跨部門(mén)項(xiàng)目溝通的6個(gè)關(guān)鍵因素

跨部門(mén)工程溝通的6個(gè)關(guān)鍵因素很多在大廠工作的伙伴應(yīng)該都有遇到過(guò)這樣的困擾,完成一個(gè)工程大多數(shù)時(shí)候都必須要跨部門(mén)合作。小到相同業(yè)務(wù)中心的不同部門(mén)之間相互支撐配合，大到跨中心甚至跨體系的協(xié)調(diào)配合，如果不能很好掌握跨部門(mén)的溝通能力，就會(huì)在工作推進(jìn)過(guò)程中遇到各種困難，甚至最終導(dǎo)致工程延期或者工程失敗，不僅消耗了公司的人力物力，對(duì)工程成員個(gè)體也會(huì)有不小的打擊。我最近三年一直在公司的大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)工具中心供職,這是一個(gè)需要與各個(gè)一級(jí)中心頻繁溝通的部門(mén)，很多工程上游或者下游都與外中心關(guān)系很大，所以身在這樣的一個(gè)部門(mén)對(duì)外溝通的能力就成了一項(xiàng)必備技能。今天我們就從下面這幾個(gè)維度來(lái)聊一下跨部門(mén)溝通的幾個(gè)關(guān)鍵因素。01管理層達(dá)成一致意見(jiàn)跨部門(mén)溝通之間的配合頂重要的一點(diǎn)就是上層領(lǐng)導(dǎo)要知曉你們相互之間的合作,而且從管理層角度給予你們合作意見(jiàn)，這往往是在工程開(kāi)始之前最重要的一步。因?yàn)槌丝绮块T(mén)合作的這些工程，每個(gè)部門(mén)一般都會(huì)有自己本部門(mén)原本計(jì)劃要做的事情，所以一旦出現(xiàn)這種需要跨部門(mén)配合的事情往往就需要投入額外的人力資源，如果這個(gè)需求不是從領(lǐng)導(dǎo)層下發(fā)的，那在后面執(zhí)行的時(shí)候勢(shì)必會(huì)遇到很大的阻力。因此，我們第一應(yīng)該關(guān)注的一點(diǎn)就是,這次跨部門(mén)合作是否已經(jīng)得到了領(lǐng)導(dǎo)的首肯，這也將直接決定后面合作的順暢程度。如果部門(mén)之間已經(jīng)做過(guò)了基本溝通達(dá)成了初步的合作意向，那一定要拿著相比照較成熟的方案提交給領(lǐng)導(dǎo)看，由領(lǐng)導(dǎo)拍板決定這次的合作工程是否可以正常開(kāi)展，并且由領(lǐng)導(dǎo)跟大家溝通確認(rèn)一個(gè)粗略的里程碑計(jì)劃，主要是明確工程完結(jié)時(shí)間，各方也好根據(jù)這個(gè)時(shí)間來(lái)安排工作。02明確各部門(mén)分工范完成一次跨部門(mén)合作工程必定會(huì)涉及到多維度多層次的內(nèi)容，因此有些內(nèi)容就可能會(huì)出現(xiàn)A部門(mén)有能力做，B部門(mén)也有能力做的情況。這時(shí)候?yàn)榱朔乐刮磥?lái)發(fā)生職責(zé)不明確的情況,就需要在工程初期通過(guò)會(huì)議溝通的形式把各項(xiàng)工作分工給各個(gè)部門(mén)，以此來(lái)確保各部門(mén)職責(zé)明確不會(huì)出現(xiàn)未來(lái)相互推諉的情況，同時(shí)職責(zé)明確后事后追責(zé)也更加明確。同時(shí)，明確具體的工作范圍也有助于各部門(mén)根據(jù)工作量的多少確認(rèn)所需要投入的人/天多少，工作范圍越明確，部門(mén)對(duì)人/天投入的預(yù)估就越準(zhǔn)確，未來(lái)出現(xiàn)工程延期的風(fēng)險(xiǎn)也就越小。