專(zhuān)業(yè)的會(huì)議技巧課件

成功會(huì)議的五種策略如何做開(kāi)場(chǎng)白分配發(fā)言時(shí)間如何掌握議事進(jìn)度如何達(dá)成決議—決策方式及類(lèi)型如何圓滿(mǎn)結(jié)束會(huì)議會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)主持人的傾聽(tīng)技巧主持人的問(wèn)話(huà)技巧主持人的跟進(jìn)技巧對(duì)待會(huì)議中的難纏者主持人及與會(huì)者的守則與責(zé)任主持人的守則與責(zé)任與會(huì)者的守則與責(zé)任與會(huì)者如何發(fā)揮影響力會(huì)議記錄會(huì)議記錄者的功能誰(shuí)能勝任會(huì)議記錄者對(duì)會(huì)議記錄的十大建議會(huì)后跟進(jìn)作為參會(huì)者作為主持人如何提高下次會(huì)議的質(zhì)量高效會(huì)議管理張曉彤成功會(huì)議的五種策略主持人及與會(huì)者的守則與責(zé)任高效會(huì)議管1茫盲忙茫盲忙2管理者的10個(gè)角色人際關(guān)系類(lèi)角色傀儡領(lǐng)導(dǎo)者聯(lián)絡(luò)員信息類(lèi)角色監(jiān)聽(tīng)員傳播者發(fā)言人決策類(lèi)角色創(chuàng)業(yè)者對(duì)付麻煩者資源分配者談判者正式的權(quán)力和地位管理者的10個(gè)角色人際關(guān)系類(lèi)角色信息類(lèi)角色決策類(lèi)角色正式3我們公司的主管都不知道何時(shí)是開(kāi)會(huì)的最好時(shí)機(jī)。許多重要的會(huì)都安排在周五下午開(kāi)，或硬要安排在事務(wù)特多的周一開(kāi)。許多主管對(duì)何時(shí)開(kāi)會(huì)幾乎都不征詢(xún)員工的意見(jiàn)。這使得我們疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會(huì)議。有些“必須到會(huì)”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)跟重要客戶(hù)或政府官員約好見(jiàn)面，根本不能出席，這使得討論很難進(jìn)行。而到場(chǎng)的人往往有不是跟議題最有直接關(guān)系的人，所以準(zhǔn)備也不充分或者根本來(lái)不及準(zhǔn)備。因此會(huì)議就常在毫無(wú)章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無(wú)意義地延長(zhǎng)時(shí)間，即使有決議，質(zhì)量也很低。

現(xiàn)在這家公司是我任職過(guò)的第四家公司，我的工資一家一家增加，職位一點(diǎn)一點(diǎn)上升，可是開(kāi)會(huì)的情況卻是家家相同，沒(méi)有因換公司而有所改善。所以我敢說(shuō)， 大多數(shù)的公司會(huì)議都是有問(wèn)題的，甚至是錯(cuò)誤的。會(huì)議效率不高的原因及解決方案會(huì)議效率不高的原因及解決方案4解決方案—建立會(huì)議規(guī)范開(kāi)始?xì)g迎會(huì)議目的議程具體時(shí)間 安排規(guī)章制度議程1分享話(huà)題及目標(biāo)交換信息產(chǎn)生主意/做決定確認(rèn)行動(dòng)總結(jié)23結(jié)束會(huì)議總結(jié)安排下次會(huì)議跟蹤備忘錄跟蹤計(jì)劃固定的會(huì)議流程規(guī)范會(huì)議準(zhǔn)備解決方案—建立會(huì)議規(guī)范開(kāi)始議程123結(jié)束會(huì)議跟蹤固定的會(huì)議流5需要開(kāi)會(huì)嗎?不需要,如果:已經(jīng)按慣例每周聚會(huì)一次沒(méi)什么特別的事情要討論還有比開(kāi)會(huì)更好的方法會(huì)議成本太大你是唯一做決策的人并且知道該怎么做的人(開(kāi)會(huì)讓他人參與只能把問(wèn)題搞亂)一定要開(kāi)會(huì),如果:必須把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人要讓別人參與決策以集思廣益聽(tīng)取部門(mén)匯報(bào)工作有些事情需要當(dāng)中表?yè)P(yáng)或批評(píng)你給小組委派任務(wù)開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作需要開(kāi)會(huì)嗎?不需要,如果:一定要開(kāi)會(huì),如果:開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作6:會(huì)議的目的:討論的話(huà)題:參加者確認(rèn)與否/事先準(zhǔn)備:日期及開(kāi)始/結(jié)束時(shí)間:地點(diǎn)及設(shè)備

規(guī)章制度：手機(jī)，準(zhǔn)時(shí)等其它：交通，住宿等

開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作1H5W:會(huì)議的目的開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作1H5W7 1．決定開(kāi)會(huì)是否是一個(gè)最理想的辦法

