四會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)管理課件

新編商務(wù)秘書實(shí)務(wù)新編商務(wù)秘書實(shí)務(wù)1項(xiàng)目四會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)管理項(xiàng)目四會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)管理2項(xiàng)目分解：子項(xiàng)目一會(huì)前策劃與籌備子項(xiàng)目二會(huì)中服務(wù)與管理子項(xiàng)目三會(huì)后工作子項(xiàng)目四常見會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)項(xiàng)目分解：子項(xiàng)目一會(huì)前策劃與籌備3

項(xiàng)目四會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)管理

能力目標(biāo)掌握策劃方案的編寫工作掌握會(huì)場(chǎng)選擇與布置的方法及技巧掌握會(huì)中與會(huì)后工作的技巧掌握常見會(huì)議和活動(dòng)的服務(wù)與管理技巧項(xiàng)目四會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)管理

能力目標(biāo)掌握策劃方案的4

項(xiàng)目四會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)管理

知識(shí)目標(biāo)

掌握會(huì)議策劃的內(nèi)容掌握會(huì)前準(zhǔn)備工作的內(nèi)容掌握會(huì)中服務(wù)的工作內(nèi)容

掌握會(huì)后工作的程序掌握常見會(huì)議與活動(dòng)的程序項(xiàng)目四會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)管理

知識(shí)目標(biāo)掌握會(huì)議策劃的5

子項(xiàng)目一會(huì)前策劃與籌備一、會(huì)議策劃的含義

是指為了使會(huì)議達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，進(jìn)行構(gòu)思、設(shè)計(jì)，擬定出合理可行的方案的過程。會(huì)議策劃的內(nèi)容包括：主題擇定、模式定位、議程安排、組織協(xié)調(diào)、公共關(guān)系、媒體報(bào)道等。二、會(huì)議策劃的工作流程

1．確定目標(biāo)，進(jìn)行調(diào)研2．分析材料，作出方案3．比較論證，選擇方案4．實(shí)施反饋?zhàn)禹?xiàng)目一會(huì)前策劃與籌備一、會(huì)議策劃的含義6

三、會(huì)議策劃方案的內(nèi)容

1．確定會(huì)議的主題和議題2．確定會(huì)議的名稱3．確定會(huì)議的時(shí)間、會(huì)期4．確定會(huì)議所需的設(shè)備和工具5．確定會(huì)議所需的文件范圍，并安排印制工作6．確定與會(huì)代表的組成7．確定宣傳機(jī)構(gòu)和模式8.確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算9.確定會(huì)議餐飲安排10.確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工（針對(duì)大型會(huì)議）三、會(huì)議策劃方案的內(nèi)容7四、商定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)

1．商定會(huì)議時(shí)間需注意事項(xiàng)（1）是否適合會(huì)議組織人員完成全部準(zhǔn)備工作。（2）是否方便與會(huì)人員（尤其是會(huì)議的核心人物）參加出席。（3）會(huì)議召開期間的自然因素。（4）確定會(huì)期的長(zhǎng)短（議題的多少、繁簡(jiǎn)、松緊要適度）。2．考察、選定會(huì)議地點(diǎn)（1）考察會(huì)場(chǎng)大小是否適中（2）考察會(huì)場(chǎng)規(guī)格是否合適（3）考察會(huì)場(chǎng)環(huán)境（4）考察會(huì)場(chǎng)交通條件五、制訂會(huì)議計(jì)劃會(huì)議計(jì)劃主要包括會(huì)議名稱、會(huì)議議題、會(huì)議議程、會(huì)議日程和會(huì)議程序。四、商定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)8

××公司關(guān)于提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的研討會(huì)日程表日

期時(shí)

間內(nèi)容安排地

點(diǎn)參加人負(fù)責(zé)人備

注6月18日上午8:30報(bào)到會(huì)議大廳全體黃秘書9:30～10:00總經(jīng)理講話小會(huì)議廳全體劉秘書由副經(jīng)理主持10:20～11:50公司顧問講座小會(huì)議廳全體劉秘書使用投影儀12:00午餐賓館餐廳全體鐘秘書下午1:30～4:00李副總經(jīng)理專題報(bào)告小會(huì)議室全體黃秘書由副經(jīng)理主持4:20～5:30人力總監(jiān)發(fā)言小會(huì)議室全體黃秘書由副經(jīng)理主持晚上6:00晚餐賓館餐廳全體鐘秘書7:30聯(lián)歡娛樂中心全體鐘秘書6月19日上午7:30早餐賓館餐廳全體鐘秘書9:00～10:30分組討論小會(huì)議廳全體組長(zhǎng)10:40～11:40分組討論小會(huì)議廳全體組長(zhǎng)12:00午餐賓館餐廳全體鐘秘書下午1:30～3:00分組討論小會(huì)議廳全體組長(zhǎng)3:20～5:00各組代表發(fā)言小會(huì)議廳全體組長(zhǎng)5:20～7:20聚餐賓館餐廳全體鐘秘書8:00離會(huì)黃秘書××公司關(guān)于提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的研討會(huì)日程表日期時(shí)9

××公司20××年度工作總結(jié)大會(huì)會(huì)議程序1．主持人宣布××公司年度總結(jié)大會(huì)正式開始。2．公司總經(jīng)理彭程先生作20××年度公司工作總結(jié)報(bào)告。3．會(huì)議分組討論總結(jié)報(bào)告。4．各小組代表大會(huì)發(fā)言。5．公司副總經(jīng)理劉青女士作大會(huì)總結(jié)發(fā)言。6．宣布散會(huì)，會(huì)議結(jié)束?！痢凉?0××年度工作總結(jié)大會(huì)10

六、準(zhǔn)備會(huì)議資料1．準(zhǔn)備會(huì)議資料的作用通常，會(huì)議資料可以提前準(zhǔn)備好，然后在會(huì)前擺放在每位與會(huì)者的座位上，與會(huì)者依次就座后即可讀取材料；也可以包裝成袋，在會(huì)場(chǎng)入口處由工作人員統(tǒng)一逐個(gè)發(fā)放到每位與會(huì)者手中。這些做法都可以避免資料漏領(lǐng)或重復(fù)領(lǐng)取的現(xiàn)象發(fā)生，有利于節(jié)約會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出，也便于會(huì)議管理。

