信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研討獲獎科研報告

信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研討獲獎科研報告【摘要】隨著信息化在全球的快速發(fā)展，世界對信息的需求快速增長，信息產(chǎn)品和信息服務(wù)對于各個國家、地區(qū)、企業(yè)、單位、家庭、個人都不可缺少，信息技術(shù)已成為支撐當(dāng)今經(jīng)濟(jì)活動和社會生活的基石。事業(yè)單位是社會的重要組成部分，單位內(nèi)部的檔案眾多、管理形式復(fù)雜，工作人員壓力較大，將信息技術(shù)運用于檔案管理中，可以降低投入成本、增加檔案保存壽命、提高使用效率，促進(jìn)單位快速發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù);檔案;管理

信息技術(shù)代表著當(dāng)今社會先進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展方向，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使信息的重要生產(chǎn)要素和戰(zhàn)略資源的作用得以發(fā)揮，使人們能更高效地進(jìn)行資源優(yōu)化配置，從而推動事業(yè)單位的工作模式不斷升級，提高社會勞動生產(chǎn)率和社會運行效率。

一、信息技術(shù)

信息技術(shù)簡稱IT，是主要用于管理和處理信息所采用的各種技術(shù)的總稱，它主要是應(yīng)用計算機(jī)科學(xué)和通信技術(shù)來設(shè)計、開發(fā)、安裝和實施信息系統(tǒng)及應(yīng)用軟件[1]。

信息技術(shù)是指在計算機(jī)和通信技術(shù)支持下用以獲取、加工、存儲、變換、顯示和傳輸文字、數(shù)值、圖像以及聲音信息，包括提供設(shè)備和提供信息服務(wù)兩大方面的方法與設(shè)備的總稱。

信息技術(shù)是人類在生產(chǎn)斗爭和科學(xué)實驗中認(rèn)識自然和改造自然過程中所積累起來的獲取信息、傳遞信息、存儲信息、處理信息以及使信息標(biāo)準(zhǔn)化的經(jīng)驗、知識、技能和體現(xiàn)這些經(jīng)驗、知識、技能的勞動資料有目的的結(jié)合過程。

二、在檔案管理中的優(yōu)勢

檔案管理工作中引進(jìn)信息技術(shù)，就是在檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理工作過程中應(yīng)用現(xiàn)代的信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行重新處置、管理和為社會提供服務(wù)，加快實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。信息化檔案更加符合時代發(fā)展的需求，信息化檔案管理的優(yōu)勢和使用價值越來越明顯，是檔案管理行業(yè)的未來發(fā)展趨勢。

（一）節(jié)約投入成本

事業(yè)單位的檔案信息、資料數(shù)據(jù)眾多，需要投入大量的人力、物力進(jìn)行檔案管理活動，檔案資料具有復(fù)雜性、多樣性的特點，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式是由人工進(jìn)行操作，工作效率低，且難以保證檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，使工作中存在誤差，而且檔案信息不能快速處理、快速調(diào)用，無法滿足檔案長期保存的要求，有效地應(yīng)用信息技術(shù)，可以彌補人工操作上的不足，使檔案更加準(zhǔn)確，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。同時，應(yīng)用信息技術(shù)，可以將檔案信息存于資料管理庫，不需要用大面積的室內(nèi)空間進(jìn)行儲存，降低人工成本、資源成本及空間使用成本[2]。

（二）增加保存壽命

傳統(tǒng)的檔案資料以紙質(zhì)的方式進(jìn)行保存，在保存過程中容易因為保存不當(dāng)容易發(fā)生蟲蛀、風(fēng)化、腐蝕、燒毀等問題，在檔案外借期間容易被人為損壞或丟失，影響檔案的使用壽命，為單位造成損失，檔案信息化后，通過數(shù)據(jù)平臺進(jìn)行保存，將數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存檔或備份處理，提高數(shù)據(jù)的使用率和使用壽命。

（三）檔案調(diào)動效率快

隨著信息技術(shù)的引進(jìn)，大部分事業(yè)單位的檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)為信息化管理，檔案信息化管理是應(yīng)用電子信息系統(tǒng)的便利性、時效性、高效性等特點，達(dá)到高效管理、快捷運用的目的。檔案信息化可以將事業(yè)單位龐雜的資料庫進(jìn)行重新整理、分類、整合，建造完善的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，方便工作人員和其他有需要的人隨時進(jìn)行調(diào)取、查看，減少了調(diào)取過程中的復(fù)雜程序。

