業(yè)務(wù)功能與業(yè)務(wù)流程

第二節(jié)管理業(yè)務(wù)調(diào)查16.2管理業(yè)務(wù)調(diào)查管理業(yè)務(wù)調(diào)查主要包括：組織結(jié)構(gòu)分析、組織/業(yè)務(wù)關(guān)系分析、業(yè)務(wù)功能分析和業(yè)務(wù)流程調(diào)查。組織結(jié)構(gòu)分析：通過組織結(jié)構(gòu)圖來實現(xiàn)的．是將調(diào)查中所了解的組織結(jié)構(gòu)具體地描繪在圖上，作為后續(xù)分析和設(shè)計參考的依據(jù)。組織/業(yè)務(wù)關(guān)系分析：通過組織與業(yè)務(wù)關(guān)系圖來實現(xiàn)的，是利用系統(tǒng)調(diào)查中所掌握的資料著重反映管理業(yè)務(wù)過程與組織結(jié)構(gòu)之間的關(guān)系，它是后續(xù)分析和設(shè)計新系統(tǒng)的基礎(chǔ)。業(yè)務(wù)功能分析：把組織內(nèi)部各項管理業(yè)務(wù)功能都用一張表的方式羅列出來，它是今后進行功能數(shù)據(jù)分析、確定新系統(tǒng)擬實現(xiàn)的管理功能和分析建立管理數(shù)據(jù)指標(biāo)體系的基礎(chǔ)。業(yè)務(wù)流程調(diào)查：通過業(yè)務(wù)流程圖來反映組織的業(yè)務(wù)過程。它包括各環(huán)節(jié)的處理業(yè)務(wù)、信息來源、處理方法、計算方法、信息流經(jīng)去向、提供信息的時間和形態(tài)。21、組織結(jié)構(gòu)分析通過組織結(jié)構(gòu)圖來實現(xiàn)的，是一張反映組織內(nèi)部之間隸屬關(guān)系的樹狀結(jié)構(gòu)圖（見圖1）。繪制組織結(jié)構(gòu)步驟：了解企業(yè)的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)及人員配置，畫出組織結(jié)構(gòu)圖了解企業(yè)上下級關(guān)系的組織結(jié)構(gòu)，畫出上下級關(guān)系組織結(jié)構(gòu)圖。說明：與企業(yè)生產(chǎn)．經(jīng)營、管理密切相關(guān)的部門一定要反映全面、準(zhǔn)確。為了表明企業(yè)的運行過程，往往也畫出企業(yè)物流和管理組織關(guān)系圖（見圖2）。3圖1企業(yè)組織結(jié)構(gòu)圖4圖2組織結(jié)構(gòu)與物流關(guān)系圖5廣州五十鈴客車有限公司組織結(jié)構(gòu)圖6天瑞集團組織結(jié)構(gòu)圖72、組織/業(yè)務(wù)關(guān)系分析組織結(jié)構(gòu)圖反映了組織內(nèi)部和上下級關(guān)系。但是對于組織內(nèi)部各部分之間的聯(lián)系程度，組織各部分的主要業(yè)務(wù)職能和它們在業(yè)務(wù)過程中所承擔(dān)的工作等等卻不能反映出來。這將會給后續(xù)的業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)流程分析和流程／數(shù)據(jù)分析（U/C矩陣分析）等等帶來困難。為了彌補這方面的不足，通常增設(shè)組織／業(yè)務(wù)關(guān)系圖（見表1）來反映組織各部分在承擔(dān)業(yè)務(wù)時的關(guān)系。

