最實(shí)用的日語商務(wù)郵件規(guī)范和技巧

最實(shí)用的商務(wù)日語郵件規(guī)范和技巧

一、格式

郵件的格式?jīng)]有書信那么麻煩，主要就以下幾點(diǎn)

·收件人的名字：寫清對方稱謂，外部客戶一定要加「様」

·開頭問候：?先日はありがとうございました。

?はじめまして。

?いつも○○をご利用くださり、ありがとうございます。

?初めてメールをお送りさせていただきます。

?突然のメール、失禮いたします。

?ご無沙汰しております。

?お忙しいところ、恐れ入ります。

·自報(bào)家門：自我介紹

·正文概要提示：推薦正文前放一個(gè)起頭

?本日のお打ち合わせの結(jié)果について、ご報(bào)告申し上げます。

?先日のお禮を申し上げたく、ご連絡(luò)させていただきました。

?○○の件についてお詫び申し上げたく、メールをお送りさせていただきました。

·正文：字體：MSPgothic10或者12，我推薦10，這個(gè)字與字之間間隔較大，日本人用得比較多。

語法：對客戶用敬語，一般用です型。

格式：多空行，每行不超過35個(gè)字，多用標(biāo)點(diǎn)，或用記號、劃線和顏色。

·結(jié)束問候：?お手間をかけますが、ご確認(rèn)をよろしくお願(yuàn)いします。

?今後ともよろしくお願(yuàn)いいたします。

?ご協(xié)力のほど、よろしくお願(yuàn)いいたします。

?ご検討くださいますようお願(yuàn)いいたします。

?とり急ぎご連絡(luò)（ご報(bào)告）まで。

?以上、用件のみ申し上げます。

?何卒よろしくお願(yuàn)い申し上げます。

·簽名：姓名、職位、公司、地址、聯(lián)系方式。

具體可參考下圖：

二、需注意事項(xiàng)

※郵件名稱和發(fā)件人名稱

在這個(gè)垃圾郵件橫行的年代，如果諸君的郵件名稱與發(fā)件人名稱看起來很囧。即使你真的有重要的消息，即使你只是山寨的垃圾郵件，收件人也基本會(huì)將其判定為spam而按下X鍵，讓你的郵件再也見不到太陽。

為了避免這樣的悲劇發(fā)生，我們需要使用明確的郵件名稱和正統(tǒng)的顯示名稱。①郵件名：常被便當(dāng)?shù)泥]件名往往是這樣的：

「お問い合わせ」

「こんにちは」

「はじめまして」

「ご連絡(luò)」

「ありがとうございます」

看上去煞有其事，其實(shí)是垃圾郵件的常見標(biāo)題。

所以我們需要在主題中寫清郵件的大致內(nèi)容，比如「○○番號サンプルの送付について」「○○見積の件」「○○製品の本番進(jìn)捗」「春節(jié)休みのお知らせ」。

盡量具體點(diǎn)，只要讓對方想起來還有這么回事就沒問題。②另外一個(gè)很容易被我們忽略的地方，“顯示發(fā)件人名”。

這是指我們給對方發(fā)信時(shí)，在對方電腦上顯示出的我們的名字。

可以在outlook的工具→電子郵件帳戶中，通過更改“我的名字”來實(shí)現(xiàn)。發(fā)給日本人最好用漢字。┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅

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※寫信和回信的時(shí)機(jī)

寫信的時(shí)機(jī)

與客戶開會(huì)完畢后馬上發(fā)郵件

「今日はありがとうございました」

然后跟郵件一起把會(huì)議記錄發(fā)給客戶。しっかり

隨時(shí)報(bào)告工作進(jìn)度

細(xì)かい進(jìn)捗報(bào)告をメールで入れる。

丁寧

被推薦去看某書

「本を読みましたよ」という感想メールとお禮を送る。

素直

看到客戶可能會(huì)感興趣的報(bào)道

「○○さんにいち早くお知らせしました」と転送する。

気が利く

回信的時(shí)機(jī)

