水泥公司公務(wù)接待規(guī)定

水泥公司公務(wù)接待規(guī)定第一章總則第一條為進(jìn)一步完善和規(guī)范公司的公務(wù)接待工作，提高接待工作效率和質(zhì)量，根據(jù)集團(tuán)公司有關(guān)接待工作規(guī)定，制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定所稱公務(wù)是指會議、培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流、檢查指導(dǎo)、請示匯報(bào)等活動，接待是指提供交通、住宿、用餐、購票、陪同等方面的安排。第三條綜合部為公務(wù)接待管理的職能部門，負(fù)責(zé)接待工作的組織、安排和協(xié)調(diào)，統(tǒng)一管理接待費(fèi)用，相關(guān)科室同時(shí)協(xié)同做好接待工作。第四條公務(wù)接待須遵循“對口接待，熱情周到，務(wù)實(shí)節(jié)約，文明高效”的原則。第五條各相關(guān)部室要分工負(fù)責(zé)，密切配合，共同做好公務(wù)接待工作，其中，匯報(bào)、交流、座談、考察等工作均由對口處室負(fù)責(zé)，食宿安排、會議室布置及車輛使用等由綜合部負(fù)責(zé)。第六條承辦政府機(jī)關(guān)及集團(tuán)公司委托會議的，由綜合部負(fù)責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)、安排和落實(shí)接待工作，相關(guān)部門予以配合。第二章公務(wù)接待職責(zé)及分工第七條日常來訪由綜合部負(fù)責(zé)接待工作，提出接待方案，各部門履行相應(yīng)的職責(zé)。具體分工：（一）綜合部負(fù)責(zé)總體組織的協(xié)調(diào)工作，負(fù)責(zé)做好宣傳報(bào)道工作，包括根據(jù)需要制作橫幅，安排攝影、攝像、采寫新聞稿等，布置LED顯示屏內(nèi)容；負(fù)責(zé)做好參觀點(diǎn)、會議室等場所的后勤保障工作，包括室外環(huán)境的綠化美化和衛(wèi)生，活動場所的環(huán)境布置，室內(nèi)會議室桌椅、鮮花擺放，水果飲料設(shè)置等；（二）安全保衛(wèi)部負(fù)責(zé)做好安全保衛(wèi)工作，包括重要客人的安全保衛(wèi)，活動場所安全秩序，來賓車輛廠區(qū)內(nèi)道運(yùn)行線路的交通秩序，車輛通行的停放場所的現(xiàn)場指揮以及車輛安全管理等；（三）相關(guān)科室（車間）負(fù)責(zé)做好參觀場所的引導(dǎo)與主講工作，落實(shí)好接待人員，其他有關(guān)單位根據(jù)接待工作需要分工負(fù)責(zé)。第八條重大重要接待須成立領(lǐng)導(dǎo)小組，對接待活動負(fù)總責(zé)，負(fù)責(zé)接待方案審批和活動運(yùn)行重大決策，并進(jìn)行總體協(xié)調(diào)。領(lǐng)導(dǎo)小組下專項(xiàng)小組，各組工作職責(zé)為：（一）協(xié)調(diào)接待組：聯(lián)系上級部門，協(xié)調(diào)落實(shí)有關(guān)事宜；對接待工作總體協(xié)調(diào)，督查各專業(yè)組按要求完成分工任務(wù)。搞清來賓的基本情況和來意，根據(jù)來意及公司實(shí)際情況，擬定出接待計(jì)劃和日程安排，包括：來賓迎送、食宿行、會議、會見、視察、參觀等活動總體安排；制定接待方案、工作手冊、活動指南編印、證件制作、有關(guān)物品準(zhǔn)備等；（二）現(xiàn)場組織組：踏查落實(shí)道路情況，確定考察路線；制定現(xiàn)場安全預(yù)案，布置現(xiàn)場準(zhǔn)備工作；督促、檢查現(xiàn)場準(zhǔn)備工作的完成情況；現(xiàn)場組織、聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)；（三）材料組：負(fù)責(zé)有關(guān)材料的起草、印刷、多媒體系統(tǒng)安裝、調(diào)試；會議記錄、錄音整理，重要信息上報(bào)和資料整理歸檔工作；（四）后勤保障組：接送站手續(xù)辦理，票務(wù)服務