工作效率與時間管理培訓(xùn)教材

1工作效率與時間管理

一大堆便條，張張都貼著“緊急”；電話鈴響個不停，差不多個個都要馬上處理；報告、表單和各種資料，堆滿了桌子；再過三分鐘就要開會了，可還是一點準備都沒有；越忙越添亂，好多事情手下幫不上忙，早該給他們培訓(xùn)了，可一直找不到時間……2?一、管理者常見的時間陷阱二、時間管理六步三、高效能的九條守則3由于溝通不良或不足，導(dǎo)致走彎路、出錯、返工。文件/廢紙/雜物多；文件存放系統(tǒng)混亂。交辦工作時，沒有明確最后期限。不速之客的干擾；常被電話打斷工作?；ㄝ^多時間替下屬拿主意。長時間面談。繁多、冗長、低效的會議。缺乏細致的實施計劃。過多文書記錄。過于注重細節(jié)；追求完美4一、管理者常見的時間陷阱?二、時間管理六步三、高效能的九條守則5

一、做好計劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡四、學(xué)會說“NO”五、明確期限六、改進方法和習(xí)慣6一般情況下，在每年、每月、每周、每天當中，較忙的是什么時間段？有哪些工作可以提前做？7做好計劃和統(tǒng)籌一、做好計劃和統(tǒng)籌

二、要事第一三、化繁為簡四、學(xué)會說“NO”五、明確期限六、改進方法和習(xí)慣8因為我們不知道究竟什么對我們最重要,所以每件事好像都很重要；因為每件事好像都很重要，所以我們不得不每件事都做；有些人看到我們每件事都做,所以，他們期望我們什么都做；每件事都做讓我們非常忙碌,所以我們沒有時間去考慮：究竟什么對我們最重要？9忙人的告白

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1、既重要

又緊急

2、重要但不緊急3、不重要但緊急4、不重要不緊急定義重要：對你的的職責(zé)責(zé)或目目標具具有貢貢獻的的活動動。緊急：你或別別人認認為需需要立立刻處處理的的活動動。1112

