培訓(xùn)課件時間與壓力管理

時間與壓力管理TimeandStressManagement課程內(nèi)容?時間管理–作時間的控制者–時間管理和工作安排的系統(tǒng)方法–團隊時間管理–如何避免時間浪費?壓力管理–認(rèn)識壓力–面對壓力–行動計劃你的生活緊張嗎?0-2526-4546+你不是每天在處理緊急的事情危機處理是每天必做之事你生活中不能沒有危機做時間的控制者你是誰?你如何利用時間?你的一天是如何過的?From9to6時間哪里去了?活動工作（W）睡覺（S）小時數(shù)%={(小時數(shù)÷24)×100}家庭（F）娛樂、興趣愛好（R）社交（C）其他瑣事（M）其他（O）總計24你的時間浪費在那里?浪費原因你的順序小組順序省時or省事時間事情控制能力主導(dǎo)9:00~10:00配合計劃能力計劃非計劃可能結(jié)果增加/減少/不變你會如何安排一天的時間?何副總經(jīng)理的一天討論:15分鐘分享:3分鐘關(guān)于時間管理?時間能管理嗎??你真的沒時間嗎??你有多少時間用在工作上?效率（Efficiency）V.S.效果（Effectiveness)?效率：把事情做對（Dothethingsright）?效果：做對的事情（Dotherightthings）?效能：把對的事情做對（Dotherightthingsright）一般工作者輸入輸出聰明工作者輸入輸出如何節(jié)省時間自己做別人做排入工作行程Scheduling授權(quán)Delegation個人精力周期圖100%09:0012:0017:00時間管理的基本認(rèn)識?知道該做什么事,并把時間花在重要的事情上?時間無法管理,事情/任務(wù)才是管理的對象?浪費的時間遠(yuǎn)比有效利用的時間多?善用管理工具提升時間利用效率時間管理和工作安排的系統(tǒng)方法管理時間的四大任務(wù)?確立目標(biāo)（Goal）/愿景（Vision）?設(shè)立短期目標(biāo)（Objective）?制定工作計劃（Planning）?區(qū)分輕重緩急（Prioritizing）個人管理的四步驟?確定角色?選擇目標(biāo)?安排進度?逐日調(diào)整你有幾種角色討論10分鐘分享3分鐘你的角色角色一線經(jīng)理應(yīng)該表現(xiàn)專業(yè)重要性高如何衡量成功通過TMP職業(yè)經(jīng)理人認(rèn)證擁有國家一級TCC證書每年60個小時的專業(yè)認(rèn)證培訓(xùn)完成工作目標(biāo)高工作目標(biāo)完成率100%項目完成率100%協(xié)調(diào)團隊合作中員工滿意度85%以上無嚴(yán)重顧客抱怨規(guī)劃與改善低完成單位年度發(fā)展計劃提出重大改善建議,并獲采用制定目標(biāo)時應(yīng)該遵循法則?可達(dá)到的(Achievable)?可信的(Believable)將在一定時間內(nèi)本部門優(yōu)勢、能力和弱勢考慮進去后可以完成的。根據(jù)實際情況，是現(xiàn)實的、可以讓人接受的。?可想象的(Conceivable)?可控制的(Controllable)?合乎需求的(Desirable)?可衡量的(Measurable)能夠用文字（書面）表示出來。不受其他人的參加而可以隨著改動的。是你真正希望做的。成功的標(biāo)準(zhǔn)很清晰，目標(biāo)的達(dá)成和完成是可看見的（例如：你知道它們何時會出現(xiàn)）。時間管理矩陣緊急I????危機緊迫的問題已到期的項目會議不緊急II???????????準(zhǔn)備事項預(yù)防措施價值整合計劃關(guān)系建立真正的休閑授權(quán)過于簡單的事垃圾信件某些電話一些會浪費時間的事重要不重要III?????不預(yù)期的打擾─如電話某些信件、某些報告某些會議某些觸手可及的事情你喜歡做的事情IV你的時間管理矩陣緊急I????不緊急II???????重要不重要III?????IV????時間管理是針對那一個矩陣象限的管理?I?II?III?IV?時間管理矩陣IIIIII結(jié)果：?完全不負(fù)責(zé)的?需要到處救火?依賴別人來完成基本的事情IV時間管理矩陣I結(jié)果?工作壓力大?精疲力盡?工作中充滿危機IIIV?總是在到處救火III時間管理矩陣IIII結(jié)果：?注重短期效應(yīng)?工作中充滿危機?以善變著稱?不認(rèn)為目標(biāo)與計劃重要?感覺自己受到委屈，事情在自己控制以外?淺薄及破碎的人際關(guān)系IIIV時間管理矩陣III結(jié)果：?目標(biāo)與方向明確?平衡?自制與紀(jì)律?狀況在控制之下?較少的危機柏拉圖定律(80/20)80%的工作是運用20%的時間完成的ABC法則?A級優(yōu)先—必須做的事?B級優(yōu)先—應(yīng)該做的事?C級優(yōu)先—可以去做的事工作日志時間工作內(nèi)容工作分類實際花費時間ABC完成每日時間規(guī)劃法1.2.3.4.5.列出任務(wù)估計工作需要時間預(yù)留機動時間給意外事件決定優(yōu)先,刪減和委派事后檢查日程計劃

