時間管理之計劃與效率概述

時間管理、計劃與效率請思考一下你是否有如下情況：你是否認為計劃趕不上變化？你是否感覺到你的工作環(huán)境太亂了？你是否想做一件事，比如健身，卻總沒開始或找不到時間去做?你是否感覺到每天都有做不完的事？如果有以上情況，那么你知道你每天都在做什么嗎？打擾（電話或沒有預約的接待）不知道重要性次序沒有目標、次序和計劃要求職工同一時間完成多項工作個人缺乏組織能力缺乏自律會議資料不完整或有所延誤文書工作和繁文縟節(jié)分不清責任和權力面對無窮的雜事，我們怎么辦？第一：要學會區(qū)別不同的事務，在有限的時間里做最重要的事。這里我們提供一個簡單的事務分類工具。第二：要學習一些方法，避免不必要的打擾。這里提供一些小竅門。第三：要學會利用計劃工具，統(tǒng)籌你的時間。緊急不緊急

重要

不重要

危機急迫的問題有期限壓力的計劃

防患未然改進產能建立人際關系發(fā)掘新機會規(guī)劃、休閑、健身

不速之客某些電話某些信件與報告某些會議必要而不重要的事受歡迎的活動

繁瑣的工作某些信件某些電話浪費時間之事有趣的活動首先是事務分類工具不緊急重要不重要緊急偏重第一類事務的結果壓力精疲力竭危機處理忙于收拾殘局

不緊急

重要

不重要緊急偏重第二類事務的結果有遠見，有理想平衡紀律自制少有危機

不緊急重要不重要緊急

偏重第三類事務的結果短視近利危機處理被視為巧言令色輕視目標與計劃缺乏自制力，怪罪他人人際關系浮泛，甚至破裂不緊急重要不重要緊急

偏重第四類事務的結果全無責任感工作不保依賴他人或社會機構維生面對這樣的工作狀態(tài)，

你應該怎么辦？小竅門之一：把等待時間轉化成成資源現(xiàn)在是10點45分分，11點點有個會議議，這十五五分鐘我做做點什么？？上班坐公車車需要1個個小時，這這一個小時時我除了提提高警惕防防小偷外能能做點什么么嗎？去銀行辦事事，領號之之后要排半半小時隊我我除了心急急火燎地看看著那個該該死的號碼碼牌外還能能做點什么么嗎？小竅門之二：停止煲電話粥如果是為了了娛樂和消消遣，那就就煲吧如果是為了了聯(lián)絡感情情，那繼續(xù)續(xù)如果是為了了討論晚上上吃什么，，在哪里吃吃，哪個小小攤上的烤烤肉便宜一一毛錢，說說到自己都都想不出說說什么了，，還戀戀不不舍的話，，請面壁去去吧怎么辦？利用清靜時時間、過濾濾電話、安安排專門接接電話的時時間學習并演練練終止談話話的技巧增加授權，，把電話轉轉交給被授授權人處理電話打擾關于電話你總有這種種錯覺，不不管來電者者想要做什什么，他的的需要都比比你當時所所做的事來來得重要。。良好的電話話交談技巧巧，有幾個個簡單的方方法：暗示他談話話即將結束束，盡量簡簡短扼要。。提到您有時時間限制時時，就說待待會兒得開開一個會，，開會之前前有一分鐘鐘的時間，，問對方還還需要什么幫助嗎?坦率直言：：拜托，等等一下我得得走了，老老板要我?guī)讕追昼娭畠葍鹊竭_他辦辦公室，明明天見。小竅門之三：清理桌面歸類，以自自己熟悉的的方式歸類類定位，以自自己熟悉的的方式定位位配件放在一一個盒子里里面，在家家里也一樣樣無意義的文文件看一遍遍都嫌多，，既然已經經看了，扔扔了吧定期淘汰怎么辦？清潔的桌面面代表你有有序的思維維，利用工工作計劃表表來提供控控制找出比把所所有檔案堆堆在桌上更更好的控制制方法先處理棘手手、最為優(yōu)優(yōu)先的工作作，過濾干干擾，適當當授權條理不清小竅門之四四文文件處理理決定在擬訂訂計劃、作作決定、給給予成果回回饋時，何何種資料派派得上用場場，然后作作到資料方方便取用、、具有可靠靠性與適宜宜性進行必要的的溝通后，，抓住必須須資料，避避免超過需需要量預期作好評評估，將資資料分配的的優(yōu)先次序序標準化當下就處理理，每天送送來的文件件中，有80%可在一開始始處理時丟丟棄，一般般主管平均均只丟棄20%別做任何你你可以授權權給別人做做的事設計簡化文文件處理的的系統(tǒng)，，減少復本本，用標準準格式資料不全文件繁雜小竅門之五學學會拒絕可以有拒絕的理理由，但不必每次都都要有理由由。拒絕太慢反反而會造成成抱怨太多多。害怕冒犯某某人——想想好借口，，當然越實實話越好。同時設立個個人與組織織的重要工工作目標，，為例行工工作建立完完成標準，，設定完成成期限學習專注的的技巧，避避免分心及及自我干擾擾?？朔鲎鍪峦涎拥牡膲牧晳T。。