商務(wù)中的時(shí)間是非常關(guān)鍵的，迅速地回復(fù)郵件是最理想的狀態(tài)。

但事實(shí)的情況是，很多時(shí)候，我們都會(huì)面臨需要對郵件進(jìn)行優(yōu)先處理的選擇中。

我們可以用時(shí)間管理法來分析平野老師的例子。

※我們可以先學(xué)一下一下這張第4代時(shí)間管理方法，以此來決定我們回復(fù)郵件的先后。

也就是我們所謂的重要和緊急的問題。

※然后再來看一下我對這些郵件的分類。

怎么樣，這樣處理的先后就一目了然了吧。

ps：每個(gè)人的情況不同，結(jié)果不是固定的，我這個(gè)也只是一個(gè)參考。

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※貫徹高效郵件處理法

聽著挺虛的吧，說實(shí)話我最不要聽“提高效率”這種話了，要提高到什么程度，怎么提高？

沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)和執(zhí)行方法，通通都是空話。

所以我們來具體看看怎么高效法

①快捷輸入法：

這個(gè)操作很簡單，看下圖圖示：

用微軟自帶的IME，里面輸入讀音，按空格鍵直接出現(xiàn)一串，就像一般打單詞一樣的道理。

我用這個(gè)方法試了一下，實(shí)在是非常地便利。

用平野老師的計(jì)算方法，如果每天需要回復(fù)10封郵件的話，一年起碼可以節(jié)省10個(gè)鐘頭的工作時(shí)間。

以上就是表示輸入よろしく四個(gè)音后，按空格直接會(huì)跳出よろしくお願(yuàn)いします。

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※引用的美麗和哀愁我們收到郵件之后很習(xí)慣就會(huì)“全部回復(fù)”，而且關(guān)于一個(gè)主題的郵件，就更加不辭辛勞地一封一封地疊加上去，回來回去，尾巴拖得老長。這個(gè)習(xí)慣當(dāng)然有好處，不然也不會(huì)被發(fā)揚(yáng)得這么光大，但也并非十全十美，我們可以來看看都有哪些優(yōu)缺點(diǎn)呢？

優(yōu)點(diǎn)：不會(huì)漏掉重要的信息可以讓每一個(gè)收到郵件的人都能看到這個(gè)事情的來龍去脈，也可以為其中過程留下案底，到時(shí)候可以成為呈堂證供。

缺點(diǎn)：①郵件會(huì)變得又大又重，因?yàn)楹芏郙M喜歡把自己的頭像搞到簽名上去，一來二去，飄無的文本也會(huì)被拖成200、300kb。

②太長了反而會(huì)意義不明。

因?yàn)橐梦脑谡牡南旅妫蔷秃苡锌赡茉斐墒占寺┳x了下方引用文中的重要信息，容易誤事。

解決方法：我們可以將需要引用的重要信息提出來，逐一進(jìn)行回復(fù)。

下面為平野先生提供的一個(gè)范例。

第一封為對方發(fā)給平野先生的，

第二封為平野先生推薦的對應(yīng)方法，即用符號【>】來標(biāo)記重要的引文，而后回復(fù)。

第三封為我日常的回信方法，就是用不同顏色進(jìn)行標(biāo)注，來達(dá)到強(qiáng)調(diào)的作用。

收到的郵件如下：

平野先生推薦的回復(fù)方法，用符號【>】來標(biāo)記重要的引文，而后回復(fù)：

我推薦的回復(fù)方法，用不同顏色進(jìn)行標(biāo)注，來達(dá)到強(qiáng)調(diào)的作用。：

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┅┅┅┅┅┅┅┅郵件中會(huì)引起收件人不快的行為，以及規(guī)避方法我們可以先參考一下平野先生的調(diào)查結(jié)果——至今在接收郵件時(shí)使您感到不快的事例是…

仔細(xì)想想，如果自己收到含有上述問題的郵件的時(shí)間，那滋味確實(shí)不那么好受。

我們可以一個(gè)一個(gè)分析一下

①不便于閱讀

造成不便于閱讀的原因有很多，這里就說一個(gè)比較常見的段落不分，句式雜亂。

日本是典型的喜歡看圖畫的國家，他們的宗旨就是一目了然——數(shù)據(jù)必須要求圖表，提案必須分行標(biāo)明。當(dāng)然，郵件的格式也要清爽。那就要做到以下幾個(gè)基本點(diǎn)：

