【企業(yè)管理高品質(zhì)實(shí)用工具包】15大型會(huì)議承辦工作手冊(cè)

PAGEPAGE9大型會(huì)議承辦工作手冊(cè)目錄一、會(huì)議前組織工作準(zhǔn)備： 2（一）會(huì)議的發(fā)起： 2（二）會(huì)議組織和機(jī)構(gòu)： 2（三）會(huì)議分工和責(zé)任： 2二、會(huì)議承辦主體流程： 2（一）會(huì)議前期工作： 21參會(huì)客人的聯(lián)系、函達(dá)及情況工作。 22參會(huì)資料的準(zhǔn)備。 33會(huì)議場(chǎng)所的考察、落實(shí)工作。 34參會(huì)資料的制作落實(shí)工作。 35參會(huì)物品的情況落實(shí)工作。 46參會(huì)人員用車情況落實(shí)工作。 47財(cái)務(wù)預(yù)算整理，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。 48擬定參會(huì)客人的詳細(xì)接待、安排計(jì)劃。 49會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的工作安排。 410會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)外工作安排。 511公司人員的儀容儀表要求。 6（二）會(huì)議中工作： 61檢查工作。 62迎接工作。 63公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)面工作。 74會(huì)場(chǎng)工作。 75散會(huì)后工作。 7（三）會(huì)后工作： 81送機(jī)、送站參會(huì)客戶工作安排。 82賓館門口迎送參會(huì)客人的安排。 83結(jié)賬工作。 84聯(lián)系參會(huì)客人平安到否工作。 95會(huì)后公司內(nèi)部總結(jié)會(huì)。 96會(huì)后資料的整理。 97制作參會(huì)人員名冊(cè)。 98資料、名冊(cè)的存檔與送達(dá)。 9一、會(huì)議前組織工作準(zhǔn)備：（一）會(huì)議的發(fā)起：由會(huì)議發(fā)起人在會(huì)議前七天，向公司主管領(lǐng)導(dǎo)提交要舉辦會(huì)議的目的、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、要求等書面申請(qǐng)。（二）會(huì)議組織和機(jī)構(gòu)：由公司領(lǐng)導(dǎo)層研究確定承辦會(huì)議的組織機(jī)構(gòu)，并明確會(huì)議的主責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、組織機(jī)構(gòu)和公司參加會(huì)議的人員。會(huì)議組織機(jī)構(gòu)一般設(shè)：總指揮、會(huì)務(wù)內(nèi)勤組、會(huì)務(wù)外勤組、資料組。各組成員一般由會(huì)議主題相關(guān)單位派出，必要時(shí)在全公司選調(diào)，一經(jīng)明確，除特殊情況，會(huì)議期間各組成員應(yīng)以會(huì)議工作為第一首要工作。（三）會(huì)議分工和責(zé)任：由總指揮組織召開(kāi)會(huì)議籌備工作分工會(huì)，明確各組職責(zé)和要求，指定各組負(fù)責(zé)人（組長(zhǎng)），各組組長(zhǎng)召開(kāi)本組分工會(huì)，把每項(xiàng)工作落實(shí)到人。二、會(huì)議承辦主體流程：（一）會(huì)議前期工作：依照會(huì)議的整體流程對(duì)下列工作的進(jìn)行落實(shí)，每天將各個(gè)小組工作情況及時(shí)準(zhǔn)確的向會(huì)議總指揮匯報(bào)。1參會(huì)客人的聯(lián)系、函達(dá)及情況落實(shí)。1．1參會(huì)客人的函文格式的起草、且提前五天函達(dá)給參會(huì)客人。1．2會(huì)議前兩天落實(shí)來(lái)參會(huì)客人情況。1.2.1來(lái)客人數(shù)。1.2.2來(lái)客身份。1.2.3來(lái)客性別。1.2.4重要客人的習(xí)俗。1.2.5來(lái)客聯(lián)系方式。1.2.6參會(huì)來(lái)客的對(duì)方協(xié)調(diào)人。