2．決定你希望從會(huì)議中得到的成果

3．制定數(shù)量化的目標(biāo)

4．選擇參加會(huì)議的人 5．制定議程及選擇日期時(shí)間和地點(diǎn)

6．要求參加者準(zhǔn)備的資料

7．自己要準(zhǔn)備什么資料

8．決定策略

9．預(yù)計(jì)由誰(shuí)去跟進(jìn)

10．委任秘書(shū)

開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作 1．決定開(kāi)會(huì)是否是一個(gè)最理想的辦法

2．決定你希望從會(huì)8

如何做開(kāi)場(chǎng)白

定義：3-5分鐘的談話(huà)，系統(tǒng)，簡(jiǎn)潔及有明確宗旨內(nèi)容：開(kāi)會(huì)目的，時(shí)間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等程序：概觀會(huì)議進(jìn)行程序；提供跟討論有關(guān)的資訓(xùn)；規(guī)范議程；指定會(huì)議記錄者；征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見(jiàn)開(kāi)場(chǎng)給與會(huì)者一個(gè)聽(tīng)你說(shuō)話(huà)的理由WIIFT介紹中說(shuō)些什麼？:&

如何做開(kāi)場(chǎng)白

定義：3-5分鐘的談話(huà)，系統(tǒng)，簡(jiǎn)潔及有明9100分鐘的會(huì)議誰(shuí)往往是發(fā)言最多的人100分鐘應(yīng)該怎樣分配？如何分配發(fā)言時(shí)間—20/80！100分鐘的會(huì)議如何分配發(fā)言時(shí)間—20/80！10語(yǔ)言你講得非常好，那你對(duì)問(wèn)題怎么看？你講得非常好，旁邊這位怎么看？請(qǐng)用5分鐘時(shí)間說(shuō)一下（一般會(huì)用多少分鐘？）非語(yǔ)言手勢(shì)姿勢(shì)眼神面部表情如何掌握議事進(jìn)度

語(yǔ)言如何掌握議事進(jìn)度

11極好爭(zhēng)辯跑題頑固份子過(guò)分健談詢(xún)問(wèn)你的觀點(diǎn)沉默不語(yǔ)發(fā)牢騷完全錯(cuò)誤表達(dá)不清私下談話(huà)漫無(wú)邊際我愿意聊天我比你懂!如何處理會(huì)議中“問(wèn)題”員工極好爭(zhēng)辯發(fā)牢騷我愿意聊天我比你懂!如何處理會(huì)議中“問(wèn)題”員工12沖突的二維模型決斷不決斷不合作合作*競(jìng)爭(zhēng)(暴力)*回避*妥協(xié)*協(xié)作*遷就(適應(yīng))決斷滿(mǎn)足自己的要求合作滿(mǎn)足對(duì)方的要求如何處理與會(huì)者間的沖突沖突的二維模型決斷不決斷不合作合作*競(jìng)爭(zhēng)(暴力)*回避*妥協(xié)13處理沖突的大忌建議舉行一個(gè)你可能不是主持人的求借方法會(huì)議引導(dǎo)雙方攻擊你縮小問(wèn)題的嚴(yán)重性換話(huà)題（如要求幫助解決你自己的問(wèn)題）當(dāng)雙方爭(zhēng)執(zhí)時(shí)，表達(dá)不愉快的情緒聽(tīng)完陳述后就沒(méi)詞了向雙方之一表示贊同阻止對(duì)方宣泄，建議雙方冷靜下來(lái)后再談?wù)J為雙方都有錯(cuò)誤，指出兩者各自存在的問(wèn)題處理沖突的大忌建議舉行一個(gè)你可能不是主持人的求借方法會(huì)議聽(tīng)完14如何避免團(tuán)體會(huì)議討論中的誤區(qū)集一思考（團(tuán)體思維）是指在團(tuán)體內(nèi)部，人們?cè)跊Q策及思考問(wèn)題時(shí)由于過(guò)分追求團(tuán)體的一致，從而導(dǎo)致團(tuán)體對(duì)問(wèn)題的解決方案不能做出客觀及實(shí)際的評(píng)價(jià)的一種思維模式。產(chǎn)生的原因：1，達(dá)成一致時(shí)沒(méi)有考慮所有的信息；2，團(tuán)體有較高的凝聚力和強(qiáng)硬的領(lǐng)導(dǎo)者，成員的觀點(diǎn)難以有效地表達(dá)，觀點(diǎn)受到污染；3，來(lái)自規(guī)范性影響的從眾壓力使得成員同意最終的決策，而不是從內(nèi)心同意。團(tuán)體極化指通過(guò)團(tuán)體討論使得成員的決策傾向更趨極端的現(xiàn)象。如何避免團(tuán)體會(huì)議討論中的誤區(qū)集一思考（團(tuán)體思維）15用“足夠多”的時(shí)間檢視困難所在，并使與會(huì)者達(dá)成共識(shí)列舉或圖示各提案并開(kāi)始討論之客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭(zhēng)估計(jì)各提案之獲益率評(píng)估有無(wú)采集更多參考資料的需要征求反對(duì)意見(jiàn)以中立角度檢視正反意見(jiàn)尋求與會(huì)者對(duì)各提案之認(rèn)同對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié)確認(rèn)議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位如何達(dá)成決議

