時(shí)間管理之計(jì)劃與效率概述

時(shí)間管理、計(jì)劃與效率請(qǐng)思考一下你是否有如下情況：你是否認(rèn)為計(jì)劃趕不上變化？你是否感覺(jué)到你的工作環(huán)境太亂了？你是否想做一件事，比如健身，卻總沒(méi)開(kāi)始或找不到時(shí)間去做?你是否感覺(jué)到每天都有做不完的事？如果有以上情況，那么你知道你每天都在做什么嗎？打擾（電話或沒(méi)有預(yù)約的接待）不知道重要性次序沒(méi)有目標(biāo)、次序和計(jì)劃要求職工同一時(shí)間完成多項(xiàng)工作個(gè)人缺乏組織能力缺乏自律會(huì)議資料不完整或有所延誤文書(shū)工作和繁文縟節(jié)分不清責(zé)任和權(quán)力面對(duì)無(wú)窮的雜事，我們?cè)趺崔k？第一：要學(xué)會(huì)區(qū)別不同的事務(wù)，在有限的時(shí)間里做最重要的事。這里我們提供一個(gè)簡(jiǎn)單的事務(wù)分類(lèi)工具。第二：要學(xué)習(xí)一些方法，避免不必要的打擾。這里提供一些小竅門(mén)。第三：要學(xué)會(huì)利用計(jì)劃工具，統(tǒng)籌你的時(shí)間。緊急不緊急

重要

不重要

危機(jī)急迫的問(wèn)題有期限壓力的計(jì)劃

防患未然改進(jìn)產(chǎn)能建立人際關(guān)系發(fā)掘新機(jī)會(huì)規(guī)劃、休閑、健身

不速之客某些電話某些信件與報(bào)告某些會(huì)議必要而不重要的事受歡迎的活動(dòng)

繁瑣的工作某些信件某些電話浪費(fèi)時(shí)間之事有趣的活動(dòng)首先是事務(wù)分類(lèi)工具不緊急重要不重要緊急偏重第一類(lèi)事務(wù)的結(jié)果壓力精疲力竭危機(jī)處理忙于收拾殘局

不緊急

重要

不重要緊急偏重第二類(lèi)事務(wù)的結(jié)果有遠(yuǎn)見(jiàn)，有理想平衡紀(jì)律自制少有危機(jī)

不緊急重要不重要緊急

偏重第三類(lèi)事務(wù)的結(jié)果短視近利危機(jī)處理被視為巧言令色輕視目標(biāo)與計(jì)劃缺乏自制力，怪罪他人人際關(guān)系浮泛，甚至破裂不緊急重要不重要緊急

偏重第四類(lèi)事務(wù)的結(jié)果全無(wú)責(zé)任感工作不保依賴(lài)他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生面對(duì)這樣的工作狀態(tài)，

