車輛調(diào)度工作流程

PAGE6-車輛調(diào)度工作流程一、拖車調(diào)度基本職責(zé)：根據(jù)車輛及貨物情況合理安排，完成裝送貨任務(wù)做好每天車輛作業(yè)記錄相關(guān)單證回收，歸檔，上交正常車輛營運費用報銷的審核相關(guān)報表整理，上報處理突發(fā)事件，保證貨物及時流轉(zhuǎn)及車輛正常營運二、基本作業(yè)流程圖業(yè)務(wù)員接單業(yè)務(wù)員接單（憑業(yè)務(wù)員委托書）客服訂艙錄入系統(tǒng)（訂艙表）下單給車隊（系統(tǒng)下單）辦理相關(guān)單證根據(jù)客戶下單派車拖車作業(yè)單拖車作業(yè)單1.分析，辦理，整理1.分析，辦理，整理2.聯(lián)系客戶，根據(jù)要求安排車輛作業(yè)，及時反饋特殊情況2.聯(lián)系客戶，根據(jù)要求安排車輛作業(yè)，及時反饋特殊情況3.記錄車輛作業(yè)，反饋作業(yè)情況3.記錄車輛作業(yè)，反饋作業(yè)情況4.單證回收，整理，上交并將資料歸檔4.單證回收，整理，上交并將資料歸檔三、各流程詳細流程圖及處理方法1.1．單證分析，辦理及整理拖車作業(yè)單拖車作業(yè)單分析作業(yè)性質(zhì)分析作業(yè)性質(zhì)裝貨送貨特殊作業(yè)提吉箱憑證、裝箱單、提還箱憑證、提重箱憑證設(shè)備交接單設(shè)備交接單設(shè)備交接單否否否是送貨單辦理特殊作業(yè)所需單證辦理送貨所需單證辦理裝貨所需單證檢查單證是否齊全按照運單號，集裝箱號以一個集裝箱為單位裝訂好提還柜所需單證及完工憑證打印相關(guān)車輛運作派車單整理好的單證辦理特殊作業(yè)所需單證辦理送貨所需單證辦理裝貨所需單證檢查單證是否齊全按照運單號，集裝箱號以一個集裝箱為單位裝訂好提還柜所需單證及完工憑證打印相關(guān)車輛運作派車單整理好的單證因我公司為集裝箱運輸車隊，作業(yè)所需單證基本可分為為提、還箱憑證和設(shè)備交接單兩部分。以集裝箱碼頭有限公司單證為例，提箱憑證為：集司碼頭提箱憑證（提吉箱）、提單及集司碼頭提柜預(yù)約單（提重箱）。不同碼頭公司提箱憑證會有不同，但大同小異。還箱時根據(jù)不同的目的有不同還箱憑證，我車隊絕大部分為裝貨進場配船，所需單證為裝箱單，特殊進場目的將另作介紹。設(shè)備交接單為集裝箱交接憑證，在交接時用以記錄交接時間及該集裝箱箱體狀況，以區(qū)分對箱體保管的責(zé)任?，F(xiàn)階段完工憑證無論裝貨送貨或特殊作業(yè)均以“送貨單”形勢代替。裝訂好的單證以相關(guān)作業(yè)單為封面夾好，以方便下一步查看；聯(lián)系；及做簡單的記錄。2．聯(lián)系客戶，根據(jù)要求安排車輛作業(yè)，及時反饋特殊情況a.送貨作業(yè)：送貨作業(yè)單及相關(guān)單證送貨作業(yè)單及相關(guān)單證*1聯(lián)系客戶，取得送貨計劃*1聯(lián)系客戶，取得送貨計劃檢查客戶所要求送貨時間是否超期檢查客戶所要求送貨時間是否超期是否*3記錄聯(lián)系結(jié)果并將相關(guān)單證按照所聯(lián)系的送貨時間分類擺放告知客戶超期情況及將產(chǎn)生的費用，并詢問是否更改收貨計劃*3記錄聯(lián)系結(jié)果并將相關(guān)單證按照所聯(lián)系的送貨時間分類擺放告知客戶超期情況及將產(chǎn)生的費用，并詢問是否更改收貨計劃客戶選擇是否改期客戶選擇是否改期已確定送貨日期的作業(yè)是已確定送貨日期的作業(yè)超期貨物動態(tài)登記表否超期貨物動態(tài)登記表*2記錄聯(lián)系結(jié)果，明確超期所產(chǎn)生費用的承擔(dān)者*2記錄聯(lián)系結(jié)果，明確超期所產(chǎn)生費用的承擔(dān)者安排車輛作業(yè)，留存派車記錄安排車輛作業(yè)，留存派車記錄開相應(yīng)發(fā)票并裝訂在送貨單證上客戶承擔(dān)或發(fā)貨人確認開相應(yīng)發(fā)票并裝訂在送貨單證上客戶承擔(dān)或發(fā)貨人確認客戶承擔(dān)送貨單留底發(fā)貨人確認取得上一級拖車調(diào)度書面通知取得上一級拖車調(diào)度書面通知*1.