關(guān)于基層檔案志愿服務(wù)可持續(xù)發(fā)展的思考-檔案管理論文

7/7關(guān)于基層檔案志愿服務(wù)可持續(xù)發(fā)展的思考-檔案管理論文

上世紀(jì)90年代我國(guó)檔案志愿服務(wù)悄然拉開(kāi)序幕，據(jù)記載最早的檔案志愿服務(wù)為1994年的“學(xué)雷鋒日”江蘇省南通市檔案局與團(tuán)市委聯(lián)合舉辦的一次志愿服務(wù)活動(dòng)。在三十多年的發(fā)展歷程中，檔案志愿服務(wù)為基層檔案事業(yè)作出了一定的貢獻(xiàn)，然而目前我國(guó)基層檔案志愿服務(wù)在可持續(xù)性方面仍存在著不足之處，筆者從基層檔案志愿服務(wù)可持續(xù)發(fā)展的價(jià)值和如何使檔案志愿服務(wù)可持續(xù)發(fā)展兩方面對(duì)檔案志愿服務(wù)可持續(xù)發(fā)展進(jìn)行了深入思考，以期檔案志愿服務(wù)可持續(xù)發(fā)展能夠給基層檔案工作帶來(lái)新的生機(jī)，使檔案志愿服務(wù)成為基層檔案事業(yè)發(fā)展的重要基石。

1基層檔案志愿服務(wù)可持續(xù)發(fā)展的價(jià)值

1.1彌補(bǔ)基層檔案部門的不足之處，提高檔案服務(wù)質(zhì)量?；鶎訖n案部門一直存在著資金缺乏、人員不足、工作壓力大、工作成效不明顯等問(wèn)題。面對(duì)這一現(xiàn)狀，部分基層檔案部門選擇以臨時(shí)工或是服務(wù)外包的方式來(lái)緩解。然而，與志愿服務(wù)相比，這兩種方式都存在明顯的缺陷：第一，聘請(qǐng)臨時(shí)工或服務(wù)外包是需要資金支持的，基層檔案部門本身資金來(lái)源不足，再加上這些開(kāi)銷，無(wú)疑是雪上加霜；其次，就工作成效而言，臨時(shí)工和外包的結(jié)果都只是完成與酬勞一致的工作量，未能從根本上解決基層檔案部門的實(shí)際問(wèn)題，也未能使基層檔案工作有任何改進(jìn)。檔案志愿服務(wù)，是志愿者的自愿行為，他們不計(jì)報(bào)酬，積極為基層檔案事業(yè)貢獻(xiàn)力量，使檔案事業(yè)能更好更快發(fā)展。就這兩點(diǎn)而言，開(kāi)展檔案志愿服務(wù)對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展是有幫助的。檔案志愿服務(wù)可持續(xù)發(fā)展，使得志愿服務(wù)常態(tài)化，志愿者成為基層檔案部門人力資源的一部分，他們的加入不僅為基層檔案部門增加人力，節(jié)約開(kāi)支，還緩解了工作量大的問(wèn)題，大大提高了基層檔案工作的服務(wù)質(zhì)量，為檔案部門工作人員對(duì)檔案進(jìn)行深入研究提供了便利條件，有助于基層檔案部門改變現(xiàn)實(shí)面貌，使基層檔案事業(yè)形成質(zhì)的飛躍。

1.2滿足志愿者的不同需求，使志愿服務(wù)與個(gè)人發(fā)展相統(tǒng)一。志愿服務(wù)的前提是自愿，從事志愿服務(wù)的人主要是為了滿足自身需求。馬斯洛的需要層次論中將人的需要分成生理需要、安全需要、愛(ài)和歸屬感、尊重和自我實(shí)現(xiàn)五類。不同行業(yè)的志愿者因?yàn)椴煌男枨髤⑴c檔案工作，他們通過(guò)檔案志愿服務(wù)來(lái)滿足需求，同時(shí)為社會(huì)奉獻(xiàn)能量，回饋社會(huì)，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。檔案志愿者多為在校大學(xué)生、對(duì)檔案工作感興趣人士和各行各業(yè)退休人員。他們中有的缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，想通過(guò)檔案志愿服務(wù)為其增加經(jīng)驗(yàn)積累，將所學(xué)進(jìn)行靈活運(yùn)用；有的對(duì)檔案感興趣，平時(shí)無(wú)法接觸到檔案，想通過(guò)志愿服務(wù)來(lái)增加對(duì)檔案的了解；有的離開(kāi)堅(jiān)守多年的工作崗位，一時(shí)無(wú)法適應(yīng)清閑的生活，渴望繼續(xù)發(fā)揮余熱，實(shí)現(xiàn)自己的社會(huì)價(jià)值，同時(shí)通過(guò)工作消除孤獨(dú)感。總之，無(wú)論出于何種需求，志愿者們都本著“奉獻(xiàn)、友愛(ài)、互助、進(jìn)步”的宗旨參與檔案志愿服務(wù)，使志愿服務(wù)與個(gè)人發(fā)展需求得到統(tǒng)一，促進(jìn)了社會(huì)和諧，生動(dòng)體現(xiàn)了社會(huì)主義核心價(jià)值觀。

