業(yè)務(wù)流程圖畫法實戰(zhàn)與基礎(chǔ)講義課件

組織業(yè)務(wù)流程設(shè)計與優(yōu)化

業(yè)務(wù)流程圖畫法實戰(zhàn)與基礎(chǔ)十九到二十世紀(jì)：企業(yè)內(nèi)需要層層請示并層層監(jiān)督，形成金字塔狀的集權(quán)控制模式，成為管理日益龐大的企業(yè)組織進(jìn)入八十年代以后：原封不動地套用以往的管理模式，會給企業(yè)帶來種種弊端；3股不容忽視的“3C”力量，即顧客（Customers）；競爭（Competition）和改變（Change）驅(qū)使企業(yè)進(jìn)入了一個嶄新的領(lǐng)域。過去20年來：從目標(biāo)管理、分散投資、Z理論、追求“卓越”、一分鐘經(jīng)理、走動管理、價值鏈分析、質(zhì)量環(huán)到矩陣管理，各類學(xué)說百家爭鳴眾多企業(yè)應(yīng)用了信息技術(shù)（IT），但只是作為提高工作效率和自動化程度的手段，而對作業(yè)過程則不作任何適應(yīng)性改變，限制了提高企業(yè)整體績效的空間。業(yè)務(wù)流程重組（BPR）應(yīng)運而生流程重組的產(chǎn)生背景方法：流程是定向的以“客戶”為主有效利用信息，技術(shù)和

人力資源在成本、質(zhì)量、服務(wù)、速度等方面改善組織績效基本目標(biāo):合理、有序地安排業(yè)務(wù)流程來更好的服務(wù)客戶和創(chuàng)造增值服務(wù)產(chǎn)生效益：適度的規(guī)模創(chuàng)建連續(xù)改善質(zhì)量的平臺/基礎(chǔ)降低成本消除工作中的部門壁壘信息系統(tǒng)化流程設(shè)計與優(yōu)化的基本原則什么是業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)流程是指在組織內(nèi)部“流轉(zhuǎn)”的一系列相關(guān)的活動流程就是“工作的流動（Workflow）”，是業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間的傳遞或轉(zhuǎn)移的動態(tài)過程。業(yè)務(wù)流程不僅僅限于一個單一的功能或者單一的部門業(yè)務(wù)流程能夠貫穿始終地反映經(jīng)營情況業(yè)務(wù)流程相關(guān)概念業(yè)務(wù)流程重組業(yè)務(wù)流程重組(BPR)是一種改進(jìn),它的目標(biāo)是通過重新設(shè)計組織經(jīng)營的流程,使流程的增值內(nèi)容最大化(附價值最大),非增值內(nèi)容最小化(包括降低營運成本,控制營運風(fēng)險,提高營運效率三方面),從而獲得績效的改進(jìn)流程優(yōu)化就是在目前流程基礎(chǔ)上改進(jìn)，去掉沒有增加價值的活動，去掉不必要的傳遞，使流程更加通暢，從而達(dá)到短期的迅速改進(jìn)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化流程是一系列活動的組合，這一組合接受各種投入要素，包括：信息、資金、人員、技術(shù)、文檔等。最后通過流程產(chǎn)生所期望的結(jié)果，包括產(chǎn)品、服務(wù)或某種決策結(jié)果。

