理的步7第一講收集歸檔文件的第一講收集歸檔文件的8一、收集文件收集文件，就是根據(jù)黨和國家的有關(guān)規(guī)定，通過一定的方式和手續(xù)，把散存在機(jī)關(guān)內(nèi)部和個(gè)人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。1、收集文件的意義收集文件是歸檔整理工作的首要程序。整理工作的對象是文件材料，應(yīng)歸檔文件材料能否收集齊全、完整，直接影響著整理工作的開展，所以說它是確保整理工作質(zhì)量的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。一、收集文件收集文件，就是根據(jù)黨和國家的有關(guān)規(guī)定，通過一定的92、收集工作的原則齊全完整，是收集工作的基本原則。一是全面收集，“四個(gè)方面”齊全二是重點(diǎn)收集，以“我”為主。三是帳外文件的收集3、檢查已歸檔文件材料的質(zhì)量（1）收文的正件與附件是否齊全完整。（2）收文與收文閱辦處理單是否齊全完整。（3）發(fā)文的定稿與印件是否齊全完整。2、收集工作的原則10二、區(qū)分歸檔范圍區(qū)分歸檔范圍，就是將需要?dú)w檔和不需要?dú)w檔的文件材料區(qū)分開來。（一）歸檔文件材料的范圍凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。1、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；2、機(jī)關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；3、本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料；下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；4、其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。二、區(qū)分歸檔范圍區(qū)分歸檔范圍，就是將需要?dú)w檔和不需要?dú)w檔的文11（二）不歸檔文件材料的范圍1、上級機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；2、本機(jī)關(guān)文件材料中的重要文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來電、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；3、同級機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；4、下級機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級抄報(bào)的文件材料。（二）不歸檔文件材料的范圍12三、分年度（一）一般文件，歸入文件制發(fā)年度（指文件最后的落款日期）（二）跨年度的文件，歸入文件內(nèi)容所針對的年度1、跨年度的請示與批復(fù)，一并歸入批復(fù)年度；沒有批復(fù)的，歸入請示年度。2、跨年度轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)或批轉(zhuǎn)本機(jī)關(guān)（包括批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)）的文件，一并歸入批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)年度。3、跨年度的表彰決定，考評結(jié)果、審計(jì)結(jié)論等文件，歸入表彰、考評、審計(jì)所專指的年度。4、跨年度的規(guī)劃，歸入規(guī)劃針對的第一年度。5、跨年度的總結(jié)，歸入總結(jié)針對的最后一個(gè)年度。6、跨年度的會議文件，歸入會議開幕年度。7、年度工作計(jì)劃、總結(jié)和各種基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計(jì)報(bào)表，歸入文件內(nèi)容所針對的年度。8、工作計(jì)劃與總結(jié)一般不應(yīng)寫在一起，如寫在一起的應(yīng)視文件內(nèi)容的主次來決定歸檔的年度。三、分年度（一）一般文件，歸入文件制發(fā)年度（指文件最后的落款139、法規(guī)性文件，歸入通過、公布或批準(zhǔn)生效年度。10、回顧、紀(jì)念性文章，歸入定稿或發(fā)表年度。11、翻印的文件，歸入原件的所屬年度。12、專業(yè)部門使用專門年度所形成的文件，按專門年度立卷歸檔。如教學(xué)年度是每年的9月1日至次年的8月31日為一個(gè)學(xué)年。13、為某項(xiàng)工作或會議收集的文件，一般不歸檔，如確有必要，可歸入使用年度。