每周計劃（第_____周）

角色扮演

設(shè)定目標(biāo)

星期一

8

9

10

11

12

1

2

3

4

5

6

7晚上

星期二

星期三

星期四

星期五

星期六

今

日

工

作

重

點

工

作

/

約

會

/

會

議

88888

99999

1010101010

1111111111

1212121212

11111

22222

33333

44444

55555

66666

77777晚上

晚上

晚上

晚上

晚上

星期日

8

9

10

11

12

1

2

3

4

5

6

7晚上

日程計劃-舉例每周計劃（第_____周）

角色扮演

設(shè)定目標(biāo)

周末陪孩子活動

父親，丈夫

每周最少一次與家

人聚會

及兒子

爭論不超過一天

一周游泳兩次

完成玫琳凱“人的管

自己

理”

準(zhǔn)備玫琳凱培訓(xùn)

景瑞房產(chǎn)教材

培訓(xùn)顧問

與Helen一起做教材

教練

CBM追蹤

開創(chuàng)者

星期一

準(zhǔn)備MaryKay

培訓(xùn)

8

9MaryKay培訓(xùn)

10CallJassica

11

12

1

2

3

4

5

6

7晚上

星期二

星期三

星期四

星期五

星期六

今

日

工

作

重

點

景瑞Interview

景瑞Interview

玫琳凱培訓(xùn)

玫琳凱培訓(xùn)

景瑞培訓(xùn)

安排活動住宿

確認(rèn)交通安排

確認(rèn)旅游用品

周末活動

工

作

/

約

會

/

會

議

8

9景瑞教材

10景瑞

Interview

11

12

1

2

3

4

5

6

7晚上

8

9

10

11

12

1

2

3

4

5

6

7晚上

游泳

8

9

10

11

12

1

2

3

4

5

6

7晚上

星期日

家庭聚餐

8

9

10

11

12

1

2

3

4

5

6

7晚上

看VCD

8

家庭早餐

9

陪小孩看書

10確認(rèn)餐廳

11

12家庭聚餐

1

2商場購物

3

4

5

6

7晚上

確認(rèn)下周工作

8

9MaryKay培訓(xùn)

10

CallMsCai

11

12

1與Helen做教材

2

3景瑞Interview

4

5

6

7晚上

游泳

讀“談人的管理”

讀“談人的管理”

讀“談人的管理”

游泳

AMA版權(quán)所有，未經(jīng)許可不得翻錄復(fù)制

你會如何安排一天的時間?結(jié)合你的各種角色討論:15分鐘分享:3分鐘時間日志時間7:00工作安排工作優(yōu)先度備注定時將您使用時間的方式忠實記錄起來是幫助您開始時間管理的最佳方式7:157:307:458:008:158:308:459:009:159:309:4510:0010:1510:3010:4511:0011:1511:3011:4512:00如何填寫每日時間日志1.按照自己的需求修改每日時間日志為了讓時間日志能正確的反應(yīng)出您日常的工作，因此，改正時間表，如果它不適合您的時間。2.填寫時間日志隨身帶著每日時間日志，以每15分鐘為一單位，忠實正確的將你在這15分鐘所做的工作或進行的活動記錄起來。切記要將所有的活動登記起來，包括您例行的工作，做白日夢、出去午餐、聊天…等。如何填寫每日時間日志3.上班時數(shù)以外的工作

