時(shí)間管理培訓(xùn)PPT

人力資源部基礎(chǔ)——時(shí)間管理培訓(xùn)講師：張佳培訓(xùn)時(shí)間：2014年9月1時(shí)間都去哪兒了！一、關(guān)于時(shí)間——（一）時(shí)間的特性老是在做別人喜歡你做的事；老是用同樣的方式完成事；做你不擅長的事；做無樂趣可言的事；總是被打斷的事；別人也不感興趣的事；超出預(yù)計(jì)兩倍時(shí)間的事；合作者不可信賴或沒有品質(zhì)保償障的事；不可預(yù)期進(jìn)行過程的事；煲電話粥。????????????2時(shí)間的內(nèi)生陷阱???「時(shí)間估計(jì)不切實(shí)際」「同一時(shí)間內(nèi)做太多的事」……時(shí)間的外生陷阱????「訪客多」「電話多」「會(huì)議多」……一、關(guān)于時(shí)間——（二）時(shí)間的內(nèi)生及外生陷阱3??每個(gè)人的時(shí)間都是同等的，時(shí)間的價(jià)位卻完全不同你是在浪費(fèi)時(shí)間還是在投資時(shí)間？一、關(guān)于時(shí)間——（三）時(shí)間的成本4我們目前的實(shí)際狀態(tài)????加班沒有時(shí)間鍛煉，身體經(jīng)常處在一種透支的狀態(tài)工作沒有計(jì)劃，每天靠慣性進(jìn)行日程安排像無頭蒼蠅一樣工作，沒有方向感每天列了一大堆的計(jì)劃，晚上回顧的時(shí)候，卻發(fā)現(xiàn)忙的都是一些非?，嵥榈氖虑椋匾氖虑閰s沒有干！5時(shí)間浪費(fèi)的原因和癥狀?????????辦事拖拉上班漫談、聊天電話干擾不速之客打擾主管事必親躬不敢拍板，等指示不考慮輕重緩急負(fù)責(zé)人員“遲到”同樣的問題總是一而再、再而三的出現(xiàn)?????????文山會(huì)海，會(huì)議冗長經(jīng)常加班加點(diǎn)窮于應(yīng)付突發(fā)事件上交待不清，事情做錯(cuò)完美主義辦事不考慮事情的復(fù)雜性憑記憶辦事信息溝通不暢找資料6二、時(shí)間管理系統(tǒng)?????（1）明確你的價(jià)值觀（2）確定你的目標(biāo)（3）對你的目標(biāo)按優(yōu)先級排序（4）明確你的任務(wù)（5）對任務(wù)按優(yōu)先級排序

7人的精力就像桶的容量一樣是有限的健康家庭友誼愛情工作金錢興趣看完對你事情的排序，可以清楚的看出你把哪一項(xiàng)放在首位，把哪些放在無緊要的地方。這就是你的價(jià)值觀。

二、時(shí)間管理系統(tǒng)——（一）明確你的價(jià)值觀8——看牙醫(yī)，洗澡，等等——給家里打電話，等等——買禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友，等等——準(zhǔn)備燭光晚餐，等等——簡報(bào)，電視節(jié)目，會(huì)議，整理材料，考試，等等——夜間兼職面試，等等——看演唱會(huì)，等等9案例故事內(nèi)容：周末有一對矛盾，要么去外地拜訪朋友，要么準(zhǔn)備星期天的報(bào)告。 如果你決定去外地訪問朋友，而不為報(bào)告做準(zhǔn)備，你的目標(biāo)很可能是：保持友誼，哪怕自己做出某些犧牲。 如果你不去訪問朋友，而是準(zhǔn)備報(bào)告，你的目標(biāo)很可能是：盡最大努力完成工作。當(dāng)然，保持友誼和完成工作都是你的目標(biāo)。但你對它們的重視程度取決于你的價(jià)值觀。二、時(shí)間管理系統(tǒng)——（二）明確你的目標(biāo)目標(biāo)是我們的需求和愿望——我們想得到什么。它們應(yīng)該直接源于我們的價(jià)值觀。否則，我們所做的事將無法滿足自己的需要。

一旦明確了自己的價(jià)值觀和目標(biāo)，接下來制訂日程表的過程就很簡單了。

10測測你平時(shí)做事情的優(yōu)先順序通常，什么樣的事情是你優(yōu)先選擇做的？喜歡做的事情熟悉做的事情時(shí)間花費(fèi)少的事情上級臨時(shí)交代的事緊急的事情工作量大的事情容易做的事情排定時(shí)間的事情資料齊全的事情別人的事情經(jīng)過籌劃的事情有趣的事情1112上課練習(xí)想象一棵大樹，樹根是你的價(jià)值觀，樹干是你的目標(biāo)，樹的主桿是你的主要任務(wù)，樹的細(xì)枝和葉子是你的次要任務(wù)。

