如何有效的進(jìn)行時間管理

主講：安老師如何進(jìn)行時間管理一、認(rèn)識時間管理徹底拋棄模糊的時間觀念今天一天的工作如下：1、制定明天的工作計劃；2、檢查昨天計劃完成情況；3、去設(shè)備部門聯(lián)系設(shè)備維修的事宜；4、找李軍談遲到的問題；5、參加公司召開的中層干部會議；6、處理王小燕報廢成品的問題。你會如何表達(dá)你的時間安排？你的時間成本是多少年收入每一小時的價值每一分鐘的價值120001800025000300004000050000600007000080000900001000001500002000005.778.6512.0214.4219.2324.0428.8533.6538.4643.2748.0872.1296.150.1000.1440.2000.2400.3210.4010.4810.5610.6410.7210.8011.2021.603假設(shè)一年工作260天，每天工作8小時：單位：元實戰(zhàn)練習(xí)：算算你的時間資本＃退休年齡A60或現(xiàn)在年齡B

到退休還有的工作資本（A－B）×260個工作日×8小時＝到退休還有的休閑資本工作日休閑資本（A－B）×260個工作日×3小時＝休假日休閑資本（A－B）×105個工作日×12小時＝四代時間管理理論第幾代時間管理特征具體內(nèi)容第一代“備忘錄”的時間管理備忘錄管理的特色就是寫張紙條，這種備忘錄可以隨身帶，忘了就可以拿出來翻一下。一方面順其自然，另一方面追蹤時間安排。當(dāng)一天結(jié)束后，完成了的事情，就在備忘錄上劃掉，沒完成的就增列到明天的備忘錄上。第二代“規(guī)劃與準(zhǔn)備”的時間管理其特色是使用記事本來做好時間規(guī)劃。特點是制定時間表，記錄應(yīng)該做的事情，標(biāo)明應(yīng)該完成的日期。第三代“規(guī)劃、制定優(yōu)先順序，超之在我”的時間管理它的特色是將每天的活動寫在紙上或者輸入電腦，詳細(xì)地規(guī)劃各式各樣的規(guī)劃表或組織表。這一代的管理強(qiáng)調(diào)的是價值，制定長中短的目標(biāo)以期實現(xiàn)一種價值觀。它主要強(qiáng)調(diào)提高工作和生活效率第四代“一切以未來目標(biāo)為中心的羅盤理論”的時間管理這種管理法則一是強(qiáng)調(diào)自然法則；一是強(qiáng)調(diào)超越傳統(tǒng)，追求更快、更好、更具有效率的觀念，它不是“換一個時鐘”的問題，而是提供一個羅盤。這種管理理論強(qiáng)調(diào)的是每一天的行動，每一個時段的行動，都要與未來的目標(biāo)很接近，所以它強(qiáng)調(diào)的是一種方向，也叫做正北理論。討論：四代時間管理理論的優(yōu)缺點＃方式優(yōu)點缺點備忘錄型規(guī)劃與準(zhǔn)備型規(guī)劃、制定優(yōu)先順序，超之在我以未來目標(biāo)為中心的羅盤理論二、做時間的主人設(shè)計可行的事業(yè)目標(biāo)做什么1做什么2做什么3誰來做何時做如何做達(dá)何目標(biāo)üüüüüüüü需何能力計劃：設(shè)定目標(biāo)，明確路徑與方法的過程。üüüü需何資源目標(biāo)設(shè)計流程——1、列出你希望的事業(yè)目標(biāo)；2、篩選目標(biāo)；3、分析自己現(xiàn)在的位置；4、列出達(dá)到目標(biāo)的障礙和所需要的知識和技能能力資源目標(biāo)理想誰來做何時做如何做達(dá)何目標(biāo)需何能力需何資源實戰(zhàn)練習(xí)：設(shè)計你的事業(yè)目標(biāo)＃列出你希望的事業(yè)目標(biāo)篩選目標(biāo)分析自己現(xiàn)在的位置列出達(dá)到目標(biāo)的障礙和克服障礙所需要的知識擬定達(dá)到目標(biāo)的行動計劃制定定計計劃劃達(dá)達(dá)成成目目標(biāo)標(biāo)的的6個個步步驟驟明確任務(wù)的目標(biāo)尋找達(dá)到目標(biāo)的各種途徑，選擇最佳途徑把最佳途徑轉(zhuǎn)化為每周或每日的工作事項確定各項任務(wù)的完成時間落實到文字，將計劃公布于眾經(jīng