會議業(yè)與會議策劃實(shí)施課件

會議業(yè)與會議策劃會議業(yè)與會議策劃1引入案例第一節(jié)會議業(yè)概述第二節(jié)會議組織者第三節(jié)會議的策劃內(nèi)容提要小結(jié)引入案例第一節(jié)會議業(yè)概述第二節(jié)會議組織者第三節(jié)會2飛鳥公司邀請全國的客戶到新疆烏魯木齊參加風(fēng)韻公司新開發(fā)的系列化妝品的洽談定貨會。秘書李玲負(fù)責(zé)安排與會人員的返程工作，李玲想先解決容易預(yù)訂的近處與會者的車票，再慢慢解決北京等遠(yuǎn)地難以解決的車票預(yù)訂，而且她想當(dāng)然地認(rèn)為，只要為大家盡可能預(yù)訂火車硬臥票就行了。結(jié)果，部分代表因不能及時(shí)拿到返程的車、機(jī)票而對主辦方十分不滿。有些代表拿到票后，又要求更換車票或退票，結(jié)果鬧得大家不歡而散，使洽談定貨會的工作成果大打折扣。飛鳥公司邀請全國的客戶到新疆烏魯木齊參加風(fēng)韻公司新3第一節(jié)會議業(yè)概述會議活動源遠(yuǎn)流長，歷史悠久，伴隨著人類歷史的發(fā)展而發(fā)展。1.會議是一種圍繞特定目標(biāo)而開展的活動2.會議是一種高度組織化的活動3.會議是一種群體性的活動會議——是人類社會中一種聚眾議事的過程，是在一定的時(shí)間和空間內(nèi)，為達(dá)到一定的目的所進(jìn)行的有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有共同議題的議事活動。一、會議的基本含義第一節(jié)會議業(yè)概述會議活動源遠(yuǎn)流長，歷史悠久，伴隨著人類歷4第一節(jié)會議業(yè)概述發(fā)揚(yáng)民主科學(xué)決策——依賴于集體智慧聯(lián)絡(luò)感情——對內(nèi)增強(qiáng)組織凝聚力，對外樹立良好公關(guān)形象推動工作——傳達(dá)決策意圖、布置落實(shí)任務(wù)、統(tǒng)一思想認(rèn)識、協(xié)調(diào)各種關(guān)系、督促檢查工作、總結(jié)交流經(jīng)驗(yàn)、表彰弘揚(yáng)先進(jìn)、批評鞭策后進(jìn)等。二、會議的作用第一節(jié)會議業(yè)概述二、會議的作用5三、會議的類型三、會議的類型6第二節(jié)會議組織者會議的主辦單位主要可以分為三類：公司協(xié)會組織非營利性組織公司和協(xié)會組織是會議市場的主要組織者，兩者相較，從會議次數(shù)和與會者人數(shù)來看，公司會議又占據(jù)絕大部分。第二節(jié)會議組織者會議的主辦單位主要可以分為三類：7第二節(jié)會議組織者公司內(nèi)部會議：由公司員工參加的會議，如銷售會議、技術(shù)會議、培訓(xùn)會議、經(jīng)理人員會議和獎勵性質(zhì)的會議。公司外部會議：針對公司目標(biāo)市場而舉辦的會議，參會人員來自公司外部客戶，包括經(jīng)銷會/分銷商會議、產(chǎn)品展示會、股東會等。兼顧內(nèi)部和外部的會議：參會者既有公司職員也有公司客戶，這類會議主要包括講習(xí)班和培訓(xùn)會議。大多數(shù)公司會議在酒店召開，也有些在專門的會議中心和管理培訓(xùn)中心召開，這些地點(diǎn)都要具有專用的會議設(shè)施，并配備比較高檔的住宿條件。公司第二節(jié)會議組織者公司8第二節(jié)會議組織者1.協(xié)會組織的會議收入的幾種形式2.協(xié)會組織選擇會議舉辦城市時(shí)考慮的因素3.選擇會議場所或酒店時(shí)考慮的因素4.協(xié)會會議的種類5.協(xié)會會議的共同特點(diǎn)協(xié)會組織第二節(jié)會議組織者1.協(xié)會組織的會議收入的幾種形式9第二節(jié)會議組織者1.協(xié)會組織的會議收入的幾種形式（1）展覽收入（2）會費(fèi)收入（3）附加收入?yún)f(xié)會組織第二節(jié)會議組織者1.協(xié)會組織的會議收入的幾種形式10第二節(jié)會議組織者2.協(xié)會組織選擇會議舉辦城市時(shí)考慮的因素（1）交通便捷（2）會議與酒店設(shè)施（3）專業(yè)技能（4）旅游景點(diǎn)（5）城市形象和國際認(rèn)知度（6）目的地政府或會員的邀請（7）吸納新會員的機(jī)會（8）安全協(xié)會組織第二節(jié)會議組織者2.協(xié)會組織選擇會議舉辦城市時(shí)考慮的因素11第二節(jié)會議組織者3.選擇會議場所或酒店時(shí)考慮的因素（1）適當(dāng)?shù)臅h空間（2）客房是否充足（3）餐飲安排（4）適當(dāng)?shù)恼故究臻g（5）交通便捷（6）服務(wù)協(xié)會組織第二節(jié)會議組織者3.