科技檔案管理

中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院宮曉東E-mail:zuishig@國家檔案資格證書課程經(jīng)濟(jì)科技檔案管理基礎(chǔ)目錄基本概念企業(yè)檔案意識(shí)創(chuàng)新趨勢我國企業(yè)檔案管理體制的改革企業(yè)檔案微觀管理問題企業(yè)與現(xiàn)代企業(yè)制度企業(yè)（Enterprise）是依法設(shè)立的集合生產(chǎn)要素、并在利潤動(dòng)機(jī)和承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的條件下、為社會(huì)提供產(chǎn)品和服務(wù)的基本經(jīng)濟(jì)單位。

企業(yè)的特征：1、企業(yè)直接為社會(huì)提供產(chǎn)品或服務(wù)2、企業(yè)行為的直接目的是追求利潤3、企業(yè)必須實(shí)行獨(dú)立核算、自負(fù)盈虧。4、企業(yè)擁有經(jīng)營自主權(quán)5、企業(yè)是依法納稅單位6、企業(yè)不能行使非企業(yè)的職能

企業(yè)與現(xiàn)代企業(yè)制度

所謂企業(yè)制度，是指以產(chǎn)權(quán)制度為基礎(chǔ)和核心的企業(yè)組織制度和企業(yè)管理制度。企業(yè)制度是由國家特定的法令和條件所規(guī)范和約束的，是企業(yè)處理內(nèi)部關(guān)系和外部關(guān)系的行為準(zhǔn)則。

1、從企業(yè)的形成歷程來看，企業(yè)作為生產(chǎn)的基本經(jīng)濟(jì)組織形式，其產(chǎn)生本身就意味著一種社會(huì)生產(chǎn)基本制度的確立。即企業(yè)制度同企業(yè)是相伴生的。

2、從法律的角度來看，企業(yè)制度屬于企業(yè)經(jīng)濟(jì)形態(tài)的法律范疇。目前國際上泛指的企業(yè)制度一般包括業(yè)主制企業(yè)、合伙制企業(yè)和公司制企業(yè)三種基本法律形式。

3、從社會(huì)資源配置的方式上看，企業(yè)制度是相對(duì)于市場制度和政府直接管理制度而言的，是被作為市場制度和政府直接管理制度之間的一個(gè)中間層次引入的。企業(yè)與現(xiàn)代企業(yè)制度所謂現(xiàn)代企業(yè)制度，是指在現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)條件下，以規(guī)范和完善的法人制度為主體，以有限責(zé)任制度為核心，以股份有限公司為重點(diǎn)的產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)的一種新型的企業(yè)制度

現(xiàn)代企業(yè)制度的特征1、產(chǎn)權(quán)特征2、保值增值特征3、責(zé)權(quán)特征4、效益特征5、制度特征

科技檔案：科技檔案是在科技生產(chǎn)活動(dòng)中直接形成并保存?zhèn)洳榈目萍嘉募?。科技文件：是指在科技生產(chǎn)活動(dòng)中，按照一定的程序和要求形成的原始記錄?？萍嘉募芾恚菏侵缚萍蓟鶎訂挝凰M(jìn)行的科技文件的形成、積累、整理和歸檔等具體工作。

