采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制

采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制一、采購業(yè)務(wù)概述采購，是指單位為了滿足物品（原材料、固定資產(chǎn)、辦公用品等）或勞務(wù)（技術(shù)、服務(wù)等）等需要進(jìn)行的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)。在社會(huì)化大生產(chǎn)的環(huán)境下，任何單位要維持正常的生產(chǎn)或經(jīng)營，都必須進(jìn)行采購經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，可以說，采購是各單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中最頻繁的、最常見的表現(xiàn)形式之一。采購與付款業(yè)務(wù)是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的首要環(huán)節(jié)，它與生產(chǎn)、銷售計(jì)劃密切聯(lián)系，業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁,工作量大，運(yùn)行環(huán)節(jié)多，直接導(dǎo)致貨幣資金的支出或?qū)ν庳?fù)債的增加，容易產(chǎn)生管理漏洞。建立完善的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，可以保證采購付款業(yè)務(wù)循環(huán)有效運(yùn)行，確保采購事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性、合法性，發(fā)現(xiàn)并糾正錯(cuò)誤，防止欺詐和舞弊行為，及時(shí)準(zhǔn)確提供采購業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)信息，使企業(yè)在采購、付款環(huán)節(jié)獲得最大經(jīng)濟(jì)效益。設(shè)計(jì)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度，就是依據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)，針對采購業(yè)務(wù)的工作特性，設(shè)計(jì)出規(guī)范整個(gè)業(yè)務(wù)流程和每個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)的規(guī)定、方法、措施等，并規(guī)范執(zhí)行，嚴(yán)格監(jiān)督。采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的目標(biāo)采購是存貨管理的第一環(huán)節(jié)，它與生產(chǎn)和銷售計(jì)劃聯(lián)系密切，它直接導(dǎo)致貨幣資金的支出或?qū)ν庳?fù)債的增加，容易產(chǎn)生管理漏洞。對于生產(chǎn)企業(yè)來說，采購是生產(chǎn)的準(zhǔn)備階段，為了生產(chǎn)適銷對路的盈利產(chǎn)品，必須采購生產(chǎn)適用、價(jià)格公道、質(zhì)量合格的原材料。對于流通企業(yè)來說，要使企業(yè)獲得盡可能多的銷售收入，必須采購適銷對路且價(jià)格公道的商品。1、存貨的采購要與生產(chǎn)、銷售業(yè)務(wù)的要求保持一致；2、貨幣資金的支付或負(fù)債的增加必須以獲得品質(zhì)優(yōu)良存貨為前提,保持貨款支付或負(fù)債增加的真實(shí)性與合理性；3、合理揭示企業(yè)應(yīng)享有的購貨折扣與折讓；4、防止采購環(huán)節(jié)中違法亂紀(jì)、侵吞企業(yè)利益等不法行為的發(fā)生；5、保證采購業(yè)務(wù)在內(nèi)、外部各環(huán)節(jié)的運(yùn)行通暢和高效率；及時(shí)、準(zhǔn)確提供存貨采購的會(huì)計(jì)信息。三、采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制應(yīng)遵循的原則，1、相互牽制原則。一項(xiàng)完整的采購業(yè)務(wù)，如果是經(jīng)過兩個(gè)以上的有相互制約環(huán)節(jié)對其進(jìn)行監(jiān)督和核查，其發(fā)生錯(cuò)弊現(xiàn)象的可能性就很小。就具體內(nèi)控措施來說，相互牽制必須考慮橫向控制和縱向控制兩個(gè)方面的制約關(guān)系。從橫向關(guān)系來講，完成某個(gè)環(huán)節(jié)的工作需有來自彼此獨(dú)立的兩個(gè)部門或人員協(xié)調(diào)運(yùn)作、相互監(jiān)督、相互制約、相互證明；從縱向關(guān)系來講，完成某個(gè)工作需經(jīng)過互不隸屬的兩個(gè)或兩個(gè)以上的崗位和環(huán)節(jié)，以使下級受上級監(jiān)督，上級受下級牽制。例如，在材料采購控制系統(tǒng)中，采購部門只有憑領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購單或合同（縱向牽制）進(jìn)行采購，而采購的材料必需經(jīng)過驗(yàn)收（橫向牽制）后，才能辦理有關(guān)手續(xù)。因而只有經(jīng)過橫向關(guān)系和縱向關(guān)系的核查和制約，才使發(fā)生的錯(cuò)弊減少到最低程度，或者即使發(fā)生問題，也易盡早發(fā)現(xiàn)，及時(shí)糾正。2、成本效益原則。企業(yè)最關(guān)心的是經(jīng)濟(jì)效益，如果單純從控制的角度來考慮，參與控制的人員和環(huán)節(jié)越多，控制措施越嚴(yán)密，控制的效果就越好，其發(fā)生的錯(cuò)弊現(xiàn)象就越少，但因控制活動(dòng)造成的控制成本就越高。