)常檢查自己的計劃自律律的的人人才才是是真真正正的的時時間間主主人人要安排完成期限運用時間工具強(qiáng)制完成工作做事干脆制定目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)三、、時時間間管管理理工工具具時間間管管理理矩矩陣陣不緊急不重要重要不緊急重要且緊急緊急不重要重要性緊急性正確確確確定定各各項項工工作作的的優(yōu)優(yōu)先先順順序序1、、明明確確行行動動目目標(biāo)標(biāo)；；2、、先先做做重重要要且且緊緊急急的事事；；3、、接接著著做做重重要要但但不不緊急急的的事事；；4、、然然后后做做緊緊急急但但不不重要要的的事事；；5、、最最后后做做不不緊緊急急也也不重重要要的的事事。。ABC時時間間管管理理法法A：必須做的事B：應(yīng)該做的事C：可以做的事流程程1、、列列出出自自己己代代辦辦的的工工作作；；2、、按按照照輕輕重重緩緩急急的的順順序序進(jìn)進(jìn)行行排排列列；；3、、制制定定時時間間表表。。時間工作優(yōu)先級9：00日常工作－－發(fā)郵件、打電話B10：00和客戶會談A11：00處理一些信件C12：00參加公司會議A13：00午餐14：00制定銷售計劃B15：00和客戶會談A16：00聽取銷售人員工作匯報B17：00制定明天的日計劃B18：00去看望住院的員工家屬B帕累累托托的的80/20法法則則投入使用80％時間（次要的多數(shù)）20％時間（重要的少數(shù)）產(chǎn)出成果的20％成果的80％造成意大大利利經(jīng)經(jīng)濟(jì)濟(jì)學(xué)學(xué)家家及及社社會會學(xué)學(xué)家家帕累累托托于于19世世紀(jì)紀(jì)提提出出每天天早早上上坐坐在在辦辦公公桌桌前前，，首先先拿拿出出筆筆和和紙紙來來，，認(rèn)認(rèn)真真寫下下當(dāng)當(dāng)天天自自己己想想要要完完成成的的10件件事事情情或或更更多多，，按按照照重重要性性排排列列，，其其中中，，前前幾幾項項就是是重重要要的的20％％。。當(dāng)當(dāng)天天就就按照照這這個個次次序序去去工工作作。。也也就是是按按照照重重要要性性的的次次序序來來做事事。。經(jīng)驗驗之之談?wù)?0/40法法則則60％計劃好的20％未計劃的20％突發(fā)的時間安排計算算最最遲遲開開始始工工作作日日期期，，即即從從循循環(huán)環(huán)的的末末尾尾來來進(jìn)進(jìn)行行時時間間安安排。。從從最最后后期期限限日日開開始始，，估估計計每每一一階階段段需需要要花花費費的的時時間間，，標(biāo)標(biāo)出需需要要的的時時間間，，一一步步一一步步確確定定每每一一階階段段的的最最遲遲開開工工日日期期，，并并且留留給給可可能能發(fā)發(fā)生生的的偶偶然然情情況況以以足足夠夠的的時時間間，，保保證證工工作作在在要要求求的時時間間內(nèi)內(nèi)完完成成。。這這樣樣就就可可以以推推出出做做第第一一項項工工作作的的最最遲遲開開始始時時間，，合合理理安安排排工工作作期期限限。。計算算最最遲遲開開始始日日期期A··D法法則則安安排排時時間間A（（Analog，，連連續(xù)續(xù)））D（（Digital，，分分段段））法法則則就就是是先先區(qū)區(qū)分分各各種種工工作作的的性性質(zhì)質(zhì)，，然然后后納納入入“連連續(xù)續(xù)——分分段段——連連續(xù)續(xù)--分分段段””的的工工作作模模式式。。即即每每隔隔一一段段時時間間，，通通過過更更換換工工作作環(huán)環(huán)境境和和工工作作方方式，讓讓大腦腦保持持新鮮鮮感。。