摘自彼得得魯克“管理任務(wù)，職責(zé)及實(shí)踐1974用“足夠多”的時(shí)間檢視困難所在，并使與會(huì)者達(dá)成共識(shí)如何達(dá)成決16感覺(jué)與事實(shí)感覺(jué)——即對(duì)事物主觀的意念,其中包含個(gè)人的價(jià)值判斷,因此感覺(jué)的產(chǎn)生往往因人而異。事實(shí)——即有具體、明確的訊息陳述,與實(shí)際所發(fā)生的事件相符。感覺(jué)與事實(shí)感覺(jué)——即對(duì)事物主觀的意念,其中包含個(gè)人的價(jià)值判斷17感覺(jué)與事實(shí)演練昨日九點(diǎn)過(guò)後珠寶店里有一位商人正在收拾店面,一位客人出現(xiàn)並要求鑑賞貨品,店主打開(kāi)玻璃櫥窗,櫥窗內(nèi)的東西被人抓起,忽然有個(gè)男人迅速跑出店外,突然間警鈴大響保安人員迅速趕至現(xiàn)場(chǎng)。感覺(jué)與事實(shí)演練昨日九點(diǎn)過(guò)後珠寶店里有一位商人正在18判斷問(wèn)題以下問(wèn)題你認(rèn)為是事實(shí)者請(qǐng)打?yàn)楦杏X(jué)者請(qǐng)打1.店主正在收拾店面時(shí),有一個(gè)男人出現(xiàn)。2.那個(gè)男人是強(qiáng)盜。3.此事件發(fā)生於昨晚九點(diǎn)過(guò)后。4.打開(kāi)櫥窗的男人是店主。5.強(qiáng)盜抓取櫥窗內(nèi)物品后迅速跑出店外。6.有人打開(kāi)櫥窗。7.要求鑑賞貨品的人在抓取櫥窗內(nèi)的物品后迅速逃走。8.櫥窗內(nèi)有金飾,且有許多貴重的寶石。9.強(qiáng)盜威協(xié)店主並進(jìn)行搶劫。10.這個(gè)故事僅牽涉店主、客人、保安人員等三個(gè)角色。判斷問(wèn)題以下問(wèn)題你認(rèn)為是事實(shí)者請(qǐng)打?yàn)楦杏X(jué)者請(qǐng)打19頭腦風(fēng)暴法德?tīng)柗品ㄒ椎厮伎挤ㄋ悸忿D(zhuǎn)換法團(tuán)隊(duì)決策方法頭腦風(fēng)暴法團(tuán)隊(duì)決策方法20頭腦風(fēng)暴法IdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdea頭腦風(fēng)暴法IdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaI21分類(lèi)分類(lèi)22無(wú)拘無(wú)束提意見(jiàn)，追求數(shù)量將點(diǎn)子記在大家看得見(jiàn)的地方供大家參考/受啟發(fā)鼓勵(lì)結(jié)合他人的想法提出新構(gòu)想與會(huì)者不分職位高低，平等議事不允許在點(diǎn)子匯集階段評(píng)價(jià)或反駁別人的意見(jiàn)。在無(wú)拘無(wú)束、相互激蕩的情況下匯集的點(diǎn)子比一般方法多70%頭腦風(fēng)暴法（）無(wú)拘無(wú)束提意見(jiàn)，追求數(shù)量頭腦風(fēng)暴法（）23特點(diǎn)：讓專(zhuān)家以匿名群眾的身份參與問(wèn)題的解決，靠專(zhuān)門(mén)的工作小組進(jìn)行協(xié)調(diào)，通過(guò)信函進(jìn)行交流，避免面對(duì)面的討論帶來(lái)的消極影響1，由工作小組明確問(wèn)題內(nèi)容，并設(shè)計(jì)一系列征詢(xún)解決問(wèn)題的調(diào)查表2，將調(diào)查表寄給事先選定的專(zhuān)家，請(qǐng)他們提供解決問(wèn)題的意見(jiàn)和思路，專(zhuān)家之間不溝通，相互保密3，處理這一輪征詢(xún)的意見(jiàn)，找出共同點(diǎn)和各種意見(jiàn)的統(tǒng)計(jì)分析情況4，將統(tǒng)計(jì)結(jié)果反饋給專(zhuān)家，專(zhuān)家結(jié)合其他人的意見(jiàn)對(duì)自己的意見(jiàn)進(jìn)行修改，說(shuō)明理由5，將修改過(guò)的意見(jiàn)進(jìn)行綜合處理后，再寄給專(zhuān)家，如此反復(fù)幾次，直到獲得較為滿(mǎn)意的答案德?tīng)柗品ā獙?zhuān)家群體決策法特點(diǎn)：讓專(zhuān)家以匿名群眾的身份參與問(wèn)題的解決，靠專(zhuān)門(mén)的工作小組24特點(diǎn)：讓團(tuán)隊(duì)離開(kāi)原來(lái)的工作環(huán)境，擺脫日常事物的干擾，到另一個(gè)地方去專(zhuān)門(mén)研究一些問(wèn)題參與決策的人員離開(kāi)辦公室，到一個(gè)新的環(huán)境中去討論，容易擺脫工作環(huán)境中上下級(jí)界限及各類(lèi)瑣事的干擾，利于暢所欲言，活躍思想，提出高水平的構(gòu)想，作出高水平的決策易地思考法特點(diǎn)：讓團(tuán)隊(duì)離開(kāi)原來(lái)的工作環(huán)境，擺脫日常事物的干擾，到另一個(gè)25就是有意識(shí)的變換常規(guī)的思維方法，從不同的角度、觀點(diǎn)甚至完全相反的方向來(lái)探索新的方案，通常人們總是覺(jué)得例行做法就是唯一的合理方式，一旦換一個(gè)新的角度進(jìn)行審視，就會(huì)有意想不到的發(fā)明或發(fā)現(xiàn)這是突破舊的思維模式進(jìn)行變革的決策方法思路轉(zhuǎn)換法就是有意識(shí)的變換常規(guī)的思維方法，從不同的角度、觀點(diǎn)甚至完全相26權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識(shí)決策無(wú)異議決策四種群體決策（見(jiàn)輔助資料）權(quán)威決策四種群體決策（見(jiàn)輔助資料）27預(yù)留5-7分鐘做總結(jié)確定工作分配妥當(dāng)準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議如何圓滿(mǎn)結(jié)束會(huì)議