因此，在設(shè)計(jì)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制時(shí)，一定要考慮控制投入成本和控制產(chǎn)出效益之比，要根據(jù)企業(yè)自身經(jīng)營的實(shí)際情況，權(quán)衡實(shí)施成本與預(yù)期效益科學(xué)設(shè)立，力爭以最小的控制成本取得最大的控制效果。3、崗位責(zé)任原則。采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的設(shè)立是與企業(yè)的管理模式緊密聯(lián)系的，企業(yè)按照其推行的管理模式設(shè)立工作崗位，并賦予其責(zé)、權(quán)、利，規(guī)定相應(yīng)的操作規(guī)程和處理程序。在設(shè)置崗位時(shí)必須考慮到授權(quán)崗位和執(zhí)行崗位的分離、執(zhí)行崗位和審核崗位的分離、保管崗位和記賬崗位的分離等，通過不相容職責(zé)的劃分，各部門和人員之間相互審查、核對和制衡，避免一個(gè)人控制一項(xiàng)交易的各個(gè)環(huán)節(jié)，以防止員工的舞弊行為。4、協(xié)調(diào)配合原則。設(shè)計(jì)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度要有利于各部門之間、人員之間相互配合、協(xié)調(diào)同步、緊密銜接，避免只管相互牽制而不顧辦事效率的做法，導(dǎo)致不必要的扯皮和脫節(jié)現(xiàn)象。為此，必須做到既相互牽制，又相互協(xié)調(diào)，保證經(jīng)營管理活動(dòng)連續(xù)、有效地進(jìn)行。四、采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)（一）、職務(wù)分離制度。采購環(huán)節(jié)中的主要業(yè)務(wù)有提交請購單、編制計(jì)劃、審批計(jì)劃、市場調(diào)研、招標(biāo)投標(biāo)、簽訂采購合同、訂貨、收貨和入賬等。在這些業(yè)務(wù)中需要進(jìn)行職務(wù)分離的主要有：1、生產(chǎn)或銷售部門根據(jù)生產(chǎn)使用量或銷售需要量提出需要采購的物資品種和數(shù)量，倉儲(chǔ)部門依據(jù)提供的需采購物資品種、數(shù)量及現(xiàn)有庫存量，制定采購計(jì)劃，報(bào)預(yù)算管理部門審批，然后由采購部門依據(jù)經(jīng)管部門提供的市場調(diào)研報(bào)告進(jìn)行公開詢價(jià)。2、由生產(chǎn)或銷售部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門和法律部門、經(jīng)營管理部門共同組織招標(biāo)投標(biāo)來選擇供應(yīng)商，并會(huì)同供貨單位簽訂采購合同。3、物資的采購人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)所購物資的質(zhì)檢、驗(yàn)收、保管。4、物資的采購人員、保管人員、使用人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)記錄。5、采購人員應(yīng)與負(fù)責(zé)付款審批的人員相分離。6、審核付款人員應(yīng)與付款人員相分離。7、記錄應(yīng)付賬款的人員應(yīng)與出納人員相分離?！景咐可蚰吃趽?dān)任北京某A公司工程處主任期間，用向他人索要空白合同及商業(yè)零售發(fā)票，偽造購銷合同，虛構(gòu)了購買350萬元電力電纜的事實(shí)，并指令保管員填寫虛假的材料入庫單，又用寫有150萬和200萬的兩張空白發(fā)票平帳。并到財(cái)務(wù)報(bào)銷。從案例看出沈某之所以能貪污350萬，除其自身道德因素外，還表明A公司采購流程內(nèi)部存在嚴(yán)重問題。1、電力電纜的請購審批和實(shí)際執(zhí)行全由沈某一人完成，沒有達(dá)到上述不相容職務(wù)相互牽制的問題，為虛假采購創(chuàng)造空間。2、采購和驗(yàn)收沒有形成牽制。在采購過程中，采購人員不能同時(shí)擔(dān)任驗(yàn)收職務(wù)，否則可能會(huì)造成采購人員購買假冒偽劣產(chǎn)品，本案例中雖然采購人和驗(yàn)收人為兩個(gè)人，但由于保管員受沈某控制，實(shí)際上采購職務(wù)和驗(yàn)收職務(wù)沒有起到相互牽制的作用，造成材料虛假入庫。給公司造成重大損失。（二）、請購單控制制度。在確定物資采購時(shí)，必須由物資的使用部門根據(jù)未來一定期間的需要量，以填制“物資需求單”的方式提前通知物資保管部門，“物資需求單”有使用部門的制單、審核、批準(zhǔn)人員簽字。保管部門根據(jù)使用部門提供的需要量，再根據(jù)現(xiàn)有物資的庫存量計(jì)算出請購量，正式提交“物資請購單”。經(jīng)過物資保管部門主管簽字的請購單報(bào)預(yù)算管理部門審批并會(huì)同采購部門、財(cái)務(wù)部門、確認(rèn)制定采購計(jì)劃。財(cái)務(wù)部門根據(jù)資金使用情況簽署執(zhí)行意見，采購部門將采購計(jì)劃報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、存檔備案并辦理招標(biāo)訂貨手續(xù)。（三）、審批控制制度。根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、使用情況的實(shí)際需求，兼顧所需物資的特性，結(jié)合現(xiàn)有庫存情況，制定出品種、數(shù)量、交貨期較高準(zhǔn)確性的采購計(jì)劃，上報(bào)經(jīng)營管理部門審批，金額較大的一類物資采購由經(jīng)理辦公會(huì)審批。