模塊2項目管理項目采購管理

項目采購管理授課人：鄒月平-副教授過程名輸入工具和技術(shù)輸出規(guī)劃采購1、項目管理計劃2、需求文檔3、風(fēng)險登記冊4、活動資源要求5、項目進度6、活動成本估算7、干系人登記冊8、事業(yè)環(huán)境因素9、組織過程資產(chǎn)1、自制/外購分析2、專家判斷3、市場調(diào)研4、會議5、合同類型1、采購計劃2、采購工作說明書3、采購文件4、供方選擇標(biāo)準(zhǔn)5、自制/外購決策6、變更申請7、可能的項目文件更新實施采購1、采購計劃2、采購文件3、賣方建議書4、項目文件5、采購工作說明6、組織過程資產(chǎn)1、投標(biāo)人會議2、建議評價技術(shù)3、獨立估算4、專家判斷5、刊登廣告6、分析技術(shù)7、采購談判1、選中的賣方2、合同3、資源日歷4、變更請求5、項目管理計劃更新控制采購1、項目管理計劃2、采購文件3、合同4、批準(zhǔn)的變更請求5、工作績效報告6、工作績效數(shù)據(jù)1、合同變更控制系統(tǒng)2、檢查與審計3、采購績效審查4、報告績效5、支付系統(tǒng)6、索賠管理7、記錄管理系統(tǒng)1、工作績效信息2、變更請求3、項目管理計劃更新4、項目文件更新5、組織過程資產(chǎn)更新結(jié)束采購1、合同2、合同收尾程序3、項目管理計劃4、采購文件1、采購審計2、采購談判3、記錄管理系統(tǒng)1、合同收尾2、組織過程資產(chǎn)更新1規(guī)劃采購管理是否需要采購？采購什么？何時采購？2實施采購選擇供應(yīng)商、簽合同。3控制采購管理監(jiān)控、審核績效。4合同收尾結(jié)算。行政收尾整個項目、各個階段行政在后發(fā)起人或高層合同收尾一個合同一次。合同在前包括行政收尾管理員（項目經(jīng)理）規(guī)劃采購管理規(guī)劃采購管理輸入1、項目管理計劃2、需求文檔3、風(fēng)險登記冊4、活動資源要求5、項目進度6、活動成本估算7、干系人登記冊8、事業(yè)環(huán)境因素9、組織過程資產(chǎn)工具技術(shù)1、自制/外購分析2、專家判斷3、市場調(diào)研4、會議5、合同類型輸出1、采購計劃2、采購工作說明書3、采購文件4、供方選擇標(biāo)準(zhǔn)5、自制/外購決策6、變更申請7、可能的項目文件更新輸入輸出工具技術(shù)（1）編制采購計劃過程的主要成果之一是釆購計劃，具體的采購活動將依據(jù)采購計劃進行。采購計劃描述從形成采購文件到合同收尾的采購過程。（2）采購工作說明書：對所購買的產(chǎn)品、成果或服務(wù)來說，采購工作說明書定義了與合同相關(guān)的那部分項目范圍。每個采購工作說明書來自于項目范圍基準(zhǔn)。（3）釆購文件：采購文件用來得到潛在賣方的報價建議書。當(dāng)選擇賣方的決定基于價格（例如當(dāng)購買商業(yè)產(chǎn)品或標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品）時，通常使用標(biāo)書、投標(biāo)或報價而不是報價建議書這個術(shù)語。常見的采購文件有：方案邀請書RFP（需求明確）、報價申請書RFQ（招標(biāo)）、征求供應(yīng)商意見書RFI（需求不明確）、投標(biāo)邀請書IFB、招標(biāo)通知、洽談邀請、承包商初始建議征求書。（4）供方選擇標(biāo)準(zhǔn)：這個標(biāo)準(zhǔn)用于從潛在的賣方中選中符合要求的、合格的賣方。（5）任何預(yù)算限制都可能是影響“自制/外購”決定的因素。如果決定購買，還要進一步?jīng)Q定是購買還是租借?！白灾?外購”分析應(yīng)該考慮所有相關(guān)的成本，無論是直接成本還是間接成本。【補充知識點】1．采購工作說明書包括的主要內(nèi)容有前言、服務(wù)范圍、方法、假定、服務(wù)期限和工作量估計、雙方角色和責(zé)任、交付資料、完成標(biāo)準(zhǔn)、顧問組人員、收費和付款方式、變更管理等。每次進行采購，都需要編制SOW。不過可以把多個產(chǎn)品或服務(wù)組合成一個采購包，由一個SOW全部覆蓋。在采購過程中，應(yīng)根據(jù)需求對采購SOW進行修訂和改進，直到合同簽訂、SOW成為合同的一部分。2．采購工作說明書與項目范圍說明書的區(qū)別：采購工作說明書是對項目所要提供的產(chǎn)品或服務(wù)的敘述性描述；項目范圍說明書則通過明確項目應(yīng)該完成的工作而確定了項目的范圍?！狙a充知識點】實施采購輸入1、采購計劃2、采購文件3、賣方建議書4、項目文件5、采購工作說明6、組織過程資產(chǎn)工具技術(shù)1、投標(biāo)人會議2、建議評價技術(shù)3、獨立估算4、專家判斷5、刊登廣告6、分析技術(shù)7、采購談判輸出1、選中的賣方2、合同3、資源日歷4、變更請求5、項目管理計劃更新輸入輸出工具技術(shù)（1）采用詢價比價形式的采購產(chǎn)品主要包括如下內(nèi)容：市場化程度高的產(chǎn)品、非專利專有技術(shù)產(chǎn)品、充分競爭性產(chǎn)品、可替代性強的產(chǎn)品、供應(yīng)商不唯一的產(chǎn)品。（2）不列入釆購詢價比價的采購包括：指定采購、原廠或代理有相關(guān)協(xié)議的采購、單個供應(yīng)商供貨合同在一定金額以下的采購。（3）一個完整的采購合同通常由開頭、正文、結(jié)尾和附件四部分組成。采購合同必備一下條款：（4）采購合同簽訂：根據(jù)所購設(shè)備的重要程度、不同保修要求簽訂不同的采購合同條款；對工程影響不大的輔材，正規(guī)的購貨發(fā)票視為采購合同，其他均需簽訂正規(guī)的采購合同（協(xié)議)，采購合同應(yīng)清楚表述訂購產(chǎn)品的有關(guān)信息和要求。商品名稱質(zhì)量條款數(shù)量和計量單位商品的價格交貨的期限、地點和方式產(chǎn)品的包裝標(biāo)準(zhǔn)和包裝物的供應(yīng)商與回收商品的驗收方式違約責(zé)任結(jié)算方式控制采購輸入1、項目管理計劃2、采購文件3、合同4、批準(zhǔn)的變更請求5、工作績效報告6、工作績效數(shù)據(jù)工具技術(shù)1、合同變更控制系統(tǒng)2、檢查與審計3、采購績效審查4、報告績效5、支付系統(tǒng)6、索賠管理7、記錄管理系統(tǒng)輸出1、工作績效信息2、變更請求3、項目管理計劃更新4、項目文件更新5、組織過程資產(chǎn)更新結(jié)束采購輸入1、合同2、合同收尾程序3、項目管理計劃4、采購文件工具技術(shù)1、采購審計2、采購談判3、記錄管理系統(tǒng)輸出1、合同收尾2、組織過程資產(chǎn)更新輸入輸出工具技術(shù)

審計作為結(jié)束采購的方法和技術(shù)，要從采購規(guī)劃到合同管理的整個采購過程進行系統(tǒng)的審查。目的是找出可供本項目其他采購合同或?qū)嵤┙M織內(nèi)其他項目借鑒成功與失敗的經(jīng)驗。招投標(biāo)相關(guān)知識1．招投標(biāo)中參與者（1）招標(biāo)人、招標(biāo)代理機構(gòu)、投標(biāo)人構(gòu)成招投標(biāo)中的參與者。（2）招標(biāo)人有權(quán)自行選擇招標(biāo)代理機構(gòu)，委托其辦理招標(biāo)事宜。招標(biāo)人具有編制招標(biāo)文件和組織評標(biāo)能力的，可以自行辦理招標(biāo)事宜。（3）在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件截止時間至少15日前，招標(biāo)人可以以書面形式對己發(fā)出的招標(biāo)文件進行必要的澄清或者修改。該澄清或者修改內(nèi)容是招標(biāo)文件的組成部分。（4）招標(biāo)人不得以不合理條件限制或者排斥潛在投標(biāo)人，不得對潛在投標(biāo)人實行歧視待遇。（5）依法必須進行招標(biāo)的項目，自招標(biāo)文件開始發(fā)出之日起至提交投標(biāo)文件截止之日止，最短不得少于20日。2．招投標(biāo)方式、程序及相關(guān)法律（1）招標(biāo)分為公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)。（2）招投標(biāo)程序如下：a)招標(biāo)人采用公開招標(biāo)方式的，應(yīng)當(dāng)發(fā)布招標(biāo)公告；招標(biāo)人采用邀請招標(biāo)方式的,應(yīng)當(dāng)向三個以上具備承擔(dān)招標(biāo)項目的能力、資信良好的特定的法人或者其他組織發(fā)出投標(biāo)邀請書。b)招標(biāo)人根據(jù)招標(biāo)項目的具體情況.可以組織潛在投標(biāo)人踏勘項目現(xiàn)場。c)投標(biāo)人投標(biāo)。d)開標(biāo)。e)評標(biāo)。f)確定中標(biāo)人。g)訂立合同。（3）招標(biāo)人和中標(biāo)人應(yīng)當(dāng)自中標(biāo)通知書發(fā)出之日起30日內(nèi)，按照招標(biāo)文件和中標(biāo)人的投標(biāo)文件訂立書面合同。（4）投標(biāo)人以他人名義投標(biāo)或者以其他方式弄虛作假，騙取中標(biāo)的，中標(biāo)無效，給招標(biāo)人造成損失的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。（1）關(guān)于項目的采購管理，下列說法中（）是不正確的。A．企業(yè)進行一些常規(guī)性的采購時可以直接從合格供應(yīng)商名單中選取供應(yīng)商B．如果項目的建設(shè)方指定了固定品牌和型號的設(shè)備，那么承建方在采購設(shè)備時要遵從建設(shè)方的要求C．政府或公益性組織在進行采購時必須使用公開招標(biāo)的方式D．在選擇供應(yīng)商的過程中可使用加權(quán)計算評分法，可以減少人為偏見帶來的影響習(xí)題解析：本題考查的是采購管理中政府采購知識，政府或公益性組織在進行采購時必須使用公開招標(biāo)是錯誤的?？梢圆捎霉_招標(biāo)、競爭性談判等。參考答案：（C）（2）外包模式是的近些年來非常重要的管理概念和經(jīng)營方法，企業(yè)將其部分業(yè)務(wù)或服務(wù)進行外包可以為其帶來很多利益，以下（）不屬于外包管理可以為企業(yè)帶來的益處。A．降低相關(guān)業(yè)務(wù)或生產(chǎn)的成本B．使企業(yè)可以專注于自己的擅長的領(lǐng)域C．提升員工的能力和工作效率D．改善服務(wù)，提高核心競爭力習(xí)題解析：本題考查的是外包的好處，屬于送分題。參考答案：（C）（3）在組織準(zhǔn)備進行采購時，應(yīng)準(zhǔn)備的采購文件中不包括（）。A．標(biāo)書B．建議書 C．工作說明書D．評估標(biāo)準(zhǔn)習(xí)題解析：本題考查的是采購文件的內(nèi)容,在項目中準(zhǔn)備進行采購時，應(yīng)組織制定的采購文件包括采購管理計劃、工作說明書、標(biāo)書(RFP)和評估標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。而建議書是賣方準(zhǔn)備的文件，用來說明賣方提供所需產(chǎn)品或服務(wù)的能力和意愿。建議書應(yīng)該與相關(guān)的采購文件的要求相一致，并能反映合同中所定義的原則。賣方的建議書應(yīng)該應(yīng)買方的要求提供正式的合法的報價。某些情況下，賣方可以回應(yīng)買方的要求對建議書中涉及到的人員、技術(shù)等進行口頭說明，以便買方進行進一步評估。參考答案：（B）（4）項目（）的結(jié)果一經(jīng)管理層確認，將對項目的實際采購活動產(chǎn)生現(xiàn)實性的指導(dǎo)，是項目采購活動的準(zhǔn)繩。A．工作說明書B．自制和外購分析C．范圍說明書D．采購計劃編制習(xí)題解析：本題考查采購管理相關(guān)知識，采購計劃編制的輸出中的采購管理計劃是項目采購活動的準(zhǔn)繩。參考答案：（D）（5）項目采購是一項復(fù)雜的工作，編制詳細可行的項目采購計劃有助于項目成功，（）屬于編制項目采購計劃所必須考慮的內(nèi)容。A．工作說明書 B．項目范圍說明書 C．自制/外購決定 D．合同收尾規(guī)程習(xí)題解析：本題考查的是編制采購計劃的輸入，在編寫采購管理計劃的時候當(dāng)然需要知道項目需要做什么，如果連做什么都不知道，怎么知道去采購什么。參考答案：（B）（6）與普通的采購管理過程相比，外包管理更注重（）環(huán)節(jié)。A．自制外購分析 B．計劃編制 C．過程監(jiān)控 D．成果驗收習(xí)題解析：本題考查外包管理的好處、害處、問題、注意事項等。在外包管理中，需要注意對外包商的監(jiān)控，以免項目失控。其實不僅僅是在外包中需要注意監(jiān)控，在項目的實施過程中都需要進行監(jiān)控。參考答案：（C）（7）審核并記錄供應(yīng)商的績效信息，建立必需的糾正和預(yù)防措施，作為將來選擇供應(yīng)商的參考過程，屬于項目采購管理的（）過程A．供方選擇B．合同收尾C．編制合同D．合同管理習(xí)題解析：本題考查的是采購管理的相關(guān)知識。合同管理過程審核并記錄賣方執(zhí)行合同的績效，以及所需進行的糾正措施。同樣賣方，也會記錄績效以備將來之用。買方對賣方執(zhí)行績效評估首先是用于驗證賣方是否具有承擔(dān)項目中相似工作的能力。當(dāng)確認賣方?jīng)]有履行合同義務(wù)而買方希望進行一些糾正時也會執(zhí)行類似的評估。在合同收尾前任何時候，只要在合同變更控制條款下經(jīng)雙方同意都可以對合同進行修訂。這種修訂不一定給雙方都帶來同樣的好處。參考答案：（D）（8）采購是從外部獲得產(chǎn)品和服務(wù)的完整購買過程。關(guān)于采購的敘述中，可能不恰當(dāng)?shù)氖牵海ǎ?。A．賣方可能會設(shè)立一個項目來管理所有的工作B．企業(yè)采購可以分為日常采購行為和項目采購行為C．如果采購涉及集成眾多的產(chǎn)品和服務(wù)，企業(yè)傾向于尋找總集成商D．