科技檔案工作：是指以完整地保存和科學(xué)地管理科技檔案，充分發(fā)揮科技檔案作用為目的的諸項(xiàng)管理活動(dòng)的總稱。科技檔案工作原則：集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)保存，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用?？萍紮n案的相關(guān)概念保管單元：具有有機(jī)聯(lián)系的、價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)相同、密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)相同的最小信息組合。主要形式有：卷、冊(cè)、袋、盒、盤、張、件等。全宗：即立檔單位（全宗構(gòu)成者）。具體到一個(gè)科技生產(chǎn)單位來說，其能否成為一個(gè)立檔單位，主要看該單位是否具備以下條件：1．該組織可以獨(dú)立行使職權(quán)，能以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文；2．該組織是一個(gè)會(huì)計(jì)預(yù)算單位或獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)核算單位，可以自己編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；3．該組織設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)和人員，并有一定的人事任免權(quán)?？萍紮n案機(jī)構(gòu)（綜合檔案室、科技檔案館、科技信息中心等）科技檔案數(shù)字化:在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及其相應(yīng)程序的環(huán)境下生成和控制的歸檔信息及其管理工作。企業(yè)檔案意識(shí)創(chuàng)新趨勢一、企業(yè)檔案意識(shí)的個(gè)性化趨勢歷史記錄國家財(cái)富信息工具信息資源1、國家檔案意識(shí)2、領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)3、民眾檔案意識(shí)利益第一，工具第二，發(fā)展第三郭沫若《題贈(zèng)檔案館》前事不忘后事師，自來墳典萃先知。猶龍柱下窺藏史，呼鳳輿前聽誦詩。國步何由探軌跡，民情從以識(shí)端倪。上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝。史官天職左史記行，右史記言實(shí)錄起居注家國孝老=考ArchivesarchivistArchival二、企業(yè)檔案意識(shí)的法治化趨勢

1、現(xiàn)代企業(yè)制度中的產(chǎn)權(quán)制度，是企業(yè)檔案意識(shí)法治化的元?jiǎng)恿Α?/p>

2、國家法治化治國方略的確立，是企業(yè)檔案意識(shí)法治化的重要保障。

3、確保企業(yè)檔案資源的安全與合理利用，維護(hù)企業(yè)自身利益，是企業(yè)檔案意識(shí)法治化的主要目的。

4、確保檔案工作人員的工作權(quán)力，明確其工作職責(zé)，是企業(yè)檔案意識(shí)法治化的重要條件三、企業(yè)檔案意識(shí)的資源配置化趨勢1、把企業(yè)檔案作為企業(yè)重要的信息資源來看待，是現(xiàn)代企業(yè)管理進(jìn)步的必然趨勢。2、企業(yè)管理的系統(tǒng)化、高速化和準(zhǔn)確化要求，是開展企業(yè)檔案資源配置的主要原因。3、計(jì)算機(jī)技術(shù)，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和提高，為企業(yè)檔案資源合理配置的實(shí)現(xiàn)提供了必要的技術(shù)平臺(tái)。

現(xiàn)實(shí)工作中，我們常常會(huì)因機(jī)構(gòu)職責(zé)不清和信息傳遞不流暢而導(dǎo)致互相扯皮推諉。ABC12檔案部門我國企業(yè)檔案管理體制的改革兩種不同的管理目標(biāo)——國家館藏與企業(yè)資源

計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下國家檔案館企業(yè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位國家規(guī)模的檔案事業(yè)：由國家檔案行政管理部門掌管，所有組織和個(gè)人的檔案均為黨和國家的財(cái)富，基層單位的檔案部門是國家檔案館的中轉(zhuǎn)站。個(gè)人市場經(jīng)濟(jì)條件下國家檔案館企業(yè)機(jī)關(guān)或組織事業(yè)單位個(gè)人

在市場經(jīng)濟(jì)條件和現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)作為獨(dú)立的法人實(shí)體，生存與發(fā)展是其基本目標(biāo)。企業(yè)文檔信息是企業(yè)人力、資金、信息三大資源之一。對(duì)于文檔的管理，必然以企業(yè)的基本任務(wù)為指針。從資源管理的角度來看，企業(yè)文檔信息工作應(yīng)當(dāng)納入到企業(yè)基礎(chǔ)管理活動(dòng)的范圍中來，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、集約化和自動(dòng)化。企事業(yè)單位的檔案不屬于國家檔案館的必須進(jìn)館范圍。企業(yè)的檔案意識(shí)、文檔工作目標(biāo)、管理規(guī)范、管理方法、管理體系等都面臨著改革?，F(xiàn)代企業(yè)制度對(duì)企業(yè)文檔形成者和利用者的影響