對于計(jì)劃內(nèi)的采購項(xiàng)目，具有請購權(quán)的部門應(yīng)嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)；對于超計(jì)劃和計(jì)劃外代購項(xiàng)目,具有請購權(quán)的部門應(yīng)對需求部門提出的申請進(jìn)行審核后再辦理請購手續(xù),并報(bào)審批人審批，審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及實(shí)際需要進(jìn)行審批。（四）、訂貨控制制度。經(jīng)管部門提供附有供應(yīng)商的價(jià)格表、質(zhì)量等級、供應(yīng)量、電話、地址的市場調(diào)研報(bào)告，并定期對供應(yīng)商的信譽(yù)、價(jià)格、質(zhì)量進(jìn)行評估，建立包括價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、折扣、付款條件、供應(yīng)商信譽(yù)、電話、地址等供應(yīng)商檔案，從中篩選質(zhì)量好、價(jià)格低、信譽(yù)好的供應(yīng)商，由生產(chǎn)或銷售部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門、法律部門共同進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)，最終確定供應(yīng)商。采購部門具體辦理訂貨手續(xù)簽訂訂貨合同及訂貨單，并將訂貨單及時(shí)傳送給生產(chǎn)、銷售、保管和會(huì)計(jì)等有關(guān)部門，以備合理安排生產(chǎn)、銷售、收貨和付款。企業(yè)對物資采購每年進(jìn)行一次招投標(biāo)，以增加現(xiàn)有供應(yīng)商的競爭意識(shí)。（五）、貨物驗(yàn)收控制制度。企業(yè)所訂購的貨物運(yùn)到后先入驗(yàn)收庫由業(yè)務(wù)部門開具入庫通知單、驗(yàn)收單。質(zhì)檢部門按照國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，各類物資必須具備各種規(guī)定資質(zhì)。驗(yàn)收合格后出具“質(zhì)量檢驗(yàn)合格單”或在驗(yàn)收單上加蓋“質(zhì)檢合格”章。如不合格查明原因，并向主管書面報(bào)告，及時(shí)向供應(yīng)商提出異議。驗(yàn)收人員根據(jù)入庫通知單、驗(yàn)收單及所附有關(guān)質(zhì)量證明書、合格證、技術(shù)圖紙、裝箱單、過磅單、發(fā)貨明細(xì)對貨物進(jìn)行數(shù)量、質(zhì)量驗(yàn)收。驗(yàn)收無誤在驗(yàn)收單加蓋“驗(yàn)訖”章。驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量不符或數(shù)量短缺、損壞、無質(zhì)量證明和技術(shù)資料等無法驗(yàn)收時(shí)，及時(shí)向供應(yīng)主管書面報(bào)告。采購人員把蓋章齊全的入庫單、驗(yàn)收單、采購合同以及發(fā)票送到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)賬，物資會(huì)計(jì)要對所送來的單據(jù)核對、整理，無誤后編制掛賬通知單。（六）、貨款支付控制制度。由采購請購單、訂貨單和驗(yàn)收單共同構(gòu)成的收貨業(yè)務(wù)完成后，會(huì)計(jì)部門就取得了供貨方的發(fā)票、驗(yàn)收單和采購合同等表示貨物已經(jīng)驗(yàn)收入庫并應(yīng)支付貨款或應(yīng)付賬款已經(jīng)發(fā)生的原始憑證。這些原始憑證經(jīng)過審核無誤后，會(huì)計(jì)部門應(yīng)該連續(xù)編號(hào)、及時(shí)、準(zhǔn)確記錄物資的增加和銀行存款、預(yù)付賬款的減少或應(yīng)付賬款的增加。如有部分退貨，需從原發(fā)票中扣除后再辦理結(jié)算。對物資的核算，必須根據(jù)企業(yè)的整體管理要求設(shè)置一級賬戶和明細(xì)賬戶并正確地進(jìn)行記錄。會(huì)計(jì)正確地進(jìn)行計(jì)量并記入適當(dāng)?shù)馁~戶和適當(dāng)?shù)钠陂g，由專人按照約定的付款日期、折扣條件管理應(yīng)付賬款，已到期的應(yīng)付賬款須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人審批后方可辦理貨款結(jié)算與支付。（七）、會(huì)計(jì)稽核與對賬制度。它一方面要求，無論是貨款的支付，還是應(yīng)付賬款發(fā)生的記錄，對進(jìn)貨業(yè)務(wù)涉及的所有原始憑證、記賬憑證，都必須經(jīng)過稽核人員或會(huì)計(jì)主管審核后方能記賬；另一方面要求，對進(jìn)貨業(yè)務(wù)發(fā)生的應(yīng)付賬款必須及時(shí)、定期地與客戶對賬，防止債務(wù)虛列及由此造成的業(yè)務(wù)人員舞弊行為。五、采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的風(fēng)險(xiǎn)采購合同方面的風(fēng)險(xiǎn)材料采購合同是以材料、設(shè)備等為標(biāo)的的支出性經(jīng)濟(jì)合同。材料采購合同無論在數(shù)量上還是金額上都占經(jīng)濟(jì)合同中的大部分比例，其簽訂是否合理合法、履行是否到位，在一定程度上會(huì)引起企業(yè)成本與資金的波動(dòng)，從而影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，目前公司材料采購合同在簽訂、履行、結(jié)算等方面存在著一定的漏洞，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：簽訂虛假經(jīng)濟(jì)合同，套取資金。材料采購合同主要是由企業(yè)的計(jì)劃部門和物資等相關(guān)部門負(fù)責(zé)簽訂的，如果缺乏監(jiān)管，有些企業(yè)內(nèi)部的合同經(jīng)辦人員為了謀求私利可能會(huì)與合同的對方當(dāng)事人相互串通，簽訂虛假的經(jīng)濟(jì)合同，套取企業(yè)資金，給企業(yè)造成不必要的損失。