14、非訴訟案件材料，歸入結(jié)案年度。15、未標(biāo)示文件形成時(shí)間的文件，根據(jù)文件的內(nèi)容、制成材料、制作形成等予以考證后，歸入其所屬年度。9、法規(guī)性文件，歸入通過、公布或批準(zhǔn)生效年度。14四、分類別1、組織機(jī)構(gòu)分類法組織機(jī)構(gòu)分類法，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進(jìn)行分類。也就是按照立檔單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，將整個(gè)全宗內(nèi)的文件材料分成若干類別的方法。機(jī)關(guān)內(nèi)有幾個(gè)機(jī)構(gòu)，就設(shè)幾個(gè)類，機(jī)構(gòu)名稱，就是類名。2、問題分類法問題分類法，就是按照全宗內(nèi)文件材料所記述和反映的問題分類的方法，即將記述和反映同一問題的文件集中，記述和反映不同問題的文件分開。也就是說，不管是機(jī)關(guān)內(nèi)哪個(gè)組織機(jī)構(gòu)形成或辦理的文件，只要是記述和反映同一問題的文件，都?xì)w入一個(gè)類別內(nèi)，以集中反映某一個(gè)問題的來龍去脈及辦理情況。四、分類別1、組織機(jī)構(gòu)分類法15五、劃分保管期限保管期限，就是文件材料的留存年限。劃分保管期限，就是根據(jù)文件材料自身所具有的使用價(jià)值，確定文件材料存留的年限。根據(jù)《國家檔案局8號令》，文書檔案的保管期限為永久、30年和10年三種。永久，即在正常情況下，無限期地保存。永久保管的文書檔案主要包括：確定原則是以我為主、以人為本五、劃分保管期限保管期限，就是文件材料的留存年限。劃分保管期16六、修整文件1、修裱破損文件使用粘合劑和選定的紙張對破損文件進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。2、復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件包括不耐久字跡材料制成的文件和傳真文件。常用的復(fù)制方法是復(fù)印。3、去除易銹蝕的金屬物（如訂書針）4、超大紙張折疊大于A4幅面的紙張要折疊成A4幅面。要注意盡量減少折疊次數(shù)，折痕處盡量位于文字、圖表字跡之外。六、修整文件1、修裱破損文件17七、裝訂（一）裝訂要求：1、歸檔文件應(yīng)以“件”為單位逐件進(jìn)行裝訂。2、裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來文和復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊規(guī)定除外）；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，樣本在前，定稿在后。3、裝訂時(shí)，應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。在左上角裝訂的，左側(cè)與上側(cè)對齊；左側(cè)裝訂的，左側(cè)與下側(cè)（底邊）對齊。七、裝訂（一）裝訂要求：18（二）裝訂方法1、線裝法。根據(jù)文件的厚薄，選擇粗細(xì)適中的棉線進(jìn)行裝訂。文件頁數(shù)較多時(shí)，采用“三孔一線”左側(cè)裝訂。2、對于裝訂成冊不便拆釘?shù)臅⒖?，由于其金屬物已?yán)密封裝在其中，拆除有損其原貌，因此也可以不拆除。（二）裝訂方法19八、排列文件1、在一個(gè)全宗內(nèi)將同一年度的歸檔文件分別按其劃定的保管期限排列，即按永久、30年、10年分別排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。2、在同一期限內(nèi)的文件按其劃定的類別分別排列，類與類之間、類與屬類之間的文件排列，要按照分類方案進(jìn)行。采用問題分類的歸檔文件，可依據(jù)黨群工作類在前，行政管理類、業(yè)務(wù)工作類在后；綜合類在前，專題類在后，并結(jié)合重要程度排列。八、排列文件1、在一個(gè)全宗內(nèi)將同一年度的歸檔文件分別按其劃定20九、文件編號（一）件號件號，是歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識。件號包括室編件號和館編件號兩種。1、室編件號室編件號，即在歸檔文件整理時(shí)編制的件號，其編制方法和要求：（1）歸檔文件排列順序固定之后，應(yīng)逐件編寫件號。（2）在同一年度，同一類別，同一保管期限內(nèi)，按照歸檔文件排列的先后順序，從“1”開始編制件號。（3）不得斷號，重號，跳號。九、文件編號（一）件號21（二）頁號頁號，是每份歸檔文件頁次的順序號。頁號編寫方法和要求：1、以件為單位，逐頁編寫順序號，一份文件為一個(gè)流水號。