Excel電子表格處理基礎

會計學1Excel電子表格處理基礎4.1電子表格處理軟件的功能Office家族成員之一——電子表格軟件表格標題數(shù)據(jù)文字數(shù)值自動填充公式函數(shù)圖表圖形對象數(shù)據(jù)清單排序篩選分類匯總公式自動處理圖表直觀顯示數(shù)據(jù)管理功能第1頁/共44頁編輯欄列號名字框行號當前單元格工作表標簽工作表區(qū)域工作簿655363－255256Sheet1!B3Excel2003的工作窗口4.2Excel2003工作環(huán)境第2頁/共44頁編輯欄顯示和選定單元格、圖表項、繪圖對象等取消操作確定操作“編輯公式”狀態(tài)EnterTabEsc或或編輯輸入?yún)^(qū)第3頁/共44頁

工作簿與工作表

工作簿是計算和存儲數(shù)據(jù)的文件，其擴展名.xls。新建的第一個工作薄的默認名：book1.xls。每一個工作簿可由一個或多個工作表組成，在默認的情況下是由3個工作表組成的。工作簿工作表

一個工作表最多有65536行、256列。

行號：1~65536列標：A~IV

工作表由工作表標簽區(qū)別，如sheet1、sheet2、Sheet3第4頁/共44頁

工作表中行和列的交叉部分稱為單元格，是存放數(shù)據(jù)的最小單元。單元格的地址表示形式：列標+行號如：A5、D8

為了區(qū)分不同工作表的單元格，需要在地址前加工作表名稱，如Sheet1!B3單元格第5頁/共44頁4.3.1創(chuàng)建工作表（輸入＋計算）⑴

輸入數(shù)據(jù)

直接輸入

快速輸入數(shù)據(jù)

自動填充數(shù)據(jù)

從外部導入數(shù)據(jù)⑵計算數(shù)據(jù)“記憶式輸入”“選擇列表輸入”4.3Excel2003的基本操作第6頁/共44頁直接輸入數(shù)據(jù)包括：

文字。如果要將一個數(shù)字作為文字輸入，數(shù)字前要加單引號“

‘

”

數(shù)值。可采用十進制形式或科學計數(shù)形式；如果數(shù)字以“+”或數(shù)字“0”開頭，“+”和“0”會自動省略；分數(shù)的輸入應先輸入“0”和空格

日期和時間。日期輸入可用“/”或“－”分隔符，如：2006/10/08，2006-10-08；時間輸入用冒號“：”分隔，如：21：56：15。兩者之間用空格分隔返回第7頁/共44頁快速輸入數(shù)據(jù)“記憶式”輸入“選擇列表”輸入（僅對文本數(shù)據(jù)有效）“選擇列表”命令，或者按“Alt+↓”鍵返回第8頁/共44頁自動填充數(shù)據(jù)自動填充數(shù)據(jù)分三種情況：復制數(shù)據(jù)。選中一個單元格，直接拖曳，便會產(chǎn)生相同數(shù)據(jù)，如果不是相同數(shù)據(jù)，則需要在拖曳的同時按Ctrl鍵填充序列數(shù)據(jù)?？赏ㄟ^“編輯/填充/序列”命令，在“序列”對話框中進行序列有關內容的選擇填充用戶自定義序列數(shù)據(jù)返回第9頁/共44頁從外部導入數(shù)據(jù)選擇“數(shù)據(jù)｜獲取外部數(shù)據(jù)”命令，可導入其他數(shù)據(jù)庫（如Access、FoxPro、Lotus123等）產(chǎn)生的文件和文本文件。在數(shù)據(jù)輸入過程中，有可能會輸入無效數(shù)據(jù)，因此通常在輸入前選擇“數(shù)據(jù)｜有效性”命令。返回第10頁/共44頁計算數(shù)據(jù)（1）公式

Excel的公式由運算符、數(shù)值、字符串、變量和函數(shù)組成。公式必須以等號“=”開始Excel中的運算符運算符運算功能優(yōu)先級()括號1-負號2%算術運算符3^4*與/5+與-6&文本運算符7=、<、>、<=、>=、<>關系運算符8第11頁/共44頁引用運算符含義示例：區(qū)域運算符：包括兩個引用在內的所有單元格的引用SUM(A1:A2)，聯(lián)合操作符：對多個引用合并為一個引用SUM（A2，C4，A10）空格交叉操作符：產(chǎn)生對同時隸屬于兩個引用的單元格區(qū)域的引用SUM（C2：E10B4：D6）引用運算符：引用運算符可以將單元格區(qū)域合并起來進行計算

