SY物業(yè)業(yè)主檔案管理規(guī)定

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1.0目的

模范業(yè)主檔案的管理工作

適用范圍

適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的動(dòng)態(tài)管理。

3.0職責(zé)

3.1客戶服務(wù)部隊(duì)主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

3.2客服助理負(fù)責(zé)依照本規(guī)定概括實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

4.0程序要點(diǎn)

4.1由管理處客戶前臺(tái)服務(wù)中心負(fù)責(zé)對業(yè)戶檔案的管理，為嚴(yán)格對業(yè)戶檔案管理，保證檔案管理有效性、模范性，加強(qiáng)對業(yè)戶資料的保密工作，特制定如下管理規(guī)定。

4.2收樓資料：

4.2.1收樓證明書;

4.2.2管理公約簽約頁;

4.2.3樓宇遺漏記錄;

4.2.4業(yè)主身份證復(fù)印件(業(yè)主及家人小一寸照片二張);

4.3《裝修申請審批表》簽署后的《住宅室內(nèi)裝修管理協(xié)議》、《裝修承諾書》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。(裝修申請表，施工單位營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證復(fù)印件，業(yè)戶委權(quán)/囑托書等);

4.3.1經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安好責(zé)任書》。

4.3.2《業(yè)主家庭處境登記表》

4.3.3《物品資料及鑰匙簽收表》

4.3.4《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》

4.3.5《業(yè)主收樓房屋檢查處境表》

4.3.6《違章處理通知單》

4.3.7業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

4.3.8其它應(yīng)保存的資料。

4.3.9業(yè)主檔案袋的整理

4.4業(yè)戶資料整理、分類:

4.4.1資料按一戶一檔，分區(qū)、分樓號存放，貼上明顯標(biāo)簽，以便查找;

4.4.2業(yè)戶資料收集裝訂成冊，按時(shí)間先后排列，最早的資料于結(jié)果一頁存放，之后增加的資料于其面上增加，編上頁碼，編寫目次，冊面填寫"業(yè)主檔案資料處境'表;

4.4.3資料收集按先后依次主要分為三大部份：

4.5業(yè)戶資料歸檔時(shí)間和更新:

4.5.1客戶服務(wù)部辦理完單元交付手續(xù)后，將業(yè)戶資料交于前臺(tái)服務(wù)中心;

4.5.2前臺(tái)服務(wù)中心中班人員將業(yè)戶資料輸入電腦后，按樓名整理存檔;

4.5.3對已收樓業(yè)戶平日所新增的資料由客戶服務(wù)中心按上述規(guī)定處理;

4.5.4客戶前臺(tái)服務(wù)中心每月30日舉行一次檢查，察覺問題上報(bào)主管實(shí)時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安好性及切實(shí)性;

4.5.5每年3月將上年度超過保管期的資料舉行一次統(tǒng)一清理;

4.5.6銷毀檔案有關(guān)文件務(wù)必從嚴(yán)掌管，慎重從事;對經(jīng)鑒定無保存價(jià)值的資料，由部門主管審批后銷毀。

4.6業(yè)戶資料查閱及印取:

4.6.1查閱人如須查閱/印取業(yè)戶檔案資料，須于客戶前臺(tái)服務(wù)中心舉行登記，并說明因由;

4.6.2經(jīng)客戶服務(wù)部主管審批同意后，前臺(tái)服務(wù)人員開啟相應(yīng)的業(yè)戶檔案，抽取有關(guān)業(yè)戶資料;

4.6.3屬查閱資料的，由前臺(tái)服務(wù)人員培同舉行現(xiàn)場查閱;

4.6.4屬印取資料的，前臺(tái)服務(wù)人員嚴(yán)格按上級主管審批觀法舉行印取;

4.7保密要求：

4.7.1業(yè)戶檔案柜除業(yè)戶資料增加、更換、查閱、印取的處境下，須予以上鎖;

4.7.2電腦內(nèi)存放業(yè)戶資料的文件須設(shè)置密碼，并于每月30日舉行一次更新;

4.7.3違反上述要求的，對責(zé)任人賦予口頭警告處理;

4.7.4泄露遺失業(yè)戶資料的，對責(zé)任人賦予書面警告處理，造成嚴(yán)重影響的，賦予辭退。

4.8業(yè)主檔案的跟蹤。

4.8.1對產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主。管理處應(yīng)實(shí)時(shí)為新業(yè)主建立"業(yè)主檔案'，同時(shí)對原業(yè)主的檔案另置保管，保管期三年。

4.8.2業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊處境如需查閱須報(bào)管理處主任批準(zhǔn)，經(jīng)客戶服務(wù)部主管辦理登記手續(xù)后面可查閱。

4.8.3業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

4.8.4將各業(yè)主資料輸入電腦舉行管理。

4.8.5本規(guī)定執(zhí)行處境作為客戶服務(wù)部對檔案客服助理績效考評的依據(jù)之一。

物業(yè)經(jīng)理人：.

篇2：工程業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

工程業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

文件編號：SYWIKF09

1.目的

模范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

2.適用范圍

適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

3.職責(zé)

3.1客服主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

3.2客戶專員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程概括實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

4.程序要點(diǎn)

4.1業(yè)主檔案內(nèi)容

a)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主(臨時(shí))公約》《前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議》

b)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安好責(zé)任書》

c)《業(yè)主(住戶)處境登記表》

d)《資料簽收表》

e)《鑰匙領(lǐng)(借)用登記表》

f)《房屋交付驗(yàn)收表》

g)《裝修申請審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料

h)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料

i)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

j)其他應(yīng)保存的資料。

4.2檔案盒(夾)

4.2.1印制公司統(tǒng)一格式的檔案標(biāo)貼紙

4.2.2將制作好的檔案貼標(biāo)粘貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面頂部5cm位置上，并排列在檔案柜中。

4.3住戶檔案盒的制作擺放

4.3.1將寫有"樓號房號'的標(biāo)貼紙貼在檔案盒側(cè)面上。

4.3.2將住戶的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案盒內(nèi)。

4.3.3將住戶的檔案盒(夾)按棟號、樓號、房間號地先后依次排列在檔案柜中。

4.3.4按檔案盒(夾)內(nèi)的各業(yè)主的資料排列依次將檔案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目次表》內(nèi)，內(nèi)容包括：房號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。

4.4業(yè)主檔案的跟蹤

4.4.1當(dāng)發(fā)生以下處境變化時(shí)，客戶服務(wù)部客服專員應(yīng)將變化處境記錄在業(yè)主檔案中;通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí)：業(yè)主\住戶發(fā)生更替時(shí)。

4.4.2業(yè)主檔案跟蹤管理：由客戶中心客服專員每季度舉行一次家庭處境的普查，對拖欠管理費(fèi)、、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主，客服專員應(yīng)至少應(yīng)至少每個(gè)15天跟蹤一次。

4.5業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊處境如需