電子文件歸檔與管理規(guī)范培訓內(nèi)容

電子文件歸檔與管理規(guī)范培訓檔案館2010.5主要內(nèi)容：一、電子文件的定義二、電子文件的基本特征三、電子文件的作用四、電子文件的種類五、電子文件的收集和積累要求六、電子文件的登記要求七、電子文件的登記八、電子文件歸移交前的鑒定九、電子文件的利用十、如何檔案信息網(wǎng)上查閱一、電子文件的定義：指在計算機中生成的，以數(shù)碼形式和一定的格式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備識別、閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。（也就是存儲于電子存儲載體上的文件）還可以包括聲音、影像等多種形式。但是，除了檔案范疇內(nèi)的電子文件外，還有其他電子信息，如電子圖書、電子雜志、電子消息等，設置計算機病毒、亂碼等，像這樣一些電子文件就不屬于檔案意義上的電子文件范疇。與紙質(zhì)文件相比，電子文件對計算機有依賴性，內(nèi)容容易修改，對信息的存儲量大，易于快速遠距離傳播信息，共享性強，但是安全性差。所以在收集、歸檔時應嚴格檢查，以防重要內(nèi)容不全或丟失。二、電子文件的基本特征：

三、電子文件的作用：（1）使用電子文件可以改變辦公方式和提高辦公效率。（2）使用電子文件有利于文檔一體化的實現(xiàn)。（3）電子文件能集成多元化信息。（4）電子文件可被快速檢索、全文檢索和遠程檢索。（5）電子文件可實現(xiàn)高度的信息共享。（6）有助于組建綜合信息系統(tǒng)。四、文件的種類對于電子文件可以從不同的角度進行分類。主要有五種：按存儲載體分類、按文件內(nèi)容進行分類、按文件產(chǎn)生的環(huán)境分類、按文件的屬性分類、按文件的生成方式分類。下面我們主要說一下以后我們經(jīng)常用的幾類：

(a)按存儲載體分類：可分為磁盤文件、磁材文件、光盤文件。磁盤文件又可分為軟盤文件和硬盤文件。(b)按文件的屬性分類：可分為普通文件、只讀文件、隱含文件、加密文件、壓縮文件等。（一）收集的內(nèi)容有哪些？各單位在辦理項目竣工驗收時，須再交一套電子檔案，主要包括兩部分：工程開工前的原址、原貌、原重要紀念物的照片和錄像；工程開工、竣工儀式形成的各種照片、錄像；工程施工中主要的質(zhì)量檢查、驗收的照片、錄像；地基以及基礎錄像；管道及設備安裝工程的管溝類型。期間召開的各項會議的文本內(nèi)容和錄音、錄像。所有圖紙還要掃描為電子版移交，圖紙上必須蓋有竣工章。五、電子文件的收集和積累的基本要求（二）收集的基本要求有哪些？(a)移交的電子文件不能被隨意改動。(b)對用文字處理技術形成的文本電子文件、用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件、用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件、用視頻或多媒體設備獲得的電子文件、用超媒體鏈接技術制作的電子文件、用音頻設備獲得的聲音文件收集時應注明文件存儲格式、處理工具、軟件和硬件環(huán)境等。(c)對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，應連同專用軟件一并收集。

六、電子文件的登記要求（1）電子文件的規(guī)范性規(guī)范性是指電子文件在其生成、處理過程中應當遵守的程序規(guī)則、格式和必須加具的標識。這主要通過建立和執(zhí)行嚴格的登記制度來保障，登記的內(nèi)容包括四個方面：各類責任者，如電子文件的起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等；各類操作者，如打字員、發(fā)文人、收文人、存儲管理人等；各類責任憑證信息，如批示、簽名、印章、代碼等；電子文件傳遞時的其他標識。（2）電子文件的真實性（3）電子文件的完整性（4）電子文件的有效性（5）電子文件的安全性七、電子文件的登記要逐份登記《電子文件登記、檢驗表》和電子文件說明標簽，并將打印成電子表格，與電子文件一起保存，永久保存的電子表格應附有紙質(zhì)等拷貝件并與相應的電子文件拷貝一起保存，在項目竣工驗收時移交檔案館。電子文件登記、檢驗表文件特征形成部門完成日期載體類型載體編號通訊地址電話聯(lián)系人設備環(huán)境特征硬件環(huán)境（主機、網(wǎng)絡服務器型號等）是指電腦主機里面的CPU,內(nèi)存,顯卡等硬件的配置軟件環(huán)境（型號、版本等）操作系統(tǒng)多指操作系統(tǒng)，比如windows、linux、unix等等數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)文字處理工具瀏覽器壓縮或解密軟件文件記錄特征記錄結(jié)構(gòu)（物理、邏輯）記錄總數(shù)總字節(jié)數(shù)記錄字符圖形、音頻視頻文件格式文件載體型號：數(shù)量：備份數(shù)：□一件一盤□多件一盤□一件多盤□多件多盤電子文件的檢驗檢驗項目載體外觀檢驗移交人員簽字：檢驗人員簽字：病毒檢驗移交人員簽字：檢驗人員簽字：真實性檢驗移交人員簽字：檢驗人員簽字：完整性檢驗移交人員簽字：檢驗人員簽字：有效性檢驗移交人員簽字：檢驗人員簽字：技術方法與相關軟件說明登記表、軟件、說明登記表、軟件、說明資料檢驗移交人員簽字：檢驗人員簽字：制表審核填表人簽名年月日單位領導審核意見：年月日檔案館審核人簽名年月日標簽的制作（存放位置）：題名一煉鋼板坯連軋機引錠桿存放裝置保管期限長期（光盤內(nèi)容如果是基建就是永久，設備是長期）編制單位一煉鋼（誰刻制的就是誰）存入日期20100506密級秘密檔案號1.1（由檔案館提供）備注歸檔保存的電子文件一般不加密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一同歸檔。移交的電子文件如果不符合規(guī)范，檔案館沒有驗收通過，將退回原單位重新收集、刻錄，該項目不予驗收通過。

電子文件在移交時要填寫交接清單

科技檔案（電子文件）移交目錄檔案號圖號名稱份數(shù)/張數(shù)編制單位編制年月密級保管期限備注移交人：接收人：九、電子文件的利用

封存的載體一般不外借，未經(jīng)批準任何單位和個人不能擅自復制電子文件；使用拷貝件提供利用；遵守保密制度，保密措施可靠；不超越規(guī)定的查閱權限十、如何在檔案信息網(wǎng)上查閱檔案

請按以下步驟進入：

酒鋼內(nèi)網(wǎng)→酒鋼檔案信息網(wǎng)（在酒鋼內(nèi)網(wǎng)上《酒鋼黨建》一行最右側(cè)）→檔案查詢→用戶名（）密碼（）

→點擊左邊檔案庫即可進行查詢結(jié)束！希望大家多提意見！檔案館梁榆紅TEL：6717843注：文本框可根據(jù)需求改變顏色、移動位置；文字可編輯POWERPOINT模板適用于簡約清新及相關類別演示1234點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本目錄點擊添加標題點擊添加標題點擊添加標題點擊添加標題點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本添加標題點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本會議基調(diào)年會