波導(dǎo)客戶管理系統(tǒng)

{客戶管理}波導(dǎo)客戶管理系統(tǒng)辦公室5SObjectives目的Introduction介紹Startingaworkshop從車間開始1-Eliminate整理2-Straightenup整頓3-Clean清掃4-Standardize清潔5-Respect素養(yǎng)5Sandfiling5S與文件歸檔5SandyourPC5S與電腦5Sandarchiving5S與存檔5Sandyourworkspace5S與辦公區(qū)域5Sandmonareas5S與公共區(qū)域5Sanddisplay5S與展示Objective目的applynotonlytotheshopfloorbuttooffices(supportfunctionslikequality,humanresources,…)aswell.5S的原則支Theobjectivesarethesame:目的都是相同的––yourworkload.顯示積極的形象。一個整潔的辦公環(huán)境會給所接觸的人留下良好的印象；雜亂的辦公環(huán)境則會暗示無組織性或者表明你不能勝任當前的工作。—。:––ra不要把與‘春節(jié)大掃除’混淆。籍由5S，你會再想通過歸檔、清掃并分類,從無效率狀態(tài)Office5Sinvolvesphysicalreorganization.Thewayinwhichpaperandputerfiles,drawersandcabinetsarekeptmustbeimproved.辦公室5S包括實際的改組。保持5S方法肯定會改進紙張文件和電腦資料、抽屜和柜子的組織。WithoutOffice5S,therecanbenosimplificationofadministrativeprocesses.沒有辦公室5S,就沒有管理過程的簡化不論什么樣的工作場所，以下的5S步驟都是一樣的。這個指南將不會詳細地介紹每一個步驟，但是專注于那些特別與辦公室效率有關(guān)之處。n’tandthrowSeiri區(qū)分需要的與不需要的物品,把無用的1東西扔掉.Straightenup整頓23每件事物都有地方放，并且每個事物都要放在規(guī)定的位置，把常用的東西放在每一個人都容易拿的地方。SeisoClean清掃4打掃干凈裝置，找出臟污的產(chǎn)生原因并解決。SeiketsuStandardize清潔5Eliminate整建立好的日常管理保養(yǎng)制度，規(guī)范存蓄和清掃手續(xù)。Respect素養(yǎng)理把習慣”帶入辦公室遵守辦公室規(guī)定持續(xù)地做得更好—顯而易見,5s最大的誤區(qū)是僅僅象‘春節(jié)大掃除’一樣,而從沒達到第三個步驟“清掃”。真正的改進依靠標準化和遵守日常管理保養(yǎng)制度。啟動一個車間Theparticipants:參與者–belongtothesamedepartmentorofficespace屬于同一個部門或同一辦公區(qū)域7人TheDepartmentHeadisfullyinvolvedandparticipatesinthesessionsalongwitheveryoneelse.在期間，部門領(lǐng)導(dǎo)和其他每個人員都要積極參與。TheCoachoutside她–cantakeafreshandobjectivelookathowtheofficeruns能夠?qū)k公室運行情況有個全新的、客觀的看法。–是中立的，因此可以自由地詢問已制定的工作規(guī)范車間領(lǐng)導(dǎo)–按照組織結(jié)構(gòu)和會議計劃,他/她與教練保持緊密聯(lián)系，開展工作。–一旦部門是可充分自我管理的，教練要把跟蹤規(guī)范的工作，移交給領(lǐng)導(dǎo).這些規(guī)范已很好.Training培訓(xùn)在會議期間,我們不是‘訓(xùn)練’而是提高意識.真正的培.見).–解決方法，參與者自己找到解決辦法并自愿去應(yīng)用(不要指望老師來了，會有已經(jīng)準備好的—)啟動一個車間Properlyworkingthroughthefivestages(severaltimes)requiresamitmentoftwotothreemontshop.完全地執(zhí)行這五個階段（幾次）要求兩到三個月的時間限制，這對于成員們達到設(shè)定的目標已足夠。更長的時間則會使人泄氣。.任何在這段時期沒有包含進去的，可以留到下一個周期去做。Meetingtimes會議時間Attheendofinitialtraining,meetingtimesaretobedefinedwiththegroup.Thesemeetingsabsolutelymust在初次培訓(xùn)結(jié)束時,要和小組一起制定會議時間.這些會議一定要—settimes.