時(shí)間管理如何成為上司的得力助手

時(shí)間管理

(如何成為上司的得力助手)如果您的余生只剩下三天,您會(huì)做那三件事情?請(qǐng)閉目一分鐘思考這個(gè)問(wèn)題前面那個(gè)問(wèn)題太過(guò)嚴(yán)肅?如果您明天起要請(qǐng)年假三天,您會(huì)交待代理人那些事情?時(shí)間管理是什么?時(shí)間管理不是什么?時(shí)間本身不是問(wèn)題.因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多所以時(shí)間管理的問(wèn)題本身不在于時(shí)間,而是在于自己如何善用及分配你自己的時(shí)間時(shí)間管理是什么?時(shí)間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣,以令自己更富績(jī)效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對(duì)地做完,叫做效能時(shí)間管理就是”預(yù)先設(shè)想、超乎期待”

部屬主管人,為何安于現(xiàn)狀?為何你安于現(xiàn)狀(不想結(jié)婚)?1.無(wú)奈2.不確定改變之后會(huì)更好3.因?yàn)楝F(xiàn)狀是我自己最熟悉的除非當(dāng)你開(kāi)始不滿于現(xiàn)狀時(shí),表示會(huì)有新的事物發(fā)生在你的身上…

但是要用對(duì)“新的思考方式”你可知道為何會(huì)想不出來(lái)?因?yàn)槟闾怀鲈瓉?lái)的思維習(xí)慣但是假設(shè)你想出來(lái)了.恭喜你,表示你會(huì)用新的角度去思考一個(gè)舊有的問(wèn)題.

改變時(shí)間管理的第一步,從你自覺(jué)需要時(shí)間管理開(kāi)始時(shí)間管理的架構(gòu)緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩請(qǐng)排排出出正正確確的的行行事事優(yōu)優(yōu)先先級(jí)級(jí)????ABCD緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確確的的行行事事優(yōu)優(yōu)先先級(jí)級(jí)(急重重輕輕緩緩)緊迫的事不緊迫的事重要的事設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救員工產(chǎn)生肢體沖突顧客抱怨居民抗?fàn)幫ｋ娎祥浗淮氖轮鞴芙淮氖掠?jì)劃研擬問(wèn)題調(diào)查技能提升居民有話說(shuō)公關(guān)促進(jìn)健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會(huì)議之出列席有些無(wú)謂的請(qǐng)托有些臨時(shí)的邀約有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾自我心煩個(gè)人嗜好的沈迷陷阱阱一一:時(shí)間間的的配配置置態(tài)態(tài)度度不不對(duì)對(duì)Reaction消極極回回應(yīng)應(yīng)vsProaction積極極掌掌握握危機(jī)機(jī)就就是是轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)機(jī)機(jī)規(guī)劃劃重重于于做做事事最好好的的控控制制是是預(yù)防防預(yù)防防勝勝于于處處理理不合合理理的的時(shí)時(shí)間間配配置置I.45%處理危機(jī)II5%IV15%II.35%明智智的的時(shí)時(shí)間間配配置置I處理危機(jī)II善用用管管理理循循環(huán)環(huán)ＰＰ．．ＤＤ．．ＣＣ．．ＡＡ第一一步步驟驟計(jì)劃劃(Plan)『沒(méi)有有計(jì)計(jì)劃劃,您就就是是正正在在計(jì)計(jì)劃劃失失敗敗』第二二步步驟驟做(Do)「有做做才才有有可可能能達(dá)達(dá)到到目目標(biāo)標(biāo)-贏在在起起步步」第三三步步驟驟檢查查(Check)養(yǎng)成成事事后后追追蹤蹤回回饋饋的的習(xí)習(xí)慣慣，，檢檢查查目目標(biāo)標(biāo)是是否否有有達(dá)達(dá)成成第四四步步驟驟再改改善善(Action)當(dāng)定定期期檢檢查查工工作作進(jìn)進(jìn)度度，，發(fā)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)產(chǎn)產(chǎn)生生落落差差時(shí)時(shí)，，應(yīng)從新新檢討討達(dá)達(dá)成成目目標(biāo)標(biāo)所所使使用用的的方方法法，，必必要要時(shí)時(shí)，，可可能能也也要要向上上級(jí)級(jí)請(qǐng)請(qǐng)示示重新新確確認(rèn)認(rèn)目目標(biāo)標(biāo)或調(diào)調(diào)整整作作法法善用用管管理理循循環(huán)環(huán)ＰＰ．．