1.3增加社會(huì)對(duì)檔案的了解，提升檔案的社會(huì)利用價(jià)值。當(dāng)前社會(huì)對(duì)檔案的利用率不高，歸根結(jié)底緣于社會(huì)公眾對(duì)檔案的知曉度不高。志愿服務(wù)可持續(xù)發(fā)展有助于提高社會(huì)對(duì)檔案的了解，促進(jìn)檔案利用。志愿服務(wù)的對(duì)象來(lái)自社會(huì)不同行業(yè)，志愿服務(wù)的可持續(xù)發(fā)展使得公眾有更多的機(jī)會(huì)參與檔案工作，了解檔案，且隨著了解的深入，利用程度也不斷加深。另外，檔案志愿者對(duì)檔案工作的關(guān)注度會(huì)潛移默化地影響身邊人，檔案部門沒(méi)有刻意宣傳檔案，志愿者的檔案服務(wù)行為卻在無(wú)形中宣傳了檔案，越來(lái)越多的人對(duì)檔案有了更直觀的認(rèn)識(shí)，并主動(dòng)利用，這就產(chǎn)生了蝴蝶效應(yīng)。這種效應(yīng)周而復(fù)始產(chǎn)生連環(huán)效果，吸引了更多人參與檔案志愿服務(wù)，使得檔案的利用率不斷提高，充分實(shí)現(xiàn)了檔案存在的社會(huì)價(jià)值。

2如何使基層檔案志愿服務(wù)可持續(xù)發(fā)展

隨著社會(huì)需求的多元化，志愿服務(wù)已成為公眾參與公共生活的重要途徑，成為人們?nèi)粘Ｉ畹闹匾M成部分。促進(jìn)基層檔案志愿服務(wù)可持續(xù)發(fā)展，建立和健全志愿服務(wù)的長(zhǎng)效機(jī)制，是我國(guó)檔案志愿服務(wù)事業(yè)健康發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案事業(yè)作為傳統(tǒng)的社會(huì)服務(wù)行業(yè)之一，要體現(xiàn)“愛(ài)國(guó)主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務(wù)中心、政府信息公開(kāi)中心、電子文件管理中心”五位一體的功能，必須使檔案志愿服務(wù)可持續(xù)發(fā)展，從而借助志愿服務(wù)來(lái)實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。因此如何做好檔案志愿服務(wù)使其能夠可持續(xù)發(fā)展是值得思考的問(wèn)題。筆者對(duì)最早開(kāi)展檔案志愿服務(wù)的城市――南通下轄的各縣市區(qū)綜合檔案館開(kāi)展志愿服務(wù)的情況簡(jiǎn)單進(jìn)行了解，在此基礎(chǔ)上談?wù)勅绾问箼n案志愿服務(wù)可持續(xù)發(fā)展。

2.1調(diào)查基本情況及結(jié)論。南通市下轄各縣市區(qū)綜合檔案館共有8家，其中縣市級(jí)6家，區(qū)級(jí)2家。八家檔案館中，國(guó)家一級(jí)檔案館一家，國(guó)家二級(jí)檔案館六家，一家暫未評(píng)定國(guó)家級(jí)別。近年來(lái)各級(jí)檔案館紛紛響應(yīng)國(guó)家和政府號(hào)召積極開(kāi)展志愿服務(wù)，這八家檔案館也不例外。本次調(diào)查主要從檔案館開(kāi)展志愿服務(wù)的時(shí)間、內(nèi)容、方式和組成人員及志愿服務(wù)管理、服務(wù)滿意度等方面進(jìn)行。