?內(nèi)容清晰：內(nèi)容整個(gè)一坨的，八成沒人會(huì)去仔細(xì)看，累人。

這里可以參考平野先生的例子：改善前，整就一坨

改善后，一目了然，把最重要的時(shí)間以及會(huì)議內(nèi)容分條列出來

看的人輕松，寫的人也不會(huì)忘了東西。

②措辭不當(dāng)

語法方面，對客戶用大敬語，對同事です型，這個(gè)一般沒什么問題。

但表達(dá)方法上，我們需要使用一些日式思維：

比如“委婉”地指出對方的錯(cuò)誤，“明確”地表達(dá)自己的意圖，“及時(shí)”地提出自己的建議等等。

下面假設(shè)了幾種情況的應(yīng)對，僅作參考。

?指出對方的錯(cuò)誤

直接被人說“你錯(cuò)了”，不管誰都不會(huì)舒服。

所以我們可以選擇避免直接說，而改為

“可能你沒有注意到”「気づかなかったようですが」

※同樣的，這樣的方法也用在催促之上

比如“先週のメールが屆かなかったようですが、もう一度ｘｘｘの件をご確認(rèn)いただけますか”

給對方一個(gè)下臺(tái)的臺(tái)階。

?表示感謝

「ありがとうございます」是表達(dá)謝意最直接的一種方式，簡單又不容易出Bug，推薦。

若對方是需要頻繁聯(lián)系的人，我們還可以選擇多說一句話帶點(diǎn)幽默的話，以增進(jìn)彼此間單薄的友情。

?提意見

提出反對意見、批評別人時(shí)，卻不提出自己的改善意見，這是商務(wù)郵件中的大忌。

※見以下列子：

發(fā)件人提出了問題點(diǎn)，但看到這樣一封來信，

收件人對方卻不知道發(fā)件人“為什么要提出這個(gè)問題”。

是指“這個(gè)報(bào)價(jià)被NG了”？還是指“只要有所改善，還是有下單的可能的”？

也就是意圖不明。

收件人不但會(huì)感到困惑，同時(shí)也會(huì)質(zhì)疑發(fā)件人的工作能力。對于發(fā)件人來說，后者更危險(xiǎn)。

*改善例：提出建議，為收件人的下一步行動(dòng)進(jìn)行提示。

其實(shí)不僅僅是郵件，也不僅僅針對日本人。

為了提高工作的效率，問題的解決率，在日常的工作中，也需要這樣的工作方法。

不能只是說“我覺得不對”就OK了，還煩請說明“為什么覺得不對，問題點(diǎn)在○○處”“可能使用○○這樣方法更好?！?/p>

?道歉——誠意最重要

日文道歉郵件的寫法和句式都是比較固定的，格式不外乎以下：

○○様：

いつもお世話になっております。

○○會(huì)社の○○です。

この度は、○○○（犯了什么錯(cuò)誤）

大変申し訳ございませんでした。（這個(gè)要說2遍）

今後このようなことがないように、○○（改善方法，如果是操作過失，直接說「今度は気をつけます」）

この度は、大変申し訳ございませんでした。

※值得注意的是，雖然「大変申し訳ございませんでした」要說2遍，但不能多說，一旦多說，反而會(huì)失去誠意。

?巧妙地拒絕上司的要求

拒絕的時(shí)候，如果說“不想做”，那就是個(gè)態(tài)度問題，所以只能說“不能做”。

這里推薦“負(fù)擔(dān)過重”「わたくしともには負(fù)擔(dān)が重過ぎます。」這個(gè)說法，來表示這個(gè)要求超過了自己的能力。

既表現(xiàn)了自身的謙遜態(tài)度，又可以逃過一劫。

類似還可以用

「とても力が及びません」

「私などが出る幕ではございません」等等。

?對別人無用的幫助或建議的回復(fù)