ＤＤ．．ＣＣ．．ＡＡ陷阱阱二二:拖延延的的方方式式不對(duì)對(duì)除了了第第四四項(xiàng)項(xiàng)(既不不重重要要又又不不緊緊迫迫的的事事)以以外外,其它它的的事事做做起起來(lái)來(lái)都都不不太太愉愉快快(不是措手不及及,就是已經(jīng)被主主管釘?shù)脻M同同頭包)不急的事情一一拖延之后往往往變成緊急急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th克服1.成本概念/效益分析法成本花錢(qián)約會(huì)...走路去公園約約會(huì)...............好處幸福終生...不用門(mén)票又有有情調(diào)...............克服2.思維習(xí)慣的改改變這件事令人感感到為難,但是它非做不不可,因此我將立即做完它,以便盡早忘掉它.養(yǎng)成速戰(zhàn)速?zèng)Q的習(xí)習(xí)慣將事情切成好好幾塊小塊任任務(wù),快速地完成每每一塊的任務(wù)務(wù)完成最關(guān)鍵的的部份,讓事情看起來(lái)來(lái)像做完80%一般陷阱三:事必親躬韓非子.八經(jīng)下君,盡已之能(單兵作戰(zhàn))中君,盡人之力(借力使力)上君,盡人之智(呼風(fēng)喚雨)諸葛亮凡事必必親躬,后來(lái)過(guò)勞而死死.為何事必親躬躬?因?yàn)榕峦氯∪〈环判耐?不信任同事要求標(biāo)準(zhǔn)過(guò)高高陷阱四:有求必應(yīng)受人尊敬重要要,還是受人歡迎迎重要不好意思拒絕絕請(qǐng)托的原因因接納請(qǐng)托比拒拒絕請(qǐng)托容易易擔(dān)心觸怒請(qǐng)托托者想要做廣受愛(ài)愛(ài)戴之好人不知如何拒絕絕他人之請(qǐng)托托每個(gè)人都有一一個(gè)好朋友,叫“施小惠”,可以適當(dāng)?shù)鼐芫芙^.1.舍得2.勇于拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕松一下Conclusions:時(shí)間管理架構(gòu)構(gòu)1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q決2.快刀斬亂麻1.幕後運(yùn)籌帷幄幄2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事如何提高工作作效率如何提高工作作效率1.了解自己每天天工作時(shí)段的的特性,善用之.2.以PDCA分布周一到周周五的工作性性質(zhì).3.保持良好的體體力;養(yǎng)成運(yùn)動(dòng)的習(xí)習(xí)慣4.身心均衡地發(fā)發(fā)展;培養(yǎng)良好的嗜嗜好1.工作時(shí)段分配配法則早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放松(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)

Relax,人文,Thinking1.發(fā)球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給部屬方向/畫(huà)架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中專(zhuān)案1.面對(duì)面FollowUp2.GoAround繞過(guò)障礙解決問(wèn)題3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問(wèn)題2.寫(xiě)計(jì)劃/UpdateFollowup進(jìn)度(1hr)3.Update/Modify進(jìn)行中項(xiàng)目1.花1小時(shí)寫(xiě)作(整理工作心得)2.