2.1.1南通各基層綜合檔案館開(kāi)展志愿服務(wù)情況（見(jiàn)表1）。

2.2.2對(duì)調(diào)查指標(biāo)的相關(guān)分析。

（1）開(kāi)展志愿服務(wù)的時(shí)間相對(duì)集中未形成常態(tài)。從表1可以看出八家檔案館均已開(kāi)展志愿服務(wù)，但開(kāi)展志愿服務(wù)的時(shí)間安排各有不同，常年不間斷開(kāi)展檔案志愿服務(wù)的占比37.5%，在特定時(shí)間如學(xué)雷鋒日、國(guó)際檔案日、國(guó)際志愿者日開(kāi)展志愿服務(wù)的占比37.5%，不定期開(kāi)展志愿服務(wù)的占比25%，利用休息日開(kāi)展志愿服務(wù)的占比0。從開(kāi)展志愿服務(wù)的時(shí)間來(lái)看，顯然志愿服務(wù)工作尚未成為常態(tài)。

（2）開(kāi)展志愿服務(wù)的內(nèi)容不夠?qū)挿?。筆者根據(jù)基層檔案館的工作內(nèi)容，將檔案志愿服務(wù)活動(dòng)內(nèi)容大致分為四類，即日常檔案整理、引導(dǎo)講解、技術(shù)支持和社會(huì)宣傳。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)各檔案館開(kāi)展的活動(dòng)各有特點(diǎn)，四項(xiàng)服務(wù)內(nèi)容中占比最多的是社會(huì)宣傳，為75%，其次為引導(dǎo)講解62.5%，占比最少的是日常整理和技術(shù)協(xié)助，僅為37.5%。由此可以看出多數(shù)檔案館未將檔案整理和技術(shù)支持這兩項(xiàng)工作列入服務(wù)范圍，服務(wù)內(nèi)容的涉及面不夠廣。（3）開(kāi)展志愿服務(wù)的方式相對(duì)傳統(tǒng)。歐美一些國(guó)家，檔案志愿服務(wù)已開(kāi)展多年，且收效明顯，其服務(wù)方式除了傳統(tǒng)的開(kāi)展咨詢和宣傳工作外，還可在家進(jìn)行檔案整理編研（在不違背檔案工作相關(guān)法規(guī)的前提下）或是不受時(shí)空限制在線進(jìn)行志愿服務(wù)。與之相比，我國(guó)的檔案志愿服務(wù)方式相對(duì)簡(jiǎn)單，表1中在館內(nèi)開(kāi)展服務(wù)的占比最多為75%，走上街頭進(jìn)行咨詢宣傳的次之為62.5%，利用網(wǎng)絡(luò)在線進(jìn)行編目、著錄的為25%，進(jìn)行史料收集、檔案編研的為0。這表明志愿服務(wù)仍停留在傳統(tǒng)的服務(wù)方式，未能利用互聯(lián)網(wǎng)靈活開(kāi)展檔案志愿服務(wù)。

（4）開(kāi)展檔案志愿服務(wù)的人員結(jié)構(gòu)較為單一。開(kāi)展志愿服務(wù)的主體是志愿者，志愿者的選擇是檔案志愿服務(wù)成功開(kāi)展的基礎(chǔ)。表1列出的四個(gè)選項(xiàng)中，利用在職檔案人員開(kāi)展志愿服務(wù)的最多，為62.5%，利用在校大學(xué)生和社會(huì)對(duì)檔案工作感興趣人士的為37.5%，退休人士的利用率為0。這表明大多數(shù)檔案志愿活動(dòng)都是由檔案館自身的工作人員完成，雖然一些檔案館利用了在校大學(xué)生和社會(huì)對(duì)檔案感興趣人士開(kāi)展服務(wù)，但整體看來(lái)社會(huì)力量參與度不夠明顯，未能體現(xiàn)

“支持社會(huì)力量參與檔案事務(wù)”的局面。

（5）志愿服務(wù)管理不夠規(guī)范。檔案志愿服務(wù)開(kāi)展成功與否，與志愿服務(wù)的管理是否規(guī)范科學(xué)緊密相關(guān)。調(diào)查顯示，各檔案館在志愿服務(wù)管理方面仍需改進(jìn)。首先，志愿服務(wù)相關(guān)制度作為規(guī)范志愿服務(wù)管理的依據(jù)，已制定的檔案館只有62.5%，仍有37.5%的檔案館未制定相關(guān)制度；其次，在對(duì)志愿者進(jìn)行業(yè)務(wù)技能等培訓(xùn)方面僅達(dá)到75%，八家檔案館并未全部做到崗前有培訓(xùn)；第三，在志愿者的激勵(lì)措施方面，僅有37.5%的檔案館采取了相關(guān)激勵(lì)措施；第四，在志愿服務(wù)協(xié)議簽訂方面，所有檔案館均未與志愿者簽訂服務(wù)協(xié)議。由此可見(jiàn)，在志愿服務(wù)管理方面，各檔案館在相關(guān)制度的制定、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、激勵(lì)措施、簽訂協(xié)議等方面的執(zhí)行力參差不齊，大部分檔案館在志愿服務(wù)管理方面存在明顯的漏洞，管理現(xiàn)狀亟待完善。

