公司采購業(yè)務(wù)運作精要

公司采購業(yè)務(wù)運作精要公司采購業(yè)務(wù)運作精要采購基本知識采購作業(yè)流程采購需求描述

采購準(zhǔn)備工作

采購實施作業(yè)

供應(yīng)商的管理采購談判技巧采購品質(zhì)管理

采購成本控制2公司采購業(yè)務(wù)運作精要(一)3采購基礎(chǔ)知識采購基礎(chǔ)知識4采購基礎(chǔ)知識采購的含義采購管理的內(nèi)涵采購的范圍采購的職能采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)采購基礎(chǔ)知識5采購的含義(1)1、狹義的采購(Purchase)——是指限于“購買”(Buying)的方式，由買方支付對等的代價，向賣方換取物品的行為過程，亦即所謂的“一手交錢，一手交貨”或“銀貨兩訖”。個人——滿足消費需求；公司——滿足生產(chǎn)需求注意點：在狹義的采購之下，買方一定要先具備支付能力，也就是要有“錢”才能換取他人的物品，未滿足自己的需求?！板X”-現(xiàn)金的價值與重要性采購基礎(chǔ)知識6采購的含義(2)2、廣義的采購（Procurement)——購置系指除了以購買的方式，占有物品之外，還可以用下列途徑取得物品的使用權(quán)，來達到滿足需求的目的。

租賃：即一方以支付租金的方式取得他人物品的使用權(quán)。（舉例：1、租結(jié)婚禮服。2、租錄影帶或武俠/愛情小說。3、租用貨車等）

借貸：即一方以無需支付任何代價的方式，取得他人物品的使用權(quán)；使用完畢，僅返還原物品。（舉例：1、朋友之間借錢/借房。2、各母,子公司之間，生產(chǎn)資料彼此調(diào)撥）

交換：以物易物的方式，取得物品的所有權(quán)及使用權(quán)。（舉例：1、中國前蘇聯(lián)。2、美國通用汽車公司埃及納塞汽車公司)

征收：政府以有償和無償方式，取得民間物品的使用權(quán)或所有權(quán)。（舉例：戰(zhàn)爭時，政府征用鋼鐵廠及機械廠，作為生產(chǎn)武器彈藥的用途）裝滿216節(jié)火車車廂的芒果汁一架IL-28型客機技術(shù)及員工培訓(xùn)小汽車采購基礎(chǔ)知識71、公司功能的內(nèi)涵適當(dāng)?shù)墓?yīng)商（RightVendor）…….合格的供應(yīng)商（QualifiedVendor)關(guān)鍵點：建立平等互需的買賣機會，維持長期合作的交易關(guān)系適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)（RightQuality）關(guān)鍵點：品質(zhì)以適合可用為原則適當(dāng)?shù)臅r間（RightTime)…….JIT適時管理關(guān)鍵點：適時采購，及時交貨是最好的管理原則適當(dāng)?shù)膬r格（RightPrice)關(guān)鍵點：“一分價錢一分貨”適當(dāng)?shù)臄?shù)量（RightQuality)關(guān)鍵點：避免“過與不及” 采購管理的內(nèi)涵(1)采購基礎(chǔ)知識82、管理功能的內(nèi)涵事前規(guī)劃（Planning)：組織建立&作業(yè)流程&預(yù)算事中執(zhí)行（Doing)：競爭策略&一般策略&行動計劃事后控制（Seeing)：采購人員行為規(guī)范&工作績效評估&內(nèi)、外關(guān)系協(xié)調(diào).采購基礎(chǔ)知識采購管理的內(nèi)涵(2)9

