報(bào)表管理課件

第四章報(bào)表管理第四章報(bào)表管理1第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述一、會(huì)計(jì)報(bào)表的分類、報(bào)表管理系統(tǒng)的分類（一）會(huì)計(jì)報(bào)表的分類1.內(nèi)部報(bào)表2.外部報(bào)表（二）報(bào)表管理系統(tǒng)的分類1.專用會(huì)計(jì)報(bào)表管理系統(tǒng)2.通用會(huì)計(jì)報(bào)表管理系統(tǒng)3.財(cái)經(jīng)電子表系統(tǒng)第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述一、會(huì)計(jì)報(bào)表的分類、報(bào)表管理系統(tǒng)的分2第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述二、報(bào)表管理系統(tǒng)的功能（一）按手工編制會(huì)計(jì)報(bào)表的設(shè)置功能（二）按報(bào)表管理的思想設(shè)置功能1.文件管理功能UFO提供了創(chuàng)建新文件、打開(kāi)已有的文件、保存文件、備份文件等文件管理功能，并且能夠進(jìn)行不同文件格式的轉(zhuǎn)換。UFO的文件可以轉(zhuǎn)換為Access文件、Excel文件、Lotus1-2-3文件、文本文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件，上述文件格式的文件也可轉(zhuǎn)換為UFO報(bào)表文件。提供了標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的“導(dǎo)入”和“導(dǎo)出”功能，可以和其它流行財(cái)務(wù)軟件交換數(shù)據(jù)。第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述二、報(bào)表管理系統(tǒng)的功能3第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述2.格式管理功能3.數(shù)據(jù)管理功能第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述2.格式管理功能4第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述4.圖表功能圖表功能常采用“圖表混排”的方式，方便地進(jìn)行圖形數(shù)據(jù)組織制作直方圖、立體圖、園餅圖、折線圖等多種圖示的分析圖表5.顯示打印功能6.二次開(kāi)發(fā)功能第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述4.圖表功能5第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述三、報(bào)表管理系統(tǒng)的工作過(guò)程和數(shù)據(jù)處理流程（一）報(bào)表管理系統(tǒng)的工作過(guò)程第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述三、報(bào)表管理系統(tǒng)的工作過(guò)程和數(shù)據(jù)處理6第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述（二）會(huì)計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)處理流程1.快速編制會(huì)計(jì)報(bào)表的處理流程2.編制會(huì)計(jì)報(bào)表的一般處理流程第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述（二）會(huì)計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)處理流程7第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述四、報(bào)表結(jié)構(gòu)與基本術(shù)語(yǔ)（一）報(bào)表結(jié)構(gòu)1.表頭2.表欄3.表體4.表尾第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述四、報(bào)表結(jié)構(gòu)與基本術(shù)語(yǔ)8第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述（二）基本術(shù)語(yǔ)1.UFO報(bào)表管理系統(tǒng)的兩種狀態(tài)報(bào)表的格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)（1）格式狀態(tài)在格式狀態(tài)下進(jìn)行的操作對(duì)本報(bào)表的所有表頁(yè)都發(fā)生作用格式狀態(tài)下不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計(jì)算等操作在格式狀態(tài)下顯示的報(bào)表的格式，報(bào)表的數(shù)據(jù)被隱藏起來(lái)（2）數(shù)據(jù)狀態(tài)數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報(bào)表的格式數(shù)據(jù)狀態(tài)下的操作只對(duì)當(dāng)前表頁(yè)產(chǎn)生作用數(shù)據(jù)狀態(tài)下能看到報(bào)表的全部?jī)?nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述（二）基本術(shù)語(yǔ)9第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述2.報(bào)表報(bào)表也叫表頁(yè)，它是由若干行和若干列組成的一個(gè)二維表，具有相同的格式數(shù)據(jù)不同的每張報(bào)表稱為一個(gè)表頁(yè)，一般表示為第１頁(yè)、第2頁(yè)……。報(bào)表是報(bào)表管理系統(tǒng)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的基本單位。第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述2.報(bào)表10第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述3.報(bào)表文件一個(gè)或多個(gè)報(bào)表以文件的形式保存在存儲(chǔ)介質(zhì)中就稱為報(bào)表文件。每個(gè)報(bào)表文件都有一個(gè)名字，例如，“資產(chǎn)負(fù)債表”、“利潤(rùn)表”每個(gè)報(bào)表文件可以包含若干張報(bào)表第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述3.報(bào)表文件11報(bào)表文件結(jié)構(gòu)列行頁(yè)表頁(yè)1表頁(yè)2表頁(yè)3報(bào)表文件結(jié)構(gòu)列行頁(yè)表頁(yè)1表頁(yè)2表頁(yè)312資產(chǎn)負(fù)債表1月資產(chǎn)負(fù)債表2月資產(chǎn)負(fù)債表利潤(rùn)表1月利潤(rùn)表2月利潤(rùn)表1月報(bào)表1月資產(chǎn)負(fù)債表1月利潤(rùn)表2月報(bào)表1月資產(chǎn)負(fù)債表2月利潤(rùn)表UFO報(bào)表管理系統(tǒng)下的文件組織方式EXCEL系統(tǒng)下的文件組織方式資產(chǎn)負(fù)債表1月資產(chǎn)負(fù)債表2月資產(chǎn)負(fù)債表利潤(rùn)表1月利潤(rùn)表2月利13第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述4.單元單元是組成報(bào)表的最小單元UFO報(bào)表系統(tǒng)的單元有三種類型數(shù)值單元它是報(bào)表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入數(shù)值可以直接輸入，也可以有單元公式運(yùn)算而成是單元類型的缺省值字符單元它是表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入數(shù)值可以直接輸入，也可以有單元公式運(yùn)算而成表樣單元它是表的格式，在格式狀態(tài)下輸入第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述4.單元14第四章報(bào)表管理課件15第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述5.區(qū)域區(qū)域也叫塊，區(qū)域由一張表頁(yè)上的一組相鄰的單元組成的矩形塊第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述5.區(qū)域16下列區(qū)域可以表示為：B2：C7或C7：B2

