文件材料歸檔范圍

文件材料歸檔范圍、分類(lèi)方案和保管期限

編制規(guī)則

（8號(hào)令解讀）2009年3月19日１制定的背景１９８７年的文件不適應(yīng)形勢(shì)需要，尤其是對(duì)檔案鑒定銷(xiāo)毀、進(jìn)館工作不利：四個(gè)方面１９９９年作為國(guó)家局科研項(xiàng)目立項(xiàng)，啟動(dòng)制定工作。歷時(shí)８年，兩次征求意見(jiàn)稿，三次專(zhuān)題研討會(huì)（我省參加了其中部分省檔案部門(mén)的研討會(huì)）。共識(shí)：合二為一，永久定期與標(biāo)時(shí)法，充實(shí)新領(lǐng)域材料（執(zhí)政執(zhí)法、審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、公民權(quán)益）并細(xì)化條款，審批制改為備案制。２制定原則涵蓋所有文件明確界定歸檔和不歸檔范圍標(biāo)時(shí)制盡量避免重復(fù)歸檔進(jìn)館公民權(quán)益文件材料保管期限“從寬”。（以人為本。上、下級(jí)來(lái)文期限下調(diào)，在一定程度解決進(jìn)館重復(fù)問(wèn)題。）明確檔案部門(mén)及機(jī)關(guān)執(zhí)行規(guī)定的職責(zé)和義務(wù)。由審批制代替?zhèn)浒钢疲匾兓?，檔案部門(mén)及機(jī)關(guān)明確各自職責(zé)和義務(wù)，一方要嚴(yán)格把關(guān)，一方要認(rèn)真編制，發(fā)揮兩個(gè)積極性，確保一個(gè)單位的表有針對(duì)性、實(shí)用性和可操作性。３編制要求制定編制工作方案。一個(gè)部門(mén)一個(gè)部門(mén)地編制掌握編制方法。認(rèn)真排查，先列本部門(mén)形成文件的清單，確定哪些需要?dú)w檔，再定保管期限。編制范圍遵守審批程序。一個(gè)機(jī)關(guān)的表，須經(jīng)審批后可執(zhí)行，內(nèi)部機(jī)構(gòu)式工作職能發(fā)生變化，表要相應(yīng)調(diào)整，并經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)審核批準(zhǔn)后執(zhí)行。參照?qǐng)?zhí)行單位也要在檔案行政管理部門(mén)指導(dǎo)下編制，不需要審批。具有行政管理職能的事業(yè)單位的表要審批。4制定的目的和依據(jù)為便于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱(chēng)機(jī)關(guān)）正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，制定本規(guī)定。5對(duì)機(jī)關(guān)文件材料的理解

本規(guī)定中的機(jī)關(guān)文件材料是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的歷史記錄。6歸檔范圍的內(nèi)容

（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；

（二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；

（三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；

（四）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。）7不歸檔范圍的內(nèi)容

（一）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

（二）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話(huà)記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；

（三）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

（四）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。）8強(qiáng)調(diào)集中統(tǒng)一管理

凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門(mén)移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。9保管期限劃分機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。10對(duì)永久保管的檔案內(nèi)容及重點(diǎn)性的理解把握永久保管的文書(shū)檔案主要包括：

（一）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；

（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；

（三）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；

（四）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

10對(duì)永久保管的檔案內(nèi)容及重點(diǎn)性的理解把握永久保管的文書(shū)檔案主要包括：（五）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；

（六）本機(jī)關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；

（七）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；

（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

11定期保管的檔案內(nèi)容及對(duì)一般性的理解把握定期保管的文書(shū)檔案主要包括：

（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；

（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；

（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；

11定期保管的檔案內(nèi)容及對(duì)一般性的理解把握定期保管的文書(shū)檔案主要包括：（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；

