ISO體系文件編寫培訓(xùn)教材

ISO體系文件編寫

培訓(xùn)教材制作：丁延平2013.12.13目錄一、體系文件的重要性二、體系文件的架構(gòu)三、文件的結(jié)構(gòu)四、流程圖繪制五、編寫文件五忌六、文件的審查、批準(zhǔn)七、三洋公司文件編寫導(dǎo)則八、電機(jī)工廠文件編寫導(dǎo)則九、舉例說明十、課后作業(yè)體系文件的重要性體系文件的重要性體系文件在ISO9000、ISO14000及TS16949體系建立和運(yùn)行的過程中扮演著相當(dāng)重要的角色：符合標(biāo)準(zhǔn)要求在ISO9001和TS16949及ISO14001的條文中,均要求組織“建立并保持書面的體系,以全面滿足此標(biāo)準(zhǔn)的要求”.工作的依據(jù)建立體系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持一致和穩(wěn)定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作時(shí)出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn),或者由于口頭交待溝通工作的方式和方法欠明確和清楚.體系文件的重要性(續(xù)一)提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ)當(dāng)所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基礎(chǔ)上通過日常工作不斷地完善管理和技術(shù)的要求.防止經(jīng)驗(yàn)的流失書面化的運(yùn)行體系亦可避免由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)的流失,從而造成運(yùn)作上的困難.體系文件的重要性(續(xù)二)改善人際關(guān)系用于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的指令,在執(zhí)行上大大減少了口頭式的命令和溝通,同時(shí)降低了同事之間磨擦的機(jī)會.增加員工的責(zé)任心和榮譽(yù)感執(zhí)行工作人員透過文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)容,明確了自己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽(yù)感.體系文件的架構(gòu)目前建立的體系文件,一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個(gè)層次,即:一階文件:手冊二階文件:程序三階文件:工序卡（工作指導(dǎo)書）四階文件:表單和表格體系文件的架構(gòu)(續(xù)一)但是,并不是每家企業(yè)都必須建立上述架構(gòu)的體系文件,許多規(guī)模較小制程簡單的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)分為3個(gè)層次,即:一階文件:手冊二階文件:程序/工作指導(dǎo)書三階文件:表單文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模、人員的數(shù)量同時(shí)亦需考慮公司未來的擴(kuò)充和發(fā)展等.體系文件的架構(gòu)(續(xù)二)文件架構(gòu)的說明手冊對于一個(gè)國家來說,憲法是他的根本大法,任何法律的制訂都必要依憲法的要求來擬制,而對于一間公司業(yè)說,手冊即是公司在管理制度上的根本大法,它會敘述公司在體系運(yùn)行上的大綱要求,簡言之,手冊即是要求我們應(yīng)該要做哪些工作.程序書程序即是明確工作進(jìn)行規(guī)定的途徑,亦就是說,針對手冊要求要做的工作和要求程序需詳細(xì)描述此工作如何來做.文件化的程序通常包括活動的目的和范圍;做什么事情和由誰來做;何時(shí)何地和由誰來做；應(yīng)使用什么材料、設(shè)備和文件，如何對活動進(jìn)行控制和記錄等。體系文件的架構(gòu)(續(xù)三)體系文件的架構(gòu)(續(xù)四)工作指導(dǎo)書工作指導(dǎo)書是工作的明確指示，它需詳細(xì)敘述某一具體的工作如何來執(zhí)行和操作，很多公司亦稱為工作指引或作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。表單格式化的記錄清晰明了，易于保管，所以在編撰文件時(shí)，就應(yīng)適當(dāng)?shù)脑O(shè)計(jì)用以做記錄的表格，值得注意的是大量的或設(shè)計(jì)復(fù)雜的表格會令工作復(fù)雜化，降低效率，所以設(shè)計(jì)表格應(yīng)力求共用，在表達(dá)明白的前提下，精簡填寫的項(xiàng)目和內(nèi)容。