或

C2：B7

或

B7：C2下列區(qū)域可以表示為：B2：C7或C7：B2

17第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述6.組合單元組合單元是指由同行或同列相鄰的兩個(gè)或更多的單元組成的區(qū)域。這些可以組合的單元必須是同一種單元類型，報(bào)表處理時(shí)組合單元被視為一個(gè)單元。組合單元的名稱既可以用區(qū)域名稱表示，又可以用該區(qū)域中的某一單元的名稱來(lái)表示。第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述6.組合單元18第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述7.表頁(yè)一個(gè)報(bào)表中的所有表頁(yè)具有相同的格式，但各表頁(yè)的具體數(shù)據(jù)不同。頁(yè)標(biāo)既可用“第一頁(yè)”、“第二頁(yè)”等方法表示，又可用@1、@2等方法表示。第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述7.表頁(yè)19第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述8.關(guān)鍵字關(guān)鍵字是UFO報(bào)表系統(tǒng)中一個(gè)比較重要的概念，是一個(gè)特殊的數(shù)據(jù)單元，可以惟一標(biāo)志一個(gè)表頁(yè)，用于在大量表頁(yè)中快速選擇表頁(yè)也是報(bào)表取數(shù)的重要依據(jù)，是連接報(bào)表和賬套及其他業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的橋梁與紐帶。每個(gè)報(bào)表可以定義多個(gè)關(guān)鍵字。關(guān)鍵字一般包括：?jiǎn)挝幻Q、單位編號(hào)、年、月、日等，也可以自定義關(guān)鍵字關(guān)鍵字在報(bào)表格式狀態(tài)下以紅字顯示。第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述8.關(guān)鍵字20貨幣資金表（外觀）貨幣資金表（外觀）21QC(“1001”,月,“借”)QC(“1002”,月,“借”)QM(“1001”,月,“借”)QM(“1002”,月,“借”)QC(“1001”,月,“借”)QC(“1002”,月,“借22表頁(yè)1表頁(yè)2QC(“1001”,月,“借”)QC(“1001”,月,“借”)QC(“1001”,月,“借”)表頁(yè)1表頁(yè)2QC(“1001”,月,“借”)QC(“100123第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述9.報(bào)表格式報(bào)表的基本結(jié)構(gòu)稱為報(bào)表格式（也稱表樣格式），在報(bào)表管理系統(tǒng)中，每一張表只能有一張表樣格式，如同購(gòu)買(mǎi)的一本報(bào)表，但可反復(fù)使用。10.單元公式單元公式是指報(bào)表單元中的各種公式，例如單元公式、取數(shù)公式、審核公式等，是設(shè)計(jì)表成功與否的關(guān)鍵。第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述9.報(bào)表格式24UFO的主界面UFO的主界面25第二節(jié)報(bào)表格式的設(shè)計(jì)一、報(bào)表的格式（一）標(biāo)題（二）表頭（三）表體（四）表尾第二節(jié)報(bào)表格式的設(shè)計(jì)一、報(bào)表的格式26二、制作報(bào)表的流程啟動(dòng)UFO，新建報(bào)表設(shè)計(jì)報(bào)表格式（外觀）定義關(guān)鍵字定義各類公式（計(jì)算公式，審核公式，舍位平衡公式）錄入關(guān)鍵字的值報(bào)表數(shù)據(jù)處理（獲取數(shù)據(jù)）報(bào)表圖形分析處理打印報(bào)表退出二、制作報(bào)表的流程27第三節(jié)關(guān)鍵字的設(shè)置關(guān)鍵字的設(shè)置是指指定報(bào)表需要的關(guān)鍵字關(guān)鍵字包括單位名稱單位編號(hào)年季月日自定義關(guān)鍵字格式狀態(tài)下設(shè)置一次一個(gè)報(bào)表文件中所有表頁(yè)都有相同的關(guān)鍵字設(shè)置第三節(jié)關(guān)鍵字的設(shè)置關(guān)鍵字的設(shè)置是指指定報(bào)表需要的關(guān)鍵字28第四節(jié)報(bào)表計(jì)算公式的編輯一、報(bào)表計(jì)算公式的種類單元公式：實(shí)現(xiàn)報(bào)表單元數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集和運(yùn)算本表頁(yè)內(nèi)采集本表他頁(yè)采集系統(tǒng)內(nèi)他表之間采集不同系統(tǒng)之間采集審核公式：利用報(bào)表數(shù)據(jù)間的勾稽關(guān)系檢查報(bào)表數(shù)據(jù)是否正確舍位平衡公式：用于報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)位或小數(shù)取整時(shí)調(diào)整數(shù)據(jù)以保證表中的平衡關(guān)系依然成立第四節(jié)報(bào)表計(jì)算公式的編輯一、報(bào)表計(jì)算公式的種類29第四章報(bào)表管理課件30第四節(jié)報(bào)表計(jì)算公式的編輯二、計(jì)算公式（取數(shù)公式）的定義（一）總賬系統(tǒng)取數(shù)第四節(jié)報(bào)表計(jì)算公式的編輯二、計(jì)算公式（取數(shù)公式）的定義31總賬取數(shù)的公式（帳務(wù)函數(shù)）基本格式：函數(shù)名（“科目編碼”，會(huì)計(jì)期間，【“方向”】，【帳套號(hào)】，【會(huì)計(jì)年度】，【編碼1】，【編碼2】）科目編碼也可以是科目名稱，單必須用雙引號(hào)括起來(lái)會(huì)計(jì)期間可以是“年”，“季”，“月”，也可以是具體數(shù)字表示的年、季、月方向即“借”或“貸”，可以省略帳套號(hào)為數(shù)字，缺省時(shí)默認(rèn)為999會(huì)計(jì)年度即數(shù)據(jù)取數(shù)年度，可以省略編碼1，編碼2于科目的核算帳類有關(guān)，可以取科目的輔助帳，無(wú)輔助核算可省略例如：C5＝QM(“123”,月,“借”，001，2005）總賬取數(shù)的公式（帳務(wù)函數(shù)）32賬務(wù)取數(shù)函數(shù)的使用（1）賬務(wù)取數(shù)函數(shù)的基本格式函數(shù)名稱（科目編碼，會(huì)計(jì)期間，方向，輔助項(xiàng)1，輔助項(xiàng)2）會(huì)計(jì)期間：“年”，“月”方向：“借”，“貸”（2）函數(shù)內(nèi)容格式建議使用函數(shù)參照功能完成賬務(wù)取數(shù)函數(shù)的使用33主要賬務(wù)取數(shù)函數(shù)有

總帳函數(shù)金額式數(shù)量式外幣式期初余額QC()SQC()WQC()期末余額QM()SQM()WSQ()凈發(fā)生額JE()SJE()WJE()發(fā)生額FS()SFS()WFS()累計(jì)發(fā)生額LFS()SLFS()WLFS()取對(duì)方科目計(jì)算結(jié)果JG()SJG()WJG()借貸平衡差額CE()SCE()WCE()常數(shù)主要賬務(wù)取數(shù)函數(shù)有

總帳函數(shù)金額式數(shù)量式外幣式期初余額QC34（二）本表本頁(yè)取數(shù)1.直接使用單元格名稱

例如：C5=D52.使用表頁(yè)內(nèi)部統(tǒng)計(jì)公式（二）本表本頁(yè)取數(shù)35（三）本表他頁(yè)取數(shù)利用某個(gè)關(guān)鍵字作為表頁(yè)定位的依據(jù)或直接用頁(yè)標(biāo)號(hào)作為定位依據(jù)，指定取某張表頁(yè)的數(shù)據(jù)。可使用SELECT()函數(shù)

如C1單位取自上個(gè)月C2單元的數(shù)據(jù)：

C1=SELECT(C2,月@=月+1)

