第章辦公自動(dòng)化業(yè)務(wù)情景實(shí)例

第9章辦公自動(dòng)化業(yè)務(wù)情景實(shí)例《辦公自動(dòng)化實(shí)用教程》（第三版）9.1

本章任務(wù)的問題情景分析9.2招聘計(jì)劃階段的辦公應(yīng)用9.3招聘實(shí)施階段的辦公應(yīng)用9.4

招聘評(píng)價(jià)階段的辦公應(yīng)用本章目錄2023/1/1629.1本章任務(wù)的問題情景分析

9.1.1任務(wù)描述19.1.2問題分析29.1.3工作概況32023/1/1639.1.1任務(wù)描述

某公司是我國一家大型民營企業(yè)，根據(jù)發(fā)展需要，今年上半年準(zhǔn)備招聘各類技術(shù)和管理人員100名，招聘所采用的方式有校園招聘、社會(huì)招聘、獵頭公司推薦等，公司整體確定的面向社會(huì)人員的招聘流程如圖9-1所示（面向應(yīng)屆畢業(yè)生的校園招聘略有不同）。問題：在伴隨著圖9-1所進(jìn)行的招聘活動(dòng)中，都需要同步作好哪些相關(guān)文檔的處理？2023/1/1649.1.1任務(wù)描述

圖9-1人員招聘工作流程圖2023/1/1659.1.2問題分析

作為公司人力資源部中負(fù)責(zé)招聘工作的辦公人員，以下是他們需要思考的重要內(nèi)容：（1）為了在下半年圓滿地完成招聘任務(wù)，都需要作好哪些辦公處理工作？（2）這些工作的順利完成，分別需要使用什么樣的辦公設(shè)備和辦公軟件？（3）各個(gè)任務(wù)的工作成果應(yīng)該是什么樣的文檔形式？它們各自為誰所用？（4）以上各種工作成果，在整個(gè)招聘工作活動(dòng)流程中起到什么重要作用？（5）各工作完成順序如何確定？哪些必須自己完成？哪些可從外部獲?。?/p>

2023/1/1669.1.3工作概況---第一步：招聘計(jì)劃階段（1/2）1.各部門分析本部門內(nèi)部的人員需求情況，填表后上報(bào)人力資源部。2．匯總各部門的人員需求情況，得到公司目前總的人員需求情況。3．對(duì)匯總的人員需求計(jì)劃，上報(bào)公司高層，待同意后擬定招聘職位設(shè)置表。4．將招聘計(jì)劃報(bào)送勞動(dòng)部門審批，待批準(zhǔn)后，才能正式公開進(jìn)行招聘。2023/1/1679.1.3工作概況---第一步：招聘計(jì)劃階段（2/2）5．制作招聘簡章，說明招聘安排，如招聘職位、招聘時(shí)間、應(yīng)聘方式、招聘流程、錄用待遇、聯(lián)系方式等。6．制定校園招聘的整體策劃方案7．制作報(bào)名登記表（供社會(huì)人員用）8．制作求職簡歷表（供在校學(xué)生用）9．制作招聘工作整體流程圖2023/1/1681．設(shè)計(jì)制作匯總表，用來記錄到各個(gè)學(xué)校招聘時(shí)記錄各類報(bào)名人員的信息。2．面試試題的準(zhǔn)備3．面試情況的記錄表4．對(duì)各個(gè)崗位報(bào)名人員，進(jìn)行最終的成績計(jì)算和順序排名。5．向最終錄用人員發(fā)去錄用通知6．向進(jìn)入最終的復(fù)式階段，但未錄用者發(fā)去人員辭謝通知單，以表示感謝。7．錄用人員的結(jié)果公示8．簽訂相關(guān)的協(xié)議9．簽訂人員錄用合同9.1.3工作概況---第二步：招聘實(shí)施階段2023/1/1691．進(jìn)行招聘成本計(jì)算與分析2．招聘評(píng)估：計(jì)算人均招聘成本、招聘完成率、錄用比率、應(yīng)聘者比率等。3．制作整個(gè)招聘工作的工作總結(jié)4．將相關(guān)的文檔進(jìn)行歸檔處理9.1.3工作概況---第三步：招聘評(píng)價(jià)階段2023/1/1610表9-1招聘聘工工作作各各階階段段的的任任務(wù)務(wù)及及其其所所需需文文檔檔2022/12/31119.2招聘聘計(jì)計(jì)劃劃階階段段的的辦辦公公應(yīng)應(yīng)用用9.2.1人員補(bǔ)充申請(qǐng)表19.2.2人員需求匯總表29.2.3招聘職位設(shè)置表39.2.4招聘計(jì)劃審批表49.2.5招聘簡章的編制59.2.6校園招聘方案確定6