重要性（高）緊急性（高）高度重要低度緊急高度重要高度緊急M2M1低度重要低度緊急高度緊急低度重要M4優(yōu)先原則：急

輕重緩二、時(shí)間管理系統(tǒng)13M3M4行動(dòng)M3,思想M2

M1重要性（高）緊急性（高）防患未然建立人際關(guān)系發(fā)掘新機(jī)會(huì)規(guī)劃危機(jī)急迫的問題有壓力的計(jì)劃繁瑣的工作打擾信件、電話有趣無意的活動(dòng)低度緊迫不速之客M2M1M4M3M4優(yōu)先原則：

M1

行動(dòng)M3,思想M2急某些信件、報(bào)告、會(huì)議必要而不重要的問題受歡迎的活動(dòng)

輕緩重二、時(shí)間管理系統(tǒng)14重要性（高）榜樣，少有危機(jī)成為業(yè)績指標(biāo)的長工

緊急性全無責(zé)任感，工作不保救濟(jì)為生

（高）耕別人的田，荒自己的地M2

業(yè)務(wù)隊(duì)伍中的M1充滿壓力，筋疲力盡M4M3M4優(yōu)先原則：

M1

行動(dòng)M3,思想M2急重岌岌可危，怪罪別人，人際緊張

輕緩15二、時(shí)間管理系統(tǒng)（高）緊急性（高）多投資時(shí)間到M2盡量避免擴(kuò)大M1重急

緩盡量避免

M4

輕盡量減少

M3M4配置原則：

M2

行動(dòng)M1,思想M3

重要性注意陷阱二、時(shí)間管理系統(tǒng)16成功人士是時(shí)間管理的高手??

關(guān)鍵不在于能活多久，而在于能活多好。 你在工作中投入了多少時(shí)間都不重要，重要的是你在這段時(shí)間內(nèi)都做了多少工作！

?把事情很快地做完,叫做效率

?把事情很快又很對地做完,叫做效能17目標(biāo)金字塔長遠(yuǎn)目標(biāo) 年目標(biāo) 季目標(biāo) 月計(jì)劃 周計(jì)劃 日計(jì)劃目標(biāo)分解大有大目標(biāo)小有小計(jì)劃18通過對自身工作方式、方法的改變，達(dá)到時(shí)間管理的目的。即時(shí)間上的四則運(yùn)算：加、減、乘、除。三、時(shí)間管理的途徑——（一）自我組織管理時(shí)間的加、減、乘、除四則運(yùn)算：找出隱藏時(shí)間減少無謂的時(shí)間提高工作效率根除浪費(fèi)時(shí)間習(xí)慣19不要總是做滅火員，尤其是滅自己的火；B做得多了，A就自然做得少了；尋求調(diào)整自己情緒的有效辦法，提高工作效率；比做“緊急且重要的事情”更重要的是把重要的事變成緊急的事去做；勤于計(jì)劃。好記性不如爛筆頭，并學(xué)會(huì)分解大的計(jì)劃；盡量將每件事情一次性做對。三、時(shí)間管理的途徑——（二）時(shí)間管理技巧??????20時(shí)間管理的方法小結(jié)那我們應(yīng)該用什么方法來實(shí)現(xiàn)時(shí)間管理？21時(shí)間管理方法（一）???能不能取消它？能不能與別的工作合并？能不能用簡便的東西代替它？22美國的管理學(xué)家唐納德·Ｃ·伯納姆提出：當(dāng)你處理任何工作時(shí)必須自問：時(shí)間管理方法（二）???1.記錄自己的時(shí)間，認(rèn)清時(shí)間耗在什么地方2.管理自己的時(shí)間，減少非生產(chǎn)性工作3.集中零星時(shí)間，成為連續(xù)性的時(shí)間段23時(shí)間管理方法（三）??????ABC分類法1.將自己工作按輕重緩急分為：A（緊急、重要）、B（次要）、C（一般）三類；2.安排各項(xiàng)工作優(yōu)先順序，粗略估計(jì)各項(xiàng)工作時(shí)間和占用百分比3.在工作中記載實(shí)際耗用時(shí)間；4.每日計(jì)劃時(shí)間安排與耗用時(shí)間對比，分析時(shí)間運(yùn)用效率。5.重新調(diào)整自己的時(shí)間安排，更有效地工作。24時(shí)間管理方法（四）???80%

時(shí)間

20%

時(shí)間帕雷托二八法則在任何特定的群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。把精力專注于那20%重要的能獲得最大回報(bào)事情上，達(dá)到事半功倍的效果。