C1取自第二張表頁(yè)的C2單元：C1=C2@2（三）本表他頁(yè)取數(shù)36制作利潤(rùn)表制作利潤(rùn)表3720031100010002003230002000200336000300020034100004000表頁(yè)1表頁(yè)2表頁(yè)3表頁(yè)4利潤(rùn)表B4C4C4單元格的計(jì)算公式為表頁(yè)2：C4=B4+C4@1表頁(yè)3：C4=B4+C4@2表頁(yè)4：C4=B4+C4@320031100010002003230002000200338C4=B4+上一個(gè)月的表頁(yè)上的C4單元格C4=B4+SELECT(C4,年@=年and月@=月+1)C4=B4+上一個(gè)月的表頁(yè)上的C4單元格39例如，有下面報(bào)表,如何計(jì)算？本年累計(jì) ：D4=C4+SELECT(D4,年@=年and月@=月+1)上月數(shù)：E4=SELECT(C4,年@=年and月@=月+1)上年同期 ：F4=SELECT(C4,年@=年+1and月@=月)第四章報(bào)表管理課件40（四）他表取數(shù)公式“報(bào)表名【.REP】”－>單元@表頁(yè)號(hào)（四）他表取數(shù)公式41三、審核公式的編輯驗(yàn)證關(guān)系公式提示信息例如，在“資產(chǎn)負(fù)債表”中定義以下審核公式：

C39=G39

mess“資產(chǎn)總額的期末數(shù)<>負(fù)債及所有者權(quán)益總額的期末數(shù)！

三、審核公式的編輯42執(zhí)行審核后，如果C39<>G39，則將出現(xiàn)審核錯(cuò)誤提示框如下圖

執(zhí)行審核后，如果C39<>G39，則將出現(xiàn)審核錯(cuò)誤提示框如下43四、舍位平衡公式的編輯

思考：有報(bào)表數(shù)據(jù)如下，舍掉3位，舍位平衡公式該如何寫(xiě)？四、舍位平衡公式的編輯

思考：有報(bào)表數(shù)據(jù)如下，舍掉3位，舍位44舍位平衡公式應(yīng)采用哪種方式呢A1+B1=C1A2+B2=C2C1+C2=D1C1+C2=D1A1+B1=C1A2+B2=C2舍位平衡公式應(yīng)采用哪種方式呢A1+B1=C1C1+C2=D145平衡公式的編寫(xiě)順序應(yīng)為統(tǒng)計(jì)過(guò)程的逆方向。例如統(tǒng)計(jì)過(guò)程為：E11=A11+B11F11=C11+D11G11=E11+F11因此平衡公式正確的編寫(xiě)順序應(yīng)為：G11=E11+F11E11=A11+B11F11=C11+D11平衡公式的編寫(xiě)順序應(yīng)為統(tǒng)計(jì)過(guò)程的逆方向。46第五節(jié)關(guān)鍵字值的錄入關(guān)鍵字值的錄入是指為每張表頁(yè)錄入自己的關(guān)鍵字的值，其值用于后續(xù)公式計(jì)算獲取具體數(shù)據(jù)每張表頁(yè)需要在數(shù)據(jù)處理前錄入關(guān)鍵字的值沒(méi)有錄入關(guān)鍵字的值，報(bào)表無(wú)法獲取正確數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進(jìn)行第五節(jié)關(guān)鍵字值的錄入關(guān)鍵字值的錄入是指為每張表頁(yè)錄入自己的47第六節(jié)報(bào)表數(shù)據(jù)處理報(bào)表數(shù)據(jù)處理是針對(duì)某一特定表頁(yè)（格式定義和公式定義是針對(duì)整個(gè)報(bào)表文件）UFO將含有數(shù)據(jù)的報(bào)表分為兩大部分來(lái)處理，即報(bào)表格式設(shè)計(jì)工作與報(bào)表數(shù)據(jù)處理工作。點(diǎn)取“格式/數(shù)據(jù)”按鈕可以在格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)之間切換。當(dāng)報(bào)表格式和數(shù)據(jù)公式的操作完成后，必須切換到數(shù)據(jù)狀態(tài)編制報(bào)表，才能看到依據(jù)公式自動(dòng)算出的報(bào)表數(shù)據(jù)。增加或刪除表頁(yè)、做圖形、報(bào)表匯總等只能在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進(jìn)行。數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報(bào)表的格式?！氨眄?yè)重算”、“整表重算”：報(bào)表格式或數(shù)據(jù)公式修改完畢后，系統(tǒng)提示的“表頁(yè)重算”實(shí)際是重新編制報(bào)表第六節(jié)報(bào)表數(shù)據(jù)處理報(bào)表數(shù)據(jù)處理是針對(duì)某一特定表頁(yè)（格式定義48第六節(jié)報(bào)表數(shù)據(jù)處理一、生成數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)狀態(tài)下：【數(shù)據(jù)】－【表頁(yè)重算】

