DB1306T205-2022市場監(jiān)督管理所檔案管理規(guī)范

ICS01.040.03CCSA14

DB1306保 定 市 地 方 標(biāo) 準(zhǔn)DB1306/T205—2022市場監(jiān)督管理所檔案管理規(guī)范Specificationforarchivesmanagementofmarketsupervisionadministrationagency2022-11-10發(fā)布 2022-11-20實(shí)施保定市市場監(jiān)督管理局 發(fā)布DB1306/T205—2022DB1306/T205—2022目??次前??言 III范圍 1規(guī)范性引用文件 1術(shù)語和定義 1基本要求 1檔案分類 2檔案材料收集 2檔案材料整理 2整理原則 2整理基本要求 2紙質(zhì)檔案材料整理 3電子文件整理 8檢索工具編制 9檔案歸檔、接收、移交 10檔案保管 10檔案室硬件要求 10保管要求 11檔案保密 11檔案查（借）閱 11檔案銷毀 11檔案鑒定處置 11檔案銷毀 11信息化建設(shè) 12檔案應(yīng)急管理 12基本要求 12災(zāi)害預(yù)警及啟動條件 12應(yīng)急保障措施 13突發(fā)事件應(yīng)急處置措施 13附錄A （規(guī)范性）各門類檔號結(jié)構(gòu)及編制規(guī)則 14附錄B （規(guī)范性）歸檔文件目錄 16附錄C （規(guī)范性）案卷目錄 17附錄D （規(guī)范性）卷內(nèi)目錄 18I附錄E （規(guī)范性）備考表 19參?考?文?獻(xiàn) 20II前??言本文件按照GB/T1.1-2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識別專利的責(zé)任。本文件由保定市市場監(jiān)督管理局提出、歸口并組織實(shí)施。本文件起草單位：保定市市場監(jiān)督管理局、保定市市場監(jiān)督管理局高新區(qū)分局、順平縣市場監(jiān)督管理局、涿州市市場監(jiān)督管理局、高碑店市市場監(jiān)督管理局。本文件主要起草人：魏文靖、劉江、王佳麗、張倩、梁晨、王怡文、蔡占慶。III市場監(jiān)督管理所檔案管理規(guī)范范圍（借本文件適用于保定市市場監(jiān)督管理所（以下簡稱市場監(jiān)管所）的檔案管理工作。規(guī)范性引用文件（包括所有的修改單適用于本文件。GB/T9705文書檔案案卷格式GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T13檔號編制規(guī)則DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T25檔案修裱技術(shù)規(guī)范DA/T46文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案DA/T48基于XML的電子文件封裝規(guī)范DA/T74電子檔案存儲用可錄類藍(lán)光光盤（BD-R）技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范DA/T75檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理規(guī)范DB1306/T206市場監(jiān)督管理所裝飾裝修與標(biāo)識規(guī)范術(shù)語和定義本文件沒有需要界定的術(shù)語和定義?；疽笫袌霰O(jiān)管所應(yīng)建立健全統(tǒng)計制度，建立以原始記錄為依據(jù)的統(tǒng)計機(jī)制并設(shè)置統(tǒng)計臺賬，及時將檔市場監(jiān)管所應(yīng)設(shè)置檔案室，全部檔案材料按分類方案，分門別類存放在檔案柜、檔案盒中，同類檔案應(yīng)排列有序。1市場監(jiān)管所宜根據(jù)實(shí)際情況，統(tǒng)一制定檔案編號、編目規(guī)則，編碼清晰，便于查閱，并實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。檔案分類市場監(jiān)督管理所檔案可分為：（（（（投訴舉報）、宣傳普法等工作記錄；——視聽檔案：在工作中形成的照片（粘貼在A4紙上）、錄音、錄像、磁盤、光盤等媒體材料。檔案材料收集歸檔文件材料應(yīng)真實(shí)、清晰、完整。以紙質(zhì)形式歸檔的文件材料，原則上應(yīng)為原件。A4（80G）規(guī)格的辦公用紙（專業(yè)特殊要求的除外）。A4A4210mm×297mm)，標(biāo)題欄應(yīng)露在外面。A4A4載體字跡應(yīng)用炭素墨水、藍(lán)黑、黑色墨水書寫。