特地找來的東西被說成沒有用，任誰都不會(huì)感到舒服的。

所以這里要先感謝，再說“我會(huì)將其作為參考的”，比較不會(huì)出岔子。

?因人而異的措辭不當(dāng)。

例①「ご連絡(luò)をお待ちしております」

雖然是商務(wù)日語郵件中的經(jīng)典問候，

但是有些人，平野先生的原句中是這么寫的「目上の人（もしくは、自分が目上であると勘違いしている人）」，

覺得他沒有必要為了你而主動(dòng)聯(lián)系你，需要你直接來聯(lián)系，收到這句話心里會(huì)不舒服。

所以保險(xiǎn)起見，給上司寫郵件的時(shí)候就別用這句了。

例②「頑張ってください！」「期待しているぞ！」

給別人施加額外的壓力。

部分日本人的神經(jīng)比較敏感，這樣一說，反而會(huì)給他壓力，搞得他們胃穿孔，不好。

所以基本上bussiness中也不用這句。

③正文內(nèi)容中需要注意的

在寫信的過程中，要注意以下這些毛病

?過于曖昧

典型用語：結(jié)構(gòu)です。

「結(jié)構(gòu)です」或者「いいです」這樣的詞語，都是日文中典型的曖昧詞語，在mail中盡量避免用這樣的回答方法。

可以改為

「是非、お送り下さい」

「あいにくですが、その資料は必要としていません」

而作為接收方，如果收到這樣的mail，也需要進(jìn)行再確認(rèn)。

?意圖不清

另外，除了YES和NO要明確之外，寫信者也必須明確地表達(dá)自己的意圖。

舉個(gè)例子：「先日の提案、とても殘念でした」

這是非常日本化的一個(gè)用法錯(cuò)誤。

我們知道日語中這句話有兩種語義：

①提案被NG，沒有后話了；

②表示失望，意指對方還可以做得更好，就是要求對方重新提交提案。

這樣的句子就很容易造成誤解了。

?期限不明確

另外，在希望對方“快點(diǎn)確認(rèn)后回復(fù)”的郵件中，

要避免使用「なるべく」「できるだけ」「お暇なときに」等沒有明確數(shù)據(jù)的副詞。

④慎用“已讀回執(zhí)”