歸檔文件自身已有頁碼的不再編號，自身無頁碼的要補(bǔ)編頁號。如一份文件由幾部分組成，而且每個(gè)組成部分各自編有頁碼的（如：正文和附件、正文和定稿、請示和批復(fù)、函與復(fù)函、報(bào)告與批示、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、辦法與實(shí)施細(xì)則、收文處理單與正式文件等作為一份文件編制件號歸檔），要重新編寫頁號，即要給這份文件以完整連貫的總頁碼。2、編寫頁號，統(tǒng)一在有文字的每頁文件正面的右上角，背面的左上角，單面印刷的為一頁，編一個(gè)號；雙面印刷的為兩頁，編兩個(gè)號。折疊的大張文字材料或圖表，不管折幾折，凡是單面有字的為一頁，編一個(gè)號，雙面有字的為兩頁，編兩個(gè)號。3、不得重編、漏編頁號。（二）頁號22（三）蓋歸檔章歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁上端居中空白位置。如此位置有領(lǐng)導(dǎo)批示或收發(fā)章等，可加蓋在首頁上端其它空白處，不要壓字跡，盡量不要與收發(fā)章或領(lǐng)導(dǎo)批示文字交叉在一起。（三）蓋歸檔章23十、編制歸檔文件目錄歸檔文件目錄設(shè)有件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。其填寫方法如下：1、件號：填寫室編件號。2、責(zé)任者：填寫制發(fā)文件的機(jī)關(guān)或個(gè)人（標(biāo)明職務(wù)），即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。（1）填寫通用簡稱。（2）以落款（蓋章）單位為準(zhǔn)填寫，不能把承辦文件或擬稿的內(nèi)設(shè)組織機(jī)構(gòu)或個(gè)人作為責(zé)任者填寫。（3）報(bào)表的責(zé)任者，應(yīng)填寫填報(bào)單位，即蓋章單位，而不是報(bào)表的印制或發(fā)送單位。（4）聯(lián)合發(fā)文，只填寫主辦單位。即聯(lián)合發(fā)文的文件字號屬于哪個(gè)單位，哪個(gè)單位就是主辦單位。如發(fā)文字號較多，則根據(jù)該文件涉及的主要內(nèi)容屬于哪個(gè)單位的職能業(yè)務(wù)，責(zé)任者即為這個(gè)單位。如本單位也屬于聯(lián)辦單位之一，應(yīng)把本單位也填入責(zé)任者內(nèi)。如為查閱方便，可把所有聯(lián)辦單位全部填入責(zé)任者欄內(nèi)。（5）問文與復(fù)文作為一件時(shí)（請示與批復(fù)、函與復(fù)函、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)等），只填寫復(fù)文單位即可。如在請示、報(bào)告原件上批復(fù)、批示的，只填寫請示、報(bào)告的單位即可。3、文號：填寫文件的發(fā)文字號，即由發(fā)文代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成。如：萊檔字[1999]第52號（1）聯(lián)合發(fā)文，填寫主辦單位文號即可。（2）期刊類文件，如簡報(bào)、信息、動態(tài)、雜志等，只填寫期刊號即可。（3）報(bào)告與批示、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)、請示與批復(fù)等，只填寫批示、轉(zhuǎn)發(fā)、批復(fù)件文號即可。如在請示、報(bào)告原件上批復(fù)、批示的，只填寫請示、報(bào)告的文號即可。十、編制歸檔文件目錄歸檔文件目錄設(shè)有件號、責(zé)任者、文號、題名244、題名：填寫文件標(biāo)題。（1）凡是文件有題名并能反映文件實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的，應(yīng)照原題名填寫，不得隨意更改或簡化。（2）文件上沒有題名或文件題名不能反映文件實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的，可根據(jù)實(shí)際情況自擬題名（包括補(bǔ)充和改換題名），外加方括號[]填寫。①原題名只有文種的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容補(bǔ)充擬寫文件題名。如市委組織部印發(fā)的任免文件，有的題名中僅有“通知”兩個(gè)字，則必須補(bǔ)充擬寫文件事由，加在文種之前，以便查閱，可擬寫為[關(guān)于干部任免的通知]。②文件題名中以發(fā)文字號代替文件內(nèi)容的，應(yīng)據(jù)文件內(nèi)容補(bǔ)充題名。