【數(shù)據(jù)】－【整表重算】關(guān)鍵字的值錄入后，或公式修改后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示“是否重算”第六節(jié)報(bào)表數(shù)據(jù)處理一、生成數(shù)據(jù)49第六節(jié)報(bào)表數(shù)據(jù)處理二、審核表頁(yè)數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)狀態(tài)下進(jìn)行每張表頁(yè)三、執(zhí)行舍位平衡公式四、增加表頁(yè)打開(kāi)報(bào)表后，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，系統(tǒng)默認(rèn)只有一張表頁(yè)，根據(jù)需要增加多個(gè)表頁(yè)?！揪庉嫛浚咀芳印浚颈眄?yè)】－輸入需要增加的表頁(yè)數(shù)－“確定”第六節(jié)報(bào)表數(shù)據(jù)處理二、審核表頁(yè)數(shù)據(jù)50第七節(jié)套用報(bào)表模板生成報(bào)表文件報(bào)表軟件一般會(huì)內(nèi)置通用報(bào)表的格式模板，可以直接通用，再在模板基礎(chǔ)上進(jìn)行修改修改完成后，再進(jìn)入報(bào)表數(shù)據(jù)處理階段選擇所需模版時(shí)，需要選擇與總賬系統(tǒng)會(huì)計(jì)科目體系一致的模板第七節(jié)套用報(bào)表模板生成報(bào)表文件報(bào)表軟件一般會(huì)內(nèi)置通用報(bào)表的51第八節(jié)圖表分析功能一、圖表概述UFO提供了直方圖、圓餅圖、折線圖、面積圖4大類共10種格式的圖示圖表與報(bào)表的關(guān)系圖表依賴于報(bào)表存在和變化一個(gè)報(bào)表可以生成多個(gè)圖表第八節(jié)圖表分析功能一、圖表概述52第四章報(bào)表管理課件53第八節(jié)圖表分析功能圖表窗口下的圖表管理圖表的兩種存在方式與報(bào)表出現(xiàn)在同一窗口中，即圖文混排單獨(dú)顯示與另外一個(gè)窗口中，即圖表窗口第八節(jié)圖表分析功能圖表窗口下的圖表管理54第四章報(bào)表管理課件55第九節(jié)文件保護(hù)功能一、文件口令二、格式加解鎖只有口令正確，才能進(jìn)入格式狀態(tài)進(jìn)行格式編輯第九節(jié)文件保護(hù)功能一、文件口令56第四章報(bào)表管理第四章報(bào)表管理57第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述一、會(huì)計(jì)報(bào)表的分類、報(bào)表管理系統(tǒng)的分類（一）會(huì)計(jì)報(bào)表的分類1.內(nèi)部報(bào)表2.外部報(bào)表（二）報(bào)表管理系統(tǒng)的分類1.專用會(huì)計(jì)報(bào)表管理系統(tǒng)2.通用會(huì)計(jì)報(bào)表管理系統(tǒng)3.財(cái)經(jīng)電子表系統(tǒng)第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述一、會(huì)計(jì)報(bào)表的分類、報(bào)表管理系統(tǒng)的分58第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述二、報(bào)表管理系統(tǒng)的功能（一）按手工編制會(huì)計(jì)報(bào)表的設(shè)置功能（二）按報(bào)表管理的思想設(shè)置功能1.文件管理功能UFO提供了創(chuàng)建新文件、打開(kāi)已有的文件、保存文件、備份文件等文件管理功能，并且能夠進(jìn)行不同文件格式的轉(zhuǎn)換。UFO的文件可以轉(zhuǎn)換為Access文件、Excel文件、Lotus1-2-3文件、文本文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件，上述文件格式的文件也可轉(zhuǎn)換為UFO報(bào)表文件。提供了標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的“導(dǎo)入”和“導(dǎo)出”功能，可以和其它流行財(cái)務(wù)軟件交換數(shù)據(jù)。第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述二、報(bào)表管理系統(tǒng)的功能59第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述2.格式管理功能3.數(shù)據(jù)管理功能第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述2.格式管理功能60第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述4.圖表功能圖表功能常采用“圖表混排”的方式，方便地進(jìn)行圖形數(shù)據(jù)組織制作直方圖、立體圖、園餅圖、折線圖等多種圖示的分析圖表5.顯示打印功能6.二次開(kāi)發(fā)功能第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述4.圖表功能61第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述三、報(bào)表管理系統(tǒng)的工作過(guò)程和數(shù)據(jù)處理流程（一）報(bào)表管理系統(tǒng)的工作過(guò)程第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述三、報(bào)表管理系統(tǒng)的工作過(guò)程和數(shù)據(jù)處理62第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述（二）會(huì)計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)處理流程1.