預(yù)留5-7分鐘做總結(jié)如何圓滿(mǎn)結(jié)束會(huì)議

28會(huì)議記錄會(huì)議記錄者的功能僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納誰(shuí)會(huì)勝任會(huì)議記錄者？反應(yīng)敏捷的人？寫(xiě)字快的人？記憶力強(qiáng)的人？組織能力強(qiáng)的人？?jī)A聽(tīng)能力強(qiáng)的人？總結(jié)能力強(qiáng)的人？會(huì)議記錄會(huì)議記錄者的功能29對(duì)會(huì)議記錄的十大建議重要的會(huì)議應(yīng)錄音下來(lái)從而使整理會(huì)議記錄時(shí)有依據(jù)除非有必要，定期召開(kāi)的會(huì)議通常不用錄音。因花費(fèi)時(shí)間記下的詳細(xì)發(fā)言?xún)?nèi)容，可能毫無(wú)用武之地。大多數(shù)會(huì)議都能指定一會(huì)議記錄者。主席最好不要兼任此項(xiàng)工作。此外會(huì)議記錄者最好由與會(huì)者輪流擔(dān)任會(huì)議記錄者的筆記最好要流暢易于了解，同時(shí)不失真會(huì)議記錄者的責(zé)任還包括：要及時(shí)指出令人困惑的發(fā)言，請(qǐng)發(fā)言人解釋清楚。適時(shí)做總結(jié)，協(xié)助討論進(jìn)行向與會(huì)者確認(rèn)各議案的排序是否無(wú)誤對(duì)會(huì)議記錄的十大建議306，會(huì)議記錄內(nèi)容包含：討論過(guò)程中所達(dá)成的各種共識(shí)（要不厭其煩地向與會(huì)者確認(rèn)每個(gè)結(jié)論都無(wú)誤）有哪些證據(jù)支持次議案的通過(guò)，及反對(duì)意見(jiàn)如何分派工作的詳細(xì)情形及完成日期7，會(huì)議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁(yè)的長(zhǎng)度。8，會(huì)議記錄應(yīng)有組織地整理如下：標(biāo)題，會(huì)議目標(biāo)，主席名字，缺席及出席人名單應(yīng)列在會(huì)議記錄起頭處使用列點(diǎn)或簡(jiǎn)短的一段文字，名數(shù)與會(huì)者重點(diǎn)工作分派情形及完成日期記錄無(wú)誤通過(guò)此決議的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)（如有必要）9，會(huì)議記錄者應(yīng)與主席共同修正會(huì)議記錄者錯(cuò)誤部分10，將此份會(huì)議記錄發(fā)送給與會(huì)者6，會(huì)議記錄內(nèi)容包含：31會(huì)后跟進(jìn)做為參會(huì)者拿到會(huì)議記錄后要細(xì)讀，尤其是對(duì)與自己工作相關(guān)的信息做出標(biāo)記會(huì)議一下會(huì)議的過(guò)程，分析一下各個(gè)不同與會(huì)者對(duì)同一問(wèn)題的不同態(tài)度和表現(xiàn)，分析一下人際關(guān)系的狀態(tài)考慮會(huì)議上所分派給自己的任務(wù)的完成方案會(huì)議可能是新任務(wù)的開(kāi)始，要考慮是否召開(kāi)自己部門(mén)會(huì)議進(jìn)行動(dòng)員和安排，并將會(huì)議精神貫徹進(jìn)下一步的工作中去。會(huì)后跟進(jìn)做為參會(huì)者32 會(huì)后跟進(jìn)作為會(huì)議主持人請(qǐng)大家填寫(xiě)會(huì)議評(píng)估表針對(duì)評(píng)估意見(jiàn)做出改進(jìn)措施聯(lián)絡(luò)缺席的同事詢(xún)問(wèn)缺席的原因如有需要，討論有關(guān)項(xiàng)目跟進(jìn)計(jì)劃，如有需要立刻召集另一次會(huì)議如有需要，找高層協(xié)助如計(jì)劃進(jìn)行十分順利，取消下次會(huì)議，而用公文報(bào)告進(jìn)度，讓有關(guān)的人知道會(huì)議之后檢討得失