每周工作性質(zhì)質(zhì)分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備注活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放松,溝通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)1.大型專(zhuān)案丟球(例績(jī)效考核)2.課內(nèi)專(zhuān)案丟球3.給予課員做事方向/做事重點(diǎn)4.創(chuàng)造議題1.FollowUp一二所丟的球2.調(diào)整,Update計(jì)劃3.議題收尾4.傾聽(tīng)溝通1.想想項(xiàng)目推展目的是什么?意義何在?2.有沒(méi)有辦法借專(zhuān)案推展提升自己的價(jià)值?3.計(jì)劃/規(guī)劃如何展開(kāi)你的的計(jì)劃一日之計(jì)在昨昨天下班前一周之計(jì)在于于周日一月之計(jì)在于于月底1.舍得2.勇于拒絕3.交待他人1.怡情養(yǎng)性2.輕松一下良好的時(shí)間管管理來(lái)自于計(jì)計(jì)劃1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q決2.快刀斬亂麻1.幕後運(yùn)籌帷幄幄2.多多學(xué)習(xí)均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事PADC不好好耗用時(shí)間花時(shí)間在計(jì)劃劃上才是最最節(jié)省時(shí)間的的作法耗用時(shí)間80/20法則花最少的力氣氣,獲得最多的效效益你所完成的工工作里,80%的成果,來(lái)自于20%的時(shí)間=>也就是說(shuō)80%的努力是與成成果無(wú)關(guān)的80/20原理意示圖80%時(shí)間20%時(shí)間80%成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物目標(biāo)金字塔長(zhǎng)程目標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo)周目標(biāo)日目標(biāo)目標(biāo)設(shè)定(Goal-setting)目標(biāo)設(shè)定原則則(SMART)：（Specific）目標(biāo)要具體；；（Measurable）目標(biāo)必須是可可衡量的；（（Achievable）目標(biāo)是可能實(shí)實(shí)現(xiàn)的；（Realistic）目標(biāo)是切合實(shí)實(shí)際的；（Timetable）一定要設(shè)定時(shí)時(shí)間表目標(biāo)設(shè)定的七七個(gè)步驟：（1）先擬定您期期望達(dá)到的目目標(biāo)（2）列出達(dá)到目目標(biāo)后的好處處（3）列出可能的的障礙點(diǎn)（4）列出所需信信息或資源（（5）列出可尋求求支持的對(duì)象象（6）訂定行動(dòng)計(jì)計(jì)劃（7）訂定達(dá)成目目標(biāo)的期限執(zhí)行能力的強(qiáng)強(qiáng)化良好工作習(xí)慣慣的養(yǎng)成兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q決可以早上做完完的事,決不拖到下午午完成

可以以一天做完的的事,決不分成兩天天完成每天至少完成成一件事情,特別是在工作作情緒低潮時(shí)時(shí)養(yǎng)成做備忘錄錄的習(xí)慣備忘錄時(shí)間管理的利利器:to-doList備忘錄緊急的事情1.高階今天交待待2.臨時(shí)狀況重要的事情1.工作計(jì)劃2.人生規(guī)劃3.家庭,健康,財(cái)富ScheduleList1.Meeting2.行事歷3.紀(jì)念日RoutineWork1.日常工作2.定期約會(huì)“執(zhí)行”的寫(xiě)照J(rèn)ustDoIt奉備忘錄的ToDo-CheckList如圣旨行動(dòng)才是企劃劃的開(kāi)始把掌控著力焦焦點(diǎn)集中在計(jì)計(jì)劃最緊要的的20%執(zhí)行能力鋒利利如倚天劍.