如果您在上班時數(shù)以外時間工作（包括做惡夢），也請正確的記錄在日志里。

4.將工作分類歸納

在右邊工作分類歸納欄內(nèi)是將您所做的工作及活動來歸類及命名。例如：“書寫報告”、“進行自我時間管理”、“準(zhǔn)備計劃”、“冥想”、“做白日夢”、“問題處理”在每天工作結(jié)束之后，將每大項占多少的單位總加起來。

我們建議您在每天最后的時候才將工作歸類命名。

如何控制時間的使用1明確責(zé)任、確立優(yōu)先級和目標(biāo)2去除不必要和不合適的活動3每日、每周規(guī)劃時間使用計劃盡可能授權(quán)留出處理意外事件的處理時段盡可能消除或減少干擾因素高效率利用精力高峰期計劃時間運用的指導(dǎo)方針1.2.3.4.總是把你的計劃寫下來。保持集中力在你將預(yù)定完成的目標(biāo)上?？偸菍⒛愕娜粘瘫矸旁谀愕拿媲耙源_保工作進度。先將主要的事項及活動計劃好。5.6.7.8.多花心思在計劃每天的一開始。盡可能將有關(guān)之事項及活動給歸納在一起。多留一些時間給重要的工作。確定容許足夠的時間在每一件工作上，但不能給予太多的時間。計劃時間運用的指導(dǎo)方針9.10.建立一些彈性在突如其來的事件上。每一天撥出一些供思考的時間給自己。11.12.13.考慮如何將等待及旅行的時間變得更有用。如果可行，試著將你的生理時鐘和你的工作相配合。學(xué)習(xí)如何控制自己不去做并未排入行程的事情。14.15.16.每日下班前先將明日的行程排好。請你的秘書來協(xié)助你安排行程。將你計劃的日程表及實際履行的事情做一些比較，可以學(xué)會如何更實際及有效地安排你的時間。時間管理?專注是提高個人工作效能的關(guān)鍵.?高效的經(jīng)理人堅持要事第一,而且每次只做一件事.~彼德杜拉克團隊時間管理行為風(fēng)格特征概述人際導(dǎo)向/外向關(guān)系型43社交型間接慢AB21CD直接快思考型/工作導(dǎo)向/內(nèi)向指導(dǎo)型/Exercise風(fēng)格測試不同風(fēng)格的行為偏好指導(dǎo)型?獲得立即的成果?有目的行為?接受挑戰(zhàn)?決策迅速?詢問現(xiàn)況?采用權(quán)威?主導(dǎo)狀況?解決問題社交型?與人接觸?留下好印象?表達(dá)清晰?創(chuàng)造激發(fā)人心的環(huán)境?熱情?自娛娛人?樂觀?參與團體行動不同風(fēng)格的行為偏好關(guān)系型?態(tài)度和靄?耐心?彈性?協(xié)助他人?傾聽?使人感到快樂?創(chuàng)造穩(wěn)定而和諧的環(huán)境?團隊協(xié)作思考型?關(guān)注任務(wù)及標(biāo)準(zhǔn)?注意細(xì)節(jié)?分析及權(quán)衡事情?系統(tǒng)的?邏輯的?精確的?規(guī)劃的?決策緩慢不同風(fēng)格的基本需求關(guān)系型基本需求:被人接受社交型基本需求:被肯定思考型基本需求:安全(要有正確的信息)指導(dǎo)型基本需求:成就(表現(xiàn)成果)各種人際風(fēng)格的溝通策略關(guān)系型?誠懇的?耐心的引導(dǎo)出目標(biāo)?保留彈性?給予支持?關(guān)注人際關(guān)系?澄清事實社交型?親切，友好?關(guān)注團體而非個人?重視整體而非細(xì)節(jié)?提供社交的活動?提供支持?提供發(fā)表意見的機會思考型?事先準(zhǔn)備?分析利弊得失?關(guān)注任務(wù)?系統(tǒng)的方式?對事不對人?一致性的?有耐性的指導(dǎo)型?直接，簡短，重點式的答覆?關(guān)注業(yè)務(wù)及成果?強調(diào)利益?提供挑戰(zhàn)，自由及機會?問“什么？”而非“如何？”制定工作計劃的八個步驟1.2.