快速編制會(huì)計(jì)報(bào)表的處理流程2.編制會(huì)計(jì)報(bào)表的一般處理流程第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述（二）會(huì)計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)處理流程63第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述四、報(bào)表結(jié)構(gòu)與基本術(shù)語(yǔ)（一）報(bào)表結(jié)構(gòu)1.表頭2.表欄3.表體4.表尾第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述四、報(bào)表結(jié)構(gòu)與基本術(shù)語(yǔ)64第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述（二）基本術(shù)語(yǔ)1.UFO報(bào)表管理系統(tǒng)的兩種狀態(tài)報(bào)表的格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)（1）格式狀態(tài)在格式狀態(tài)下進(jìn)行的操作對(duì)本報(bào)表的所有表頁(yè)都發(fā)生作用格式狀態(tài)下不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計(jì)算等操作在格式狀態(tài)下顯示的報(bào)表的格式，報(bào)表的數(shù)據(jù)被隱藏起來(lái)（2）數(shù)據(jù)狀態(tài)數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報(bào)表的格式數(shù)據(jù)狀態(tài)下的操作只對(duì)當(dāng)前表頁(yè)產(chǎn)生作用數(shù)據(jù)狀態(tài)下能看到報(bào)表的全部?jī)?nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述（二）基本術(shù)語(yǔ)65第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述2.報(bào)表報(bào)表也叫表頁(yè)，它是由若干行和若干列組成的一個(gè)二維表，具有相同的格式數(shù)據(jù)不同的每張報(bào)表稱為一個(gè)表頁(yè)，一般表示為第１頁(yè)、第2頁(yè)……。報(bào)表是報(bào)表管理系統(tǒng)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的基本單位。第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述2.報(bào)表66第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述3.報(bào)表文件一個(gè)或多個(gè)報(bào)表以文件的形式保存在存儲(chǔ)介質(zhì)中就稱為報(bào)表文件。每個(gè)報(bào)表文件都有一個(gè)名字，例如，“資產(chǎn)負(fù)債表”、“利潤(rùn)表”每個(gè)報(bào)表文件可以包含若干張報(bào)表第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述3.報(bào)表文件67報(bào)表文件結(jié)構(gòu)列行頁(yè)表頁(yè)1表頁(yè)2表頁(yè)3報(bào)表文件結(jié)構(gòu)列行頁(yè)表頁(yè)1表頁(yè)2表頁(yè)368資產(chǎn)負(fù)債表1月資產(chǎn)負(fù)債表2月資產(chǎn)負(fù)債表利潤(rùn)表1月利潤(rùn)表2月利潤(rùn)表1月報(bào)表1月資產(chǎn)負(fù)債表1月利潤(rùn)表2月報(bào)表1月資產(chǎn)負(fù)債表2月利潤(rùn)表UFO報(bào)表管理系統(tǒng)下的文件組織方式EXCEL系統(tǒng)下的文件組織方式資產(chǎn)負(fù)債表1月資產(chǎn)負(fù)債表2月資產(chǎn)負(fù)債表利潤(rùn)表1月利潤(rùn)表2月利69第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述4.單元單元是組成報(bào)表的最小單元UFO報(bào)表系統(tǒng)的單元有三種類型數(shù)值單元它是報(bào)表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入數(shù)值可以直接輸入，也可以有單元公式運(yùn)算而成是單元類型的缺省值字符單元它是表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入數(shù)值可以直接輸入，也可以有單元公式運(yùn)算而成表樣單元它是表的格式，在格式狀態(tài)下輸入第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述4.單元70第四章報(bào)表管理課件71第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述5.區(qū)域區(qū)域也叫塊，區(qū)域由一張表頁(yè)上的一組相鄰的單元組成的矩形塊第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述5.區(qū)域72下列區(qū)域可以表示為：B2：C7或C7：B2

