會計信息系統(tǒng)（第二版） 6.3應收應付款管理系統(tǒng)

一.應收款管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程（一）與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關系以應收款管理系統(tǒng)為例說明數(shù)據(jù)關系說明1.物流：在訂單管理模式下，用戶在銷售管理系統(tǒng)錄入銷售訂單后，系統(tǒng)自動參照銷售訂單生成發(fā)貨單；發(fā)貨單以銷售出庫單的形式傳遞至庫存管理系統(tǒng)；存貨核算系統(tǒng)中對銷售出庫單記賬，確定出庫成本，登記存貨明細賬，再機制記賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)中登記總分類賬。2.資金流：在銷售管理系統(tǒng)中，參照發(fā)貨單錄入銷售發(fā)票（或參照訂單生成銷售發(fā)票）并審核，在應收款管理系統(tǒng)中審核應收單據(jù)并機制記賬憑證，然后將機制憑證最終傳遞到總賬系統(tǒng)。如果沒有啟用“銷售管理”系統(tǒng)（或沒有訂單，）就必須要在“應收款管理”系統(tǒng)中直接錄入應收單據(jù)。（二）內(nèi)部數(shù)據(jù)流程圖主要庫文件說明1.應收單據(jù)庫文件：用于存儲單位與客戶發(fā)生往來業(yè)務時產(chǎn)生的各種應收單據(jù)，其中的數(shù)據(jù)將會隨著賬款的收款、轉賬和壞賬的核銷處理而變動更新。2.收款單據(jù)庫文件：用于記錄單位收到的客戶款項，主要包括應收款、預收款和其他應收款等。3.票據(jù)管理庫文件：主要用于記錄單位與客戶采用商業(yè)匯票結算方式下產(chǎn)生的票據(jù)的基礎信息、到期結算信息和提前貼現(xiàn)信息等。主要有三個數(shù)據(jù)庫文件二、應收款管理系統(tǒng)的基本功能(一)基本功能結構（二）基本功能說明1.系統(tǒng)初始化：提供系統(tǒng)參數(shù)的定義，用戶結合企業(yè)管理要求進行的參數(shù)設置，是整個系統(tǒng)運行的基礎；提供單據(jù)類型設置、賬齡區(qū)間的設置和壞賬初始設置，為各種應收款業(yè)務的日常處理及統(tǒng)計分析做準備；提供期初余額的錄入，保證數(shù)據(jù)的完整性與連續(xù)性。2.日常處理：提供應收單據(jù)、收款單據(jù)的錄入、處理、核銷、轉賬、匯兌損益、制單和取消操作等處理。3.信息查詢：提供查詢各類單據(jù)和賬表的功能，如各類單據(jù)、詳細核銷信息、報警信息、憑證等內(nèi)容的查詢；提供總賬、余額表、明細賬等多種賬表查詢功能。4.信息分析：提供應收賬款分析、收款賬齡分析、欠款分析等豐富的統(tǒng)計分析功能。5.期末處理：主要提供匯兌損益結算和期末結賬處理。

三、應收款管理系統(tǒng)的操作流程四、應收款管理系統(tǒng)的操作說明（一）系統(tǒng)初始化主要包括選項設置、初始設置和期初余額三部分。1.選項設置：首次使用應收款管理系統(tǒng)，應在“選項”中設置運行所需要的賬套參數(shù)。設置賬套參數(shù)時包括三個頁簽：常規(guī)、憑證、權限與預警。2.初始設置：用于設置業(yè)務處理的核算規(guī)則和管理要求。包括科目設置、壞賬準備設置、賬齡區(qū)間設置、報警級別設置、單據(jù)類型設置、單據(jù)設計和單據(jù)編號設置。3.期初余額錄入：初次使用應收款管理系統(tǒng)時，要將啟用系統(tǒng)前未處理完的所有客戶的應收賬款、預收賬款、應收票據(jù)等數(shù)據(jù)錄入到本系統(tǒng)，以便于以后的核銷處理，并且作為期初建賬的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)即可對其進行管理。（二）日常業(yè)務處理主要包括應收款入賬、收款業(yè)務錄入、收款業(yè)務核銷、應收并賬、匯兌損益以及壞賬的處理等。1.應收單據(jù)處理：應收單據(jù)錄入和應收單據(jù)審核。2.收款單據(jù)處理：收款單據(jù)錄入和收款單據(jù)審核。3.核銷處理：自動核銷與手工核銷。4.票據(jù)處理：涉及票據(jù)的收到、結算、貼現(xiàn)、背書、轉出、計息等處理都應該在票據(jù)管理中進行。5.轉賬處理：是指客戶之間發(fā)生的應收沖應收、預收沖應收、應收沖應付和紅票對沖等業(yè)務處理。6.壞賬處理：指系統(tǒng)提供的計提應收壞賬準備處理、壞賬發(fā)生后的處理、壞賬收回后的處理等功能。7.制單處理：即自動生成憑證，并將憑證傳遞至總賬記賬。8.單據(jù)查詢：應收款管理系統(tǒng)提供對發(fā)票、應收單、結算單、憑證等的查詢。

9.賬表管理：主要包括業(yè)務賬表查詢和賬齡分析等。10.取消操作：在應收款管理的各個業(yè)務處理環(huán)節(jié)，都可能由于各種各樣的原因造成操作失誤，為方便修改，系統(tǒng)提供取消操作功能。11.遠程應用:主要是完成付款單與網(wǎng)上銀行的導出處理。（三）期末處理期末處理主要是完成匯兌損益的計算和月末結賬兩項工作。1.匯兌損益：如果客戶往來涉及到外幣核算，當外幣匯率變動時，就會產(chǎn)生的匯兌損益。在應收款管理系統(tǒng)中，匯兌損益的核算方法在“選項”功能中有兩種選擇，一種是在月末處理，這是常用選擇，另一種是平時不處理，到單據(jù)結清時再計算。2.期末結賬：當月所有業(yè)務全部處理完畢后，就要進行月末結賬。只有當月結賬后，才可以開始下月工作。月末處理應注意問題：（1）進行月末處理時，一次只能選擇一個月進行結賬；（2）前一個月沒有結賬，則本月不能結賬；（3）結算單還有未審核的，不能結賬；（4）在執(zhí)行了月末結賬功能后，該月將不能再進行任何處