描述要獲得的結(jié)果—要完成什么任務(wù)評估現(xiàn)狀,分析外部的機會與威脅、內(nèi)部的強弱項期望現(xiàn)狀目標(biāo)步驟預(yù)算時間表執(zhí)行跟蹤3.4.5.6.7.8.界定目標(biāo)制定行動計劃和具體步驟(列表、排序、設(shè)定期限)計算預(yù)算費用,包括金錢、人力、時間制定時間表執(zhí)行計劃跟蹤計劃的執(zhí)行情況列表WhyWhatWho華東區(qū)商展工作計劃WhenWhereHowtoHowmuch?準(zhǔn)備演示綱要?清理預(yù)算分析資料?訂立商展規(guī)劃會議議程?評估地點?新產(chǎn)品上市?給上司的成本分析報告?估計制作文宣費用?顧客意見反饋分析?項目進度時程安排?擴大市場占有率排定順序項目排序?新產(chǎn)品上市提案?華東區(qū)商展演示?促銷預(yù)算1/1準(zhǔn)備演示綱要1/2給上司的成本分析報告3/1清理預(yù)算分析資料3/2估計制作文宣費用2/1訂立商展規(guī)劃會議議程2/2顧客意見反饋分析表制作工作計劃任務(wù)名稱:日期:工作項目重要性開始結(jié)束負(fù)責(zé)人成果評價計劃甘特圖時間123456789（周）工序人數(shù)周總計A*1E1E2E1E2E2E2E263BCD*EF**G合計114E4E4E4E3E3E2E2E1E16641381787652計劃人員需求情況圖人數(shù)87654321012345678910時間（周）制作一個項目計劃表你負(fù)責(zé)改善一個單位的重要問題,你的主管希望你提出一個有效的工作計劃.成本降低/客戶服務(wù)改善/提高績效計劃推展進度安排質(zhì)量,成本,影響因素關(guān)鍵路線(CPM),線條圖(GANT),里程碑(Milestone)人員職責(zé)分派工作結(jié)構(gòu)分解控制會議干擾因素分析差異分析修訂措施問題及原因分析下一步工作安排及建議進度控制進度報告管理者的時間計劃?善用時間排程,學(xué)會善用大段時間與零散時間?預(yù)留可彈性運用的時間以應(yīng)對突發(fā)狀況?將瑣碎的工作交由部屬處理?將時間運用于改善組織,改善工作方法,創(chuàng)新,提高客戶滿意度,降低成本,減少錯誤及瑕疵的工作誰偷了你的時間?討論10分鐘分享3分鐘時間浪費的陷阱?缺乏輕重緩急之分?缺少計劃?隨意授權(quán)?無效的會議?缺乏組織?個人間的沖突?對時間估計的不足?試圖根據(jù)記憶來做事?沒有能力說“不”?拖延避免干擾電話SayNo!未事先約定的訪客給自己一段安靜的時間拒絕與重要目標(biāo)無關(guān)的事情打交道，才能創(chuàng)造時間的最大效益避免干擾?電話–盡量減少?訪客–限制區(qū)域與人數(shù)–在別人的工作區(qū)域討論工作–座位遠(yuǎn)離門或走道–站立談話–代接與授權(quán)–電話留言–避免無關(guān)話題–簡潔回答–必要時禮貌的結(jié)束對話避免干擾?郵件–分類–安排時間閱讀–過濾垃圾郵件–限制對象?會議–確定必要性–讓參加會議的人清楚知道會議目的與需要信息–準(zhǔn)時開始,準(zhǔn)時結(jié)束–轉(zhuǎn)接電話–結(jié)束前清楚說明會議結(jié)論與要求你會怎么辦?你是新來的工程師,當(dāng)你正投入公司財務(wù)系統(tǒng)的編程設(shè)計工作時，負(fù)責(zé)電子商務(wù)的項目經(jīng)理李嵐打電話來請你參加一個會議，主題是要討論電子商務(wù)的未來應(yīng)用及發(fā)展方向，他很希望你代表技術(shù)支持部門談?wù)劯黜椥录夹g(shù)的應(yīng)用，時間是在下午2點鐘。李嵐相信你是最好的人選，而她已經(jīng)沒有其他時間來進行這個會議。