選擇會議場所或酒店時(shí)考慮的因素12第二節(jié)會議組織者4.協(xié)會會議的種類（1）年會（2）地區(qū)性會議（3）大會（4）專題研討會（5）董事會和委員會會議協(xié)會組織第二節(jié)會議組織者4.協(xié)會會議的種類協(xié)會組織13第二節(jié)會議組織者5.協(xié)會會議的共同特點(diǎn)·幾乎各個“行業(yè)”都有自己的協(xié)會和專業(yè)會議，都有召開會議的可能，一般間隔一定時(shí)間就召開會議·協(xié)會會議的舉辦地經(jīng)常變換，一般不會在一個地方連續(xù)舉辦兩次會議·協(xié)會會議的分支機(jī)構(gòu)往往是當(dāng)?shù)嘏e辦協(xié)會會議的發(fā)起者·協(xié)會會議的會期一般是4~5天，一般不會超過6天·協(xié)會會議的組委會一般喜歡租用容量400人以下并有相應(yīng)設(shè)施的會議場所·大約只有15%左右的協(xié)會會議需要使用同聲傳譯設(shè)施·協(xié)會會議的籌備時(shí)間一般是2~3年，有的還更長，公司會議的籌備時(shí)間一般低于一年·協(xié)會會議對展覽空間的要求呈現(xiàn)不斷增長的趨勢協(xié)會組織第二節(jié)會議組織者5.協(xié)會會議的共同特點(diǎn)協(xié)會組織14第二節(jié)會議組織者這類主辦者的會議與協(xié)會比較相似，主要由政府機(jī)構(gòu)、工會、宗教團(tuán)體、醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)等，它們都是非營利性的，有不同的資金來源，很多可以使用公共資金。在國際上，人們把這些非營利組織稱為——即社會團(tuán)體、軍事機(jī)構(gòu)、教育部門、宗教團(tuán)體以及兄弟會的集合組織。它們對價(jià)格很敏感，更易在淡季預(yù)定會議，常常由非專業(yè)人士策劃，且策劃人常常變化。非營利組織第二節(jié)會議組織者這類主辦者的會議與協(xié)會15第三節(jié)會議的策劃一、會議分析（要素）第三節(jié)會議的策劃一、會議分析（要素）16第三節(jié)會議的策劃會議策劃的要素“5W1H”“6W”():誰來參加會議？會議規(guī)模、預(yù)期參加會議的人數(shù)，是否邀請與會代表的陪同人員？是否有特殊的貴賓？是否有媒體的代表？是否有海外代表？第三節(jié)會議的策劃會議策劃的要素“5W1H”“6W”(17第三節(jié)會議的策劃會議策劃的要素“5W1H”“6W”():會議是什么類型的會議？第三節(jié)會議的策劃會議策劃的要素“5W1H”“6W”(18第三節(jié)會議的策劃會議策劃的要素“5W1H”“6W”()：組織會議的有效時(shí)間：會議的準(zhǔn)備時(shí)間，與會人員的日常工作時(shí)間與其行業(yè)的特點(diǎn)，會議擬邀請嘉賓的工作時(shí)間、會議時(shí)間前后相關(guān)活動是否會影響參會人數(shù)等；(考慮:財(cái)政年度/節(jié)假日和其他沖突時(shí)間)等因素。第三節(jié)會議的策劃會議策劃的要素“5W1H”“6W”(19第三節(jié)會議的策劃會議策劃的要素“5W1H”“6W”():會議地點(diǎn)，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。會議選址，考慮交通、食宿、旅游資源、地點(diǎn)與會議主題的關(guān)系等。第三節(jié)會議的策劃會議策劃的要素“5W1H”“6W”(20第三節(jié)會議的策劃會議策劃的要素“5W1H”“6W”():舉辦會議的目的:具體的會議形式(包括:會議空間、設(shè)備、餐飲、娛樂等)。第三節(jié)會議的策劃會議策劃的要素“5W1H”“6W”(21會議業(yè)與會議策劃實(shí)施22“”的中文全稱為。會議日程表的設(shè)計(jì)需充分考慮哪些因素？在會議活動中常見的突發(fā)事件主要有哪些？結(jié)合實(shí)例如何應(yīng)對？會議(武漢自考)的構(gòu)成要素有（）A.主辦者B.承辦者C.會場D.與會者E.其它與會議有關(guān)的人員通過會議上詳細(xì)羅列解決問題的方法，從而獲得具有創(chuàng)造性的決策屬于下列哪一種?（）A.名義小組法B.頭腦風(fēng)暴法C.德菲爾法D.座談法請?jiān)O(shè)計(jì)一份2010（廣州）休閑發(fā)展國際論壇的會議旅游的策劃方案。“”的中文全稱為。23第三節(jié)會議的策劃二、簡易時(shí)間流程（把握思路）會前會中會后第三節(jié)會議的策劃二、簡易時(shí)間流程（把握思路）會前會中會后24第三節(jié)會議的策劃商務(wù)會議工作流程（一）會前