8計劃處供應(yīng)處財務(wù)處銷售處調(diào)度處技術(shù)處物資倉庫…………物資采購計劃制定×*√產(chǎn)品銷售計劃制定×*物資采購及入庫√*×√*生產(chǎn)組織√×*√……………..組織聯(lián)系程度業(yè)務(wù)其中：*表示該部門是相應(yīng)業(yè)務(wù)的執(zhí)行部門；×表示該部門是相應(yīng)業(yè)務(wù)的輔助執(zhí)行部門；√表示該業(yè)務(wù)的執(zhí)行需要用到相應(yīng)管理部門的數(shù)據(jù)；空格表示該業(yè)務(wù)與對應(yīng)的組織無關(guān)。表1組織/業(yè)務(wù)關(guān)系93、業(yè)務(wù)功能分析在組織中，常常有這種情況，組織的各個部分并不能完整地反映該部分所包含的所有業(yè)務(wù)。當(dāng)生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模擴大時，交叉管理的某些功能就要求獨立出來。于是以功能為準(zhǔn)繩進行設(shè)計，使得系統(tǒng)將會對組織結(jié)構(gòu)的變化有一定的獨立性，將獲得較強的生命力。因此在分析組織結(jié)構(gòu)的時候，應(yīng)畫出業(yè)務(wù)功能圖。圖3是一張某銷售業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)功能圖。10銷售業(yè)務(wù)管理銷售計劃管理合同管理銷售核算與統(tǒng)計成品庫管理市場預(yù)測銷售歷史資料管理編制年度銷售大綱編制銷售計劃

合同有效性審查

合同執(zhí)行情況分析合同登記和變更銷售收入核算銷售利潤核算銷售統(tǒng)計分析出入庫管理庫存統(tǒng)計市場預(yù)測市場分析圖3業(yè)務(wù)功能分析圖114、業(yè)業(yè)務(wù)流流程分分析（1））業(yè)務(wù)務(wù)流程程圖的的繪制制在對系系統(tǒng)的的組織織結(jié)構(gòu)構(gòu)和功功能進進行分分析時時，需需從一個實實際業(yè)業(yè)務(wù)流流程的的角度度將系系統(tǒng)調(diào)調(diào)查中中有關(guān)關(guān)該業(yè)業(yè)務(wù)流程的的資料料都串串起來來作進進一步步的分分析，，業(yè)務(wù)流流程分分析可以幫幫助我我們了了解該該業(yè)務(wù)務(wù)的具具體處處理過過程．．發(fā)現(xiàn)現(xiàn)和處理理系統(tǒng)統(tǒng)調(diào)查查工作作中的的錯誤誤和疏疏漏，，修改改和刪刪除原系統(tǒng)統(tǒng)的不不合理理部分分，在在新系系統(tǒng)基基礎(chǔ)上上優(yōu)化化業(yè)務(wù)務(wù)處理流程程。業(yè)務(wù)流流程分分析我我們通通過業(yè)務(wù)流流程圖圖來表示示。12①概念念業(yè)務(wù)流流程圖圖(transactionflowdiagram,簡簡稱稱TFD)，就是用用一些些規(guī)定定的符符號及及連線線來表表示某某個具具體業(yè)業(yè)務(wù)處處理過程程，用用盡可可能少少，盡盡可能能簡單單的方方法來來描述述業(yè)務(wù)務(wù)處理過過程的的方法法。業(yè)業(yè)務(wù)流流程圖圖的繪繪制基基本上上按照照業(yè)務(wù)務(wù)的實際際處理理步驟驟和過過程繪繪制。。有關(guān)業(yè)業(yè)務(wù)流流程圖圖的畫畫法，，目前前尚不不太統(tǒng)統(tǒng)一。。但若若仔細細分析析，就就會發(fā)發(fā)現(xiàn)它它們都都是大大同小小異，，只是是在一一些具具體的的規(guī)定定和所所用的的圖形形符號號方面面有些些不同同．而而在準(zhǔn)準(zhǔn)確明明了地地反映映業(yè)務(wù)務(wù)流程程方面面是非非常一一致的的。13②基本本符號號業(yè)務(wù)流流程圖圖的基基本圖圖形符符號非非常簡簡單，，只有6個個。有有關(guān)6個符符號的的內(nèi)部部解釋釋則可可直接接用文字標(biāo)標(biāo)于圖圖內(nèi)。。這6個符符號所所代表表的內(nèi)內(nèi)容與與信息系統(tǒng)統(tǒng)最基基本的的處理理功能能一一一對應(yīng)應(yīng)。如如在圖圖所示中中。