劍鋒到處,刀折劍斷執(zhí)行不是一成成不變的合理性Reasonable探討表示用心心試探一下是不不會(huì)損傷毫發(fā)發(fā)的平時(shí)基本觀念念(Sense)的建立,在臨場(chǎng)應(yīng)用時(shí)時(shí)最能顯現(xiàn)效效果執(zhí)行的速度:兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q決養(yǎng)兵千日,用在一時(shí)(資源珍貴)時(shí)機(jī)稍縱即逝逝將變量降至最最低生米已煮成熟熟飯型(老公,來(lái)不及了)自廢武功型(成績(jī)已經(jīng)貼出出去了)客戶的感受加快速度,才能勢(shì)如破竹竹.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q決的時(shí)機(jī)并不是每一件件事情都需要要兵貴速戰(zhàn)速速?zèng)Q#1是項(xiàng)目的要徑徑任務(wù)或是一群人要等你你的決策之后后方能動(dòng)作(丟球)#2重要事件的關(guān)關(guān)鍵任務(wù).通常要完成此此關(guān)鍵任務(wù)只占占全部項(xiàng)目時(shí)時(shí)間的20%.#3時(shí)機(jī)稍縱即逝逝的機(jī)會(huì).有時(shí)候機(jī)會(huì)的有效性性?xún)H限于某段段時(shí)間,甚至短到幾分分鐘而已.讓程序進(jìn)行最最迅速的方法法當(dāng)然需要先了了解程序及關(guān)關(guān)鍵點(diǎn)見(jiàn)面三分情親自與關(guān)鍵人人物(經(jīng)理)面對(duì)面溝通執(zhí)行的技巧:KeySuccessFactor靈活如庖丁的刀,在牛的關(guān)節(jié)中中游走(游刃有余).分解完畢牛尚尚不自知已經(jīng)經(jīng)被解體關(guān)鍵重點(diǎn)在計(jì)劃階段時(shí)時(shí)即被簡(jiǎn)單勾勾勒出來(lái)做對(duì)的事情,并不會(huì)耗費(fèi)太太大的力氣.反而做不對(duì)的的事情,才需花時(shí)間東東補(bǔ)西補(bǔ).Buffer緩沖區(qū)并不是每件事事情都那么的的急如果我們每件件事情都要即即時(shí)地處理掉掉,相信我們會(huì)變變得神經(jīng)兮兮兮的所以應(yīng)該要有有一個(gè)地方讓讓我們放一些些比較不必馬馬上處理掉的的事情,但是時(shí)間到時(shí)時(shí)又要能提醒醒我們?nèi)绾翁幚砬榫w緒低潮每天至少完成成一件事情完成事情的定定義完整的相關(guān)的善后的記錄的文件通常完成一完完整任務(wù)就會(huì)會(huì)有力氣再做做第二件事情情消除時(shí)間殺手手所謂時(shí)間殺手手就是浪費(fèi)時(shí)時(shí)間的事情，，如：電話干干擾、不重要要的會(huì)、不速速之客、總是是在做救火的的事情、拖延延的習(xí)慣、猶猶豫不決、過(guò)度承諾、責(zé)責(zé)任界定不清清、缺乏所需需協(xié)助資源等等若要消除時(shí)間間殺手，您一一定要厘清工作的重重點(diǎn)：把工作重點(diǎn)點(diǎn)擬出來(lái)，然然后作出抉擇有效的項(xiàng)目管管理當(dāng)在工作上與與時(shí)間管理上上愈來(lái)愈有績(jī)績(jī)效時(shí)，可能能會(huì)被指派更更多的工作其內(nèi)容包括(1)多重的工作計(jì)計(jì)劃(Alternatives)(2)定義理想的指標(biāo)(3)設(shè)定完成期限限(4)列出完整的工工作清單(5)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估和替替代方案(BackupPlan)崔西定律：(1)工作的困難度度=(執(zhí)行步驟的數(shù)數(shù)目)的平平方方：：例例如如完完成成一一件件工工作作有有3個(gè)執(zhí)執(zhí)行行步步驟驟，，則則此此工工作作的的困困難難度度是是9﹔﹔(2)簡(jiǎn)化化工工作作是是所所有有成成功功條條件件的的共共同同特特質(zhì)質(zhì)，，工工作作愈愈簡(jiǎn)簡(jiǎn)化化，，愈愈不不會(huì)會(huì)出出問(wèn)問(wèn)題題良好好的的人人際際溝溝通通與與授授權(quán)權(quán)工作作時(shí)時(shí)間間中中大大約約有有75%的時(shí)時(shí)間間是是花花在在與與人人溝溝通通上上，，在世世界界上上最最浪浪費(fèi)費(fèi)時(shí)時(shí)間間的的，，就就是是不不良良的的人人際際關(guān)關(guān)系系；在在職職業(yè)業(yè)生生活活中中您您是是否否成成功功，，決決定定于于您您如如何何有有效效地地與與別別人人溝溝通通；；每每一一次次溝溝通通的的破破裂裂，，都都發(fā)發(fā)生生于于意意見(jiàn)見(jiàn)表表達(dá)達(dá)不不明明確確不良良授授權(quán)權(quán)是是浪浪費(fèi)費(fèi)時(shí)時(shí)間間的的主主要要因因素素，，要將將可可能能交交辦辦出出去去的的工工作作授授權(quán)權(quán)出出來(lái)來(lái)。