體系文件的架架構(gòu)(續(xù)五)一般來說，一一項(xiàng)工作涉及及到多個(gè)部門門則我們寫文文件時(shí)編制成成程序，例采采購程序、糾糾正和預(yù)防措措施程序等，，而工作只和和自己部門有有關(guān)的作業(yè)在在編制文件時(shí)時(shí)做成指導(dǎo)書書的格式，例例設(shè)備使用指指導(dǎo)書、指導(dǎo)導(dǎo)書產(chǎn)品檢驗(yàn)驗(yàn)指導(dǎo)書等。。一般對于圖紙紙、設(shè)備說明明書、國內(nèi)、、國際的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)亦歸納為工工作指導(dǎo)書類類文件。文件的結(jié)構(gòu)一份文件的結(jié)結(jié)構(gòu)往往視乎乎文件內(nèi)容的的需要，一份份文件一般完完整的結(jié)構(gòu)有有：1.目的2.適用范范圍3.術(shù)語和和定義義4.職責(zé)5.作業(yè)程程序6.相關(guān)文文件7.使用表表單8.附件（（流程程）文件的的結(jié)構(gòu)構(gòu)(續(xù)一)現(xiàn)將文文件結(jié)結(jié)構(gòu)應(yīng)應(yīng)敘述述的內(nèi)內(nèi)容做做一詳詳細(xì)敘敘述:1.目的應(yīng)敘述述編制制此文文件的的作用用和目目的,即“做這件件事是是為了了什么么”2.范圍規(guī)定此此文件件應(yīng)用用的場場合和和時(shí)機(jī)機(jī),范圍的的界定定直接接決定定文件件的功功能范范圍,所以編編寫時(shí)時(shí)應(yīng)注注意它它的涵涵蓋性性.例有的的公司司是有有手動動和自自動的的繞線線機(jī),而如果果文件件的內(nèi)內(nèi)容只只針對對手動動的繞繞線機(jī)機(jī)卻將將文件件的范范圍寫寫成“適用于于公司司所有有的繞繞線機(jī)機(jī)的使使用”即是明明顯的的錯(cuò)誤誤.文件的的結(jié)構(gòu)構(gòu)(續(xù)二)3.術(shù)語和和定義義亦即名名詞解解釋,針對文文件中中用到到的專專業(yè)術(shù)術(shù)語,英文縮縮寫的的做明明確說說明,會令文文件內(nèi)內(nèi)容更更清楚楚明白白.4.職責(zé)即在文文件運(yùn)運(yùn)行中中相關(guān)關(guān)單位位及人人員所所擔(dān)負(fù)負(fù)的權(quán)權(quán)責(zé),一般在在文件件敘述述時(shí)常常會就就相關(guān)關(guān)人員員擔(dān)負(fù)負(fù)的權(quán)權(quán)責(zé)略略敘述述,但是亦亦有公公司只只敘述述和此此文件件有關(guān)關(guān)的主主導(dǎo)部部門和和相關(guān)關(guān)部門門的.文件的的結(jié)構(gòu)構(gòu)(續(xù)三)5.作業(yè)程程序即工作作執(zhí)行行的方方法、、過程程和要要求,一般將將作業(yè)業(yè)內(nèi)容容的編編寫分分為兩兩部分分.(1)流程圖圖:以流程程圖的的形式式描述述工作作進(jìn)行行的程程序,會更容容易了了解文文件內(nèi)內(nèi)容,但是并并非每每份文文件都都需流流程圖圖,完全視視乎文文件的的類型型.(2)文件內(nèi)內(nèi)容:在編寫寫文件件內(nèi)容容時(shí),一定需需注意意5WIH(WHO,WHEN,WHERE,WHAT,WHY,HOW)結(jié)合,即由誰誰(WHO)在何時(shí)時(shí)(WHEN),在何地地(WHERE),做何事事(WHAT)為什么么做(WHY),怎樣(HOW),缺少任任何一一個(gè)W或H,都有可可能使使文件件的內(nèi)內(nèi)容不不易理理解.6.相關(guān)文文件(參考文文件資資料)用以索索引文文件中中所提提到或或引用用的文文件資資料,在索引引文件件時(shí),最好將將文件件的編編號同同時(shí)附附在文文件名名之后后會易易查找找,但是不不可將將文件件版本本附上上.7.使用表表單一般用用以對對應(yīng)文文件內(nèi)內(nèi)容中中所提提及的的記錄錄所使使用的的表單單,公司所所有的的表單單都應(yīng)應(yīng)從此此而來來,最好將將表單單的編編號附附在名名稱后后,但是也也不可可以附附版本本.8.附件（（流程程圖））對此份份文件件所操操作的的流程程示意意圖，，要求求要簡簡明扼扼要，，流程程圖與與實(shí)際際要一一致以上是是一份份文件件的完完整結(jié)結(jié)構(gòu),但是并并非所所有的的文件件都應(yīng)應(yīng)依循循此固固定的的結(jié)構(gòu)構(gòu),鑒于文文件的的內(nèi)容容的需需要可可適當(dāng)當(dāng)?shù)娜トコ灰恍┎徊贿m用用的項(xiàng)項(xiàng)目,但是為為了整整齊亦亦可統(tǒng)統(tǒng)一文文件結(jié)結(jié)構(gòu).