1、企業(yè)的任何員工或任何崗位，實(shí)際上已經(jīng)成為企業(yè)文檔的形成者和利用者——全員的概念

2、企業(yè)的任何員工或任何崗位，都擁有具體的文檔形成任務(wù)和完成任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)——責(zé)任的概念

3、企業(yè)的任何員工或任何崗位，都必須在企業(yè)可控制的范圍內(nèi)利用企業(yè)已經(jīng)生成的文檔信息——有效利用的概念

4、企業(yè)的任何員工因任何原因離崗，都必須清理和移交自己責(zé)任范圍內(nèi)的文檔材料——信息資源屬權(quán)的概念制度與規(guī)范文件形成管理管理體制設(shè)計(jì)價(jià)值鑒定歸檔管理利用與安全管理實(shí)體分類信息分類企業(yè)文檔管理體系自動(dòng)化管理系統(tǒng)企業(yè)文件檔案工作體制結(jié)構(gòu)文件檔案管理委員會(huì)主管部門或企業(yè)檔案中心檔案部門或崗位信息管理部門職能部門及下屬機(jī)構(gòu)一、集中式綜合檔案部門內(nèi)部機(jī)構(gòu)內(nèi)部機(jī)構(gòu)內(nèi)部機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)這種方式起源于80年代后期，在企業(yè)升級(jí)工作中被認(rèn)定為最理想的企業(yè)文檔管理模式。其優(yōu)點(diǎn)是全部檔案資源由一個(gè)檔案部門掌控，便于安全管理和集中開發(fā)利用。不足之處是實(shí)體的過于集中，極大地削弱了文件現(xiàn)實(shí)作用的有效發(fā)揮，不能很好地為企業(yè)高速運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)。二、分散式綜合辦公部門文書檔案室（員）財(cái)務(wù)部門財(cái)會(huì)檔案室（員）人事部門人事檔案室（員）技術(shù)檔案室（員）科研生產(chǎn)部門基本建設(shè)部門設(shè)備部門基建檔案室（員）設(shè)備檔案室（員）領(lǐng)導(dǎo)三、集中與分散結(jié)合式管理、指導(dǎo)關(guān)系信息交流關(guān)系文檔管理部門中間性文件中心領(lǐng)導(dǎo)各機(jī)構(gòu)員工初始級(jí)Initial事務(wù)型經(jīng)驗(yàn)型價(jià)值型特征C成熟度M一致型持續(xù)型可重復(fù)級(jí)Repeatable優(yōu)化級(jí)Optimizing已管理級(jí)Managed已定義級(jí)Defined價(jià)值V123451、一般事務(wù)性工作。2、兼職管理狀態(tài)。3、文檔留存比較隨意，有存無取狀態(tài)明顯。4、無制度，無工作流程1、專門性工作。2、專人專崗，經(jīng)驗(yàn)式管理。3、有基本歸檔要求。4、文檔留存界限不清晰1、專業(yè)性工作。2、專家式管理，已建立管理標(biāo)準(zhǔn)。3、歸檔范圍及歸檔要求精細(xì)化、流程化。4、基本利用1、職能性資源管理工作。2、全員式、全過程管理。3、管理要求納入企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。人依附于事4、能動(dòng)服務(wù)1、全過程資源自動(dòng)配置。2、管理體系可自動(dòng)創(chuàng)新。3、全方位服務(wù)，深度開發(fā)。4、歷史留存與資源管理職業(yè)化。企業(yè)文件檔案管理體系成熟度評(píng)價(jià)企業(yè)檔案微觀管理問題