20%成效80%成效

瑣碎的 多數(shù)事物25重要的少數(shù)事物?????????1、目標(biāo)必須是自己定的。2、目標(biāo)一定要是書面的。 第一，理清自己的思路，知道自己要實(shí)現(xiàn)哪些事情 第二，把目標(biāo)書面化，不容易遺忘； 第三，時(shí)時(shí)提醒自己目標(biāo)在哪里。3、目標(biāo)必須是切合實(shí)際的。4、目標(biāo)必須是可衡量的。5、目標(biāo)必須有時(shí)限。6、目標(biāo)是平衡和諧的。時(shí)間管理方法（五）26????時(shí)間結(jié)構(gòu)的暗示。個(gè)人時(shí)間與組織時(shí)間的沖突。對于無謂的打擾，暗示無法應(yīng)酬。在拒絕別人的時(shí)候，附以理由并提供其他途徑。對事不對人。懂得說“不”27?????避免多重溝通確認(rèn)溝通到位，不使雙方做無用功管理電話，善用電話進(jìn)行溝通善用結(jié)束談話的技巧組織問題盡量集中溝通善于溝通28會(huì)議溝通???????不參加沒有準(zhǔn)備的會(huì)議——重視會(huì)議質(zhì)量使會(huì)議有成效：制定清晰會(huì)議目標(biāo)盡量減少與會(huì)人數(shù)。邀請可提出建設(shè)性建議的人員。選擇適當(dāng)?shù)拈_會(huì)時(shí)間。提前準(zhǔn)備議程，使與會(huì)者提前預(yù)知會(huì)議主題。避免長時(shí)間的會(huì)議。29贏取時(shí)間的技巧??????1、一日之計(jì)在昨天下班前，一周之計(jì)在于周日，一月之計(jì)在于月底?！邦A(yù)則立、不預(yù)則廢”。2.早十五分鐘或半個(gè)小時(shí)開始工作，計(jì)劃全天工作。3.工作前，先準(zhǔn)備好相關(guān)資料，把所有需要的資料、報(bào)告放在 桌上，避免為尋找遺忘東西浪費(fèi)時(shí)間。4.儲(chǔ)備各種與工作相關(guān)的知識，增進(jìn)處事能力，減少時(shí)間浪費(fèi)。5.把最困難的事擱在工作效率最高的時(shí)候做，例行公事，應(yīng)在 精神較差的時(shí)候處理。6、整理重要會(huì)議、討論或談話內(nèi)容，養(yǎng)成將構(gòu)想、概念、票據(jù)及資料，存放在檔案里的習(xí)慣。30???????7、訓(xùn)練速讀：速讀可增快2－3倍閱讀速度，那么行事效率該有多高？8、別讓閑聊浪費(fèi)你的時(shí)間：愿意和朋友同事談天，但應(yīng)在下班以后。9、利用空閑時(shí)間：順手找些例行公事的工作來做。10.整理好文件：避免浪費(fèi)時(shí)間去找東西11.果斷擺脫瑣事：讓秘書或助手分擔(dān)瑣事，專心一致地處理較特殊或富創(chuàng)造性的工作。12.管制你的電話：在拿起電話前，先準(zhǔn)備好紙、筆、姓名、號碼及預(yù)定話題、資料等。13.可以早上做完的事,決不拖到下午完成，可以一天做完的事,決不分成兩天完成贏取時(shí)間的技巧31????????14.該做的事都放在桌上，以免遺漏。15.每天至少完成一件事情,特別是在工作情緒低潮時(shí)。16.選擇在午餐或下班前開會(huì)，決定會(huì)很快。17.站著接待健談的人來訪者，他很快就道出來意了。18.將相關(guān)的工作列在一起19.休息片刻，來杯咖啡、茶、冷欽，甚至只要在窗前伸個(gè)懶腰，就足夠使你精神抖擻了。20.沉思：思索一下可尋求出各種增進(jìn)工作方法及 滿意的靈感，受益匪淺。贏取時(shí)間的技巧32自我工作檢核???????????1.是否完成了我所有優(yōu)先安排的事情；2.是否達(dá)到或超過了日目標(biāo)；3.是否為說服他人花費(fèi)了計(jì)劃花費(fèi)的時(shí)間；4.是否聯(lián)系了聯(lián)系單上的每一個(gè)潛在客戶；5.用于尋找潛在客戶的時(shí)間——

6.未能按計(jì)劃行事的原因——

7.是否能夠避免？如何避免？——

8.當(dāng)天最有效率的事情——9.當(dāng)天效率最低的事情——10.在與我有切身利益上花費(fèi)的時(shí)間是多少，我能投入更多嗎？11.今天對我和我的公司來說都富有成效