商務(wù)接待與宴請(qǐng)培訓(xùn)教材

第六章商務(wù)接待與宴請(qǐng)

一商務(wù)接待(點(diǎn)擊案例)二擬定接待計(jì)劃三接待活動(dòng)的實(shí)施五商務(wù)宴請(qǐng)四接待工作的小技巧根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，可將接待劃分為不同的類型(1)按來(lái)訪者的國(guó)別分類:內(nèi)賓接待和外賓接待(在接待過(guò)程中，秘書(shū)人員要注意禮儀，生活安排也要顧及外賓的民族或地區(qū)的風(fēng)俗和飲食習(xí)慣)(2)按來(lái)訪者事先是否預(yù)約分類,接待可分為:有約接待和無(wú)約接待(接待之前，都要對(duì)來(lái)賓接待工作進(jìn)行具體的準(zhǔn)備和安排。接待工作的準(zhǔn)備可以分為心理準(zhǔn)備，儀態(tài)準(zhǔn)備、環(huán)境準(zhǔn)備、物質(zhì)準(zhǔn)備等)一、商務(wù)接待（一）商務(wù)接待準(zhǔn)備心理準(zhǔn)備儀態(tài)準(zhǔn)備面容是秘書(shū)的儀表之首。男秘書(shū)應(yīng)養(yǎng)成每天修面剃須的良好習(xí)慣。女秘書(shū)面容的美化可采取化妝與整容兩種方法。頸部是人體最容易顯現(xiàn)一個(gè)人年齡的部分，平時(shí)要和臉部一樣注意保養(yǎng)。適時(shí)適度地保養(yǎng)與美化手部是十分必要的，不容忽視。發(fā)式也很重要，整潔大方的發(fā)式易給人留下良好的印象。（二）儀表準(zhǔn)備

儀表是指人的外表，包括人的容貌、姿態(tài)、服飾和個(gè)人衛(wèi)生等方面，它是人精神面貌的外現(xiàn)。儀表，在人際交往的最初階段，往往是最能引起對(duì)方注意的，一個(gè)舉止瀟灑、衣著得體的人能人們良好的第一印象。女接待人員上班時(shí)應(yīng)化淡妝，以體現(xiàn)出女性的健康、自信。服飾是人形體的外延，服飾往往可以表現(xiàn)出一個(gè)人的人格。秘書(shū)穿戴什么樣的服飾，直接關(guān)系到別人對(duì)秘書(shū)和企業(yè)形象的評(píng)價(jià)。事實(shí)證明，秘書(shū)的服飾只有與穿戴者的氣質(zhì)、個(gè)性、身份、年齡、職業(yè)以及穿戴的環(huán)境、時(shí)間協(xié)調(diào)一致時(shí)，才能真正達(dá)到美的境界。秘書(shū)服飾穿戴選擇的基本原則如下。（1）服飾的選擇要與秘書(shū)所處的環(huán)境相協(xié)調(diào)（2）服飾的選擇要與秘書(shū)的社會(huì)角色相協(xié)調(diào)（3）服飾的選擇要與秘書(shū)的自身?xiàng)l件相協(xié)調(diào)（4）服飾的選擇要與穿戴的時(shí)節(jié)相協(xié)調(diào)（三）服飾準(zhǔn)備三、接待環(huán)境準(zhǔn)備工作會(huì)客室（辦公室）環(huán)境包括室內(nèi)空氣、光線、顏色、辦公設(shè)備及會(huì)客室的布置等外在客觀條件。環(huán)境準(zhǔn)備：綠化環(huán)境空氣環(huán)境光線環(huán)境消除噪音 會(huì)客室四、做好接待工作物質(zhì)準(zhǔn)備會(huì)客室應(yīng)準(zhǔn)備好座位、茶水，還應(yīng)有一部電話，以便在談及有關(guān)問(wèn)題需要詢問(wèn)有關(guān)部門(mén)時(shí)，可以立即打電話去。為了使會(huì)客室內(nèi)顯得生機(jī)盎然，可以在窗臺(tái)、屋角擺些盆景和花卉。為了方便來(lái)訪者進(jìn)屋后有放衣服的地方，應(yīng)準(zhǔn)備衣帽架?？蓽?zhǔn)備一些書(shū)報(bào)雜志、單位宣傳小冊(cè)子等材料。準(zhǔn)備一些筆和便條紙，以便做必要的記錄。辦公室的用具設(shè)備要精美、堅(jiān)固耐用，適應(yīng)現(xiàn)代化要求。辦公桌應(yīng)美觀、實(shí)用，有條件的可采取用自動(dòng)升降的辦公椅，以適應(yīng)秘書(shū)人員的身體高度。同時(shí)應(yīng)根據(jù)不同的工作性質(zhì)，設(shè)計(jì)不同形式的辦公桌椅。另外，辦公室應(yīng)根據(jù)不同情況，設(shè)置垂直式檔案柜、旋轉(zhuǎn)式卡片架和來(lái)往式檔槽，以便保存必要的資料、文件和卡片等，便于隨時(shí)翻檢。這些設(shè)備和桌椅一樣，應(yīng)裝置滑輪，便于移動(dòng)，如果來(lái)訪者，就將其置于一隅。