價(jià)格虛高。合同條款表述不清，很多企業(yè)在簽訂合同時(shí)缺乏必要的市場調(diào)研，對市場信息掌握不夠，未按市場行情及時(shí)調(diào)整價(jià)格，未進(jìn)行招標(biāo)，對價(jià)款組成部分的包裝費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)缺乏明確約定等。此外，合同條款內(nèi)容未按規(guī)范進(jìn)行表述，容易使合同雙方在供貨時(shí)間、標(biāo)的物規(guī)范及費(fèi)用的負(fù)擔(dān)上引起不必要的糾紛。合同條款執(zhí)行不嚴(yán)，未能有效追究違約責(zé)任。有些企業(yè)材料采購合同條款中違約責(zé)任的規(guī)定形同虛設(shè)，不能嚴(yán)格予以執(zhí)行，有些企業(yè)由于計(jì)劃、倉儲(chǔ)與驗(yàn)收、生產(chǎn)部門脫節(jié)，導(dǎo)致合同履行不力，甚至出現(xiàn)對方單位沒能完全履約或者在貨未到全的情況下全額付款，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。合同行為不正當(dāng)。賣方為了改變在市場競爭中的不利地位，往往采取一些不正當(dāng)手段，如對采購人員行賄套取企業(yè)采購標(biāo)底，給與虛假優(yōu)惠，以某些好處為誘餌公開兜售假冒偽劣產(chǎn)品等，以此損害公司的經(jīng)濟(jì)利益。采購成本方面的風(fēng)險(xiǎn)影響材料采購成本的風(fēng)險(xiǎn)因素具體包括以下幾個(gè)方面：采購前期費(fèi)用。一般來說，材料供應(yīng)計(jì)劃確定以后，供應(yīng)部門就回著手開始采購活動(dòng)。采購的前期工作包括市場調(diào)查、質(zhì)量評審、信用評估、供需洽談及派出人員現(xiàn)場調(diào)查等。這個(gè)方面如果控制不好，就會(huì)出現(xiàn)信息失真、欺上瞞下、差旅費(fèi)用過高等問題。采購價(jià)格。采購價(jià)格直接決定原材料的采購成本。一定量的產(chǎn)品最終所需的原材料的數(shù)量是一定的，因此采購價(jià)格的高低會(huì)極大影響產(chǎn)品制造成本。采購活動(dòng)中經(jīng)常出現(xiàn)的價(jià)格差，就是由供應(yīng)者和采購者的市場信息不對稱所致。供應(yīng)者憑借較為充分的相關(guān)信息，常常占據(jù)較大的優(yōu)勢。采購批量。企業(yè)生產(chǎn)宏觀的連續(xù)性和微觀的周期性，決定了企業(yè)持續(xù)而且批量采購，采購次數(shù)越頻繁，儲(chǔ)備資金越低，資金周轉(zhuǎn)率越高，但采購前期費(fèi)用和采購價(jià)格就會(huì)越高。質(zhì)量特性。不同產(chǎn)品所用的原材料質(zhì)量等級不同，同一產(chǎn)品不同部位使用的原材料質(zhì)量等級也不同，因此，應(yīng)按其質(zhì)量特性高低劃分不同等級進(jìn)行分類管理并實(shí)施不同控制。六、采購及付款業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對采購合同風(fēng)險(xiǎn)的對策針對采購合同中存在的問題，企業(yè)可以采取下列措施加以應(yīng)對：對采購合同進(jìn)行全方位內(nèi)部審計(jì)。在采購合同審計(jì)中，應(yīng)運(yùn)用簽約審計(jì)、結(jié)算審計(jì)與消耗審計(jì)策略應(yīng)對合同風(fēng)險(xiǎn)。簽約審計(jì)重點(diǎn)是針對材料采購合同中盲目采購、虛假采購和擴(kuò)大消耗、虛增成本等問題。為防止不合理的采購造成庫存積壓和損失浪費(fèi)現(xiàn)象，按照先平庫、后采購的原則，審查采購計(jì)劃的真實(shí)性、合理性，提高資金使用效率：另外，貫徹訂貨選廠、產(chǎn)品選型、質(zhì)量選優(yōu)、價(jià)格選廉、供貨選塊、服務(wù)選佳的宗旨，做好合同條款和價(jià)格的審計(jì)。結(jié)算審計(jì)是材料采購合同價(jià)款支付之前的最后一關(guān)，針對經(jīng)常容易出現(xiàn)的高于合同約定結(jié)算、不按合同條款履行、結(jié)算手續(xù)不完善、結(jié)算多付款等問題，應(yīng)該以合同約定為依據(jù)，做到物資驗(yàn)收單、運(yùn)貨單、發(fā)貨單與合同書約定相符，入庫產(chǎn)品的品種、規(guī)格、質(zhì)量、價(jià)格與合同約定相符。消耗審計(jì)作為一中跟蹤審計(jì)手段，主要目的是監(jiān)督真實(shí)消耗，通過核實(shí)計(jì)劃用量與實(shí)際用量之間的差異，防止實(shí)物短缺、物資散失及變賣行為，并提出相關(guān)的管理建議。審查采購合同價(jià)格。為確保采購合同價(jià)格審定的科學(xué)、合理與公平，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況，采取以下價(jià)格審查方法。一是價(jià)格咨詢法。對于價(jià)格變動(dòng)頻繁且市場用量較大的通用材料，以及價(jià)格相對公開的產(chǎn)品，利用上網(wǎng)咨詢、電話咨詢等方式，掌握當(dāng)期價(jià)格的升降幅度以及變動(dòng)因素，從而提供合理的市場參考價(jià)格。二是中標(biāo)價(jià)格法。按照《招投標(biāo)法》的規(guī)定，對大宗物資、大宗材料，采取貨比三家的招標(biāo)采購方式，落實(shí)中標(biāo)價(jià)格和中標(biāo)品種。三是最高限價(jià)法。對政府定價(jià)的產(chǎn)品和價(jià)格相對穩(wěn)定且價(jià)值較低的物資，根據(jù)歷史資料，直接實(shí)行最高限價(jià)。四是價(jià)格庫應(yīng)用法。在建立管理信息系統(tǒng)的企業(yè)，凡是已經(jīng)簽約過的價(jià)格全部存放在價(jià)格數(shù)據(jù)庫中，隨時(shí)調(diào)閱、修正，實(shí)行自動(dòng)比價(jià)。五是成本測算法。