業(yè)務(wù)流程傳統(tǒng)組織方式

以流程為中心的組織方式

流程圖的作用流程重組可以帶來很多收益，其中分析類型是最有價值的，因為它可以從工作中許多方面確定應(yīng)當(dāng)改善的地方，例如：

了解工作流程：流程圖可以幫助每個人了解在組織內(nèi)部正在運轉(zhuǎn)的流程和每個員工工作的具體內(nèi)容。對特定活動以及這些活動和其它活動之間的關(guān)系的較好的理解使經(jīng)理可以制訂有效的決策并形成部門之間良好的工作關(guān)系。資源的利用：流程圖可以幫助經(jīng)理有效地使用人力和物力。流程圖使那些較多參與流程的人來決定怎樣有效的利用資源。例如：流程圖包含的信息可以顯示將某一雇員的才能用來檢查工作是一種浪費，而應(yīng)主動地用來生產(chǎn)。轉(zhuǎn)換分配的任務(wù)的可以更好地利用他們的才能。培訓(xùn)過程：繪制流程圖所形成的文檔提供了管理階層和雇員培訓(xùn)計劃的基礎(chǔ)，因為該文檔描述了每一項工作所包含的任務(wù)以及執(zhí)行每項任務(wù)的順序。流程圖文檔描述了組織的功能并顯示怎樣實現(xiàn)這些功能，因此它對于一位新經(jīng)理來說更為有用。工作流：通過分析流程圖文檔，我們可決定改善工作流的方法。在一些情況下，我們或許會發(fā)現(xiàn)一些任務(wù)被毫無理由地重復(fù)執(zhí)行，通過減少不必要的重復(fù)任務(wù)，我們可以改善工作流程。在另一些情況下，我們或許會發(fā)現(xiàn)如果使用自動化設(shè)備，可高效率地執(zhí)行一些任務(wù)，從而降低成本。本次流程設(shè)計的基本目的明晰各部門的基本職能，明晰各崗位的主要工作職責(zé)、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、任職資格及工作流程。規(guī)范現(xiàn)任工作人員的業(yè)務(wù)行為，使員工的工作有據(jù)可依，使新任工作人員盡快進(jìn)入角色，盡可能減少管理的隨機性。與制度建設(shè)相結(jié)合，滿足AACSB的要求

流程圖基本元素介紹流程圖步驟流程畫法流程圖具體實例流程設(shè)計的方法與工具跨職能能流程程圖形形狀流程圖圖繪制制須使使用標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的的符號號一套標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的的符號號能幫幫助我我們快快速并并一致致地溝溝通流流程圖圖操作：：長方方形。。當(dāng)發(fā)發(fā)生作作業(yè)的的變化化時，，一般般在長長方形形中簡簡要描描述有有關(guān)流程操操作。流程嵌嵌套：雙同寬的長方方形。。表示示流程程操作中中涉及及到的的子流流程。流程圖圖繪制制須使使用標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的的符號號--續(xù)文本框框：波波形底底的長長方形形。在在某個個流程操操作中中使用用了重要的的書面面文件（如文檔、關(guān)鍵表表單）。數(shù)據(jù)：：平行行四邊邊形。。表示輸輸入到到流程程里的的數(shù)據(jù)據(jù)信息息。流程圖圖繪制制須使使用標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的的符號號--續(xù)流程連連接符符：圓形。該標(biāo)識識用于于流程程圖中中頁和和頁的的連續(xù)續(xù)或者者用于于從一一個決決定框框轉(zhuǎn)到到另一一頁或或另一一個流流程。。當(dāng)畫畫到頁頁底時時，可可以在在圖中中最后后一項項內(nèi)容容后使使用連連接標(biāo)標(biāo)識。。連接接標(biāo)識識的畫畫法：：在標(biāo)標(biāo)識內(nèi)內(nèi)以A開始，，然后后寫上上后續(xù)續(xù)流程程所在在的頁頁碼。。例如如，A/2是指在第第2頁上上尋找A節(jié)點。然然后在合合適的地地方畫上上對應(yīng)的的流程連連接標(biāo)識識。在該該標(biāo)識上上寫下相相同的字字母以及及被連接接的頁碼碼。繼續(xù)“是”情況下的流程是否盤點表是