緊急

不緊急重要限時完成的重要會面或工作影響深遠的事情……做計劃、中長期規(guī)劃工作溝通與協(xié)調(diào)思考工作方法和流程的改進向上司或公司提建議……不重要有些電話有些信函、報告有些無謂之請托、邀約大部分會議許多迫在眉睫的小事符合別人期望的事忙碌瑣碎的小事有些文件資料之處理有些交際應(yīng)酬……ABCD一個企企業(yè)80%的利利潤來來自其其20%的的核心心業(yè)務(wù)務(wù)或重重要客客戶。。80%的銷銷售額額來自自20%的的銷售售人員員。每個企企業(yè)優(yōu)優(yōu)秀的的人（（骨干干）都都只有有20%左左右，，中等等的和和平庸庸的占占了約約80%。在每天天的工工作中中，都都大概概只有有20%是是重要要的工工作。。13分析：：正確確的日日程排排序高效時時間管管理=在最短短的時時間內(nèi)內(nèi)做最最多的的事×14為什么么整天天忙個個不停停卻得得不到到領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)的認認可？？15案例：：一個個采購購部經(jīng)經(jīng)理問題：：“彈彈鋼琴琴”跟跟“要要事第第一””有沖沖突嗎嗎？故事：：桶、、石塊塊、碎碎石、、沙子子、水水故事：：兩個個撿破破爛的的人個案分分析：：失敗敗的經(jīng)經(jīng)歷/成功的的經(jīng)歷歷16要追求求“利利益最最大化化”，，但是是對于于不重重要的的事情情我們們又不不能放放棄，，那我我們該該怎么么辦？？17一、做做好計計劃和和統(tǒng)籌籌二、要要事第第一三、化化繁為為簡四、學(xué)學(xué)會說說“NO”五、明明確期期限六、改改進方方法和和習(xí)慣慣1819問題1：黃經(jīng)經(jīng)理正正在處處理三三件A類事情情，林林總又又過來來安排排一件件C類工作作，王王經(jīng)理理該怎怎么說說？問題2：黃經(jīng)經(jīng)理整整天被被領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)追問問每件件工作作的進進度，，忙得得不亦亦樂乎乎，他他如何何擺脫脫這種種困境境？問題3：在每每天的的工作作中，，黃經(jīng)經(jīng)理總總會被被各種種電話話、各各個突突然而而至的的人打打擾著著，無無法集集中精精力做做好手手上最最重要要的工工作。。黃經(jīng)經(jīng)理頭頭上都都冒煙煙了?。↑S經(jīng)經(jīng)理該該如何何應(yīng)付付這些些打擾擾？20你在走走道上上碰到到一位位部屬屬，他他說：：“我能不不能和和您談?wù)勔徽務(wù)?？我我碰到到了一一個問問題。?！庇谑悄隳惚阏菊驹谧咦叩郎仙蠈Ｐ男穆犓毷鍪鰡栴}題的來來龍去去脈，，一站站便是是半個個小時時，既既耽擱擱了原原先你你要做做的事事，也也發(fā)現(xiàn)現(xiàn)所獲獲得的的信息息并不不足以以做出出任何何決策策。于于是你你說：：“我現(xiàn)在在沒時時間和和你討討論，，讓我我考慮慮一下下，回回頭再再找你你談。?！焙镒釉驹谠诓繉賹俚谋潮成?，，談話話時彼彼此考考慮，，猴子子的兩兩腳就就分別別搭在在兩人人背上上，當當你表表示要要考慮慮一下下再談?wù)剷r，，猴子子便移移轉(zhuǎn)到到你背背上。。你接接下了了部屬屬的角角色，，而部部屬則則變成成了監(jiān)監(jiān)督者者，他他會三三不五五時跑跑來問問你：：“那件事事辦得得怎樣樣了？？”如果你你的解解決方方式他他不滿滿意，，他會會強迫迫你去去做這這件原原本他他該做做的事事。這樣的的猴子子，你你收得得愈多多，他他們給給的就就愈多多。于于是你你飽受受堆積積如山山、永永遠處處理不不完的的問題題所困困擾，，甚至至沒有有時間間照顧顧自己己的猴猴子。。21——摘自《別讓猴猴子跳跳回背背上》》規(guī)則１１．猴猴子要要麼被被喂養(yǎng)養(yǎng)，要要麼被被處決決。否否則，，他們們會餓餓死，，而管管理者者則要要將大大量寶寶貴時時間浪浪費在在尸體體解剖剖或試試圖使使他們們復(fù)活活上。。規(guī)則２２．要要控制制猴子子的數(shù)數(shù)量在在整個個團隊隊力所所能及及的范范圍內(nèi)內(nèi)。