所以工程初期一定要盡可能做好這一步，為后面的合作打好基礎(chǔ)。03重要信息郵件同步跨部門(mén)合作需要有多輪次多角度的溝通，每次溝通都可能會(huì)涉及到很多內(nèi)容，這些內(nèi)容全憑腦子是不可能完全記住的。所以每次有實(shí)質(zhì)內(nèi)容的溝通交流或者會(huì)議都需要事后發(fā)送文字版本的郵件給相關(guān)方，以確保溝通內(nèi)容有跡可循。各方如果對(duì)郵件內(nèi)容有異議，那說(shuō)明當(dāng)時(shí)溝通的還不夠明確具體，還可以再做具體溝通來(lái)明確異議涉及到的內(nèi)容，確保最終各方的信息是同步且統(tǒng)一的。除此之外，有一些需要跟別的部門(mén)同步的信息，也最好通過(guò)郵件的方式來(lái)傳達(dá)。一方面郵件可以更準(zhǔn)確地傳達(dá)所要表達(dá)的意思，另一方面還提供了一個(gè)隨時(shí)查看的入口可以供信息接收方隨時(shí)查看相關(guān)內(nèi)容。與此同時(shí)還可以作為信息傳到達(dá)位的憑證，如果后期出現(xiàn)已經(jīng)傳達(dá)的信息沒(méi)有執(zhí)行，就可以通過(guò)郵件來(lái)明確具體責(zé)任在誰(shuí)。04多中心對(duì)接需設(shè)對(duì)接人如果在工程推進(jìn)過(guò)程中需要有多個(gè)中心多個(gè)小部門(mén)參與，那么可以請(qǐng)對(duì)接的中心提前選定一個(gè)對(duì)接人，負(fù)責(zé)主要溝通和信息傳達(dá)。這里的對(duì)接人可以是中心領(lǐng)導(dǎo)也可以是中心的工程管理員，主要負(fù)責(zé)接收工程信息，評(píng)估本中心工作本錢(qián)，以及一些中心內(nèi)部工作的協(xié)調(diào)和安排。在一些大型工程中，對(duì)接人的工作尤為重要，由于工程涉及人數(shù)眾多，工程方無(wú)法親自將信息傳到達(dá)每一個(gè)執(zhí)行層面的個(gè)體，這時(shí)候?qū)尤私巧惋@得尤為重要了。對(duì)接人相當(dāng)于是一個(gè)工程中小組織的工程負(fù)責(zé)人，可以更細(xì)致地管控到小組織內(nèi)的工作進(jìn)度以及工作安排情況,可以在更細(xì)顆粒度的情況下監(jiān)控本部門(mén)或者本中心的工作進(jìn)度正常，以此來(lái)確保工程整體里程碑按計(jì)劃執(zhí)行。同時(shí)工程方在溝通工程內(nèi)容時(shí)也只要跟中心對(duì)接人溝通即可，這樣信息傳遞效率也更高，對(duì)接人再根據(jù)自己中心的實(shí)際情況將本中心的任務(wù)具體分解到執(zhí)行層面。05防止信息傳播扭曲效應(yīng)在大型的工程中，由于涉及的人員很多，需要對(duì)接人來(lái)在各自所屬的組織中傳達(dá)工程組的觀點(diǎn)信息。這時(shí)就會(huì)出現(xiàn)傳播扭曲效應(yīng)，也就是說(shuō)信息的傳播鏈條越長(zhǎng)，信息失真的程度就越大。所以對(duì)于一些需要傳到達(dá)執(zhí)行層的信息，如何防止傳播扭曲就成了一個(gè)很重要的事情。當(dāng)然,最直接的方法就是減少傳播鏈路,正常情況下一條信息傳到達(dá)執(zhí)行者手中可能經(jīng)過(guò)了三四次轉(zhuǎn)手。