有形的物品1、原料：直接使用于生產(chǎn)之原料。（舉例：織布用的棉紗，生產(chǎn)電路所用的晶片，生產(chǎn)水泥所用的石灰石等）2、副料：除了原料之外所耗用的材料。（舉例：化學(xué)催化劑；螺絲；銼刀；瓦斯；包裝袋和打包帶等）3、半成品：已經(jīng)過一次或多次處理并將在后面的階段進行深加工。（舉例：鋼板，鋼絲和塑料薄片等）4、成品：包括被用來銷售而采購的所有產(chǎn)品。（舉例：汽車，收音機等）5、機具及設(shè)備：指制造產(chǎn)品的主要工具。6、事務(wù)用品：辦公室生產(chǎn)線人員在文書作業(yè)上所需的設(shè)施及夾具，紙張，以及任何其它雜項購置。（舉例：桌椅，帳冊，計算機，掃把和衣架等）采購基礎(chǔ)知識采購的范圍(1)10無形的勞務(wù)1、技術(shù)：取得正確操作或使用機器，設(shè)備，原料等的專業(yè)知識(Knowhow)。2、服務(wù)：售前服務(wù)：指賣方在交易前提供產(chǎn)品的資訊。包括產(chǎn)品說明，操作示范制作過程或材料規(guī)范，參觀設(shè)施等。

關(guān)鍵點:此項服務(wù)要增加采購人員的產(chǎn)品的專業(yè)知識,對決策有幫助.售后服務(wù)：指賣方提供機器，設(shè)備之安裝或修護，操作或使用方法的教育訓(xùn)練，運送及退換貨品等。專業(yè)服務(wù)：指聘專家，管理顧問，律師等專業(yè)人員所提供的特殊服務(wù)。勤務(wù)服務(wù)：指日常作業(yè)性質(zhì)的服務(wù)，包括資訊傳達，膳食服務(wù)，搬運，清潔，警衛(wèi)等。3、工程發(fā)包：包括廠房，辦公室等建筑之營造與修繕。

采購基礎(chǔ)知識采購的范圍(2)11采購職能戰(zhàn)術(shù)采購訂購職能內(nèi)部用戶確定規(guī)格選擇供應(yīng)商制定協(xié)議供應(yīng)商談判簽定合同訂購發(fā)貨和評估進度檢查和評估供應(yīng)商原料來源供應(yīng)購買購置采購職能活動：確定需要購買的商品和服務(wù)的規(guī)格（按照要求的質(zhì)量和數(shù)量）；選擇最合適的供應(yīng)商；為制定協(xié)議做準(zhǔn)備和實施與供應(yīng)商的談判；將訂單發(fā)給優(yōu)先供應(yīng)商；訂單的監(jiān)督和支出控制；后續(xù)工作和評估（解決索賠，產(chǎn)品和供應(yīng)商檔案的更新，供應(yīng)商評級和分類）附：采購職能不包括物資需求計劃、原料的安排、存貨管理、引入檢查和質(zhì)量控制方面的責(zé)任。采購基礎(chǔ)知識采購的職能12

國內(nèi)采購界流傳“一張嘴，兩條腿，外帶一付好下水”采購人員的業(yè)務(wù)能力：了解購買的物品和所在行業(yè)——產(chǎn)品原理，性能要求。了解市場——行情，價格走勢。了解供應(yīng)商——供應(yīng)商實力，報價的合理性。供應(yīng)保證——實地考察供應(yīng)商供應(yīng)保證能力（質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，交貨及時性等）談判能力和計劃能力——用來獲取最低總價格。產(chǎn)品成本分析能力

（舉例：1999年IBM被美國采購協(xié)會評為全球最佳采購組織，IBM公司資深副總裁，首席采購官GeneRitcher在獲知識一消息之后，發(fā)表了熱情洋溢的講話“…………..”)采購基礎(chǔ)知識采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)13管理能力的發(fā)展則是對具有潛力的采購人員施以管理能力的訓(xùn)練，使他們在不久的將來可以進入管理階層中，成為經(jīng)理人才。教育訓(xùn)練自我評估資格認(rèn)證管理能力發(fā)展采購人員培訓(xùn)對具有潛力的采購人員施以管理能力的訓(xùn)練借由外界的資格考試來取得采購技能的認(rèn)識經(jīng)由自我評估來了解本身采購能力的優(yōu)缺點并設(shè)計改進計劃經(jīng)由系統(tǒng)化的訓(xùn)練計劃來培養(yǎng)專業(yè)的采購人員舉例：采購管理人員的發(fā)展采購基礎(chǔ)知識14采購作業(yè)流程采購作業(yè)流程15采購作業(yè)流程采購作業(yè)流程基本步驟流程控制手法

