【行政管理制度】管理文件及工程技術(shù)資料控制制度

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治理文件及工程技術(shù)資料掌握制度

1.

目的

對公司治理文件及工程技術(shù)資料的批準、分發(fā)、使用、實施和更改良行掌握，

確保治理體系的有效性。

2.

適用范圍

2.1

裝飾公司各部門及各職能崗位工作職責。

2.2

裝飾公司內(nèi)部和外部的工程技術(shù)文件。

2.3

集團公司頒發(fā)的正式文件。

3.

治理權(quán)責

3.1

行政部負責對集團公司頒發(fā)的文件、裝飾公司治理文件貫徹實施和保管。

3.2

業(yè)務部負責對合同類文件、資料的掌握保管，行政部幫助治理。

3.3

設(shè)計部負責對設(shè)計類文件、資料的掌握保管，行政部幫助治理。

3.4

工程部負責對工程技術(shù)類文件、資料的掌握保管，行政部幫助治理。

3.5

選購部負責對選購類文件、資料的掌握保管，行政部幫助治理。

3.6

總經(jīng)理負責批準頒發(fā)裝飾公司的治理文件、技術(shù)文件和更改文件。

3.7

公司各部門保管的治理文件、技術(shù)文件和更改文件均應為正本有效文件。

4.

治理程序

4.1

治理文件的分類

4.1.1各部門的內(nèi)部工作程序、工作流程類文件。

4.1.2公司治理文件，治理職責、工作制度類文件。

4.2

工程文件的分類

a.

圖紙；

b.

外來標準文件（包括國家和當?shù)剡m用的標準、規(guī)程、標準）；

c.

施工專用文件（指施工組織設(shè)計、工程質(zhì)量規(guī)劃、施工方案及技術(shù)交底）；

d.

合同類文件（包括設(shè)計合同、工程合同、分包合同）；

e.

設(shè)計類文件（包括設(shè)計交底、業(yè)務洽談記錄）；

f.

選購類文件（含選購合同、客戶檔案、樣板名目、選購規(guī)劃）。

4.3

文件的批準公布

4.3.1

工程施工圖紙由設(shè)計部按工程治理和施工需要直接發(fā)放治理掌握。

4.3.2

外來標準文件由行政部在總經(jīng)理助理的指導下對標準文件的有用性和有效

性進展核定，經(jīng)總經(jīng)理批準后，轉(zhuǎn)換為公司文件，行政部負責治理掌握。

4.3.3

施工組織設(shè)計、工程質(zhì)量規(guī)劃，由工程部編制，總經(jīng)理審核、批準后實施；

施工方案及技術(shù)交底文件由工程經(jīng)理編制、工程總監(jiān)審核批準后實施。

4.3.4

工程合同及分包合同由公司法人或其授權(quán)托付人簽名后生效，選購合同和

選購規(guī)劃由總經(jīng)理或其授權(quán)托付人簽名后生效。

4.3.5

設(shè)計文件由設(shè)計總監(jiān)審批，總經(jīng)理簽名后生效，重大重要的設(shè)計文件由總

經(jīng)理審批，由公司法人或其授權(quán)托付人簽名后生效。

4.4

工程技術(shù)文件、資料的接收、分發(fā)

4.4.1

接收分發(fā)：全部工程技術(shù)文件、資料都要填寫《文件資料收發(fā)登記表》，注

明文件、資料的名稱、編號、份數(shù)、受文部門、簽收人、簽收日期、簽發(fā)

部門。

4.5

工程技術(shù)文件、資料的編號

4.5.1

不同文件、資料以文件的名稱、編號為標識。

編號規(guī)章如下：

TL—**—**

流水號

部門代碼

公司代碼

部門代碼（總經(jīng)辦

ZJ

業(yè)務部

YW

估算部

GS

設(shè)計部

SJ

工程部

GC

行政部

*Z

）

4.5.2

已經(jīng)報廢、失效的文件、資料以加蓋“報廢”印章為標識。

4.6

工程技術(shù)文件、資料的更改

4.6.1

工程施工圖紙的更改以設(shè)計變更通知為準。

4.6.2

外來標準文件的更改由行政部依據(jù)國家和地方政府公布的信息提議，經(jīng)總

經(jīng)理批準后，變更有效版本及文件清單。

5.

相關(guān)表格

5.

1

重要文件發(fā)放登記表。

5.

文件資料收發(fā)清單

5.

重要文件變更登記表。

5.

外來標準文件清單。

擬議：

批準：

生效日期：

5.

1

重要文件發(fā)放登記表

文件名稱

編

號

發(fā)文部門

份

數(shù)

經(jīng)辦人

分發(fā)記錄

序號

部門

簽收人

簽收日期

保存期

備

注

5.

1

重要文件發(fā)放登記表

文件名稱

編

號

發(fā)文部門

份

數(shù)

經(jīng)辦人

分發(fā)記錄

序號

部門

簽收人

簽收日期

保存期

備

注

5.

文件資料收發(fā)清單

日期

時

間

發(fā)文部門

紀

要

簽收人

時間

備

注

5.

重要文件更改登記表

日期

文件名稱

編

號

更改內(nèi)容

備

注

5.