一、數(shù)據(jù)清理問題計(jì)劃調(diào)研關(guān)聯(lián)整合責(zé)任文檔數(shù)據(jù)的實(shí)際狀況,是相關(guān)管理工作順利開展的基礎(chǔ).任何一種管理體制或管理手段的運(yùn)行,都必須建立在數(shù)據(jù)清理的基礎(chǔ)之上.數(shù)據(jù)清理工作必須由文檔管理者通過詳細(xì)認(rèn)真地調(diào)研和科學(xué)系統(tǒng)地分析予以實(shí)現(xiàn).企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理的工作程序開始（針對(duì)具體崗位）文件類型及屬性認(rèn)定符合5匯總上報(bào)符合1、2、3、4并完成6部門確認(rèn)分類匯總，列入歸檔預(yù)備范圍檔案部門整體協(xié)調(diào)確認(rèn)，明確歸檔責(zé)任正式列入歸檔范圍不予確認(rèn)確認(rèn)1、是否崗位發(fā)文2、是否崗位辦理3、是否崗位接收4、是否不可或缺5、是否完全不需要6、是否部門核心數(shù)據(jù)1、清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是一項(xiàng)細(xì)致而繁雜的工作，但任何企業(yè)誰也不可能繞開這個(gè)環(huán)節(jié)而達(dá)成對(duì)信息資源的有效控制。2、清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，就是將企業(yè)各項(xiàng)工作、各個(gè)部門、各個(gè)崗位產(chǎn)生、處理、發(fā)出的所有信息（包括文件、圖紙、程序、報(bào)表、單據(jù)，以及其他載體或數(shù)字格式的文檔等，進(jìn)行系統(tǒng)化，從而使企業(yè)各類信息類有所依，運(yùn)行線路清晰，相關(guān)責(zé)任明確。3、清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須要對(duì)企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位設(shè)置、主要工作流程進(jìn)行了解，并在此基礎(chǔ)上對(duì)數(shù)據(jù)狀況進(jìn)行分類和分析，目的是尋找出主體數(shù)據(jù)和主要信息流動(dòng)線路，為信息資源配置提供依據(jù)。管理行政管理文件總經(jīng)理工作部董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要董事會(huì)秘書部門經(jīng)理紙質(zhì)是管理經(jīng)營管理文件總經(jīng)理工作部企業(yè)年度計(jì)劃總經(jīng)理部門經(jīng)理紙質(zhì)，電子版是管理經(jīng)營管理單據(jù)商務(wù)部出貨單部門經(jīng)理項(xiàng)目經(jīng)理紙質(zhì)，電子版否業(yè)務(wù)產(chǎn)品類手冊(cè)生產(chǎn)部毛絨電著處理工藝手冊(cè)部門經(jīng)理項(xiàng)目工程師紙質(zhì)是管理人力資源管理表格生產(chǎn)部個(gè)人績效評(píng)核表部門經(jīng)理班組長紙質(zhì)否輔助設(shè)備類單據(jù)生產(chǎn)部設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)申請(qǐng)單部門經(jīng)理工程師紙質(zhì)，電子版否輔助生活服務(wù)聲像材料工會(huì)元旦晚會(huì)錄像主席文藝部負(fù)責(zé)人磁帶，光盤是財(cái)務(wù)臺(tái)帳帳簿財(cái)務(wù)部年度結(jié)算記帳單部門經(jīng)理會(huì)計(jì)紙質(zhì)是部門數(shù)據(jù)名稱負(fù)責(zé)人責(zé)任人載體類型是否檔案大類二級(jí)類數(shù)據(jù)形式企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理總匯表（舉例）

數(shù)據(jù)清理的方法

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理一般采用調(diào)研統(tǒng)計(jì)的方法進(jìn)行。首先，對(duì)一個(gè)具體的部門及其其中每個(gè)崗位進(jìn)行問卷調(diào)查，主要提問五個(gè)問題：1、在你的工作中，收到什么信息？2、在你的工作中，處理什么信息？3、在你的工作中，發(fā)出什么信息？發(fā)給什么部門或崗位？4、在你的工作中，你最離不開（或常用）的信息是什么？5、在你的工作中，你認(rèn)為最不需要的信息是什么？在每個(gè)崗位的答案收集齊全后，通過對(duì)崗位與崗位之間信息互動(dòng)狀況的了解，可以發(fā)現(xiàn)本部門的重要信息內(nèi)容，特別要尋找出本部門需要負(fù)責(zé)的信息。對(duì)于無意義信息應(yīng)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并建議其進(jìn)一步查清這種信息是否可以清除。