1.與會議運(yùn)營公司洽談，提出主辦方要求如：時(shí)間、地方、人數(shù)、酒店星級、會議設(shè)備等。

2.會議運(yùn)營公司按主辦方要求提供會議所需要的機(jī)票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。向會議主辦方提供會議接待策劃方案預(yù)案書和報(bào)價(jià)。

第三節(jié)會議的策劃商務(wù)會議工作流程（一）會前

1.與會議25第三節(jié)會議的策劃商務(wù)會議工作流程（一）會前

3.邀請會議主辦者實(shí)地考察會議舉辦場所，確定方案，簽訂會議接待標(biāo)準(zhǔn)合同，預(yù)付會議訂金事宜。

4.在會議舉辦前制定會議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會議接待手冊。準(zhǔn)備會議資料。含代邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)等。

第三節(jié)會議的策劃商務(wù)會議工作流程26第三節(jié)會議的策劃會議工作流程（二）會中

1.會議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場，車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務(wù)。分批分時(shí)段按要求接站。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

2.會前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關(guān)物品。第三節(jié)會議的策劃會議工作流程（二）會中

1.會議接待27第三節(jié)會議的策劃會議工作流程（二）會中

3.會議場所：會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務(wù)服務(wù)。專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4.會議住宿：會議秘書在會議接待（報(bào)到）處協(xié)助會務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)用房及整理記錄有關(guān)信息。房間樓層及房間號確認(rèn)，詢問是否有特殊要求。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務(wù)工作。第三節(jié)會議的策劃會議工作流程（二）會中

3.會議場所：28第三節(jié)會議的策劃會議工作流程（二）會中

5.會議餐飲：確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)（如：特殊客人有宗教信仰）的確認(rèn)。

6.會議旅游：確認(rèn)旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排）。

第三節(jié)會議的策劃會議工作流程（二）會中

5.會議餐飲29第三節(jié)會議的策劃會議工作流程（二）會中

7.會議娛樂：提前確認(rèn)娛樂消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點(diǎn)的確認(rèn)。

8.會議服務(wù)：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。確認(rèn)并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財(cái)、物等安全工作。確認(rèn)特殊客人（含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。第三節(jié)會議的策劃會議工作流程（二）會中