對新產(chǎn)品和特殊加工制作產(chǎn)品實(shí)施成本測算，依據(jù)產(chǎn)品的科技含量和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，測算人工、材料、機(jī)械費(fèi)用，科學(xué)確定產(chǎn)品價(jià)格。2．采購成本風(fēng)險(xiǎn)的對策控制采購成本應(yīng)從兩個(gè)層面入手即從技術(shù)層面提高業(yè)務(wù)的執(zhí)行能力和從系統(tǒng)建設(shè)方面創(chuàng)建采購的環(huán)境，即COSO（全國虛假財(cái)務(wù)報(bào)告委員會(huì)下屬的發(fā)起人委員會(huì)）報(bào)告中所說的控制環(huán)境和控制活動(dòng)，并不斷從這兩個(gè)方面持續(xù)改進(jìn)。（1）充分進(jìn)行采購市場的調(diào)查和信息收集。一個(gè)企業(yè)的采購管理要達(dá)到一定水平，應(yīng)充分注意對采購市場的調(diào)查和信息的收集整理。只有這樣，才能充分了解市場的狀況和價(jià)格走勢，使自己處于有利地位，如有條件，企業(yè)可設(shè)專人從事這方面工作，定期形成調(diào)研報(bào)告。（2）建立嚴(yán)格的采購制度。建立嚴(yán)格、完善的采購制度，不僅能規(guī)范企業(yè)的采購活動(dòng)，提高效率，杜絕部門之間扯皮，還能預(yù)防采購人員的不良行為，采購制度規(guī)定物料采購的申請、授權(quán)人的批準(zhǔn)權(quán)限、物料采購的流程、相關(guān)部門（特別是財(cái)務(wù)部門）的責(zé)任和關(guān)系、各種材料采購的規(guī)定和方式、報(bào)價(jià)和價(jià)格審批等。比如，可在采購制度中規(guī)定采購的物品要向供應(yīng)商詢價(jià)、列表比較、議價(jià)，然后選擇供應(yīng)商，并把所選的供應(yīng)商及其報(bào)價(jià)填在請購單上，還可規(guī)定超過一定金額的采購須附上三個(gè)以上的書面報(bào)價(jià)等，以供財(cái)務(wù)部門或內(nèi)部審計(jì)部門稽核。建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度。對企業(yè)的正式供應(yīng)商要建立檔案，供應(yīng)商檔案除有編號(hào)、詳細(xì)聯(lián)系方式和地址外，還應(yīng)有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)評級、銀行帳號(hào)等，每一個(gè)供應(yīng)商檔案都應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格審核才能歸檔。企業(yè)的采購必須在以歸檔的供應(yīng)商中進(jìn)行。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期的更新，并有專人管理。同事要建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。重點(diǎn)材料的供應(yīng)商須經(jīng)質(zhì)檢、物料、財(cái)務(wù)等部門聯(lián)合考核后才能進(jìn)入，如有可能要到供應(yīng)商生產(chǎn)地實(shí)地考核。企業(yè)要制定嚴(yán)格的考核程序和指標(biāo)，要對考核的問題逐一評分，只有達(dá)到或超過評分標(biāo)準(zhǔn)者才能成為歸檔供應(yīng)商。建立價(jià)格檔案和價(jià)格評價(jià)體系。企業(yè)采購部門要對所有的采購材料建立價(jià)格檔案。對每一批采購物品的報(bào)價(jià)，應(yīng)首先與歸檔的材料價(jià)格進(jìn)行比較，分析價(jià)格差異原因，如無特殊原因，原則上采購的價(jià)格不能超過檔案中的價(jià)格水平，否則要作出詳細(xì)說明。對于重點(diǎn)材料的價(jià)格，要建立價(jià)格評價(jià)體系，由公司有關(guān)部門組成價(jià)格評價(jià)組，定期收集有關(guān)的供應(yīng)價(jià)格信息，以此分析、評價(jià)現(xiàn)有的價(jià)格水平，并對歸檔的價(jià)格檔案進(jìn)行評價(jià)和更新。可以一季度或半年進(jìn)行一次。選擇有利的付款條件。如果企業(yè)資金充裕，或者銀行利率較低，可采用現(xiàn)金交易或貨到付款的方式，這樣往往能帶來較大的價(jià)格折扣。此外，對于進(jìn)口材料、外匯幣種的選擇和匯率走勢也要格外注意。把握價(jià)格變動(dòng)的時(shí)機(jī)。材料價(jià)格會(huì)經(jīng)常隨著季節(jié)、市場供求情況而變動(dòng)。因此，采購人員應(yīng)注意價(jià)格變動(dòng)規(guī)律，把握采購時(shí)機(jī)。如企業(yè)所用的主要原材料價(jià)格不斷上升，采購部門能把握好時(shí)機(jī)和采購數(shù)量，就會(huì)給企業(yè)帶來很大的經(jīng)濟(jì)效益。以競爭招標(biāo)的方式牽制供應(yīng)商。對于大宗物料采購，一個(gè)有效的方法是實(shí)行競爭招標(biāo)。此舉往往能通過供應(yīng)商的相互比價(jià)，最終得到底線的價(jià)格。此外，對同一種材料，應(yīng)多找?guī)讉€(gè)供應(yīng)商，通過對不同供應(yīng)商的選擇和比較使其互相牽制，從而使公司在談判中處于有利地位。向制造商直接采購或結(jié)成同盟聯(lián)合訂購。向制造商直接訂購，可以減少中間環(huán)節(jié)，降低采購成本，同事制造商的技術(shù)服務(wù)、售后服務(wù)會(huì)更好，另外，有條件的幾個(gè)同類廠家可結(jié)成同盟聯(lián)合訂購，以克服單個(gè)廠家訂購數(shù)量小而得不到更多優(yōu)惠的矛盾。五、采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制應(yīng)注意的問題（一）編制需求計(jì)劃和采購計(jì)劃