如：“關(guān)于貫徹執(zhí)行中發(fā)[1985]29號文件的通知”，從文件題名中看不出文件的內(nèi)容，實(shí)際上是關(guān)于加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)的文件，填寫題名時(shí)，應(yīng)補(bǔ)充為“關(guān)于貫徹執(zhí)行中發(fā)[1985]29號文件[加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)]的通知”。③批復(fù)不另行文，只在請示件上簽批請示意見，可在請示件題名的后面補(bǔ)充。如“關(guān)于購買復(fù)印機(jī)的請示、[批復(fù)]”。（3）正件與附件為一件時(shí)，如附件多，內(nèi)容比正件重要，又是單件裝訂，附件的題名要依次列出，題名前加“附件×”。文件題名的填寫，可參照案卷級整理程序中“編制卷內(nèi)文件目錄”中同類項(xiàng)填寫方法填寫。5、日期：即制發(fā)文件的時(shí)間。填寫文件的形成時(shí)間（文件末尾落款日期），以8位阿拉件數(shù)字標(biāo)注年、月、日，占兩格。如：文件的形成時(shí)間是2009年8月6日，即填寫為“20090806”。6、頁數(shù)：填寫每一份歸檔文件的總頁數(shù)，即該文件最后一頁的頁碼。一份文件由幾個(gè)部分組成的，把幾個(gè)組成部分的頁數(shù)相加之和即是這份文件的頁數(shù)。7、備注：填寫文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括文件殘損、修改、移出、銷毀等。4、題名：填寫文件標(biāo)題。25（四）歸檔文件目錄用紙及字跡材料選擇1、用紙：幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長×寬為297mm×210mm），紙質(zhì)優(yōu)良。2、字跡材料：應(yīng)選用較耐久的字跡材料制作，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，現(xiàn)在一律要求使用計(jì)算機(jī)制作目錄，最好使用激光打印機(jī)，其次可使用噴墨式打印機(jī)，如用針式打印機(jī)應(yīng)選擇較耐久的色帶打印。（四）歸檔文件目錄用紙及字跡材料選擇26歸檔文件目錄冊封面全宗名稱：萊蕪市檔案局全宗號：269保管期限：永久年度：2009年類別：文書檔案歸檔文件目錄冊封面全宗名稱：萊蕪市檔案局全宗號：27歸檔文件目錄冊脊背歸檔文件目錄冊脊背28第十一講裝盒歸檔文件第十一講裝盒歸檔文件29十一、裝盒（一）裝盒1、裝盒時(shí)，應(yīng)將不同年度、不同保管期限、不同類別的文件分別裝入不同的盒內(nèi)，不同類別的文件盡量不要混裝在一個(gè)盒內(nèi)，如單位文件數(shù)量少時(shí)，也可裝入一個(gè)盒內(nèi)。2、裝盒時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照室編件號的順序依次裝盒。使之與歸檔文件上的相應(yīng)條目相一致。3、裝盒時(shí)，應(yīng)使每盒內(nèi)的文件數(shù)量適宜。既要裝滿，又不能超過盒內(nèi)容量硬塞，避免損害文件和盒子。4、文件裝盒完畢，即將檔案盒按照文件的排列順序依次排列入柜（上架）。檔案盒一般采取側(cè)立排放。十一、裝盒（一）裝盒305、檔案盒排列入柜后，應(yīng)按其排列順序依次編制檔案盒號。盒號編制方法如下：（1）按三個(gè)保管期限編制大流水號，即一個(gè)單位按永久、30、10三種保管期限編制三個(gè)大流水的盒號。（2）按三個(gè)保管期限分年度編制小流水號，即一個(gè)單位、一個(gè)年度的檔案盒按永久、長期、短期三種保管期限編制三個(gè)小流水號，也就是一年三個(gè)流水號。5、檔案盒排列入柜后，應(yīng)按其排列順序依次編制檔案盒號。盒號編31盒脊填寫(三級分類)盒脊填寫(三級分類)32（二）排列上架將檔案盒按保管期限和盒號先后次序依次側(cè)立放入檔案柜內(nèi)。排列順序：自上而下，自左至右（二）排列上架33（六）填寫備考表（六）填寫備考表34備考表備考表格式盒內(nèi)文件情況說明：整理人：檢查人：年月日備考表備考表格式盒內(nèi)文件情況說明：整理人：35歸檔文件整理流程示意圖收集——齊全完整——平時(shí)及時(shí)收集鑒定——確定歸檔范圍、剔除不歸檔文件———2006年以后劃定保管期限（永久、30年、10年）；06年以前仍為永久、長期、短期裝訂——確定歸檔文件整理單位，并按規(guī)定方法裝訂分類——保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問題）或保管期限—年度排列——按保管期限及文件形成時(shí)間。同一事由內(nèi)的歸檔文件排列、不同事由、不同文字間的歸檔文件排列編號——首頁上端居中空白處蓋歸檔章—填寫歸檔章各項(xiàng)編目——按要求填寫歸檔文件目錄——裝訂歸檔文件目錄裝盒——將歸檔文件按件（卷）號順序裝入檔案局專用檔案盒內(nèi)——填寫備考表——編制填寫檔案盒封面及盒脊入柜——將整理好的檔案對照目錄按要求、順序依次裝入檔案柜保管并放入防蟲藥歸檔文件整理流程示意圖收集——齊全完整——平時(shí)及時(shí)收集36謝謝大家！今天我的課講完了~謝謝大家！今天我的課講完了~37檔案管理培訓(xùn)Logohere檔案管理培訓(xùn)Logohere38歸檔文件整理方法