對對來自自下屬屬的猴猴子，，管理理者要要把處處理時時間控控制在在每次次5-15分鐘。。規(guī)則３３．猴猴子只只能在在約定定的時時間喂喂養(yǎng)。。經(jīng)理理無須須四處處尋找找饑餓餓的猴猴子，，抓到到一只只喂一一只。。規(guī)則４４．應(yīng)應(yīng)確定定每只只猴子子下次次喂養(yǎng)養(yǎng)時間間和下下屬的的主動動性級級別。。這可可以由由管理理者和和下屬屬共同同修改改并達達成一一致，，但不不要模模糊不不清。。否則則，猴猴子或或者會會餓死死，或或者將將最終終回到到管理理者的的背上上。22一、、做做好好計計劃劃和和統(tǒng)統(tǒng)籌籌二、、要要事事第第一一三、、化化繁繁為為簡簡四、、學(xué)學(xué)會會說說“NO”五、、明明確確期期限限六、、改改進進方方法法和和習(xí)習(xí)慣慣23英國國某某家家報報紙紙曾曾舉舉辦辦一一項項高高額額獎獎金金的的有有獎獎?wù)髡鞔鸫鸹罨顒觿印?。題目目是是：：在在一一個個充充氣氣不不足足的的熱熱氣氣球球上上，，載載著著三三位位關(guān)關(guān)系系世世界界興興亡亡命命運運的的科科學(xué)學(xué)家家。。第一一位位是是環(huán)環(huán)保保專專家家，，他他的的研研究究可可拯拯救救無無數(shù)數(shù)人人們們，，免免于于因因環(huán)環(huán)境境污污染染而而面面臨臨死死亡亡的的惡惡運運。。第二二位位是是核核子子專專家家，，他他有有能能力力防防止止全全球球性性的的核核子子戰(zhàn)戰(zhàn)爭爭，，使使地地球球免免于于遭遭受受滅滅亡亡的的絕絕境境。。第三三位位是是糧糧食食專專家家，，他他能能在在不不毛毛之之地地，，運運用用專專業(yè)業(yè)知知識識成成功功地地種種植植食食物物，，使使幾幾千千萬萬人人脫脫離離饑饑荒荒而而亡亡的的命命運運。。此刻刻熱熱氣氣球球即即將將墜墜毀毀，，必必須須至至少少丟丟出出一一個個人人以以減減輕輕載載重重，，使使其其余余的的兩兩人人得得以以活活存存，，請請問問該該丟丟下下哪哪一一位位科科學(xué)學(xué)家家？？24法國國一一家家報報社社進進行行了了一一個個有有獎獎智智力力競競賽賽，，其其中中有有這這樣樣一一道道題題目目：：如如果果法法國國最最大大的的博博物物館館盧盧浮浮宮宮失失火火了了，，在在只只能能搶搶救救一一幅幅畫畫的的情情況況下下，，你你會會救救哪哪一一幅幅畫畫？？在在該該報報收收到到的的成成千千上上萬萬的的答答案案中中，，答答案案最最多多的的是是《蒙娜娜麗麗莎莎》，而而法法國國名名作作家家貝貝爾爾納納以以最最佳佳答答案案獲獲得得了了該該題題的的獎獎金金。。25在工工作作中中，，有有哪哪些些東東西西應(yīng)應(yīng)該該化化繁繁為為簡簡？？26簡化化工工作作是是所所有有優(yōu)優(yōu)秀秀管管理理者者的的共共同同特特質(zhì)質(zhì)，，工工作作愈愈簡簡化化，，愈愈高高效效，，也也愈愈不不會會出出問問題題。。所所以以要要善善于于將將復(fù)復(fù)雜雜的的問問題題簡簡單單化化。。27一、做好好計劃和和統(tǒng)籌二、要事事第一三、化繁繁為簡四、學(xué)會會說“NO”五、明確確期限六、改進進方法和和習(xí)慣28292、與別人人約定期期限3、這個期期限最好好是合理理而又稍稍偏緊的的。帕金森定定律：如如果你安安排了充充裕的時時間從事事一項活活動，你你會放慢慢你的節(jié)節(jié)奏以便便用掉所所有分配配的時間間。一、做好好計劃和和統(tǒng)籌二、要事事第一三、化繁繁為簡四、學(xué)會會說“NO”五、明確確期限六、改進進方法和和習(xí)慣30這幾個故故事可以以給我們們什么啟啟發(fā)？31一個企業(yè)業(yè)的董事事長走在在他的廠廠區(qū)里，，經(jīng)過一一個正在在清掃落落葉的保保潔員身身旁。保保潔員拿拿著一把把長長的的掃把，，費力地地掃著。。而那把把掃把實實在太舊舊了，齒齒間稀疏疏，漏掉掉了許多多的葉子子。董事長停停下來問問：“先先生，你你的工具具太不好好用了吧吧，為什什么不換換一把？？”“我只有有這一把把了?！薄北崋T員頭也不不抬地忙忙乎著他他的活。?！澳銥槭彩裁床蝗ト}庫領(lǐng)領(lǐng)一把呢呢？”