2．會(huì)議資料的內(nèi)容

（1）開幕詞和閉幕詞（2）講話稿（3）工作報(bào)告（4）議程表、日程表和程序表（5）與會(huì)人員名單七、擬寫和發(fā)送會(huì)議通知1．?dāng)M寫會(huì)議通知2．會(huì)議通知的發(fā)送方式六、準(zhǔn)備會(huì)議資料11

會(huì)議通知1．會(huì)議通知的基本內(nèi)容，應(yīng)包括：被通知者、會(huì)議名稱、會(huì)議日期和時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、出席對(duì)象或議事日程、通知者或授權(quán)者、注意事項(xiàng)、企業(yè)名稱、通知日期。2．會(huì)議通知的形式，主要有以下幾種。①文件式會(huì)議通知。此類會(huì)議通知常被作為召集大型、重要會(huì)議或活動(dòng)的通知使用。這種通知的內(nèi)容詳盡、項(xiàng)目清楚、格式規(guī)范，有利于與會(huì)者做好相關(guān)的會(huì)前準(zhǔn)備工作。②備忘錄式會(huì)議通知。此類會(huì)議通知常被單位或部門作為召開事務(wù)性會(huì)議、例行性會(huì)議的通知來(lái)使用。例如：會(huì)議通知×××：茲定于×月×日上午8:30～9:00在公司三樓會(huì)議室召開各部門經(jīng)理每周工作例會(huì)，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席?！痢痢凉巨k公室×年×月×日會(huì)議通知1．會(huì)議通知的基本內(nèi)容，應(yīng)包括：被通12

③請(qǐng)柬式會(huì)議通知。此類會(huì)議通知常被企業(yè)或部門用于通知舉行諸如開幕典禮、新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、簽字儀式等儀式類的活動(dòng)。其發(fā)送對(duì)象一般為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位、社會(huì)名流等。④海報(bào)式會(huì)議通知，即采用公開張貼、廣而告之的通知方式。此類會(huì)議通知常被一些學(xué)會(huì)、團(tuán)體和組織使用，作為自由參加的會(huì)議或活動(dòng)的通知。例如：第八屆校園文化藝術(shù)節(jié)文學(xué)鑒賞座談會(huì)海報(bào)在學(xué)院第八屆校園文化藝術(shù)節(jié)來(lái)臨之際，文學(xué)社特邀嘉賓×××大學(xué)的×××教授和×××大學(xué)的××教授前來(lái)我校，與我校的文學(xué)愛好者進(jìn)行座談交流。本次座談會(huì)主題：××××××××座談時(shí)間：××年××月××日座談地點(diǎn)：××××××××座談會(huì)主辦：××學(xué)院文學(xué)社歡迎本社成員及校內(nèi)廣大的文學(xué)愛好者踴躍參加座談交流！

⑤公告式會(huì)議通知。此類會(huì)議通知常在一些股份制公司召開股東大會(huì)時(shí)使用，通知往往會(huì)刊登在相關(guān)報(bào)刊或網(wǎng)站上。③請(qǐng)柬式會(huì)議通知。此類會(huì)議通知常被企業(yè)或部門用于13

八、預(yù)算和申請(qǐng)會(huì)議經(jīng)費(fèi)1．會(huì)議支出預(yù)算

（1）會(huì)議費(fèi)：包括場(chǎng)地租金、設(shè)備租金、茶水飲料費(fèi)等。（2）資料費(fèi)：包括購(gòu)買會(huì)議辦公文具和印制資料等費(fèi)用。（3）食宿費(fèi)：包括會(huì)議期間與會(huì)人員的餐飲費(fèi)用和住宿費(fèi)用（此項(xiàng)費(fèi)用一般為與會(huì)者自費(fèi)，但需會(huì)務(wù)組統(tǒng)籌組織）。（4）交通運(yùn)輸費(fèi)：包括會(huì)議期間接、送與會(huì)代表所使用的租車費(fèi)、油費(fèi)、停車費(fèi)、過路費(fèi)、司機(jī)勞務(wù)費(fèi)等多項(xiàng)費(fèi)用。（5）宣傳聯(lián)絡(luò)費(fèi)：包括用于會(huì)議宣傳、新聞發(fā)布、聯(lián)絡(luò)通信等方面的費(fèi)用。（6）其他雜費(fèi)：包括安排會(huì)議合照，會(huì)間活動(dòng)，雇用會(huì)場(chǎng)翻譯、會(huì)場(chǎng)保安、禮儀小姐，購(gòu)買會(huì)議禮品等所需的費(fèi)用。2．會(huì)議收入預(yù)算（1）會(huì)議主辦單位或主管領(lǐng)導(dǎo)部門撥發(fā)的會(huì)議?？?。（2）與會(huì)者提交的會(huì)務(wù)費(fèi)。（3）商業(yè)贊助或捐贈(zèng)。八、預(yù)算和申請(qǐng)會(huì)議經(jīng)費(fèi)14

九、會(huì)場(chǎng)布置1．會(huì)場(chǎng)布置的作用（1）充分利用場(chǎng)地（2）提供完備的會(huì)議設(shè)施（3）安排好座位、座次，做好導(dǎo)引、保衛(wèi)工作等（4）可以運(yùn)用座位格局和會(huì)場(chǎng)裝飾的特殊效果2．會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)的不同原則及形式（1）黨的代表會(huì)議要求樸素大方。（2）人民代表大會(huì)要求莊嚴(yán)隆重。（3）慶祝大會(huì)、表彰大會(huì)要求喜慶熱烈。（4）追悼會(huì)要求莊重肅穆。（5）座談會(huì)要求和諧融洽。（6）紀(jì)念性會(huì)議要求隆重典雅。（7）日常工作會(huì)議要求簡(jiǎn)單實(shí)用。九、會(huì)場(chǎng)布置15

3．會(huì)場(chǎng)布置的方式（1）相對(duì)式：弦月式、禮堂式。（2）全圍式：圓桌式、橢圓式、方形中空式、多邊形式等。（3）半圍式：馬蹄形、T字形、橋形。（4）分散式：將會(huì)場(chǎng)分成若干個(gè)中心，每個(gè)中心設(shè)一個(gè)圓桌。4．營(yíng)造會(huì)場(chǎng)氣氛的技巧（1）懸掛會(huì)標(biāo)（2）懸掛會(huì)徽（3）安插旗幟（4）張貼標(biāo)語(yǔ)（5）擺放花卉（6）調(diào)設(shè)燈光（7）調(diào)節(jié)音響3．會(huì)場(chǎng)布置的方式16