你應(yīng)該怎么辦？小竅門(mén)之一：把等待時(shí)間轉(zhuǎn)化成成資源現(xiàn)在是10點(diǎn)45分分，11點(diǎn)點(diǎn)有個(gè)會(huì)議議，這十五五分鐘我做做點(diǎn)什么？？上班坐公車(chē)車(chē)需要1個(gè)個(gè)小時(shí)，這這一個(gè)小時(shí)時(shí)我除了提提高警惕防防小偷外能能做點(diǎn)什么么嗎？去銀行辦事事，領(lǐng)號(hào)之之后要排半半小時(shí)隊(duì)我我除了心急急火燎地看看著那個(gè)該該死的號(hào)碼碼牌外還能能做點(diǎn)什么么嗎？小竅門(mén)之二：停止煲電話粥如果是為了了娛樂(lè)和消消遣，那就就煲吧如果是為了了聯(lián)絡(luò)感情情，那繼續(xù)續(xù)如果是為了了討論晚上上吃什么，，在哪里吃吃，哪個(gè)小小攤上的烤烤肉便宜一一毛錢(qián)，說(shuō)說(shuō)到自己都都想不出說(shuō)說(shuō)什么了，，還戀戀不不舍的話，，請(qǐng)面壁去去吧怎么辦？利用清靜時(shí)時(shí)間、過(guò)濾濾電話、安安排專(zhuān)門(mén)接接電話的時(shí)時(shí)間學(xué)習(xí)并演練練終止談話話的技巧增加授權(quán)，，把電話轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)交給被授授權(quán)人處理電話打擾關(guān)于電話你總有這種種錯(cuò)覺(jué)，不不管來(lái)電者者想要做什什么，他的的需要都比比你當(dāng)時(shí)所所做的事來(lái)來(lái)得重要。。良好的電話話交談技巧巧，有幾個(gè)個(gè)簡(jiǎn)單的方方法：暗示他談話話即將結(jié)束束，盡量簡(jiǎn)簡(jiǎn)短扼要。。提到您有時(shí)時(shí)間限制時(shí)時(shí)，就說(shuō)待待會(huì)兒得開(kāi)開(kāi)一個(gè)會(huì)，，開(kāi)會(huì)之前前有一分鐘鐘的時(shí)間，，問(wèn)對(duì)方還還需要什么幫助嗎?坦率直言：：拜托，等等一下我得得走了，老老板要我?guī)讕追昼娭畠?nèi)內(nèi)到達(dá)他辦辦公室，明明天見(jiàn)。小竅門(mén)之三：清理桌面歸類(lèi)，以自自己熟悉的的方式歸類(lèi)類(lèi)定位，以自自己熟悉的的方式定位位配件放在一一個(gè)盒子里里面，在家家里也一樣樣無(wú)意義的文文件看一遍遍都嫌多，，既然已經(jīng)經(jīng)看了，扔扔了吧定期淘汰怎么辦？清潔的桌面面代表你有有序的思維維，利用工工作計(jì)劃表表來(lái)提供控控制找出比把所所有檔案堆堆在桌上更更好的控制制方法先處理棘手手、最為優(yōu)優(yōu)先的工作作，過(guò)濾干干擾，適當(dāng)當(dāng)授權(quán)條理不清小竅門(mén)之四四文文件處理理決定在擬訂訂計(jì)劃、作作決定、給給予成果回回饋時(shí)，何何種資料派派得上用場(chǎng)場(chǎng)，然后作作到資料方方便取用、、具有可靠靠性與適宜宜性進(jìn)行必要的的溝通后，，抓住必須須資料，避避免超過(guò)需需要量預(yù)期作好評(píng)評(píng)估，將資資料分配的的優(yōu)先次序序標(biāo)準(zhǔn)化當(dāng)下就處理理，每天送送來(lái)的文件件中，有80%可在一開(kāi)始始處理時(shí)丟丟棄，一般般主管平均均只丟棄20%別做任何你你可以授權(quán)權(quán)給別人做做的事設(shè)計(jì)簡(jiǎn)化文文件處理的的系統(tǒng)，，減少?gòu)?fù)本本，用標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)格式資料不全文件繁雜小竅門(mén)之五學(xué)學(xué)會(huì)拒絕可以有拒絕的理理由，但不必每次都都要有理由由。拒絕太慢反反而會(huì)造成成抱怨太多多。害怕冒犯某某人——想想好借口，，當(dāng)然越實(shí)實(shí)話越好。