《辦公室管理》簡答題題庫

辦公室管理》簡答題題庫核稿，是擬稿人員的上級負(fù)責(zé)人對初稿的審查和核實，要做到“六查”，請簡述六查內(nèi)容。答：(1)查是否需要行文，以什么名義行文；(2)查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)、政策及其它已有規(guī)定是否矛盾；(3)查要求和措施是否明確具體，切實可行；(4)查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽；(5)查行文是否規(guī)范，文件格式是否符合規(guī)定。衡量會議質(zhì)量的會前基本標(biāo)準(zhǔn)有哪些？答：會議是否確有召開的客觀必要；會議目的和會議風(fēng)氣是否端正；會議時機是否已經(jīng)成熟；會議的議題是否明確，會前的溝通是否到位；各項準(zhǔn)備工作是否已經(jīng)準(zhǔn)備充分，包括軟件和硬件。會見與會談的前期準(zhǔn)備工作有哪些？答：(1)確定議題和明確目標(biāo)；收集信息和分析雙方材料；(3)確定參加人員；(4)雙方協(xié)商時間、地點；(5)布置座位。簡答辦公室的主要特點。答：(1)輔助性；(2)綜合性；(3)服務(wù)性。簡答電子公文處理過程的五個環(huán)節(jié)。答：創(chuàng)建：根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文的過程。辦理：通過計算機系統(tǒng)對電子公文進(jìn)行收發(fā)、批閱等相關(guān)操作。交換：按始發(fā)者意圖進(jìn)行跨系統(tǒng)的公文傳遞。歸檔：依據(jù)國家或本部門檔案管理規(guī)定對辦理完畢后的電子公文予以存儲。銷毀：依據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲介質(zhì)上物理刪除。簡述辦公環(huán)境的含義并按照由遠(yuǎn)及近的順序列舉環(huán)境類別。答：(1)辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。按照由遠(yuǎn)及近的順序?qū)⑥k公環(huán)境分為辦公活動社會環(huán)境、辦公活動職能環(huán)境和辦公活動工作環(huán)境。簡述辦公室的四種含義。答：(1)廣義的：泛指一切辦公場所，區(qū)別于教室、車間、醫(yī)療室、實驗室等。狹義的：是指某一類職業(yè)人員或某一級職務(wù)人員的辦公場所，如廠長辦公室等。特指的：黨和政府機關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機構(gòu)，級別高的又稱辦公廳，如河北省政府辦公廳。專指的：某種專門的獨立的工作機構(gòu)，如國務(wù)院臺灣事務(wù)辦公室。簡述辦公室督查工作的方式。簡述辦公室設(shè)備使用規(guī)范。簡述常用辦公設(shè)備使用規(guī)范。答：(1)必須明確每臺設(shè)備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴(yán)格按照使用說明書的要求進(jìn)行操作；(2)必須明確專人專責(zé)專管制度，嚴(yán)禁任何人隨意使用，除非配置給個人專用或指定公用的；(3)注意安全，注意節(jié)點，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)，注意每次使用的極限；(4)未經(jīng)上司允許，任何人嚴(yán)禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)；(5)辦公設(shè)備的使用環(huán)境溫度為5°C至35°C，相對濕度為20%至85%,過低需用加濕器，過高需用除濕器，放在距設(shè)備5米左右有效影響距離；(6)如果不處于工作狀態(tài)，使用完畢應(yīng)切斷電源。簡述辦公室調(diào)查研究的三個階段及其主要任務(wù)。答：(1)準(zhǔn)備階段，主要包括確定調(diào)研課題、成立調(diào)研小組、明確調(diào)研任務(wù)及要求。(2)實施階段，主要包括確定調(diào)查方法、搜集整理材料、分析材料和綜合提煉調(diào)研成果。完成階段，主要是撰寫調(diào)研報告。簡述第三代時間管理的ABCD法則及其內(nèi)容?！醮穑旱谌鷷r間優(yōu)先級管理，講求優(yōu)先順序的觀念，即把要做的事情區(qū)分輕重緩急，又叫ABCD法則。A.重要且緊急一必須立刻做?！踔匾痪o急(如學(xué)習(xí)、做計劃、與人談心、體檢等)—只要是沒有第一類事的壓力，就應(yīng)該將其當(dāng)成緊急的事去做，不要拖延。既不緊急也不重要(如娛樂、消遣等)—有閑工夫再說。簡述公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素及其原則。答：(1)三大構(gòu)成要素是：①主體：社會組織；②客體：公眾；③手段：傳播途徑。(2)公共關(guān)系原則：公眾利益至上；實事求是；互惠互利；雙向溝通；始終如一；開拓創(chuàng)新；整體統(tǒng)一。簡述公文校對工作要求。簡述會務(wù)管理的要求。答：(1)會前的最后檢查：工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心、耐心；(2)組織簽到和登記：任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn)；(3)做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)：溝通協(xié)調(diào)能力強；(4)會議記錄與保密：業(yè)務(wù)素質(zhì)與原則性；(5)會議后勤保障：服從分配協(xié)作意識好。簡述會務(wù)管理中對會務(wù)工作人員的要求。答：(1)會前的最后檢查(工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心、耐心)；(2)組織簽到和登記(任勞任怨，能連續(xù)作戰(zhàn))；(3)做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)(溝通協(xié)調(diào)能力強)；會議記錄與保密(業(yè)務(wù)素質(zhì)強，有原則)；(5)會議后勤保障(服從分配具有協(xié)作意識)。簡述會議的積極作用。答：(1)交流信息，互通情報；(2)發(fā)揚民主，科學(xué)決策；(3)增強友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)；(4)統(tǒng)一認(rèn)識，協(xié)調(diào)行動；(5)帶動消費，促進(jìn)經(jīng)濟。簡述剪彩儀式需要準(zhǔn)備的材料及其程序。答：(1)剪彩的準(zhǔn)備：紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤、紅色地毯。(2)剪彩的程序：請來賓就位一宣布儀式正式開始一奏國歌一進(jìn)行發(fā)言一進(jìn)行剪彩一進(jìn)行參觀。簡述調(diào)查研究的三個階段及其主要任務(wù)。