7.會議娛樂30第三節(jié)會議的策劃會議工作流程（三）會后

1.會務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

2.會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。

3.與會議主辦者的費(fèi)用結(jié)算工作，提供會議過程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對并結(jié)帳。第三節(jié)會議的策劃會議工作流程（三）會后

1.會務(wù)服務(wù)的總31會務(wù)準(zhǔn)備開會方法內(nèi)容對象時(shí)間地點(diǎn)費(fèi)用會務(wù)提出問題應(yīng)急性信息性決策性議程和程序各項(xiàng)會務(wù)文件內(nèi)容策劃方案批準(zhǔn)會議設(shè)計(jì)和布置專家咨詢領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)構(gòu)組織保障者會議實(shí)施執(zhí)行策略保障控制工具效果設(shè)施環(huán)境場所配套編制預(yù)算預(yù)算執(zhí)行結(jié)算歸檔紀(jì)要發(fā)布分工落實(shí)后續(xù)工作評估反饋補(bǔ)充會議第三方顧問

會議制度和文化會議管理機(jī)構(gòu)會前會中會后會務(wù)準(zhǔn)備開會方法內(nèi)時(shí)提出問題應(yīng)信決議程和程序各文策劃方案批32第三節(jié)會議的策劃三、項(xiàng)目步驟邏輯思路（執(zhí)行指導(dǎo)）第三節(jié)會議的策劃三、項(xiàng)目步驟邏輯思路（執(zhí)行指導(dǎo)）33會議策劃的基本流程會議策劃的基本流程34市場調(diào)研確定主題會議目標(biāo)市場需求市場背景會議定位新聞亮點(diǎn)項(xiàng)目1確定主題市場調(diào)研確定主題會議市場市場會議新聞項(xiàng)目1確定主題35策劃考慮的要素要一素：主辦單位、承辦單位和協(xié)辦單位要二素：贏利點(diǎn)策劃要三素：確定與會者要四素：確定會議形式要五素：確定會議日期和地址要素六：會務(wù)要七素：營銷策略策劃考慮的要素36承辦者協(xié)辦者主辦者項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制承辦者主辦者項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制37要素二：贏利點(diǎn)策劃要素二：贏利點(diǎn)策劃38要素三：確定與會者要素三：確定與會者39主題報(bào)告會學(xué)術(shù)研討技術(shù)交流現(xiàn)場訪談會議中的其他活動（展覽等）要素四：會議形式主題報(bào)告會要素四：會議形式40地點(diǎn)歷史服務(wù)設(shè)施住宿會議地點(diǎn)的工作人員公共區(qū)域及設(shè)施費(fèi)用景點(diǎn)安全其他要素五：會議日期和會址地點(diǎn)要素五：會議日期和會址41要素六：會務(wù)會議場地布置發(fā)言人視聽設(shè)備餐飲服務(wù)其它供應(yīng)商選擇(印刷、搭建、禮品等）要素六：會務(wù)會議場地布置42準(zhǔn)備－發(fā)言人材料清單準(zhǔn)備－發(fā)言人材料清單43會議業(yè)與會議策劃實(shí)施44會議業(yè)與會議策劃實(shí)施45會議業(yè)與會議策劃實(shí)施46要素七：會議營銷（傳播）受眾分析內(nèi)容分析：宣傳材料宣傳方式（會前宣傳、邀請，會中、會后媒體宣傳、各式公關(guān)）要素七：會議營銷（傳播）受眾分析47項(xiàng)目3預(yù)算收入固定開銷變動開銷預(yù)算總帳項(xiàng)目3預(yù)算收入48收入收入49固定開銷固定開銷50變動開銷變動開銷51預(yù)算總結(jié)預(yù)算總結(jié)52項(xiàng)目4： 