或

C2：B7

或

B7：C2下列區(qū)域可以表示為：B2：C7或C7：B2

73第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述6.組合單元組合單元是指由同行或同列相鄰的兩個(gè)或更多的單元組成的區(qū)域。這些可以組合的單元必須是同一種單元類型，報(bào)表處理時(shí)組合單元被視為一個(gè)單元。組合單元的名稱既可以用區(qū)域名稱表示，又可以用該區(qū)域中的某一單元的名稱來(lái)表示。第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述6.組合單元74第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述7.表頁(yè)一個(gè)報(bào)表中的所有表頁(yè)具有相同的格式，但各表頁(yè)的具體數(shù)據(jù)不同。頁(yè)標(biāo)既可用“第一頁(yè)”、“第二頁(yè)”等方法表示，又可用@1、@2等方法表示。第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述7.表頁(yè)75第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述8.關(guān)鍵字關(guān)鍵字是UFO報(bào)表系統(tǒng)中一個(gè)比較重要的概念，是一個(gè)特殊的數(shù)據(jù)單元，可以惟一標(biāo)志一個(gè)表頁(yè)，用于在大量表頁(yè)中快速選擇表頁(yè)也是報(bào)表取數(shù)的重要依據(jù)，是連接報(bào)表和賬套及其他業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的橋梁與紐帶。每個(gè)報(bào)表可以定義多個(gè)關(guān)鍵字。關(guān)鍵字一般包括：?jiǎn)挝幻Q、單位編號(hào)、年、月、日等，也可以自定義關(guān)鍵字關(guān)鍵字在報(bào)表格式狀態(tài)下以紅字顯示。第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述8.關(guān)鍵字76貨幣資金表（外觀）貨幣資金表（外觀）77QC(“1001”,月,“借”)QC(“1002”,月,“借”)QM(“1001”,月,“借”)QM(“1002”,月,“借”)QC(“1001”,月,“借”)QC(“1002”,月,“借78表頁(yè)1表頁(yè)2QC(“1001”,月,“借”)QC(“1001”,月,“借”)QC(“1001”,月,“借”)表頁(yè)1表頁(yè)2QC(“1001”,月,“借”)QC(“100179第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述9.報(bào)表格式報(bào)表的基本結(jié)構(gòu)稱為報(bào)表格式（也稱表樣格式），在報(bào)表管理系統(tǒng)中，每一張表只能有一張表樣格式，如同購(gòu)買(mǎi)的一本報(bào)表，但可反復(fù)使用。10.單元公式單元公式是指報(bào)表單元中的各種公式，例如單元公式、取數(shù)公式、審核公式等，是設(shè)計(jì)表成功與否的關(guān)鍵。第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)概述9.報(bào)表格式80UFO的主界面UFO的主界面81第二節(jié)報(bào)表格式的設(shè)計(jì)一、報(bào)表的格式（一）標(biāo)題（二）表頭（三）表體（四）表尾第二節(jié)報(bào)表格式的設(shè)計(jì)一、報(bào)表的格式82二、制作報(bào)表的流程啟動(dòng)UFO，新建報(bào)表設(shè)計(jì)報(bào)表格式（外觀）定義關(guān)鍵字定義各類公式（計(jì)算公式，審核公式，舍位平衡公式）錄入關(guān)鍵字的值報(bào)表數(shù)據(jù)處理（獲取數(shù)據(jù)）報(bào)表圖形分析處理打印報(bào)表退出二、制作報(bào)表的流程83第三節(jié)關(guān)鍵字的設(shè)置關(guān)鍵字的設(shè)置是指指定報(bào)表需要的關(guān)鍵字關(guān)鍵字包括單位名稱單位編號(hào)年季月日自定義關(guān)鍵字格式狀態(tài)下設(shè)置一次一個(gè)報(bào)表文件中所有表頁(yè)都有相同的關(guān)鍵字設(shè)置第三節(jié)關(guān)鍵字的設(shè)置關(guān)鍵字的設(shè)置是指指定報(bào)表需要的關(guān)鍵字84第四節(jié)報(bào)表計(jì)算公式的編輯一、報(bào)表計(jì)算公式的種類單元公式：實(shí)現(xiàn)報(bào)表單元數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集和運(yùn)算本表頁(yè)內(nèi)采集本表他頁(yè)采集系統(tǒng)內(nèi)他表之間采集不同系統(tǒng)之間采集審核公式：利用報(bào)表數(shù)據(jù)間的勾稽關(guān)系檢查報(bào)表數(shù)據(jù)是否正確舍位平衡公式：用于報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)位或小數(shù)取整時(shí)調(diào)整數(shù)據(jù)以保證表中的平衡關(guān)系依然成立第四節(jié)報(bào)表計(jì)算公式的編輯一、報(bào)表計(jì)算公式的種類85第四章報(bào)表管理課件86第四節(jié)報(bào)表計(jì)算公式的編輯二、計(jì)算公式（取數(shù)公式）的定義（一）總賬系統(tǒng)取數(shù)第四節(jié)報(bào)表計(jì)算公式的編輯二、計(jì)算公式（取數(shù)公式）的定義87總賬取數(shù)的公式（帳務(wù)函數(shù)）基本格式：函數(shù)名（“科目編碼”，會(huì)計(jì)期間，【“方向”】，【帳套號(hào)】，【會(huì)計(jì)年度】，【編碼1】，【編碼2】）科目編碼也可以是科目名稱，單必須用雙引號(hào)括起來(lái)會(huì)計(jì)期間可以是“年”，“季”，“月”，也可以是具體數(shù)字表示的年、季、月方向即“借”或“貸”，可以省略帳套號(hào)為數(shù)字，缺省時(shí)默認(rèn)為999會(huì)計(jì)年度即數(shù)據(jù)取數(shù)年度，可以省略編碼1，編碼2于科目的核算帳類有關(guān)，可以取科目的輔助帳，無(wú)輔助核算可省略例如：C5＝QM(“123”,月,“借”，001，2005）總賬取數(shù)的公式（帳務(wù)函數(shù)）88賬務(wù)取數(shù)函數(shù)的使用（1）賬務(wù)取數(shù)函數(shù)的基本格式函數(shù)名稱（科目編碼，會(huì)計(jì)期間，方向，輔助項(xiàng)1，輔助項(xiàng)2）會(huì)計(jì)期間：“年”，“月”方向：“借”，“貸”（2）函數(shù)內(nèi)容格式建議使用函數(shù)參照功能完成賬務(wù)取數(shù)函數(shù)的使用89主要賬務(wù)取數(shù)函數(shù)有

