長庚技術(shù)學院

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公文電子傳簽電腦作業(yè)

(限定電子公文部分)制度：徐賓谷400-5023程式：余佳純400-75771目的

因應(yīng)教育部公文電子交換系統(tǒng)推動，將XML交換格式文件轉(zhuǎn)換成Notes文件，納入辦公室自動化核簽系統(tǒng)，除便利使用者利用個人電腦處理公文、隨時查詢處理狀態(tài)及加速核簽處理時效外，並將各階段處理流程納入時效管制，以維文書處理品質(zhì)。作業(yè)範圍

舉凡電子公文之匯入OA系統(tǒng)、收文、分文、交辦、會簽、呈核、銷案歸檔及狀態(tài)查詢等各階段處理程序，均納入本電腦傳簽作業(yè)內(nèi)。2教育部公文電子交換入口網(wǎng)站.tw/收文發(fā)文匯入之公文本文(.di、.pdf)放置處c:\odedi3\odtemp\rcv公文附件(任何格式)放置處c:\odedi3\odtemp\rcv\attch學校文書組收發(fā)人員PCDominoServer(mitap01).di→Notes文件Notes文件→.diOA.di檔收文、發(fā)文、會簽、通告、稽催、歸檔LotusNotesClient電子公文系統(tǒng)架構(gòu)圖代理程式每日至文書組電腦c碟讀取.di檔，並轉(zhuǎn)成Notes文件，總收發(fā)亦可手動匯入3教育部公文電子交換系統(tǒng)DI檔及公文附件匯入DI檔OA總收發(fā)編訂案號、選擇經(jīng)辦部門及設(shè)定預(yù)完日匯入電子文件部門主管交辦呈核分文退回收發(fā)呈核退回主管一級主管核閱及批示核準(選擇流程)主管核決核準會簽其他部門通告對象及經(jīng)辦退回退回退回核準(加簽)總收發(fā)輸入歸檔案號備查歸檔作業(yè)流程圖mail通知經(jīng)辦部門擬辦意見上一級主管核閱及批示4作業(yè)說明-電子公文匯入OA核簽系統(tǒng)總收發(fā)人員登入教育部公文電子交換系統(tǒng)並辦理收文，公文資料即下載至個人電腦中（本文置於C:\odedi3\odtemp\rev，附件置於C:\odedi3\odtemp\rev\attch）?？偸瞻l(fā)可至Notes「公文電子傳簽電腦作業(yè)」進行匯入DI檔動作，將下載之公文匯入。電腦亦會每日執(zhí)行匯入DI檔動作(此功能目前暫時不執(zhí)行)。作業(yè)人員於「公文DI檔匯入」視界中勾選欲匯入之文件，點選匯入電子文件動作即可將該DI檔轉(zhuǎn)成Notes文件，並移至「待分文文件」視界中等候分文。時效稽催-電子公文未匯入依一般文書時效管制辦理跟催(322)5作業(yè)說明-總收發(fā)分文于經(jīng)辦部門總收發(fā)於「待分文文件」視界中開啟待分文文件，輸入案號及經(jīng)辦部門後，按分文鍵，即可將文件分送至經(jīng)辦部門窗口負責人進行處理。文件並移置「收發(fā)待處理」視界中等候部門窗口負責人交辦處理。時效稽催-未分文

依一般文書時效管制辦理跟催(322)6作業(yè)說明-部門主管交辦處理部門主管收到通知後，可自行經(jīng)辦或再交辦，若屬收發(fā)人員分文錯誤，亦可點選退回收發(fā)。預(yù)完日預(yù)設(shè)為7個工作日，若期限太長或不足時可直接進行更改。時效稽催-主管未交辦依一般文書時效管制辦理跟催(322)7作業(yè)說明-經(jīng)辦人擬稿呈核經(jīng)辦人應(yīng)點選自行經(jīng)辦或交辦，並輸入經(jīng)辦部門擬辦意見，若有附件可點選附加檔案，並於主管設(shè)定之預(yù)完日前呈核。經(jīng)辦人亦可選取核準後通告對象，系統(tǒng)將於呈準後通知所選對象。經(jīng)辦人若認預(yù)完日期限不足，可點選申請展延預(yù)完日，呈其上一級交辦主管核示展延。時效稽催-經(jīng)辦人逾期依一般文書時效管制辦理跟催(322)8作業(yè)說明-主管核簽主管可視內(nèi)容決定核準或退回，或可點選選擇核簽流程鍵挑選核簽流程。核決權(quán)限管制至一級主管。各級核簽主管可直接增刪通告對象。若核簽主管(必須是一級含以上主管)認為該案有需要會簽其他部門之意見時，可點選會簽鍵會簽其他部門。被會簽部門之經(jīng)辦須點選會簽意見輸入並回覆。待各會簽部門意見皆回覆後，會簽主管可再決定要續(xù)呈或退回。時效稽催-主管未核簽或未回覆展延預(yù)完日依一般文書時效管制辦理跟催(322)9作業(yè)說明-銷案歸檔經(jīng)一級(含)以上之主管核準銷案後，文件即移至「銷案待歸檔」視界中，總收發(fā)人員須輸入歸檔案號並按歸檔，本案即移至「已銷案歸檔文件」中備查。時效稽催-銷案未歸檔依一般文書時效管制辦理跟催(722)10作業(yè)說明-紙本來文總收發(fā)建檔針對紙本來文之公文，總收發(fā)人員可人工輸入案號單位、來文者、來文文號、來文摘要等資料，並編訂案號及儲存歸檔。時效稽催-紙本來文建檔依一般文書時效管制辦理跟催(722)11基本資料設(shè)定畫面1213總收發(fā)專人設(shè)定1415承辦單位對照檔設(shè)定1617歸檔單位對照檔設(shè)定1819案號單位設(shè)定2021案號單位設(shè)定22總收發(fā)人員

公文匯入及分文畫面23公文本文放置處公文附件放置處總收發(fā)至教育部收文後檔案放置處轉(zhuǎn)入OA後，公文放置處24公文DI檔匯入252627若為電子來文，可直接點開進行分文總收發(fā)人員分文畫面282930313233系統(tǒng)預(yù)設(shè)7個工作天，總收發(fā)人員亦可更改343536部門主管畫面37部門主管處理畫面38部門主管處理畫面：(1)退回收發(fā)此動作係屬更換承辦單位，退回收發(fā)重新分文3940414243部門收發(fā)窗口負責人可再交辦經(jīng)辦人員進行處理部門主管處理畫面：(2)交辦444546被交辦人員可自行經(jīng)辦或再交辦47經(jīng)辦人員處理畫面48視需求可設(shè)定核準後通告對象，但核簽主管亦有權(quán)限修改此內(nèi)容會顯示於郵件本文49505152呈核至上一級主管53部門主管處理畫面：(3)自行經(jīng)辦5455主管核簽畫面56主管核簽畫面57必須為一級(含)以上之主管主管可再修改經(jīng)辦所設(shè)定之通告對象及會簽單位5859被會簽人員處理畫面6061可開啟原文件62636465所有被會簽人員皆回覆後，mail通知會簽人員66第一位核簽主管核簽畫面67管制核決權(quán)限至一級主管6869第二位以後核簽主