商務接待管理標準-模板

商務接待管理標準制作日期執(zhí)行日期Page/5總則為更加深入貫徹落實“以服務客戶為中心”的企業(yè)價值觀，規(guī)范公司商務接待，特制定本標準。適用范圍適用于公司總部以及各分支機構的商務接待活動。職責及權限各部門、各分支機構按本標準提出商務接待需求。公司行政部依據接待需求制定接待方案并組織實施。其他部門按客戶需求協(xié)助行政部實施接待。客戶到訪時，接待需求方須指定專人全程陪同。商務接待申請流程需求人須提前三天將接待任務告知所在部門助理，部門助理依其提供的信息詳細填寫《商務接待審批單》后轉交行政部商務接待專員。商務接待專員接單后第一時間與需求人議定接待工作的行程計劃并制訂費用預算，再將單據交由該部門助理按財務制度逐級審批。接待需求部門助理憑經審批通過的《商務接待審批單》至財務部門預支接待費用交予接待專員執(zhí)行接待任務。接待審批通過后，商務接待專員須即刻告知各協(xié)助人員接待流程并明確配合任務。商務接待具體規(guī)定根據接待計劃，各相關人員須提前做好準備，保證通訊暢通、隨叫隨到并接受接待專員統(tǒng)一調度。參與接待的工作人員須著裝整潔得體，適度規(guī)范使用商務禮儀。商務接待專員需依據《商務接待審批單》約定內容執(zhí)行接待任務，提前安排好酒店賓館、接送交通工具、接待線路、陪同人員等。接待專員在執(zhí)行接待任務時若客戶意愿與接待行程計劃產生沖突，本著服務客戶為中心的原則，在費用預算范圍內盡量滿足客戶需求。如客戶需求超出費用預算較多時，接待專員須及時與需求人溝通，認同可以滿足客戶需求后通知該部門助理補充填寫《接待變更審批單》，并按財務審批制度逐級審批，審批通過后憑單借款并將接待款交給接待專員執(zhí)行接待；若來不及逐級審批，接待專員可先電話征求各級權限審批人同意后執(zhí)行接待任務，接待結束時即刻補辦《接待變更審批單》。商務接待中產生的接待費用由接待需求部門先期借支，再由接待專員領取統(tǒng)一支付，接待完畢后接待專員持《商務接待審批單》、《接待變更審批單》、相關費用票據與需求部門清算費用，清算完畢后需求部門助理負責報銷費用。關于商務接待的審批遵照財務部《公司費用申請和報銷分層審批權限管理辦法》（文號FA-A-008）執(zhí)行。商務接待專員接到無效《商務接待審批單》和《接待變更審批單》時，不得執(zhí)行任務；但必須即刻通知需求人補辦齊手續(xù)方可執(zhí)行。相關人員違反規(guī)定接待產生的費用，由個人承擔，因此給公司聲譽造成的不良影響行政部將依據事件情節(jié)輕重給予行政處分、處罰。商務接待流程圖附則本標準由行政部負責制訂并解釋，自公布之日起施行