會(huì)后跟進(jìn)作為會(huì)議主持人33會(huì)后跟進(jìn)備忘錄會(huì)后跟進(jìn)備忘錄34如何取得效果任何技能只有不斷實(shí)踐，反復(fù)練習(xí)，成為習(xí)慣性的行為后才能產(chǎn)生應(yīng)有的效果。“我知道會(huì)議管理的技巧都非常好，我只是沒(méi)有時(shí)間去實(shí)踐這些技巧！我在開(kāi)會(huì)！”習(xí)慣：逐漸養(yǎng)成的，一時(shí)不容易改變的行為，傾向。是對(duì)思維和性格的寫(xiě)照。如何取得效果任何技能只有不斷實(shí)踐，反復(fù)練習(xí)，成為習(xí)慣性的行為35祝你成功！Wefirstmakeourhabits,thenourhabitsmakeus.先改變習(xí)慣，習(xí)慣改變行為！zhangxiaotong@祝你成功！Wefirstmakeourhabits,36演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！37成功會(huì)議的五種策略如何做開(kāi)場(chǎng)白分配發(fā)言時(shí)間如何掌握議事進(jìn)度如何達(dá)成決議—決策方式及類(lèi)型如何圓滿(mǎn)結(jié)束會(huì)議會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)主持人的傾聽(tīng)技巧主持人的問(wèn)話(huà)技巧主持人的跟進(jìn)技巧對(duì)待會(huì)議中的難纏者主持人及與會(huì)者的守則與責(zé)任主持人的守則與責(zé)任與會(huì)者的守則與責(zé)任與會(huì)者如何發(fā)揮影響力會(huì)議記錄會(huì)議記錄者的功能誰(shuí)能勝任會(huì)議記錄者對(duì)會(huì)議記錄的十大建議會(huì)后跟進(jìn)作為參會(huì)者作為主持人如何提高下次會(huì)議的質(zhì)量高效會(huì)議管理張曉彤成功會(huì)議的五種策略主持人及與會(huì)者的守則與責(zé)任高效會(huì)議管38茫盲忙茫盲忙39管理者的10個(gè)角色人際關(guān)系類(lèi)角色傀儡領(lǐng)導(dǎo)者聯(lián)絡(luò)員信息類(lèi)角色監(jiān)聽(tīng)員傳播者發(fā)言人決策類(lèi)角色創(chuàng)業(yè)者對(duì)付麻煩者資源分配者談判者正式的權(quán)力和地位管理者的10個(gè)角色人際關(guān)系類(lèi)角色信息類(lèi)角色決策類(lèi)角色正式40我們公司的主管都不知道何時(shí)是開(kāi)會(huì)的最好時(shí)機(jī)。許多重要的會(huì)都安排在周五下午開(kāi)，或硬要安排在事務(wù)特多的周一開(kāi)。許多主管對(duì)何時(shí)開(kāi)會(huì)幾乎都不征詢(xún)員工的意見(jiàn)。這使得我們疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會(huì)議。有些“必須到會(huì)”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)跟重要客戶(hù)或政府官員約好見(jiàn)面，根本不能出席，這使得討論很難進(jìn)行。而到場(chǎng)的人往往有不是跟議題最有直接關(guān)系的人，所以準(zhǔn)備也不充分或者根本來(lái)不及準(zhǔn)備。因此會(huì)議就常在毫無(wú)章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無(wú)意義地延長(zhǎng)時(shí)間，即使有決議，質(zhì)量也很低。