答：(1)準(zhǔn)備階段，主要包括確定調(diào)研課題、成立調(diào)研小組、明確調(diào)研任務(wù)及要求。完成階段，主要撰寫調(diào)研報告。簡述文員向上司做請示的注意事項。答：(1)請示要對口。遵守按上級分工，對口請示的原則。避免多頭越級請示。對涉及多方面的綜合性工作，應(yīng)向主持全面工作的領(lǐng)導(dǎo)人請示并將有關(guān)情況通報其他分管上司。(2)請示要單一。遵守一文一事的規(guī)則，避免將多項事務(wù)寫在一份請示內(nèi)，造成上司批復(fù)的困難。簡述信訪工作中網(wǎng)絡(luò)來信的處理要求。答：(1)定時打開信箱，及時處理電子郵件；(2)重要信訪，及時報請(3)轉(zhuǎn)辦信訪，跟蹤督辦；(4)網(wǎng)絡(luò)保密，脫機閱讀。簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。簡述制作會議證件的注意事項。答：(1)重要的大中型會議，會議證件和姓名卡片要正規(guī)。內(nèi)容設(shè)計上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務(wù)、職稱等)、組織或公司的名稱；(2)重要的、具有保密性質(zhì)的會議要在會議證件上貼上本人的相片，并加蓋大會印章；(3)會議證件的形式應(yīng)反映出會議的內(nèi)容，設(shè)計要盡量經(jīng)濟實用、美觀大方；(4)大型會議應(yīng)區(qū)分正式代表、列席代表、新聞媒體、工作人員、服務(wù)人員等不同身份參加者的會議證件的樣式；(5)應(yīng)注意根據(jù)單位不同的文化理念設(shè)計會議證件和姓名卡片。簡要回答公文寫作的五部曲。答：第一步，領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖。要求：準(zhǔn)確、全面、提煉、增加貼近度。第二步，站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題。第三步，把握常用思維方法：模式化思維，對象化思維，辯證思維，散點思維，求同存異思維。第四步，牢記擬寫公文要素及要求。第五步，符合國家公文格式標(biāo)準(zhǔn)。簡要回答起草請示的“五步棋”。答：因為什么請示：對于原因、目的的說明。請示什么問題：提出請示的主題內(nèi)容。怎樣解決問題：提出解決問題的建議與方案。請求上級回復(fù)：結(jié)尾用語的使用。有無附加需要說明：根據(jù)需要確定附件的使用與否。簡要說明會議紀(jì)要的概念，會議紀(jì)要有什么作用？形式是怎樣的？簡要說明會議紀(jì)要有什么作用？有哪兩種形式？答：(1)會議紀(jì)要是用來記載、傳達(dá)會議情況和議定事項的一種正式公文。它是在會議記錄的基礎(chǔ)上概括、提煉而成，擇要反映會議的精神和情況。(2)會議紀(jì)要具有溝通情況、交流經(jīng)驗、統(tǒng)一認(rèn)識、指導(dǎo)工作的作用可以用于向上級匯報會議情況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達(dá)會議精神和議定事項，或要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。(3)有兩種形式：A.議決性會議紀(jì)要。是與會者經(jīng)過商議，對某些問題作出一致決定，需要共同遵守、執(zhí)行時寫下的文字依據(jù)。B.周知性會議紀(jì)要。用于傳達(dá)會議情況，傳播信息、交流經(jīng)驗而作的紀(jì)實性文件。簡要說明文秘人員隨上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作。答：(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費用?；氐焦旧习嗪?，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。旅行結(jié)束后，文員應(yīng)主要完成哪些工作，請予以設(shè)計。答：(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)，憑證，送上司審閱，簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費用；(2)回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報.如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案；(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作；(4)把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士，單位等情況做好記錄，以便將來有用；(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。請簡單說明提高會議效率的一些基本做法？答：遵循法律法規(guī)；合理確定會議目標(biāo)；確定必要的與會者；減少會議數(shù)量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮短會議時間控制會議經(jīng)費；分析會議成本。談?wù)勀銓k公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。答：(1)辦公室人員“善謀”要求：能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事務(wù)；要“參”到點子上、“謀”到關(guān)鍵處、注重諫言技巧。(2)辦公室工作人員“善謀”還必須謹(jǐn)防幾個誤區(qū)：一是“參政”意識過“度”，把自己擺在“準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)”或副職的位置，把幕后工作放到臺前；二是輕易拋出“夾生”想法，強加于領(lǐng)導(dǎo)，于公于己都不利；三是出“餿主意”，幫倒忙，給工作帶來損失，造成被動。要避免以上誤區(qū)，就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德規(guī)范約束自己，踏踏實實地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)。文員進(jìn)言是指什么？進(jìn)言具有什么作用？方法和要求是什么？答：(1)進(jìn)言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸；(2)參謀作用；補缺作用；增進(jìn)關(guān)系作用；(3)適事、適時、適地、適度。文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃以及其他提示事項，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表；使用提示性備忘錄；準(zhǔn)備約會表；準(zhǔn)備特殊提示卡；準(zhǔn)備交往提示文件。文員在處理上司指派的工作時，首先要仔細(xì)制定計劃，簡要說明制定計劃時應(yīng)注意的幾個要點。答：(1)充分