禁止使用純藍(lán)、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書寫。各部門完成的當(dāng)年工作計劃、職責(zé)任務(wù)應(yīng)該有相應(yīng)材料佐證。包括錄音、錄像、照片、表格及文字材料。歸檔的文件材料一般一式一份。檔案材料整理整理原則檔案整理應(yīng)以保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，保證各類文件、憑證的齊全、完整、系統(tǒng)、真實(shí)為原則。應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機(jī)管理或計算機(jī)輔助管理。應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。整理基本要求歸檔文件應(yīng)收集齊全完整，準(zhǔn)確劃分保管期限：永久、定期（3010）。整理歸檔文件所用的載體和書寫材料、裝訂材料、裝具等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)遵循國家法律法規(guī)規(guī)定的原件形式，并符合真實(shí)性、完整性、安全性和可用性要求。2涉密歸檔文件的整理應(yīng)符合國家和市場監(jiān)督管理系統(tǒng)保密管理工作相關(guān)規(guī)定。執(zhí)法案卷的整理還應(yīng)符合市場監(jiān)督管理總局執(zhí)法文書制作要求和執(zhí)法案卷管理規(guī)定。GB/T18894紙質(zhì)檔案材料整理組件——正文與附件為一件；——文件正本與定稿為一件；——正本與翻譯本為一件；——中文本與外文本為一件；——轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；——原件與復(fù)制件為一件；——報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件；——簡報、周報、信息摘報、工作通報、工作動態(tài)等，一期為一件；——會議紀(jì)要、會議記錄一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；——來文與復(fù)文(如請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等)可為一件；——有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。組卷業(yè)務(wù)檔案按照“卷”整理，組卷的方法具體如下：案件材料，一般一案一卷，或一案數(shù)卷；投訴舉報，按來信所反映的問題進(jìn)行組合，如食品藥品化妝品安全監(jiān)管、特種設(shè)備安全監(jiān)管、產(chǎn)品質(zhì)量安全監(jiān)管、企業(yè)信用監(jiān)管、知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管、價格監(jiān)管、其他；其它特殊性材料可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。組卷材料應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，其組成部分為：——案卷封面，文書檔案應(yīng)符合GB/T9705要求；——卷內(nèi)文件目錄；——卷內(nèi)文件；——卷內(nèi)備考表；——封底。卷內(nèi)文件排序卷內(nèi)文件排列如下：——卷內(nèi)文件材料應(yīng)文字材料在前，圖樣在后，圖樣按目錄或圖號排列；批復(fù)在前，請示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；3轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后；有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后；其他文件材料按時間順序排列。編號檔號編制原則歸檔文件依據(jù)分類方案和排列順序編寫檔號，符合DA/T13的相關(guān)要求。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則。檔號組成要素檔號組成要素如下：——全宗號：檔案館指定的縣、區(qū)局編號；24——機(jī)構(gòu)代碼號：采用市場監(jiān)管所名稱首字母大寫三位標(biāo)識。3010D30D10”標(biāo)識；（件0001”。工作檔案案卷號可依行政執(zhí)法決定書文號確定。檔號結(jié)構(gòu)及編制規(guī)則各門類檔號結(jié)構(gòu)及編制規(guī)則見附錄A。