現(xiàn)在這家公司是我任職過(guò)的第四家公司，我的工資一家一家增加，職位一點(diǎn)一點(diǎn)上升，可是開(kāi)會(huì)的情況卻是家家相同，沒(méi)有因換公司而有所改善。所以我敢說(shuō)， 大多數(shù)的公司會(huì)議都是有問(wèn)題的，甚至是錯(cuò)誤的。會(huì)議效率不高的原因及解決方案會(huì)議效率不高的原因及解決方案41解決方案—建立會(huì)議規(guī)范開(kāi)始?xì)g迎會(huì)議目的議程具體時(shí)間 安排規(guī)章制度議程1分享話(huà)題及目標(biāo)交換信息產(chǎn)生主意/做決定確認(rèn)行動(dòng)總結(jié)23結(jié)束會(huì)議總結(jié)安排下次會(huì)議跟蹤備忘錄跟蹤計(jì)劃固定的會(huì)議流程規(guī)范會(huì)議準(zhǔn)備解決方案—建立會(huì)議規(guī)范開(kāi)始議程123結(jié)束會(huì)議跟蹤固定的會(huì)議流42需要開(kāi)會(huì)嗎?不需要,如果:已經(jīng)按慣例每周聚會(huì)一次沒(méi)什么特別的事情要討論還有比開(kāi)會(huì)更好的方法會(huì)議成本太大你是唯一做決策的人并且知道該怎么做的人(開(kāi)會(huì)讓他人參與只能把問(wèn)題搞亂)一定要開(kāi)會(huì),如果:必須把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人要讓別人參與決策以集思廣益聽(tīng)取部門(mén)匯報(bào)工作有些事情需要當(dāng)中表?yè)P(yáng)或批評(píng)你給小組委派任務(wù)開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作需要開(kāi)會(huì)嗎?不需要,如果:一定要開(kāi)會(huì),如果:開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作43:會(huì)議的目的:討論的話(huà)題:參加者確認(rèn)與否/事先準(zhǔn)備:日期及開(kāi)始/結(jié)束時(shí)間:地點(diǎn)及設(shè)備

規(guī)章制度：手機(jī)，準(zhǔn)時(shí)等其它：交通，住宿等

開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作1H5W:會(huì)議的目的開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作1H5W44 1．決定開(kāi)會(huì)是否是一個(gè)最理想的辦法

2．決定你希望從會(huì)議中得到的成果

3．制定數(shù)量化的目標(biāo)

4．選擇參加會(huì)議的人 5．制定議程及選擇日期時(shí)間和地點(diǎn)

6．要求參加者準(zhǔn)備的資料

7．自己要準(zhǔn)備什么資料

8．決定策略

9．預(yù)計(jì)由誰(shuí)去跟進(jìn)

10．委任秘書(shū)

開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作 1．決定開(kāi)會(huì)是否是一個(gè)最理想的辦法

2．決定你希望從會(huì)45

如何做開(kāi)場(chǎng)白

定義：3-5分鐘的談話(huà)，系統(tǒng)，簡(jiǎn)潔及有明確宗旨內(nèi)容：開(kāi)會(huì)目的，時(shí)間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等程序：概觀會(huì)議進(jìn)行程序；提供跟討論有關(guān)的資訓(xùn)；規(guī)范議程；指定會(huì)議記錄者；征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見(jiàn)開(kāi)場(chǎng)給與會(huì)者一個(gè)聽(tīng)你說(shuō)話(huà)的理由WIIFT介紹中說(shuō)些什麼？:&

如何做開(kāi)場(chǎng)白

定義：3-5分鐘的談話(huà)，系統(tǒng)，簡(jiǎn)潔及有明46100分鐘的會(huì)議誰(shuí)往往是發(fā)言最多的人100分鐘應(yīng)該怎樣分配？如何分配發(fā)言時(shí)間—20/80！100分鐘的會(huì)議如何分配發(fā)言時(shí)間—20/80！47語(yǔ)言你講得非常好，那你對(duì)問(wèn)題怎么看？你講得非常好，旁邊這位怎么看？請(qǐng)用5分鐘時(shí)間說(shuō)一下（一般會(huì)用多少分鐘？）非語(yǔ)言手勢(shì)姿勢(shì)眼神面部表情如何掌握議事進(jìn)度