四類運算符的優(yōu)先級從高到低依次為：“引用運算符”、“算術運算符”、“文本運算符”、“關系運算符”，當優(yōu)先級相同時，自左向右進行計算。第12頁/共44頁例：有“公司員工工資表.xls”,使用公式計算每位員工的實發(fā)工資。）第13頁/共44頁（2）函數(shù)是預先定義好的公式，它由函數(shù)名、括號及括號內的參數(shù)組成。其中參數(shù)可以是常量、單元格、單元格區(qū)域、公式及其他函數(shù)。多個參數(shù)之間用“，”分隔。函數(shù)輸入有兩種方法：

直接輸入法和插入函數(shù)法（更為常用）第14頁/共44頁下圖為用函數(shù)計算示例第15頁/共44頁

相對引用。當公式在復制或填入到新位置時，公式不變，單元格地址隨著位置的不同而變化，它是Excel默認的引用方式，如：B1，A2：C4

絕對引用。指公式復制或填入到新位置時，單元格地址保持不變。設置時只需在行號和列號前加“$”符號，如$B$1

混合引用。指在一個單元格地址中，既有相對引用又有絕對引用，如$B1或B$1。$B1是列不變，行變化；B$1是列變化，行不變。（3）公式中單元格的引用第16頁/共44頁單元格引用方式舉例例：設公式在F2單元格，公式：=D2+E2

其中D2、E2為相對引用公式：=$D$2+$E$2

其中D2、E2為絕對引用公式：=$D2+$E2

其中D2、E2為混合引用注意：該公式復制到其他單元格，各種引用的區(qū)別就會顯現(xiàn)。第17頁/共44頁

“絕對引用”示例－－工資評價第18頁/共44頁4.3.2編輯工作表單元格數(shù)據(jù)的編輯

單元格內容的清除和刪除、移動和復制單元格、行、列的編輯工作表的編輯

工作表的插入、移動、復制、刪除、重命名等第19頁/共44頁工作表的選定操作如下表：選取范圍

方法單元格鼠標單擊或按方向鍵多個連續(xù)單元格從選擇區(qū)域左上角拖曳至右下角；單擊選擇區(qū)域左上角單元格，按住Shift鍵，單擊選擇區(qū)域右下角單元格多個不連續(xù)單元格按住Ctrl鍵的同時，用鼠標作單元格選擇或區(qū)域選擇整行或整列單擊工作表相應的行號和列號相鄰行或列鼠標拖曳行號或列號整個表格單擊工作表左上角行列交叉的按鈕；選擇“編輯/全選”命令；按快捷鍵Ctrl+A單個工作表單擊工作表標簽連續(xù)多個工作表單擊第一個工作表標簽，然后按住Shift鍵，單擊所要選擇的最后一個工作表標簽第20頁/共44頁4.3.3格式化工作表

單元格格式化工作表格式化

①

調整列寬和行高②自動套用格式

③使用條件格式第21頁/共44頁（1）設置單元格格式

選擇”格式｜單元格”命令或“格式”工具欄第22頁/共44頁（2）設置工作表格式設置列寬和行高選擇“格式｜列”、“格式｜行”菜單自動套用格式

Excel提供了許多種漂亮專業(yè)的表格自動套用格式，可以快速實現(xiàn)工作表格式化。這通過“格式|自動套用格式”命令來實現(xiàn)。

使用條件格式條件格式可以使數(shù)據(jù)在滿足不同的條件時，顯示不同的格式?！案袷絴條件格式”第23頁/共44頁條件格式對學生成績表完成進一步的格式化操作：將基本工資大于等于1500的單元格設置成藍色、加粗、傾斜、淺灰色底紋，基本工資小于500的單元格設置成紅色、加雙下劃線。第24頁/共44頁4.4制作圖表創(chuàng)建圖表（可通過“插入/圖表”命令或單擊“常用”工具欄中的按鈕，利用圖表向導來創(chuàng)建圖表）編輯圖表

調整圖表的位置和大小更改圖表的類型添加和刪除數(shù)據(jù)修改圖表項添加趨勢線設置三維視圖格式第25頁/共44頁圖表組成第26頁/共44頁圖表制作根據(jù)工作表中的姓名、基本工資、獎金、實發(fā)工資產(chǎn)生一個簇狀柱形圖第27頁/共44頁4.5