“倉庫離離我這兒兒太遠了了，來回回要花不不少時間間，我還還有很多多地要掃掃?！北１崋T用用手擦拭拭一下汗汗水，這這才發(fā)現(xiàn)現(xiàn)和自己己說話的的竟是董董事長，，不禁有有些不知知所措。?！班?，，董事長長，我不不知道是是您，我我這就去去倉庫領(lǐng)領(lǐng)一把。?！笨粗崫崋T離去去的背影影，董事事長十分分生氣：：“這是是在工作作嗎？真真不能理理解！要要不是看看在他從從不偷懶懶的份上上，我現(xiàn)現(xiàn)在就開開除他。?！?2猶太人漢漢弗特在在加拿大大渥大華華開設(shè)了了一家豪豪華賓館館。年終終時，他他讓賓館館分別評評選出10名最最勤快和和10最最“懶惰惰”的員員工。漢漢弗特叫叫人把10名““懶惰””的員工工叫到他他的辦公公室。這這些員工工心里七七上八下下，心想想老板肯肯定會要要我們滾滾蛋。可可是他們們?nèi)f萬沒沒想到，，一進門門，漢弗弗特就說說道：““恭喜各各位被評評為本賓賓館最優(yōu)優(yōu)秀的員員工?！薄笨粗麄円灰粋€個目目瞪口呆呆的表情情，漢弗弗特接著著解釋道道：“據(jù)據(jù)我觀察察，你們們的‘懶懶’表現(xiàn)現(xiàn)在總是是一次就就把餐具具送到餐餐桌上，，習(xí)慣于于一次就就把客人人的房間間收拾干干凈，一一次就把把工作干干完，討討厭多走走半步路路，討厭厭做第二二次（返返工）。。因而在在別人眼眼里你們們整天閑閑著，在在偷懶。。但依我我看，最最優(yōu)秀的的員工全全無例外外的都是是‘懶漢漢’，因因為你們們‘懶’’得連一一個多余余的動作作都懶得得去做。。而勤快快員工的的‘勤’’，大多多表現(xiàn)在在他們整整天忙忙忙碌碌，，不在乎乎把力氣氣花在多多余的動動作上，，做一件件事不在在乎往來來多少趟趟，花多多少時間間，而從從來不停停下來思思考一下下最便捷捷的方法法，這樣樣能有效效率嗎？？”33甲和乙兩兩個學(xué)生生，畢業(yè)業(yè)后一起起進了一一家餐館館工作，，沒多久久，甲被被提拔做做了乙的的上司，，而乙卻卻仍在廚廚房干雜雜活。乙乙就去找找老板理理論。老老板想了了想，說說：“你你到市場場上看還還有什么么賣的？？”乙乙去了一一趟市場場回來說說：“還還有一個個農(nóng)民在在賣土豆豆。”老老板問：：“多少少錢一斤斤？”乙乙又趕趕去市場場，回來來回答老老板：““8毛錢錢一斤。?！崩习灏逵謫枺海骸翱偣补灿卸嗌偕俳?？如如果全部部要了能能便宜多多少錢？？”乙乙又急忙忙來回奔奔跑。老老板說：：“好吧吧，你先先坐著。?！比缓蠛笥纸衼韥砑?，對對他說：：“你去去市場看看看，看看還有什什么東西西賣？””不一會會甲回來來說：““還有一一個賣土土豆的，，8毛錢錢一斤，，共有125斤斤，如果果全部要要了可以以6毛錢錢一斤。。過一會會這個農(nóng)農(nóng)民還要要到市場場上去賣賣西紅柿柿，我們們庫里不不多了，，我?guī)Щ鼗亓艘粋€個樣品，，把那個個農(nóng)民也也帶來了了，你們們當面談?wù)務(wù)劙?。?！崩习灏鍖σ艺f說：“這這其中的的原因你你該明白白了吧！！”乙乙羞愧地地回到廚廚房干雜雜活去了了。3435有一次，，我要在在客廳里里掛一副副畫，請請鄰居來來幫忙。。畫已經(jīng)經(jīng)在墻上上扶好，，正準備備砸釘子子，他說說：“這這樣不好好，最好好釘兩個個木塊，，把畫掛掛上面。?！蔽易褡駨乃牡囊庖?，，讓他幫幫著去找找木塊。。木塊很快快找來了了，正要要釘，他他說：““等一等等，木塊塊有點大大，最好好能鋸掉掉點?！薄庇谑潜惚闼奶幦トフ忆徸幼?。找來來鋸子，，還沒有有鋸兩下下，“不不行，這這鋸子太太鈍了，，”他說說，“得得磨一磨磨。”他家有有一把把銼刀刀，銼銼刀拿拿來了了，他他又發(fā)發(fā)現(xiàn)銼銼刀沒沒有把把柄。。為了了給銼銼刀安安把柄柄，他他又去去校園園邊上上的一一個灌灌木叢叢里尋尋找小小樹。。要砍砍下小小樹，，他又又發(fā)現(xiàn)現(xiàn)我那那把生生滿老老銹的的斧頭頭實在在是不不能用用。他他又找找來磨磨刀石石，可可為了了固定定住磨磨刀石石，必必須得得制作作幾根根固定定磨刀刀石的的木條條。為為此他他又到到校外外去找找一位位木匠匠，說說木匠匠家有有一現(xiàn)現(xiàn)成的的。然然而，，這一一走，，就再再也沒沒見他他回來來。