語(yǔ)言如何掌握議事進(jìn)度

48極好爭(zhēng)辯跑題頑固份子過(guò)分健談詢(xún)問(wèn)你的觀點(diǎn)沉默不語(yǔ)發(fā)牢騷完全錯(cuò)誤表達(dá)不清私下談話(huà)漫無(wú)邊際我愿意聊天我比你懂!如何處理會(huì)議中“問(wèn)題”員工極好爭(zhēng)辯發(fā)牢騷我愿意聊天我比你懂!如何處理會(huì)議中“問(wèn)題”員工49沖突的二維模型決斷不決斷不合作合作*競(jìng)爭(zhēng)(暴力)*回避*妥協(xié)*協(xié)作*遷就(適應(yīng))決斷滿(mǎn)足自己的要求合作滿(mǎn)足對(duì)方的要求如何處理與會(huì)者間的沖突沖突的二維模型決斷不決斷不合作合作*競(jìng)爭(zhēng)(暴力)*回避*妥協(xié)50處理沖突的大忌建議舉行一個(gè)你可能不是主持人的求借方法會(huì)議引導(dǎo)雙方攻擊你縮小問(wèn)題的嚴(yán)重性換話(huà)題（如要求幫助解決你自己的問(wèn)題）當(dāng)雙方爭(zhēng)執(zhí)時(shí)，表達(dá)不愉快的情緒聽(tīng)完陳述后就沒(méi)詞了向雙方之一表示贊同阻止對(duì)方宣泄，建議雙方冷靜下來(lái)后再談?wù)J為雙方都有錯(cuò)誤，指出兩者各自存在的問(wèn)題處理沖突的大忌建議舉行一個(gè)你可能不是主持人的求借方法會(huì)議聽(tīng)完51如何避免團(tuán)體會(huì)議討論中的誤區(qū)集一思考（團(tuán)體思維）是指在團(tuán)體內(nèi)部，人們?cè)跊Q策及思考問(wèn)題時(shí)由于過(guò)分追求團(tuán)體的一致，從而導(dǎo)致團(tuán)體對(duì)問(wèn)題的解決方案不能做出客觀及實(shí)際的評(píng)價(jià)的一種思維模式。產(chǎn)生的原因：1，達(dá)成一致時(shí)沒(méi)有考慮所有的信息；2，團(tuán)體有較高的凝聚力和強(qiáng)硬的領(lǐng)導(dǎo)者，成員的觀點(diǎn)難以有效地表達(dá)，觀點(diǎn)受到污染；3，來(lái)自規(guī)范性影響的從眾壓力使得成員同意最終的決策，而不是從內(nèi)心同意。團(tuán)體極化指通過(guò)團(tuán)體討論使得成員的決策傾向更趨極端的現(xiàn)象。如何避免團(tuán)體會(huì)議討論中的誤區(qū)集一思考（團(tuán)體思維）52用“足夠多”的時(shí)間檢視困難所在，并使與會(huì)者達(dá)成共識(shí)列舉或圖示各提案并開(kāi)始討論之客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭(zhēng)估計(jì)各提案之獲益率評(píng)估有無(wú)采集更多參考資料的需要征求反對(duì)意見(jiàn)以中立角度檢視正反意見(jiàn)尋求與會(huì)者對(duì)各提案之認(rèn)同對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié)確認(rèn)議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位如何達(dá)成決議

