質量記錄填寫規(guī)范說明20160120

質量記錄填寫規(guī)范說明集團標準化辦公室2016.01.20記錄表單的有效性確認應使用實驗室品保部（紙質版）或集團文控中心（OA電子版）發(fā)布的現行有效空白記錄表單，不得使用已過期作廢版本的空白記錄表單。品保部生效的紙質版受控空白記錄表單使用人可重復復印使用，文控中心OA生效的空白記錄表單可自行在OA系統(tǒng)上下載打印?，F行有效記錄判別：依照品保部或文控中心發(fā)布的最新有效受控文件清單核對記錄表單右上角記錄表單編號、生效日期及修訂號，一致即有效。與清單核對如使用電子版空白記錄直接填寫電子版文件則必須經過文件管理部門（如品保部）同意，且電子版記錄在填寫完好后填寫人必須再打印為紙質版。填寫人對打印出的紙質版記錄進行簽字后方可視為該份記錄為有效記錄，見下圖示例。

電子版記錄打印后需要原填寫人的簽字并附日期電子版記錄填寫的有效性確認所有記錄必須如實、真實填寫，及時完整記錄，不得寫回憶錄，更不能造假，原則上由操作人親自填寫，做什么就寫什么。記錄填寫應用藍色或黑色簽字筆，不能用鉛筆或圓珠筆。字跡要求清晰工整，易于識別。檢測項目等項目名稱一般不得簡寫，應寫全名（國家或行業(yè)規(guī)定可以簡寫的名稱或行業(yè)通用的項目簡寫名稱除外）。操作者和復核者均應寫全名，不得只寫姓或名，如果一列或一行均為同一人簽名，應逐一全部簽全名，不能簡寫符號等方式表示。記錄填寫規(guī)范（1）記錄內容應填寫齊全，不得在記錄表單上留有空格或空白處。如無內容填寫時要用“／”劃掉，包括備注欄也應用“/”劃掉，必要時說明原因（如“此處不適用”），內容與上項相同時應重復抄寫，不得用簡寫符號或者“同上”等形式填寫。如記錄內容過多填不下，則可另附紙與其上并在原記錄處作說明（如“以下記錄參見附頁”），且附紙上應有記錄人簽名和日期。任何記錄均不得撕毀、損壞和任意涂改。打印紙張要求：所有受控記錄均不能有“再用紙”和“廢紙”打印，即記錄背面應為空白紙張，不得有無關文字。記錄填寫規(guī)范（2）日期填寫記錄中填寫的日期一律不得簡寫，應包括年月日。一般使用YYYY.MM.DD或YYYY年MM月DD日（如2016.01.19或2016年01月19日），不得簡寫。如使用英文，一般為MMM.DD.YY、MM-DD-YY或MM/DD/YY（如Jan.19.2016、19-01-2014或01/19/2016)。記錄填寫規(guī)范（3）記錄版本錯誤和打印紙錯誤示例（1）受控記錄表單的背面，原則上不準有其他無關信息，即受控記錄空白表單一般不用再用紙和廢紙打印，也不能在受控記錄的背面亂涂亂畫。記錄版本錯誤和打印紙錯誤示例（2）記錄不能用圓珠筆填寫，也不能用鉛筆和紅色筆填寫，一列或一行姓名或內容一模一樣時應重復逐一完整填寫，不能簡化填寫，比如只寫姓或名等都是錯誤的。記錄版本錯誤和打印紙錯誤示例（3）嚴禁使用沒有現行有效受控編號的記錄表單和版本過期或不正確的記錄表單。正確填寫√記錄填寫正確示例錯誤點：與上項內容相同，不可用“同上”、“…”等代替××記錄填寫錯誤示例（1）錯誤點：無內容填寫處未用“／”表示?！劣涗浱顚戝e誤示例（2）當記錄的某一部分或數據填寫錯誤時，不得撕毀或任意涂改，應由記錄人在錯誤處化一橫線（應使錯誤處清晰可見）--采用杠改的方法，再將正確記錄記于一旁，后由記錄人在修改處簽上姓名和修改日期，同時注明更改原因。原則上應由原始記錄人或復核人進行修改，他人不得隨意更改。強調：對錯誤的原始記錄，應對錯誤部分從左下角至右上角劃

一條斜杠“/”。杠改法：即將取消的數字、文字、符號等用一橫杠劃掉（不得抹

掉）。記錄修改規(guī)范用“／”劃掉錯誤內容填上正確內容修改人簽名并注明日期日期記錄更改示例（1）記錄更改示例（2）錯誤內容用一個“/”劃掉，旁邊寫上正確內容，然后修改人附上簽名和日期，注意修改人原則上為表單原始記錄人或復核人。備注欄也不能空白，也需要杠掉，防止后續(xù)人為擅自添加內容。記錄更改錯誤示例錯誤：問題是錯誤內容被劃得看不

清了，正確方法是只劃一個

“/”

，使原來的信息仍能看

清楚。注意：如果修改的信息非常關鍵，如

重要參數，則還應在旁邊注明

修改原因。張三李四2016年01月18日√正確劃線示例：記錄內容錯誤正確劃線示例幾種常見的錯誤涂改示例：張三李四2016年01月18