9.2.7

報(bào)名登記表79.2.8個(gè)人求職簡歷表82022/12/3112人員員補(bǔ)補(bǔ)充充申申請(qǐng)請(qǐng)表表該表表格格樣樣式式如如表表9-1所所示示，，由由人人力力資資源源部部做做成成一一個(gè)個(gè)Excel模模板板文文件件，，放放置置到到公公司司內(nèi)內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)。。然然后后，，各各用用人人部部門門從從網(wǎng)網(wǎng)上上下下載載空空的的表表格格，，將將內(nèi)內(nèi)容容填填寫寫完完成成后后，，交交給給人人力力資資源源部部匯匯總總。。表9-1人員員補(bǔ)補(bǔ)充充申申請(qǐng)請(qǐng)表表申請(qǐng)請(qǐng)部部門門：：（（蓋蓋章章））填填表表日日期期：：用人崗位編制人數(shù)現(xiàn)有人數(shù)增補(bǔ)人數(shù)申請(qǐng)日期需要日期選聘日期選聘方式基本要求工作內(nèi)容增補(bǔ)理由性別年齡資歷部門經(jīng)理審核主管領(lǐng)導(dǎo)意見人力資源部意見總經(jīng)理審批意見2022/12/3113人員需需求匯匯總表表該表格格樣式式如教教材表表9-3所示，，由人人力資資源部部匯總總各部部門上上報(bào)的的人員員補(bǔ)充充申請(qǐng)請(qǐng)而得得到。。匯總總時(shí)，，可以以按照照需求求人員員的相相關(guān)屬屬性進(jìn)進(jìn)行分分類處處理（（例如如下面面的表表格按按人員員層次次進(jìn)行行了分分類匯匯總））。該該匯總總表完完成之之后，，要交交公司司高層層領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)進(jìn)行行審閱閱，通通過后后才能能正式式下達(dá)達(dá)計(jì)劃劃。2022/12/3114招聘職職位設(shè)設(shè)置表表招聘職職位設(shè)設(shè)置表表，是是對(duì)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)審審閱后后的用用人需需求匯匯總計(jì)計(jì)劃，，按照照工作作部門門和崗崗位進(jìn)進(jìn)行分分類處處理，，列出出各個(gè)個(gè)招聘聘職位位的基基本信信息，，包括括職位位名稱稱、數(shù)數(shù)量、、部門門聯(lián)系系人以以及電電話等等。2022/12/3115招聘計(jì)劃劃審批表表招聘計(jì)劃劃確定好好之后，，還需要要報(bào)送勞勞動(dòng)部門門審批，，待正式式批準(zhǔn)后后，才能能正式進(jìn)進(jìn)行公開開招聘，，該工作作目前在在很多省省市都可可以通過過網(wǎng)上進(jìn)進(jìn)行，所所以這里里不再給給出具體體文檔樣樣式。2022/12/3116招聘簡章的編編制招聘簡章用來來詳細(xì)說明招招聘的相關(guān)安安排，例如招招聘職位、招招聘時(shí)間、應(yīng)應(yīng)聘方式、招招聘流程、錄錄用待遇等。。它可以以打打印方式張貼貼到學(xué)校的廣廣告欄中，或或者寄送到相相關(guān)平面媒體體（報(bào)紙、雜雜志）進(jìn)行宣宣傳，或者做做成網(wǎng)絡(luò)版樣樣式，放到公公司內(nèi)部網(wǎng)站站和專門的人人才網(wǎng)站上。2022/12/3117校園招聘方案案的確定校園招聘有與與社會(huì)招聘不不一樣的地方方，面向的學(xué)學(xué)生較多，需需要為他們進(jìn)進(jìn)行更多的公公司背景以及及相關(guān)待遇的的詳細(xì)介紹，，以便吸引更更多的學(xué)生應(yīng)應(yīng)聘；同時(shí)，，其人員篩選選的工作量比比較大，為此此必須事先設(shè)設(shè)計(jì)好校園招招聘的總體方方案，以便到到時(shí)候能夠穩(wěn)穩(wěn)定、有序進(jìn)進(jìn)行各個(gè)流程程，確保校園園招聘獲得應(yīng)應(yīng)有的效果。。