5．主席臺(tái)的布置（1）主席臺(tái)上與會(huì)者的座位、座次的安排。國(guó)內(nèi)會(huì)議主席臺(tái)座次安排的通常做法是，身份最高的領(lǐng)導(dǎo)人（有時(shí)是最有聲望的來(lái)賓）就座前排正中央位置，其他領(lǐng)導(dǎo)人則按先左后右（以主席臺(tái)的朝向?yàn)榛鶞?zhǔn)）、一左一右的順序逐一安排座位，即名單上第二位領(lǐng)導(dǎo)人坐在第一位領(lǐng)導(dǎo)人（居中）的左側(cè)，第三位領(lǐng)導(dǎo)人則坐在右側(cè)，依此類推。具體安排如圖4.1所示：

圖4.1主席臺(tái)座次安排5．主席臺(tái)的布置圖4.1主席臺(tái)座次安排17

主席臺(tái)與觀眾席的對(duì)應(yīng)位置如圖4.2所示：圖4.2主席臺(tái)與觀眾席的對(duì)應(yīng)位置主席臺(tái)與觀眾席的對(duì)應(yīng)位置如圖4.2所示：圖4.2主席18

（2）代表席的安排方法?？蓪⑴c會(huì)的代表名單按姓氏筆畫排列后再排座，也可按不同領(lǐng)域的代表團(tuán)名稱來(lái)安排大塊座位區(qū)域，還可以按與會(huì)代表所屬的地區(qū)來(lái)安排就座，或者直接按人名擺放座簽，落實(shí)各人座位。需要注意的是，凡是已固定的座位和座次，應(yīng)在出席證和簽到證上注明座號(hào)，并在會(huì)議桌上擺置座簽，同時(shí)還應(yīng)印制“座次表”發(fā)給與會(huì)人員。當(dāng)與會(huì)人員入場(chǎng)時(shí)，會(huì)議工作人員應(yīng)做適當(dāng)?shù)囊龑?dǎo)。當(dāng)然，并非所有的會(huì)議都要安排座位及座次，多數(shù)會(huì)議可以自由入座。十、與會(huì)人員的名單及分組1．確定與會(huì)人員名單2．與會(huì)人員的分組方法3．與會(huì)人員名單的編?。?）代表席的安排方法。19

十一、會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)的成立和分工（1）秘書組。秘書組負(fù)責(zé)擬定會(huì)議日程，協(xié)調(diào)人員安排調(diào)度，做好會(huì)議記錄，印發(fā)會(huì)議文件、簡(jiǎn)報(bào)，管理會(huì)議文件、檔案等工作。（2）總務(wù)組?？倓?wù)組負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議接待、食宿安排、交通工具安排、衛(wèi)生保健、文娛活動(dòng)等，同時(shí)還要負(fù)責(zé)設(shè)備保障、用品發(fā)放與管理、經(jīng)費(fèi)預(yù)算及籌備等工作。（3）宣傳組。宣傳組負(fù)責(zé)制訂會(huì)議公關(guān)計(jì)劃，組織落實(shí)會(huì)議宣傳工作，提供會(huì)議新聞稿，承辦記者招待會(huì)，錄制會(huì)議音像資料等。（4）保衛(wèi)組。保衛(wèi)組負(fù)責(zé)維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序，負(fù)責(zé)會(huì)議的秩序和安全保衛(wèi)工作，保障與會(huì)者的人身安全和財(cái)產(chǎn)安全。十一、會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)的成立和分工20

子項(xiàng)目二會(huì)中服務(wù)與管理一、接站技巧1．接站工作要素2．接站工作要求及服務(wù)技巧二、報(bào)到與簽到1．報(bào)到：（1）設(shè)置報(bào)到處和路標(biāo)（2）查驗(yàn)有效證件（3）登記與會(huì)人員的個(gè)人信息（4）接收和發(fā)放材料（5）預(yù)收費(fèi)用（6）安排住宿子項(xiàng)目二會(huì)中服務(wù)與管理一、接站技巧21

2．常用的簽到方法：（1）簿式簽到（2）卡片簽到（3）會(huì)議工作人員代為簽到（4）電子簽到三、會(huì)場(chǎng)服務(wù)工作1．引導(dǎo)座位，維持會(huì)場(chǎng)秩序2．保持會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的聯(lián)絡(luò)3．保持會(huì)議上下的溝通4．做好會(huì)議值班、電話接聽工作5．操作與維護(hù)會(huì)議設(shè)備6．會(huì)場(chǎng)保衛(wèi)工作7．會(huì)場(chǎng)的清潔衛(wèi)生工作8．會(huì)間茶水點(diǎn)心等的供應(yīng)工作2．常用的簽到方法：22

四、會(huì)議記錄1．會(huì)議記錄的定義及作用2．會(huì)議記錄的分類3．會(huì)議記錄的要求及注意事項(xiàng)4．會(huì)議記錄的基本格式5．會(huì)議記錄的記錄方法（1）摘要記錄（2）詳細(xì)記錄（3）速記四、會(huì)議記錄23

（1）第一部分：基本情況，可在會(huì)議召開之前寫好，其內(nèi)容一般包括：①寫全會(huì)議名稱②何種類型或性質(zhì)的會(huì)議③記錄該次會(huì)議屬于某專題下的第幾次會(huì)議④準(zhǔn)確記錄開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)⑤出席會(huì)議的人數(shù)（人名）和缺席人數(shù)（人名）⑥記錄主持人姓名和職務(wù)⑦記錄人本人簽名，必要時(shí)注明記錄人真實(shí)的職務(wù)（2）第二部分：會(huì)議內(nèi)容和會(huì)場(chǎng)情況，要求記錄會(huì)議議題、與會(huì)者的討論過程、發(fā)言內(nèi)容、會(huì)議決議等，也應(yīng)及時(shí)記錄在冊(cè)，如與會(huì)者的掌聲、笑聲、遲到、中場(chǎng)退場(chǎng)等情況。這些記錄能更加真實(shí)、全面地反映出會(huì)議的實(shí)際情況。（3）第三部分：結(jié)尾，沒有固定格式，標(biāo)注“散會(huì)”、“結(jié)束”、“完”等均可，如中途休會(huì)，則寫明“休會(huì)”。最后在會(huì)議記錄的右下方，由主席（或主持人）和記錄人簽名，以示對(duì)記錄內(nèi)容負(fù)責(zé)。會(huì)議記錄的基本格式（1）第一部分：基本情況，可在會(huì)議召開之前寫好，其內(nèi)容一24