認識真正的的朋友，不不會因為坦坦率的解釋釋而被觸怒怒出示雙方同同意的優(yōu)先先次序清單單來拒絕老老板別人會替那那些沒有優(yōu)優(yōu)先次序的的人，決定定優(yōu)先次序序無力拒絕缺乏自律小竅門之六六：速戰(zhàn)速決這件事令人人感到為難難，但是它非做做不可，因此我將立立即做完它它，以便盡早忘忘掉它。養(yǎng)成速戰(zhàn)速速決的習慣慣將事情切成成好幾塊小小塊任務，快速地完成成每一塊的的任務完成最關鍵鍵的部份，讓事情看起起來像做完完80%一般征得上司同同意后，準準備一份工工作責任清清單，其中中要說明職責和職權堅持獲得與與責任對等等的職權，，你有義務務獲得執(zhí)行行任務的權權力擬出明確的的工作項目目說明，內內容要詳細細，涵蓋個個人所有的的職責小竅門之七七：明確責責任這樣辦辦！以后，經常常反省自己己：1、我做了什什么根本不不需要做的的事？2、我做了什什么能夠由由別人，并并且應該由由別人做的的事？3、我做了什什么耗時過過長的事？？4、我做了什什么會浪費費別人時間間的事？面對這樣的的思考，如何把工作做得更好？工作計劃是是最重要的的效率工具具首先請大家家回答一個個問題：什么是工作作計劃？可能的答案案答案一：工工作計劃是是一個按步步就班做事事情的時間間表。答案二：工工作計劃是是一個為完完成工作必必需的預算算表。答案三：工工作計劃要要描述工作作任務與任任務完成人人之間關系系。問題在于工工作計劃的的核心是什什么？工作計劃絕絕不僅僅是是預算表和和工作安排排工作計劃為為工作相關關人準備的的一個論點點這里有必要要解釋一下下什么是論論點？一個論點是是一系列在在邏輯上相相關的陳述述，每一個個陳述都是是依照邏輯輯順序，根根據前一個個陳述得來來的，一系系列關聯(lián)的的陳述組成成了整個論論點。作為一個論論點的工作作計劃：（1）有一一個問題，，或者多個個問題（選選擇邏輯的的理由）；；（2）他們們需要一個個解決方案案；（3）工作作計劃是一一個解決方方案。工作計劃的的結構和內內容摘要；簡介和背景景（問題））；目標和目的的（成果））；資源和限制制（投入））；解決方案和和行動（從從投入到成成果）；附錄（預算算，時間表表和其它））。摘要要在最后寫這這個部分，，并確保它它是一個總總結，而不不是一個簡簡介。最佳佳的長度是是一個或兩兩個段落，，涵蓋半頁頁。簡介和背景景信息簡介大家都都明白，關關鍵在簡。。背景信息很很重要，它它不應該成成為一個長長期分析或或歷史描述述，它只應應該提供在在時間段內內所選擇的的目標的理理由，告訴訴大家有那那么多的問問題需要解解決，你為為什么選擇擇這個問題題。目的和目標標目標和目的的是不同的的。目的是廣泛泛和在一般般情況下，，解決已確確定的問題題，目的永遠無法達達到或核實實達到，因因為它不是是具體的，，有限的，，或可以核核查的，目目的可以指指向目標。目標是具體的，是是有限的，，有完成日日期，并可可以驗證的的。目標是是衍生或從從目的中產產生的。目標選擇注注意兩點一、工作計計劃目標并并不需要涵涵蓋所有需需要解決問問題，而只只是計劃期期內的具體體要解決的的問題二、工作計計劃目標應應成為行動動及相關費費用的理由由資源和制約約資源包括工工作人員和和其他人員員（如志愿愿者），合合作伙伴（（組織和個個人），顧顧問，土地地，資金，，物資，設設備，其他他存貨，買買賣或交易易，任何可可以調動和和達到既定定目標的資資源。制約部分應應查明任何何限制或達達到目標必必須克服的的障礙，這這也包括了了你打算如如何克服這這些困難的的簡短描述述。策略和行動動說明你打算算如何轉換換你的資源源，克服制制約因素，，使用投入入的資源，，以達到這這些目標。。最好的工作作計劃會列列出一些策策略，然后后選擇其中中一個，并并給出選擇擇理由。行動將投入入轉化為成成果的活動動，指向目目的和目標標。讓行動從策策略中產生生，這些策策略都識別別了投入及及轉化成的的成果，這這個部分的的每個行動動都應該與與一個成果果有關，你你也要將清清楚這個行行動是如何何幫助實現(xiàn)現(xiàn)某個具體體的目標的的。附錄，包括括預算和時時間表工作計劃的的預算應該該在附錄中中，而不是是在正文中中，這很重重要，因為為這不是工工作計劃的的論點，而而是支持工工作計劃的的細節(jié)，它它可以是附附錄的第一一部分。