(wù)；食宿安排，會場布置與服務(wù)；車輛安排與服務(wù)，司乘人員安全教育；醫(yī)療衛(wèi)生，食品衛(wèi)生檢疫，水電暖保障；（五）安全保衛(wèi)組：負(fù)責(zé)重大活動中聯(lián)系公安部門，協(xié)調(diào)安全保衛(wèi)有關(guān)事宜；接待活動各環(huán)節(jié)的安全保衛(wèi)和交通疏導(dǎo)工作；對重要場所消防安全進(jìn)行落實(shí)及突發(fā)事件的處理；（六）宣傳報(bào)道組：宣傳方案制定，新聞通稿準(zhǔn)備；宣傳展板、條幅、司旗、刀旗準(zhǔn)備；題詞、合影組織，影集、光盤制作及歸檔。第三章公務(wù)接待準(zhǔn)備工作第九條上級政府部門和集團(tuán)公司相關(guān)單位來訪的，接待工作由公司相對應(yīng)部門負(fù)責(zé)人組織，及時(shí)通報(bào)主管副總及綜合部，提前安排接待工作；政府部門或集團(tuán)高層來訪的，由綜合部負(fù)責(zé)接待工作。第十條承接準(zhǔn)備工作（一）在接到來訪通知后，負(fù)責(zé)接待部門（綜合部）要與來訪聯(lián)絡(luò)人進(jìn)行充分溝通，詳細(xì)了解來訪時(shí)間、內(nèi)容、人員來賓和陪同人員的姓名、性別、民族、單位、職務(wù)等信息（是否需安排接站和安排住宿等）并報(bào)主管副總并提出接待意見、填報(bào)《公務(wù)接待聯(lián)系單》，重大活動須召開協(xié)調(diào)會確定接待方案；（二）重要單位或領(lǐng)導(dǎo)來訪，主管副總須及時(shí)向董事長匯報(bào)，落實(shí)接待工作；在接待過程中需公司領(lǐng)導(dǎo)出席的，應(yīng)提前兩個(gè)工作日與綜合部聯(lián)系，統(tǒng)一進(jìn)行安排，各部門一般不直接邀請公司領(lǐng)導(dǎo)出席；（三）綜合部協(xié)調(diào)有關(guān)部門落實(shí)具體接待工作，按對等對口原則確定共同參與接待部門，并根據(jù)接待要求，提前做好來賓吃、住、行及參觀考察活動等日程的準(zhǔn)備工作。第十一條迎接準(zhǔn)備接待部門要時(shí)刻關(guān)注客人到廠時(shí)間，重要客人需要公司領(lǐng)導(dǎo)迎接的，要在客人進(jìn)廠十分鐘之前，通知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在樓門口迎接。第十二條客人先到生產(chǎn)現(xiàn)場視察的，要提前一天通知現(xiàn)場衛(wèi)生的環(huán)境和安全準(zhǔn)備，并準(zhǔn)備好安全帽（重要客人需準(zhǔn)備毛巾）。第十三條會議室準(zhǔn)備（一）接待部門按參會人數(shù)多少選擇大小適中的會議室，保證會場安排滿足人員數(shù)量，符合會議等級要求；（二）根據(jù)《公務(wù)接待聯(lián)系單》要求，對會場進(jìn)行安排和布置，如環(huán)境衛(wèi)生、投影設(shè)施、飲料及水果（根據(jù)接待等級確定）準(zhǔn)備等，要保持現(xiàn)場文明整潔、莊重明亮；（三）根據(jù)來訪人員及會議級別，確認(rèn)是否準(zhǔn)備水果、香煙、濕巾、記錄用本及筆等，如購買水果，要注意顏色搭配，按人數(shù)決定擺放盤數(shù)，根據(jù)水果種類與大小進(jìn)行拼盤或切分?jǐn)[盤。第十四條現(xiàn)場領(lǐng)班人員在客人到來之前，須提前對會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)及其它設(shè)施等進(jìn)行檢查，對在準(zhǔn)備工作階段疏漏或工作落實(shí)不到位之處進(jìn)行改進(jìn)，并提前進(jìn)入工作狀態(tài)。