五、會(huì)間活動(dòng)的安排一般情況下，會(huì)期短（一天以內(nèi)）的會(huì)議不需要娛樂節(jié)目，若會(huì)議內(nèi)容較多，會(huì)期較長(zhǎng)，則通常需要安排一些會(huì)間文化娛樂活動(dòng)，與會(huì)者必要的會(huì)間休息和調(diào)節(jié)。1．會(huì)間活動(dòng)的作用2．組織會(huì)間活動(dòng)的原則（1）健康、輕松原則（2）安全至上原則（3）組織有序原則（4）自愿參與原則（5）從簡(jiǎn)節(jié)約原則3．會(huì)間活動(dòng)的種類和形式一類是有教育性質(zhì)的娛樂活動(dòng)，一類是較為單純的娛樂性活動(dòng)。4．組織會(huì)間活動(dòng)的注意事項(xiàng)五、會(huì)間活動(dòng)的安排25

六、會(huì)間食、宿工作1．會(huì)議餐飲工作注意事項(xiàng)（1）會(huì)議餐飲安排要量入為出，即根據(jù)實(shí)際的會(huì)議收入作相應(yīng)的安排，不可鋪張浪費(fèi)。（2）會(huì)議餐飲食品要安全衛(wèi)生。（3）在具體菜式的選擇上，工作餐要遵循顧全大局的原則。（4）注意餐桌禮儀。2．會(huì)議餐飲工作注意事項(xiàng)（1）了解住宿賓館的檔次。（2）了解房間的設(shè)備設(shè)施。（3）了解賓館提供的相關(guān)服務(wù)。（4）了解住宿者有無(wú)特殊要求。六、會(huì)間食、宿工作26

子項(xiàng)目三會(huì)后工作一、會(huì)場(chǎng)善后工作與安排與會(huì)人員離場(chǎng)1．會(huì)場(chǎng)善后工作（1）清理會(huì)場(chǎng)（①收走通知牌和方向標(biāo)志；②清理會(huì)場(chǎng)內(nèi)其他物品；③通知配電人員和服務(wù)人員。）（2）歸還所借物品（3）結(jié)算會(huì)議支出費(fèi)用（4）了解住宿者有無(wú)特殊要求。2．安排與會(huì)人員離場(chǎng)（1）安排與會(huì)人員返程（2）安排與會(huì)人員離場(chǎng)需注意的細(xì)節(jié)（3）送客禮儀子項(xiàng)目三會(huì)后工作一、會(huì)場(chǎng)善后工作與安排與會(huì)人27

二、會(huì)后文書工作1．會(huì)務(wù)文件與會(huì)議案卷（1）會(huì)務(wù)文件的分類：①會(huì)前文件，按用途可細(xì)分三小類：用于會(huì)務(wù)管理方面的文件，主要指會(huì)議計(jì)劃、會(huì)議安排、會(huì)議通知、會(huì)議指南、會(huì)議須知、會(huì)議議程、會(huì)議程序、會(huì)議日程等；用于會(huì)議參考方面的文件，主要有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、典型事例調(diào)查報(bào)告、情況報(bào)道、歷史資料、檔案材料，有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和政策性文件的文件匯編、書籍報(bào)刊等；用于宣傳禮儀方面的文件，如賀信（電）、祝詞、宣傳口號(hào)等。②會(huì)中文件。會(huì)中文件包括開幕詞、閉幕詞、會(huì)議講話稿、會(huì)議工作報(bào)告、會(huì)議記錄等。③會(huì)后文件。會(huì)后文件主要指會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決定、新聞發(fā)布稿、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等。二、會(huì)后文書工作28

（2）會(huì)議案卷的內(nèi)容。一個(gè)大型會(huì)議完整的會(huì)議案卷主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容。①會(huì)議正式文件，如決定、決議、計(jì)劃、報(bào)告等。②會(huì)議參閱文件。③會(huì)議安排的發(fā)言稿。④會(huì)議上的講話記錄。⑤其他有關(guān)材料。2．會(huì)后文件清退、收集工作（1）文件清退工作（2）清退文件的方法（3）會(huì)議文件的收集工作3．會(huì)議文件的立卷歸檔工作（1）立卷歸檔工作概述。（2）會(huì)議文件立卷方法。會(huì)議立卷工作的基本原則是“一會(huì)一案”，會(huì)議文件的立卷方法有：①編制案卷目錄；②靈活運(yùn)用文件的特征立卷。（3）會(huì)議文件立卷工作程序：將收集的文件資料進(jìn)行登記→向上級(jí)總結(jié)、匯報(bào)情況→甄別整理、分類歸卷→卷內(nèi)文件的編號(hào)、編目→填寫卷內(nèi)文件的備考表→擬制案卷標(biāo)題→填案卷封面→移交給檔案室→清理、銷毀不再利用的紙張。（2）會(huì)議案卷的內(nèi)容。一個(gè)大型會(huì)議完整的會(huì)議案卷主29

三、會(huì)議總結(jié)1．會(huì)議總結(jié)的概念2．會(huì)議總結(jié)的結(jié)構(gòu)四、會(huì)議經(jīng)費(fèi)的結(jié)算工作1．收款工作2．付款工作五、會(huì)議效果的評(píng)估方法1．影響會(huì)議效果的因素

（1）會(huì)前影響會(huì)議效果的因素。如：開會(huì)的通知時(shí)間不當(dāng)；欠缺目標(biāo)或目標(biāo)不準(zhǔn)確、欠缺會(huì)議議程等。（2）會(huì)間影響會(huì)議效果的因素。如：外界的干擾；視聽器材發(fā)生故障；主持人離題等。（3）會(huì)后影響會(huì)議效果的因素。如：欠缺會(huì)議記錄；未對(duì)會(huì)議的成敗得失進(jìn)行總結(jié)；與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿等。

三、會(huì)議總結(jié)30

2．會(huì)議評(píng)估方法與常見表格編制工作（1）會(huì)議評(píng)估的方法：調(diào)查問卷、面談、電話調(diào)查、現(xiàn)場(chǎng)觀察、會(huì)務(wù)人員述職報(bào)告。（2）常見會(huì)議效果評(píng)估表格的編制六、會(huì)后的催辦、反饋與落實(shí)工作1．會(huì)議決議的催辦與登記2．會(huì)議決議的反饋3．會(huì)議決議的落實(shí)2．會(huì)議評(píng)估方法與常見表格編制工作31