數(shù)據(jù)管理和分析數(shù)據(jù)清單，又稱為數(shù)據(jù)列表。是Excel工作表中單元格構成的矩形區(qū)域，即一張二維表。它與工作表的不同之處在于：數(shù)據(jù)清單中的每一行稱為記錄，每一列稱為字段，第一行為表頭數(shù)據(jù)清單中不允許有空行或空列；不能有數(shù)據(jù)完全相同的兩行記錄；字段名必須唯一，每一字段的數(shù)據(jù)類型必須相同；4.5.1建立數(shù)據(jù)清單在學生成績表中，如果數(shù)據(jù)行較多，查看、修改、更新某學生的數(shù)據(jù)。要找到某數(shù)據(jù)行就有難度了。但記錄單提供了這類操作的方便！第28頁/共44頁（1）使用記錄單修改、刪除或增加記錄

“刪除”將刪除工作中與記錄單內容相對應的數(shù)據(jù)行“上一條”、“下一條”可進行逐行數(shù)據(jù)查看。選擇“數(shù)據(jù)”|“記錄單”菜單命令，Excel就會顯示工作表的記錄單！“新建”可在數(shù)據(jù)表最后一行的下面添加一行第29頁/共44頁（2）用數(shù)據(jù)單進行條件查詢單擊記錄單中的“條件”就能進行條件查詢！條件！查看姓王的員工查找部門為銷售部基本工資>=1000的員工第30頁/共44頁4.5.2數(shù)據(jù)排序作用：以便于比較、查找、分類簡單排序（1個關鍵字）

單擊、按鈕

或“數(shù)據(jù)/排序”命令

復雜排序（兩個以上）

“數(shù)據(jù)/排序”命令

“排序”對話框對學生成績表排序，首先按男女生排列，然后按“總分”降序排列，總分相同時再按“計算機”成績降序排列。

第31頁/共44頁4.5.3數(shù)據(jù)篩選1、概念數(shù)據(jù)篩選就是將數(shù)據(jù)表中所有不滿足條件的記錄行暫時隱藏起來，只顯示那些滿足條件的數(shù)據(jù)行。2、Excel的數(shù)據(jù)篩選方式自動篩選(數(shù)據(jù)|篩選|自動篩選）高級篩選（數(shù)據(jù)|篩選|高級篩選）第32頁/共44頁自動篩選

篩選在公司員工工資表中篩選出銷售部基本工資大于等于1000，獎金大于等于1000的記錄。第33頁/共44頁高級篩選

要在公司員工工資表中篩選銷售部基本工資>1000或財務部基本工資<1000的記錄，并將篩選結果在原有區(qū)域顯示。第34頁/共44頁分類匯總

是對數(shù)據(jù)清單按某個字段進行分類，將字段值相同的連續(xù)記錄作為一類，進行求和、平均、計數(shù)等匯總運算。分為：

簡單匯總（指對數(shù)據(jù)清單的某個字段僅統(tǒng)一做一種方式的匯總）嵌套匯總（指對同一個字段進行多種方式的匯總）前提：對分類字段排序4.5.4分類匯總第35頁/共44頁

在公司員工工資表中，求各部門基本工資、實發(fā)工資和獎金的平均值。步驟：1）首先對“部門”排序2）選擇”數(shù)據(jù)｜分類匯總“命令簡單匯總第36頁/共44頁在上例求各部門基本工資、實發(fā)工資和獎金的平均值的基礎上再統(tǒng)計各部門人數(shù)。

步驟：

先按上例的方法求平均值，再在平均值匯總的基礎上計數(shù)

嵌套匯總注意：“替換當前分類匯總”復選框不能選中。第37頁/共44頁4.5.5數(shù)據(jù)透視表如果要對多個字段進行分類匯總，需要需要利用數(shù)據(jù)透視表。利用“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”向導，分3步建立數(shù)據(jù)透視表：指定數(shù)據(jù)源選定數(shù)據(jù)區(qū)域決定透視表的放置位置第38頁/共44頁數(shù)據(jù)透視表統(tǒng)計各部門各職務的人數(shù)。步驟：第1、2步默認，第3步布局對話框如圖。第39頁/共44頁創(chuàng)建好數(shù)據(jù)透視表之后，可以通過“數(shù)據(jù)透視表”工具欄修改它，主要內容有：

更改數(shù)據(jù)透視表布局改變匯總方式“數(shù)據(jù)透