信息管理心理

信息管理心理第一頁，共三十五頁，2022年，8月28日第一節(jié)信息與管理一、信息在管理中的作用二、信息管理的基本要求第二頁，共三十五頁，2022年，8月28日一、信息在管理中的作用中國古代兵家的“知已知彼”觀點，可以說是最早的信息管理思想。《孫子兵法?謀攻篇》寫到“知彼知已者，百戰(zhàn)不殆;不知彼而已，一勝一負；不知彼，不知已，每戰(zhàn)必殆?！彼J為了解敵我雙方的情況是戰(zhàn)爭勝利的關鍵，只有掌握環(huán)境、時機等各方面的信息，才能真正地把握戰(zhàn)爭的主動權，贏得勝利。在現(xiàn)代企業(yè)組織中，信息的溝通與利用起來越發(fā)揮出巨大的功能與效用。第三頁，共三十五頁，2022年，8月28日目標管理中如果缺少了信息，就會產生出不切實際的目標，結果導致失敗；人力資源管理中如果沒有信息，就無法對人進行全面地了解，無法挖掘人的潛能，也不能做到人盡其才。從中國古代對信息的重視到現(xiàn)代企業(yè)組織中的信息利用，我們都可以看出信息在管理系統(tǒng)中起著很重要的作用。正如《大趨勢》的作者斯比特所說：“在我們的新的社會里，戰(zhàn)略資源是信息。它不是惟一的資源，但卻是最重要的資源。”第四頁，共三十五頁，2022年，8月28日管理的過程是通過信息流實現(xiàn)的，從本質上說，管理就是通過信息來協(xié)調系統(tǒng)內部環(huán)境、外部環(huán)境與系統(tǒng)目標的關系，從而放大系統(tǒng)的功能，放大生產力。管理的水平高低、效果好壞與信息的質量和利用的水平息息相關，沒有信息的參與就無所謂管理。我們知道，管理的五大主要職能是決策、計劃、組織、控制和協(xié)調，以下從五個方面論述管理職能與信息的關系：第五頁，共三十五頁，2022年，8月28日（一）決策與信息決策是系統(tǒng)通過分析研究已有信息，從而科學地確立目標以及從諸多可行方案中選優(yōu)的過程。信息是實施決策的基礎和前提。決策過程分為五個階段，這五個階段都與信息有一定的聯(lián)系。1、進行科學預測有賴于信息。2、決策目標的確定有賴于信息。3、決策方案的制定有賴于信息。4、決策方案的評估選擇有賴于信息。5、決策的控制實施有賴于信息。第六頁，共三十五頁，2022年，8月28日（二）控制與信息控制，即監(jiān)視各項活動以保證它們按計劃進行并糾正各種重要偏差的過程。一般說來，控制的實現(xiàn)過程包括三個基本環(huán)節(jié)：一是感受機構獲取系統(tǒng)內和周圍環(huán)境各種信息；二是中樞控制機構對所獲取的信息進行分析比較，作出判斷和決策，向執(zhí)行機構發(fā)出指令（即信息）三是執(zhí)行機構根據(jù)指令進行相應的控制，并監(jiān)督決策的執(zhí)行情況，進行信息反饋。第七頁，共三十五頁，2022年，8月28日（三）組織與信息信息對組織效應的作用，主要表現(xiàn)在以下兩個方面：

1.群體中的自組織效應---最佳信息效應群體的自組織，是指在不存在任何外部信息指揮、命令的壓力下，群體內部自動協(xié)調，依靠默契形成高度完美的統(tǒng)一。自組織效應的生成，依賴群體內信息管理體制的民主化、集團化，以及決策者行使決策權的民主作風和決策的科學程度。第八頁，共三十五頁，2022年，8月28日自組織效應之所以被稱為最佳信息效應，是因為：第一，自組織效應意味著信息傳遞時間最短，一般不會發(fā)生滯后現(xiàn)象。第二，自組織效應意味著默契，意味著沒有發(fā)生傳輸過程中的經濟損耗和誤差，排除了信息干擾。第三，自組織效應既然來自于自動協(xié)調的默契，這就意味著它是最經濟的信息交流。第九頁，共三十五頁，2022年，8月28日