第十五條食宿準(zhǔn)備（一）安排就餐時(shí)，按照來訪客人重要性規(guī)定用餐標(biāo)準(zhǔn)，用餐標(biāo)準(zhǔn)分為高、中（客飯）、低標(biāo)準(zhǔn)（工作餐），無特殊情況都應(yīng)在公司內(nèi)部安排，要嚴(yán)格控制就餐人數(shù)與就餐標(biāo)準(zhǔn)；（三）重要客人在廠內(nèi)用餐的，綜合部須根據(jù)招待等級，提前安排菜譜，并考慮來賓飲食習(xí)慣、禁忌；菜肴以地方特色為主，要粗糧細(xì)作、講究營養(yǎng)，搭配合理、菜量適度，環(huán)境整潔舒適，設(shè)施餐具完備；（四）在公司外部用餐的，要根據(jù)招待級別提前安排相應(yīng)就餐酒店，并確定陪同人員；（五）客人須住宿的，按客人級別確定住宿條件，如重要客人須在公司外部住宿的，綜合部提前確定相應(yīng)賓館，根據(jù)人數(shù)安排客房。需在廠內(nèi)住宿的，根據(jù)接待要求提供良好的住宿條件。第四章會場服務(wù)第十六條在客人進(jìn)入會議室后，服務(wù)人員即為每位參會人員沏茶（如有外賓須準(zhǔn)備咖啡）。第十七條會場服務(wù)禮儀及規(guī)范（一）會議進(jìn)行時(shí)，服務(wù)人員嚴(yán)禁接聽電話，在服務(wù)中要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時(shí)；（二）服務(wù)人員要及時(shí)添加茶水。服務(wù)動作要輕盈、快捷、規(guī)范。在添加茶水時(shí)杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能按在杯口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。不能讓茶水濺到桌面上或客人身上。杯子放在客人桌上的右上面。如操作不慎或出現(xiàn)差錯(cuò)，要保持鎮(zhèn)定盡快處理，不能驚動其他人。第十八條會議資料會議需用分發(fā)資料的，接待部門要將提前準(zhǔn)備好的資料放在每位參會者的座位上。第十九條攝像（一）照相設(shè)施要保證完好，及時(shí)做好聲像記錄，為宣傳報(bào)道提供高質(zhì)量的材料準(zhǔn)備；（二）會議結(jié)束后，重要級別會議應(yīng)安排集體合影，如有需要，按聯(lián)系方式發(fā)至與會人員。第五章會后送行及其他事宜第二十條送別根據(jù)情況安排好來訪人員交通工具，如需代購車票，須提前確定返程日期，并幫助代購返程車（機(jī)）票，確保按時(shí)返程。第二十一條送客一般送至上車位置，有特殊要求或重要來賓送至車站或機(jī)場。第二十二條如需接待用車，由綜合部統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排。第二十三條根據(jù)來賓要求需安排視察參觀的，綜合部須提前安排，參觀場所要保持清潔，設(shè)施運(yùn)行良好，現(xiàn)場環(huán)境安全可靠。第二十四條需贈送客人禮品的，由接待部門提出并報(bào)主管副總同意后，由綜合部負(fù)責(zé)落實(shí)。第二十五條會議結(jié)束后，要及時(shí)清理會場，如有來賓遺留物品須及時(shí)送交綜合部，并與來賓聯(lián)系予以送還。第二十六條接待部門及時(shí)整理領(lǐng)導(dǎo)講話，督辦會議部署工作，并收集有關(guān)材料，進(jìn)行信息編報(bào)，并做好宣傳報(bào)道，整理影像資料，制作光盤、相冊；第二十七條對接待工作進(jìn)行總結(jié)，查找不足，分析原因，積累經(jīng)驗(yàn)。第六章罰則第二十八條未按本規(guī)定執(zhí)行的，公司有權(quán)對相關(guān)責(zé)任人予以經(jīng)濟(jì)處罰和行政處分，直至追究法律責(zé)任。第七章附則第二十九條本規(guī)定經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會批準(zhǔn)，自發(fā)布之日起施行。第三十條本規(guī)定由公司總經(jīng)理辦公會負(fù)責(zé)解釋。

附公務(wù)接待聯(lián)系單會標(biāo)內(nèi)容及要求參會單位及人數(shù)會議時(shí)間提供信息單位接待單位負(fù)責(zé)接待部門用餐是（）否（）標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)煙是（）否（）標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量播放宣傳片是（）否（）接待用車是（）否（）茶水是（）否（）礦泉水是（）否（）水果是（）否