14業(yè)務(wù)處理單位業(yè)務(wù)處理功能描述表格/報表/單據(jù)數(shù)據(jù)/文檔存儲收集統(tǒng)計文檔信息傳遞過程15③繪制業(yè)業(yè)務(wù)流流程圖圖根據(jù)所所提供供的背背景資資料繪繪制業(yè)業(yè)務(wù)流流程圖圖某企業(yè)業(yè)“物資采采購計計劃制制定及及審批批”業(yè)務(wù)務(wù)的處處理過程是是：上上一年年末各各分廠廠制定定出本本分廠廠的““物資資需求求計劃表表”。。這些些物資資計劃劃表經(jīng)經(jīng)供應(yīng)應(yīng)處計計劃科科審核核后由由物資供供應(yīng)處處的綜綜合管管理科科在每每年的的1月月1日日前將將各分分廠提交交的年年物資資需求求計劃劃表按按物資資品種種進行行匯總總后得到新新一年年的““物資資需求求總表表”，，該物物資需需求總總表由由供應(yīng)處處處長長審批批后，，由供供應(yīng)處處計劃劃員計計算出出每一一種物資的的年采采購計計劃量量并最最后形形成全全廠新新一年年的““物資資采購計計劃””。16附注：：①供供應(yīng)處處計劃劃科對對各分分廠需需求計計劃表表的審審核方方式為為：：依據(jù)據(jù)計劃劃處制制定的的相應(yīng)應(yīng)分廠廠的““主生生產(chǎn)計計劃（（即產(chǎn)產(chǎn)品產(chǎn)產(chǎn)量計計劃））”及及技術(shù)術(shù)處提提供的的“生生產(chǎn)用用物資資消耗耗定額額”按按公式式：物資需需求量量=產(chǎn)產(chǎn)品計計劃產(chǎn)產(chǎn)量××物資資消耗耗指標(biāo)標(biāo)計算出出每一一種產(chǎn)產(chǎn)品所所需物物資的的消耗耗量。。然后后按物物資進進行歸歸納匯匯總得得出該該分廠廠每一一種物物資的的需求求總量量。若若得出出的物物資需需求量量與該該分廠廠物資資需求求計劃劃表相相符（（如誤誤差不不超過過10%）），則則認為為合理理，否否則要要與該該分廠廠協(xié)商商后才才能完完成審審核工工作。。17②供應(yīng)應(yīng)處處處長對對物資資需求求總表表的審審批處處理為為：依依據(jù)掌掌握的的企業(yè)業(yè)財務(wù)務(wù)及生生產(chǎn)要要求和和可能能的不不可預(yù)預(yù)計的的物資資消耗耗對物物資需需求量量進行行修正正。③供應(yīng)應(yīng)處計計劃員員計算算物資資采購購量所所依據(jù)據(jù)的模模型為為：物資采采購計計劃量量=物物資需需求量量+合合理庫庫存量量–當(dāng)當(dāng)前庫庫存量量其中物物資的的“合合理庫庫存量量”和和“當(dāng)當(dāng)前庫庫存量量”由由物資資倉庫庫的““庫存存臺帳帳”獲獲取。。18繪制步步驟：：（1））分步步繪制制依據(jù)：：上一一年末末各分分廠制制定出出本分分廠的的“物物資需需求計劃表表”。。這些些物資資計劃劃表經(jīng)經(jīng)供應(yīng)應(yīng)處計計劃科科審核核后由物資資供應(yīng)應(yīng)處的的綜合合管理理科在在每年年的1月1日前前將各各分廠提提交的的年物物資需需求計計劃表表按物物資品品種進進行匯匯總后得到到新一一年的的“物物資需需求總總表””。繪繪制圖圖如下下：各分廠廠物資需需求計劃表表審核物資品品種分類制制總表表供應(yīng)處處計劃科科供應(yīng)處處綜合科物資需求總總表？？19各分廠物資需求計劃表審核物資品種分類制總表供應(yīng)處計劃科供應(yīng)處綜合科物資需求總表合格的物資需求計劃表20該物資需求求總表由供供應(yīng)處處長長審批后，，由供應(yīng)處處計劃員計計算出每一一種物資的的年采購計計劃量并最最后形成全全廠新一年年的“物資資采購計劃劃”。審批計算每一種物資的年采購計劃量供應(yīng)處處長供應(yīng)處計劃員新一年的物資采購計劃物資需求總表21（2）檢查查局部依據(jù)附注①①：供應(yīng)處處計劃科對對各分廠需需求計劃表表的審核方式為為：依據(jù)據(jù)計劃處制定的相應(yīng)應(yīng)分廠的““主生產(chǎn)計劃（即產(chǎn)品產(chǎn)產(chǎn)量計劃））”及技術(shù)處提供的“生產(chǎn)用物資消耗定定額”按公式：：物資需求量量=產(chǎn)品計計劃產(chǎn)量××物資消耗耗指標(biāo)計算出每一一種產(chǎn)品所所需物資的的消耗量。。