時(shí)間進(jìn)度安排項(xiàng)目4： 時(shí)間進(jìn)度安排53甘特圖甘特圖54關(guān)鍵路徑計(jì)劃概要關(guān)鍵路徑計(jì)劃概要55項(xiàng)目5：依照時(shí)間進(jìn)度安排執(zhí)行并根據(jù)變化調(diào)整立項(xiàng)方案及預(yù)算項(xiàng)目5：依照時(shí)間進(jìn)度安排執(zhí)行56項(xiàng)目6：會中現(xiàn)場管理項(xiàng)目6：會中現(xiàn)場管理57項(xiàng)目7： 客戶數(shù)據(jù)整理會議業(yè)與會議策劃實(shí)施58項(xiàng)目8：評估和后繼評估策劃實(shí)施評估評估應(yīng)用后勤工作項(xiàng)目8：評估和后繼評估策劃59評估策劃以前的會議是否進(jìn)行過評估是否要對這次會議進(jìn)行評估評估哪些內(nèi)容誰將參與評估誰負(fù)責(zé)策劃整個評估方案評估和后繼工作需要多少預(yù)算誰負(fù)責(zé)發(fā)放評估表格評估策劃以前的會議是否進(jìn)行過評估60評估策劃－可以進(jìn)行評估的會議因素評估策劃－可以進(jìn)行評估的會議因素61評估策劃－會議評價(jià)表格示例會議編號發(fā)言人1、發(fā)言人的講話（請選一處劃鉤）精彩很好一般很差2、會議的目標(biāo)是否明確是否3、會議是否達(dá)到了目的是否4、你是否推薦再次安排這場會議發(fā)言人：是否話題：是否5、評論評估策劃－會議評價(jià)表格示例會議編號發(fā)言人62實(shí)施評估評估什么時(shí)候進(jìn)行評估使用什么方法在會議期間使用什么方法鼓勵與會者對會議作出評估實(shí)施評估評估什么時(shí)候進(jìn)行63評估應(yīng)用誰負(fù)責(zé)監(jiān)督評估數(shù)據(jù)的分析誰將得到評估的結(jié)果分析采用哪種形式誰負(fù)責(zé)監(jiān)督評估結(jié)果的作用評估應(yīng)用誰負(fù)責(zé)監(jiān)督評估數(shù)據(jù)的分析64后繼工作會議結(jié)束后，是否要向與會者發(fā)送一些補(bǔ)充材料如何收集和記錄人們對未來會議好的建議是否需要提及下一次會議是否要保留會議的所有資料后繼工作會議結(jié)束后，是否要向與會者發(fā)送一些補(bǔ)充材料65會議業(yè)與會議策劃實(shí)施66演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！67會議業(yè)與會議策劃會議業(yè)與會議策劃68引入案例第一節(jié)會議業(yè)概述第二節(jié)會議組織者第三節(jié)會議的策劃內(nèi)容提要小結(jié)引入案例第一節(jié)會議業(yè)概述第二節(jié)會議組織者第三節(jié)會69飛鳥公司邀請全國的客戶到新疆烏魯木齊參加風(fēng)韻公司新開發(fā)的系列化妝品的洽談定貨會。秘書李玲負(fù)責(zé)安排與會人員的返程工作，李玲想先解決容易預(yù)訂的近處與會者的車票，再慢慢解決北京等遠(yuǎn)地難以解決的車票預(yù)訂，而且她想當(dāng)然地認(rèn)為，只要為大家盡可能預(yù)訂火車硬臥票就行了。結(jié)果，部分代表因不能及時(shí)拿到返程的車、機(jī)票而對主辦方十分不滿。有些代表拿到票后，又要求更換車票或退票，結(jié)果鬧得大家不歡而散，使洽談定貨會的工作成果大打折扣。飛鳥公司邀請全國的客戶到新疆烏魯木齊參加風(fēng)韻公司新70第一節(jié)會議業(yè)概述會議活動源遠(yuǎn)流長，歷史悠久，伴隨著人類歷史的發(fā)展而發(fā)展。1.會議是一種圍繞特定目標(biāo)而開展的活動2.會議是一種高度組織化的活動3.會議是一種群體性的活動會議——是人類社會中一種聚眾議事的過程，是在一定的時(shí)間和空間內(nèi)，為達(dá)到一定的目的所進(jìn)行的有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有共同議題的議事活動。