摘自彼得得魯克“管理任務(wù)，職責(zé)及實(shí)踐1974用“足夠多”的時(shí)間檢視困難所在，并使與會(huì)者達(dá)成共識(shí)如何達(dá)成決53感覺(jué)與事實(shí)感覺(jué)——即對(duì)事物主觀的意念,其中包含個(gè)人的價(jià)值判斷,因此感覺(jué)的產(chǎn)生往往因人而異。事實(shí)——即有具體、明確的訊息陳述,與實(shí)際所發(fā)生的事件相符。感覺(jué)與事實(shí)感覺(jué)——即對(duì)事物主觀的意念,其中包含個(gè)人的價(jià)值判斷54感覺(jué)與事實(shí)演練昨日九點(diǎn)過(guò)後珠寶店里有一位商人正在收拾店面,一位客人出現(xiàn)並要求鑑賞貨品,店主打開(kāi)玻璃櫥窗,櫥窗內(nèi)的東西被人抓起,忽然有個(gè)男人迅速跑出店外,突然間警鈴大響保安人員迅速趕至現(xiàn)場(chǎng)。感覺(jué)與事實(shí)演練昨日九點(diǎn)過(guò)後珠寶店里有一位商人正在55判斷問(wèn)題以下問(wèn)題你認(rèn)為是事實(shí)者請(qǐng)打?yàn)楦杏X(jué)者請(qǐng)打1.店主正在收拾店面時(shí),有一個(gè)男人出現(xiàn)。2.那個(gè)男人是強(qiáng)盜。3.此事件發(fā)生於昨晚九點(diǎn)過(guò)后。4.打開(kāi)櫥窗的男人是店主。5.強(qiáng)盜抓取櫥窗內(nèi)物品后迅速跑出店外。6.有人打開(kāi)櫥窗。7.要求鑑賞貨品的人在抓取櫥窗內(nèi)的物品后迅速逃走。8.櫥窗內(nèi)有金飾,且有許多貴重的寶石。9.強(qiáng)盜威協(xié)店主並進(jìn)行搶劫。10.這個(gè)故事僅牽涉店主、客人、保安人員等三個(gè)角色。判斷問(wèn)題以下問(wèn)題你認(rèn)為是事實(shí)者請(qǐng)打?yàn)楦杏X(jué)者請(qǐng)打56頭腦風(fēng)暴法德?tīng)柗品ㄒ椎厮伎挤ㄋ悸忿D(zhuǎn)換法團(tuán)隊(duì)決策方法頭腦風(fēng)暴法團(tuán)隊(duì)決策方法57頭腦風(fēng)暴法IdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdea頭腦風(fēng)暴法IdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaI58分類(lèi)分類(lèi)59無(wú)拘無(wú)束提意見(jiàn)，追求數(shù)量將點(diǎn)子記在大家看得見(jiàn)的地方供大家參考/受啟發(fā)鼓勵(lì)結(jié)合他人的想法提出新構(gòu)想與會(huì)者不分職位高低，平等議事不允許在點(diǎn)子匯集階段評(píng)價(jià)或反駁別人的意見(jiàn)。在無(wú)拘無(wú)束、相互激蕩的情況下匯集的點(diǎn)子比一般方法多70%頭腦風(fēng)暴法（）無(wú)拘無(wú)束提意見(jiàn)，追求數(shù)量頭腦風(fēng)暴法（）60特點(diǎn)：讓專(zhuān)家以匿名群眾的身份參與問(wèn)題的解決，靠專(zhuān)門(mén)的工作小組進(jìn)行協(xié)調(diào)，通過(guò)信函進(jìn)行交流，避免面對(duì)面的討論帶來(lái)的消極影響1，由工作小組明確問(wèn)題內(nèi)容，并設(shè)計(jì)一系列征詢(xún)解決問(wèn)題的調(diào)查表2，將調(diào)查表寄給事先選定的專(zhuān)家，請(qǐng)他們提供解決問(wèn)題的意見(jiàn)和思路，專(zhuān)家之間不溝通，相互保密3，處理這一輪征詢(xún)的意見(jiàn)，找出共同點(diǎn)和各種意見(jiàn)的統(tǒng)計(jì)分析情況4，將統(tǒng)計(jì)結(jié)果反饋給專(zhuān)家，專(zhuān)家結(jié)合其他人的意見(jiàn)對(duì)自己的意見(jiàn)進(jìn)行修改，說(shuō)明理由5，將修改過(guò)的意見(jiàn)進(jìn)行綜合處理后，再寄給專(zhuān)家，如此反復(fù)幾次，直到獲得較為滿(mǎn)意的答案德?tīng)柗品ā獙?zhuān)家群體決策法特點(diǎn)：讓專(zhuān)家以匿名群眾的身份參與問(wèn)題的解決，靠專(zhuān)門(mén)的工作小組61特點(diǎn)：讓團(tuán)隊(duì)離開(kāi)原來(lái)的工作環(huán)境，擺脫日常事物的干擾，到另一個(gè)地方去專(zhuān)門(mén)研究一些問(wèn)題參與決策的人員離開(kāi)辦公室，到一個(gè)新的環(huán)境中去討論，容易擺脫工作環(huán)境中上下級(jí)界限及各類(lèi)瑣事的干擾，利于暢所欲言，活躍思想，提出高水平的構(gòu)想，作出高水平的決策易地思考法特點(diǎn)：讓團(tuán)隊(duì)離開(kāi)原來(lái)的工作環(huán)境，擺脫日常事物的干擾，到另一個(gè)62就是有意識(shí)的變換常規(guī)的思維方法，從不同的角度、觀點(diǎn)甚至完全相反的方向來(lái)探索新的方案，通常人們總是覺(jué)得例行做法就是唯一的合理方式，一旦換一個(gè)新的角度進(jìn)行審視，就會(huì)有意想不到的發(fā)明或發(fā)現(xiàn)這是突破舊的思維模式進(jìn)行變革的決策方法思路轉(zhuǎn)換法就是有意識(shí)的變換常規(guī)的思維方法，從不同的角度、觀點(diǎn)甚至完全相63權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識(shí)決策無(wú)異議決策四種群體決策（見(jiàn)輔助資料）權(quán)威決策四種群體決策（見(jiàn)輔助資料）64預(yù)留5-7分鐘做總結(jié)確定工作分配妥當(dāng)準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議如何圓滿(mǎn)結(jié)束會(huì)議

預(yù)留5-7分鐘做總結(jié)如何圓滿(mǎn)結(jié)束會(huì)議

65會(huì)議記錄會(huì)議記錄者的功能僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納誰(shuí)會(huì)勝任會(huì)議記錄者？反應(yīng)敏捷的人？寫(xiě)字快的人？記憶力強(qiáng)的人？組織能力強(qiáng)的人？?jī)A聽(tīng)能力強(qiáng)的人？總結(jié)能力強(qiáng)的人？會(huì)議記錄會(huì)議記錄者的功能66對(duì)會(huì)議記錄的十大建議重要的會(huì)議應(yīng)錄音下來(lái)從而使整理會(huì)議記錄時(shí)有依據(jù)除非有必