采購表單

采購作業(yè)流程16舉例：某外資電子公司采購人員角色及訓(xùn)練整體成本的考量(Totalcostthinkers)銷售技巧訓(xùn)練后勤運送專家(Logisticexperts)清楚地了解顧客的需求(Knowledgeableaboutcustomers’needs)清楚地了解公司的需求(Knowledgeableaboutcompany’sneeds)具有遠見(Long-termthinkers)生意人(Businessman)法務(wù)專家(Legalexperts)絕佳人際關(guān)系處理能力(Excellentpeoplerelationsmanagers)與工程人員共事的能力(Abletoworkengineers)最佳供應(yīng)商的選擇能力(Selectingbestsuppliers)談判者(Negotiators)采購者的角色與能力一般管理訓(xùn)練匯率波動影響ISO9000認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)商關(guān)系處理能力班-PQA90訓(xùn)練法務(wù)及合約簽訂訓(xùn)練談判技巧訓(xùn)練自制或外購訓(xùn)練物流能力訓(xùn)練基本采購訓(xùn)練國際貿(mào)易及運輸訓(xùn)練需受的訓(xùn)練采購基礎(chǔ)知識17

采購作業(yè)流程基本步驟：采購之來源——國內(nèi)采購，國外采購。采購的方式——議價，比價，招標(biāo)。作業(yè)細(xì)節(jié)上有差異采購的對象——物料，工程發(fā)包等。流程大同小異公司規(guī)模越大，采購金額偏高者，對程序的設(shè)計越為重要。舉例：介紹美國采購學(xué)者威斯訂（J.H.Weting）采購作業(yè)步驟:一般采購作業(yè)流程設(shè)計關(guān)鍵點：（下頁）采購作業(yè)流程(1)采購作業(yè)流程18舉例：介紹美國采購學(xué)者威斯訂（J.H.Weting）采購作業(yè)步驟（1）確認(rèn)需求。即在采購之前，應(yīng)先確定買哪些物料？買多少？何時買？由誰決定等？需求說明。即確認(rèn)需求之后，對需求的細(xì)節(jié)如品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運輸及檢驗方式等，均須加以明確說明，以便來源選擇及價格談判等作業(yè)能順利進行。選擇可能的供應(yīng)來源。即就需求說明，從原有供應(yīng)商中，選擇實績良好廠商，通知其報價?；蛞缘菆蠊娴确绞?，公開征求。合宜價格決定。即決定可能的供應(yīng)商后，進行價格談判。訂單安排。即于價格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。訂單或合約，均屬具有法律效力的書面文件，對買賣雙方的要求及權(quán)利義務(wù)，須予列明。采購作業(yè)流程19訂單追蹤與稽核。即簽約訂貨之后，為求銷售廠商之如期、如質(zhì)、如量交貨，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定，督促廠商按規(guī)定交運，并予嚴(yán)格檢查收入庫。核對發(fā)票。廠商交貨驗收合格后，隨即開具發(fā)票，要求付清貨款時，對于發(fā)票的內(nèi)容是否正確，應(yīng)先經(jīng)采購部門核對，財務(wù)部門才能辦理付款。不符與退貨處理。即凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗收不合格者，應(yīng)依照合約規(guī)定退貨。并立即辦理重購，予以結(jié)案。結(jié)案。即凡驗收合格付款，或驗收不合格退貨，均須辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項書面資料有無缺失，績效好壞等，簽報高階層管理或權(quán)責(zé)部門核閱批示。記錄與檔案維護。即凡經(jīng)結(jié)案批示后之購案，應(yīng)列入檔案登記編號分類，予以保管，以備參閱或事后發(fā)生問題之查考。檔案都有一定保管期限之規(guī)定。舉例：介紹美國采購學(xué)者威斯訂（J.H.Weting）采購作業(yè)步驟（2）采購作業(yè)流程20一般采購作業(yè)流程設(shè)計的關(guān)鍵點:注意先后順序及時控制。即應(yīng)注意其流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需時限。譬如，避免同一主管對同一采購案件，做數(shù)次的簽核；避免同一采購案件，在不同部門有不同的作業(yè)方式；避免一個采購案會簽部門太多，影響作業(yè)時效。注意關(guān)鍵點之設(shè)置。即為便于控制，使各項在處理中的采購作業(yè)，在各階段均能追蹤管制。如：國外采購，從詢價，報價、申請輸入許可證、開信用狀、裝船、報關(guān)、提貨等均有管制要領(lǐng)或辦理時限。注意劃分權(quán)責(zé)或任務(wù)。即各項作業(yè)手續(xù)及查核責(zé)任，應(yīng)有明確權(quán)責(zé)規(guī)定及查核辦法。如：請購、采購、驗收、付款等權(quán)責(zé)均應(yīng)予區(qū)分，并指定主辦單位。避免作業(yè)過程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂。即注意變化性或彈性范圍以及偶發(fā)事件之因應(yīng)法則，譬如“緊急采購”及“外部授權(quán)”，系有權(quán)宜辦法或流程來特別處理。采購作業(yè)流程(2)采購作業(yè)流程215.