一、會議的基本含義第一節(jié)會議業(yè)概述會議活動源遠(yuǎn)流長，歷史悠久，伴隨著人類歷71第一節(jié)會議業(yè)概述發(fā)揚(yáng)民主科學(xué)決策——依賴于集體智慧聯(lián)絡(luò)感情——對內(nèi)增強(qiáng)組織凝聚力，對外樹立良好公關(guān)形象推動工作——傳達(dá)決策意圖、布置落實(shí)任務(wù)、統(tǒng)一思想認(rèn)識、協(xié)調(diào)各種關(guān)系、督促檢查工作、總結(jié)交流經(jīng)驗(yàn)、表彰弘揚(yáng)先進(jìn)、批評鞭策后進(jìn)等。二、會議的作用第一節(jié)會議業(yè)概述二、會議的作用72三、會議的類型三、會議的類型73第二節(jié)會議組織者會議的主辦單位主要可以分為三類：公司協(xié)會組織非營利性組織公司和協(xié)會組織是會議市場的主要組織者，兩者相較，從會議次數(shù)和與會者人數(shù)來看，公司會議又占據(jù)絕大部分。第二節(jié)會議組織者會議的主辦單位主要可以分為三類：74第二節(jié)會議組織者公司內(nèi)部會議：由公司員工參加的會議，如銷售會議、技術(shù)會議、培訓(xùn)會議、經(jīng)理人員會議和獎勵性質(zhì)的會議。公司外部會議：針對公司目標(biāo)市場而舉辦的會議，參會人員來自公司外部客戶，包括經(jīng)銷會/分銷商會議、產(chǎn)品展示會、股東會等。兼顧內(nèi)部和外部的會議：參會者既有公司職員也有公司客戶，這類會議主要包括講習(xí)班和培訓(xùn)會議。大多數(shù)公司會議在酒店召開，也有些在專門的會議中心和管理培訓(xùn)中心召開，這些地點(diǎn)都要具有專用的會議設(shè)施，并配備比較高檔的住宿條件。公司第二節(jié)會議組織者公司75第二節(jié)會議組織者1.協(xié)會組織的會議收入的幾種形式2.協(xié)會組織選擇會議舉辦城市時(shí)考慮的因素3.選擇會議場所或酒店時(shí)考慮的因素4.協(xié)會會議的種類5.協(xié)會會議的共同特點(diǎn)協(xié)會組織第二節(jié)會議組織者1.協(xié)會組織的會議收入的幾種形式76第二節(jié)會議組織者1.協(xié)會組織的會議收入的幾種形式（1）展覽收入（2）會費(fèi)收入（3）附加收入?yún)f(xié)會組織第二節(jié)會議組織者1.協(xié)會組織的會議收入的幾種形式77第二節(jié)會議組織者2.協(xié)會組織選擇會議舉辦城市時(shí)考慮的因素（1）交通便捷（2）會議與酒店設(shè)施（3）專業(yè)技能（4）旅游景點(diǎn)（5）城市形象和國際認(rèn)知度（6）目的地政府或會員的邀請（7）吸納新會員的機(jī)會（8）安全協(xié)會組織第二節(jié)會議組織者2.協(xié)會組織選擇會議舉辦城市時(shí)考慮的因素78第二節(jié)會議組織者3.選擇會議場所或酒店時(shí)考慮的因素（1）適當(dāng)?shù)臅h空間（2）客房是否充足（3）餐飲安排（4）適當(dāng)?shù)恼故究臻g（5）交通便捷（6）服務(wù)協(xié)會組織第二節(jié)會議組織者3.選擇會議場所或酒店時(shí)考慮的因素79第二節(jié)會議組織者4.協(xié)會會議的種類（1）年會（2）地區(qū)性會議（3）大會（4）專題研討會（5）董事會和委員會會議協(xié)會組織第二節(jié)會議組織者4.協(xié)會會議的種類協(xié)會組織80第二節(jié)會議組織者5.