當當然，，那幅幅畫，，我還還是一一邊一一個釘釘子把把它釘釘在墻墻上。。下午午再見見到他他的時時候，，是在在街上上，他他正在在幫木木匠從從五交交化商商店里里往外外架一一臺笨笨重的的電鋸鋸?！澳阆氚寻亚驈膹亩蠢锢锿诔龀鰜?，，卻把把洞愈愈挖愈愈大。?！薄鞣街V諺語36第一次次就把把資料料或物物品放放在正正確位位置。。將各類類資料料物品品歸類類擺放放，清清晰標標示。。這樣樣做可可避免免費時時間去去找東東西，，更不不會再再有在在別人人面前前翻箱箱倒柜柜的尷尷尬。。下班前前進行行清理理。37在寫規(guī)規(guī)劃時時，為為了使使工作作更加加直觀觀，除除了阿阿拉伯伯數(shù)字字（1、2、3、4），還還可以以用其其他符符號表表示重重要程程度：：↘緊急？待重新新規(guī)劃劃的工工作！重要√完成任任務(wù)○工作往往后推推移×放棄的的工作作38ABCD分類法法：A：必須要要當天天完成成的工工作B：可稍后后處理理的工工作C：可以請請別人人代勞勞的工工作D：做與不不做都都無所所謂的的工作作一、管管理者者常見見的時時間陷陷阱二、時時間管管理六六步?三、高高效能能的九九條守守則39追求事事半功功倍，，而不不是事事倍功功半不要凡凡事追追求完完美學(xué)會““棄棄卒保保帥””簡單的的就是是最好好的明確期期限，，少說說“盡盡快””經(jīng)常進進行整整理和和分類類（5S）把工作作做在在前面面不斷優(yōu)優(yōu)化工工作方方法好記性性不如如爛筆筆頭40考試前前，老老師常常常教教我們們，先先做容容易的的、簡簡單的的題目目，將將復(fù)雜雜的、、難度度大的的題目目留到到最后后做，，以免免浪費費時間間。請問：：這個個方法法在工工作中中也可可行嗎嗎？為為什么么？41421、做做好計計劃和和統(tǒng)籌籌2、、要事事第一一3、化化被動動為主主動4、化化繁為為簡5、明確確期限限6、改進進方法法和習(xí)習(xí)慣謝謝聆聆聽謝謝聆聆聽9、靜夜夜四無無鄰，，荒居居舊業(yè)業(yè)貧。。。1月-231月-23Friday,January6,202310、雨雨中中黃黃葉葉樹樹，，燈燈下下白白頭頭人人。。。。14:22:2914:22:2914:221/6/20232:22:29PM11、以我獨沈沈久，愧君君相見頻。。。1月-2314:22:2914:22Jan-2306-Jan-2312、故人江江海別，，幾度隔隔山川。。。14:22:2914:22:2914:22Friday,January6,202313、乍乍見見翻翻疑疑夢夢，，相相悲悲各各問問年年。。。。1月月-231月月-2314:22:2914:22:29January6,202314、他鄉(xiāng)鄉(xiāng)生白白發(fā)，，舊國國見青青山。。。06一一月月20232:22:29下下午14:22:291月-2315、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。一月232:22下下午1月-2314:22January6,202316、行動出成果果，工作出財財富。。2023/1/614:22:2914:22:2906January202317、做前前，能能夠環(huán)環(huán)視四四周；；做時時，你你只能能或者者最好好沿著著以腳腳為起起點的的射線線向前前。。。2:22:29下下午2:22下下午午14:22:291月-239、沒沒有有失失敗敗，，只只有有暫暫時時停停止止成成功功??！。。1月月-231月月-23Friday,January6,202310、很多事事情努力力了未必必有結(jié)果果，但是是不努力力卻什么么改變也也沒有。。。14:22:2914:22:2914:221/6/20232:22:29PM11、成功就是日日復(fù)一日那一一點點小小努努力的積累。。。1月-2314:22:2914:22Jan-2306-Jan-2312、世間成事事，不求其其絕對圓滿滿，留一份份不足，可可得無限完完美。。14:22:3014:22:3014:22Friday,January6,202313、不知知香積積寺，，數(shù)里里入云云峰。。。1月-231月-2314:22:3014:22:30January6,202314、意志志堅強