聯(lián)系客戶時需聲明免費用箱期限（GP箱免費用箱期限為船到之日起7天，HQ箱為5天，其他箱型箱類免費期限及具體超期費用可參看箱管有關(guān)規(guī)定）及明確多方面作業(yè)要求，如送貨時間；客戶場地及卸貨方式對拖車的要求（如是否需要短卡，集裝箱擺放方法）等。*2.無論超期費用由誰承擔(dān)，均需通知上一級拖車調(diào)度，如到客戶處收取超期費用則需先有發(fā)貨人的保函保證能收到此筆費用方可安排送貨。*3已有擺放單證處為兩處，一為下午作業(yè)，二為第二天作業(yè)，這兩類作業(yè)的單證需在每天下班前重新整理以便第二天工作安排b.裝貨作業(yè)根據(jù)時間要求作裝貨計劃裝貨作業(yè)單及相關(guān)單證根據(jù)時間要求作裝貨計劃裝貨作業(yè)單及相關(guān)單證確定裝貨集裝箱來源確定裝貨集裝箱來源利用現(xiàn)有箱作重回到堆場提吉箱詢問司機現(xiàn)有箱能否用于裝貨，主要為箱體情況及時間是否允許直接安排車輛并留存派車記錄并在裝貨記錄薄上登記詢問司機現(xiàn)有箱能否用于裝貨，主要為箱體情況及時間是否允許直接安排車輛并留存派車記錄并在裝貨記錄薄上登記判斷是否能重回判斷是否能重回否是送貨單留底確定裝貨司機、車號、現(xiàn)有箱的箱號，及此集裝箱出場運單號在裝貨記錄薄上登記后派車留存記錄確定裝貨司機、車號、現(xiàn)有箱的箱號，及此集裝箱出場運單號在裝貨記錄薄上登記后派車留存記錄每日裝貨記錄每日裝貨記錄C．特殊作業(yè)：多為碼頭間倒箱。安排時需注意要求作業(yè)時間，弄清并辦好不同碼頭的提還箱手續(xù)便可安排作業(yè)并留存派車單以備錄入及查詢。3.記錄車輛作業(yè)，反饋作業(yè)情況送貨單留底將送貨時間地點、車牌號、司機按照運單號以箱為單位錄入數(shù)據(jù)庫將送貨時間地點、車牌號、司機按照運單號以箱為單位錄入數(shù)據(jù)庫調(diào)度記錄調(diào)度記錄數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出數(shù)據(jù)并制作所需報表導(dǎo)出數(shù)據(jù)并制作所需報表上一天已完成作業(yè)記錄表拖車動態(tài)（裝貨計劃）剩余作業(yè)動態(tài)記錄表超期作業(yè)動態(tài)記錄表每天作業(yè)派車記錄表上一天已完成作業(yè)記錄表拖車動態(tài)（裝貨計劃）剩余作業(yè)動態(tài)記錄表超期作業(yè)動態(tài)記錄表每天作業(yè)派車記錄表用于整理送貨單回單及設(shè)備交接單回單在公司信息態(tài)欄發(fā)布每天定時發(fā)送郵件到有關(guān)同事和領(lǐng)導(dǎo)處用于整理送貨單回單及設(shè)備交接單回單在公司信息態(tài)欄發(fā)布每天定時發(fā)送郵件到有關(guān)同事和領(lǐng)導(dǎo)處4.單證回收，整理，上交要求司機將當(dāng)天完成作業(yè)的單證按照運單號集裝箱號以箱為單位訂好并放在各自文件箱中以方便調(diào)度人員回收整理。送貨單及設(shè)備單回單按照送貨單上打印的送貨時間分類整理按照送貨單上打印的送貨時間分類整理近期所取得作業(yè)回單近期所取得作業(yè)回單上一天已完成作業(yè)記錄表通過已完成作業(yè)作業(yè)記錄表整理送貨單回單及設(shè)備單回單上一天已完成作業(yè)記錄表通過已完成作業(yè)作業(yè)記錄表整理送貨單