同時(shí)設(shè)立個(gè)個(gè)人與組織織的重要工工作目標(biāo)，，為例行工工作建立完完成標(biāo)準(zhǔn)，，設(shè)定完成成期限學(xué)習(xí)專(zhuān)注的的技巧，避避免分心及及自我干擾擾。克服做做事拖延的的壞習(xí)慣。。認(rèn)識(shí)真正的的朋友，不不會(huì)因?yàn)樘固孤实慕忉屷尪挥|怒怒出示雙方同同意的優(yōu)先先次序清單單來(lái)拒絕老老板別人會(huì)替那那些沒(méi)有優(yōu)優(yōu)先次序的的人，決定定優(yōu)先次序序無(wú)力拒絕缺乏自律小竅門(mén)之六六：速戰(zhàn)速?zèng)Q這件事令人人感到為難難，但是它非做做不可，因此我將立立即做完它它，以便盡早忘忘掉它。養(yǎng)成速戰(zhàn)速速?zèng)Q的習(xí)慣慣將事情切成成好幾塊小小塊任務(wù)，快速地完成成每一塊的的任務(wù)完成最關(guān)鍵鍵的部份，讓事情看起起來(lái)像做完完80%一般征得上司同同意后，準(zhǔn)準(zhǔn)備一份工工作責(zé)任清清單，其中中要說(shuō)明職責(zé)和職權(quán)堅(jiān)持獲得與與責(zé)任對(duì)等等的職權(quán)，，你有義務(wù)務(wù)獲得執(zhí)行行任務(wù)的權(quán)權(quán)力擬出明確的的工作項(xiàng)目目說(shuō)明，內(nèi)內(nèi)容要詳細(xì)細(xì)，涵蓋個(gè)個(gè)人所有的的職責(zé)小竅門(mén)之七七：明確責(zé)責(zé)任這樣辦辦！以后，經(jīng)常常反省自己己：1、我做了什什么根本不不需要做的的事？2、我做了什什么能夠由由別人，并并且應(yīng)該由由別人做的的事？3、我做了什什么耗時(shí)過(guò)過(guò)長(zhǎng)的事？？4、我做了什什么會(huì)浪費(fèi)費(fèi)別人時(shí)間間的事？面對(duì)這樣的的思考，如何把工作做得更好？工作計(jì)劃是是最重要的的效率工具具首先請(qǐng)大家家回答一個(gè)個(gè)問(wèn)題：什么是工作作計(jì)劃？可能的答案案答案一：工工作計(jì)劃是是一個(gè)按步步就班做事事情的時(shí)間間表。答案二：工工作計(jì)劃是是一個(gè)為完完成工作必必需的預(yù)算算表。答案三：工工作計(jì)劃要要描述工作作任務(wù)與任任務(wù)完成人人之間關(guān)系系。問(wèn)題在于工工作計(jì)劃的的核心是什什么？工作計(jì)劃絕絕不僅僅是是預(yù)算表和和工作安排排工作計(jì)劃為為工作相關(guān)關(guān)人準(zhǔn)備的的一個(gè)論點(diǎn)點(diǎn)這里有必要要解釋一下下什么是論論點(diǎn)？一個(gè)論點(diǎn)是是一系列在在邏輯上相相關(guān)的陳述述，每一個(gè)個(gè)陳述都是是依照邏輯輯順序，根根據(jù)前一個(gè)個(gè)陳述得來(lái)來(lái)的，一系系列關(guān)聯(lián)的的陳述組成成了整個(gè)論論點(diǎn)。作為一個(gè)論論點(diǎn)的工作作計(jì)劃：（1）有一一個(gè)問(wèn)題，，或者多個(gè)個(gè)問(wèn)題（選選擇邏輯的的理由）；；（2）他們們需要一個(gè)個(gè)解決方案案；（3）工作作計(jì)劃是一一個(gè)解決方方案。工作計(jì)劃的的結(jié)構(gòu)和內(nèi)內(nèi)容摘要；簡(jiǎn)介和背景景（問(wèn)題））；目標(biāo)和目的的（成果））；資源和限制制（投入））；解決方案和和行動(dòng)（從從投入到成成果）；附錄（預(yù)算算，時(shí)間表表和其它））。摘要要在最后寫(xiě)這這個(gè)部分，，并確保它它是一個(gè)總總結(jié)，而不不是一個(gè)簡(jiǎn)簡(jiǎn)介。最佳佳的長(zhǎng)度是是一個(gè)或兩兩個(gè)段落，，涵蓋半頁(yè)頁(yè)。簡(jiǎn)介和背景景信息簡(jiǎn)介大家都都明白，關(guān)關(guān)鍵在簡(jiǎn)。。背景信息很很重要，它它不應(yīng)該成成為一個(gè)長(zhǎng)長(zhǎng)期分析或或歷史描述述，它只應(yīng)應(yīng)該提供在在時(shí)間段內(nèi)內(nèi)所選擇的的目標(biāo)的理理由，告訴訴大家有那那么多的問(wèn)問(wèn)題需要解解決，你為為什么選擇擇這個(gè)問(wèn)題題。