2022/12/3118報(bào)名登記表表社會(huì)人員要要參加應(yīng)聘聘的話，需需要為他們們準(zhǔn)備好如如教材表9-5所示樣樣式的報(bào)名名登記表。。2022/12/3119個(gè)人求職簡簡歷表在校園招聘聘活動(dòng)中，，需要為大大學(xué)生準(zhǔn)備備好如教材材表9-6所示樣式的的個(gè)人求職職簡歷表。。2022/12/31209.3招聘聘實(shí)實(shí)施施階階段段的的辦辦公公應(yīng)應(yīng)用用9.3.1報(bào)名人員匯總表19.3.2面試試題的準(zhǔn)備29.3.3面試成績?cè)u(píng)判表39.3.4綜合成績排序表49.3.6人員辭謝通知書69.3.7錄用結(jié)果公示79.3.8相關(guān)協(xié)議的簽訂89.3.9勞動(dòng)合同的簽訂99.3.5人員錄用通知書52022/12/3121報(bào)名名人人員員匯匯總總表表為了了對(duì)對(duì)報(bào)報(bào)表表人人員員信信息息進(jìn)進(jìn)行行匯匯總總處處理理，，需需要要利利用用Excel制制作作教程程表9-7所所示示的的報(bào)報(bào)名名人人員員信信息息匯匯總總表表。。對(duì)對(duì)在在該該表表中中輸輸入入的的報(bào)報(bào)名名人人員員信信息息，，還還可可以以進(jìn)進(jìn)行行快快速速的的排排序序、、篩篩選選、、查查詢?cè)兊鹊炔俨僮髯?。?022/12/3122面試試試試題題的的準(zhǔn)準(zhǔn)備備在面面試試階階段段，，需需要要設(shè)設(shè)置置許許多多題題目目。。教材材上上為為市市場場營營銷銷人人員員面面試試設(shè)設(shè)置置的的題題目目。。2022/12/3123面試成績?cè)u(píng)判判表在面試階段，，考官要為選選手表現(xiàn)打分分，為此需要要制作教材表表9-8所示的面試成成績?cè)u(píng)判表。。2022/12/3124綜合成績排序序表一般來說應(yīng)聘聘人員需要經(jīng)經(jīng)過層層篩選選，最后按照照筆試和面試試的成績進(jìn)行行綜合加權(quán)計(jì)計(jì)算，計(jì)算綜綜合成績，然然后進(jìn)行成績績排序，為此此需要用Excel事先制作教程程表9-9所示的綜合成成績排序表，，其中相關(guān)單單元格的計(jì)算算公式需要事事先設(shè)計(jì)好，，如教程表9-9中第3行所示（其實(shí)實(shí)如果更嚴(yán)謹(jǐn)謹(jǐn)起見，應(yīng)該該考慮在還沒沒有輸入數(shù)字字時(shí)候的，對(duì)對(duì)相關(guān)公式設(shè)設(shè)置IF函數(shù)進(jìn)行計(jì)算算的控制，使使得只有在輸輸入相關(guān)應(yīng)聘聘人選信息以以及筆試和面面試成績后，，再進(jìn)行公式式計(jì)算）。另另外，該表格格的設(shè)計(jì)中，，應(yīng)盡可能減減少數(shù)據(jù)的數(shù)數(shù)據(jù)工作量，，比如教程表表9-9中的“性別””就設(shè)置了下下拉式類標(biāo)選選擇輸入，另另外像筆試和和面試成績也也都可以直接接鏈接到原來來的存儲(chǔ)位置置。2022/12/3125人員錄錄用通通知書書對(duì)于最最終錄錄用的的應(yīng)聘聘人員員，人人力資資源部部要及及時(shí)以以書面面方式式送出出錄用用通知知書，，以免免失去去合格格的錄錄用者者。在在現(xiàn)實(shí)實(shí)中，，有許許多企企業(yè)由由于工工作不不夠嚴(yán)嚴(yán)謹(jǐn)，，因通通知不不及時(shí)時(shí)而損損失了了企業(yè)業(yè)的人人力資資源，，并影影響企企業(yè)的的外部部形象象。