子項(xiàng)目四常見會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)一、開業(yè)慶典1．臨時(shí)工作小組2．活動(dòng)目標(biāo)的確立3．活動(dòng)主題4．場(chǎng)地的選擇5.時(shí)間的選擇6.賓客的邀請(qǐng)7.宣傳工作二、會(huì)見工作

1．會(huì)見的含義2．安排會(huì)見的具體工作3．會(huì)見座次的安排（見圖4.3會(huì)見的座次安排）子項(xiàng)目四常見會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)一、開業(yè)慶典32圖4.3會(huì)見的座次安排注：1—主人；2—主賓；3—第二主賓；4—客陪同人（或主客陪同插排）；5—主陪同人；6—攝影師圖4.4常見攝影圖圖4.3會(huì)見的座次安排注：1—主人；33

三、會(huì)談1．會(huì)談的含義2．會(huì)談活動(dòng)的特點(diǎn)3．會(huì)談?dòng)闷返呐渲煤蛿[設(shè)程序4．會(huì)務(wù)工作人員服務(wù)程序5．會(huì)談的安排：

一般是，雙邊會(huì)談通常用長(zhǎng)方形、橢圓形或圓形桌子，賓主相對(duì)而坐，以正門為準(zhǔn)，主人在背門一側(cè)，客人面向正門，主談人居中。如果會(huì)談桌呈豎一字形排列，則以進(jìn)門的方向?yàn)闇?zhǔn)，客人居右方，主人居左方。譯員的座位應(yīng)安排在主持會(huì)談的主賓和主人的右側(cè)，其他人按禮賓次序左右排列。記錄員一般是在會(huì)談桌的后側(cè)另行安排桌椅就座，如果參加會(huì)談的人數(shù)較少，也可安排在會(huì)談桌邊側(cè)就座，如圖4.5所示。多邊會(huì)談可擺成圓形、方形等，如圖4.6所示。三、會(huì)談34

圖4.5會(huì)談座次安排圖4.6多邊會(huì)談圖圖4.5會(huì)談座次安排圖4.6多邊會(huì)談圖35

四、簽字儀式1．位次排列

（1）并列式（2）相對(duì)式（3）主席式2．基本程序（1）宣布開始（2）簽署文件（3）交換文本（4）飲酒慶賀五、宴會(huì)1．準(zhǔn)備宴會(huì)（宴會(huì)開始之前必須要明確宴請(qǐng)的對(duì)象、宴會(huì)目的、宴會(huì)范圍以及形式）2．選擇時(shí)間、地點(diǎn)3．邀請(qǐng)4．安排席位5．?dāng)M訂菜單和用酒6．宴會(huì)中主人的禮儀7．赴宴的禮儀四、簽字儀式36演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！37新編商務(wù)秘書實(shí)務(wù)新編商務(wù)秘書實(shí)務(wù)38項(xiàng)目四會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)管理項(xiàng)目四會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)管理39項(xiàng)目分解：子項(xiàng)目一會(huì)前策劃與籌備子項(xiàng)目二會(huì)中服務(wù)與管理子項(xiàng)目三會(huì)后工作子項(xiàng)目四常見會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)項(xiàng)目分解：子項(xiàng)目一會(huì)前策劃與籌備40

項(xiàng)目四會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)管理

能力目標(biāo)掌握策劃方案的編寫工作掌握會(huì)場(chǎng)選擇與布置的方法及技巧掌握會(huì)中與會(huì)后工作的技巧掌握常見會(huì)議和活動(dòng)的服務(wù)與管理技巧項(xiàng)目四會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)管理

能力目標(biāo)掌握策劃方案的41

項(xiàng)目四會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)管理

知識(shí)目標(biāo)

掌握會(huì)議策劃的內(nèi)容掌握會(huì)前準(zhǔn)備工作的內(nèi)容掌握會(huì)中服務(wù)的工作內(nèi)容

掌握會(huì)后工作的程序掌握常見會(huì)議與活動(dòng)的程序項(xiàng)目四會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)管理

知識(shí)目標(biāo)掌握會(huì)議策劃的42

子項(xiàng)目一會(huì)前策劃與籌備一、會(huì)議策劃的含義

是指為了使會(huì)議達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，進(jìn)行構(gòu)思、設(shè)計(jì)，擬定出合理可行的方案的過程。會(huì)議策劃的內(nèi)容包括：主題擇定、模式定位、議程安排、組織協(xié)調(diào)、公共關(guān)系、媒體報(bào)道等。二、會(huì)議策劃的工作流程

1．確定目標(biāo)，進(jìn)行調(diào)研2．分析材料，作出方案3．比較論證，選擇方案4．實(shí)施反饋?zhàn)禹?xiàng)目一會(huì)前策劃與籌備一、會(huì)議策劃的含義43

三、會(huì)議策劃方案的內(nèi)容

1．確定會(huì)議的主題和議題2．確定會(huì)議的名稱3．確定會(huì)議的時(shí)間、會(huì)期4．確定會(huì)議所需的設(shè)備和工具5．確定會(huì)議所需的文件范圍，并安排印制工作6．確定與會(huì)代表的組成7．確定宣傳機(jī)構(gòu)和模式8.確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算9.確定會(huì)議餐飲安排10.確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工（針對(duì)大型會(huì)議）三、會(huì)議策劃方案的內(nèi)容44四、商定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)

1．商定會(huì)議時(shí)間需注意事項(xiàng)（1）是否適合會(huì)議組織人員完成全部準(zhǔn)備工作。（2）是否方便與會(huì)人員（尤其是會(huì)議的核心人物）參加出席。（3）會(huì)議召開期間的自然因素。（4）確定會(huì)期的長(zhǎng)短（議題的多少、繁簡(jiǎn)、松緊要適度）。2．考察、選定會(huì)議地點(diǎn)（1）考察會(huì)場(chǎng)大小是否適中（2）考察會(huì)場(chǎng)規(guī)格是否合適（3）考察會(huì)場(chǎng)環(huán)境（4）考察會(huì)場(chǎng)交通條件五、制訂會(huì)議計(jì)劃會(huì)議計(jì)劃主要包括會(huì)議名稱、會(huì)議議題、會(huì)議議程、會(huì)議日程和會(huì)議程序。四、商定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)45

××公司關(guān)于提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的研討會(huì)日程表日

期時(shí)