今天，我們主要講文件級整理方法。文件級整理方法，就是將歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。歸檔文件整理方法今天，我們主要講文件級整理方法。文件級整理391、歸檔文件的收集

3、分年度

5、劃分保管期限7、裝訂主要內(nèi)容9、歸檔文件的編號2、區(qū)分歸檔范圍4、分類別6、修整文件

8、歸檔文件的排列

10、編制歸檔文件目錄11、裝盒1、歸檔文件的收集3、分年度5、劃分保管期限7、裝訂主要40件的定義

件是指歸檔文件的整理單位。1、一般情況下每份（單份）文件為一件。2、文件正本與定稿為一件。如定稿過原不易裝訂（如法規(guī)性文件歷次修改稿），也可單獨(dú)作為一件，即正本和定稿各為一件。3、正文和附件為一件。如附件多，并且比較厚，不易裝訂，也可單獨(dú)作為一件，即正文與附件各為一件。4、原件與復(fù)印件為一件。5、來文與復(fù)文為一件。如請示與批復(fù)、報(bào)告與批示等，雖然是兩上不同責(zé)任者產(chǎn)生于兩個(gè)單位的獨(dú)立文件，但由于其內(nèi)容相同，又存在因果邏輯關(guān)系，利用時(shí)需要相互印證，因此不易分散，應(yīng)作為一件。件的定義件是指歸檔文件的整理單位。416、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。此類文件是一份文件的不同部分，前者是貫徹執(zhí)行要求，后者是具體內(nèi)容，兩者在發(fā)揮效力方面難以分割，所以應(yīng)作為一件。7、正文與文件處理單為一件。文書處理工作比較規(guī)范的機(jī)關(guān)，文件運(yùn)轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件處理單或批辦單、發(fā)文稿紙，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等，這些表單真實(shí)地記錄了文件的形成和辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，所以應(yīng)與文件作為一件。8、報(bào)表、名冊、圖冊、會議記錄、期刊等，一冊為一件。9、會議文件。一次會議形成幾份文件，就是幾件，即一份文件為一件。10、干部職工調(diào)動介紹信、存根，以一人為一件。11、干部任免、錄聘、調(diào)資、離退休、津貼補(bǔ)助等材料。如果一人一表或一文的，以一個(gè)人的一套材料為一件；若以若干人為一表或一文的，以一起上報(bào)審批的這幾個(gè)人的一套材料為一件。12、文件的中文與外文為一件；文件的漢文本與少數(shù)民族文本為一件。6、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。此類文件是一份文件的不同部分，前者42以“件”為單位歸檔的好處

方便整理，減少手工操作，便于現(xiàn)代化管理；減少案卷題名的題寫編制；方便查閱；有利于保密、復(fù)制等以“件”為單位歸檔的好處方便整理，減少手工操作，便于現(xiàn)代化43文件級整理程序文件級整理程序，就是指歸檔文件按文件級整理的步驟。一般情況下，文件級整理大致需要十一道程序，即收集文件、區(qū)分歸檔范圍、分年度、分類別、分保管期限、修整文件、裝訂、排列文件、編制件號、編制歸檔文件目錄、裝盒。文件級整理程序文件級整理程序，就是指歸檔文件按文件級整理的步44第一講收集歸檔文件的第一講收集歸檔文件的45一、收集文件收集文件，就是根據(jù)黨和國家的有關(guān)規(guī)定，通過一定的方式和手續(xù)，把散存在機(jī)關(guān)內(nèi)部和個(gè)人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。1、收集文件的意義收集文件是歸檔整理工作的首要程序。整理工作的對象是文件材料，應(yīng)歸檔文件材料能否收集齊全、完整，直接影響著整理工作的開展，所以說它是確保整理工作質(zhì)量的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。一、收集文件收集文件，就是根據(jù)黨和國家的有關(guān)規(guī)定，通過一定的462、收集工作的原則齊全完整，是收集工作的基本原則。一是全面收集，“四個(gè)方面”齊全二是重點(diǎn)收集，以“我”為主。三是帳外文件的收集3、檢查已歸檔文件材料的質(zhì)量（1）收文的正件與附件是否齊全完整。（2）收文與收文閱辦處理單是否齊全完整。