目的和目標(biāo)標(biāo)目標(biāo)和目的的是不同的的。目的是廣泛泛和在一般般情況下，，解決已確確定的問(wèn)題題，目的永遠(yuǎn)無(wú)法達(dá)達(dá)到或核實(shí)實(shí)達(dá)到，因因?yàn)樗皇鞘蔷唧w的，，有限的，，或可以核核查的，目目的可以指指向目標(biāo)。目標(biāo)是具體的，是是有限的，，有完成日日期，并可可以驗(yàn)證的的。目標(biāo)是是衍生或從從目的中產(chǎn)產(chǎn)生的。目標(biāo)選擇注注意兩點(diǎn)一、工作計(jì)計(jì)劃目標(biāo)并并不需要涵涵蓋所有需需要解決問(wèn)問(wèn)題，而只只是計(jì)劃期期內(nèi)的具體體要解決的的問(wèn)題二、工作計(jì)計(jì)劃目標(biāo)應(yīng)應(yīng)成為行動(dòng)動(dòng)及相關(guān)費(fèi)費(fèi)用的理由由資源和制約約資源包括工工作人員和和其他人員員（如志愿愿者），合合作伙伴（（組織和個(gè)個(gè)人），顧顧問(wèn)，土地地，資金，，物資，設(shè)設(shè)備，其他他存貨，買(mǎi)買(mǎi)賣(mài)或交易易，任何可可以調(diào)動(dòng)和和達(dá)到既定定目標(biāo)的資資源。制約部分應(yīng)應(yīng)查明任何何限制或達(dá)達(dá)到目標(biāo)必必須克服的的障礙，這這也包括了了你打算如如何克服這這些困難的的簡(jiǎn)短描述述。策略和行動(dòng)動(dòng)說(shuō)明你打算算如何轉(zhuǎn)換換你的資源源，克服制制約因素，，使用投入入的資源，，以達(dá)到這這些目標(biāo)。。最好的工作作計(jì)劃會(huì)列列出一些策策略，然后后選擇其中中一個(gè)，并并給出選擇擇理由。行動(dòng)將投入入轉(zhuǎn)化為成成果的活動(dòng)動(dòng)，指向目目的和目標(biāo)標(biāo)。讓行動(dòng)從策策略中產(chǎn)生生，這些策策略都識(shí)別別了投入及及轉(zhuǎn)化成的的成果，這這個(gè)部分的的每個(gè)行動(dòng)動(dòng)都應(yīng)該與與一個(gè)成果果有關(guān)，你你也要將清清楚這個(gè)行行動(dòng)是如何何幫助實(shí)現(xiàn)現(xiàn)某個(gè)具體體的目標(biāo)的的。附錄，包括括預(yù)算和時(shí)時(shí)間表工作計(jì)劃的的預(yù)算應(yīng)該該在附錄中中，而不是是在正文中中，這很重重要，因?yàn)闉檫@不是工工作計(jì)劃的的論點(diǎn)，而而是支持工工作計(jì)劃的的細(xì)節(jié)，它它可以是附附錄的第一一部分。預(yù)算的每個(gè)個(gè)細(xì)節(jié)都應(yīng)應(yīng)該和一個(gè)個(gè)或幾個(gè)目目標(biāo)（成果果）有關(guān)，，一些預(yù)算算項(xiàng)目（如如交通，郵郵政，復(fù)印印，電話，，電郵）必必須被人為為的分為幾幾個(gè)不同成成果的預(yù)算算，因?yàn)樗鼈冎С炙械某晒?。工作?jì)劃的的時(shí)間表不不是必須的的，一些協(xié)協(xié)調(diào)人員認(rèn)認(rèn)為它們必必須計(jì)劃時(shí)時(shí)間段的每每一天，這這里推薦你你按順序列列出每個(gè)目目標(biāo)（成果果）的預(yù)期期完成日期期，每個(gè)目目標(biāo)都應(yīng)該該有合理的的時(shí)間完成成，比如說(shuō)說(shuō)，兩個(gè)不不同的目標(biāo)標(biāo)可以相隔隔一周完成成，這樣更更加靈活機(jī)機(jī)動(dòng)，所以以行動(dòng)的日日期不是必必須的。概括一個(gè)工工作計(jì)劃的的邏輯背景信息發(fā)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題；；目的定義解解決方法；；目標(biāo)（成果果）使目的的更明確，，可核實(shí)；；資源和限制制顯示什么么和不可以以使用什么么來(lái)達(dá)到目目標(biāo)；策略和具體體的行動(dòng)顯顯示投入如如何變成成成果。