否審核?對盤點表進(jìn)行修改流程圖的的主要特特征起始點、、終止點點應(yīng)該清清楚和一一致輸入和輸輸出應(yīng)當(dāng)當(dāng)盡可能能量化為每一個個任務(wù)框框標(biāo)明負(fù)負(fù)責(zé)的人人員和部部門為每一個個任務(wù)框框標(biāo)明人人員的職職務(wù)/負(fù)負(fù)責(zé)的范范圍做到對流流程不熟熟悉的人人，不需需要任何何解釋就就能輕而而易舉地地讀懂流流程圖詳細(xì)程度度應(yīng)達(dá)到到足以識識別無效效率的活活動繪制流程程圖的原原則處理程序序須以單單一入口與單單一出口流程圖一一頁放不不下時，，可使用用連接符符號連接接下一頁頁流程圖圖。同一一頁流程程圖中，，若流程程較為復(fù)復(fù)雜，也也可使用用連接符符號來連連接使用箭頭頭標(biāo)明流流程方向向，使用用標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)統(tǒng)一的流流程圖符符號相同流程程圖符號號應(yīng)該大大小一致致路徑符號號避免相相互交叉叉同一路徑徑的指示示符號箭箭頭應(yīng)該該只有一一個在使用判判斷點時時，““是”的的流程應(yīng)應(yīng)當(dāng)沿主主體方向向畫，““否”的的流程必必須往右右畫畫流程圖圖的步驟驟包括：一一、直接接上級；；二、崗崗位工作作職責(zé)；；三、崗崗位工作作內(nèi)容；；四、崗崗位工作作標(biāo)準(zhǔn)；；五、崗崗位任職職資格；；六、崗崗位工作作流程第一步：：填寫流流程說明明所需信信息的準(zhǔn)準(zhǔn)備第二步：：確定涉涉及的各各個部門門和崗位位架構(gòu)圖圖第三步：：描述這這些部門門和崗位位之間的的信息流流和物質(zhì)質(zhì)流，以以及發(fā)生生的順序序。活動流程圖所所包括的的主要責(zé)責(zé)任流程圖所所包括的的主要活活動每一活動動的主要要輸入每一活動動的主要要輸出每一活動動輸出的的接收者者（內(nèi)、、外部））畫流程圖圖需了解解的信息息責(zé)任輸入輸出客戶有明確定定義的開開端和結(jié)結(jié)束有輸入必必有輸出出在整個企企業(yè)組織織中“流流動”不局限于于單一的的功能和和部門流程輸入輸出流程圖繪繪制（續(xù)續(xù)）流程圖繪繪制（續(xù)）起始點、、終止點點應(yīng)該清清楚和一一致輸入和輸輸出應(yīng)當(dāng)當(dāng)盡可能能量化為每一個個任務(wù)框框標(biāo)明負(fù)負(fù)責(zé)的人人員和部部門為每一個個任務(wù)框框標(biāo)明人人員的職職務(wù)/負(fù)責(zé)的范范圍做到對流流程不熟熟悉的人人，不需需要任何何解釋就就能輕而而易舉地地讀懂流流程圖詳細(xì)程度度應(yīng)達(dá)到到足以識識別無效效率的活活動流程圖具具體實例例兩種流程程圖描述述法1以部門或崗崗位為單單位的流程圖圖2以活動為為單位的的流程圖圖不管采用用什么流流程圖，，準(zhǔn)確地地描述出出組織的的業(yè)務(wù)流流程才是是最終目目的。以部門或或崗位為為單位的的流程圖圖這種流程程圖以部部門或崗崗位為單單位，單單位之間間的連線線表示動動作或它它們之間間的關(guān)聯(lián)聯(lián)，通過過連線上上的序號號表示活活動的先先后，這這幾個要要素構(gòu)成成了流程程。這種種繪制方方法的優(yōu)優(yōu)點是能能夠較為為明確的的表示出出各單位位的輸出出和輸入入以及它它們之間間的其他他聯(lián)系。。如下圖所所示：某廠設(shè)備備招標(biāo)與與采購崗崗位的““設(shè)備備招標(biāo)、、采購””工作流流程圖以活動為為單位的的流程圖圖這種流程程圖與上上一種不不同，它它以活動動為單位位，然后后用箭頭頭相連，，并在頂頂部表示示執(zhí)行活活動的部部門，它它在ISO9000系列中有有所規(guī)定定。它的的優(yōu)點是是突出了了價值活活動的邏邏輯關(guān)系系，并能能夠較好好的表示示出各部部門的責(zé)責(zé)任。如下圖所所示：某公司投投資發(fā)展展部的““投資決決策”流流程各部門/下屬公司司投資發(fā)展展部外部專家家委員會會1、外部投投資項目目、投資資機會的的相關(guān)研研究初步方案案部門/下屬公司司配合5、審評（（是否投投資）8、報董事事會審批批，通過過后向財財務(wù)部下下達(dá)資金金需求計計劃主管副總總投資決策策委員會會2、初審3、審批初審審5、審批4、項目的可可行性論證證項目建議書書可行性研究究報告是否邀請外外部專家委委員會5、審批（是是否投資））6、項目的進(jìn)一步論證，編寫商業(yè)計劃書商業(yè)計劃書7、形成投資資決議1、根據(jù)公司司的投資戰(zhàn)戰(zhàn)略，收集集項目來源源，提出項項目投資建建議初步方案部門/下屬公司配配合否是本次流程設(shè)計及及優(yōu)化的任任務(wù)意義1、使繁瑣的的行政工作作有法可依依、有章可可循；2、理順行政政工作的程程序和步驟驟，改進(jìn)現(xiàn)現(xiàn)行做法中中低效率的的活動；3、比較有效效的防止日日常工作中中的推諉現(xiàn)現(xiàn)象，使工工作中的溝溝通與協(xié)作作變得更