（3）發(fā)文的定稿與印件是否齊全完整。2、收集工作的原則47二、區(qū)分歸檔范圍區(qū)分歸檔范圍，就是將需要?dú)w檔和不需要?dú)w檔的文件材料區(qū)分開來。（一）歸檔文件材料的范圍凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。1、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；2、機(jī)關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；3、本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料；下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；4、其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。二、區(qū)分歸檔范圍區(qū)分歸檔范圍，就是將需要?dú)w檔和不需要?dú)w檔的文48（二）不歸檔文件材料的范圍1、上級機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；2、本機(jī)關(guān)文件材料中的重要文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來電、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；3、同級機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；4、下級機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級抄報(bào)的文件材料。（二）不歸檔文件材料的范圍49三、分年度（一）一般文件，歸入文件制發(fā)年度（指文件最后的落款日期）（二）跨年度的文件，歸入文件內(nèi)容所針對的年度1、跨年度的請示與批復(fù)，一并歸入批復(fù)年度；沒有批復(fù)的，歸入請示年度。2、跨年度轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)或批轉(zhuǎn)本機(jī)關(guān)（包括批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)）的文件，一并歸入批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)年度。3、跨年度的表彰決定，考評結(jié)果、審計(jì)結(jié)論等文件，歸入表彰、考評、審計(jì)所專指的年度。4、跨年度的規(guī)劃，歸入規(guī)劃針對的第一年度。5、跨年度的總結(jié)，歸入總結(jié)針對的最后一個(gè)年度。6、跨年度的會議文件，歸入會議開幕年度。7、年度工作計(jì)劃、總結(jié)和各種基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計(jì)報(bào)表，歸入文件內(nèi)容所針對的年度。8、工作計(jì)劃與總結(jié)一般不應(yīng)寫在一起，如寫在一起的應(yīng)視文件內(nèi)容的主次來決定歸檔的年度。三、分年度（一）一般文件，歸入文件制發(fā)年度（指文件最后的落款509、法規(guī)性文件，歸入通過、公布或批準(zhǔn)生效年度。10、回顧、紀(jì)念性文章，歸入定稿或發(fā)表年度。11、翻印的文件，歸入原件的所屬年度。12、專業(yè)部門使用專門年度所形成的文件，按專門年度立卷歸檔。如教學(xué)年度是每年的9月1日至次年的8月31日為一個(gè)學(xué)年。13、為某項(xiàng)工作或會議收集的文件，一般不歸檔，如確有必要，可歸入使用年度。14、非訴訟案件材料，歸入結(jié)案年度。15、未標(biāo)示文件形成時(shí)間的文件，根據(jù)文件的內(nèi)容、制成材料、制作形成等予以考證后，歸入其所屬年度。9、法規(guī)性文件，歸入通過、公布或批準(zhǔn)生效年度。51四、分類別1、組織機(jī)構(gòu)分類法組織機(jī)構(gòu)分類法，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進(jìn)行分類。也就是按照立檔單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，將整個(gè)全宗內(nèi)的文件材料分成若干類別的方法。機(jī)關(guān)內(nèi)有幾個(gè)機(jī)構(gòu)，就設(shè)幾個(gè)類，機(jī)構(gòu)名稱，就是類名。2、問題分類法問題分類法，就是按照全宗內(nèi)文件材料所記述和反映的問題分類的方法，即將記述和反映同一問題的文件集中，記述和反映不同問題的文件分開。