檔案是單位為滿足各種工作需求而產(chǎn)生的具有保存價值的一種資料，包含著歷史活動的全部記錄，事業(yè)單位每年都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息等，需要相關(guān)部門對其進(jìn)行整理、歸納、保存，檔案管理工作的任務(wù)量大、效率低，應(yīng)用信息技術(shù)可以更快地收集各種信息，充分發(fā)揮出檔案管理的職能。

三、當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺少信息化管理的深入認(rèn)識

與發(fā)達(dá)國家相比，我國應(yīng)用信息技術(shù)的時間尚短，各項技術(shù)有待深入研究。事業(yè)單位受到各種因素的限制，沒有健全的信息檔案管理體系和相關(guān)制度，工作人員對信息技術(shù)沒有深入研究，應(yīng)用的技術(shù)比較淺顯，使信息檔案的作用沒有完全地體現(xiàn)出來，導(dǎo)致這一問題的主要原因是工作人員缺少對檔案信息化管理的深入認(rèn)識，對檔案信息化的使用風(fēng)險缺少認(rèn)識，導(dǎo)致檔案存儲系統(tǒng)和管理系統(tǒng)的狀態(tài)不穩(wěn)定，檔案資料經(jīng)常發(fā)生被損壞或丟失等情況[3]。

（二）缺少強力的安全保障

在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，能夠為檔案管理提供方便，為事業(yè)單位的長期發(fā)展提供助力。但現(xiàn)階段信息化的檔案資料缺少強力的安全保障，一些工作人員在使用檔案資料時，使用不同的計算機(jī)和軟件，操作不嚴(yán)謹(jǐn)，防火墻系統(tǒng)等級低，容易使檔案數(shù)據(jù)庫被黑客入侵或中電腦病毒，導(dǎo)致文件損毀、丟失不能使用或信息泄露。檔案管理工作人員的專業(yè)性不強，缺少系統(tǒng)知識和技能培訓(xùn)，在處理檔案時，歸類不正確，造成信息檢索的不便;對檔案信息的備份處理等不能按照系統(tǒng)要求進(jìn)行操作，導(dǎo)致檔案經(jīng)常丟失。

（三）信息化管理力度有限

信息化檔案管理的工作難度系數(shù)高，工作細(xì)節(jié)復(fù)雜，事業(yè)單位的檔案管理工作以全面信息化為目標(biāo)，凸顯檔案管理工作的重要性，但大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作只是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，能夠在網(wǎng)上快速查詢，但缺少對檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的深度開發(fā)，無法有效彰顯信息技術(shù)的作用，另外，工作人員技術(shù)水平有限，設(shè)計的檔案管理平臺功能少，存在的各種問題有待優(yōu)化。

四、優(yōu)化措施

（一）正確認(rèn)識檔案信息化管理

正確認(rèn)識檔案信息化管理是展開信息化檔案管理的基礎(chǔ)，檔案信息化管理中存在的各種問題，根本原因是單位負(fù)責(zé)人和工作人員對引進(jìn)的信息技術(shù)認(rèn)識只停留在表面，缺少深入了解，導(dǎo)致工作上出現(xiàn)偏差。事業(yè)單位應(yīng)對檔案管理人員安排定期培訓(xùn)和考核，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，讓工作人員意識到檔案信息化的應(yīng)用價值，充分認(rèn)識檔案信息化管理對事業(yè)單位未來發(fā)展的重要作用，積極做好分內(nèi)工作，深入了解并學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)，將其應(yīng)用到實際工作中，創(chuàng)新工作方法，提高工作效率[4]。

（二）加強信息化檔案的安全保障

工作人員應(yīng)加強檔案的網(wǎng)絡(luò)安全，提高防火墻的等級，設(shè)置在使用檔案時輸入密碼，才能調(diào)取和查看檔案資料。加強信息化檔案的安全保障是一項長期工作，相關(guān)人員需要有足夠的耐心和細(xì)心，持續(xù)的加強檔案管理，提高監(jiān)管力度，確保檔案的安全。

（三）建立系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)化是檔案管理的未來發(fā)展趨勢，事業(yè)單位應(yīng)加快建立系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)程，完善相關(guān)工作體系和制度，規(guī)范工作人員的操作過程，使工作人員按照規(guī)章制度對信息化檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守文檔一體化的要求，將信息化檔案及時更新、歸檔，確保能夠有效應(yīng)用。

結(jié)束語：

網(wǎng)絡(luò)時代，信息技術(shù)滲透到各個領(lǐng)域，廣泛應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理工作中，檔案管理系統(tǒng)是事業(yè)