（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；

（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專(zhuān)題報(bào)告等文件材料。12對(duì)人事基建會(huì)計(jì)等專(zhuān)門(mén)文件材料的歸檔范圍期限要求機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專(zhuān)門(mén)文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。13對(duì)電子文件和紙質(zhì)文件歸檔的要求機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。14對(duì)聯(lián)合召開(kāi)的會(huì)議、聯(lián)合發(fā)文的歸檔要求機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。15關(guān)于審批程序各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門(mén)工作實(shí)際，編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)審查同意后執(zhí)行。）有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的中央、國(guó)家機(jī)關(guān)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)工作實(shí)際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，并經(jīng)國(guó)家檔案局審查同意后執(zhí)行。附件：文書(shū)檔案保管期限表本級(jí)代表大會(huì)文件材料本級(jí)四套班子和紀(jì)工青婦常委會(huì)、常務(wù)會(huì)、辦公會(huì)文件材料本機(jī)關(guān)黨組、辦公會(huì)紀(jì)要、記錄（永久）本機(jī)關(guān)召開(kāi)的工作會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議的文件材料機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議的文件材料本機(jī)關(guān)承辦國(guó)際性會(huì)議、大型展覽會(huì)、博覽會(huì)文件材料上級(jí)檢查、視察工作的文件材料本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料（９款）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)編制、干部人事、黨團(tuán)工會(huì)、紀(jì)檢、保衛(wèi)、信訪文件材料（１３款）本機(jī)關(guān)事務(wù)管理文件材料（８款）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的材料同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的要貫徹招待的文件材料下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料文書(shū)檔案保管期限表１

代表大會(huì)文件材料請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)、選舉結(jié)果、討論通過(guò)的文件、決議、紀(jì)要、公報(bào)、主席團(tuán)會(huì)議記錄等文件材料永久大會(huì)發(fā)言、人大代表建議和意見(jiàn)、人大議案及答復(fù)，政協(xié)委員提案及辦理結(jié)果，簡(jiǎn)報(bào)，快報(bào)永久賀信（電）重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過(guò)程中形成的文件，小組會(huì)議記錄、會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃、總結(jié)等文件材料30年討論未通過(guò)的文件10年文書(shū)檔案保管期限表２本級(jí)四套班子和紀(jì)工青婦常委會(huì)、常務(wù)會(huì)、辦公會(huì)文件材料公報(bào)、、決議、決定、記錄、紀(jì)要、議程、領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)、討論通過(guò)的文件、參加人員名冊(cè)永久

討論未通過(guò)文件材料10年文書(shū)檔案保管期限表３本機(jī)關(guān)黨組、辦公會(huì)紀(jì)要、記錄永久文書(shū)檔案保管期限表４本機(jī)關(guān)召開(kāi)的工作會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議的文件材料請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話(huà)、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要（永久）典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)（３０年）文書(shū)檔案保管期限表５機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議的文件材料主辦的請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話(huà)、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要（永久）

典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)30年協(xié)辦的（分別降一個(gè)檔次）文書(shū)檔案保管期限表６本機(jī)關(guān)承辦國(guó)際性會(huì)議、大型展覽會(huì)、博覽會(huì)文件材料請(qǐng)示、批復(fù)、申辦和籌辦組委會(huì)主要活動(dòng)安排、議程、名單、主報(bào)告（原文及譯文）、輔助報(bào)告（原文及譯文），上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人賀辭、題詞、講話(huà)，會(huì)徽設(shè)計(jì)永久代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)、新聞報(bào)道30年委員會(huì)、分會(huì)、學(xué)術(shù)會(huì)討論記錄、會(huì)議代表登記表、接待安排10年文書(shū)檔案保管期限表７上級(jí)檢查、視察工作的文件材料

重要的永久

一般的30年

本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作匯報(bào)材料30年文書(shū)檔案保管期限表８本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料（詳見(jiàn)8.1-8.9）(大部分是永久和30年保存)文書(shū)檔案保管期限表９本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)編制、干部人事、黨團(tuán)工會(huì)、紀(jì)檢、保衛(wèi)、信訪文件材料（祥見(jiàn)9.1-9.13）文書(shū)檔案保管期限表１０本機(jī)關(guān)事務(wù)管理文件材料（祥見(jiàn)10.1-10.8）文書(shū)檔案