間內(nèi)容安排地

點(diǎn)參加人負(fù)責(zé)人備

注6月18日上午8:30報(bào)到會(huì)議大廳全體黃秘書9:30～10:00總經(jīng)理講話小會(huì)議廳全體劉秘書由副經(jīng)理主持10:20～11:50公司顧問講座小會(huì)議廳全體劉秘書使用投影儀12:00午餐賓館餐廳全體鐘秘書下午1:30～4:00李副總經(jīng)理專題報(bào)告小會(huì)議室全體黃秘書由副經(jīng)理主持4:20～5:30人力總監(jiān)發(fā)言小會(huì)議室全體黃秘書由副經(jīng)理主持晚上6:00晚餐賓館餐廳全體鐘秘書7:30聯(lián)歡娛樂中心全體鐘秘書6月19日上午7:30早餐賓館餐廳全體鐘秘書9:00～10:30分組討論小會(huì)議廳全體組長(zhǎng)10:40～11:40分組討論小會(huì)議廳全體組長(zhǎng)12:00午餐賓館餐廳全體鐘秘書下午1:30～3:00分組討論小會(huì)議廳全體組長(zhǎng)3:20～5:00各組代表發(fā)言小會(huì)議廳全體組長(zhǎng)5:20～7:20聚餐賓館餐廳全體鐘秘書8:00離會(huì)黃秘書××公司關(guān)于提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的研討會(huì)日程表日期時(shí)46

××公司20××年度工作總結(jié)大會(huì)會(huì)議程序1．主持人宣布××公司年度總結(jié)大會(huì)正式開始。2．公司總經(jīng)理彭程先生作20××年度公司工作總結(jié)報(bào)告。3．會(huì)議分組討論總結(jié)報(bào)告。4．各小組代表大會(huì)發(fā)言。5．公司副總經(jīng)理劉青女士作大會(huì)總結(jié)發(fā)言。6．宣布散會(huì)，會(huì)議結(jié)束?！痢凉?0××年度工作總結(jié)大會(huì)47

六、準(zhǔn)備會(huì)議資料1．準(zhǔn)備會(huì)議資料的作用通常，會(huì)議資料可以提前準(zhǔn)備好，然后在會(huì)前擺放在每位與會(huì)者的座位上，與會(huì)者依次就座后即可讀取材料；也可以包裝成袋，在會(huì)場(chǎng)入口處由工作人員統(tǒng)一逐個(gè)發(fā)放到每位與會(huì)者手中。這些做法都可以避免資料漏領(lǐng)或重復(fù)領(lǐng)取的現(xiàn)象發(fā)生，有利于節(jié)約會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出，也便于會(huì)議管理。

2．會(huì)議資料的內(nèi)容

（1）開幕詞和閉幕詞（2）講話稿（3）工作報(bào)告（4）議程表、日程表和程序表（5）與會(huì)人員名單七、擬寫和發(fā)送會(huì)議通知1．?dāng)M寫會(huì)議通知2．會(huì)議通知的發(fā)送方式六、準(zhǔn)備會(huì)議資料48

會(huì)議通知1．會(huì)議通知的基本內(nèi)容，應(yīng)包括：被通知者、會(huì)議名稱、會(huì)議日期和時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、出席對(duì)象或議事日程、通知者或授權(quán)者、注意事項(xiàng)、企業(yè)名稱、通知日期。2．會(huì)議通知的形式，主要有以下幾種。①文件式會(huì)議通知。此類會(huì)議通知常被作為召集大型、重要會(huì)議或活動(dòng)的通知使用。這種通知的內(nèi)容詳盡、項(xiàng)目清楚、格式規(guī)范，有利于與會(huì)者做好相關(guān)的會(huì)前準(zhǔn)備工作。②備忘錄式會(huì)議通知。此類會(huì)議通知常被單位或部門作為召開事務(wù)性會(huì)議、例行性會(huì)議的通知來(lái)使用。例如：會(huì)議通知×××：茲定于×月×日上午8:30～9:00在公司三樓會(huì)議室召開各部門經(jīng)理每周工作例會(huì)，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席?！痢痢凉巨k公室×年×月×日會(huì)議通知1．會(huì)議通知的基本內(nèi)容，應(yīng)包括：被通49

③請(qǐng)柬式會(huì)議通知。此類會(huì)議通知常被企業(yè)或部門用于通知舉行諸如開幕典禮、新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、簽字儀式等儀式類的活動(dòng)。其發(fā)送對(duì)象一般為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位、社會(huì)名流等。④海報(bào)式會(huì)議通知，即采用公開張貼、廣而告之的通知方式。此類會(huì)議通知常被一些學(xué)會(huì)、團(tuán)體和組織使用，作為自由參加的會(huì)議或活動(dòng)的通知。例如：第八屆校園文化藝術(shù)節(jié)文學(xué)鑒賞座談會(huì)海報(bào)在學(xué)院第八屆校園文化藝術(shù)節(jié)來(lái)臨之際，文學(xué)社特邀嘉賓×××大學(xué)的×××教授和×××大學(xué)的××教授前來(lái)我校，與我校的文學(xué)愛好者進(jìn)行座談交流。本次座談會(huì)主題：××××××××座談時(shí)間：××年××月××日座談地點(diǎn)：××××××××座談會(huì)主辦：××學(xué)院文學(xué)社歡迎本社成員及校內(nèi)廣大的文學(xué)愛好者踴躍參加座談交流！

⑤公告式會(huì)議通知。此類會(huì)議通知常在一些股份制公司召開股東大會(huì)時(shí)使用，通知往往會(huì)刊登在相關(guān)報(bào)刊或網(wǎng)站上。③請(qǐng)柬式會(huì)議通知。此類會(huì)議通知常被企業(yè)或部門用于50

八、預(yù)算和申請(qǐng)會(huì)議經(jīng)費(fèi)1．會(huì)議支出預(yù)算

（1）會(huì)議費(fèi)：包括場(chǎng)地租金、設(shè)備租金、茶水飲料費(fèi)等。（2）資料費(fèi)：包括購(gòu)買會(huì)議辦公文具和印制資料等費(fèi)用。（3）食宿費(fèi)：包括會(huì)議期間與會(huì)人員的餐飲費(fèi)用和住宿費(fèi)用（此項(xiàng)費(fèi)用一般為與會(huì)者自費(fèi)，但需會(huì)務(wù)組統(tǒng)籌組織）。（4）交通運(yùn)輸費(fèi)：包括會(huì)議期間接、送與會(huì)代表所使用的租車費(fèi)、油費(fèi)、停車費(fèi)、過路費(fèi)、司機(jī)勞務(wù)費(fèi)等多項(xiàng)費(fèi)用。（5）宣傳聯(lián)絡(luò)費(fèi)：包括用于會(huì)議宣傳、新聞發(fā)布、聯(lián)絡(luò)通信等方面的費(fèi)用。（6）其他雜費(fèi)：包括安排會(huì)議合照，會(huì)間活動(dòng)，雇用會(huì)場(chǎng)翻譯、會(huì)場(chǎng)保安、禮儀小姐，購(gòu)買會(huì)議禮品等所需的費(fèi)用。2．會(huì)議收入預(yù)算（1）會(huì)議主辦單位或主管領(lǐng)導(dǎo)部門撥發(fā)的會(huì)議專款。（2）與會(huì)者提交的會(huì)務(wù)費(fèi)。（3）商業(yè)贊助或捐贈(zèng)。八、預(yù)算和申請(qǐng)會(huì)議經(jīng)費(fèi)51