然后按物物資進行歸納匯匯總得出該該分廠每一一種物資的的需求總量量。若得出的物物資需求量量與該分廠廠物資需求求計劃表相相符（如誤差不不超過10%），則則認為合理理，否則要要與該分廠協(xié)商后后才能完成成審核工作作。22各分廠物資需求計劃表審核物資品種分類制總表供應(yīng)處計劃科供應(yīng)處綜合科物資需求總表計劃處技術(shù)處分廠的主生產(chǎn)計劃生產(chǎn)用物資消耗定額23各分廠物資需求計劃表審核物資品種分類制總表供應(yīng)處計劃科供應(yīng)處綜合科物資需求總表計劃處技術(shù)處分廠的主生產(chǎn)計劃生產(chǎn)用物資消耗定額是否合理NY加上判斷的流程圖24依據(jù)附注②②供應(yīng)處處處長對物資資需求總表表的審批處處理為：依據(jù)掌掌握的企業(yè)業(yè)財務(wù)及生生產(chǎn)要求和和可能的不不可預(yù)計的物資資消耗對物物資需求量量進行修正正。依據(jù)附注③③供應(yīng)處計計劃員計算算物資采購購量所依據(jù)據(jù)的模型為：物資采購計計劃量=物物資需求量量+合理庫庫存量–當(dāng)當(dāng)前庫存量量其中物資的的“合理庫存量量”和“當(dāng)前庫存量量”由物資倉庫的“庫存臺帳”獲取。25審批計算每一種物資的年采購計劃量供應(yīng)處處長供應(yīng)處計劃員新一年的物資采購計劃物資需求總表物資倉庫庫存臺賬26（3）繪總總圖把分段繪的的流程進行行匯總各分廠物資需求計劃表審核物資品種分類制總表供應(yīng)處計劃科供應(yīng)處綜合科計劃處技術(shù)處分廠的主生產(chǎn)計劃生產(chǎn)用物資消耗定額審批計算每一種物資的年采購計劃量供應(yīng)處處長供應(yīng)處計劃員新一年的物資采購計劃物資需求總表物資倉庫庫存臺賬27業(yè)務(wù)流程圖圖例二：系統(tǒng)中人員單據(jù)、報表、帳目數(shù)據(jù)流向系統(tǒng)外實體處理28業(yè)務(wù)流程圖圖繪制舉例例—存取款款業(yè)務(wù)儲戶存折存、取款單業(yè)務(wù)分類存折取款單存折存款單存款處理取款處理利息文件存折存折現(xiàn)金帳目文件不合格現(xiàn)金庫29（2）業(yè)務(wù)務(wù)流程圖的的特點和作作用1.特點點①圖的形式是是按業(yè)務(wù)部部門劃分。。②圖描述的主主體是票據(jù)據(jù)、帳單的的業(yè)務(wù)處理理。③票據(jù)、帳單單流動路線線與實際業(yè)業(yè)務(wù)處理過過程一一對對應(yīng)。④圖中票據(jù)、、帳單是有有“生””、“死死”的，即即用它的一一次生命周周期來表示示出一筆業(yè)業(yè)務(wù)的處理理情況。302.作用①制做流程程圖的過程程是全面了了解業(yè)務(wù)處處理的過程程，是進行行系統(tǒng)分析析的依據(jù)。。②它是系統(tǒng)統(tǒng)分析員、、管理人員員、業(yè)務(wù)操操作人員相相互交流思思想的工具具。③系統(tǒng)分析析員可直接接在業(yè)務(wù)流流程圖上擬擬出可以實實現(xiàn)計算機機處理的部部分。④用它可分分析出業(yè)務(wù)務(wù)流程的合合理性。31練習(xí)一：按以下調(diào)查查結(jié)果畫出出訂貨業(yè)務(wù)務(wù)流程圖采購員從倉倉庫收到缺缺貨通知單單后，查閱閱訂貨合同單，若若已訂貨，，則向供貨貨單位發(fā)出出催貨請求，否則就就填寫補充充訂貨單交交供貨單位位。供貨單單位發(fā)貨同時時，向采購購員發(fā)出提提貨通知單單。32（3）表格格分配圖（1）基本本符號表示系統(tǒng)中中各種單據(jù)據(jù)和報告都都與哪些部部門發(fā)生業(yè)業(yè)務(wù)關(guān)系。。

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