會計信息系統(tǒng)（第二版） 6.3應(yīng)收應(yīng)付款管理系統(tǒng)

一.應(yīng)收款管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程（一）與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)系以應(yīng)收款管理系統(tǒng)為例說明數(shù)據(jù)關(guān)系說明1.物流：在訂單管理模式下，用戶在銷售管理系統(tǒng)錄入銷售訂單后，系統(tǒng)自動參照銷售訂單生成發(fā)貨單；發(fā)貨單以銷售出庫單的形式傳遞至庫存管理系統(tǒng)；存貨核算系統(tǒng)中對銷售出庫單記賬，確定出庫成本，登記存貨明細(xì)賬，再機制記賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)中登記總分類賬。2.資金流：在銷售管理系統(tǒng)中，參照發(fā)貨單錄入銷售發(fā)票（或參照訂單生成銷售發(fā)票）并審核，在應(yīng)收款管理系統(tǒng)中審核應(yīng)收單據(jù)并機制記賬憑證，然后將機制憑證最終傳遞到總賬系統(tǒng)。如果沒有啟用“銷售管理”系統(tǒng)（或沒有訂單，）就必須要在“應(yīng)收款管理”系統(tǒng)中直接錄入應(yīng)收單據(jù)。（二）內(nèi)部數(shù)據(jù)流程圖主要庫文件說明1.應(yīng)收單據(jù)庫文件：用于存儲單位與客戶發(fā)生往來業(yè)務(wù)時產(chǎn)生的各種應(yīng)收單據(jù)，其中的數(shù)據(jù)將會隨著賬款的收款、轉(zhuǎn)賬和壞賬的核銷處理而變動更新。2.收款單據(jù)庫文件：用于記錄單位收到的客戶款項，主要包括應(yīng)收款、預(yù)收款和其他應(yīng)收款等。3.票據(jù)管理庫文件：主要用于記錄單位與客戶采用商業(yè)匯票結(jié)算方式下產(chǎn)生的票據(jù)的基礎(chǔ)信息、到期結(jié)算信息和提前貼現(xiàn)信息等。主要有三個數(shù)據(jù)庫文件二、應(yīng)收款管理系統(tǒng)的基本功能(一)基本功能結(jié)構(gòu)（二）基本功能說明1.系統(tǒng)初始化：提供系統(tǒng)參數(shù)的定義，用戶結(jié)合企業(yè)管理要求進行的參數(shù)設(shè)置，是整個系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)；提供單據(jù)類型設(shè)置、賬齡區(qū)間的設(shè)置和壞賬初始設(shè)置，為各種應(yīng)收款業(yè)務(wù)的日常處理及統(tǒng)計分析做準(zhǔn)備；提供期初余額的錄入，保證數(shù)據(jù)的完整性與連續(xù)性。2.日常處理：提供應(yīng)收單據(jù)、收款單據(jù)的錄入、處理、核銷、轉(zhuǎn)賬、匯兌損益、制單和取消操作等處理。3.信息查詢：提供查詢各類單據(jù)和賬表的功能，如各類單據(jù)、詳細(xì)核銷信息、報警信息、憑證等內(nèi)容的查詢；提供總賬、余額表、明細(xì)賬等多種賬表查詢功能。4.信息分析：提供應(yīng)收賬款分析、收款賬齡分析、欠款分析等豐富的統(tǒng)計分析功能。5.期末處理：主要提供匯兌損益結(jié)算和期末結(jié)賬處理。

三、應(yīng)收款管理系統(tǒng)的操作流程四、應(yīng)收款管理系統(tǒng)的操作說明（一）系統(tǒng)初始化主要包括選項設(shè)置、初始設(shè)置和期初余額三部分。1.選項設(shè)置：首次使用應(yīng)收款管理系統(tǒng)，應(yīng)在“選項”中設(shè)置運行所需要的賬套參數(shù)。設(shè)置賬套參數(shù)時包括三個頁簽：常規(guī)、憑證、權(quán)限與預(yù)警。2.初始設(shè)置：用于設(shè)置業(yè)務(wù)處理的核算規(guī)則和管理要求。包括科目設(shè)置、壞賬準(zhǔn)備設(shè)置、賬齡區(qū)間設(shè)置、報警級別設(shè)置、單據(jù)類型設(shè)置、單據(jù)設(shè)計和單據(jù)編號設(shè)置。3.期初余額錄入：初次使用應(yīng)收款管理系統(tǒng)時，要將啟用系統(tǒng)前未處理完的所有客戶的應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款、應(yīng)收票據(jù)等數(shù)據(jù)錄入到本系統(tǒng)，以便于以后的核銷處理，并且作為期初建賬的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)即可對其進行管理。（二）日常業(yè)務(wù)處理主要包括應(yīng)收款入賬、收款業(yè)務(wù)錄入、收款業(yè)務(wù)核銷、應(yīng)收并賬、匯兌損益以及壞賬的處理等。1.應(yīng)收單據(jù)處理：應(yīng)收單據(jù)錄入和應(yīng)收單據(jù)審核。2.收款單據(jù)處理：收款單據(jù)錄入和收款單據(jù)審核。3.核銷處理：自動核銷與手工核銷。4.票據(jù)處理：涉及票據(jù)的收到、結(jié)算、貼現(xiàn)、背書、轉(zhuǎn)出、計息等處理都應(yīng)該在票據(jù)管理中進行。5.轉(zhuǎn)賬處理：是指客戶之間發(fā)生的應(yīng)收沖應(yīng)收、預(yù)收沖應(yīng)收、應(yīng)收沖應(yīng)付和紅票對沖等業(yè)務(wù)處理。6.壞賬處理：指系統(tǒng)提供的計提應(yīng)收壞賬準(zhǔn)備處理、壞賬發(fā)生后的處理、壞賬收回后的處理等功能。7.制單處理：即自動生成憑證，并將憑證傳遞至總賬記賬。8.單據(jù)查詢：應(yīng)收款管理系統(tǒng)提供對發(fā)票、應(yīng)收單、結(jié)算單、憑證等的查詢。

9.賬表管理：主要包括業(yè)務(wù)賬表查詢和賬齡分析等。10.取消操作：在應(yīng)收款管理的各個業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)，都可能由于各種各樣的原因造成操作失誤，為方便修改，系統(tǒng)提供取消操作功能。11.遠(yuǎn)程應(yīng)用:主要是完成付款單與網(wǎng)上銀行的導(dǎo)出處理。（三）期末處理期末處理主要是完成匯兌損益的計算和月末結(jié)賬兩項工作。1.匯兌損益：如果客戶往來涉及到外幣核算，當(dāng)外幣匯率變動時，就會產(chǎn)生的匯兌損益。在應(yīng)收款管理系統(tǒng)中，匯兌損益的核算方法在“選項”功能中有兩種選擇，一種是在月末處理，這是常用選擇，另一種是平時不處理，到單據(jù)結(jié)清時再計算。2.期末結(jié)賬：當(dāng)月所有業(yè)務(wù)全部處理完畢后，就要進行月末結(jié)賬。只有當(dāng)月結(jié)賬后，才可以開始下月工作。月末處理應(yīng)注意問題：（1）進行月末處理時，一次只能選擇一個月進行結(jié)賬；（2）前一個月沒有結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬；（3）結(jié)算單還有未審核的，不能結(jié)賬；（4）在執(zhí)行了月末結(jié)賬功能后，該月將不能再進行任何處