數(shù)據(jù)互動(dòng)規(guī)律數(shù)據(jù)互動(dòng)反映了某種工作的開展?fàn)顩r。在清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)互動(dòng)的規(guī)律性，對(duì)于分析數(shù)據(jù)價(jià)值，理順數(shù)據(jù)運(yùn)行關(guān)系，高效率地開展信息資源的配置，具有重要意義。當(dāng)一種必要的數(shù)據(jù)產(chǎn)生并發(fā)出后,它必然會(huì)對(duì)接收者產(chǎn)生作用或意義。所有接收該數(shù)據(jù)信息的部門或崗位,會(huì)由于其既定的職責(zé)對(duì)該數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理,并在處理過程中產(chǎn)生其他相關(guān)的數(shù)據(jù)。由此可見，企業(yè)的各項(xiàng)工作，其實(shí)就是圍繞著各種類型的數(shù)據(jù)所開展的一系列活動(dòng)。我們跟蹤某一具體數(shù)據(jù)的形成、傳遞、處理、歸檔等運(yùn)動(dòng)過程，就可以發(fā)現(xiàn)該數(shù)據(jù)的運(yùn)動(dòng)特征，以及由這種運(yùn)動(dòng)所產(chǎn)生的影響的規(guī)律性。這就是所謂的數(shù)據(jù)互動(dòng)規(guī)律。一般來說,分析一個(gè)企業(yè)的各種數(shù)據(jù)的互動(dòng)規(guī)律是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，我們可以采用圖視的方式進(jìn)行直觀示意。工作聯(lián)絡(luò)單產(chǎn)品檢測報(bào)告絨布檢驗(yàn)報(bào)告絨布不良明細(xì)表成品入倉單商務(wù)部文控中心財(cái)務(wù)研發(fā)部人力資源實(shí)驗(yàn)室倉務(wù)部品檢部業(yè)務(wù)員業(yè)績考核客戶產(chǎn)品報(bào)價(jià)（經(jīng)理）、生產(chǎn)訂單（客戶訂單、絨布訂單、絨布樣品訂單、E-mail、投訴報(bào)告、客戶出貨明細(xì)表）打樣單、提貨通知單、行政總務(wù)商務(wù)部程序文件、公司通知文件、生產(chǎn)會(huì)議及廠部例會(huì)紀(jì)錄文件外廠外發(fā)加工單生產(chǎn)部試驗(yàn)產(chǎn)品通知單、打樣單客戶訂購合同及查詢價(jià)、客戶每月開票資料、傳真、客戶確認(rèn)樣、客戶信息反饋及投訴、傳真客戶調(diào)價(jià)單、調(diào)查表、保衛(wèi)處總經(jīng)理

來料加工物料送貨單

出門證

客戶匯款單、客戶每月開票資料、客戶資料

對(duì)賬單（每月應(yīng)收貨款對(duì)賬單）

歸檔

公司程序文件

絨布各類花型圖紙

工作任務(wù)通知單、打樣單

試驗(yàn)通知單

絨毛生產(chǎn)交期回復(fù)單、生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表、生產(chǎn)留樣入倉單(絨布每日入倉單、絨布每日入倉記錄)