歸檔章歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識。歸檔章一般蓋在歸檔文件首頁上端居中位置，橫式文件可蓋在右側(cè)居中位置。歸檔章不應(yīng)疊壓頁面圖文。歸檔章一般采用紅色印泥或黑色油墨蓋制，填寫歸檔章項目的字跡材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。歸檔章應(yīng)將全宗號、年度、件號（卷號）、機(jī)構(gòu)簡稱、保管期限、頁數(shù)內(nèi)容填制。填寫內(nèi)1。4圖1歸檔章編頁頁碼應(yīng)逐頁編制，不漏號，不重號。一面有效圖文頁面為一頁，空白頁不編頁碼。折疊的歸檔文件按未折疊時的有效圖文頁面進(jìn)行編頁。頁碼標(biāo)注在文件正面右上角、背面左上角的空白位置。紙質(zhì)歸檔文件的原有頁碼與擬編制頁碼整體完全一致的，可保持原有頁碼不變，不再重復(fù)編頁。編目按件整理的編目規(guī)則歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號順序，逐件編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄（B）設(shè)置序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、——序號:歸檔文件順序號?！獧n號:按本文件7.3.4所述“編號”要求填寫，不漏號，不重號?！奶?文件的發(fā)文字號，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、發(fā)文順序號組成，應(yīng)照實(shí)抄錄。沒有文號的不填寫?！?zé)任者:制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，應(yīng)填寫全稱或通用簡稱。——題名:文件標(biāo)題。一般應(yīng)照實(shí)抄錄，無標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范、不能反映主要內(nèi)容、不便檢索的,應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容以方括號“[]”括入。820210101”。月、日無法考證的用零補(bǔ)足，如“20210000”?！芗?密級分為公開(GK)、內(nèi)部（NB）、秘密（MM）、機(jī)密（JM）、絕密（UM）；依據(jù)文件實(shí)際標(biāo)注情況，填寫漢字或漢語拼音代碼，如“公開”或“GK”。對升密、降密、解密的文件，應(yīng)填寫新的密級。沒有密級的不填寫。——頁數(shù):每一件歸檔文件的頁面總數(shù)，與編頁情況保持一致，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。——備注:注釋文件需說明的情況，包括開放等級、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀及與其他文件關(guān)聯(lián)情況等。如需說明情況較多，可在備注欄加注“*”，將具體內(nèi)容填入盒內(nèi)備考表。A4(297mm×210mm)幅面，橫向設(shè)置。5裝訂成冊的歸檔文件目錄應(yīng)編制封面。封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)等項目。按卷整理的編目規(guī)則A4(297mm×210mm)幅面,豎向設(shè)置。（——序號：案卷順序號。——檔號：按本文件7.3.4所述“編號”要求填寫,不漏號,不重號。——案卷題名：應(yīng)簡明、準(zhǔn)確的揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容?！９芷谙蓿禾钪瓢妇肀９芷谙蕖！傢摂?shù)：應(yīng)填制案卷內(nèi)部全部文件的頁數(shù)之和?！獋渥ⅲ焊鶕?jù)管理需要填寫案卷的密級、互見號?！刑枺▋蕴枺捍娣盼恢眯畔ⅲ鶕?jù)檔案管理系統(tǒng)提供盒號（冊號）編制。注1：盒號（冊號）在冊脊上記載：保管期限-順序號，例如：D10-0001。注2：檔案管理系統(tǒng)中自動生成的盒號（冊號）為：全宗+分類代碼+年度+機(jī)構(gòu)代碼+保管期限+順序號。A4(297mm×210mm)幅面,豎向設(shè)置。卷內(nèi)目錄（D）編制主要包括：序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁次、備注、檔案號。——卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁。——序號：歸檔文件順序號。