采購業(yè)務(wù)從計(jì)劃（或預(yù)算）開始，包括需求計(jì)劃和采購計(jì)劃。企業(yè)實(shí)務(wù)中，需求部門一般根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要向采購部門提出物資需求計(jì)劃，采購部門根據(jù)該需求計(jì)劃歸類匯總平衡現(xiàn)有庫存物資后，統(tǒng)籌安排采購計(jì)劃，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：需求或采購計(jì)劃不合理、不按實(shí)際需求安排采購或隨意超計(jì)劃采購，甚至與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃不協(xié)調(diào)等。

主要管控措施：第一，生產(chǎn)、經(jīng)營、項(xiàng)目建設(shè)等部門，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際需求準(zhǔn)確、及時(shí)編制需求計(jì)劃。需求部門提出需求計(jì)劃時(shí)，不能指定或變相指定供應(yīng)商。對獨(dú)家代理、專有、專利等特殊產(chǎn)品應(yīng)提供相應(yīng)的獨(dú)家、專有資料，經(jīng)專業(yè)技術(shù)部門研討后，經(jīng)具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批。第二，采購計(jì)劃是企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃的一部分，在制定年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)實(shí)際需要，結(jié)合庫存和在途情況，科學(xué)安排采購計(jì)劃，防止采購過高或過低。第三，采購計(jì)劃應(yīng)納入采購預(yù)算管理，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，作為企業(yè)剛性指令嚴(yán)格執(zhí)行。

