文書檔案文件級目錄課件

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數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則文書檔案文件級目錄

數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則1為規(guī)范做好市直單位到期應(yīng)進(jìn)館檔案接收移交工作，確保館藏國家檔案資源的質(zhì)量、完整與安全，

從2007年起市直各單位所有移交進(jìn)館的檔案必須在移交檔案實體的同時，移交符合安徽省地方標(biāo)準(zhǔn)《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫與著錄細(xì)則》的計算機檔案條目。

為此，我們特舉辦本期檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，為大家講解有關(guān)的計算機檔案著錄要求。為規(guī)范做好市直單位到期應(yīng)進(jìn)館檔案接收移交工作，確2一、著錄項目包括題名、文件編號、責(zé)任者、秘級與保管期限、控制標(biāo)識、時間、分類號、檔案館代碼、檔號、縮微號、組織機構(gòu)代碼、電子文檔號、脫機載體編號、稿本、載體形態(tài)、主題詞和關(guān)鍵詞、人名、附件、提要與附注項等。對照列表可以看出，這些項目有必著不可為空、必著可為空和選著項目三種。一、著錄項目包括題名、文件編號、責(zé)任者、秘級與保管期限、控制3二、著錄格式本標(biāo)準(zhǔn)適用于建國后文書檔案文件級目錄的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫屬性定義與數(shù)據(jù)采集，故采用了表格條目格式的表達(dá)方法。二、著錄格式本標(biāo)準(zhǔn)適用于建國后文書檔案文件級目錄的4讓我們先來看一下案卷級的著錄頁面：

讓我們先來看一下案卷級的著錄頁面：

5再來看一下文件級的著錄頁面再來看一下文件級的著錄頁面6三、著錄細(xì)則1、題名：是檔案館、檔案室的必著項目。通俗地說就是文件的標(biāo)題。2、責(zé)任者：是指對文件內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的團體或個人。3、文件編號：指文件執(zhí)法過程中由執(zhí)法機關(guān)、團體或個人賦予文件的順序號。4、密級與保管期限：密級根據(jù)文件首頁的標(biāo)記（秘密、機密、絕密等）；保管期限根據(jù)檔案的價值劃分為永久、長期、短期，都據(jù)實著錄。三、著錄細(xì)則1、題名：是檔案館、檔案室的必著項目。通俗地說就75、控制標(biāo)志：根據(jù)檔案歸檔時確定為開放的著錄開放，確定為控制利用的著錄為控制。6、時間：A、成文時間，著錄文件的形成時間；B、考證時間，時間是考證得出的，應(yīng)在附注中加以說明。C、時間表示方法：例——19800721若時間不詳，表示為000007215、控制標(biāo)志：根據(jù)檔案歸檔時確定為開放的著錄開放，確定為控制87、編號A、分類號：依據(jù)《中國檔案分類法》著錄。但目前檔案無法利用分類號組成有效的檢索工具，因此該號的實際意義不大，可以為空。B、檔案館代碼：是檔案館必著項目，依據(jù)國家檔案局統(tǒng)一編排的代碼著錄。例如合肥市檔案館代碼為:434010C、檔號：以立卷方式整理的檔案，檔號結(jié)構(gòu)主要有三種形式：1）、全宗號——目錄號——卷號——件號7、編號92）、年度——保管期限——卷號——件號3）、保管期限——年度——卷號——件號建議采用第一種。以《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案，著錄形式可以“全宗號——年度——保管期限——件號”著錄：例如：XXX局（檔案館賦予全宗號為008）2002年度形成的第18件永久保存的檔案，可著錄為：008-2002-永久-00182）、年度——保管期限——卷號——件號10C-1、全宗號：由檔案館給定每個全宗的代碼，據(jù)實著錄。C-2、目錄號：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼，據(jù)實著錄。C-3、卷號：同一目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個流水順序號。C-4、件號：同一案卷內(nèi)的文件流水號。D、頁號：文件所在案卷內(nèi)的首頁號，最后一件文件著錄起止頁號。C-1、全宗號：由檔案館給定每個全宗的代碼，據(jù)實著錄。11E、年度：據(jù)實著錄案卷所屬的年度，標(biāo)著公元紀(jì)年，例如：1997。F、機構(gòu)（問題）：應(yīng)按照類目名稱準(zhǔn)確著錄?？蛇m用機關(guān)內(nèi)部規(guī)范的簡稱，如“標(biāo)準(zhǔn)化處”，不可使用“一處”等模糊的簡稱。該項可以不著錄。G、盒號：指按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案的檔案盒排列順序號，一般按檔案進(jìn)館時要求編制。據(jù)實著錄。文書檔案文件級目錄12H、縮微號：著錄文件首頁所在畫幅的縮微號，可以為空值。I、組織機構(gòu)代碼：移交前著錄立檔單位組織機構(gòu)代碼，進(jìn)館后著錄檔案館代碼。該項可以為空值。J、電子文檔號：由檔號、電子文檔數(shù)位號、文件擴展名三部分組成，格式為：檔號（電子文件數(shù)位號）.擴展名省檔案局在對該號作出規(guī)定的時候是2004年，現(xiàn)在的檔案管理軟件對電子文件的著錄可直接掛接到該文件所在條目信息中，如下圖：H、縮微號：著錄文件首頁所在畫幅的縮微號，可以為空值。13文書檔案文件級目錄14K、脫機載體編號:格式為組織機構(gòu)代碼——存儲載體代碼——排列順序號存儲載體代碼：CD表示光盤，MT表示磁帶，MD表示磁盤。例如：434010-CD-001，即檔案局-光盤-第一盤。K、脫機載體編號:格式為158、稿本指檔案文件的文稿、文本。依實際情況可著錄為草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、藍(lán)圖、正本、副本、試行本、修訂本、影印本、各種文字本等。9、載體形態(tài)以紙質(zhì)為載體的檔案一般不著錄。其他載體類型據(jù)實著錄。例：5盤3/4英寸的磁帶。是指數(shù)量為5、單位為盤、規(guī)格為3/4英寸的載體為磁帶的檔案。8、稿本1610、主題詞和關(guān)鍵詞：