--日本本酒井井教授授左半腦右半腦邏輯想像分析節(jié)奏文字與表達(dá)音樂線性思維色彩數(shù)字關(guān)聯(lián)性思維分類與程序空間感考慮周到實際左右大大腦的的功能能學(xué)習(xí)A、D法則則的實實用技技巧按形象與抽象分配時間按動靜交替分配時間按體力與腦力交替分配時間按研究問題的不同角度分配時間按工作和娛樂休閑分配時間四、時時間管管理技技巧正確的的時間間做正正確的的事100%0上午8：00中午下午5：00精力周周期圖圖一般人人的精精力周周期可可以分分為三三種1、晨晨間型型：早早上醒醒來時時，身身體是是熱的的，隨隨時可可以爆爆發(fā)出出來，，全身身充滿滿精力力，中午達(dá)達(dá)到頂頂峰，，然后后慢慢慢下降降，傍傍晚時時最低低；2、晚晚間型型：早早上不不想起起床，，整個個上午午漫無無目標(biāo)標(biāo)，表表現(xiàn)倦倦怠，，過了了午后后開始始精神煥煥發(fā)起起來，，快到到傍晚晚時，，精力力旺盛盛；3、隨隨時型型：這這種類類型有有上述述兩種種類型型的特特征，，可以以很早早進(jìn)入入中午午稍見見低潮潮，午后又又精力力充沛沛。巧分時時間蛋蛋糕ABCDEFGA首要時間跑步、鍛煉、思考E彈性時間做計劃外的事B大塊時間完成當(dāng)天重要的工作F交通時間讀書、思考C零碎時間看看報紙G安靜時間總結(jié)、做計劃D固定時間早會快速處處理信信息的的四個個訣竅竅篩選和過濾信息量身定做報紙或期刊服務(wù)過濾電子郵件界定需要的信息內(nèi)容邁克·威廉姆斯是一家網(wǎng)絡(luò)公司的CEO。一天他走進(jìn)辦公室，發(fā)現(xiàn)自己的桌子上有一堆文件要處理：1、一位熟人的來信，有他的新聯(lián)系方式和住址；2、一本未閱讀的管理雜志；3、來自董事會的會議通知；4、一位大學(xué)企業(yè)管理專業(yè)畢業(yè)生寄來的求職信；5、下級交來的關(guān)于下個月工作安排的資料；6、一封需要盡快回復(fù)的來信，但必須打幾個電話了解清楚才能回信；7、某個出版社寄來的刊物訂單；8、顧客寄來一封需要他親自答復(fù)的信；9、有關(guān)部門寄來的工作函件；10、用于提醒自己的備忘錄?？焖偬幚硪韵滦畔⒏咝h的的3M管理理模式式會議前前準(zhǔn)備備會議中中控制制會議后后總結(jié)結(jié)1、會會議的的目的的；2、是是否非非開不不可；；3、會會議主主題；；4、會會議時時間；；5、會會議地地點；；6、會會議日日程；；7、會會議主主持；；8、會會議主主持人人；9、是是否準(zhǔn)準(zhǔn)備姓姓名牌牌；10、、是否否有資資料發(fā)發(fā)放；；11、、是否否需要要輔助助器材材；12、、出席席者座座位安安排1、控控制時時間；；2、控控制秩秩序；；（守守時、、專注、、不隨隨意進(jìn)進(jìn)出、、不接聽聽電話話、不不打擾擾他人發(fā)發(fā)言））3、控控制發(fā)發(fā)言；；（不不要讓讓與會議議無關(guān)關(guān)人參參與，，發(fā)言控控制在在規(guī)定定的時時間，做做好會會議記記錄））4、控控制會會議進(jìn)進(jìn)度（（會議議要圍繞繞主題題，嚴(yán)嚴(yán)格按按議程進(jìn)進(jìn)行））1、盡盡快編編好會會議紀(jì)紀(jì)要，，并給有有關(guān)人人士傳傳閱；；2、檢檢查會會議記記錄，，確保能夠夠看出出會議議制定的行行動方方案及及執(zhí)行者；；3、總總結(jié)會會議經(jīng)經(jīng)驗，，分析這次次會議議的成成功之處及及不足足要點：：重要會會議的的召開開一般般不要要超過過90分鐘鐘，一一般會會議60分分鐘必必須結(jié)結(jié)束如何兼兼顧效效果與與效率率第一次就把事情辦好時時有目標(biāo)事事有目標(biāo)簡化工作程序英國營營業(yè)額額最大大的馬馬科斯斯—史史本塞塞零售售公司司的董事長長馬科科斯，，在1956年年的一一天晚晚上，，看見見一家家零售店店打烊烊好久久還亮亮著燈燈。他他進(jìn)去去一問問才知知道，，員工在加加班整整理店店里的的存量量卡片片。馬馬科斯斯進(jìn)一一步調(diào)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，，所有有的分分公司司和零零售店店每年年差不不多要要填100萬張這這樣的的卡片片，送送到倫倫敦總總公司司，以以便總總公司司隨時知道道分公公司的的存量量情況況。于是馬馬科斯斯讓有有關(guān)部部門研研究一一下，，這樣樣做有有無必要。。后來來經(jīng)過過調(diào)查查，認(rèn)認(rèn)為完完全可可以避避免這這項統(tǒng)統(tǒng)計因為只只要倉倉庫保保管員員看看看貨架架上的的存貨貨，估估計個個近似值就就可以以提出出申請請，看看是否否要進(jìn)進(jìn)貨，，進(jìn)多多少貨貨。該公司司不出出一年年，就就精簡簡掉無無關(guān)緊緊要的的報表表和卡卡片2600萬萬張，，達(dá)120噸重重。除除了節(jié)節(jié)省財財力之之外，，還節(jié)省了了許多多人力力，使使公司司的工工作更更有效效率。。案例五、排排除時時間干干擾擺脫繁繁雜文文件四四步法法

