如何寫工作郵件(V2)

如何寫工作郵件

1997年…….

你在干什么？你是否遇到過以下問題

主題不知道怎么寫？

收件人添加錯(cuò)誤或者遺漏收件人？需要回復(fù)的郵件沒人給你回復(fù)？

附件信息與正文信息不一致？發(fā)出的郵件漏了附件？

想表達(dá)的內(nèi)容太多，

但不知道怎么寫？寫了很多內(nèi)容別人不知道

你要說什么？。。。。。。。。目錄

分析與點(diǎn)評(píng)郵件的作用郵件寫作的基本結(jié)構(gòu)

OUTLOOK常用功能常用郵件模板

郵件寫作注意事項(xiàng)及技巧郵件的作用告知投訴協(xié)調(diào)溝通郵件？電話？MSN？

郵件寫作

的基本結(jié)構(gòu)郵件寫作的基本結(jié)構(gòu)（6部分）選取合適的郵件閱讀對(duì)象確定一個(gè)簡明易懂的標(biāo)題禮貌得體稱謂規(guī)范的郵件PPT示范\關(guān)于汽車項(xiàng)目接觸情況統(tǒng)一模版的溝通.msg層次分明觀點(diǎn)清晰的正文友好的方式結(jié)尾專業(yè)的簽名檔1選取合適的郵件閱讀對(duì)象TO：FW：CC：BCC：收件人，也就是要主要閱讀這郵件的人放在TO相關(guān)人等，需要了解信息轉(zhuǎn)發(fā)(FYI)加密抄送人WHO2確定一個(gè)簡明易懂的標(biāo)題PPT示范\無主題無者正文.msg

鮮明的標(biāo)題要含有關(guān)鍵詞TO:一望即知以便快速了解與記憶。3禮貌得體的稱謂對(duì)方的姓名，性別對(duì)方的職位

注意“你和您”的用法

禮貌友好得體4層次分明觀點(diǎn)清晰的正文明確主旨一文一事清晰明白開門見山形式直觀13金字塔寫作原理

把你的觀點(diǎn)放在最前面！PPT示范\王聰琴的郵件寫的很好.msg中心思想

支撐思想的主要理由

支撐理由

支撐理由14組合和總結(jié)的練習(xí)：1. 修改方案2. 打印并剪切資料3. 最終確認(rèn)方案4. 制作備選方案書5. 給領(lǐng)導(dǎo)展示方案并收取意見6.和領(lǐng)導(dǎo)預(yù)約討論時(shí)間7.張貼資料8.用軟件制作板報(bào)資料思考幾個(gè)板報(bào)主題草案

辦板報(bào)15組合和總結(jié)—金字塔式

辦板報(bào)思考幾個(gè)板報(bào)主題草案制作備選方案書和領(lǐng)導(dǎo)預(yù)約討論時(shí)間給領(lǐng)導(dǎo)展示方案并收取意見修改方案最終確認(rèn)方案用軟件制作板報(bào)資料打印并剪切資料

張貼資料

準(zhǔn)備工作

審批

實(shí)施5友好的方式結(jié)尾友好的結(jié)尾能讓對(duì)方在行動(dòng)時(shí)

更主動(dòng)更樂意PPT示范\請(qǐng)大家注意wincati操作（特別提醒組長）.msg建議禮貌回復(fù)如果可提供好的選擇,應(yīng)在結(jié)尾處提出結(jié)尾應(yīng)顯示誠懇寫上祝福語需要對(duì)方回復(fù)的，應(yīng)有明確的回復(fù)人和回復(fù)時(shí)間PPT示范\無回復(fù)時(shí)間.msg6專業(yè)的簽名檔PPT示范\簽名不規(guī)范.msg簽名要求PPT示范\未命名.msg專業(yè)公司都會(huì)要求統(tǒng)一的簽名檔，你的名字、職位、電話、傳真、郵件，可能還有公司的Logo或者網(wǎng)址。

聯(lián)系方式（電話及地址，郵箱）企業(yè)文化LOGO你的名片規(guī)范專業(yè)準(zhǔn)確方便郵件寫作注意事項(xiàng)及技巧郵件寫作注意事項(xiàng)加粗：只對(duì)部分以示強(qiáng)調(diào)的詞采用加粗等方式情緒：不要在信件中發(fā)泄不滿回復(fù)：回復(fù)信件時(shí),有必要加上部分的原文,以方便對(duì)方了解回信內(nèi)容縮寫：在收件人明白其意時(shí),才可使用俚語或縮寫附件：如果有附件，應(yīng)該在正文處說明附件的內(nèi)容和用途技巧一：

用文字還是圖表來表達(dá)？關(guān)鍵詞文字應(yīng)簡潔關(guān)鍵詞PPT示范\815日B班出勤情況.msg數(shù)據(jù)圖表和數(shù)據(jù)更直觀明了，用正確客觀的數(shù)據(jù)說話比用大堆的文字描述更有說服力！PPT示范\用圖形表示的好的郵件.msg劃分層次用序號(hào)引用正確說明文字式圖表式選擇合適的方式表達(dá)你的觀點(diǎn)也可以并用文字圖表PPT示范\成都CATI611-710月報(bào).msg技巧二：