也就是說，不管是機(jī)關(guān)內(nèi)哪個(gè)組織機(jī)構(gòu)形成或辦理的文件，只要是記述和反映同一問題的文件，都?xì)w入一個(gè)類別內(nèi)，以集中反映某一個(gè)問題的來龍去脈及辦理情況。四、分類別1、組織機(jī)構(gòu)分類法52五、劃分保管期限保管期限，就是文件材料的留存年限。劃分保管期限，就是根據(jù)文件材料自身所具有的使用價(jià)值，確定文件材料存留的年限。根據(jù)《國家檔案局8號令》，文書檔案的保管期限為永久、30年和10年三種。永久，即在正常情況下，無限期地保存。永久保管的文書檔案主要包括：確定原則是以我為主、以人為本五、劃分保管期限保管期限，就是文件材料的留存年限。劃分保管期53六、修整文件1、修裱破損文件使用粘合劑和選定的紙張對破損文件進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。2、復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件包括不耐久字跡材料制成的文件和傳真文件。常用的復(fù)制方法是復(fù)印。3、去除易銹蝕的金屬物（如訂書針）4、超大紙張折疊大于A4幅面的紙張要折疊成A4幅面。要注意盡量減少折疊次數(shù)，折痕處盡量位于文字、圖表字跡之外。六、修整文件1、修裱破損文件54七、裝訂（一）裝訂要求：1、歸檔文件應(yīng)以“件”為單位逐件進(jìn)行裝訂。2、裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來文和復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊規(guī)定除外）；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，樣本在前，定稿在后。3、裝訂時(shí)，應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。在左上角裝訂的，左側(cè)與上側(cè)對齊；左側(cè)裝訂的，左側(cè)與下側(cè)（底邊）對齊。七、裝訂（一）裝訂要求：55（二）裝訂方法1、線裝法。根據(jù)文件的厚薄，選擇粗細(xì)適中的棉線進(jìn)行裝訂。文件頁數(shù)較多時(shí)，采用“三孔一線”左側(cè)裝訂。2、對于裝訂成冊不便拆釘?shù)臅?、刊物，由于其金屬物已?yán)密封裝在其中，拆除有損其原貌，因此也可以不拆除。（二）裝訂方法56八、排列文件1、在一個(gè)全宗內(nèi)將同一年度的歸檔文件分別按其劃定的保管期限排列，即按永久、30年、10年分別排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。2、在同一期限內(nèi)的文件按其劃定的類別分別排列，類與類之間、類與屬類之間的文件排列，要按照分類方案進(jìn)行。采用問題分類的歸檔文件，可依據(jù)黨群工作類在前，行政管理類、業(yè)務(wù)工作類在后；綜合類在前，專題類在后，并結(jié)合重要程度排列。八、排列文件1、在一個(gè)全宗內(nèi)將同一年度的歸檔文件分別按其劃定57九、文件編號（一）件號件號，是歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識。件號包括室編件號和館編件號兩種。1、室編件號室編件號，即在歸檔文件整理時(shí)編制的件號，其編制方法和要求：（1）歸檔文件排列順序固定之后，應(yīng)逐件編寫件號。（2）在同一年度，同一類別，同一保管期限內(nèi)，按照歸檔文件排列的先后順序，從“1”開始編制件號。（3）不得斷號，重號，跳號。九、文件編號（一）件號58（二）頁號頁號，是每份歸檔文件頁次的順序號。頁號編寫方法和要求：1、以件為單位，逐頁編寫順序號，一份文件為一個(gè)流水號。歸檔文件自身已有頁碼的不再編號，自身無頁碼的要補(bǔ)編頁號。如一份文件由幾部分組成，而且每個(gè)組成部分各自編有頁碼的（如：正文和附件、正文和定稿、請示和批復(fù)、函與復(fù)函、報(bào)告與批示、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、辦法與實(shí)施細(xì)則、收文處理單與正式文件等作為一份文件編制件號歸檔），要重新編寫頁號，即要給這份文件以完整連貫的總頁碼。2、編寫頁號，統(tǒng)一在有文字的每頁文件正面的右上角，背面的左上角，單面印刷的為一頁，編一個(gè)號；雙面印刷的為兩頁，編兩個(gè)號。折疊的大張文字材料或圖表，不管折幾折，凡是單面有字的為一頁，編一個(gè)號，雙面有字的為兩頁，編兩個(gè)號。3、不得重編、漏編頁號。（二）頁號59（三）蓋歸檔章歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁上端居中空白位置。如此位置有領(lǐng)導(dǎo)批示或收發(fā)章等，可加蓋在首頁上端其它空白處，不要壓字跡，盡量不要與收發(fā)章或領(lǐng)導(dǎo)批示文字交叉在一起。