生產(chǎn)訂單、糾正及預(yù)防措施單

產(chǎn)品報(bào)價(jià)單

訂貨出貨統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表

出貨通知單、貨物運(yùn)輸單

常規(guī)絨布庫存數(shù)量表更新

倉庫數(shù)據(jù)報(bào)表外發(fā)加工成品明細(xì)碼單、送貨單

出貨明細(xì)表數(shù)據(jù)清理工具的設(shè)計(jì)與使用目前手工進(jìn)行數(shù)據(jù)清理的工具主要有以下四種:1、數(shù)據(jù)狀況問卷；2、數(shù)據(jù)運(yùn)動(dòng)狀況示意圖；3、數(shù)據(jù)匯總表;4、數(shù)字化轉(zhuǎn)移工作流程示意圖。XX有限公司文件清理工作問卷時(shí)間：部門：答卷人：項(xiàng)目組成員：（說明：非常感謝您在百忙之余接受我們的問卷調(diào)查！該問卷是針對(duì)企業(yè)各崗位形成和處理各類文件、數(shù)據(jù)、報(bào)表、圖紙等信息材料的實(shí)際狀況進(jìn)行填寫的。請(qǐng)您根據(jù)實(shí)際工作的真實(shí)情況認(rèn)真填寫，填寫時(shí)應(yīng)寫出具體文件名稱。）您的崗位是：您在日常工作中，主要收到的文件（單據(jù)）是：（請(qǐng)注明文件來源部門或崗位）您在日常工作中，主要辦理的文件（單據(jù)）是：您在日常工作中，主要發(fā)出的文件（單據(jù)）是：（請(qǐng)注明文件接收部門或崗位）您在日常工作中，內(nèi)部產(chǎn)生使用的文件（資料）有哪些？6、您在日常工作中，接觸最密切的部門（崗位）是哪些？7、在您的崗位職責(zé)中，最不能缺少的文件是：8、在您的崗位職責(zé)中，最不需要的文件是：9、您對(duì)目前企業(yè)文件管理有什么意見？公司外部各部門總經(jīng)辦

部門報(bào)告、各部門的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、書刊資料、獎(jiǎng)狀/證書、

總經(jīng)理審閱的相關(guān)文件

涉及公司的相關(guān)信息文件及宣傳單章

涉及公司的相關(guān)通知類文件

工作計(jì)劃、通知、授權(quán)書、會(huì)議通知、

反饋各部門文件總經(jīng)辦辦理的文件：通知、會(huì)議記錄、人事任命、工作計(jì)劃、外部管理文件、會(huì)議通知、企業(yè)建設(shè)文件、授權(quán)書、例會(huì)的會(huì)議記錄、部門文件數(shù)據(jù)運(yùn)動(dòng)狀況示意圖總經(jīng)辦文件清理表崗位/答卷人收到的文件辦理的文件發(fā)出的文件來源去向總經(jīng)理/陳總部門報(bào)告

各部門

書刊資料

公司外部

獎(jiǎng)狀、證書

工藝配方、圖紙等

重要工作通知

董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、生產(chǎn)會(huì)議紀(jì)錄

人事任命

工作計(jì)劃

外來文件

重要會(huì)議通知

廠區(qū)建設(shè)規(guī)劃文件

檔案數(shù)字化加工的技術(shù)流程二、企業(yè)文件的形成、積累與歸檔問題

企業(yè)文件的形成、積累與歸檔屬于各部門、各單位、各崗位的基本職責(zé),也是企業(yè)文檔科學(xué)管理與有效利用的前提條件.文檔管理部門有權(quán)對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查.主要建立和落實(shí)三項(xiàng)制度:下達(dá)任務(wù)設(shè)計(jì)實(shí)施總結(jié)和后續(xù)工作文件企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)周期

Aab123下行文上行文平行文間接上下行文1、企業(yè)收發(fā)文登記制度序號(hào)文件名稱來源時(shí)間簽收人辦理注釋收文登記表序號(hào)文件名稱去向時(shí)間發(fā)送者備注發(fā)文登記表2、企業(yè)文件積累制度(針對(duì)自身所產(chǎn)生的文件)員工文件積累袋檔案文件積累:人人有責(zé),時(shí)時(shí)有活兒,件件登記,年年整理.3、文件歸檔制度歸檔范圍:確定文件的價(jià)值,決定文件是否向檔案轉(zhuǎn)化.(需要制作)制度核心歸檔時(shí)間:根據(jù)科技活動(dòng)的特點(diǎn),確定文件何時(shí)歸檔.技術(shù)保障歸檔要求:明確便于長遠(yuǎn)和安全地保存檔案所必要的措施.技術(shù)條件歸檔份數(shù):根據(jù)歸檔文件的重要性和載體特性,確定原件與復(fù)制件的數(shù)量關(guān)系.利用保障歸檔手續(xù):明確歸檔文件的移交事宜.責(zé)任保障