要要教教導(dǎo)導(dǎo)您您的的部部屬屬，，如如何何做做您您所所交交辦辦的的工工作作，，并并向向外外界界爭(zhēng)爭(zhēng)取取所所需需的的資資源源與與協(xié)協(xié)助助如何何成成為為上上司司的的得得力力助助手手時(shí)間間管管理理方法法意愿愿用心心決心心時(shí)間間管管理理結(jié)結(jié)語(yǔ)語(yǔ)清明明神神定定氣定定神神閑閑游刃刃有有余余舉重重若若輕輕NO1交流流時(shí)時(shí)間間9、靜夜四無(wú)無(wú)鄰，荒居居舊業(yè)貧。。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、雨中黃葉葉樹(shù)，燈下下白頭人。。。07:48:2807:48:2807:4812/24/20227:48:28AM11、以以我我獨(dú)獨(dú)沈沈久久，，愧愧君君相相見(jiàn)見(jiàn)頻頻。。。。12月月-2207:48:2807:48Dec-2224-Dec-2212、故人江海別別，幾度隔山山川。。07:48:2807:48:2807:48Saturday,December24,202213、乍見(jiàn)見(jiàn)翻疑疑夢(mèng)，，相悲悲各問(wèn)問(wèn)年。。。12月月-2212月月-2207:48:2807:48:28December24,202214、他鄉(xiāng)鄉(xiāng)生白白發(fā)，，舊國(guó)國(guó)見(jiàn)青青山。。。24十十二二月20227:48:29上上午07:48:2912月月-2215、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。十二月227:48上上午12月-2207:48December24,202216、行動(dòng)出成成果，工作作出財(cái)富。。。2022/12/247:48:2907:48:2924December202217、做前，，能夠環(huán)環(huán)視四周周；做時(shí)時(shí)，你只只能或者者最好沿沿著以腳腳為起點(diǎn)點(diǎn)的射線線向前。。。7:48:29上午午7:48上午午07:48:2912月-229、沒(méi)有失敗，，只有暫時(shí)停停止成功！。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、很多事情努努力了未必有有結(jié)果，但是是不努力卻什什么改變也沒(méi)沒(méi)有。。07:48:2907:48:2907:4812/24/20227:48:29AM11、成功就是是日復(fù)一日日那一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小小努力力的積累。。。12月-2207:48:2907:48Dec-2224-Dec-2212、世世間間成成事事，，不不求求其其絕絕對(duì)對(duì)圓圓滿滿，，留留一一份份不不足足，，可可得得無(wú)無(wú)限限完完美美。。。。07:48:2907:48:2907:48Saturday,December24,202213、不知知香積積寺，，數(shù)里里入云云峰。。。12月月-2212月月-2207:48:2907:48:29December24,202214、意志志堅(jiān)強(qiáng)強(qiáng)的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥塊一一樣任任意揉揉捏。。24十十二二月20227:48:29上上午07:48:2912月月-2215、楚塞塞三湘湘接，，荊門(mén)門(mén)九派派通。。。。十二月月227:48上上午午12月月-2207:48December24,202216、少年年十五五二十十時(shí)，，步行行奪得得胡馬馬騎。。。2022/12/247:48:2907:48:2924December202217、空山新新雨后，，天氣晚晚來(lái)秋。。。7:48:29上午午7:48上午午07:48:2912月-229、楊柳散和風(fēng)風(fēng)，青山澹吾吾慮。