按照來(lái)客身份整理順序并正式報(bào)告會(huì)議總指揮。1．3會(huì)議前兩天落實(shí)參會(huì)來(lái)客到達(dá)機(jī)場(chǎng)、車站的具體情況。1.3.1乘坐飛機(jī)到達(dá)的班次、時(shí)間、人員。1.3.2乘坐火車到達(dá)的的車次、時(shí)間、人員。1.3.3乘坐班車到達(dá)的的終點(diǎn)站、時(shí)間、人員。1.3.4有無(wú)自行開(kāi)車來(lái)的人員情況。按照來(lái)客到達(dá)時(shí)間整理順序并正式報(bào)告會(huì)議總指揮。1．4由會(huì)議總指揮指定專人負(fù)責(zé)和參會(huì)客人保持聯(lián)絡(luò)，落實(shí)路途情況且每半天匯報(bào)給總指揮，重要參會(huì)客人需及時(shí)匯報(bào)。2參會(huì)資料的準(zhǔn)備。2．1依據(jù)落實(shí)的來(lái)客情況，按照規(guī)定格式在會(huì)議前兩天制作好秩序冊(cè)（初稿）。2．2依據(jù)會(huì)議內(nèi)容在會(huì)議前三天起草完成開(kāi)幕辭。2．3依據(jù)會(huì)議安排在會(huì)議前三天起草完成各會(huì)議講話。2．4依據(jù)會(huì)議內(nèi)容安排在會(huì)議前三天制作完成會(huì)議演示資料。2．5依據(jù)會(huì)議內(nèi)容在會(huì)議前三天準(zhǔn)備完成產(chǎn)品相關(guān)資料（經(jīng)內(nèi)審、簽署）。2．6由會(huì)議總指揮組織人員對(duì)上述材料進(jìn)行統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)后，送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門審定。2．7由會(huì)議資料組在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成上述定稿資料的統(tǒng)一制作。3會(huì)議場(chǎng)所的考察、落實(shí)，并作出預(yù)算報(bào)告。3．1依據(jù)會(huì)議規(guī)模要求，對(duì)預(yù)選的賓館入住條件進(jìn)行考察，并在會(huì)議前三天書面匯報(bào)會(huì)議總指揮。3．2依據(jù)會(huì)議要求，對(duì)預(yù)選的會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行考察，并在會(huì)議前三天書面匯報(bào)會(huì)議總指揮。3．3在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行考察時(shí)對(duì)其服務(wù)情況進(jìn)行落實(shí)。3．4在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行考察時(shí)對(duì)其周圍環(huán)境進(jìn)行考察。3．5在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行考察時(shí)對(duì)交通情況進(jìn)行考察。4參會(huì)資料的制作落實(shí)，并作出預(yù)算報(bào)告。依據(jù)貨比三家原則在會(huì)議前三天書面匯報(bào)：4．1資料制作周期。4．2資料制作樣式。4．3資料制作費(fèi)用。5參會(huì)物品的情況落實(shí)，并作出預(yù)算報(bào)告。依據(jù)貨比三家原則在會(huì)議前三天書面匯報(bào)：5．1制作橫幅樣式、費(fèi)用、時(shí)間。5．2酒水、飲料等價(jià)格。5．3參會(huì)客人禮品的樣式、價(jià)格。5．4會(huì)議用品（文件袋、筆、軟皮本）樣式、價(jià)格。5．5相應(yīng)的發(fā)票情況。6參會(huì)人員用車情況落實(shí)，并作出費(fèi)用報(bào)告。依照會(huì)議的日程安排，在會(huì)議前三天書面匯報(bào)：6．1車型、車況。6．2租用費(fèi)用。7進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算整理，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。7．1由會(huì)議總指揮組織、評(píng)定各匯報(bào)的情況。7．2由會(huì)議總指揮指定會(huì)議財(cái)務(wù)專人，對(duì)評(píng)定下來(lái)的情況進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算整理。7．3在會(huì)議前三天報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。7．4在公司領(lǐng)導(dǎo)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，由指定的專人和財(cái)務(wù)部協(xié)商及時(shí)領(lǐng)出會(huì)議?？睢?．5由會(huì)議總指揮制定會(huì)議財(cái)務(wù)用款制度。8擬定參會(huì)客人的詳細(xì)接待、安排計(jì)劃。在會(huì)議前兩日，由會(huì)議總指揮組織會(huì)議，依照時(shí)間順序?qū)ο旅婀ぷ鬟M(jìn)行詳細(xì)計(jì)劃：8．1參會(huì)客人及陪同人員住宿安排。8．2參會(huì)客人餐飲安排。8．3參會(huì)客人行程安排。8．4會(huì)議結(jié)束后活動(dòng)安排。8．5會(huì)議前、中、后陪同人員的安排。8．6參會(huì)客人的接站工作安排。8．7會(huì)議期間與客人協(xié)調(diào)工作。8．8突發(fā)事件應(yīng)急處理工作、人員。9會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的工作安排。在會(huì)議前一日對(duì)下面工作完成，由會(huì)場(chǎng)工作負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查。并將結(jié)果及時(shí)匯總匯報(bào)給總指揮。9．1參會(huì)客人、陪同人員、工作人員房間。9.1.1所有房間內(nèi)情況的落實(shí)。9.1.2所有房間鑰匙統(tǒng)一領(lǐng)取，并做出相應(yīng)標(biāo)示。9.1.3制作好房間人員入住空表格。9.1.4會(huì)議秩序冊(cè)的送到參會(huì)客戶房間。9.1.5水果、鮮花的送到參會(huì)客戶房間。9．2會(huì)場(chǎng)的布置，會(huì)場(chǎng)內(nèi)設(shè)備的調(diào)試。9.2.1會(huì)場(chǎng)內(nèi)座椅擺放整齊，布局合理。9.2.2會(huì)場(chǎng)內(nèi)橫幅的懸掛整齊，標(biāo)示粘貼牢固。9.2.3會(huì)場(chǎng)內(nèi)投影儀及幕布調(diào)試無(wú)誤。9.2.4會(huì)場(chǎng)內(nèi)所有麥克風(fēng)、音響調(diào)試無(wú)誤。（保密會(huì)議不能用無(wú)線麥克風(fēng)）9.2.5會(huì)議講演用電腦和資料聯(lián)機(jī)調(diào)試無(wú)誤。9.2.6會(huì)場(chǎng)內(nèi)燈光、開(kāi)關(guān)、電源及插板的落實(shí)。9.2.7會(huì)場(chǎng)用打印機(jī)和紙張落實(shí)，聯(lián)機(jī)調(diào)試無(wú)誤。9.2.8會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)錄音設(shè)備或器材的落實(shí)，且調(diào)試無(wú)誤。9.2.9會(huì)議場(chǎng)所各指引標(biāo)示的落實(shí)；9．3會(huì)議所有物品、資料的到場(chǎng)、分裝整理。9.3.1會(huì)議所有物品指定規(guī)放位置。9.3.2會(huì)議用各物品及時(shí)購(gòu)買，分裝整理好。9.3.3會(huì)議用所有資料進(jìn)行標(biāo)示、并蓋好圖章；9.3.4會(huì)議用的物品（文件袋、筆、軟皮本）檢查無(wú)誤分裝入袋。9.3.5會(huì)議用產(chǎn)品資料分裝入袋，并做好發(fā)放人員編號(hào)表格。9．4參會(huì)客人的桌牌、會(huì)議牌制作。9.4.1由會(huì)議總指揮對(duì)參會(huì)客人座次進(jìn)行排定。9.4.2核實(shí)所有桌牌名字無(wú)誤，并按照規(guī)定擺放整齊。