2、群體組織中的協(xié)同效應---整體信息效應所謂協(xié)同效應，就是指功能、組成元件、規(guī)模、方式、任務、目標各不相同的子系統(tǒng)，在更高層次的統(tǒng)一指揮與協(xié)調之后，形成了某種整體功能，完成了相異甚至相反的部分間的整體合作。第十頁，共三十五頁，2022年，8月28日（四）計劃與信息計劃是決策目標的具體化，是信息綜合利用和綜合處理的過程。（五）協(xié)調與信息協(xié)調以信息為基礎第十一頁，共三十五頁，2022年，8月28日二、信息管理的基本要求（一）準確性（二）及時性（三）相關性（四）經濟性有些管理學家還提出了信息管理的幾項要點：一是信息收集制度化、標準化、規(guī)范化、系統(tǒng)化以及信息儲存存檔案化。第十二頁，共三十五頁，2022年，8月28日信息溝通第二節(jié)信息溝通的類型二、信息溝通的過程一、文字內容信息溝通中的個體差異三、信息溝通中的障礙及其克服四、第十三頁，共三十五頁，2022年，8月28日一、信息溝通的過程信息溝通是一個過程，這一過程包含信息發(fā)送者、信息傳播渠道和信息接受者這些要素。在溝通過程中，個人、群體或組織將某種信息傳遞給另一個人、群體或組織。（1）編碼（2）溝通渠道（3）譯碼（4）反饋（5）干擾拉斯韋爾的“五W模式”：who,saywhat,whichchannel,towhom,withwhateffect。第十四頁，共三十五頁，2022年，8月28日二、信息溝通的類型（一）言語溝通和非言語溝通1.言語溝通

是通過使用語言來傳達和接受觀點的過程。包括口頭和書面兩種。面對面的談話和電話交談（1）、口頭書信往來、時事通訊和員工手冊（2）、書面第十五頁，共三十五頁，2022年，8月28日例子[韓國聯(lián)合通訊社記者]:中國在六方會談上起了非常重要的作用，我有一個問題，臺灣問題是最近非常重要的問題，中國跟美國有的時候在對臺灣的問題上有統(tǒng)一的意見，有的時候有不同的意見，臺灣的問題有可能會影響到六方會談嗎？謝謝。[李肇星]:你說得很對，也很有意思。中國、美國兩個大國在有些問題上一致，有些問題上不一致，有的時候一致，有的時候又不一致。我看你是說出了一個普遍適用的道理，大概每兩個大國，你這樣說都不會太錯。如果兩個國家或者兩個大國，什么東西都完全一樣，一模一樣，這個世界也就太單調了，有很多記者可能也就失業(yè)了。第十六頁，共三十五頁，2022年，8月28日2.非言語溝通手勢、體態(tài)、身體距離、眼神交流都體現(xiàn)出人與人彼此關系的遠近親疏。與此同時，非言語線索的溝通方面還存在著地域與國家的差別。三方面線索：（1）著裝方式與風格（2）時間的使用方式（3）空間的利用方式友好信息=說話內容7%+聲調38%+表情55%第十七頁，共三十五頁，2022年，8月28日11月6日，國家主席胡錦濤在里斯本檢閱葡萄牙騎兵儀仗隊后，關切地上前詢問一名被驚馬摔落在地的士兵的傷情，并兩次擁抱了他。第十八頁，共三十五頁，2022年，8月28日（二）正式溝通和非正式溝通1.正式溝通是組織內規(guī)章制度所規(guī)定的溝通方式2.非正式溝通在組織中，人們往往傾向于那些與自己有共同點或年齡、工作年限相近的人進行溝通，因為這樣不會令人感到拘束。非正式的溝通發(fā)生在組織結構之外。小道信息是一種非正式信息傳播途徑。（三）組織系統(tǒng)中的上行溝通、下行溝通和平行溝通第十九頁，共三十五頁，2022年，8月28日三、信息溝通中個體差異（一）溝通中的個人風格差異1.貴族型：傾向于直接說出自己的想法的這類人2.蘇格拉底型：喜歡充分爭論觀點的這類人3.沉思型：由于不愿冒犯別人，所以往往什么也不說的這類人4.長官型：貴族型和蘇格拉底的混合5.候選型：蘇格拉底型和沉思型的混合6.會議員型：在貴族型和沉思型之間搖擺不定第二十頁，共三十五頁，2022年，8月28日（二）溝通中的性別差異1.女性更喜歡用交談來建立親和感，更可能會強調相似之處，專心傾聽。男性更喜歡用交談來提供資訊、展示自己的才能，并維持在團隊中的地位。2.女性喜歡與別人談論解決方案，且需要情感上的理解，而不僅僅是解決方案。男性喜歡獨自解決問題，更可能把問題看成是他們必須獨立面對的挑戰(zhàn)。3.男性往往說話更直接，比較簡潔、粗俗，更少道歉，而女性則比較謙恭有禮，更可能使用文雅的語助詞，有時比較啰嗦。4.面對分歧時，女性傾向于調解，男性則變得更強勢。5.男性打斷談話時，更可能引入新話題或者補充他人的話。女性打斷談話時，更可能弄清對方的想法或表示支持。6.女性更關注人，喜歡談論人際關系，而男性會強調體育和其它業(yè)余活動。第二十一頁，共三十五頁，2022年，8月28日（三）溝通中的跨文化差異1.認知模式2.語言因素3.行為習慣第二十二頁，共三十五頁，2022年，8月28日四、信息溝通中的障礙及其克服（一）信息溝通中存在的障礙1.信息過濾2.選擇性直覺3.情緒影響4.語言障礙5.空間距離6.組織結構7.文化障礙8.媒介障礙第二十三頁，共三十五頁，2022年，8月28日（二）信息溝通中障礙的克服1.使用簡單、清晰地語言2.做積極、專注的聽眾3.控制信息的流動4.給予和接受反饋5.增進關系，做一個支持性的溝通者6.使用技術來提高溝通效率7.選擇合適的時間、地點和方式8.承認溝通障礙的存在，重視并主動去克服第二十四頁，共三十五頁，2022年，8月28日第三節(jié)信息與決策科學決策是建立在某種客觀規(guī)律基礎上的決策，是在掌握了充分的信息和對有關情況進行深刻地分析的基礎上，用科學的方法來研究，并評估各種方案，從中選出最優(yōu)方案，以達到最佳效果的決策。第二十五頁，共三十五頁，2022年，8月28日一、決策的心理過程決策有著不同的類型。根據(jù)決策的層次，可以將決策分為三種：戰(zhàn)略性決策、戰(zhàn)術性決策和日常業(yè)務決策；根據(jù)決策的條件和后果，可以分為兩種：確定型決策和非確定決策。無論是何種類型的決策，它們的心理過程都可以分為三個階段，而每一階段都與信息管理有關。第二十六頁，共三十五頁，2022年，8月28日（一）問題識別階段這一階段的主要任務是確定問題所在，提出決策目標，它包括確定問題和設立目標兩步。（二）問題診斷階段這一階段的主要任務是發(fā)現(xiàn)、探索和擬定各種可能的行動方案，它包括收集信息和制訂方案兩步。（三）動作選擇階段這一階段的主要任務是從各種可比方案中選出最合適的方案，它包括方案評估、方案選擇、模擬試驗和決策四個環(huán)節(jié)。第二十七頁，共三十五頁，2022年，8月28日二、提高決策的科學性(一)決策科學性的基本要求1.決策思想科學化2.決策程序科學化3.決策方法科學化4.決策體制科學化(二)提高決策科學性的主要策略1.決策目標要準確、簡明2.決策信息要具體、充分3.對不同類型決策要有不同的選擇原則第二十八頁，共三十五頁，2022年，8月28日