拿我們治理工程來(lái)舉例，工程組將信息給到中心對(duì)接人，對(duì)接人按照一級(jí)中心的二級(jí)中心劃分傳到達(dá)二級(jí)中心負(fù)責(zé)人，二級(jí)中心負(fù)責(zé)人再傳到達(dá)部門(mén)，如果部門(mén)負(fù)責(zé)人不直接負(fù)責(zé)執(zhí)行的話可能還要再加一層傳到達(dá)執(zhí)行者手中，我們就會(huì)經(jīng)常遇到最終執(zhí)行的人很難準(zhǔn)確理解到底要干嘛的情況。所以我們就開(kāi)始想方法解決這個(gè)問(wèn)題。在嘗試的過(guò)程中我們總結(jié)了兩個(gè)相比照擬有用的方式，一種是直接通過(guò)線上直播宣講的方式，由工程組織方直接通過(guò)線上的方式將信息直接傳遞到最終執(zhí)行者的手中，然后有問(wèn)題的話現(xiàn)場(chǎng)直接提問(wèn)給出解答。相比照擬直觀，但是如果遇到執(zhí)行層人員變更就會(huì)比擬麻煩。所以我們又想了另外一種，就是將需要傳達(dá)的信息直接整理成文檔形式,盡可能詳細(xì)地描述所要傳達(dá)的內(nèi)容，同時(shí)針比照擬常見(jiàn)的問(wèn)題做成QA手冊(cè)，這樣在信息傳遞時(shí)只要輔助轉(zhuǎn)發(fā)工程組給到的文檔內(nèi)容就可以了，可以大大減少信息失真的情況。06學(xué)會(huì)借用領(lǐng)導(dǎo)的力量在一些開(kāi)發(fā)型工程上，有時(shí)候是會(huì)涉及到執(zhí)行層之間的相互交流溝通的。執(zhí)行層之間的溝通效率其實(shí)關(guān)鍵并不在執(zhí)行層人員本身的溝通能力上，而是取決于工程組的協(xié)調(diào)管理能力，有沒(méi)有給執(zhí)行層人員構(gòu)建好良好的溝通橋梁或者良好的溝通環(huán)境。所以有的時(shí)候執(zhí)行層相互溝通不順暢可能并不是執(zhí)行層本身的問(wèn)題，而是工程組沒(méi)有把相應(yīng)的工作做到位。如果你作為一個(gè)執(zhí)行層在跟別的執(zhí)行層同事溝通時(shí)遇到困難，不要懷疑自己也不要抱怨對(duì)方，很可能只是你要溝通的事情對(duì)方并沒(méi)有得到自己領(lǐng)導(dǎo)的明確授權(quán),或者是他們對(duì)這個(gè)事情的時(shí)間節(jié)點(diǎn)安排跟你這邊的不一致。所以最好的方法一定不是跟對(duì)方做過(guò)多無(wú)謂的爭(zhēng)執(zhí)，而是聯(lián)系你的領(lǐng)導(dǎo)或者工程組領(lǐng)導(dǎo)來(lái)協(xié)助解決。有些事情是很有必要從領(lǐng)導(dǎo)的角度介入的，領(lǐng)導(dǎo)或工程組掌握著更多信息，也同時(shí)也是工程風(fēng)險(xiǎn)的第一責(zé)任人，由他們來(lái)協(xié)助你進(jìn)行溝通一定會(huì)事半功倍。作為執(zhí)行層的人員自然也不用擔(dān)憂你的領(lǐng)導(dǎo)懷疑你的能力，這本身就是解決問(wèn)題的一種手段和途徑。你壓著問(wèn)題不說(shuō)，最后導(dǎo)致工程延期才會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)懷疑你的能力，相比過(guò)程中的磕磕絆絆他們更在意的是結(jié)果是否符合預(yù)期，所以放心大膽地去"麻煩"你的領(lǐng)導(dǎo)吧。07總結(jié)一些大型公司由于組織架構(gòu)復(fù)雜，而一些集團(tuán)級(jí)的工程涉及范圍廣又不得不進(jìn)行跨部門(mén)之間的