征求對(duì)方意見請(qǐng)求對(duì)方回答問題答復(fù)對(duì)方問題請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)措辭，語氣，符號(hào)要與表明的立場相吻合！商量詢問肯定否定請(qǐng)示技巧三：

回復(fù)郵件每天下班前需要檢查所有的郵件是否都已回復(fù)外出或半個(gè)工作日無法接收郵件，需設(shè)置自動(dòng)回復(fù)注意時(shí)效性，無論問題是否解決都需給對(duì)方一個(gè)郵件回復(fù)，告知你收到了這個(gè)郵件對(duì)于附件的回復(fù)需要加注足夠的信息，以便引起收件人足夠的重視技巧四：

慎用群發(fā)PPT示范\群發(fā)不當(dāng)郵件.msg不是任何事情都需要群發(fā)不是每個(gè)人都感興趣某人休假通知改手機(jī)號(hào)碼通知saygoodbye的散文發(fā)給和你工作相關(guān)的人可以通過行政人事統(tǒng)一修改發(fā)給特定的人技巧五：

美觀的字體和間距大?。河谩靶∷摹薄拔逄?hào)”

或“11”“12”號(hào)字字體：用“宋體”，“微軟雅黑”字體PPT示范\微軟雅黑.msg行距：1.5倍行距間距：常規(guī)技巧六：

檢查郵件細(xì)節(jié)決定成敗收件人，抄送人是否都正確是否遺留了要表達(dá)的內(nèi)容避免文章拉的過長應(yīng)用的數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無誤附件是否添加，附件里的內(nèi)容是否正確郵件中提到的日期與時(shí)間，地點(diǎn)是否準(zhǔn)確回顧：如何寫好一封郵件？寫郵件的關(guān)鍵詞(WWHC)讓誰看？(WHO)TO/CC稱呼說什么？(WHAT)中心思想是什么標(biāo)題含有關(guān)鍵字怎么說？(HOW)金字塔結(jié)構(gòu)序號(hào)，段落文字？圖表？情感色彩需要回復(fù)嗎檢查！(CHECK)附件郵件閱讀對(duì)象時(shí)間地點(diǎn)簽名常用郵件類型模板--通知型

***（稱謂）：

您好！什么時(shí)間、什么地點(diǎn)、什么人發(fā)生了什么事，為什么以及怎樣發(fā)生的。

謝謝（友好的結(jié)尾）

固定格式的簽名檔

常用郵件類型模板--工作計(jì)劃和安排

**

您好！

為了/由于（

背景），現(xiàn)將**計(jì)劃發(fā)給**。

圖表式（請(qǐng)看附件），并對(duì)附件里的關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行文字說明。

文字式

一12

二1

強(qiáng)調(diào)你的觀點(diǎn)或建議，及希望。

友好的方式結(jié)尾。

規(guī)范的簽名檔

常用郵件類型模板—

出現(xiàn)問題需要解釋說明的

**您好！

關(guān)于您提到的***問題，經(jīng)過我們的跟進(jìn)了解，有以下原因：

一：*********

（

分析為什么會(huì)出現(xiàn)這個(gè)問題）

二：************

（分析為什么會(huì)出現(xiàn)這個(gè)問題）

針對(duì)以上問題，我們將采取以下措施避免問題再次發(fā)生：

一：*********

二：************

三：*********

給您造成的不便我們感到非常抱歉。

謝謝您的反饋（關(guān)注）。規(guī)范的簽名檔常用郵件類型模板—

請(qǐng)求同事或上級(jí)幫助的

****

您好！由于*****（原因）現(xiàn)在我需要得到您的幫助。

講明你需要得到幫助的具體內(nèi)容。

講明如果沒有得到這個(gè)幫助對(duì)你（或者是給對(duì)方將造成什么影響）

說明希望在什么時(shí)間得到對(duì)方的回復(fù)。

向?qū)Ψ奖硎菊\摯的感謝！

規(guī)范的簽名檔

常用郵件類型模板--項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)

標(biāo)題：項(xiàng)目代號(hào)+月+日+城市項(xiàng)目進(jìn)度****：

您好！

請(qǐng)查收項(xiàng)目代號(hào)+月+日+城市項(xiàng)目進(jìn)度。

一：截至今天共完成**樣本，剩余**樣本。

二：目前的問題（困難）及造成的原因。

三：針對(duì)困難和問題的措施。

四：需要得到的幫助。

五：項(xiàng)目中需要確認(rèn)的細(xì)項(xiàng)。（如需要回復(fù)請(qǐng)注明回復(fù)時(shí)間）

如有任何問題，請(qǐng)聯(lián)系我。

謝謝！

規(guī)范的簽名檔

常用郵件類型模板--回復(fù)型

****

您好！

您的郵件我已經(jīng)收到，針對(duì)您提到的問題，現(xiàn)答復(fù)如下：

表明你的觀點(diǎn)：同意或不同意。

說明你的理由。

如果對(duì)方提到很多問題需要你答復(fù)的：

在