（6）對(duì)志愿服務(wù)情況的滿意度不一。服務(wù)滿意度是檔案館對(duì)志愿者開(kāi)展志愿服務(wù)質(zhì)量的總評(píng)價(jià)。表1中，各檔案館對(duì)志愿服務(wù)開(kāi)展情況非常滿意的為25%，表示滿意的為50%，表示一般的為25%，無(wú)不滿意。總的來(lái)說(shuō)，各檔案館對(duì)志愿服務(wù)的成效是肯定的，但是肯定的程度不一。這固然與志愿者的服務(wù)水平和質(zhì)量有著必然聯(lián)系，但不難發(fā)現(xiàn)檔案館對(duì)志愿服務(wù)的管理規(guī)范程度在一定程度上決定了志愿服務(wù)的質(zhì)量。

2.1.3結(jié)論。

（1）開(kāi)展服務(wù)時(shí)間的集中性和隨意性導(dǎo)致服務(wù)未形成常態(tài)化。綜觀各檔案館開(kāi)展志愿服務(wù)的情況，從時(shí)間上看，有的較為集中，只在特定的日子開(kāi)展服務(wù)；有的較為隨意，有需要的時(shí)候才開(kāi)展服務(wù)。這表明一些檔案館未能使檔案志愿服務(wù)成為一種常態(tài)，在時(shí)間上限制了檔案志愿服務(wù)的可持續(xù)發(fā)展。

（2）服務(wù)人員組成、內(nèi)容和方式的單一性導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量不高。從志愿者的組成結(jié)構(gòu)來(lái)看，各檔案館大多是利用館內(nèi)工作人員開(kāi)展志愿服務(wù)，利用在校大學(xué)生和社會(huì)對(duì)檔案感興趣人士的比較少。由于基層檔案部門長(zhǎng)期存在人員不足、工作量大的問(wèn)題，而志愿者來(lái)源相對(duì)單一且成員有限，并未能給基層檔案工作帶來(lái)實(shí)質(zhì)性的改變。另外，服務(wù)的內(nèi)容和方式方面，多為館內(nèi)服務(wù)、引導(dǎo)講解和外出宣傳，檔案編研、史料收集和技術(shù)服務(wù)類較少。在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，志愿服務(wù)卻未能通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展，服務(wù)方式顯得相對(duì)滯后。因此組成人員、內(nèi)容和服務(wù)方式的單一性導(dǎo)致了檔案志愿服務(wù)的質(zhì)量不高，從服務(wù)質(zhì)量上限制了檔案志愿服務(wù)的開(kāi)展。

（3）志愿服務(wù)管理的規(guī)范程度導(dǎo)致服務(wù)收效不佳。筆者在調(diào)查時(shí)，從志愿服務(wù)相關(guān)制度的制定、人員培訓(xùn)情況、激勵(lì)措施和協(xié)議簽訂四方面簡(jiǎn)單了解了基層檔案館對(duì)志愿服務(wù)的管理情況，未進(jìn)一步細(xì)化，但只從表層也能明顯發(fā)現(xiàn)各檔案館在志愿服務(wù)管理方面存在的問(wèn)題，這一系列問(wèn)題的產(chǎn)生最終導(dǎo)致服務(wù)效果不佳。

2.2基層檔案志愿服務(wù)可持續(xù)發(fā)展的途徑。鑒于基層檔案志愿服務(wù)存在的不足，基層檔案志愿服務(wù)要可持續(xù)發(fā)展，必須做到規(guī)范化、制度化、系統(tǒng)化，著力提升志愿服務(wù)的管理能力，使檔案志愿服務(wù)在檔案工作中發(fā)揮最大效能。