二、擬訂接待計(jì)劃（點(diǎn)擊案例2）

(接待計(jì)劃指的是接待方對(duì)來(lái)賓接待工作所進(jìn)行的具體規(guī)劃與安排)一、指導(dǎo)思想二、接待規(guī)格①同等接待②高規(guī)格接待③低規(guī)格接待基本原則：身份對(duì)等、一律平等和有所區(qū)別三、接待日程接待日程，即接待來(lái)賓的具體日期安排。其基本內(nèi)容應(yīng)包括迎送、會(huì)見(jiàn)、談判、參觀、游覽、宴請(qǐng)等。四、接待人員接待人員表現(xiàn)出色是做好接待工作的關(guān)鍵五、接待待經(jīng)費(fèi)要明確經(jīng)經(jīng)費(fèi)來(lái)源源。如屬屬來(lái)賓自自負(fù)部分分的，要要提前告告知對(duì)方；如幾幾個(gè)單位位聯(lián)合接接待的，，應(yīng)分清清所占比比例。從從總體上上講，接待待工作的的方方面面面均受受制于接接待費(fèi)用用的多少少。六、飲食食住宿需注意：一一是遵守守有關(guān)規(guī)規(guī)定，二二是尊重重來(lái)賓習(xí)俗，三三是盡量量滿足來(lái)來(lái)賓需求求。七、交通工具具需要接待待方為來(lái)來(lái)賓聯(lián)絡(luò)絡(luò)交通工工具時(shí)，，應(yīng)盡力力而為；；需要接接待方為來(lái)來(lái)賓提供供交通工工具時(shí)，，應(yīng)努力力滿足；；而當(dāng)來(lái)來(lái)賓自備備交通工具時(shí)時(shí)，則應(yīng)應(yīng)提供停停車等便便利八、安保宣傳傳（謹(jǐn)小慎慎微）（點(diǎn)擊案案例3））三、接待待活動(dòng)的的實(shí)施（一）接接待實(shí)施施前的落落實(shí)1.預(yù)訂住房房2.準(zhǔn)備宴席席3.安排交通通工具4.聯(lián)系新聞聞報(bào)道對(duì)需要報(bào)報(bào)道的接接待活動(dòng)動(dòng)，應(yīng)當(dāng)當(dāng)同有關(guān)關(guān)新聞單單位聯(lián)系系，事先先做好采訪訪的準(zhǔn)備備，同時(shí)時(shí)向有關(guān)關(guān)方面索索要來(lái)訪訪者的簡(jiǎn)簡(jiǎn)歷、照照片。5.布置安全全保衛(wèi)工工作對(duì)重要領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)人或或重要外外賓的來(lái)來(lái)訪接待待，應(yīng)同同安全保保衛(wèi)部門(mén)門(mén)聯(lián)系，做做好安保保工作。。6.涉外接待待要事先先選定翻翻譯人員員和陪同同人員翻譯人員員和陪同同人員應(yīng)應(yīng)政治上上進(jìn)步，，業(yè)務(wù)上上過(guò)硬。。此外，如如果接待待活動(dòng)中中還有參參觀、游游覽、文文藝活動(dòng)動(dòng)，也應(yīng)應(yīng)當(dāng)一一事事先聯(lián)系系落實(shí)。。掌握來(lái)賓賓的抵達(dá)達(dá)時(shí)間及及交通工工具見(jiàn)面、介介紹、握握手（握手的的力度、、時(shí)間、、禁忌、、先后順順序）（（講究態(tài)態(tài)度、、注意時(shí)時(shí)機(jī)、時(shí)時(shí)間、送送名片的的禮節(jié)、、方法、、內(nèi)容））陪車安排住宿宿及服務(wù)務(wù)（二）迎迎客在走廊的的引導(dǎo)方方法在樓梯的的引導(dǎo)方方法在電梯的的引導(dǎo)方方法客廳里的的引導(dǎo)方方法誠(chéng)心誠(chéng)意意地奉茶茶（點(diǎn)擊視視頻）（三）待待客（四）送送客“出迎三三步，身身送七步步”是迎迎送賓客客最基本本的禮儀儀。