處理文件要果斷決策把文件迅速讀一遍，盡快處理，不能處理的暫時擱置

適當(dāng)授權(quán)讓秘書過濾文件

拋開完美主義不要過分追求完美，花大量的時間把小事情做的太完美

設(shè)立文件管理系統(tǒng)給文件標(biāo)記符號，如A表示極其重要、B表示很重要、C表示一般重要巧對不不速之之客找出打擾主體下屬、客戶、朋友確定有無意義與目標(biāo)的實現(xiàn)是否有重要聯(lián)系到對方的地方去距離不能太遠(yuǎn) 限制打擾時間5分鐘、看表、站起來延后處理另外安排時間，把時間寫在記事簿敢于對對別人人說““NO”不要企圖獲得所有人的贊揚不要擔(dān)心冒犯別人正確認(rèn)識自己的義務(wù)掌握拒絕的技巧掌握拒拒絕的的技巧巧1、改改變話話題；；2、表表現(xiàn)出出冷談?wù)劦膽B(tài)態(tài)度；；3、說說明拒拒絕的的理由由；4、不不用了了，謝謝謝。。禮貌貌的婉婉言謝謝絕；；5、堅定定的拒絕絕謝謝大家家高級管理理顧問：：安安岷岷9、靜靜夜夜四四無無鄰鄰，，荒荒居居舊舊業(yè)業(yè)貧貧。。。。12月月-2212月月-22Friday,December23,202210、雨雨中中黃黃葉葉樹樹，，燈燈下下白白頭頭人人。。。。23:08:0823:08:0823:0812/23/202211:08:08PM11、以我我獨沈沈久，，愧君君相見見頻。。。12月月-2223:08:0823:08Dec-2223-Dec-2212、故人人江海海別，，幾度度隔山山川。。。23:08:0823:08:0823:08Friday,December23,202213、乍見翻疑夢夢，相悲各問問年。。12月-2212月-2223:08:0823:08:08December23,202214、他鄉(xiāng)生白白發(fā)，舊國國見青山。。。23十二二月202211:08:08下下午23:08:0812月-2215、比比不不了了得得就就不不比比，，得得不不到到的的就就不不要要。。。。。十二二月月2211:08下下午午12月月-2223:08December23,202216、行行動動出出成成果果，，工工作作出出財財富富。。。。2022/12/2323:08:0823:08:0823December202217、做前前，能能夠環(huán)環(huán)視四四周；；做時時，你你只能能或者者最好好沿著著以腳腳為起起點的的射線線向前前。。。11:08:08下下午午11:08下下午23:08:0812月月-229、沒有失敗敗，只有暫暫時停止成成功！。12月-2212月-22Friday,December23,202210、很多事情情努力了未未必有結(jié)果果，但是不不努力卻什什么改變也也沒有。。。23:08:0823:08:0823:0812/23/202211:08:08PM11、成功功就是是日復(fù)復(fù)一日日那一一點點點小小小努力力的積積累。。。12月月-2223:08:0823:08Dec-2223-Dec-2212、世間間成事事，不不求其其絕對對圓滿滿，留留一份份不足足，可可得無無限完完美。。。23:08:0823:08:0823:08Friday,December23,202213、不知香香積寺，，數(shù)里入入云峰。。。12月-2212月-2223:08:0823:08:08December23,202214、意志堅強(qiáng)的的人能把世界界放在手中像像泥塊一樣任任意揉捏。23十二月月202211:08:08下午午23:08:0812月-2215、楚塞三湘湘接，荊門門九派通。。。。十二月2211:08下午12月-2223:08December23,202216、少年十五五二十時，，步行奪得得胡馬騎。。。2022/12/2323:08:0823:08:0823December202217、空山新雨后后，天氣晚來來秋。。11:08:08下午