協(xié)會會議的共同特點(diǎn)·幾乎各個“行業(yè)”都有自己的協(xié)會和專業(yè)會議，都有召開會議的可能，一般間隔一定時(shí)間就召開會議·協(xié)會會議的舉辦地經(jīng)常變換，一般不會在一個地方連續(xù)舉辦兩次會議·協(xié)會會議的分支機(jī)構(gòu)往往是當(dāng)?shù)嘏e辦協(xié)會會議的發(fā)起者·協(xié)會會議的會期一般是4~5天，一般不會超過6天·協(xié)會會議的組委會一般喜歡租用容量400人以下并有相應(yīng)設(shè)施的會議場所·大約只有15%左右的協(xié)會會議需要使用同聲傳譯設(shè)施·協(xié)會會議的籌備時(shí)間一般是2~3年，有的還更長，公司會議的籌備時(shí)間一般低于一年·協(xié)會會議對展覽空間的要求呈現(xiàn)不斷增長的趨勢協(xié)會組織第二節(jié)會議組織者5.協(xié)會會議的共同特點(diǎn)協(xié)會組織81第二節(jié)會議組織者這類主辦者的會議與協(xié)會比較相似，主要由政府機(jī)構(gòu)、工會、宗教團(tuán)體、醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)等，它們都是非營利性的，有不同的資金來源，很多可以使用公共資金。在國際上，人們把這些非營利組織稱為——即社會團(tuán)體、軍事機(jī)構(gòu)、教育部門、宗教團(tuán)體以及兄弟會的集合組織。它們對價(jià)格很敏感，更易在淡季預(yù)定會議，常常由非專業(yè)人士策劃，且策劃人常常變化。非營利組織第二節(jié)會議組織者這類主辦者的會議與協(xié)會82第三節(jié)會議的策劃一、會議分析（要素）第三節(jié)會議的策劃一、會議分析（要素）83第三節(jié)會議的策劃會議策劃的要素“5W1H”“6W”():誰來參加會議？會議規(guī)模、預(yù)期參加會議的人數(shù)，是否邀請與會代表的陪同人員？是否有特殊的貴賓？是否有媒體的代表？是否有海外代表？第三節(jié)會議的策劃會議策劃的要素“5W1H”“6W”(84第三節(jié)會議的策劃會議策劃的要素“5W1H”“6W”():會議是什么類型的會議？第三節(jié)會議的策劃會議策劃的要素“5W1H”“6W”(85第三節(jié)會議的策劃會議策劃的要素“5W1H”“6W”()：組織會議的有效時(shí)間：會議的準(zhǔn)備時(shí)間，與會人員的日常工作時(shí)間與其行業(yè)的特點(diǎn)，會議擬邀請嘉賓的工作時(shí)間、會議時(shí)間前后相關(guān)活動是否會影響參會人數(shù)等；(考慮:財(cái)政年度/節(jié)假日和其他沖突時(shí)間)等因素。第三節(jié)會議的策劃會議策劃的要素“5W1H”“6W”(86第三節(jié)會議的策劃會議策劃的要素“5W1H”“6W”():會議地點(diǎn)，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。會議選址，考慮交通、食宿、旅游資源、地點(diǎn)與會議主題的關(guān)系等。第三節(jié)會議的策劃會議策劃的要素“5W1H”“6W”(87第三節(jié)會議的策劃會議策劃的要素“5W1H”“6W”():舉辦會議的目的:具體的會議形式(包括:會議空間、設(shè)備、餐飲、娛樂等)。第三節(jié)會議的策劃會議策劃的要素“5W1H”“6W”(88會議業(yè)與會議策劃實(shí)施89“”的中文全稱為。會議日程表的設(shè)計(jì)需充分考慮哪些因素？在會議活動中常見的突發(fā)事件主要有哪些？結(jié)合實(shí)例如何應(yīng)對？會議(武漢自考)的構(gòu)成要素有（）A.主辦者B.承辦者C.會場D.與會者E.其它與會議有關(guān)的人員通過會議上詳細(xì)羅列解決問題的方法，從而獲得具有創(chuàng)造性的決策屬于下列哪一種?（）A.名義小組法B.頭腦風(fēng)暴法C.德菲爾法D.座談法請?jiān)O(shè)計(jì)一份2010（廣州）休閑發(fā)展國際論壇的會議旅游的策劃方案?！啊钡闹形娜Q為。90第三節(jié)會議的策劃二、簡易時(shí)間流程（把握思路）會前會中會后第三節(jié)會議的策劃二、簡易時(shí)間流程（把握思路）會前會中會后91第三節(jié)會議的策劃商務(wù)會議工作流程（一）會前