——責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，應(yīng)填寫全稱或通用簡稱?！}名：文件標(biāo)題，應(yīng)填寫文件全稱。820210101”。月、日無法考證的用零補(bǔ)足，如“20210000”?！摯危簯?yīng)填寫每件文件次序號最后一件填寫幾頁至幾頁。與編頁情況保持一致,用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫?！獧n號：填制與本文件相關(guān)聯(lián)的案卷檔號。修整與掃描歸檔文件裝訂前，應(yīng)對不符合要求的文件材料進(jìn)行修整?！?dú)w檔文件已破損的，或幅面過小不易裝訂的，或字跡在裝訂線內(nèi)的，應(yīng)按DA/T25予以修裱?！舟E模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制?！?dú)w檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。——幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下折疊至A4幅面?！?dú)w檔文件修正完成后，應(yīng)通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工形成檔案數(shù)字化副本保6存。裝訂按件裝訂的歸檔文件，一件不可分開裝訂，多件不可裝訂在一起。按卷裝訂的歸檔文件多個卷內(nèi)文件可裝訂在一起，或多個歸檔文件獨(dú)立裝訂后，放在一起集中裝盒。歸檔文件裝訂應(yīng)盡量減少對文件本身影響，考慮文件保管期限、文件紙張質(zhì)量、文件厚度、3cm4cm。相同保管期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)保持一致；不同保管期限的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。裝訂前，應(yīng)去掉文件材料上的金屬物，破損文件應(yīng)修補(bǔ)好，字跡擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并歸檔。永久保管及其他依法向同級檔案館移交的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。使用左側(cè)“三孔一線”裝訂（2）；頁數(shù)較少的可使用左上角直角裝訂（3）。圖2三孔一線裝訂方法及效果圖圖3直角裝訂方法及效果圖裝盒檔案盒選擇310mm×220mm(長×寬),盒脊厚度可根據(jù)需要設(shè)置為20mm30mm、40mm、50mm等（一般采用40mm），檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。裝盒要求應(yīng)按檔號順序裝入檔案盒。不同年度、機(jī)構(gòu)、保管期限的案卷（件）不應(yīng)裝入同一個檔案盒。裝盒應(yīng)選擇厚度適宜的檔案盒，力求裝盒飽滿，避免長期放置造成紙張彎曲受損。7每盒檔案應(yīng)填寫備考表（E），置于盒內(nèi)所有歸檔文件之后。備考表項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。——盒內(nèi)文件情況:盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。——整理人:負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章?！砣掌?歸檔文件整理完成日期?！獧z查人:負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人簽名或簽章?！獧z查日期:歸檔文件檢查完畢的日期。檔案盒封面、盒脊的編制檔案盒封面應(yīng)使用全稱或通用簡稱標(biāo)明全宗名稱。在盒脊設(shè)置全宗號、年度、部門、檔案種類、盒（冊）號、案卷（件）起止號等必備檢索項。其中，案卷（件）起止號填寫盒（冊）內(nèi)第一卷（件）和最后一卷（件）的卷（件）號。樣式見DB1306/T206。排架（冊電子文件整理組件歸檔電子文件的組件應(yīng)符合本文件7.3.1要求。歸檔電子文件一般表現(xiàn)為一個包含所有子件的文件夾或封裝包。歸檔格式OFD、PDFPDF/A以數(shù)據(jù)庫文件形成的科技、專業(yè)類電子文件，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫表結(jié)構(gòu)及電子檔案管理要求轉(zhuǎn)換ET、XLS、DBF、XMLJPG、TIFWAV、MP3MPG、MP4、FLV、AVIMXFEMLHTML專用軟件生成的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式歸檔。