在道別時(shí)時(shí)，特別別應(yīng)當(dāng)注注意下列列四個(gè)環(huán)環(huán)節(jié)：一一是應(yīng)當(dāng)當(dāng)加以挽挽留；二二是應(yīng)當(dāng)當(dāng)起身在在后；三三是應(yīng)當(dāng)當(dāng)伸手在在后；四四是應(yīng)當(dāng)當(dāng)相送一一程。四、接待待小技巧巧秘書(shū)人員員在接待待工作中中，常常常會(huì)遇到到以下幾幾種情況況。對(duì)這這幾種情情況，秘秘書(shū)人員員要本著著不違背背原則、、不怠慢慢來(lái)訪者者的宗旨旨，機(jī)智智靈活地地妥善處處理。一、當(dāng)客客人要求求面見(jiàn)主主要領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)時(shí)二、當(dāng)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)時(shí)因事外外出時(shí)三、當(dāng)客客人貿(mào)然然來(lái)訪時(shí)時(shí)四、當(dāng)來(lái)來(lái)了不受受歡迎的的客人時(shí)時(shí)你會(huì)如何何應(yīng)付？？五、商務(wù)宴宴請(qǐng)宴會(huì)種類類按規(guī)格分分：有國(guó)國(guó)宴、正正式宴、、便宴、、家宴；；按餐型分分：有中中餐宴會(huì)會(huì)、西餐餐宴會(huì)、、中西合合餐宴會(huì)；按用途分分：有歡歡迎宴會(huì)會(huì)、答謝謝宴會(huì)、、國(guó)慶宴宴會(huì)、告別宴會(huì)會(huì)、招待待宴會(huì)；；按時(shí)間分分：有早早宴、午午宴和晚晚宴；其他如雞雞尾酒會(huì)會(huì)、冷餐餐會(huì)、茶茶會(huì)都可可列為宴宴會(huì)。雞尾酒會(huì)會(huì)（一）確確定宴請(qǐng)請(qǐng)對(duì)象、、目的、、范圍和和形式（1）對(duì)對(duì)象。首首先要明明確宴請(qǐng)請(qǐng)的對(duì)象象，主賓賓的身份份、國(guó)籍籍、習(xí)俗俗、愛(ài)好好等，以以便確定定宴會(huì)的的規(guī)格、、主陪人人、餐式式等。（2）目目的。宴宴請(qǐng)的目目的是多多種多樣樣的，可可以是為為表示歡歡迎、歡歡送、答答謝，也也可以是是為表示示慶賀、、紀(jì)念。。明確了了目的，，也就便便于安排排宴會(huì)的的范圍和和形式。。（3）范范圍。宴宴請(qǐng)哪些些人參加加，請(qǐng)多多少人參參加都應(yīng)應(yīng)當(dāng)事先先明確。。主客雙雙方的身身份要對(duì)對(duì)等，主主賓如攜攜夫人，，主人一一般也應(yīng)應(yīng)以夫婦婦名義邀邀請(qǐng)。哪哪些人作作陪也應(yīng)應(yīng)認(rèn)真考考慮。對(duì)對(duì)出席宴宴會(huì)人員員還應(yīng)列列出名單單，寫(xiě)明明職務(wù)、、稱呼等等。（4）形形式。宴宴會(huì)形式式要根據(jù)據(jù)規(guī)格、、對(duì)象、、目的確確定，可可確定為為正式宴宴會(huì)、冷冷餐會(huì)、、酒會(huì)、、茶會(huì)等等形式。。目前世世界各國(guó)國(guó)禮賓工工作都在在改革，，逐步走走向簡(jiǎn)化化。（二）確確定時(shí)間間和地點(diǎn)1)準(zhǔn)備備宴會(huì)2)選擇擇時(shí)間、、地點(diǎn)宴請(qǐng)的時(shí)時(shí)間應(yīng)對(duì)對(duì)主、客客雙方都都合適。。注意不不要選擇擇對(duì)方的重重大節(jié)日日、有重重要活動(dòng)動(dòng)或有禁禁忌的時(shí)時(shí)間，如如穆斯林的齋齋月。商務(wù)宴請(qǐng)請(qǐng)的地點(diǎn)點(diǎn)應(yīng)由本本公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)選定定，客人人們則應(yīng)應(yīng)當(dāng)隨主人人便。具具體而言言，商務(wù)務(wù)宴請(qǐng)的的地點(diǎn)可可有有多多種多樣的選選擇。酒酒樓的雅雅座，賓賓館、咖咖啡廳等等，都可可予以考慮。。穆斯林商務(wù)宴請(qǐng)請(qǐng)地點(diǎn)（三）餐餐廳訂座座前往餐館館訂座，，目的主主要有下下列五種種方法。。