外來標準文件清單

日期

文件名稱

編

號

內(nèi)

容

生效日期

備

注

篇2：CM物業(yè)日常治理文件：回訪工作程序

CM物業(yè)日常治理文件：回訪工作程序

回訪工作程序

1.0目的

確保用戶投訴處理、修理效勞效果以及相關(guān)意見、建議的準時反應。

2.0范圍

適用于本物業(yè)公司的回訪工作。

3.0職責

3.1業(yè)主效勞部負責詳細的回訪工作。

3.2公司其他人員接到用戶對所供應的效勞及工作效果的意見,均應準時反應到業(yè)主效勞部。

4.0程序

4.1用戶投訴處理的回訪

4.1.1客服中心每周根據(jù)《客戶投訴處理記錄表》,安排客服管家/前臺接待人員對上周全部投訴處理進展回訪。

4.1.2回訪形式以邀約回訪方式為主，因工作需要無法安排邀約回訪的，可采納“電話回訪”代替。

4.1.3負責實施回訪人員依據(jù)回訪工作實事求是的填寫《回訪記錄表》，對于邀約回訪的要求業(yè)主簽署意見，電話回訪不做此項要求。

4.1.4對于投訴人沒有留下姓名或上級部門只要求復函的投訴，可不進展回訪，但應將復函狀況附在客戶投訴處理記錄表后。

4.1.5用戶投訴的回訪率應保證達100%。

4.2修理效勞的回訪

4.2.1業(yè)主效勞部每星期依據(jù)上星期的《修理單》,安排人員對修理效勞進展回訪,回訪處理率不低于30%。

4.2.2回訪以電話回訪形式進展，實施回訪人將回訪狀況照實填寫《回訪記錄表》。

4.3相關(guān)意見及建議的回訪

4.3.1客戶效勞中心每周派人將收集的業(yè)主、各部門的意見或建議進展分類，業(yè)主效勞部負責人負責安排人員分別處理。

4.3.2對同一問題所提意見和建議，實施回訪后在《回訪記錄表》上只做一次記錄。

4.3.3對于意見、建議的回訪率，業(yè)主效勞部可依據(jù)需要進展。

4.4回訪檢查

客服中心主管負責對實施回訪人的回訪工作進展檢查，并在《回訪記錄表》部門意見欄簽署意見。

4.5回訪答復

對于回訪中所提出的新意見、建議或投訴，不能當即解釋清晰或無法做出明確答復的，應告知預約時間回復;對需要其次次回訪的，必需進展其次次甚至更屢次的回訪，所進展的回訪仍按本程序執(zhí)行。

4.6公開信

對于同一問題進展的回訪，業(yè)主效勞部可以用公開信的形式給使用人答復，公開信應存入回訪檔案。

4.7不合格處理

客服中心主管安排人員對回訪結(jié)果進展分析,發(fā)覺存在的不合格項應準時向公司領(lǐng)導匯報，安排人員限期解決,并再次進展回訪,直至業(yè)主滿足。

4.8回訪記錄

回訪的記錄由行政部進展統(tǒng)一治理。

5.0相關(guān)記錄表格

《回訪記錄表》

篇3：CM物業(yè)日常治理文件：業(yè)主投訴處理規(guī)定

CM物業(yè)日常治理文件：業(yè)主投訴處理規(guī)定

1.0目的

為業(yè)主投訴處理供應作業(yè)指導。

2.0根本標準

2.1投訴登記：不缺項，具體仔細，轉(zhuǎn)呈準時。

2.2投訴解釋：急躁細致，用語禮貌，用詞精確，不模糊其詞。

2.3投訴處理：準時，不刁難，不推諉，做到“事事有著落、件件有回音”。

3.0詳細規(guī)定

3.1全部員工都必需聽取業(yè)主的意見和業(yè)主的投訴，任何狀況下不得與人爭論。

3.2對投訴的全部事項都應準時匯報或書面記錄填寫《工作信息記錄本》，事無大小，處理如何均必需有事后交待。

3.3要向投訴的業(yè)主致謝，但未查清事實前不要急于認錯。

3.4接到投訴的人員將內(nèi)容登記完后，應馬上轉(zhuǎn)呈，分類處理。

3.5業(yè)主直接投訴到相關(guān)部門的：由該部門主管負責處理，當事人原則上不得自行處理。

3.6未經(jīng)過相關(guān)部門到公司直接投訴的

⑴征得業(yè)主同意的前提下，指引投訴人與相關(guān)部門取得聯(lián)系，直接反映狀況。

⑵將投訴狀況轉(zhuǎn)告被投訴的部門處理，并在兩天內(nèi)追蹤檢查投訴處理結(jié)果。

3.7部門未能處理而投訴到公司的

⑴治理人員在明確投訴內(nèi)容后，馬上與投訴所涉及的部門聯(lián)系，調(diào)查并推斷投訴的有效性。

⑵對于有效投訴，治理人員應在三天內(nèi)深入分析緣由和責任，依據(jù)需要填寫《客戶投訴處理記錄表》，由調(diào)查人制定訂正預防措施，經(jīng)部門負責人與公司領(lǐng)導認可后，進展實施，同時應與投訴人聯(lián)系，答復其處理結(jié)果。

⑶