2.2.1借鑒國(guó)外檔案志愿服務(wù)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)基層檔案志愿服務(wù)可持續(xù)發(fā)展。歐美一些發(fā)達(dá)國(guó)家的檔案志愿服務(wù)歷史悠久，他們有著先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和做法，可以借鑒他國(guó)的經(jīng)驗(yàn)結(jié)合國(guó)內(nèi)實(shí)際，形成具有中國(guó)特色的檔案志愿服務(wù)模式，為我國(guó)基層檔案志愿服務(wù)開(kāi)辟一條捷徑。在英國(guó)，檔案部門在志愿服務(wù)方面處于領(lǐng)先地位。志愿服務(wù)過(guò)程中重視法規(guī)建設(shè)，不少與檔案相關(guān)的組織自覺(jué)參與到志愿活動(dòng)中，利用各種方式支持檔案部門開(kāi)展志愿服務(wù)，如英國(guó)國(guó)家檔案館之友。另外，英國(guó)志愿服務(wù)的開(kāi)展以完成志愿服務(wù)項(xiàng)目為主，檔案部門根據(jù)預(yù)先設(shè)定的項(xiàng)目選擇志愿者，不同的服務(wù)項(xiàng)目服務(wù)方式也不一樣，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的著錄到數(shù)字時(shí)代的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)，內(nèi)容豐富，形式多變。在美國(guó)，檔案志愿服務(wù)機(jī)構(gòu)有著靈活的崗位設(shè)置和領(lǐng)先的在線項(xiàng)目。崗位設(shè)置大致分為三類：日常管理類、技術(shù)助理類、導(dǎo)游講解類，每一大類崗位都可以進(jìn)行細(xì)分，這就給更多的優(yōu)秀志愿者提供了服務(wù)的便利條件。其在線項(xiàng)目較為出名的為“公民檔案工”項(xiàng)目。英美兩國(guó)檔案志愿服務(wù)成功的共同點(diǎn)在于兩國(guó)檔案部門均非常重視挖掘群眾的力量，對(duì)公眾極其尊重，他們使用項(xiàng)目化方式開(kāi)展服務(wù)，充分利用新媒體，在檔案志愿服務(wù)方面成效明顯。

2.2.2不斷完善志愿服務(wù)模式，推動(dòng)基層檔案志愿服務(wù)可持續(xù)發(fā)展。

（1）志愿者的選擇和服務(wù)內(nèi)容的確定是基層志愿服務(wù)可持續(xù)發(fā)展的前提。首先，檔案志愿者與一般志愿者有著本質(zhì)區(qū)別。由于檔案工作的特殊性，對(duì)檔案志愿者的要求比一般志愿者要高，只有具備與檔案工作相關(guān)的能力和資質(zhì)的志愿者才可以參與到檔案服務(wù)中。其次，服務(wù)內(nèi)容的確定決定了志愿者的選擇。不同的服務(wù)內(nèi)容需要志愿者懂得相應(yīng)的知識(shí)，具備相應(yīng)技能才能勝任。因此，基層檔案部門在設(shè)置服務(wù)內(nèi)容時(shí)，應(yīng)綜合考慮檔案工作的需要，做到按需設(shè)崗。（2）建立健全檔案志愿服務(wù)機(jī)制是基層檔案志愿服務(wù)可持續(xù)發(fā)展的保障。完善的志愿服務(wù)機(jī)制是基層檔案志愿服務(wù)順利開(kāi)展的基礎(chǔ)，是檔案志愿服務(wù)可持續(xù)發(fā)展的有效保障?；鶎訖n案部門應(yīng)以志愿服務(wù)條例為依據(jù)，結(jié)合檔案工作特點(diǎn)，為志愿者量身定制一套行之有效的服務(wù)管理機(jī)制，從志愿者的招募、服務(wù)崗位的確定、協(xié)議的簽訂、相關(guān)考核制度等方面明確要求。將檔案法和檔案工作相關(guān)規(guī)章制度相結(jié)合，制定檔案志愿者服務(wù)手冊(cè)，讓志愿者明確自身工作職責(zé)和工作規(guī)范、應(yīng)享權(quán)利和應(yīng)盡義務(wù)。讓基層檔案部門做到“有法可依，有章可循”，為志愿者開(kāi)展服務(wù)增加信心。

（3）加強(qiáng)檔案志愿服務(wù)培訓(xùn)指導(dǎo)是基層檔案志愿服務(wù)可持續(xù)發(fā)展的重點(diǎn)。規(guī)范性和專業(yè)性是檔案工作的基本原則，為保證志愿服務(wù)質(zhì)量，基層檔案部門必須對(duì)志愿者進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和道德培訓(xùn)。檔案部門可以進(jìn)行能力考核，促進(jìn)志愿者更好地掌握相關(guān)知識(shí)和技能，以便志愿者能夠更快地勝任工作。同時(shí)，基層檔案部門必須對(duì)志愿者加強(qiáng)有效監(jiān)管，對(duì)志愿者在服務(wù)過(guò)程中遇到的問(wèn)題及時(shí)加以解決，對(duì)服務(wù)成果進(jìn)行審查和鑒定，既能保證服務(wù)水平又能維護(hù)檔案部門的形象。因此，加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo)是提高志愿服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵，更是檔案志愿服務(wù)可持續(xù)發(fā)展的重點(diǎn)。

（4）強(qiáng)化以人