三、企業(yè)檔案的分類問題

企業(yè)文檔分類是指根據(jù)企業(yè)文檔的內(nèi)容性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學(xué)、適用的方法，對(duì)企業(yè)文檔進(jìn)行分門別類，從而使全部文檔成為一個(gè)條理化的具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的資源系統(tǒng)。

分類的程序:設(shè)計(jì)分類方案劃分全宗劃分大類劃分屬類給定編號(hào)

企業(yè)檔案分類方案(示意圖)

一類二類三類四類五類ABCD1234類列類系XXXX-XXXXX-XXXXX-XXXXXX2010常用的分類方法:職能分類時(shí)間分類作者分類專題分類項(xiàng)目分類型號(hào)分類區(qū)域分類外形分類職能分類方法適用于一級(jí)類目的區(qū)分;其他分類方法則適用于二級(jí)以下類目的劃分.《企業(yè)檔案管理規(guī)范》DA/T42–2009

關(guān)于企業(yè)檔案一級(jí)類目和二級(jí)類目的劃分：1經(jīng)營管理類1經(jīng)營決策2生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃3統(tǒng)計(jì)工作4財(cái)務(wù)管理5資產(chǎn)管理6物資管理7產(chǎn)品銷售8合同管理9信用管理10知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理

2生產(chǎn)管理類

1生產(chǎn)調(diào)度

2質(zhì)量管理

3能源管理

4安全生產(chǎn)

5科技管理

6環(huán)境保護(hù)

7計(jì)量工作

8標(biāo)準(zhǔn)化工作

9檔案和信息工作

3行政管理類

1行政事務(wù)

2安全保衛(wèi)工作

3法律事務(wù)