“已讀確認(rèn)”是發(fā)件人為了確認(rèn)收件人是否打開過郵件而設(shè)置的一項(xiàng)功能。

但根據(jù)平野先生的調(diào)查，使用效果并不理想——

2%的發(fā)送者收不到已讀回執(zhí)；

20%的收信人拒絕在“已讀確認(rèn)”框中按“確定”（我也是其中之一）。

而最大的問題，就是會(huì)造成收件人的不快。

我也曾經(jīng)收到客戶發(fā)過來的這一類的已讀確認(rèn)，很復(fù)雜的感受。

首先感到自己不被信任，其次感覺自己被監(jiān)視，總之不是什么好的經(jīng)驗(yàn)。

所以各位需要謹(jǐn)慎再謹(jǐn)慎地使用這個(gè)功能。

⑤CC與BCC的用法

作為平社員的我等，在發(fā)送郵件時(shí)，常常要C給很多人——

自己的上司、總監(jiān)，收件人的上司、同事、總監(jiān)，重要的時(shí)候甚至要C給老板。

所以在使用的時(shí)候，可要三思而后行。

CC——抄送。位于“收件人”一欄下方。

若你是被抄送人，你將可以看到收件人及其他被抄送人的郵箱；

當(dāng)然，別的被抄送人也能看到你的信息。

BCC——暗抄。位于“收件人”一欄下方的下方。

若你是被暗抄人，你將可以看到收件人和被CC人的信息，但看不到其他被BCC的人信息。

當(dāng)然，別人也看不到你的信息。

※但請注意，一旦你點(diǎn)擊“全部回復(fù)”后發(fā)送，你的信息便將被公布于眾。

而當(dāng)初發(fā)件人BCC你的這種行為，也會(huì)被曝光，這就會(huì)牽涉到很復(fù)雜且微妙的公司關(guān)系了。

因此回信之前先看看自己是不是被BCC的。

⑥回信太慢

日本人常把人際交流比喻為“接發(fā)球”，我發(fā)你接，你發(fā)我接。

如果我發(fā)你不接，那一定是你對我有什么意見，反之亦然。

所以我們遵循2個(gè)原則——

①讓郵件往來結(jié)束在對方手里。也就是說，最后的一封感謝或者總結(jié)郵件必須是你自己發(fā)的。

②速度盡量要快。

所以說，收到日本醬的來信后，就算這個(gè)事情還未被列入議程還浮云著，

你也得給他回封信告訴他“我收到郵件了”，不然他會(huì)老以為你沒看到到時(shí)候又得抑郁癥~~

而且回這封確認(rèn)信的速度一定要快，你見過接發(fā)球的時(shí)候一只球在空中徘徊很久的么~~

⑦錯(cuò)字漏字亂碼

郵件總是要讓人讀懂的，所以這是必須要注意的

?錯(cuò)別字，漏字

就像拿到一本新書一樣，如果看到了錯(cuò)印漏印，我們腦中涌現(xiàn)出的第一個(gè)想法是什么？

對，就是“不細(xì)心”，雖然只有3個(gè)字，但可以延伸到無限大——未檢查、不重視、工作習(xí)慣差、隨便、無法信任——

我們知道日本醬的YY能力是很強(qiáng)的，所以一旦被他YY到“無法信任”的地步，這接下去的事就黃啦。

所以要特別注意錯(cuò)字漏字，小錯(cuò)誤可能會(huì)造成大問題。

日語中還比較容易出現(xiàn)的是輸入的時(shí)候送假名出現(xiàn)的錯(cuò)誤。

比如：一週間お待ちしております。如果中間打斷掉，就容易變成

一週間御町しております。

這種情況也需要注意。

?不能有亂碼：一旦亂碼，立馬出局。

尤其是在中日這樣兩個(gè)語言環(huán)境的國家下，亂碼出現(xiàn)的頻率很高。

出現(xiàn)原因很多，包括使用的郵箱服務(wù)器的設(shè)定的不同，個(gè)人設(shè)定的不同，本身發(fā)送時(shí)的編碼設(shè)定的不同……

建議第一次發(fā)信還是用郵箱的缺省設(shè)置來發(fā)，因?yàn)槟鞘亲钇毡樽詈椭C的設(shè)定，而且編碼是自動(dòng)選擇的。

第一次發(fā)出后主動(dòng)確認(rèn)是否正常接受。

若出現(xiàn)問題，以下是本人曾經(jīng)使用過的土法2枚：

①將內(nèi)容改為“文本”，這樣亂碼出現(xiàn)的頻率會(huì)降低；

②使用foxmail，在發(fā)送郵件之前全選→編輯→編碼中選擇自動(dòng)選擇或者Unicode發(fā)送。

⑧忘記添加附件

別以為自己不會(huì)犯這種低級錯(cuò)誤哦，自詡為完美主義癥候群的在下，有段時(shí)間也經(jīng)常犯這個(gè)錯(cuò)誤哦。

噼里啪啦手指翻飛打了長長一篇，最后瀟灑地按下發(fā)送鍵，手指剛起來就反應(yīng)過來啊忘了加附件了，

急急忙忙再發(fā)一封道歉信……說不出有多郁悶。

其實(shí)這個(gè)毛病要改掉也很方便：

①若有附件，第一時(shí)間就添加。

②發(fā)送前再檢查一遍。

這樣不會(huì)讓客戶感覺你過于幼稚，頼りにならない。

⑨html形式的郵件

什么叫Html格式？——

對，就是「メールマガジン（メルマガ）」，通常我們所見的メルマガ，都是html格式的。

相當(dāng)于是發(fā)了一個(gè)頁面到你的郵箱。

因?yàn)镠tml頁面格式在郵件中也不會(huì)被打亂，

而且作為一個(gè)網(wǎng)頁，不用擔(dān)心亂碼；

若收件人點(diǎn)擊，還可以增加點(diǎn)擊量；

系統(tǒng)群發(fā)的設(shè)置又很方便。

所以很受商業(yè)網(wǎng)站的青睞。（比如Facebook的中國山寨開心網(wǎng)，當(dāng)年就是用鋪天蓋地的Html來起家的~~）。

但是這類郵件有個(gè)及其巨大的弊端，就是容易直接被郵件判定為spam，所以請不要隨便直接貼頁面給朋友。

還會(huì)發(fā)生以下這種讓收件人無法忍受的現(xiàn)象。

滿是紅叉——

如果真要看圖——

然后才能——

多麻煩，這樣收件人的舒適度當(dāng)然是下下下。

所以Html貼頁面這種事盡量不要做。

當(dāng)然如果你需要宣傳你的網(wǎng)站的話，這種做法也不是不能理解滴~~~

⑩敬語的使用方法

這個(gè)咱這兒就不細(xì)說了，各位可以再去重溫一下教科書。

然后可以到Y(jié)ahooJapan之類的地方去測試一下自己的敬語水平。（從底下的留言可以看出，相比于日本的部分90后，咱天朝人民的敬語水平還是不錯(cuò)滴~~）