—lastatleasttwohoursperweekorhalfanhourperday.至少每周兩個小時或每天半個小時.與周例會相比，某些主題也許需要更多的時間(舉例來說一個7個人部門的新文件系統(tǒng)),這種.5S可以成為召開TOP30會議的好機會.（TOP30即每周的支持功能會議）–Dividetheofficeintozonesiftherearetoomanypeopletomakeupjustonegroup.如人員超過一個小組的規(guī)定人數(shù)，要將辦公室劃分區(qū)域.整理WHY為什么acebystockpilingthingswedon’treallyneed,suchasoldpapersandforgottenaccessoriesi為團隊建立一個較好的環(huán)境.我們總是沒有認識到這些：我們?nèi)菀状娣乓恍]真正需要的東西以至而浪費空間,如在柜子里有舊的文件和已遺忘的附件或在硬盤里有不需要的資料。堆積的垃圾越多，越難找到真正需要的東西，并且重要的文檔可能被丟失。經(jīng)常的，我們的柜子看起來空間不夠，在購買新柜子之前，首先要清理舊的柜子。選定一個區(qū)域，并且通過清除垃圾，盡可能地騰出空間。區(qū)分有用的與無用的。決定哪些需要保留哪些需要清除掉。注釋：”清除”不一定就是要扔掉。每件東西(代表性的辦公用品)都?–Whousesit?誰使用的?–Howoften?多久使用一次?–Doesitreallysuitthejobweuseitfor?這東西是否真的適合在工作中使用?––在最近一年里，這個資料或文件共使用多少次?????:.–).如果不能確定，將‘不能確定的’東西放在特定的區(qū)域；如沒人認領(lǐng)，超過有效期，可以INDICATOR指標Numberofcabinets,drawersandshelvescleared.已清理的柜子,抽屜和架子的數(shù)量一開始，從公共區(qū)域清理比較好(如書架,辦公用品柜子,標準資料,請假表)，與個人辦公桌相Don’tforgettolookontopofandundercupboardsandfilingcabinets.Whatisstucktothesideo不要忘記去檢查柜子和檔案柜的上面和下方?？词裁凑吃谧肋吅腿釉谧赖紫?仔細檢查窗臺和顯示面板.WHY為什么整理出一個明確且合適的地方放置資料和辦公用品,以便在需要的時候，能迅速方便地找到，.然后把經(jīng)常被同一個人或同一群人使用的文件歸在一起.Seewhatcannowbestoredinthespacefreedupbythepreviousstage.在前階段整理出來的空間里，看看有什么能夠被儲存Choosemonareas(e.g.asharedbookshelf)選擇公共區(qū)域(如:公共書架):?assimpleaspossible盡可能地簡單在文件夾或裝訂夾之間留下一點空隙。如果擠得緊緊的，，不僅在你需要時很難取出，而且很難放回原處。WHY為什么manyspotsstaydirty.DustgathersunderyourdeskandbehindyourPC.Therearealwayslabelsingunstuckfromtheofficedisplayboard.一直以來，這是一個經(jīng)常被忽略的5S階段,一般而言，這階段是日常管理保養(yǎng)的工作，擦地板、擦桌子和倒垃圾。但是走近細看，有很多地方仍是臟果地面上放著雜亂的電纜或堆積著文件就無法清理，這些文件應(yīng)該在晚上下班回家之前整理歸Thesolutionisnotjusttocleanthetroublespotsyourselfbutto帶上清掃工具，先在電stonedevice,youwon’thavetoundoeverything.移動地面上的所有電纜,檢查并卷起后掛在辦公桌下面，用彩色標貼在每根纜線兩頭做好標記,以便你需要拆開一個設(shè)備,不需要解開每根線纜。.清潔WHY為什么用幻燈片來顯示出我們儲存或文件保管混亂的差異..Markcabinetsbothinsideandoutside.柜子的內(nèi)外做好標識.Defineadocumentmanagementsystem,ifQualityhasnotalreadyprovidedyouwithone.Writeproc如果質(zhì)量部門沒有給你提供一個文每個區(qū)域做好適當?shù)臉俗R是保證5S實施的最好方式。這樣，不管什么時候，都能很明顯地看到哪些東本不在規(guī)定位置了。WHY核實前面制定的管理制度是否被執(zhí)行。確保日常管理保潔工作仍在持續(xù)和車間在進一步改善之中。在一些會議后，設(shè)立審查表，起初是一些簡單的問題，隨著時間的推移，審查表要改進得越具體、越嚴格。第一次審查由車間領(lǐng)導(dǎo)負責執(zhí)行，以后的審查責任移交給參與者本人。偶爾讓其3-Setrulesfor5Sbehavior.