4審計(jì)稽查工作

5勞動(dòng)人事與人力資源管理

6教育培訓(xùn)工作

7外事工作

894黨群管理類

1黨務(wù)工作

2組織工作

3宣傳統(tǒng)戰(zhàn)工作

4紀(jì)檢與監(jiān)察工作

5工會(huì)工作

6共青團(tuán)工作

789105產(chǎn)品生產(chǎn)類

1計(jì)劃決策階段

2設(shè)計(jì)階段

3試制階段

4生產(chǎn)階段

5評(píng)優(yōu)階段

6認(rèn)證階段

789106科研開發(fā)類

1研究準(zhǔn)備階段

2研究試驗(yàn)與開發(fā)階段

3總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段

4成果申報(bào)階段

5推廣應(yīng)用階段

6789107項(xiàng)目建設(shè)類

1綜合

2項(xiàng)目準(zhǔn)備階段

3項(xiàng)目建設(shè)階段

4項(xiàng)目竣工驗(yàn)收

5項(xiàng)目運(yùn)行維護(hù)與更新改造

6789108設(shè)備儀器類

1綜合

2單臺(tái)（套）設(shè)備儀器

3

456789109會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類

1會(huì)計(jì)憑證類

2會(huì)計(jì)賬簿類

3財(cái)務(wù)報(bào)告類4其他類567891010職工管理類

1在崗職工

2退休職工

3離崗職工4死亡職工5678910四、企業(yè)文檔的價(jià)值認(rèn)定企業(yè)所保存的文檔資料,由于其作用的范圍和作用的程度不同,所以對(duì)其價(jià)值確定也不能相同.針對(duì)公司的具體情況,建議從以下幾個(gè)方面入手開展這項(xiàng)工作:1.不贊同采用三級(jí)保管期限制,改為:是檔案的,一律長期保存;是一般資料的,一律在保存兩年后銷毀.(有長期參考價(jià)值的圖書期刊標(biāo)準(zhǔn)等文獻(xiàn)例外)2.是否成為公司的檔案,應(yīng)堅(jiān)持以下幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn):A.是否具有法律依據(jù)性;B.是否屬于公司大事;C.是否具有通用性或示范性;D.是否屬于專利.3.應(yīng)當(dāng)將上述標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)在歸檔范圍上,凡是列入歸檔范圍的文件,均作為公司檔案處理.4.公司檔案應(yīng)堅(jiān)持少而精的原則.5.不屬于歸檔范圍的文件或資料,可以僅保存電子文本,不必保存紙本.國家關(guān)于企業(yè)檔案鑒定工作的規(guī)定：企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(huì)（或小組），負(fù)責(zé)確定文件保管期限和保管期限到期檔案提出鑒定意見。檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件對(duì)企業(yè)、國家和社會(huì)現(xiàn)實(shí)和今后工作的查考、憑證以及歷史研究的價(jià)值確定。檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。會(huì)計(jì)檔案的保管期限執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。永久保管檔案。凡是反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)本企業(yè)、國家和社會(huì)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，列為永久保管。定期保管檔案。凡是反映本企業(yè)一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)間對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)工作有參考利用價(jià)值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價(jià)值分為30年和10年兩檔。企業(yè)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)檔案鑒定委員會(huì)鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿確無保存價(jià)值的檔案應(yīng)登記造冊(cè)，填寫銷毀清冊(cè)，經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊(cè)永久保存。五、文檔的排放與庫房管理

收集入庫的文檔資料,應(yīng)該按照一定的排列規(guī)律統(tǒng)一進(jìn)行排放.具體方法有以下幾種:1.大流水排放.即按照入庫的時(shí)間先后順序依次排放,先來先放,后來后放.優(yōu)點(diǎn)是簡單易行,避免了空架,倒架的麻煩.缺點(diǎn)是檢索時(shí)只能按照時(shí)間線索進(jìn)行查找,不便于精確查找.(在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助管理的前提下,這種排放值得提倡)2.分類排放.即嚴(yán)格按照文檔的分類體系進(jìn)行排放,優(yōu)點(diǎn)是可以將同一類乃至同一個(gè)項(xiàng)目的文件排放到一起,在排列上能夠體現(xiàn)出文件的相互關(guān)系,便于精確查找.缺點(diǎn)是需要留出部分空余的裝具,或到一定程度后進(jìn)行倒架.3.分類流水排放.結(jié)合上述兩種排放的優(yōu)點(diǎn),先將入庫的文檔資料劃分出大類,然后再在每類中按照時(shí)間順序排放.檔案庫房及相關(guān)條件：檔案庫房應(yīng)設(shè)置在遠(yuǎn)離易燃、易爆物品和水、火等有安全隱患的場所，無特殊保護(hù)裝置一般不宜設(shè)置在地下或頂層。檔案庫房樓層地面應(yīng)滿足檔案及其裝具的承重要求。

檔案庫房面積應(yīng)滿足檔案工作發(fā)展的需要,留有存儲(chǔ)空間。設(shè)置檔案館的企業(yè)，檔案庫房建筑應(yīng)符合JGJ25的要求，庫房一般應(yīng)滿足日后二十年檔案存儲(chǔ)需要。

業(yè)務(wù)技術(shù)用房業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)滿足接收、整理、修復(fù)檔案的實(shí)際需要。企業(yè)可根據(jù)工作需要設(shè)置檔案接收、整理、裱糊、消毒、復(fù)印、數(shù)字化、縮微以及安全監(jiān)控等用房。閱覽及陳列室閱覽室應(yīng)鄰近辦公室和檔案庫房，環(huán)境安靜。陳列室（展覽室）宜設(shè)置在適于觀覽的場所。9.4檔案裝具

檔案柜架應(yīng)牢固耐用，一般應(yīng)具有防火、防盜、防塵作用。應(yīng)根據(jù)非紙質(zhì)載體檔案需要選擇有專用保護(hù)功能的柜架。有條件的可采用密集架。