1.與會議運(yùn)營公司洽談，提出主辦方要求如：時(shí)間、地方、人數(shù)、酒店星級、會議設(shè)備等。

2.會議運(yùn)營公司按主辦方要求提供會議所需要的機(jī)票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。向會議主辦方提供會議接待策劃方案預(yù)案書和報(bào)價(jià)。

第三節(jié)會議的策劃商務(wù)會議工作流程（一）會前

1.與會議92第三節(jié)會議的策劃商務(wù)會議工作流程（一）會前

3.邀請會議主辦者實(shí)地考察會議舉辦場所，確定方案，簽訂會議接待標(biāo)準(zhǔn)合同，預(yù)付會議訂金事宜。

4.在會議舉辦前制定會議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會議接待手冊。準(zhǔn)備會議資料。含代邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)等。

第三節(jié)會議的策劃商務(wù)會議工作流程93第三節(jié)會議的策劃會議工作流程（二）會中

1.會議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場，車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務(wù)。分批分時(shí)段按要求接站。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

2.會前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關(guān)物品。第三節(jié)會議的策劃會議工作流程（二）會中

1.會議接待94第三節(jié)會議的策劃會議工作流程（二）會中

3.會議場所：會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務(wù)服務(wù)。專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4.會議住宿：會議秘書在會議接待（報(bào)到）處協(xié)助會務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)用房及整理記錄有關(guān)信息。房間樓層及房間號確認(rèn)，詢問是否有特殊要求。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務(wù)工作。第三節(jié)會議的策劃會議工作流程（二）會中

3.會議場所：95第三節(jié)會議的策劃會議工作流程（二）會中

5.會議餐飲：確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)（如：特殊客人有宗教信仰）的確認(rèn)。

6.會議旅游：確認(rèn)旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排）。

第三節(jié)會議的策劃會議工作流程（二）會中

5.會議餐飲96第三節(jié)會議的策劃會議工作流程（二）會中

7.會議娛樂：提前確認(rèn)娛樂消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點(diǎn)的確認(rèn)。

8.會議服務(wù)：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。確認(rèn)并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財(cái)、物等安全工作。確認(rèn)特殊客人（含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。第三節(jié)會議的策劃會議工作流程（二）會中

7.會議娛樂97第三節(jié)會議的策劃會議工作流程（三）會后

1.會務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

2.會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。

3.與會議主辦者的費(fèi)用結(jié)算工作，提供會議過程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對并結(jié)帳。第三節(jié)會議的策劃會議工作流程（三）會后

1.會務(wù)服務(wù)的總98會務(wù)準(zhǔn)備開會方法內(nèi)容對象時(shí)間地點(diǎn)費(fèi)用會務(wù)提出問題應(yīng)急性信息性決策性議程和程序各項(xiàng)會務(wù)文件內(nèi)容策劃方案批準(zhǔn)會議設(shè)計(jì)和布置專家咨詢領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)構(gòu)組織保障者會議實(shí)施執(zhí)行策略保障控制工具效果設(shè)施環(huán)境場所配套編制預(yù)算預(yù)算執(zhí)行結(jié)算歸檔紀(jì)要發(fā)布分工落實(shí)后續(xù)工作評估反饋補(bǔ)充會議第三方顧問

會議制度和文化會議管理機(jī)構(gòu)會前會中會后會務(wù)準(zhǔn)備開會方法內(nèi)時(shí)提出問題應(yīng)信決議程和程序各文策劃方案批99第三節(jié)會議的策劃三、項(xiàng)目步驟邏輯思路（執(zhí)行指導(dǎo)）第三節(jié)會議的策劃三、項(xiàng)目步驟邏輯思路（執(zhí)行指導(dǎo)）100會議策劃的基本流程會議策劃的基本流程101市場調(diào)研確定主題會議目標(biāo)市場需求市場背景會議定位新聞亮點(diǎn)項(xiàng)目1確定主題市場調(diào)研確定主題會議市場市場會議新聞項(xiàng)目1確定主題102策劃考慮的要素要一素：主辦單位、承辦單位和協(xié)辦單位要二素：贏利點(diǎn)策劃要三素：確定與會者要四素：確定會議形式要五素：確定會議日期和地址要素六：會務(wù)要七素：營銷策略策劃考慮的要素103承辦者協(xié)辦者主辦者項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制承辦者主辦者項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制104要素二：贏利點(diǎn)策劃要素二：贏利點(diǎn)策劃105要