派遣專人人前去訂訂座；撥打指定定的電話話號(hào)碼進(jìn)進(jìn)行訂座座；利用傳真真進(jìn)行訂訂座；利用電子子計(jì)算機(jī)機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)進(jìn)行訂座座；使用餐館館所發(fā)放放的特惠惠卡或VIP卡卡進(jìn)行訂訂座。正式宴請(qǐng)請(qǐng)前，秘秘書(shū)必須須提前一一些時(shí)間間到達(dá)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)，以以便落實(shí)實(shí)預(yù)定的的座位有有無(wú)變故故。（四）發(fā)發(fā)請(qǐng)柬商務(wù)宴會(huì)會(huì)邀請(qǐng)一一般均發(fā)發(fā)請(qǐng)柬篇幅大，，文字多多，內(nèi)容容繁可稱稱為邀請(qǐng)請(qǐng)信、邀邀請(qǐng)書(shū)；；文字較少少，內(nèi)容容相對(duì)簡(jiǎn)簡(jiǎn)單，印印刷較為為精美的的稱為請(qǐng)請(qǐng)柬。正式宴會(huì)會(huì)請(qǐng)柬普通請(qǐng)柬柬(五)確確定菜單單優(yōu)先考慮慮的菜肴肴有以下下三類：：有中餐熱熱色的菜菜肴有本地特特色的菜菜肴餐館的特特色菜飲食方面面的禁忌忌主要有有以下四四點(diǎn)：宗教的飲飲食禁忌忌出于健康康的原因因，對(duì)于于某些食食品也有有所禁忌忌不同的地地區(qū)，人人們的飲飲食篇后后往往不不同。有些職職業(yè)出出某種種原因因，在在餐飲飲方面面往往往也有有各自自不同同的特特殊禁禁忌穆斯林林教徒徒的禁禁忌是是什么么？佛教徒徒的禁禁忌是是什么么？宴會(huì)會(huì)禮禮儀儀（六））排定定桌次次和座座次（1））以右右為尊尊（2））職位位或地地位高高者為為尊，，高者者坐上上席，，依職職位高高低，，即官官職高高低定定位，，不能能逾越越（3））職位位或地地位相相同，，則必必須依依官職職傳統(tǒng)統(tǒng)習(xí)慣慣定位位（4））女士士以夫夫?yàn)橘F貴，其其排名名的秩秩序，，與其其丈夫夫相同同（5）與宴賓賓客有有政府府官員員、社社會(huì)團(tuán)團(tuán)體領(lǐng)領(lǐng)袖及及社會(huì)會(huì)賢達(dá)達(dá)參加加的場(chǎng)場(chǎng)合，，則依依政府府官員員、社社會(huì)團(tuán)團(tuán)體、、社會(huì)會(huì)賢達(dá)達(dá)為序序（6）歐美認(rèn)認(rèn)識(shí)視視宴會(huì)會(huì)為社社交最最佳場(chǎng)場(chǎng)合，，故席席位采采用分分座的的原則則（7）遵守社社會(huì)倫倫理，，長(zhǎng)幼幼有序序，師師生有有別，，在非非正式式的宴宴會(huì)場(chǎng)場(chǎng)合尤尤應(yīng)恪恪守（8）座位的的末座座。不不能安安排女女賓（9）如本公公司男男女領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)的的宴會(huì)會(huì)，邀邀請(qǐng)了了他的的頂頭頭領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)，如如經(jīng)理理邀請(qǐng)請(qǐng)了其其董事事長(zhǎng)，，則經(jīng)經(jīng)理必必須謙謙讓其其應(yīng)坐坐的尊尊位，，改坐坐次位位（三））商務(wù)務(wù)宴請(qǐng)請(qǐng)的程程序1.迎迎客2.入入席3.敬敬酒、、致辭辭敬酒也也就是是祝酒酒，由由本公公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)向向來(lái)賓賓提議議，提提出某某個(gè)事事由而而飲酒酒。在在飲酒酒時(shí)，，通常常要講講一些些祝愿愿、祝祝福類類的話話，有有時(shí)本本公司司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)和主主賓還還要致致祝酒酒辭，，祝酒酒詞適適和在在賓主主入座座后、、用餐餐前開(kāi)開(kāi)始，，也可可以在在吃過(guò)過(guò)主菜菜后、、甜品品上桌桌前進(jìn)進(jìn)行。。