預算的每個個細節(jié)都應應該和一個個或幾個目目標（成果果）有關，，一些預算算項目（如如交通，郵郵政，復印印，電話，，電郵）必必須被人為為的分為幾幾個不同成成果的預算算，因為它它們支持所所有的成果果。工作計劃的的時間表不不是必須的的，一些協(xié)協(xié)調人員認認為它們必必須計劃時時間段的每每一天，這這里推薦你你按順序列列出每個目目標（成果果）的預期期完成日期期，每個目目標都應該該有合理的的時間完成成，比如說說，兩個不不同的目標標可以相隔隔一周完成成，這樣更更加靈活機機動，所以以行動的日日期不是必必須的。概括一個工工作計劃的的邏輯背景信息發(fā)發(fā)現(xiàn)問題；；目的定義解解決方法；；目標（成果果）使目的的更明確，，可核實；；資源和限制制顯示什么么和不可以以使用什么么來達到目目標；策略和具體體的行動顯顯示投入如如何變成成成果。從強迫到自自然：我知知道沒有計計劃不好，，但是…沒時間做計計劃工作差不多多都是那一一攤子，計計劃有什么么用？好吧，就算算我做了計計劃，計劃劃也常常被被打斷計劃限制了了我的自由由所以，還是是到時候再再說吧9、靜夜夜四無無鄰，，荒居居舊業(yè)業(yè)貧。。。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、雨中中黃葉葉樹，，燈下下白頭頭人。。。07:42:4207:42:4207:4212/24/20227:42:42AM11、以我獨沈沈久，愧君君相見頻。。。12月-2207:42:4207:42Dec-2224-Dec-2212、故故人人江江海海別別，，幾幾度度隔隔山山川川。。。。07:42:4207:42:4207:42Saturday,December24,202213、乍見翻疑夢夢，相悲各問問年。。12月-2212月-2207:42:4207:42:42December24,202214、他鄉(xiāng)鄉(xiāng)生白白發(fā)，，舊國國見青青山。。。24十十二二月20227:42:42上上午07:42:4212月月-2215、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。十二月227:42上午午12月-2207:42December24,202216、行動出出成果，，工作出出財富。。。2022/12/247:42:4207:42:4224December202217、做前前，能能夠環(huán)環(huán)視四四周；；做時時，你你只能能或者者最好好沿著著以腳腳為起起點的的射線線向前前。。。7:42:42上上午7:42上上午午07:42:4212月月-229、沒有有失敗敗，只只有暫暫時停停止成成功??！。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、很多事情情努力了未未必有結果果，但是不不努力卻什什么改變也也沒有。。。07:42:4207:42:4207:4212/24/20227:42:42AM11、成功就是是日復一日日那一點點點小小努力力的積累。。。12月-2207:42:4207:42Dec-2224-Dec-2212、世間成成事，不不求其絕絕對圓滿滿，留一一份不足足，可得得無限完完美。。。07:42:4207:42:4207:42Saturday,December24,202213、不知香積寺寺，數(shù)里入云云峰。。12月-2212月-2207:42:4207:42:42December24,202214、意志堅強的的人能把世界界放在手中像像泥塊一樣任任意揉捏。24十二月月20227:42:42上午07:42:4212月-2215、楚塞塞三湘湘接，，荊門門九派派通。。。。十二月月227:42上上午午12月月-2207:42December24,202216、少年年十五五二十十時，，步行行奪得得胡馬馬騎。。。2022/12/247:42:4207:42:4224December202217、空空山山新新雨雨后后，，天天氣氣晚晚來來秋秋。。。。7:42:42上上午午7:42上上午午07:42:4212月月-229、楊楊柳柳散散和和風風，，青青山山澹澹吾吾慮慮。。。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、閱讀一一切好書書如同和和過去最最杰出的的人談話話。07:42:4207:42: