文件和資料的控制作業(yè)指導書

樂星電纜（無錫）有限公司管理標準文件編號：LSCW(00)-M-文控-01文件和資料的控制作業(yè)指導書修訂日/編號：12.10.11.(rev3)第頁LSCableLtd.制/修訂履歷(RevisionHistory)區(qū)分(Division)年/月/日(Date)修訂者(Revisor)修訂內(nèi)容(Revisioncontents)修訂事由(Reasonforrevision)修訂履歷02006.08.10梁黎新制訂規(guī)范文件和資料處理流程12006.12.10梁黎修改外來文件/資料的管理辦法與程序文件相符22007.03.15梁黎補發(fā)文件需填寫《文件補發(fā)申請單》規(guī)范補發(fā)文件流程32012.10.11趙嵐變更文件審批流程變更文件更改申請表出口許可證審核不符合項4567891011121314裁決編制審核批準質(zhì)量保證部門：孫道躍(ConfirmedbyQA)發(fā)布處(份數(shù))QA：1份設備管理：1份管理部：1份機器事業(yè)：1份母線槽：1份鋁事業(yè)：1份合議目的規(guī)范文件和資料的處理流程，推進ISO品質(zhì)經(jīng)營系統(tǒng)的統(tǒng)一化。適用范圍適用于LSCW法人內(nèi)部所有需要受控的文件和資料(包括外來文件)。參考文件《品質(zhì)標準管理規(guī)定》(LSCW(00)-B-1101)《品質(zhì)標準管理細則》(LSCW(00)-B-1101-01)用語的定義4.1受控的文件包括：質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)標準、作業(yè)指導書、產(chǎn)品規(guī)格、設計書、出入庫檢查規(guī)格\等等。4.2受控的資料包括：對外簽約文件和技術性文件，如客戶提供的標準和圖紙等4.3外來文件包括：國家標準、行業(yè)標準、法津法規(guī)及客戶提供的技術文件、技術標準等，具體包括書面文件、傳真等。責任和權限5.1QA部：1)由質(zhì)量部統(tǒng)一負責受控文件和資料的管理工作。2)質(zhì)量部有義務指導文件擬制部門如何對文件進行標準化，并有責任審核標準化格式是否達到要求，且對文件編號的正確性負責。3)質(zhì)量部對文件的最新版負責。5.2文件擬制部門：1)文件的擬制部門必須對文件的正確性和有效性負責。2)文件擬制部門必須按照《品質(zhì)標準管理細則》要求對文件進行標準化。5.3文件的批準及審核者：1)文件的審核者(會簽者)必須對文件內(nèi)容的可行性負責，審核者(會簽者)必須是文件內(nèi)容所涉及部門的負責人。2)文件批準者必須對文件內(nèi)容的實施效果負責，批準者必須是擬制者所在部門的最高主管或以上領導。業(yè)務步驟6.1文件的形成、批準和發(fā)布1)文件的申請/作廢審批過程：(1)文件的申請審批：文件在發(fā)布前應由相關人員提出申請，填寫《文件更改申請表》，部門負責人審批文件和適用性。第三、四級文件由文件部門和管理部門指定專人擬制，一般為工程師和管理人員；第二級文件由文件歸口部門的負責人或授權人擬制；第一級文件由體系負責人擬制。質(zhì)量部控制文件的申請要求，避免重復和不符現(xiàn)象出現(xiàn)。(2)文件的作廢審批：文件在作廢前應由相關人員提出申請，填寫“文件更改申請表”，部門負責人進行審批。(3)文件內(nèi)容涉及到其它部門的，應先討論統(tǒng)一意見。盡量避免文件在會簽中出現(xiàn)不同的意見，文件退回擬制者重新擬定。2)文件的標準化過程：(1)文件擬制者按照《品質(zhì)標準管理細則》(LSCW(00)-B-1101-01)中的格式要求，首先對文件進行標準化，標準化結束后將文件送至質(zhì)量部，質(zhì)量部對文件格式的標準化進行檢查確認，同時按編號規(guī)則對文件進行編號。3)文件的審核：(1)文件擬制者將標準化后的文件，根據(jù)文件內(nèi)容涉及到的部門，進行送簽(會簽)。會簽的部門原則上只能由部門負責人審核，如部門負責人短期內(nèi)不在公司，則可由部門相關授權人審核。(2)文件審核時，會簽部門審核者應在收到文件的兩天內(nèi)完成，如審核部門提出修改意見，擬制者與意見提出者進行協(xié)商解決；有重大修改意見的，由擬制部門組織相關部門開會討論，解決后第二次審核。如第二次審核未通過的，該文件暫停，意見上報上一級主管討論并決定。4)文件的批準和接收.(1)第一級文件的批準者必須是公司法人長；第二級文件根據(jù)文件的內(nèi)容、涉及的部門，可由法人長及相關事業(yè)部門的總經(jīng)理批準；第三、第四級文件一般由文件擬制部門的最高負責人批準發(fā)布。(2)文件會簽結束之后，文件擬制人員應將文件原稿交至質(zhì)量部統(tǒng)一管理。5)文件的分發(fā)和回收(1)文件擬制人員可以根據(jù)文件內(nèi)容涉及到的部門及人員，建議文件的分發(fā)對象，但質(zhì)量部可根據(jù)體系的要求和文件的要求，增加分發(fā)對象，并最終決定具體要分發(fā)的部門和人員，由質(zhì)量部負責按照指定的部門、人員發(fā)放。(2)質(zhì)量部應在需發(fā)放的文件的第一頁上蓋上“社外秘”管理副本紅色圖章，填寫分發(fā)部門編號后分發(fā)到各部門，并做好文件分發(fā)的簽名記錄。分發(fā)部門的編號如下：

例：發(fā)放到特殊線生產(chǎn)部的第1份文件的編號：10-02-01(3)如文件更新、換版，質(zhì)量部應從所有發(fā)放或工作場所及時回收失效或作廢的文件，防止新舊文件并存造成誤用，并同時做好文件回收和作廢的登記工作。(4)對回收的失效或作廢文件，加蓋“非管理本”章，除原稿存檔備查外，其余文件在粉碎機內(nèi)銷毀。(5)如文件遺失，由遺失部門填寫《文件補發(fā)申請單》，質(zhì)量部核實情況后，補發(fā)文件。6)文件的歸檔(1)質(zhì)量部妥善保管好各類文件有效版本的原稿，各部門妥善保管好分發(fā)到部門的蓋“社外秘”紅章的受控文件，質(zhì)量部有權對各部門受控文件的遺失追究責任。2)在LSCW法人內(nèi)質(zhì)量體系有效運行，并起重要作用的各個工作場所，都能得到書面的文件6.2文件的更改1)因作業(yè)流程或相應參數(shù)變化時，文件的擬制者需對原文件提出更改申請，填寫《文件更改申請表》，經(jīng)文件擬制部門領導批準后，文件更改才能進行。如原文件的擬制者由于工作原因工作變動后，文件若需更改，則由此崗位的責任者作更改。2)文件更改時應按審批單的要求標明文件編號、版本號、更改原因、更改內(nèi)容等；3)文件更改后，應由該文件的原審批部門進行審批，或根據(jù)文件更改的內(nèi)容涉及到其它部門，質(zhì)量部組織各部門進行會簽。4)如公司組織機構變動（不影響職能）以及文件名稱變動（不涉及內(nèi)容）而引起相應文件的更改，文件不需要相關部門會簽；如公司組織機構變動影響職能的，相應文件的更改則仍需經(jīng)過各相關部門的會簽。5)如果某個主要工藝或判據(jù)的變化馬上要被采用，在新版文件正式成型之前，可利用ECN（EngineeringChangeNotice）文件的形式來暫時替代文件的變化，ECN上須注明文件執(zhí)行的有效日期，由相應部門負責人批準后，質(zhì)量部蓋上“社外秘”受控章后分發(fā)到相應工作區(qū)域，以使文件得以及時有效的實施。ECN的有效期最長為三個月，如有需要，還可再續(xù)三個月，如六個月后該規(guī)定還繼續(xù)有效的話，則文件責任人需將ECN內(nèi)容修訂到正式文件中，ECN在正式版本文件生效后即廢止。質(zhì)量部需對ECN文件的狀態(tài)進行監(jiān)控，并保留ECN生效和作廢的文件，以備隨時查閱更改狀態(tài)。6.3外來文件/資料的控制外來文件/資料的管理遵守<品質(zhì)標準管理規(guī)定>執(zhí)行.6.4文件的借閱和復制1)客戶提供的產(chǎn)品加工規(guī)范、技術資料除主管工程師外，其余人員必須由部門負責人或以上級領導同意后，部門內(nèi)部人員方可借閱、復制。2)跨部門借閱、復制技術文件必須經(jīng)相關部門負責人或以上級領導同意。3)從質(zhì)量部借閱的文件、資料不得擅自復制，如需要，須由質(zhì)量部管理人員復制。4)文件/資料的外借、復制必須在質(zhì)量部辦理登記手續(xù)。6.6文件的保密控制1)客戶需要的受控文件由質(zhì)量部提供，如范圍為流程圖、產(chǎn)品入廠、出廠檢驗規(guī)范等。如客戶要求在上述范圍以外的文件，必須由總經(jīng)理或授權人員簽名。2)質(zhì)量部提供給客戶的文件必須是有效版本的受控文件。3)各部門不能私自對外提供文件。4)當公司員工離職或崗位變化，原有保存或借閱的受控文件/資料都必須退回手續(xù)，客戶提供的信息等資料必須交于部門主管，不得將文件/資料和客戶的資料帶離公司或新的崗位上。分析及改善7.1文件的評審1)質(zhì)量部每年7月組織相關部門對文件進行評審，評審文件的適用性，并作好文件評審記錄，但適當情況可以增加評審的次數(shù)。若文件須更新則按正常流程予以更新升版，若證明文件已不適用，則須申請廢止該文件，以防誤用。記錄及保管文件處理過程中產(chǎn)生的記錄表格的保管年限根據(jù)《記錄管理業(yè)務規(guī)定》執(zhí)行。附則本規(guī)定從修訂之日起實施。附加文件10.1文件形成、批準和發(fā)布流程圖10.2文件更改申請表10.3文件發(fā)放/回收記錄10.4文件復制、借閱記錄10.5ECN表格10..6文件管理臺帳10.7文件評審記錄表10.8文件補發(fā)申請單10.1文件形成、批準和發(fā)布流程圖：10.2文件更改申請表文件更改申請表表格編號:QR-QA-QS-0210.3文件發(fā)放和回收記錄10.4文件復制、借閱記錄10.5ECN表格標題有效期開始日期變動有效期截止日期變動更改內(nèi)容原來內(nèi)容現(xiàn)在內(nèi)容改變的原因□質(zhì)量改善□不良改進□其它(請說明)受影響的文件名最后處理情況□修改至文件(文件名：實施日期：)□三個月作廢□六個月作廢裁決編制審核批準質(zhì)量保證部門確認：丁鎖國發(fā)放處(份數(shù))：合議10.6文件管理臺帳文件管理臺帳序號文件編號文件名稱制定部門制定日最終修訂日修定編號備注10.7文件評審記錄表文件評審記錄表文件名稱文件編號質(zhì)量部文件發(fā)出日期文件評審需