九、會(huì)場(chǎng)布置1．會(huì)場(chǎng)布置的作用（1）充分利用場(chǎng)地（2）提供完備的會(huì)議設(shè)施（3）安排好座位、座次，做好導(dǎo)引、保衛(wèi)工作等（4）可以運(yùn)用座位格局和會(huì)場(chǎng)裝飾的特殊效果2．會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)的不同原則及形式（1）黨的代表會(huì)議要求樸素大方。（2）人民代表大會(huì)要求莊嚴(yán)隆重。（3）慶祝大會(huì)、表彰大會(huì)要求喜慶熱烈。（4）追悼會(huì)要求莊重肅穆。（5）座談會(huì)要求和諧融洽。（6）紀(jì)念性會(huì)議要求隆重典雅。（7）日常工作會(huì)議要求簡(jiǎn)單實(shí)用。九、會(huì)場(chǎng)布置52

3．會(huì)場(chǎng)布置的方式（1）相對(duì)式：弦月式、禮堂式。（2）全圍式：圓桌式、橢圓式、方形中空式、多邊形式等。（3）半圍式：馬蹄形、T字形、橋形。（4）分散式：將會(huì)場(chǎng)分成若干個(gè)中心，每個(gè)中心設(shè)一個(gè)圓桌。4．營(yíng)造會(huì)場(chǎng)氣氛的技巧（1）懸掛會(huì)標(biāo)（2）懸掛會(huì)徽（3）安插旗幟（4）張貼標(biāo)語(yǔ)（5）擺放花卉（6）調(diào)設(shè)燈光（7）調(diào)節(jié)音響3．會(huì)場(chǎng)布置的方式53

5．主席臺(tái)的布置（1）主席臺(tái)上與會(huì)者的座位、座次的安排。國(guó)內(nèi)會(huì)議主席臺(tái)座次安排的通常做法是，身份最高的領(lǐng)導(dǎo)人（有時(shí)是最有聲望的來(lái)賓）就座前排正中央位置，其他領(lǐng)導(dǎo)人則按先左后右（以主席臺(tái)的朝向?yàn)榛鶞?zhǔn)）、一左一右的順序逐一安排座位，即名單上第二位領(lǐng)導(dǎo)人坐在第一位領(lǐng)導(dǎo)人（居中）的左側(cè)，第三位領(lǐng)導(dǎo)人則坐在右側(cè)，依此類推。具體安排如圖4.1所示：

圖4.1主席臺(tái)座次安排5．主席臺(tái)的布置圖4.1主席臺(tái)座次安排54

主席臺(tái)與觀眾席的對(duì)應(yīng)位置如圖4.2所示：圖4.2主席臺(tái)與觀眾席的對(duì)應(yīng)位置主席臺(tái)與觀眾席的對(duì)應(yīng)位置如圖4.2所示：圖4.2主席55

（2）代表席的安排方法。可將與會(huì)的代表名單按姓氏筆畫排列后再排座，也可按不同領(lǐng)域的代表團(tuán)名稱來(lái)安排大塊座位區(qū)域，還可以按與會(huì)代表所屬的地區(qū)來(lái)安排就座，或者直接按人名擺放座簽，落實(shí)各人座位。需要注意的是，凡是已固定的座位和座次，應(yīng)在出席證和簽到證上注明座號(hào)，并在會(huì)議桌上擺置座簽，同時(shí)還應(yīng)印制“座次表”發(fā)給與會(huì)人員。當(dāng)與會(huì)人員入場(chǎng)時(shí)，會(huì)議工作人員應(yīng)做適當(dāng)?shù)囊龑?dǎo)。當(dāng)然，并非所有的會(huì)議都要安排座位及座次，多數(shù)會(huì)議可以自由入座。十、與會(huì)人員的名單及分組1．確定與會(huì)人員名單2．與會(huì)人員的分組方法3．與會(huì)人員名單的編印（2）代表席的安排方法。56

十一、會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)的成立和分工（1）秘書組。秘書組負(fù)責(zé)擬定會(huì)議日程，協(xié)調(diào)人員安排調(diào)度，做好會(huì)議記錄，印發(fā)會(huì)議文件、簡(jiǎn)報(bào)，管理會(huì)議文件、檔案等工作。（2）總務(wù)組?？倓?wù)組負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議接待、食宿安排、交通工具安排、衛(wèi)生保健、文娛活動(dòng)等，同時(shí)還要負(fù)責(zé)設(shè)備保障、用品發(fā)放與管理、經(jīng)費(fèi)預(yù)算及籌備等工作。（3）宣傳組。宣傳組負(fù)責(zé)制訂會(huì)議公關(guān)計(jì)劃，組織落實(shí)會(huì)議宣傳工作，提供會(huì)議新聞稿，承辦記者招待會(huì)，錄制會(huì)議音像資料等。（4）保衛(wèi)組。保衛(wèi)組負(fù)責(zé)維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序，負(fù)責(zé)會(huì)議的秩序和安全保衛(wèi)工作，保障與會(huì)者的人身安全和財(cái)產(chǎn)安全。十一、會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)的成立和分工57

子項(xiàng)目二會(huì)中服務(wù)與管理一、接站技巧1．接站工作要素2．接站工作要求及服務(wù)技巧二、報(bào)到與簽到1．報(bào)到：（1）設(shè)置報(bào)到處和路標(biāo)（2）查驗(yàn)有效證件（3）登記與會(huì)人員的個(gè)人信息（4）接收和發(fā)放材料（5）預(yù)收費(fèi)用（6）安排住宿子項(xiàng)目二會(huì)中服務(wù)與管理一、接站技巧58