凡是無法轉(zhuǎn)換通用格式的，應(yīng)將專業(yè)軟件一并歸檔。元數(shù)據(jù)采集電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)與歸檔電子文件一并歸檔。DA/T46——題名、文件編號、責(zé)任者、日期、機(jī)構(gòu)或問題、保管期限、密級、格式信息、計算機(jī)文件名、計算機(jī)文件大小、文檔創(chuàng)建程序等文件實(shí)體元數(shù)據(jù)；8——記錄有關(guān)電子文件擬制、辦理等活動的行為、時間、人員等元數(shù)據(jù)；XML分類歸檔電子文件的分類應(yīng)符合本文件第5章的要求。排列歸檔電子文件的排列應(yīng)符合本文件7.3.3的要求。編號7.3.4歸檔電子文件命名規(guī)則應(yīng)能保持歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的有機(jī)聯(lián)系與排列順序。可采用檔號為命名要素，如以：“檔號+順序號”命名。編目電子、紙質(zhì)歸檔文件的編目應(yīng)統(tǒng)籌進(jìn)行。DA/T187.3.6歸檔數(shù)據(jù)包組織歸檔電子文件應(yīng)定期組成歸檔數(shù)據(jù)包，可采用文件包或封裝包形式，確保歸檔電子文件各組成部分及元數(shù)據(jù)之間建立可靠關(guān)聯(lián)，并可準(zhǔn)確解析和讀取。采用文件包形式的，應(yīng)將歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)分別保存為符合要求的格式文件，并按分類方案和排列順序進(jìn)行結(jié)構(gòu)組織。采用封裝包形式的，應(yīng)將歸檔電子文件各組成部分及其元數(shù)據(jù)按規(guī)范結(jié)構(gòu)封裝為一個相對穩(wěn)DA/T48存儲歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)配置安全在線存儲。在線存儲系統(tǒng)應(yīng)實(shí)施容錯技術(shù)方案，定期掃描、診斷硬磁盤，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處置。備份7.4.9DA/T74DA/T75的要求。檢索工具編制編制原則9檢索工具內(nèi)容應(yīng)豐富，具備較高的查全率、查準(zhǔn)率，便于快速檢索，方便實(shí)用。檢索方式檢索方式包括計算機(jī)檢索、手工檢索。常用檔案檢索工具全宗目錄目錄項目內(nèi)容：全宗號、全宗名稱、全宗內(nèi)案卷數(shù)量、起止年度等。案卷目錄目錄項目內(nèi)容：序號、檔號、案卷題名、保管期限、總頁數(shù)、備注、盒號。卷內(nèi)文件目錄目錄項目內(nèi)容：序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁次、備注、檔號。檔案歸檔、接收、移交嚴(yán)格執(zhí)行檔案材料統(tǒng)一管理的原則，凡在本單位活動中形成的具有保存價值的文件材料，都應(yīng)交檔案室歸檔保存。6歸檔文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、有條理，收集齊全，及時歸檔，任何部門和個人不應(yīng)據(jù)為己有或拒絕歸檔，不應(yīng)擅自作廢、銷毀。案卷標(biāo)題完整、簡明，充分提示卷內(nèi)文件內(nèi)容。卷內(nèi)目錄、頁碼、備考表及案卷封皮等項目填寫清楚齊全。移交檔案材料應(yīng)填寫《檔案材料移交清單》一式兩份，雙方各執(zhí)一份。檔案室應(yīng)積極配合縣（市、區(qū)）局的接收工作，做好檔案移交工作。檔案管理人員變動時，做好檔案移交工作，認(rèn)真辦理交接手續(xù)。檔案保管檔案室硬件要求14～2445～60——應(yīng)有防盜設(shè)施設(shè)備；——窗戶應(yīng)配掛遮光窗簾，防止陽光直射檔案；——周圍應(yīng)滅絕火源跡象，庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，應(yīng)建立嚴(yán)密的防火制度并配備消防滅火器材；——應(yīng)定期檢查并投放滅鼠藥；——應(yīng)具備調(diào)溫、調(diào)濕設(shè)施設(shè)備；——應(yīng)保持庫房清潔；——檔案柜架應(yīng)放置防蟲藥品，以防檔案害蟲破壞檔案。10保管要求檔案庫房安全管理應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)。