致辭辭要事事先準(zhǔn)準(zhǔn)備好好，一一般本本公司司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)先講講，客客人致致答辭辭。提提議干干杯時(shí)時(shí)，應(yīng)應(yīng)起身身站立立，右右手端端起酒酒杯，，或者者用右右手拿拿起酒酒杯后后，再再以左左手托托扶杯杯底，，面帶帶微笑笑，目目視他他人特特別是是自己己的祝祝酒對(duì)對(duì)象，，嘴里里同時(shí)時(shí)說(shuō)著著祝福福的話話。本公司司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)應(yīng)送送客人人至大大門(mén)口口。正正式宴宴會(huì)，，吃完完水果果，本本公司司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)與主主賓起起立，，宴會(huì)會(huì)即告告結(jié)束束。主主賓告告辭時(shí)時(shí)，本本公司司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)送主主賓到到門(mén)口口，按按原迎迎接人人員順順序排排列送送客。。4.散散席第七章章商商務(wù)務(wù)會(huì)見(jiàn)見(jiàn)與會(huì)會(huì)談一、概概述二、會(huì)會(huì)見(jiàn)與與會(huì)談?wù)劦臏?zhǔn)準(zhǔn)備工工作三、會(huì)會(huì)見(jiàn)與與會(huì)談?wù)劦幕境坛绦颍ㄒ唬?huì)見(jiàn)會(huì)見(jiàn)的的含義義會(huì)見(jiàn)，，國(guó)際際上一一般稱稱接見(jiàn)見(jiàn)或拜拜會(huì)。。凡身份高高的人人士會(huì)會(huì)見(jiàn)身身份低低的，，或是是主人人會(huì)見(jiàn)客客人，，稱為為接見(jiàn)或或召見(jiàn)見(jiàn)；凡身身份低低的人士士會(huì)見(jiàn)見(jiàn)身份份高的的，或或是客客人會(huì)會(huì)見(jiàn)主主人，稱稱為拜見(jiàn)或或拜會(huì)會(huì)。會(huì)見(jiàn)見(jiàn)是總總稱，，現(xiàn)在民主主國(guó)家家一般般都這這樣籠籠統(tǒng)地地指稱稱。會(huì)見(jiàn)的的類型型1.政政治性性會(huì)見(jiàn)見(jiàn)2.事事務(wù)務(wù)性會(huì)會(huì)見(jiàn)3.禮禮節(jié)性性會(huì)見(jiàn)見(jiàn)4.慰慰問(wèn)性性會(huì)見(jiàn)見(jiàn)5.公公關(guān)性性會(huì)見(jiàn)見(jiàn)政治性性會(huì)面面慰問(wèn)性性會(huì)面面（二）會(huì)談會(huì)談是是指雙雙方或或多方方以平平等的的身份份就實(shí)實(shí)質(zhì)性性的問(wèn)問(wèn)題交交換意意見(jiàn)，，進(jìn)行行討論論，闡闡述各各自立立場(chǎng)，，以期期取得得共識(shí)識(shí)，或或?yàn)檫_(dá)達(dá)成某某項(xiàng)具具體的的協(xié)議議而進(jìn)進(jìn)行正正式磋磋商，，或就就具體體業(yè)務(wù)務(wù)進(jìn)行行談判判的一一種活活動(dòng)。。特點(diǎn)：：（1））參加加會(huì)談?wù)劦碾p雙方或或多方方其主主要領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)人人的級(jí)級(jí)別、、身份份原則則上是是對(duì)等等的，，所負(fù)負(fù)責(zé)的的事務(wù)務(wù)也是是對(duì)口口的。。（2））會(huì)談?wù)劦膬?nèi)內(nèi)容一一般來(lái)來(lái)說(shuō)，，政治治性和和業(yè)務(wù)務(wù)性都都較強(qiáng)強(qiáng)，也也較為為保密密。代代表團(tuán)團(tuán)身份份和規(guī)規(guī)格很很高的的國(guó)事事會(huì)談?wù)?，還還要懸懸掛雙雙方國(guó)國(guó)旗。。