從強(qiáng)迫到自自然：我知知道沒(méi)有計(jì)計(jì)劃不好，，但是…沒(méi)時(shí)間做計(jì)計(jì)劃工作差不多多都是那一一攤子，計(jì)計(jì)劃有什么么用？好吧，就算算我做了計(jì)計(jì)劃，計(jì)劃劃也常常被被打斷計(jì)劃限制了了我的自由由所以，還是是到時(shí)候再再說(shuō)吧9、靜夜夜四無(wú)無(wú)鄰，，荒居居舊業(yè)業(yè)貧。。。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、雨中中黃葉葉樹(shù)，，燈下下白頭頭人。。。07:42:4207:42:4207:4212/24/20227:42:42AM11、以我獨(dú)沈沈久，愧君君相見(jiàn)頻。。。12月-2207:42:4207:42Dec-2224-Dec-2212、故故人人江江海海別別，，幾幾度度隔隔山山川川。。。。07:42:4207:42:4207:42Saturday,December24,202213、乍見(jiàn)翻疑夢(mèng)夢(mèng)，相悲各問(wèn)問(wèn)年。。12月-2212月-2207:42:4207:42:42December24,202214、他鄉(xiāng)鄉(xiāng)生白白發(fā)，，舊國(guó)國(guó)見(jiàn)青青山。。。24十十二二月20227:42:42上上午07:42:4212月月-2215、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。十二月227:42上午午12月-2207:42December24,202216、行動(dòng)出出成果，，工作出出財(cái)富。。。2022/12/247:42:4207:42:4224December202217、做前前，能能夠環(huán)環(huán)視四四周；；做時(shí)時(shí)，你你只能能或者者最好好沿著著以腳腳為起起點(diǎn)的的射線線向前前。。。7:42:42上上午7:42上上午午07:42:4212月月-229、沒(méi)有有失敗敗，只只有暫暫時(shí)停停止成成功??！。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、很多事情情努力了未未必有結(jié)果果，但是不不努力卻什什么改變也也沒(méi)有。。。07:42:4207:42:4207:4212/24/20227:42:42AM11、成功就是是日復(fù)一日日那一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小小努力力的積累。。。12月-2207:42:4207:42Dec-2224-Dec-2212、世間成成事，不不求其絕絕對(duì)圓滿(mǎn)滿(mǎn)，留一一份不足足，可得得無(wú)限完完美。。。07:42:4207:42:4207:42Saturday,December24,202213、不知香積寺寺，數(shù)里入云云峰。。12月-2212月-2207:42:4207:42:42December24,202214、意志堅(jiān)強(qiáng)的的人能把世界界放在手中像像泥塊一樣任任意揉捏。24十二月月20227:42:42上午07:42:4212月-2215、楚塞塞三湘湘接，，荊門(mén)門(mén)九派派通。。。。十二月月227:42上上午午12月月-2207:42December24,202216、少年年十五五二十十時(shí)，，步行行奪得得胡馬馬騎。。。2022/12/247:42:4207:42:4224December202217、空空山山新新雨雨后后，，天天氣氣晚晚來(lái)來(lái)秋秋。。。。7:42:42上上午午7:42上上午午07:42:4212月月-229、楊楊柳柳散散和和風(fēng)風(fēng)，，青青山山澹澹吾吾慮慮。。。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、閱讀一一切好書(shū)書(shū)如同和和過(guò)去最最杰出的的人談話話。07:42:4207:42: