OA辦公自動化的基礎(chǔ)知識理論

辦公自動化（OA）基礎(chǔ)知識

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2005年6月辦公自動化（OA）1OA的發(fā)展歷史2知識管理的基本知識 3OA軟件

1OA的發(fā)展歷史1.1OA的背景

1.2OA的歷史 1.3中國需要什么樣的OA?1.4辦公自動化企業(yè)信息化的核心（1）OA的概念 辦公自動化系統(tǒng)（OfficeAutomationSystem，OA）是指：基于先進的網(wǎng)絡(luò)互連的分布式軟件系統(tǒng)，通過有效的資源共享和信息交流、發(fā)布，達到提高工作效率，降低勞動強度，減少重復(fù)勞動的目的。它強調(diào)人與人之間、各部門之間、企業(yè)之間的協(xié)同工作，以及相互之間進行有效的交流、溝通。（2）OA的產(chǎn)生背景20世紀(jì)70年代中期發(fā)達國家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇增加對企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響問題的背景下，發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。基本任務(wù)是利用先進的科學(xué)技術(shù)，使人們借助各種設(shè)備解決對一部分辦公業(yè)務(wù)的處理，達到提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，方便管理和決策的目的。核心問題是如何提高日常的辦公效率。1OA的發(fā)展歷史1.1OA的背景 1.2OA的歷史 1.3中國需要什么樣的OA?1.4辦公自動化企業(yè)信息化的核心1.2OA的歷史（1）第一代辦公自動化：個體工作自動化（2）第二代辦公自動化：工作流程自動化 （3）第三代辦公自動化：以知識管理為核心(一)（4）第三代辦公自動化：以知識管理為核心(二)（1）第一代辦公自動化：

個體工作自動化

發(fā)展WPS使辦公自動化發(fā)展到一個嶄新的階段微處理器速度和性能的不斷提高為辦公自動化創(chuàng)造了更加有利的硬件環(huán)境操作系統(tǒng)的更新?lián)Q代和辦公套件的不斷升級，為辦公自動化提供了越來越多的功能為辦公自動化創(chuàng)造了非常有利的軟件環(huán)境（1）第一代辦公自動化：

個體工作自動化（續(xù)）特點一臺中檔以上的個人電腦并安裝一個高版本的操作系統(tǒng)（如Windows98或OS/2WarpServer）和一組跨平臺的辦公套件（如MSOffice97或LotusOfficePro）。面向辦公室管理層和事務(wù)處理人員的管理信息系統(tǒng)（MIS），它基于傳統(tǒng)的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主要處理和存儲對象，只限于企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的計算和統(tǒng)計。（2）第二代辦公自動化：

工作流程自動化

1995年，IBM公司CEO郭士納（Gerstner）提出“以網(wǎng)絡(luò)為中心的計算”（Network－CentricComputing）模式，極大地影響了辦公自動化的發(fā)展趨勢，出現(xiàn)了以網(wǎng)絡(luò)為中心，以信息（或工作流）為主要處理內(nèi)容的第二代辦公自動化系統(tǒng)。特點以網(wǎng)絡(luò)為中心，以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的信息流（或工作流）為主要存儲和處理對象；有利于在企業(yè)內(nèi)部建立通信基礎(chǔ)平臺，不僅提高了辦公的效率，減少了扯皮和內(nèi)耗，還增強了系統(tǒng)的安全性。（3）第三代代辦公自動化化：

以知識識管理為核心心(一)第二代辦公自自動化系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)術(shù)為主要特征，，實現(xiàn)了工作流程自動動化，實現(xiàn)了收發(fā)發(fā)文從傳統(tǒng)的的手工方式向向工作流自動動化方式的飛飛躍。隨著21世紀(jì)紀(jì)知識經(jīng)濟時時代的來臨，，對知識前所所未有的重視視使從以工作作流程為中心心的第二代辦辦公自動化系系統(tǒng)提升到以知識管理為為核心的第三代辦公自自動化系統(tǒng)。（3）第三代代辦公自動化化：

以知識識管理為核心心(一)（續(xù)續(xù)）Lotus第第三代辦公公自動化系統(tǒng)統(tǒng)的理念知識經(jīng)濟時代代的辦公已經(jīng)經(jīng)不再是簡單單的文件處理理和行政事務(wù)務(wù)了，其目的的在于達到整整個企業(yè)的最最終目標(biāo)，這這就需要依靠靠先進的管理理思想和方法法。所謂知識管理，實際上是一一種系統(tǒng)，是是幫助企業(yè)發(fā)發(fā)現(xiàn)知道什么么，如何定位位擁有專門知知識的人，如如何傳遞這些些知識，以及及如何有效利利用知識的系系統(tǒng)。（3）第三代代辦公自動化化：

以知識識管理為核心心(一)（續(xù)續(xù)）在部署實施過過程中，企業(yè)業(yè)與機構(gòu)需要要：把知識管理融融入BPR（（業(yè)務(wù)流程重重組）改造企業(yè)文化化通過知識管理理提高企業(yè)的的核心能力———建建立學(xué)習(xí)型型企業(yè)（4）第三代代辦公自動化化：

以知識識管理為核心心(二)Lotus第第三代OA的架構(gòu)底層是企業(yè)的的基本信息支支撐環(huán)境，包包括MRPII、MIS系統(tǒng)對企業(yè)業(yè)內(nèi)部各種層層次生產(chǎn)經(jīng)營營管理過程的的信息化支撐撐，以及對企企業(yè)外部Internet的信息獲獲取。第二層是企業(yè)業(yè)多維知識倉倉庫，在數(shù)據(jù)據(jù)挖掘與模式式提取的工具具支持下，發(fā)發(fā)掘其中有價價值的模式與與知識，進行行緊密而科學(xué)學(xué)的組織。。（4）第三代代辦公自動化化：

以知識識管理為核心心(二)（續(xù)續(xù)）基于LotusDomino/Notes的的應(yīng)用解決方方案類型(1)工作組組通信(2)企業(yè)級通信信(3)企業(yè)間間通信(4)工作組協(xié)作作(5)企業(yè)級級知識管理(6)電子子社區(qū)開發(fā)(7)工作組組級流程創(chuàng)新新(8)企業(yè)級級流程創(chuàng)新(9)價值鏈鏈創(chuàng)新1OA的的發(fā)展歷史1.1OA的背景1.2OA的歷史1.3我我們需要什么么樣的OA?1.4辦辦公自動化企企業(yè)信息化的的核心我們需要什么么樣的OA?第一點需求：：集成第二點需求：：完全基于Web第三點需求：：流程優(yōu)化第四點需求：：管理知識1OA的的發(fā)展歷史1.1OA的背景1.2OA的歷史1.3中中國需要什么么樣的OA?1.4辦辦公自動化企企業(yè)信息化的的核心企業(yè)OA系統(tǒng)統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)的功功能（1）企業(yè)通通訊平臺（2）信息發(fā)發(fā)布平臺（3）協(xié)同工工作平臺（4）公文流流轉(zhuǎn)平臺（5）日常辦辦公平臺（6）信息集集成平臺（7）知識管管理平臺辦公自動化（（OA）1OA的的發(fā)展歷史2知識管管理的基本知知識3OA軟軟件2知識管管理的基本知知識2.1OA與KM(知識管理)2.2知識管理的概概念2.3知知識管理的發(fā)發(fā)展歷史和目目的2.4知知識管理的基基礎(chǔ)內(nèi)容2.5知知識管理的價價值2.6在在企業(yè)中實施施知識管理的的原則和步驟驟2.1OA與KMOA是KM的的基礎(chǔ)，是KM的入門。。KM是OA量變到質(zhì)變變的過程。企業(yè)實施OA的目的在于于將企業(yè)中的的手工管理工工作電子化、、網(wǎng)絡(luò)化、自自動化，是知知識管理的初初級階段。KM是一種方方法論，企業(yè)業(yè)實施KM的的目標(biāo)是管理理方法、管理制度度上的提高，，為OA系統(tǒng)統(tǒng)提供了方法法論和戰(zhàn)略方方向。2知識管管理的基本知知識2.1OA與KM2.2知知識管理的概概念2.3知知識管理的發(fā)發(fā)展歷史和目目的2.4知知識管理的基基礎(chǔ)內(nèi)容2.5知知識管理的價價值2.6在在企業(yè)中實施施知識管理的的原則和步驟驟知識管理的概概念知識管理（KnowledgeManagement，，KM）是指指一個組織整整體上對知識識的獲取、存存儲、學(xué)習(xí)、、共享、創(chuàng)新新的管理過程程。目的是提提高組織中知知識工作者的的生產(chǎn)力，提提高組織的應(yīng)應(yīng)變能力和反反應(yīng)速度，創(chuàng)創(chuàng)新商業(yè)模式式，增強核心心競爭力。對于企業(yè)而言言，知識管理理是一種全新新的經(jīng)營管理理模式，知識識管理代表了了理解和探索索知識在管理理和工作中的的作用的新發(fā)發(fā)展，是與具具體的智能管管理相結(jié)合的的基礎(chǔ)管理，，簡潔地說：：知識管理是是充分地利用用集體智慧來來增強應(yīng)變和和創(chuàng)新能力。。2知識管管理的基本知知識2.1OA與KM2.2知知識管理的概概念2.3知知識管理的發(fā)發(fā)展歷史和目目的2.4知知識管理的基基礎(chǔ)內(nèi)容2.5知知識管理的價價值2.6在在企業(yè)中實施施知識管理的的原則和步驟驟（1）知識管管理的發(fā)展20世紀(jì)70年代至80年代：超文本/群件件應(yīng)用系統(tǒng)、、知識管理理系統(tǒng)以及諸諸如”知識獲獲取”,”知知識工程”,”以知識為為基礎(chǔ)的系統(tǒng)統(tǒng)”和”基于于計算機的存存在論”等觀觀點20世紀(jì)80年代中中期：知識(以及及以它為基基礎(chǔ)體現(xiàn)的的專業(yè)能力力)作為競競爭性資產(chǎn)產(chǎn)的重要性性已經(jīng)明確確化.1989年年：“管理知識識資產(chǎn)”項項目的啟動動、知識管管理的論文文出現(xiàn)、、關(guān)于組織織學(xué)習(xí)和知知識管理的的第一批專專著也開始始出版、國國際知識管管理網(wǎng)絡(luò)(IKMN)在歐洲洲創(chuàng)辦1990年年：實施企業(yè)業(yè)內(nèi)部的知知識管理項項目、建建立了重點點知識管理理項目1994年年：IKMN公公布了對歐歐洲企業(yè)開開展的知識識管理調(diào)查查的結(jié)果（2）知識識管理的目目的知識管理能能夠整合企業(yè)的的知識資源源，將個人知知識和信息息提升為組組織知識。。知識管理在在實現(xiàn)內(nèi)部部資源有序序化的基礎(chǔ)礎(chǔ)上，通過過建立相應(yīng)應(yīng)的客戶、、市場及突突發(fā)事件的的專家網(wǎng)絡(luò)絡(luò)，能夠提高對外反反應(yīng)速度。知識管理有有助于企業(yè)業(yè)從現(xiàn)有數(shù)數(shù)據(jù)中挖掘掘有用知識識、增強企業(yè)商務(wù)智智能。知識管理有有助于發(fā)現(xiàn)現(xiàn)和培育新的想想法和思維維。2知識識管理的基基本知識2.1OA與KM2.2知知識管理理的概念2.3知知識管理理的發(fā)展歷歷史和目的的2.4知知識管理理的基礎(chǔ)內(nèi)內(nèi)容2.5知知識管理理的價值2.6在在企業(yè)中中實施知識識管理的原原則和步驟驟（1）顯性性知識與隱隱形知識顯性知識（ExplicitKnowledge）是是指可以通通過語言方方式傳播的的知識。典典型的顯性性知識主要要是指以專專利、科學(xué)學(xué)發(fā)明和特特殊技術(shù)等等形式存在在的知識，，存在書本本、計算機機數(shù)據(jù)庫、、CD-ROM等介介質(zhì)中。隱性知識，也稱為"隱含經(jīng)驗驗類"（TacitKnowledge），，往往是個個人或組織織經(jīng)過長期期積累而擁擁有的知識識，通常不不易用語言言表達，也也難以傳播播。（2）知識識流程知識流程是指組織的的核心資源源——知識識在組織內(nèi)內(nèi)部各個知知識駐點之之間為創(chuàng)造造價值而形形成的一系系列積累、、共享、交交流的過程程。知識流流程中顯性性的一部分分是通過信信息流程的的方式表現(xiàn)現(xiàn)出來的。。知識流程程中隱性的的一部分更更多的表現(xiàn)現(xiàn)為組織結(jié)結(jié)構(gòu)、組織織制度、溝溝通方式等等。知識流程的的設(shè)計和重重組包括：：（1）組組織知識的的基礎(chǔ)編碼碼與標(biāo)準(zhǔn)化化機制（2）外外部知識內(nèi)內(nèi)化的機制制（3）用用知識流程程統(tǒng)一業(yè)務(wù)務(wù)流程和管管理流（4）授授權(quán)管理（3）文檔檔管理文檔管理是對基本數(shù)數(shù)據(jù)和知識識信息進行行控制的機機制。文檔管理包包括以下幾幾個部分：：（1）目錄錄管理（2）知識識的分類和和模塊化機機制（3）內(nèi)部部文檔的積積累與更新新機制（4）知識識地圖和知知識搜索機機制2知識識管理的基基本知識2.1OA與KM2.2知知識管理理的概念2.3知知識管理理的發(fā)展歷歷史和目的的2.4知知識管理理的基礎(chǔ)內(nèi)內(nèi)容2.5知知識管理理的價值2.6在在企業(yè)中中實施知識識管理的原原則和步驟驟（1）知識識管理的價價值在哪里里？在新經(jīng)濟時時代，企業(yè)業(yè)的真正價價值已不再再只是資產(chǎn)產(chǎn)負(fù)債表上上的股東權(quán)權(quán)益凈值，，而應(yīng)該再再加上企業(yè)業(yè)無形資產(chǎn)產(chǎn)的提升。。而“知識識管理“在在企業(yè)價值值提升的過過程中無疑疑扮演著一一個最為關(guān)關(guān)鍵的角色色。（2）對企企業(yè)知識管管理的全新新定義企業(yè)在實現(xiàn)現(xiàn)知識管理理的時候：：建立一個環(huán)環(huán)境，這個個環(huán)境應(yīng)當(dāng)當(dāng)使成員溝溝通的時候候變得非常常容易。這個環(huán)境中中應(yīng)該將原原有的“人人盯人”的的管理方式式轉(zhuǎn)變?yōu)殡婋娮踊ぷ髯髁鞯墓芾砝矸绞?，從從而解決最最棘手的工工作效率問問題。應(yīng)當(dāng)利用系系統(tǒng)積累的的大量信息息資源，在在此基礎(chǔ)上上作進一步步的管理，，使之變成成企業(yè)的無無形資產(chǎn),并成功建建立企業(yè)知知識文化體體系。系統(tǒng)中的不不同成員組組織應(yīng)具有有不同等級級的權(quán)限。。（3）對企企業(yè)所需要要的KM系系統(tǒng)的界定定它以互聯(lián)網(wǎng)和信信息技術(shù)為基礎(chǔ)，幫幫助企業(yè)對對組織中的的知識資源源進行系統(tǒng)統(tǒng)化、規(guī)范范化的管理理，變傳統(tǒng)統(tǒng)的面向““職能”管管理方式向向面向“流程程”的管理理方式轉(zhuǎn)變，讓系系統(tǒng)環(huán)境里里的所有人人都能快速速而方便地地訪問到或或?qū)W習(xí)到所所需要的信信息和知識識，為企業(yè)業(yè)在成長過過程中積累累大量的知知識財富，，并且為其其他業(yè)務(wù)系系統(tǒng)提供有有效的數(shù)據(jù)據(jù)源。2知識識管理的基基本知識2.1OA與KM2.2知知識管理理的概念2.3知知識管理理的發(fā)展歷歷史和目的的2.4知知識管理理的基礎(chǔ)內(nèi)內(nèi)容2.5知知識管理理的價值2.6在在企業(yè)中中實施知識識管理的原原則和步驟驟（1）知識識管理要遵遵循的原則則積累是知識管理理的基礎(chǔ)：：共享是知識管理理的價值體體現(xiàn)；創(chuàng)新是知識管理理的最終追追求。第一步，通通過知識管管理將公司司內(nèi)部的信信息積累，保存存起來。第二步，使使將積累的的知識在企企業(yè)進行共享。第三步，是是知識的創(chuàng)新。（2）實施施知識管理理的步驟步驟：（1）確定定公司的戰(zhàn)戰(zhàn)略目標(biāo)和和核心競爭爭力在哪里里。（2）確定定公司只是是管理的重重點領(lǐng)域是是哪些。（3）對引引入知識管管理的業(yè)務(wù)務(wù)環(huán)節(jié)或流流程進行分分析。（4）根據(jù)據(jù)上述分析析，制定相相應(yīng)的知識識管理方案案。（5）對引引入知識管管理的業(yè)務(wù)務(wù)環(huán)節(jié)或流流程進行實實施前和實施后的的評估。通過在企業(yè)業(yè)內(nèi)部實施施上述知識識步驟后，，將在企業(yè)業(yè)建立起知識管理系系統(tǒng)，包括：企業(yè)的知識識中心、企業(yè)知識檢檢索系統(tǒng)、企業(yè)的專家家名錄。辦公自動化化（OA））1OA的發(fā)展歷歷史2知識識管理的基基本知識3OA軟件3OA軟件3.1以以知識管管理為核心心的OA軟軟件系統(tǒng)3.2OA軟件件設(shè)計目標(biāo)標(biāo)3.3OA系統(tǒng)統(tǒng)應(yīng)用場景景概述3.4OA功能能模塊應(yīng)用用簡介3.1以以知識管管理為核心心的OA軟軟件系統(tǒng)知識管理平平臺在企業(yè)業(yè)中的應(yīng)用用不是一個個封閉的過過程，而是是一個不斷斷循環(huán)，螺螺旋上升的的過程。知識收集、整理、發(fā)布、再利用四個階段以知識管理理為核心的的OA軟件件系統(tǒng)的定定位提供知識化化網(wǎng)絡(luò)辦公公建設(shè)工具具建立一個電電子化的工工作環(huán)境建立一個可可以控制的的電子化工工作流建立一個企企業(yè)知識收收集平臺建立基于ASP模式式的網(wǎng)絡(luò)辦辦公系統(tǒng)3OA軟件3.1以以知識管管理為核心心的OA軟軟件系統(tǒng)3.2OA軟件件設(shè)計目標(biāo)標(biāo)3.3OA系統(tǒng)統(tǒng)應(yīng)用場景景概述3.4OA功能能模塊應(yīng)用用簡介3.2OA軟件件設(shè)計目標(biāo)標(biāo)（1）操作作簡明易用用（2）系統(tǒng)統(tǒng)開放性強強且可方便便地設(shè)置多多個應(yīng)用模模式（3）系統(tǒng)統(tǒng)具有良好好可擴展性性（4）系統(tǒng)統(tǒng)應(yīng)與其它它應(yīng)用軟件件有良好集集成性（5）系統(tǒng)統(tǒng)應(yīng)具極高高安全性（6）系統(tǒng)統(tǒng)應(yīng)可運行行在目前流流行的所有有操作系統(tǒng)統(tǒng)上（7）系統(tǒng)統(tǒng)管理一體體化、集中中化（8）應(yīng)加加強對更多多新技術(shù)的的應(yīng)用3OA軟件3.1以以知識管管理為核心心的OA軟軟件系統(tǒng)3.2OA軟件件設(shè)計目標(biāo)標(biāo)3.3OA系統(tǒng)統(tǒng)應(yīng)用場景景概述3.4OA功能能模塊應(yīng)用用簡介3.3OA系統(tǒng)統(tǒng)應(yīng)用場景景概述綠色原野集集團公司是是一家上市市股份公司司目前在集集團本部使使用了一套套以知識管管理為核心心的OA系系統(tǒng)，集集團本部包包括5個中中心，每個個中心下面面還包括3-4個部部門，在OA系統(tǒng)中中注冊的用用戶有35個員工。。OA系統(tǒng)中中分屬角色色分別有：：集團高級級領(lǐng)導(dǎo)、總總經(jīng)辦主任任、中心總總監(jiān)、部門門經(jīng)理、秘秘書以及普普通員工。。集團本部組組織架構(gòu)3OA軟件3.1以以知識管管理為核心心的OA軟軟件系統(tǒng)3.2OA軟件件設(shè)計目標(biāo)標(biāo)3.3OA系統(tǒng)統(tǒng)應(yīng)用場景景概述3.4OA功能能模塊應(yīng)用用簡介3.4OA功能能模塊應(yīng)用用簡介本節(jié)以綠色色原野集團團所使用的的OA系統(tǒng)統(tǒng)整體結(jié)構(gòu)構(gòu)論述OA系統(tǒng)的功功能結(jié)構(gòu)，，OA一般般主要由三三大平臺組組成：流程程應(yīng)用平臺臺、信息發(fā)發(fā)布平臺和和企業(yè)內(nèi)部部其他應(yīng)用用平臺。OA系統(tǒng)結(jié)結(jié)構(gòu)圖（（下頁）（1）系統(tǒng)統(tǒng)設(shè)置部分分（1）系統(tǒng)統(tǒng)設(shè)置不僅提供了了常用的設(shè)設(shè)置功能，，還涵蓋了了創(chuàng)建OA平臺所必必須的網(wǎng)絡(luò)絡(luò)配置功能能，系統(tǒng)管管理員可以以根據(jù)實際際應(yīng)用情況況對系統(tǒng)進進行個性化化設(shè)置。（2）系統(tǒng)統(tǒng)通訊錄可以根據(jù)本本單位的組組織構(gòu)架對對整個系統(tǒng)統(tǒng)進行劃分分與設(shè)定。。（3）數(shù)據(jù)據(jù)維護提供了一個個標(biāo)準(zhǔn)的基基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維維護庫，在在此用戶可可以對一些些常用的數(shù)數(shù)據(jù)進行設(shè)設(shè)置。（2）流程程應(yīng)用部分分（一）（1）流程程定義結(jié)合系統(tǒng)自自身強大的的流程定義義模塊，能能形成各式式復(fù)雜、多多變的業(yè)務(wù)務(wù)流程，，流程管理理員還可以以在系統(tǒng)中中進行諸多多高級操作作，公司普普通員工也也可隨時對對其有權(quán)限限的文檔進進行流轉(zhuǎn)和和狀態(tài)查看看。（2）收文文管理執(zhí)行對上級級來文進行行收文登記記、轉(zhuǎn)相關(guān)關(guān)人員批閱閱流轉(zhuǎn)、辦辦理，流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)結(jié)束后可可以歸入檔檔案數(shù)據(jù)庫庫。綠色原野集集團本部的的收文管理理流程：流程說明①該流程程啟動后，，一律通知知（郵件通通知）總經(jīng)經(jīng)理辦公室室主任。②總經(jīng)辦辦主任、總總裁、中心心總監(jiān)具有有“傳閱””權(quán)利。③總裁、、中心總監(jiān)監(jiān)具有“可可結(jié)束流程程的權(quán)利””（3）流流程應(yīng)用部部分（二））（1）發(fā)文文管理執(zhí)行發(fā)文擬擬稿、核稿稿、會簽、、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)發(fā)、發(fā)文登登記等流程程。（2）企業(yè)業(yè)工作流系統(tǒng)提供給給用戶企業(yè)業(yè)常用的各各種工作流流程模塊，，用戶也可可以根據(jù)企企業(yè)的需要要自定義流流程應(yīng)用，，同時，該該模塊還為為用戶提供供了多種表表單樣式綠色原野集集團本部的的發(fā)文管理理流程：流程說明①該流程程啟動后，，一律通知知（郵件通通知）總經(jīng)經(jīng)理辦公室室主任。②總經(jīng)辦秘秘書、各個個中心秘書書有權(quán)使用用該流程。。③“中心總總監(jiān)/總經(jīng)經(jīng)辦主任審審批”“各各部門會