（二）請購

請購是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計(jì)劃和實(shí)際需要，提出的采購申請。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：缺乏采購申請制度，請購未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能導(dǎo)致采購物資過量或短缺，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營。

主要管控措施：第一，建立采購申請制度，依據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際需要設(shè)置專門的請購部門，對需求部門提出的采購需求進(jìn)行審核，并進(jìn)行歸類匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購計(jì)劃。第二，具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。第三，具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批采購申請時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注采購申請內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，是否符合生產(chǎn)經(jīng)營需要，是否符合采購計(jì)劃，是否在采購預(yù)算范圍內(nèi)等。對不符合規(guī)定的采購申請，應(yīng)要求請購部門調(diào)整請購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。

（三）選擇供應(yīng)商

選擇供應(yīng)商，也就是確定采購渠道。它是企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程中非常重要的環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價(jià)高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。

主要管控措施：第一，建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度，對供應(yīng)商資質(zhì)信譽(yù)情況的真實(shí)性和合法性進(jìn)行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)新增供應(yīng)商的市場準(zhǔn)入、供應(yīng)商新增服務(wù)關(guān)系以及調(diào)整供應(yīng)商物資目錄，都要由采購部門根據(jù)需要提出申請，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徍伺鷾?zhǔn)后，納入供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)可委托具有相應(yīng)資質(zhì)的中介機(jī)構(gòu)對供應(yīng)商進(jìn)行資信調(diào)查。第二，采購部門應(yīng)當(dāng)按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商，在切實(shí)防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。第三，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)和供應(yīng)商淘汰制度，對供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格、交貨及時(shí)性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進(jìn)行實(shí)時(shí)管理和考核評價(jià)，根據(jù)考核評價(jià)結(jié)果，提出供應(yīng)商淘汰和更換名單，經(jīng)審批后對供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇和調(diào)整，并在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中作出相應(yīng)記錄。

（四）確定采購價(jià)格

如何以最優(yōu)“性價(jià)比”采購到符合需求的物資，是采購部門的永恒主題。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：采購定價(jià)機(jī)制不科學(xué)，采購定價(jià)方式選擇不當(dāng)，缺乏對重要物資品種價(jià)格的跟蹤監(jiān)控，引起采購價(jià)格不合理，可能造成企業(yè)資金損失。

主要管控措施：第一，健全采購定價(jià)機(jī)制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價(jià)采購、動(dòng)態(tài)競價(jià)采購等多種方式，科學(xué)合理地確定采購價(jià)格。對標(biāo)準(zhǔn)化程度高、需求計(jì)劃性強(qiáng)、價(jià)格相對穩(wěn)定的物資，通過招標(biāo)、聯(lián)合談判等公開、競爭方式簽訂框架協(xié)議。第二，采購部門應(yīng)當(dāng)定期研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場價(jià)格變動(dòng)趨勢,確定重要物資品種的采購執(zhí)行價(jià)格或參考價(jià)格。建立采購價(jià)格數(shù)據(jù)庫，定期開展重要物資的市場供求形勢及價(jià)格走勢商情分析并合理利用。

（五）訂立框架協(xié)議或采購合同

框架協(xié)議是企業(yè)與供應(yīng)商之間為建立長期物資購銷關(guān)系而作出的一種約定。采購合同是指企業(yè)根據(jù)采購需要、確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價(jià)格等情況與供應(yīng)商簽訂的具有法律約束力的協(xié)議，該協(xié)議對雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任等情況作出了明確規(guī)定（企業(yè)向供應(yīng)商支付合同規(guī)定的金額、結(jié)算方式，供應(yīng)商按照約定時(shí)間、期限、數(shù)量與質(zhì)量、規(guī)格交付物資給采購方）。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：框架協(xié)議簽訂不當(dāng)，可能導(dǎo)致物資采購不順暢；未經(jīng)授權(quán)對外訂立采購合同，合同對方主體資格、履約能力等未達(dá)要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。