該項為選著項目，現(xiàn)在正式的文件一般在文件最后都標(biāo)注有主題詞或關(guān)鍵詞，照錄即可。例：10、主題詞和關(guān)鍵詞：

該項為選著項目，現(xiàn)在正式的文件一1711、人名：這一項的設(shè)立主要是用于干部任免、人員調(diào)配、錄用、聘任、獎懲（勞模、人員處分）及專業(yè)職務(wù)評聘中的人名錄入。許多專題檔案如婚姻檔案、知青檔案、林業(yè)三定檔案、人員精簡檔案、土地改革檔案、土地承包檔案、房地產(chǎn)檔案等與人名直接有關(guān)的檔案著錄時，應(yīng)著錄該項。11、人名：18文書檔案文件級目錄1912、附件：當(dāng)正文題名不能揭示附件主題，或附件具有獨立檢索意義時，在附件項中著錄附件題名，多個附件之間以“+”號分隔。例：《關(guān)于檔案接收移交工作的通知》可著錄為12、附件：2013、提要與附注：提要是對文件內(nèi)容的簡介，附注是對檔案中需要補充說明的事項的著錄，這兩項都為可選著錄項。13、提要與附注：21四、采用《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案的著錄界面及著錄項

1、盒的著錄四、采用《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案的著錄界面及著錄項

222、文件的著錄2、文件的著錄23文書檔案文件級目錄24謝謝謝謝25演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！26文書檔案文件級目錄

數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則文書檔案文件級目錄

數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則27為規(guī)范做好市直單位到期應(yīng)進(jìn)館檔案接收移交工作，確保館藏國家檔案資源的質(zhì)量、完整與安全，

從2007年起市直各單位所有移交進(jìn)館的檔案必須在移交檔案實體的同時，移交符合安徽省地方標(biāo)準(zhǔn)《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫與著錄細(xì)則》的計算機檔案條目。

為此，我們特舉辦本期檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，為大家講解有關(guān)的計算機檔案著錄要求。為規(guī)范做好市直單位到期應(yīng)進(jìn)館檔案接收移交工作，確28一、著錄項目包括題名、文件編號、責(zé)任者、秘級與保管期限、控制標(biāo)識、時間、分類號、檔案館代碼、檔號、縮微號、組織機構(gòu)代碼、電子文檔號、脫機載體編號、稿本、載體形態(tài)、主題詞和關(guān)鍵詞、人名、附件、提要與附注項等。對照列表可以看出，這些項目有必著不可為空、必著可為空和選著項目三種。一、著錄項目包括題名、文件編號、責(zé)任者、秘級與保管期限、控制29二、著錄格式本標(biāo)準(zhǔn)適用于建國后文書檔案文件級目錄的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫屬性定義與數(shù)據(jù)采集，故采用了表格條目格式的表達(dá)方法。二、著錄格式本標(biāo)準(zhǔn)適用于建國后文書檔案文件級目錄的30讓我們先來看一下案卷級的著錄頁面：