她因為太忙而忘了提前通知你。她知道你人很好，應(yīng)該會幫他這個忙。而那個時間你原來是準(zhǔn)備要學(xué)習(xí)JAVA技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。請問你會如何面對這次的會議邀請。處理困難情境(7A)?階段一：處理人的情緒–吸收–表示理解–同意某些事AbsorbAcknowledgeAgreewithsomething?階段二：處理特定問題–詢問–增加–建議–一起的行動計劃AskAddAdviseActionplantogether跳脫時間陷阱1、計劃欠妥2、貪求過多3、不速之客7、欠缺自律8、無力拒絕9、做事絕延13、用人不當(dāng)14、社交閑談15、權(quán)貴混淆4、條理不清5、事必躬親6、電話干擾10、無效會議11、文件繁雜12、工作擱置16、溝通不良17、進度失控18、應(yīng)付危機經(jīng)理人應(yīng)經(jīng)常問的問題?我的工作如何對公司的策略產(chǎn)生貢獻(xiàn)？?我的主要角色與職責(zé)是什么？?我對于組織的其它事業(yè)領(lǐng)域可以提供哪些協(xié)助？?如何提供更好的服務(wù)給內(nèi)部及外部的客戶？?有哪些關(guān)于工作或人員的的問題需加以特別的關(guān)注？?有哪些是公司期望未來去做的事？時間是最稀有的資源。所有的工作、所有的成果和績效都需要使用時間。與其它的資源不同,時間不能被替代、時間不能增加、不能被購得、不能儲存。高效經(jīng)理人是從時間開始,而不是從任務(wù)開始。他們首先去了解:他們的時間到哪去了。PeterF.Drucker如何進行時間管理1.2.3.4.5.6.確立自己的角色選擇重要的事,排定優(yōu)先順序了解自己的時間到哪去了設(shè)立目標(biāo)計劃和安排日程避免干擾7.井然有序,逃離時間的陷阱Q&A花點時間,什么都不做,這是放松的開始花點時間,去思考,這是進步的開始花點時間,去閱讀,這是智慧的開始花點時間,去運動,這是健康的開始花點時間,去旅行,這是增長見聞的開始花點時間,去關(guān)懷社會,這是服務(wù)的開始壓力管理內(nèi)容提要?認(rèn)識壓力?面對壓力?行動計劃你曾經(jīng)有壓力很大的經(jīng)驗嗎?你學(xué)習(xí)到的寶貴經(jīng)驗是什么?48-168分低169-312分中313-432分高需采取防范措施需制定計劃來克服這些有問題的方面必須立即采取有效措施找出壓力冰山壓力來源外部?無法控制的事?能力無法達(dá)到的事?沒有興趣的事?事先沒有預(yù)料到的/突發(fā)事件內(nèi)部個性?控制能力?情緒?精神壓力你的壓力來源順序壓力來源可能原因壓力來源?Socialisolation缺乏人際支持?Thinkunrealistically?Rigidbody想法不切實際身體緊張?Emotionalrepressed?Self-neglect情緒壓抑忽略自己的需要?Sensoryoverload感官刺激過度壓力與績效表現(xiàn)的關(guān)系績效表現(xiàn)最合適壓力最佳績效表現(xiàn)低度壓力厭倦壓力程度高度壓力不安不快樂面對壓力?對外:事件控制?對內(nèi):自我調(diào)整面對壓力?事件控制–突發(fā)事件–不得不做的事情突發(fā)事件?處理方法：–問自己:“是否我該處理？”–“是”—接受并面對它,努力尋找資源–“不是”—請說no!否則，不要一邊埋怨，一邊做。突發(fā)事件?處理步驟：–冷靜–判斷、分析(5W2H)–尋求解決方法?緊急措施?預(yù)防再發(fā)生讓自己放松一下呼吸練習(xí)不得不做的事情?心理準(zhǔn)備–正面思考–給自己一點壓力?預(yù)演–看見好處練習(xí):面對不得不做的事你正在趕一份后