9.4.3依照參會(huì)人員數(shù)量制作相應(yīng)會(huì)議牌。（藍(lán)底黑字無(wú)人員姓名）9.4.4按照公司會(huì)議人員制作相應(yīng)會(huì)議牌。（黃底黑字有人員姓名）9．5會(huì)議過(guò)程的攝影、照相安排。9.5.1人員的確定。9.5.2各重要時(shí)刻的攝影、照相確定。9.5.3合影留念的場(chǎng)地確認(rèn)。9．6會(huì)議用車的安排。9.6.1確定好參會(huì)客人車輛到場(chǎng)時(shí)間。9.6.2確定好參會(huì)客人車輛行走路線。9.6.3確認(rèn)好接機(jī)、接站車輛、時(shí)間、人員。10會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)外工作安排。在會(huì)議前一日對(duì)下面工作完成，并由外場(chǎng)工作負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查。并將結(jié)果及時(shí)匯總匯報(bào)給總指揮。10．1試驗(yàn)設(shè)備的調(diào)試、要參觀的生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的布置工作。10．2參觀期間路線制定、講解人員、試驗(yàn)人員準(zhǔn)備工作。10．3會(huì)議用各物品的采購(gòu)工作。10．4公司人員、設(shè)備、資料和物品的運(yùn)送到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)。10．5會(huì)議期間天氣情況及物品的準(zhǔn)備。10．6藥品準(zhǔn)備。10．7會(huì)議期間道路通行情況。11公司人員的儀容儀表要求。（二）會(huì)議中工作：會(huì)議期間每天晚上各會(huì)議小組組長(zhǎng)將情況向會(huì)議總指揮進(jìn)行匯報(bào)，并按照會(huì)議總指揮要求做出第2天工作安排。1檢查工作。由會(huì)場(chǎng)工作組組長(zhǎng)隨時(shí)對(duì)下面工作進(jìn)行檢查，并根據(jù)情況及時(shí)安排：1．1公司人員、設(shè)備、資料和物品的情況。1．2會(huì)議用水果、酒水、物品、禮品的購(gòu)買、分裝、整理情況。1．3會(huì)議室情況。1.3.1會(huì)議用煙、煙灰缸、打火機(jī)的落實(shí)，并在會(huì)議前30分鐘擺放到位。1.3.2會(huì)議用礦泉水的落實(shí)，并在會(huì)議前30分鐘擺放到位。1.3.3會(huì)議用茶水、茶杯的落實(shí)，并在會(huì)議前30分鐘準(zhǔn)備好。1．4會(huì)議用車、攝影、照相人員的落實(shí)和通知情況。1．5參會(huì)客人的接機(jī)、接站工作安排情況。2迎接工作。2．1接機(jī)、接站參會(huì)客戶工作安排。2.1.1將參會(huì)客戶的到機(jī)場(chǎng)、火車站進(jìn)行時(shí)間排序。2.1.2落實(shí)好接客的司機(jī)和車輛。2.1.3定好到達(dá)賓館門口迎接的準(zhǔn)確時(shí)間。2．2賓館門口迎接參會(huì)客人的安排。2.2.1由司機(jī)將接到客人的情況及時(shí)通知會(huì)議總指揮。2.2.2由總指揮根據(jù)參會(huì)客人到達(dá)賓館時(shí)間，指定負(fù)責(zé)人安排公司人員在門口迎接。2.2.3負(fù)責(zé)人對(duì)公司人員進(jìn)行分工安排，指定主要迎接客人人員、門口服務(wù)人員，登記服務(wù)人員。2.2.4負(fù)責(zé)人隨時(shí)保持與會(huì)議總指揮的聯(lián)系，在得知客人到達(dá)賓館前十五分鐘通知公司人員到門口等侯，并準(zhǔn)備好迎客的工作。2.2.5準(zhǔn)備好客人房間鑰匙；房間人員入住表格；各車輛內(nèi)的客人情況落實(shí)工作。2.2.6司機(jī)將車開(kāi)到賓館門口，由門口服務(wù)人員將車門拉開(kāi)并站立一旁?？腿讼萝嚂r(shí)，主要迎送人員上前迎接問(wèn)候，并引領(lǐng)客人到登記服務(wù)人員處。2.2.7由登記服務(wù)人員進(jìn)行來(lái)客身份確認(rèn)，發(fā)放房間鑰匙，并引領(lǐng)客人到房間。2．