（三）蓋歸檔章60十、編制歸檔文件目錄歸檔文件目錄設(shè)有件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。其填寫方法如下：1、件號：填寫室編件號。2、責(zé)任者：填寫制發(fā)文件的機(jī)關(guān)或個(gè)人（標(biāo)明職務(wù)），即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。（1）填寫通用簡稱。（2）以落款（蓋章）單位為準(zhǔn)填寫，不能把承辦文件或擬稿的內(nèi)設(shè)組織機(jī)構(gòu)或個(gè)人作為責(zé)任者填寫。（3）報(bào)表的責(zé)任者，應(yīng)填寫填報(bào)單位，即蓋章單位，而不是報(bào)表的印制或發(fā)送單位。（4）聯(lián)合發(fā)文，只填寫主辦單位。即聯(lián)合發(fā)文的文件字號屬于哪個(gè)單位，哪個(gè)單位就是主辦單位。如發(fā)文字號較多，則根據(jù)該文件涉及的主要內(nèi)容屬于哪個(gè)單位的職能業(yè)務(wù)，責(zé)任者即為這個(gè)單位。如本單位也屬于聯(lián)辦單位之一，應(yīng)把本單位也填入責(zé)任者內(nèi)。如為查閱方便，可把所有聯(lián)辦單位全部填入責(zé)任者欄內(nèi)。（5）問文與復(fù)文作為一件時(shí)（請示與批復(fù)、函與復(fù)函、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)等），只填寫復(fù)文單位即可。如在請示、報(bào)告原件上批復(fù)、批示的，只填寫請示、報(bào)告的單位即可。3、文號：填寫文件的發(fā)文字號，即由發(fā)文代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成。如：萊檔字[1999]第52號（1）聯(lián)合發(fā)文，填寫主辦單位文號即可。（2）期刊類文件，如簡報(bào)、信息、動態(tài)、雜志等，只填寫期刊號即可。（3）報(bào)告與批示、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)、請示與批復(fù)等，只填寫批示、轉(zhuǎn)發(fā)、批復(fù)件文號即可。如在請示、報(bào)告原件上批復(fù)、批示的，只填寫請示、報(bào)告的文號即可。十、編制歸檔文件目錄歸檔文件目錄設(shè)有件號、責(zé)任者、文號、題名614、題名：填寫文件標(biāo)題。（1）凡是文件有題名并能反映文件實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的，應(yīng)照原題名填寫，不得隨意更改或簡化。（2）文件上沒有題名或文件題名不能反映文件實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的，可根據(jù)實(shí)際情況自擬題名（包括補(bǔ)充和改換題名），外加方括號[]填寫。①原題名只有文種的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容補(bǔ)充擬寫文件題名。如市委組織部印發(fā)的任免文件，有的題名中僅有“通知”兩個(gè)字，則必須補(bǔ)充擬寫文件事由，加在文種之前，以便查閱，可擬寫為[關(guān)于干部任免的通知]。②文件題名中以發(fā)文字號代替文件內(nèi)容的，應(yīng)據(jù)文件內(nèi)容補(bǔ)充題名。如：“關(guān)于貫徹執(zhí)行中發(fā)[1985]29號文件的通知”，從文件題名中看不出文件的內(nèi)容，實(shí)際上是關(guān)于加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)的文件，填寫題名時(shí)，應(yīng)補(bǔ)充為“關(guān)于貫徹執(zhí)行中發(fā)[1985]29號文件[加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)]的通知”。③批復(fù)不另行文，只在請示件上簽批請示意見，可在請示件題名的后面補(bǔ)充。如“關(guān)于購買復(fù)印機(jī)的請示、[批復(fù)]”。（3）正件與附件為一件時(shí)，如附件多，內(nèi)容比正件重要，又是單件裝訂，附件的題名要依次列出，題名前加“附件×”。文件題名的填寫，可參照案卷級整理程序中“編制卷內(nèi)文件目錄”中同類項(xiàng)填寫方法填寫。5、日期：即制發(fā)文件的時(shí)間。填寫文件的形成時(shí)間（文件末尾落款日期），以8位阿拉件數(shù)字標(biāo)注年、月、日，占兩格。如：文件的形成時(shí)間是2009年8月6日，即填寫為“20090806”。