總帳函數(shù)金額式數(shù)量式外幣式期初余額QC()SQC()WQC()期末余額QM()SQM()WSQ()凈發(fā)生額JE()SJE()WJE()發(fā)生額FS()SFS()WFS()累計(jì)發(fā)生額LFS()SLFS()WLFS()取對(duì)方科目計(jì)算結(jié)果JG()SJG()WJG()借貸平衡差額CE()SCE()WCE()常數(shù)主要賬務(wù)取數(shù)函數(shù)有

總帳函數(shù)金額式數(shù)量式外幣式期初余額QC90（二）本表本頁(yè)取數(shù)1.直接使用單元格名稱

例如：C5=D52.使用表頁(yè)內(nèi)部統(tǒng)計(jì)公式（二）本表本頁(yè)取數(shù)91（三）本表他頁(yè)取數(shù)利用某個(gè)關(guān)鍵字作為表頁(yè)定位的依據(jù)或直接用頁(yè)標(biāo)號(hào)作為定位依據(jù)，指定取某張表頁(yè)的數(shù)據(jù)?？墒褂肧ELECT()函數(shù)

如C1單位取自上個(gè)月C2單元的數(shù)據(jù)：

C1=SELECT(C2,月@=月+1)

C1取自第二張表頁(yè)的C2單元：C1=C2@2（三）本表他頁(yè)取數(shù)92制作利潤(rùn)表制作利潤(rùn)表9320031100010002003230002000200336000300020034100004000表頁(yè)1表頁(yè)2表頁(yè)3表頁(yè)4利潤(rùn)表B4C4C4單元格的計(jì)算公式為表頁(yè)2：C4=B4+C4@1表頁(yè)3：C4=B4+C4@2表頁(yè)4：C4=B4+C4@320031100010002003230002000200394C4=B4+上一個(gè)月的表頁(yè)上的C4單元格C4=B4+SELECT(C4,年@=年and月@=月+1)C4=B4+上一個(gè)月的表頁(yè)上的C4單元格95例如，有下面報(bào)表,如何計(jì)算？本年累計(jì) ：D4=C4+SELECT(D4,年@=年and月@=月+1)上月數(shù)：E4=SELECT(C4,年@=年and月@=月+1)上年同期 ：F4=SELECT(C4,年@=年+1and月@=月)第四章報(bào)表管理課件96（四）他表取數(shù)公式“報(bào)表名【.REP】”－>單元@表頁(yè)號(hào)（四）他表取數(shù)公式97三、審核公式的編輯驗(yàn)證關(guān)系公式提示信息例如，在“資產(chǎn)負(fù)債表”中定義以下審核公式：

C39=G39

mess“資產(chǎn)總額的期末數(shù)<>負(fù)債及所有者權(quán)益總額的期末數(shù)！

三、審核公式的編輯98執(zhí)行審核后，如果C39<>G39，則將出現(xiàn)審核錯(cuò)誤提示框如下圖

執(zhí)行審核后，如果C39<>G39，則將出現(xiàn)審核錯(cuò)誤提示框如下99四、舍位平衡公式的編輯

思考：有報(bào)表數(shù)據(jù)如下，舍掉3位，舍位平衡公式該如何寫(xiě)？四、舍位平衡公式的編輯

思考：有報(bào)表數(shù)據(jù)如下，舍掉3位，舍位100舍位平衡公式應(yīng)采用哪種方式呢A1+B1=C1A2+B2=C2C1+C2=D1C1+C2=D1A1+B1=C1A2+B2=C2舍位平衡公式應(yīng)采用哪種方式呢A1+B1=C1C1+C2=D1101平衡公式的編寫(xiě)順序應(yīng)為統(tǒng)計(jì)過(guò)程的逆方向。例如統(tǒng)計(jì)過(guò)程為：E11=A11+B11F11=C11+D1