2．常用的簽到方法：（1）簿式簽到（2）卡片簽到（3）會(huì)議工作人員代為簽到（4）電子簽到三、會(huì)場(chǎng)服務(wù)工作1．引導(dǎo)座位，維持會(huì)場(chǎng)秩序2．保持會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的聯(lián)絡(luò)3．保持會(huì)議上下的溝通4．做好會(huì)議值班、電話接聽工作5．操作與維護(hù)會(huì)議設(shè)備6．會(huì)場(chǎng)保衛(wèi)工作7．會(huì)場(chǎng)的清潔衛(wèi)生工作8．會(huì)間茶水點(diǎn)心等的供應(yīng)工作2．常用的簽到方法：59

四、會(huì)議記錄1．會(huì)議記錄的定義及作用2．會(huì)議記錄的分類3．會(huì)議記錄的要求及注意事項(xiàng)4．會(huì)議記錄的基本格式5．會(huì)議記錄的記錄方法（1）摘要記錄（2）詳細(xì)記錄（3）速記四、會(huì)議記錄60

（1）第一部分：基本情況，可在會(huì)議召開之前寫好，其內(nèi)容一般包括：①寫全會(huì)議名稱②何種類型或性質(zhì)的會(huì)議③記錄該次會(huì)議屬于某專題下的第幾次會(huì)議④準(zhǔn)確記錄開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)⑤出席會(huì)議的人數(shù)（人名）和缺席人數(shù)（人名）⑥記錄主持人姓名和職務(wù)⑦記錄人本人簽名，必要時(shí)注明記錄人真實(shí)的職務(wù)（2）第二部分：會(huì)議內(nèi)容和會(huì)場(chǎng)情況，要求記錄會(huì)議議題、與會(huì)者的討論過程、發(fā)言內(nèi)容、會(huì)議決議等，也應(yīng)及時(shí)記錄在冊(cè)，如與會(huì)者的掌聲、笑聲、遲到、中場(chǎng)退場(chǎng)等情況。這些記錄能更加真實(shí)、全面地反映出會(huì)議的實(shí)際情況。（3）第三部分：結(jié)尾，沒有固定格式，標(biāo)注“散會(huì)”、“結(jié)束”、“完”等均可，如中途休會(huì)，則寫明“休會(huì)”。最后在會(huì)議記錄的右下方，由主席（或主持人）和記錄人簽名，以示對(duì)記錄內(nèi)容負(fù)責(zé)。會(huì)議記錄的基本格式（1）第一部分：基本情況，可在會(huì)議召開之前寫好，其內(nèi)容一61

五、會(huì)間活動(dòng)的安排一般情況下，會(huì)期短（一天以內(nèi)）的會(huì)議不需要娛樂節(jié)目，若會(huì)議內(nèi)容較多，會(huì)期較長(zhǎng)，則通常需要安排一些會(huì)間文化娛樂活動(dòng)，與會(huì)者必要的會(huì)間休息和調(diào)節(jié)。1．會(huì)間活動(dòng)的作用2．組織會(huì)間活動(dòng)的原則（1）健康、輕松原則（2）安全至上原則（3）組織有序原則（4）自愿參與原則（5）從簡(jiǎn)節(jié)約原則3．會(huì)間活動(dòng)的種類和形式一類是有教育性質(zhì)的娛樂活動(dòng)，一類是較為單純的娛樂性活動(dòng)。4．組織會(huì)間活動(dòng)的注意事項(xiàng)五、會(huì)間活動(dòng)的安排62

六、會(huì)間食、宿工作1．會(huì)議餐飲工作注意事項(xiàng)（1）會(huì)議餐飲安排要量入為出，即根據(jù)實(shí)際的會(huì)議收入作相應(yīng)的安排，不可鋪張浪費(fèi)。（2）會(huì)議餐飲食品要安全衛(wèi)生。（3）在具體菜式的選擇上，工作餐要遵循顧全大局的原則。（4）注意餐桌禮儀。2．會(huì)議餐飲工作注意事項(xiàng)（1）了解住宿賓館的檔次。（2）了解房間的設(shè)備設(shè)施。（3）了解賓館提供的相關(guān)服務(wù)。（4）了解住宿者有無(wú)特殊要求。六、會(huì)間食、宿工作63

子項(xiàng)目三會(huì)后工作一、會(huì)場(chǎng)善后工作與安排與會(huì)人員離場(chǎng)1．會(huì)場(chǎng)善后工作（1）清理會(huì)場(chǎng)（①收走通知牌和方向標(biāo)志；②清理會(huì)場(chǎng)內(nèi)其他物品；③通知配電人員和服務(wù)人員。）（2）歸還所借物品（3）結(jié)算會(huì)議支出費(fèi)用（4）了解住宿者有無(wú)特殊要求。2．安排與會(huì)人員離場(chǎng)（1）安排與會(huì)人員返程（2）安排與會(huì)人員離場(chǎng)需注意的細(xì)節(jié)（3）送客禮儀子項(xiàng)目三會(huì)后工作一、會(huì)場(chǎng)善后工作與安排與會(huì)人64

二、會(huì)后文書工作1．會(huì)務(wù)文件與會(huì)議案卷（1）會(huì)務(wù)文件的分類：①會(huì)前文件，按用途可細(xì)分三小類：用于會(huì)務(wù)管理方面的文件，主要指會(huì)議計(jì)劃、會(huì)議安排、會(huì)議通知、會(huì)議指南、會(huì)議須知、會(huì)議議程、會(huì)議程序、會(huì)議日程等；用于會(huì)議參考方面的文件，主要有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、典型事例調(diào)查報(bào)告、情況報(bào)道、歷史資料、檔案材料，有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和政策性文件的文件匯編、書籍報(bào)刊等；用于宣傳禮儀方面的文件，如賀信（電）、祝詞、宣傳口號(hào)等。②會(huì)中文件。會(huì)中文件包括開幕詞、閉幕詞、會(huì)議講話稿、會(huì)議工作報(bào)告、會(huì)議記錄等。③會(huì)后文件。會(huì)后文件主要指會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決定、新聞發(fā)布稿、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等。二、會(huì)后文書工作65

（2）會(huì)議案卷的內(nèi)容。一個(gè)大型會(huì)議完整的會(huì)議案卷主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容。①會(huì)議正式文件，如決定、決議、計(jì)劃、報(bào)告等。②會(huì)議參閱文件。③會(huì)議安排的發(fā)言稿。④會(huì)議上的講話記錄。⑤其他有關(guān)材料。2．會(huì)