教材圖圖9-2所示，，就是是人員員錄用用通知知書的的一個(gè)個(gè)樣式式范例例。2022/12/3126人員辭謝通通知書對(duì)于進(jìn)入到到最后的面面試環(huán)節(jié)，，但是因?yàn)闉槟承┰蛞蛭茨茕浻糜玫膽?yīng)聘者者，要發(fā)出出辭謝通知知。周到的的辭謝方式式除了能樹樹立良好的的企業(yè)外部部形象之外外，還可能能對(duì)今后的的招聘產(chǎn)生生有利的影影響，會(huì)在在以后吸引引更多的人人員參與應(yīng)應(yīng)聘。因此，應(yīng)該該用同樣禮禮貌的方式式通知未被被錄用人員員。一種方法，，通過電話話用委婉的的語言通知知對(duì)方；另一種方法法，用正式式信函的方方法告知對(duì)對(duì)方（切忌忌用明信片片），如教材圖9-3所示，，就是公司司人員辭謝謝通知書的的一個(gè)樣式式范例。2022/12/3127錄用結(jié)果果公示對(duì)于最終終的錄用用結(jié)果，，可以進(jìn)進(jìn)行結(jié)果果公示。。在目前前的信息息化、現(xiàn)現(xiàn)代化辦辦公情況況上，把把結(jié)果以以表格或或者文本本的方式式制作成成網(wǎng)頁格格式，放放置到本本單位網(wǎng)網(wǎng)站的人人才招聘聘欄目上上即可。。2022/12/3128相關(guān)協(xié)議議的簽訂訂對(duì)于錄用用在校的的應(yīng)屆畢畢業(yè)生，，企業(yè)需需要與學(xué)學(xué)生本人人、所在在學(xué)校簽簽訂“三三方”協(xié)協(xié)議。這這種協(xié)議議都有現(xiàn)現(xiàn)成的文文檔，直直接可以以從相關(guān)關(guān)網(wǎng)站下下載，供供學(xué)生本本人和用用人單位位進(jìn)行填填寫。另外，對(duì)對(duì)于特殊殊的崗位位，特別別是有可可能獲取取企業(yè)商商業(yè)秘密密和知識(shí)識(shí)產(chǎn)權(quán)的的核心技技術(shù)和管管理人員員，還要要在進(jìn)行行聘用時(shí)時(shí)，簽訂訂“競業(yè)業(yè)限制””或者““保密條條款”的的相關(guān)協(xié)協(xié)議，以以免降低低員工流流失對(duì)企企業(yè)造成成的影響響。2022/12/3129勞動(dòng)合同同的簽訂訂勞動(dòng)合同同是用人人單位和和工作人人員之間間正式簽簽訂的合合同文件件，它具具有特定定的內(nèi)容容與格式式。各地地勞動(dòng)行行政部門門一般都都設(shè)計(jì)勞勞動(dòng)合同同的示范范文本，，可以從從網(wǎng)上直直接下載載來使用用。2022/12/31309.4招聘評(píng)價(jià)階段段的辦公應(yīng)用用9.4.1招聘成本的核算19.4.2招聘工作的評(píng)估29.4.3招聘工作的總結(jié)39.4.4相關(guān)文檔的歸檔42022/12/3131招聘成本的核核算招聘活動(dòng)是需需要付出成本本的，如圖圖9-2所示，它包括括多種不同的的項(xiàng)目。圖9-2招聘成本的構(gòu)構(gòu)成2022/12/3132招聘工作的評(píng)評(píng)估招聘活動(dòng)完成成后，需要對(duì)對(duì)其結(jié)果計(jì)算算出如下的評(píng)評(píng)估指標(biāo)，作作為工作績效效考核的依據(jù)據(jù)。1．單位招聘成成本單位招聘成本本=招聘總成本÷錄用人數(shù)2．招聘完成比比率招聘完成比率率=錄用員工數(shù)÷計(jì)劃招聘數(shù)×l00％3．錄用比率員工錄用比率率=實(shí)際錄用數(shù)÷應(yīng)聘者總數(shù)×100％4．應(yīng)聘者比率率應(yīng)聘者比率=應(yīng)聘者總數(shù)÷計(jì)劃招聘數(shù)×100％2022/12/3133招聘工工作的的總結(jié)結(jié)對(duì)于本本次招招聘活活動(dòng)的的整體體情況況、流流程、