讓我們先來看一下案卷級的著錄頁面：

31再來看一下文件級的著錄頁面再來看一下文件級的著錄頁面32三、著錄細(xì)則1、題名：是檔案館、檔案室的必著項目。通俗地說就是文件的標(biāo)題。2、責(zé)任者：是指對文件內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的團體或個人。3、文件編號：指文件執(zhí)法過程中由執(zhí)法機關(guān)、團體或個人賦予文件的順序號。4、密級與保管期限：密級根據(jù)文件首頁的標(biāo)記（秘密、機密、絕密等）；保管期限根據(jù)檔案的價值劃分為永久、長期、短期，都據(jù)實著錄。三、著錄細(xì)則1、題名：是檔案館、檔案室的必著項目。通俗地說就335、控制標(biāo)志：根據(jù)檔案歸檔時確定為開放的著錄開放，確定為控制利用的著錄為控制。6、時間：A、成文時間，著錄文件的形成時間；B、考證時間，時間是考證得出的，應(yīng)在附注中加以說明。C、時間表示方法：例——19800721若時間不詳，表示為000007215、控制標(biāo)志：根據(jù)檔案歸檔時確定為開放的著錄開放，確定為控制347、編號A、分類號：依據(jù)《中國檔案分類法》著錄。但目前檔案無法利用分類號組成有效的檢索工具，因此該號的實際意義不大，可以為空。B、檔案館代碼：是檔案館必著項目，依據(jù)國家檔案局統(tǒng)一編排的代碼著錄。例如合肥市檔案館代碼為:434010C、檔號：以立卷方式整理的檔案，檔號結(jié)構(gòu)主要有三種形式：1）、全宗號——目錄號——卷號——件號7、編號352）、年度——保管期限——卷號——件號3）、保管期限——年度——卷號——件號建議采用第一種。以《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案，著錄形式可以“全宗號——年度——保管期限——件號”著錄：例如：XXX局（檔案館賦予全宗號為008）2002年度形成的第18件永久保存的檔案，可著錄為：008-2002-永久-00182）、年度——保管期限——卷號——件號36C-1、全宗號：由檔案館給定每個全宗的代碼，據(jù)實著錄。C-2、目錄號：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼，據(jù)實著錄。C-3、卷號：同一目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個流水順序號。C-4、件號：同一案卷內(nèi)的文件流水號。D、頁號：文件所在案卷內(nèi)的首頁號，最后一件文件著錄起止頁號。C-1、全宗號：由檔案館給定每個全宗的代碼，據(jù)實著錄。37E、年度：據(jù)實著錄案卷所屬的年度，標(biāo)著公元紀(jì)年，例如：1997。F、機構(gòu)（問題）：應(yīng)按照類目名稱準(zhǔn)確著錄?？蛇m用機關(guān)內(nèi)部規(guī)范的簡稱，如“標(biāo)準(zhǔn)化處”，不可使用“一處”等模糊的簡稱。該項可以不著錄。G、盒號：指按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案的檔案盒排列順序號，一般按檔案進(jìn)館時要求編制。據(jù)實著錄。文書檔案文件級目錄38H、縮微號：著錄文件首頁所在畫幅的縮微號，可以為空值。I、組織機構(gòu)代碼：移交前著錄立檔單位組織機構(gòu)代碼，進(jìn)館后著錄檔案館代碼。該項可以為空值。J、電子文檔號：由檔號、電子文檔數(shù)位號、文件擴展名三部分組成，格式為：檔號（電子文件數(shù)位號）.擴展名省檔案局在對該號作出規(guī)定的時候是2004年，現(xiàn)在的檔案管理軟件對電子文件的著錄可直接掛接到該文件所在條目信息中，如下圖：H、縮微號：著錄文件首頁所在畫幅的縮微號，可以為空值。39文書檔案文件級目錄40K、脫機載體編號:格式為組織機構(gòu)代碼——存儲載體代碼——排列順序號存儲載體代碼：CD表示光盤，MT表示磁帶，MD表示磁盤。例如：434010-CD-001，即檔案局-光盤-第一盤。K、脫機載體編號:格式為418、稿本指檔案文件的文稿、文本。依實際情況可著錄為草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、藍(lán)圖、正本、副本、試行本、修訂本、影印本、各種文字本等。9、載體形態(tài)以紙質(zhì)為載體的檔案一般不著錄。其他載體類型據(jù)實著錄。例：5盤3/4英寸的磁帶。是指數(shù)量為5、單位為盤、規(guī)格為3/4英寸的載體為磁帶的檔案。8、稿本4210、主題詞和關(guān)鍵詞：

該項為選著項目，現(xiàn)在正式的文件一般在文件最后都標(biāo)注有主題詞或關(guān)鍵詞，照錄即可。例：10、主題詞和關(guān)鍵詞：

該項為選著項目，現(xiàn)在正式的文件一4311、人名：這一項的設(shè)立主要是用于干部任免、人員調(diào)配、錄用、聘任、獎懲（勞模、人員處分）及專業(yè)職務(wù)評聘中的人名錄入。許多專題檔案如婚姻檔案、知青檔案、林業(yè)三定檔案、人員精簡檔案、土地改革檔案、土地承包檔案、房地產(chǎn)檔案等與人名直接有關(guān)的檔案著錄時，應(yīng)著錄該項。11、人名：44文書檔案文件級目錄4512、附件：當(dāng)正文題名不能揭示附件主題，或附件具有獨立檢索意義時，在附