?附件格式無法打開

附件么不外乎word、excel、ppt、pdf、jpg之類的，這些發(fā)過去都沒啥問題。

這里要說的是當(dāng)我們要發(fā)送文件夾的時(shí)候，該怎么辦？

各位第一時(shí)間想到的是什么方法？對吧，就是壓縮文件。

如果你發(fā)給中國人，那當(dāng)然沒有問題。

但是諸君要知道，日本公司里很多都是不能自行安裝軟件的。

也就是說，你的收件人很有可能只有window自帶的zip解壓，天朝的rar.格式他們是打不開的……

所以最好的方法就是不要壓縮，一個(gè)一個(gè)貼給他。

實(shí)在要壓縮的時(shí)候，就壓成zip.格式。

另外，現(xiàn)在softbank有在推網(wǎng)絡(luò)硬盤x-drive（http://www.xdrive.jp/），有興趣的各位也可以去用著試試。

?機(jī)種依存字體

記得絕望曾經(jīng)討論過“普通”這個(gè)詞的意義，其實(shí)沒有個(gè)性是日本人的共性但又是他們極力避免的-_-|||

但換做在商業(yè)上，為了保險(xiǎn)起見，各位還是不要用“只有你自己的電腦上才能顯示出的字體”了。

比如我現(xiàn)在公司里用的“微軟雅黑”，在家里因?yàn)闆]有裝這個(gè)字體，顯示出來就坑坑洼洼非常地月球表面了。

日語也一樣，當(dāng)然咱普通的天朝人民也不太會(huì)去裝日文的特殊字體，

但為了保險(xiǎn)起見，建議使用最普通最大眾的“MSMincho、Gothic”這些微軟自帶的字體。

?收件人名稱相關(guān)

這是什么意思呢。

就是說，當(dāng)你在outlook的聯(lián)系簿中創(chuàng)建一個(gè)新的聯(lián)系人的時(shí)候，不是需要輸入他的名字和郵箱地址么。

然后這個(gè)名字便會(huì)被顯示出來。

不但會(huì)顯示在他發(fā)給你的郵件中，也會(huì)顯示在你發(fā)給他的郵件中。

也就是說，如果你給你的上司命名為SB的話，

你發(fā)給他郵件的時(shí)候，他打開郵件顯示的他的名字也是SB……o(╯□╰)o

這個(gè)問題解決起來很方便，就是在創(chuàng)建聯(lián)系人的時(shí)候命名小心點(diǎn)。

?郵件的引用

我已經(jīng)在“上”里面講了很多了，這里就不做贅述。

?表情符號

然后我們說說表情符，這就是表情符，跟我們的旺旺跟MSN表情差不多。

平常聊天用挺新鮮的，但一旦到商業(yè)上，就會(huì)讓對方感到你不正規(guī)。

特別是日本這種崇尚簡單設(shè)計(jì)的國家，你覺得弄上去很有趣想增進(jìn)一點(diǎn)感情的東西，

也許他們會(huì)覺得很沒品味，特不正規(guī)，非常地子供っぽい。

腦子里閃過BS你的念頭后，囧著說「中國人だからしかたがないなぁ~~」，就變成BS中國人了。

所以為了天朝的形象，咱也不能在商務(wù)郵件中使用表情符。

?簽名的用法

主要就是要寫清自己的所屬公司、聯(lián)系方式、姓名之類的。

格式主要有2類，一類是文本簽名，一類是Html簽名。

文本簽名：

┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━□□

>┌╂◆株式會(huì)社○○○○?ジャパン

>━┿┛○○○○JAPANCO.,LTD.

>○○支社○○○○