主要管控措施：第一，對擬簽訂框架協(xié)議的供應(yīng)商的主體資格、信用狀況等進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估；框架協(xié)議的簽訂應(yīng)引入競爭制度，確保供應(yīng)商具備履約能力。第二，根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價(jià)格等情況，擬訂采購合同，準(zhǔn)確描述合同條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限簽署采購合同。對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專業(yè)人員參與談判，必要時(shí)可聘請外部專家參與相關(guān)工作。第三，對重要物資驗(yàn)收量與合同量之間允許的差異，應(yīng)當(dāng)作出統(tǒng)一規(guī)定。

（六）管理供應(yīng)過程

管理供應(yīng)過程，主要是指企業(yè)建立嚴(yán)格的采購合同跟蹤制度，科學(xué)評價(jià)供應(yīng)商的供貨情況，并根據(jù)合理選擇的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，辦理運(yùn)輸、投保等事宜，實(shí)時(shí)掌握物資采購供應(yīng)過程的情況。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：缺乏對采購合同履行情況的有效跟蹤，運(yùn)輸方式選擇不合理，忽視運(yùn)輸過程保險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)，可能導(dǎo)致采購物資損失或無法保證供應(yīng)。

主要管控措施：第一，依據(jù)采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產(chǎn)或工程進(jìn)度的異常情況，應(yīng)出具書面報(bào)告并及時(shí)提出解決方案，采取必要措施，保證需求物資的及時(shí)供應(yīng)。第二，對重要物資建立并執(zhí)行合同履約過程中的巡視、點(diǎn)檢和監(jiān)造制度。對需要監(jiān)造的物資，擇優(yōu)確定監(jiān)造單位，簽訂監(jiān)造合同，落實(shí)監(jiān)造責(zé)任人，審核確認(rèn)監(jiān)造大綱，審定監(jiān)造報(bào)告，并及時(shí)向技術(shù)等部門通報(bào)。第三，根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度和采購物資特性等因素，選擇合理的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，辦理運(yùn)輸、投保等事宜。第四，實(shí)行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追溯性。

（七）驗(yàn)收

驗(yàn)收是指企業(yè)對采購物資和勞務(wù)的檢驗(yàn)接收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確、驗(yàn)收程序不規(guī)范、對驗(yàn)收中存在的異常情況不作處理，可能造成賬實(shí)不符、采購物資損失。

主要管控措施：第一，制定明確的采購驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合物資特性確定必檢物資目錄，規(guī)定此類物資出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告后方可入庫。第二，驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購合同及質(zhì)量檢驗(yàn)部門出具的質(zhì)量檢驗(yàn)證明，重點(diǎn)關(guān)注采購合同、發(fā)票等原始單據(jù)與采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號(hào)等核對一致。對驗(yàn)收合格的物資，填制入庫憑證，加蓋物資“收訖章”，登記實(shí)物賬，及時(shí)將入庫憑證傳遞給財(cái)會(huì)部門。物資入庫前，采購部門須檢查質(zhì)量保證書、商檢證書或合格證等證明文件。驗(yàn)收時(shí)涉及技術(shù)性強(qiáng)的、大宗的和新、特物資，還應(yīng)進(jìn)行專業(yè)測試，必要時(shí)可委托具有檢驗(yàn)資質(zhì)的機(jī)構(gòu)或聘請外部專家協(xié)助驗(yàn)收。第三，對于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，比如無采購合同或大額超采購合同的物資、超采購預(yù)算采購的物資、毀損的物資等，驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)報(bào)告，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時(shí)處理。對于不合格物資，采購部門依據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。對延遲交貨造成生產(chǎn)建設(shè)損失的，采購部門要按照合同約定索賠。

（八）付款

付款是指企業(yè)在對采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無誤后，按照采購合同規(guī)定及時(shí)向供應(yīng)商辦理支付款項(xiàng)的過程。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：付款審核不嚴(yán)格、付款方式不恰當(dāng)、付款金額控制不嚴(yán)，可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。

主要管控措施：企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力，嚴(yán)格審核采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等相關(guān)內(nèi)容，審核無誤后按照合同規(guī)定，合理選擇付款方式，及時(shí)辦理付款。要著力關(guān)注以下方面：第一，嚴(yán)格審查采購發(fā)票等票據(jù)的真實(shí)性、合法性和有效性，判斷采購款項(xiàng)是否確實(shí)應(yīng)予支付。如審查發(fā)票填制的內(nèi)容是否與發(fā)票種類相符合、發(fā)票加蓋的印章是否與票據(jù)的種類相符合等。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，如果發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)當(dāng)拒絕向供應(yīng)商付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。第二，根據(jù)國家有關(guān)支付結(jié)算的相關(guān)規(guī)定和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實(shí)際，合理選擇付款方式，并嚴(yán)格遵循合同規(guī)定，防范付款方式不當(dāng)帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)，保證資金安全。除了不足轉(zhuǎn)賬起點(diǎn)金額的采購可以支付現(xiàn)金外，采購價(jià)款應(yīng)通過銀行辦理轉(zhuǎn)賬。第三，加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理，涉及大額或長期的