程序繁簡或被重視的程度,應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購項目的重要性或價值的大小相適應(yīng)。即凡涉及數(shù)量較大，價值較高或易發(fā)生舞弊之作業(yè)，應(yīng)有較嚴(yán)密之處理監(jiān)督。反之，則可略予放寬，以求提高工作效率。處理程序應(yīng)合時宜。即應(yīng)注意程序的及時改進，早期設(shè)計的處理程序和流程，經(jīng)過若干時日后，應(yīng)加以檢討，不斷改進，以因應(yīng)組織的變更，或作業(yè)上的實際需求。配合作業(yè)方式的改善。譬如手工的作業(yè)方式改變?yōu)殡娔X化作業(yè)，因此流程與表單需作相當(dāng)程度的調(diào)整或重新設(shè)計。采購作業(yè)流程(3)一般采購作業(yè)流程設(shè)計的關(guān)鍵點:采購作業(yè)流程案例22流程是指使用資源將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的活動或一組活動。流程控制是指系統(tǒng)的識別和管理組織內(nèi)所應(yīng)用的流程，特別是這些流程之間的相互作用。流程控制力求實現(xiàn)持續(xù)改進的動態(tài)循環(huán)，使組織獲得可觀的收益，典型表現(xiàn)在產(chǎn)品，業(yè)績，有效性，效率和成本方面。ACPDACPD時間改善目標(biāo)手法:

PDCA（策劃---做---檢查---行動)P(策劃):根據(jù)顧客的要求和組織的方針為提供結(jié)果建立必要的目標(biāo)和流程.D(做):實施流程.C(檢查):根據(jù)方針,目標(biāo)和產(chǎn)品要求,對流程和產(chǎn)品進行監(jiān)視和測量,并報告結(jié)果.A(行動):采取措施,以持續(xù)改進流程業(yè)績.流程控制手法采購作業(yè)流程23

采購作業(yè)流程——以采購表單進行其實際申請及承辦手續(xù)。采購表單設(shè)計采用一次自動套寫（Onewritingsystem)

采用單一功能（Multi-FunctionorUsers)1、請購單（PurchaseRequisition_PR)2、訂購單（PurchaseOrder_PO)采購表單案例采購作業(yè)流程24采購需求描述采購需求描述25采購需求描述采購的核心工作采購規(guī)格其他采購說明

如何選擇正確的方法描述采購需求

采購需求描述26采購的核心工作：

采購描述（PurchaseDescription)采購的核心工作(1)采購需求描述27采購描述直接影響了采購商品的品質(zhì)、功能與價款價格。采購描述要提供下述幾個目標(biāo)。所欲購買的產(chǎn)品為何？采購訂單主要內(nèi)容。建立驗收，測試與品質(zhì)檢查的標(biāo)準(zhǔn)。采購說明可分為兩大類：