二、會(huì)見(jiàn)與與會(huì)談?wù)劦臏?zhǔn)準(zhǔn)備工工作（一））做好好信息息的收收集與與整理理工作作秘書(shū)人人員要要在會(huì)會(huì)見(jiàn)與與會(huì)談?wù)勚扒巴ㄟ^(guò)過(guò)各種種渠道道了解解：（1））對(duì)方方的目目的。。（2））對(duì)方方會(huì)見(jiàn)見(jiàn)的對(duì)對(duì)象。。（3））對(duì)方方主談?wù)勅说牡脑敿?xì)細(xì)資料料等。。（4））對(duì)方方參加加會(huì)見(jiàn)見(jiàn)（會(huì)會(huì)談））的人人數(shù)、、姓名名、職職務(wù)等等。（5））對(duì)方方相關(guān)關(guān)的社社會(huì)背背景，，如禮禮儀、、習(xí)慣慣、禁禁忌等等。會(huì)見(jiàn)與與會(huì)談?wù)勈瞧笃髽I(yè)常常見(jiàn)的的商務(wù)務(wù)活動(dòng)動(dòng)，為為上司司做好好會(huì)見(jiàn)見(jiàn)、會(huì)會(huì)談的的準(zhǔn)備備工作作是秘秘書(shū)的的必要要技能能之一一。會(huì)會(huì)見(jiàn)與與會(huì)談?wù)勄暗牡某浞址譁?zhǔn)備備是保保證其其成功功的關(guān)關(guān)鍵。。(二)準(zhǔn)確確掌握握會(huì)見(jiàn)見(jiàn)與會(huì)會(huì)談的的時(shí)間間、地地點(diǎn)點(diǎn)和雙雙方參參加人人員名名單1.會(huì)會(huì)見(jiàn)時(shí)時(shí)間和和地點(diǎn)點(diǎn)會(huì)見(jiàn)的的時(shí)間間應(yīng)根根據(jù)會(huì)會(huì)見(jiàn)的的性質(zhì)質(zhì)來(lái)定定。一一般，，禮節(jié)節(jié)性的的會(huì)見(jiàn)見(jiàn)可安安排在在客人人到達(dá)達(dá)后的的第二二天或或宴請(qǐng)請(qǐng)之前前；其其他會(huì)會(huì)見(jiàn)則則根據(jù)據(jù)實(shí)際際安排排進(jìn)行行。2.會(huì)會(huì)談的的時(shí)間間和地地點(diǎn)會(huì)談的的時(shí)間間一般般應(yīng)先先征求求對(duì)方方的意意見(jiàn)。。國(guó)際性性會(huì)談?wù)劦牡氐攸c(diǎn)有有時(shí)是是個(gè)敏敏感的的問(wèn)題題，例例如沒(méi)沒(méi)有外外交關(guān)系的的或處處于戰(zhàn)戰(zhàn)爭(zhēng)狀狀態(tài)的的國(guó)家家之間間，往往往選選擇在在第三三國(guó)進(jìn)進(jìn)行會(huì)談?wù)?。一一般?huì)會(huì)談的的地點(diǎn)點(diǎn)，常常安排排在客客人所所住的的賓館館會(huì)議議室。（三））確定定規(guī)格格確定規(guī)規(guī)格就就是安安排什什么身身份的的領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)人出出面會(huì)會(huì)見(jiàn)客客人。。確定定會(huì)見(jiàn)見(jiàn)的規(guī)格格是一一件十十分慎慎重的的事情情，關(guān)關(guān)系到到雙方方的關(guān)關(guān)系，，有時(shí)時(shí)會(huì)產(chǎn)產(chǎn)生一定定的政政治影影響。。在確定定過(guò)程程中應(yīng)應(yīng)到考考慮以以下幾幾點(diǎn):1.來(lái)來(lái)訪人人的身身份2.對(duì)對(duì)方來(lái)來(lái)訪的的目的的和內(nèi)內(nèi)容性性質(zhì)3.雙雙方的的關(guān)系系4.對(duì)對(duì)方的的求見(jiàn)見(jiàn)要求求5.己己方需需要（四））確定定與通通知人人員作為一一名合合格的的秘書(shū)書(shū)，在在安排排會(huì)見(jiàn)見(jiàn)與會(huì)會(huì)談的的時(shí)候候，務(wù)務(wù)必要將將參加加會(huì)見(jiàn)見(jiàn)與會(huì)會(huì)談的的相關(guān)關(guān)人員員都通通知到到。