為5Onceamonthforfifteenminutes—“PaperChase”:Thewinningteamisthatwhicheliminatesthemostuselesspaperasjudgedbypar1)Auditscore1）審查分數(shù)2）小組人員的出席（必要的話，這個指標可以在早期引入），小組人員的出席和5S的成功開展有直接的關(guān)聯(lián)。與歸檔每個人在30秒內(nèi)能找到文檔（電子文檔或紙張版文檔）歸檔僅允許兩種情況：上面的文件要和中間及底層的是一樣的不常用且定期清除的資料（例如雜志或回執(zhí)），按年代歸檔Bindersorhangingfiles?裝訂或歸卷裝訂或歸卷取決于你擁有的文件的數(shù)量以及你選擇是由很多小的文件還是由幾個大的組成。無論如何，裝釘或歸卷的目錄必須標準化。Pros正面效應(yīng)負面效應(yīng)文件容易處裝訂rEntirefileeasytotransport理整個文件易于傳輸通過標簽區(qū)分來簡單的標準化如果文件的頁數(shù)增加，就需要很Hangingfiles歸卷Hardtostandardizewithinagivenfile在一給定的文件里，很難標準化視覺效果好-任何事情都無例外——裝訂、歸檔抽屜、架子、柜櫥，都必需被識別：辦公平面圖正確地顯示每個東西所放置的位置，這是證明文件系統(tǒng)是否有效的一個好方法。這也是5S開始審查的一個起點，并且事實證明對新來者是很有幫助的。5SandyourPC5S和電腦oryourPC,likeeverywhereelse,therehasgottobeaplaceforeverythingandeverythinginit’s微軟的“搜索”功能可讓你檢查文檔存在哪里并優(yōu)化文件系統(tǒng)。只要經(jīng)常地有效使用這個工作就會使你看到文件沒被簡單和清晰方式保存。Find要處理電腦文件，答案，再重復(fù)一次，就是一直做5S.微軟的“資源管理器”可輕松完成這個工作。紙張文件系統(tǒng)需要幾個周去檢查，而PC的5S工作只需要幾個小時即可完成。indowsExploretthebottom.Don’thesitatetoopenanyfilesaboutwhichyouareindoubt.Ifthefileisstilluse電腦文件可以根據(jù)日期自動分類。這將使平時用的最少的文件放在最下面。不必猶豫地去打開你自己也不清楚的文檔。如果文檔仍然有用，重新命名。記住要用比較長的文件名以便于清晰地描述文件。phonelistsandletterformats.正像紙張文件，確保每個人能自由地共享文件如表格，電話目錄和文字格式等5SandyourPC5S和電腦2-Straightenup整頓Createa“tree”ofoffiledirectoriesandsubdirectoriesonyourdisk.SortputerfilesintofoThesubdirectorytreemustnotsimplybeaa“pileofstuff”.Youshoulddevelopithorizontally在磁盤里創(chuàng)建‘樹’的文件目錄和子目錄。根據(jù)主題和子主題把電腦文件分類放入文件夾，就像你r把紙張文件分類歸檔到文件柜一樣。子目錄樹不能只是簡單的為“一堆材料”，你應(yīng)該。CleanthePCitself.Useaninertspraytoblowthekeyboardclean.Wipethescreenandcableswitha4-Standardize清潔Namingfilesanddirectories命名文件和目錄：––Organizefilestructure組織文件結(jié)構(gòu)–withoutscrollbars無滾動條–。ecificfileonagiventhemeinthirtysecondsflat.Youshouldbeabletoidentifythetheme,sub-通過標準審核表的問題有規(guī)律地審查電腦文件系統(tǒng)?？纯茨闶欠衲茉诿雰?nèi)找到給定主題的一個特性文件。在打開文件之前，根據(jù)文件名，目錄和子目錄，你應(yīng)該能夠確定電子文檔的主INDICATOR指標人名（雖然你能簡要地提及到Word與存檔存檔是所有正規(guī)文件系統(tǒng)的正常延續(xù)。一個好的存檔文件，可以在十年或十五年后，能很容易地查找到。需要緊記的是那些查找文檔的人員并非是歸類保存文檔的人員，因此他們并不熟悉文件的主題。存檔并非意味著盲目地轉(zhuǎn)移文件到檔案盒里。不是每個東西都需要被存檔的。首先是清除那些不需要保存幾年的文件。如果你的正規(guī)的文件系統(tǒng)一直被很好地維護，那么你應(yīng)該已經(jīng)在正常工作中，清除了大多數(shù)不需要的文件。并且存檔前期的分類工作將會做的很快。IntheArchiveroom—在檔案室–inateunnecessarypaperbycheckingthedatesontheboxes.如果存檔管理系統(tǒng)清楚明確或者你知道主題和內(nèi)容的話，你將很容易地通過檢查檔案盒上的日期清理出不需要的文件。–Ifthearchivingsystemisnotclearandyoudon’tknowtryingtofigureoutwhattoeliminate.Ifyouneedto如果存檔管理系統(tǒng)不清晰，并且你對主題不了解，可能你不知道什么是什么，你要試著去理解什么是要清除的，這樣的話，這是既費時又無效果的。如果你需要騰出一個房間作保存用，你可以讓一個文檔保管人員來替你挑選出檔案盒并保存。查看某一類給定的資料是否已被另一個部門所保存。2-Straightenup整頓room—StorechronologicallytorespectFIFO.當你清除完垃圾后，將文件整潔地放置入檔案盒，并且標上標識。在檔案室里，---遵從FIFO原則按年代保存先出原則。如果檔案室太臟了，使你不能自已打掃的話，你可以叫清潔工來幫助清理。在必要的地方，增加或改善照明設(shè)備。-和檔案室4-Standardize清潔詳細描述存檔程序（按ISO的要求）。對于每一個文檔，我們都需要詢問為什么要歸卷到這里？（例如：法律要求，正在進行的訴訟）Markeachboxwitha“throwout”date.Inthisway,anyonewillbeabletoeliminateboxeslateron草擬一個需要被保存的文檔清單，指明每個文檔必須被保存多長時間。在可能的地方標注好每個文件的保存年限。在每個檔案盒上標注“銷毀”日期。這樣，以后每個人都可以豪不猶豫地清除檔案盒。IntheArchiveroom:檔案室繪制出一個檔案保存平面圖，標注清楚各部門或各主題的區(qū)域toFIFOandtheplanyouhavedrawn.每次在你存檔，審核、檢查目錄，注意檔案室里的文件組織方式是否遵從FIFO和你的保存平面圖。ut”dateoneachbox.如果你需要多個檔案盒來存儲一個文件，標識它們?yōu)椋?/3、2/3、3/3。記得在每個箱子上標注“銷毀”日期。與辦公區(qū)域任何工作場所，包括你的辦公桌，都可以被組織得像生產(chǎn)流水線一樣，從一邊進，在另一邊出。如果一個辦公桌上堆滿文件紙張等，你不能再區(qū)別工作中的文件；你就不能輕易地區(qū)分工作的優(yōu)先次序，你使文件混淆、。。并且你將會因為失去信息而緊張。dphone,shouldbe:實施“清理辦公桌”：在工作日里，除了你的電腦和電話外，在你的辦公桌上只有一個東西，這東西應(yīng)該是：-—oneworkingfile(yourcurrenttask)一個工作文件（你現(xiàn)有的工作任務(wù)）–一件或兩個緊急商業(yè)文件（如有更多的文件則表示你不知道怎么去區(qū)分它們的輕重緩急）當下班回家時，清除你的辦公桌就會用不著1分鐘的時間。辦公桌上不能留下任何文件。要把文件拿走放到正確的地方。Trays文件格)我們可以每小時用上幾次，收發(fā)的信件、便簽紙或電話清單。無論如何，絕不能把它們用來存放工作文件；否則將會導(dǎo)致混亂（請看歸檔）。-與辦公區(qū)Post-its記事貼Tasklist我們中的有些人喜歡在自己電腦上粘貼一些漂亮的黃色小記事條。有粘貼記事貼條來提醒我們?nèi)ヌ幚硪恍┚o急要處理的事，確實是個好辦法。（象俗話所說的，手指頭上系根繩），但是只需一兩個就可以了。如果你需要去草草記錄兩個以上事情的話，就不要用記事貼，要用便簽薄或筆記本上的任務(wù)表來編輯信息。規(guī)則：在每一張粘貼式便簽上標注好日期和時間，每張記事貼不許超過半天時間。有一個任務(wù)表可以使你限制記事貼的使用，記事貼可能會掉落或者遺失。任務(wù)表也可作為你已完成工作的一個記錄。Thelistshouldbehand-這個列表可以手寫，最好使用A4或8?”x11”紙張，這樣可以很容易翻看。你可以在重要的事情下面畫橫線，可以使用一些速記符號（例如：箭頭表示延期或者大多用星號表示你應(yīng)該去監(jiān)控跟蹤的情形。Drawersandcabinets抽屜和櫥柜辦公桌的抽屜應(yīng)該用來放置我們每天必需用的文件和文件夾，特別是手頭工作所需的文檔。另一方面，辦公用品最好放在單獨的容器（筆筒）里，如：鋼筆，鉛筆，回形針等。距辦公桌較近的抽屜柜應(yīng)該來放被經(jīng)常使用的文件，這些文件一般是每周使用幾次，是已裝釘?shù)幕蚴菤w卷的。與公共區(qū)域Onepersonshouldbeputinchargeofmakingsurethateachmonareaiswell-organized.安排一個人負責以確保每個公共區(qū)域都是井然有序。Whenyoubegintotackleofficesuppliesduri