人員進(jìn)出檔案庫房應(yīng)當(dāng)進(jìn)行記錄，檔案庫房視頻監(jiān)控記錄應(yīng)至少保存六個月。工作人員應(yīng)定期檢查檔案的保管狀況，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取有效措施，并向領(lǐng)導(dǎo)報告。對破損或變質(zhì)的檔案材料應(yīng)及時修補(bǔ)、復(fù)制或采取其他技術(shù)處理手段，確保檔案的完整和安全。各類檔案原則上應(yīng)按規(guī)定及時放入檔案庫房集中管理，不得分散保管，以保證檔案的統(tǒng)一和完電子檔案應(yīng)實(shí)行異地、異質(zhì)備份保管。使用藍(lán)光光盤保管的電子檔案應(yīng)避免光盤擦、劃，且保管環(huán)境具備防磁、隔熱等保管條件。檔案保密市場監(jiān)督管理所全體人員應(yīng)增強(qiáng)保密意識，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法規(guī)和檔案管理有關(guān)規(guī)定。檔案人員工作中不傳密、不泄密、不探聽秘密。檔案人員在收到重要文件材料后應(yīng)立即收存整理，不得隨意擺放。涉密檔案，應(yīng)妥善保管。涉密文件應(yīng)存放在密碼文件柜中，原則上不得復(fù)制，不得抄錄。涉密檔案，嚴(yán)禁在網(wǎng)絡(luò)上提供查閱。檔案查（借）閱因工作需要，所內(nèi)各部門人員均可向檔案室借閱有關(guān)檔案、資料。借（查）閱人應(yīng)履行批準(zhǔn)、登記手續(xù)。（查檔案銷毀檔案鑒定處置檔案銷毀經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，按照以下程序銷毀：11檔案管理人員編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、文號、責(zé)任者、題名、形成時間、檔案銷毀清冊歸檔，永久保存。信息化建設(shè)歸檔電子文件應(yīng)與其他門類和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。原則上一式三套，一套在線利用、一套備份保管、一套離線長期保存。檔案應(yīng)急管理基本要求應(yīng)開展檔案庫房安全信息監(jiān)測，隱患排查，及時發(fā)布預(yù)警信息，決定是否啟動應(yīng)急預(yù)案。災(zāi)害預(yù)警及啟動條件12有以下災(zāi)害之一時啟動應(yīng)急預(yù)案：——區(qū)域性災(zāi)害。發(fā)生區(qū)域性的災(zāi)害，對檔案的安全直接構(gòu)成威脅。——安全隱患排查發(fā)現(xiàn)直接危及檔案安全的災(zāi)情。應(yīng)急保障措施檔案庫房應(yīng)配置必要的安全防護(hù)設(shè)施、消防設(shè)施等，并定期檢測、維護(hù)，使其處于良好狀態(tài)，確保正常使用。應(yīng)明確檔案庫房所在建筑供水、供電開關(guān)及檔案庫區(qū)、重點(diǎn)部位的位置。突發(fā)事件應(yīng)急處置措施13附錄A（規(guī)范性）各門類檔號結(jié)構(gòu)及編制規(guī)則文書檔案根據(jù)DA/T13全宗號：各市場監(jiān)督管理所采用實(shí)際全宗號標(biāo)識。檔案分類代碼：文書檔案一級類目用“WS”字母標(biāo)識。年度：以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2022”。機(jī)構(gòu)代碼：各市場監(jiān)督管理所名稱首字母大寫三位標(biāo)識。保管期限：保管期限分為永久、定期3010Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識。案卷號（或件號）：采用“四位阿拉伯?dāng)?shù)字”標(biāo)識，不足四位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0001”。示例：XXXX-WS?2022-XDS-Y-0001表示小店市場監(jiān)督管理所2022年保管期限為永久的黨建類文書檔案的第1卷憑證。業(yè)務(wù)檔案根據(jù)DA/T13全宗號：各市場監(jiān)督管理所采用實(shí)際全宗號標(biāo)識。檔案分類代碼：業(yè)務(wù)檔案一級類目用“YW”字母標(biāo)識，二級類目企業(yè)基本情況以“JC”標(biāo)識，（XYCQ、執(zhí)法辦案以“ZF”標(biāo)識、消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)