詳細(xì)式的規(guī)格

其他采購說明采購的核心工作(2)采購需求描述28產(chǎn)品制作規(guī)格包含四要素：基本功能的設(shè)計要素；消費者可接受程度的行銷要素；符合經(jīng)濟效益的制造要素；市場，原料之取得，供應(yīng)商能力及成本的采購；如何設(shè)計合適的規(guī)格:采購早期介入正式委員會非正式組織采購協(xié)調(diào)者采購規(guī)格(1)采購需求描述29撰寫規(guī)格為了設(shè)計與行銷所需的功能性特質(zhì)、化學(xué)屬性、尺寸、外觀等。為了制造所需的材料之操作性。為了檢驗所需可以測試材料是否符合規(guī)格。為了倉儲所需而能有效率的收料、儲存及發(fā)料。為了生產(chǎn)控制所需而能有效率地規(guī)劃材料的使用。具備獲取材料的采購能力且供應(yīng)來源有充分的競爭性。必要時，生產(chǎn)控制部門及采購部門皆有能力取得材料替代品。使廠商能以最低的總成本取得適當(dāng)品質(zhì)的需求。使廠商使用商業(yè)或工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)材料之需求。當(dāng)經(jīng)常使用非標(biāo)準(zhǔn)化的材料時亦能建立公司的標(biāo)準(zhǔn)。采購規(guī)格(2)采購需求描述30規(guī)格的種類商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計規(guī)格工程設(shè)計圖原料及制造方法的規(guī)格采購規(guī)格(3)采購需求描述31功能性的規(guī)格

（舉例：電線的功能性的規(guī)格，----耐熱程度，電阻等導(dǎo)電能力）功能及適當(dāng)規(guī)格品牌或商標(biāo)樣品市場等級經(jīng)認(rèn)證的產(chǎn)品混合法實際狀況方法采購項目（%）品牌25商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)26規(guī)格31混合法8其他10100此表根據(jù)史丹福大學(xué)商研所針對168家制造業(yè)的調(diào)查其它采購說明采購需求摘述方法注意點:無論使用何種方法描述采購需求,讓產(chǎn)品執(zhí)行其功能的最低品質(zhì)需求必須加以規(guī)定.采購需求描述32如何選擇正確的方法描述采購需求小量及非重要的采購使用品牌是描述需求的最佳方式。利用品牌當(dāng)做規(guī)格說明特別可使用于：所欲取得之技術(shù)與品質(zhì)水準(zhǔn)的規(guī)格不易描述；采購者的最終產(chǎn)品會因為使用這項品牌而得到廣告的效果而獲取利益；當(dāng)使用者對品牌有偏好或偏見，且這些偏見幾乎是不可能消除的時候；當(dāng)采用品牌或樣本是無法說明需求時，就要使用某種規(guī)格說明，但要考慮的是競爭的重要性以及避免不必要的限制。采購需求描述33采購準(zhǔn)備工作采購準(zhǔn)備工作34采購準(zhǔn)備工作采購準(zhǔn)備工作采購準(zhǔn)備采購預(yù)算采購計劃編訂采購數(shù)量計劃的目的決定采購數(shù)量之資料基礎(chǔ)采購數(shù)量之計算與訂購方法決定最適當(dāng)?shù)牟少彅?shù)量什么是采購預(yù)算采購計劃與預(yù)算之影響因素35采購計劃(1)編訂采購數(shù)計劃的目的:預(yù)估計劃需用數(shù)量與時間，防止供應(yīng)中斷，影響產(chǎn)銷活動。避免材料儲存過多，積壓資金，及占用堆積的空間。配合公司生產(chǎn)計劃與資金調(diào)度。使采購部門事先準(zhǔn)備，選擇有利時機購入材料。確立材料耗用標(biāo)準(zhǔn)，以便管制材料購用數(shù)量及成本。采購準(zhǔn)備工作36決定采購數(shù)量之資料基礎(chǔ)生產(chǎn)計劃（ProductionSchedule)

生產(chǎn)計劃依據(jù)銷售數(shù)量，加上預(yù)期的期末存貨減去期初存貨來擬訂。用料清表（BillofMaterial)

產(chǎn)品的用料需求量（MaterialRequirement)。用料清表所列的耗用量，即通稱的標(biāo)準(zhǔn)用量（StandardUnitConsumption),與實際用量相互比較，作為用料管理的依據(jù)。存量管制卡（Card)

建立物料的存量管制卡，以表明某一物料目前的庫存狀況。采購計劃(2)采購準(zhǔn)備工作37采購數(shù)量之計算與訂購方法定期訂購法時間（Time)定量訂購法訂購點（OrderPoint)采