三、決策中的創(chuàng)新精神“不創(chuàng)新，則滅亡”，這句話日益成為現(xiàn)代管理者的一大呼聲。組織要成功地開展競爭，就必須創(chuàng)造出新的產品或服務，并采用最先進的技術。(一)創(chuàng)新性思維的特征創(chuàng)造活動的核心是創(chuàng)新性思維。創(chuàng)新性思維具有顯著的特征，即具有獨創(chuàng)性、靈活性和風險性。(二)決策中要有創(chuàng)新精神科學地進行決策是一種創(chuàng)造性的勞動。所謂創(chuàng)造性，就是一項決策的作出，既要歷史地向后看，使決策不隔斷過去，具有連續(xù)性和穩(wěn)定性，又不脫離現(xiàn)實，不滿足現(xiàn)狀，通過預測，用發(fā)展的眼光向前看；第二十九頁，共三十五頁，2022年，8月28日會議的籌劃二、會議的作用一、文字內容會議病透視三、第四節(jié)會議與信息管理第三十頁，共三十五頁，2022年，8月28日一、會議的作用首先，會議是創(chuàng)造精神產品的重要形式。其次，會議還具有決策功能、分權功能、交流功能、協(xié)調功能、顯示功能和曉諭功能。此外，適當?shù)臅h對于聯(lián)絡，交流感情，促進人際關系的和諧有極大的作用。第三十一頁，共三十五頁，2022年，8月28日二、會議的籌劃

按照會議的目的，可以大致上將會議分為以下四種：傳達會議、討論會議、情報會議、混合目的會議。