3與對(duì)方協(xié)調(diào)人員的溝通、落實(shí)到客情況。2.3.1實(shí)到參會(huì)人數(shù)。2.3.2參會(huì)來(lái)客情況。2.3.3參會(huì)客人身體狀況。2.3.4參會(huì)客人有無(wú)其它要求。3公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)面工作。3．1公司領(lǐng)導(dǎo)與參會(huì)客人的會(huì)面安排。3．2參會(huì)客人入住后走訪、交流工作。4會(huì)場(chǎng)工作。4．1會(huì)議資料的到位檢查。4.1.1會(huì)議演示資料。4.1.2產(chǎn)品資料。4.1.3秩序冊(cè)中會(huì)議議程表。4.1.4各發(fā)言辭稿。4.1.5投影指示激光筆。4．2會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)秩序及人員工作的安排。4.2.1會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)總調(diào)度的人員指定。4.2.2會(huì)議主持人的安排。4.2.3會(huì)議發(fā)言人及順序安排。4.2.4會(huì)議答辯人員及順序的安排。4.2.5會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員的安排。4．3會(huì)議場(chǎng)外人員工作的安排。4.3.1會(huì)議用水的準(zhǔn)備。4.3.2會(huì)議用物品的準(zhǔn)備。4.3.3與會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員溝通、協(xié)調(diào)工作。4.3.4會(huì)場(chǎng)內(nèi)交待的任務(wù)。4.3.5其它偶發(fā)事件。4．4資料協(xié)助人員的安排。4.4.1投影資料的協(xié)助。4.4.2文件修改及打印工作協(xié)助。4．5會(huì)議全程記錄人員的安排。4.5.1會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的文字書記人員。4.5.2會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的錄音記錄人員。4．6會(huì)議全程攝影、照相人員安排。5散會(huì)后工作。5．1參會(huì)客人就餐的準(zhǔn)備、安排。5.1.1依照會(huì)議前制定的會(huì)餐安排對(duì)就餐地點(diǎn)進(jìn)行落實(shí)。5.1.2對(duì)菜單進(jìn)行落實(shí)。5.1.3就餐客人座位、排序的落實(shí)。5.1.4在會(huì)議結(jié)束前30分鐘與就餐部門聯(lián)系確認(rèn)情況。5.1.5在會(huì)議結(jié)束前10分鐘確認(rèn)涼菜均已經(jīng)上桌，酒水、飲料到位。5．2安排落實(shí)引領(lǐng)客人到餐廳的人員。5．3引領(lǐng)客人到餐廳。5．4與對(duì)方協(xié)調(diào)人員進(jìn)行溝通確認(rèn)。5.4.1參會(huì)客人返程時(shí)間、方式。5.4.2參會(huì)客人其它要求。5．5餐后休息安排。5．6其它安排。5.6.1參會(huì)客人返程票務(wù)的落實(shí)。5.6.2參會(huì)客人是否有旅游活動(dòng)及安排。5.6.3晚餐及晚上活動(dòng)的安排。（三）會(huì)后工作：1送機(jī)、送站參會(huì)客戶工作安排。1.1將參會(huì)客戶的去機(jī)場(chǎng)、火車站地進(jìn)行時(shí)間排序。1.2將離開(kāi)的客人進(jìn)行合理安排，并落實(shí)好送客的司機(jī)和車輛。1.3定好到達(dá)賓館門口迎等的準(zhǔn)確時(shí)間。2賓館門口迎送參會(huì)客人的安排。2.1由總指揮根據(jù)參會(huì)客人離開(kāi)時(shí)間安排公司人員在門口迎送，指定負(fù)責(zé)人。2.2負(fù)責(zé)人對(duì)人員進(jìn)行分工安排，指定主要迎送客人人員、門口服務(wù)人員，門外服務(wù)人員。2.3負(fù)責(zé)人在客人離開(kāi)前十分鐘通知公司所有送別人員到門口等侯，并準(zhǔn)備好送客的禮物。2.4客人下來(lái)時(shí)，由主