一一般應(yīng)應(yīng)通知如下下人員員:(1)主主方接接見(jiàn)人人(2)主方方陪同同人(3)主主要會(huì)會(huì)談人(4)其其他相相關(guān)會(huì)會(huì)談人人員(5)客客方參參加會(huì)會(huì)見(jiàn)與與會(huì)談?wù)劦娜藛T陪同人人員的的安排排:(1)要考考慮與與會(huì)見(jiàn)見(jiàn)時(shí)討討論的的議題題有關(guān)，盡盡可能能安排排有關(guān)關(guān)專家家和主主管部部門(mén)的的人員員參加加；(2)要考慮與與來(lái)訪訪者的的關(guān)系系。(3)人數(shù)數(shù)不宜宜過(guò)多多。必要情情況下下，還還需要要安排排記錄錄員，，相關(guān)關(guān)翻譯譯人員員記錄員員翻譯人人員(五)會(huì)場(chǎng)場(chǎng)布置置會(huì)見(jiàn)與與會(huì)談?wù)劦膱?chǎng)場(chǎng)所座座椅應(yīng)應(yīng)準(zhǔn)備備充足足，并并保持持整潔潔。同同時(shí)，，會(huì)場(chǎng)場(chǎng)的周周邊要要準(zhǔn)備備有完完好的的通訊訊、傳傳真、、復(fù)印印設(shè)備備及相相關(guān)設(shè)設(shè)施，，以保保證會(huì)會(huì)見(jiàn)與與會(huì)談?wù)劦捻橅樌M(jìn)進(jìn)行。。會(huì)見(jiàn)與與會(huì)談?wù)劦淖伟舶才糯蟠篌w如如下：：1.會(huì)會(huì)見(jiàn)的的座次次安排排2.會(huì)會(huì)談的的座次次安排排會(huì)談?dòng)糜闷返牡呐渲弥煤蛿[擺設(shè)程程序：：在每每個(gè)座座位前前桌面面的正正中擺擺放一一本供供記事事的便便箋，，便箋箋的下下端距距桌面面的邊邊沿約約5厘厘米，，緊靠靠便箋箋的右右側(cè)擺擺紅鉛鉛筆和和黑鉛鉛筆，，便箋箋的右右上角角擺上上一個(gè)個(gè)飲品品墊盤(pán)盤(pán)，盤(pán)盤(pán)內(nèi)墊墊小方方巾。。如需需要，，則在在主要要賓客客處每每人放放一個(gè)個(gè)煙缸缸和煙煙盤(pán)，，其他他人每每?jī)扇巳朔乓灰惶祝ǎ〝[在在兩個(gè)個(gè)座位位之間間處））。便便箋、、墊盤(pán)盤(pán)、煙煙具等等物品品的擺擺放要要整齊齊劃一一，均均勻協(xié)協(xié)調(diào)。。如果果是國(guó)國(guó)事會(huì)會(huì)談，，中、、外方方主要要領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)人面面前的的桌子子上要要擺兩兩國(guó)國(guó)國(guó)旗，，或在在廳內(nèi)內(nèi)上側(cè)側(cè)桌前前處豎豎兩國(guó)國(guó)國(guó)旗旗。會(huì)見(jiàn)安排會(huì)談安排三、會(huì)見(jiàn)與會(huì)談?wù)劦幕境坛绦颍ㄒ唬┥虅?wù)會(huì)見(jiàn)與與會(huì)談的基基本程序1.迎接2.介紹3.致辭、贈(zèng)禮禮、合影致辭會(huì)見(jiàn)或會(huì)談?wù)勲p方都可可以致辭，，一般致辭辭要求言談?wù)剳┣?、熱熱忱，言?jiǎn)意意賅。同時(shí)時(shí)，賓主雙雙方地致辭辭都要做到到謙虛、大大方。贈(zèng)禮致辭結(jié)束后后，賓主雙雙方可以互互贈(zèng)禮品，，所增禮品品不宜過(guò)于于貴重，一般般以能夠妥妥貼地表達(dá)達(dá)雙方的敬敬意和友誼誼為宜。合影影合影圖的設(shè)設(shè)計(jì)要考慮慮以下幾點(diǎn)點(diǎn)：（1）主人人居中，主主賓居主人人之右，第第二主賓或或主賓夫人人居主人之之左。如合合影人數(shù)為為雙數(shù)，則則主人居左左，主賓居居右。（2）賓主主雙方其他他人員按身身份高低先先相間排列列。（3）兩端端由主方人人員把邊。。如果主客客雙方交叉叉排列出現(xiàn)現(xiàn)客方人員員把邊的情情況，應(yīng)當(dāng)當(dāng)將兩端主主客雙方人人員的位置置對(duì)換，以以確保由主主方人員把把邊，但合合影人數(shù)較較少時(shí)，則則不必如此此。（4）合影影人數(shù)較多多時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)準(zhǔn)備階梯型型合影架，，使后排高高于前排。。