文件的的結(jié)構(gòu)構(gòu)(續(xù)四)流程圖圖繪制制在編制制文件件的過過程中中，適適當(dāng)?shù)氐刂谱髯饕恍┬┝鞒坛虉D，，會更更容易易理解解文件件內(nèi)容容和加加深印印象，，流程程圖的的制做做不限限形式式，最最主要要的是是能做做到清清楚明明了即即可。。流程圖圖經(jīng)常常將用用的符符號流程圖圖繪制制（續(xù)續(xù)一））例一：：收貨貨流程程供應(yīng)商商本公司司倉庫庫核對送送貨單與實(shí)實(shí)物收貨送貨貨流程圖圖繪制制（續(xù)續(xù)二））此范例例將單單位以以表表示而而將執(zhí)執(zhí)行的的工作作以來來區(qū)區(qū)分，，這是是一個(gè)個(gè)最簡簡單的的流程程圖，，您可可以任任意發(fā)發(fā)揮。。例二：：生產(chǎn)產(chǎn)流程程執(zhí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人記錄備料備料員材料日用表加溫烘干烤箱操作員材料溫度控制表投料備料員無設(shè)定技術(shù)參數(shù)技術(shù)員成型參數(shù)記錄表正常生產(chǎn)技術(shù)員產(chǎn)品生產(chǎn)日報(bào)流程程圖圖繪繪制制（（續(xù)續(xù)三三））例二二流流程程圖圖將將執(zhí)執(zhí)行行項(xiàng)項(xiàng)目目，，負(fù)負(fù)責(zé)責(zé)人人及及使使用用的的記記錄錄分分開開注注明明，，易易看看易易懂懂，，也也是是制制做做流流程程圖圖的的常常見見方方法法之之一一。?？傊?，使使用用流流程程圖圖的的目目的的就就是是清清晰晰明明白白，，一一目目了了然然，，如如果果有有些些工工作作太太過過繁繁雜雜和和繁繁瑣瑣，，當(dāng)當(dāng)制制成成流流程程圖圖時(shí)時(shí)或或許許不不容容易易看看明明白白，，所所以以應(yīng)應(yīng)注注意意流流程程圖圖使使用用的的時(shí)時(shí)機(jī)機(jī)。。編寫寫文文件件的的五五忌忌忌簡簡單單草草率率，，未未將將所所有有的的工工作作要要求求都都納納入入體體系系。。忌過過于于彈彈性性化化，，失失去去可可操操作作性性。。忌理理想想主主義義化化，，導(dǎo)導(dǎo)致致無無法法實(shí)實(shí)施施。。忌部部門門主主義義化化，，導(dǎo)導(dǎo)致致其其他他部部門門無無法法配配合合。。忌咬咬文文嚼嚼字字，，理理解解困困難難。。文件件的的審審查查、、批批準(zhǔn)準(zhǔn)一般般規(guī)規(guī)模模較較小小的的公公司司，，文文件件制制做做完完成成后后交交回回其其部部門門主主管管或或總總經(jīng)經(jīng)理理審審核核后后即即可可頒頒布布使使用用，，但但是是對對于于規(guī)規(guī)模模較較大大的的公公司司，，這這種種做做法法欠欠妥妥當(dāng)當(dāng)，，因因?yàn)闉椴坎块T門專專業(yè)業(yè)化化的的一一些些文文件件由由本本部部門門自自行行審審批批使使用用可可能能沒沒有有問問題題，，但但是是非非部部門門專專業(yè)業(yè)化化涉涉及及諸諸多多部部門門工工作作內(nèi)內(nèi)容容的的由由制制做做部部門門核核準(zhǔn)準(zhǔn)使使用用，，掩掩蓋蓋了了其其他他部部門門的的要要求求和和意意見見，，在在使使用用中中難難免免會會對對其其它它部部門門造造成成困困撓撓，，甚甚至至引引起起磨磨擦擦，，所所以以對對于于文文件件的的審審查查和和核核準(zhǔn)準(zhǔn)，，許許多多公公司司規(guī)規(guī)定定了了不不同同審審查查和和核核準(zhǔn)準(zhǔn)方方式式，，例例：：文件的審審查、批批準(zhǔn)（續(xù)續(xù)一）合肥三洋洋企業(yè)有有限公司司文件、、核準(zhǔn)權(quán)權(quán)限文件類別審查會簽核準(zhǔn)手冊各部門主管董事長程序相關(guān)部門主管總經(jīng)理工作指導(dǎo)書單位主管廠長圖紙工程技術(shù)部主管一般來說說結(jié)合相相關(guān)部門門主管審審查文件件最主要要的作用用是提出出適合于于其部門門的意見見，并加加以修訂訂補(bǔ)充，，以使文文件的內(nèi)內(nèi)容更完完善和具具操作性性。質(zhì)量手冊冊范例現(xiàn)以ISO/TS16949:2009標(biāo)準(zhǔn)要求求為例,例舉質(zhì)量量手冊的的結(jié)構(gòu)和和部分內(nèi)內(nèi)容要求求.質(zhì)量手冊冊目錄第一章概概述1.1質(zhì)量手冊冊的目的的和作用用1.2公