（5）接見(jiàn)見(jiàn)下級(jí)人員員時(shí)合影，，領(lǐng)導(dǎo)人坐坐前排，身身份最高者者居中，其其他領(lǐng)導(dǎo)人人先左后右右向兩邊排排開(kāi)。4.會(huì)見(jiàn)或會(huì)談?wù)勚械氖聞?wù)務(wù)5.會(huì)見(jiàn)與會(huì)談?wù)動(dòng)涗?.送別會(huì)見(jiàn)與會(huì)談?wù)劷Y(jié)束之后后，主人送送客人至車車前或門(mén)口口握手送別，目送客客人離去。。7.整理文件回到室內(nèi)以以后，要及及時(shí)清理會(huì)會(huì)場(chǎng)及清退退回收相關(guān)關(guān)重要文件件，尤其需需要注意的的是涉及公公司機(jī)密的的文件要及及時(shí)保存。。會(huì)見(jiàn)一般不不產(chǎn)生文件件，但會(huì)見(jiàn)見(jiàn)記錄必須須歸檔。會(huì)會(huì)見(jiàn)現(xiàn)場(chǎng)的的照片及合合影照片也也應(yīng)當(dāng)一并并歸檔。案例：北京京中山學(xué)院院與美國(guó)肯肯塔基州立立大學(xué)會(huì)談?wù)劶o(jì)要二、商務(wù)會(huì)會(huì)見(jiàn)與會(huì)談?wù)劦亩Y節(jié)（一）會(huì)見(jiàn)見(jiàn)和會(huì)談時(shí)時(shí)表情自然然，語(yǔ)氣親親切得體（二）會(huì)見(jiàn)見(jiàn)和會(huì)談時(shí)時(shí)要善于聆聆聽(tīng)對(duì)方談?wù)勗?，不輕易打斷別別人的發(fā)言言（三）會(huì)見(jiàn)見(jiàn)和會(huì)談時(shí)時(shí)要使用禮禮貌語(yǔ)言謝謝觀賞制作：Athena9、靜夜四無(wú)鄰鄰，荒居舊業(yè)業(yè)貧。。1月-231月-23Friday,January6,202310、雨雨中中黃黃葉葉樹(shù)樹(shù)，，燈燈下下白白頭頭人人。。。。00:37:0200:37:0200:371/6/202312:37:02AM11、以我獨(dú)沈沈久，愧君君相見(jiàn)頻。。。1月-2300:37:0200:37Jan-2306-Jan-2312、故人江海別別，幾度隔山山川。。00:37:0200:37:0200:37Friday,January6,202313、乍見(jiàn)翻翻疑夢(mèng)，，相悲各各問(wèn)年。。。1月-231月-2300:37:0200:37:02January6,202314、他鄉(xiāng)生生白發(fā)，，舊國(guó)見(jiàn)見(jiàn)青山。。。06一一月202312:37:02上上午00:37:021月-2315、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。一月2312:37上上午1月-2300:37January6,202316、行動(dòng)出成成果，工作作出財(cái)富。。。2023/1/60:37:0300:37:0306January202317、做前，能夠夠環(huán)視四周；；做時(shí)，你只只能或者最好好沿著以腳為為起點(diǎn)的射線線向前。。12:37:03上午午12:37上上午00:37:031月-239、沒(méi)有失失敗，只只有暫時(shí)時(shí)停止成成功！。。1月-231月-23Friday,January6,202310、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有結(jié)結(jié)果果，，但但是是不不努努力力卻卻什什么么改改變變也也沒(méi)沒(méi)有有。。。。00:37:0300:37:0300:371/6/202312:37:03AM11、成功就就是日復(fù)復(fù)一日那那一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小小努努力的積積累。。。1月-2300:37:0300:37Jan-2306-Jan-2312、世間成事事，不求其其絕對(duì)圓滿滿，留一份份不足，可可得無(wú)限完完美。。00:37:0300:37:0300:37Friday,January6,202313、不知知香積積寺，，