加強(qiáng)工程檔案管理的對(duì)策研究-檔案管理論文

4/4加強(qiáng)工程檔案管理的對(duì)策研究-檔案管理論文

工程檔案關(guān)系到國(guó)計(jì)民生，對(duì)社會(huì)的發(fā)展具有重要的意義。工程檔案是記錄工程建設(shè)項(xiàng)目的重要憑據(jù)，工程檔案真實(shí)記錄和客觀反映了一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)?、招投標(biāo)到施工、竣工等全過(guò)程的信息資料，是寶貴的信息資源和知識(shí)寶庫(kù)，是科技管理的重要組成部分。通過(guò)檔案資料的查閱，能夠了解工程項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中的具體情況，能夠?yàn)槌鞘幸?guī)劃和建設(shè)發(fā)展提供有利參考，具有非常突出的社會(huì)價(jià)值。因此，搞好工程檔案管理工作，提高工程檔案管理水平意義重大。

一、對(duì)于工程檔案管理的意義分析

工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體，是建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程的原始、真實(shí)記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識(shí)寶庫(kù)，是城市建設(shè)的一種潛在的生產(chǎn)力，在城市建設(shè)各項(xiàng)活動(dòng)中起著非常重要的作用。

工程檔案是積累城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行城市建設(shè)技術(shù)儲(chǔ)備的手段，是城市建設(shè)活動(dòng)的產(chǎn)物。城市建設(shè)活動(dòng)的成果不外乎兩個(gè)方面：一是建筑物實(shí)體，一是工程檔案。工程檔案真實(shí)地記錄了建設(shè)生產(chǎn)活動(dòng)的全過(guò)程，記載了人們的工程思想、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)。因此它是儲(chǔ)備工程技術(shù)、工程經(jīng)驗(yàn)的工具和手段。對(duì)一個(gè)城市、一個(gè)地區(qū)來(lái)說(shuō)，如果它擁有質(zhì)量較高、數(shù)量較多的工程檔案資料，就在一定程度上標(biāo)志著它有比較雄厚的工程技術(shù)基礎(chǔ)。反之，它的城市建設(shè)就會(huì)遇到很多困難。

工程檔案是進(jìn)行城市規(guī)劃工作的基礎(chǔ)。城市規(guī)劃就是對(duì)城市或城市中各種要素，根據(jù)城市的現(xiàn)狀、條件和基礎(chǔ)、特色、各方面的動(dòng)態(tài)變化因素進(jìn)行全面的、綜合的、科學(xué)的、長(zhǎng)遠(yuǎn)的預(yù)測(cè)和設(shè)想。通過(guò)論證、編制規(guī)劃方案付諸實(shí)施?！吨腥A人民共和國(guó)城市規(guī)劃法》明確規(guī)定，城市規(guī)劃的編制，應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃以及當(dāng)?shù)氐淖匀画h(huán)境、資源條件、歷史情況、現(xiàn)狀特點(diǎn)統(tǒng)籌兼顧，綜合布置。在城市規(guī)劃中不僅形成了大量的工程檔案，而且工程檔案又是城市規(guī)劃的重要基礎(chǔ)。

工程檔案是城市建設(shè)和管理的重要依據(jù)?，F(xiàn)代化城市是一個(gè)綜合的、整體的概念，它包括的內(nèi)容很廣泛、很復(fù)雜。由于經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)在的小城鎮(zhèn)，幾年、十幾年后將建設(shè)成為初具規(guī)劃的城市，甚至成為舉世矚目的大都市。隨著城市現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，各種矛盾也將呈現(xiàn)出來(lái)，為了解決諸多的矛盾，城市立體化程度越來(lái)越高，地下、地上空間利用率越來(lái)越高，除現(xiàn)有的各種管線外，地下建筑物、構(gòu)筑物等各種隱蔽工程越來(lái)越多，而對(duì)這些工程的維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建，單靠所謂的活檔案--人的記憶是不行的。人會(huì)變化，要調(diào)動(dòng)、要衰老，記憶力要衰退、要死亡，而工程檔案則是城市建設(shè)科學(xué)資源儲(chǔ)備的寶庫(kù)，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以工程檔案為依據(jù)，才能進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、建設(shè)和管理，才能克服盲目性，避免浪費(fèi)和損失。

二、提高工程檔案管理工作的途徑和方法

1.加強(qiáng)工程檔案管理工作的制度建設(shè)。在進(jìn)行實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，要明確管理的載體、主體、任務(wù)以及要素，要嚴(yán)格依照法律法規(guī)進(jìn)行管理，要建立相應(yīng)的檔案預(yù)驗(yàn)收和執(zhí)法制度，嚴(yán)格控制備案和報(bào)送過(guò)程，保證工程檔案的內(nèi)在和外在質(zhì)量。因此，管理人員要熟悉掌握有關(guān)工程檔案管理的法律和規(guī)定，提高自身素質(zhì)和綜合管理水平，同時(shí)在實(shí)際管理過(guò)程中不斷完善各種制度，明確各種程序，提高管理質(zhì)量和效率；同時(shí)還要進(jìn)行必要的監(jiān)督，避免出現(xiàn)重大失誤的情況或者管理事故。

2.實(shí)現(xiàn)工程檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。為了提高工程檔案的管理水平，提高管理人員自身的道德素質(zhì)，根據(jù)工程檔案管理的現(xiàn)狀，明確工程建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位以及建立單位資料管理人員的職責(zé)，保證整個(gè)工程資料搜集的完整和規(guī)范，保證與整個(gè)工程施工過(guò)程步調(diào)一致，同時(shí)工程資料和檔案在維護(hù)各個(gè)參建單位合法權(quán)益過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用，是非常重要的依據(jù)。

3.嚴(yán)格按照工程檔案管理要求，加強(qiáng)對(duì)工程竣工資料的驗(yàn)收

在進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收過(guò)程中，建設(shè)單位和資料管理人員要嚴(yán)格按照工程檔案管理的要求進(jìn)行資料的搜集和整理；同時(shí)對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中的文件和資料進(jìn)行嚴(yán)格全面的審核和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決現(xiàn)實(shí)中存在的問(wèn)題，不斷查漏補(bǔ)缺，保證竣工材料的搜集有效及時(shí)，做好最后工程的驗(yàn)收工作和檔案資料驗(yàn)收工作，保證二者同步，避免出現(xiàn)不協(xié)調(diào)的情況。

4.提高工程檔案管理人員的整體素質(zhì)。近些年來(lái)，隨著我國(guó)工程建設(shè)迅速發(fā)展，工程資料在管理過(guò)程中出現(xiàn)許多新的特點(diǎn)和變化，給管理人員提出了更高的挑戰(zhàn)和要求，要提高工程資料管理人員的工作意識(shí)、質(zhì)量以及水平。同時(shí)在實(shí)際管理過(guò)程中，要認(rèn)識(shí)到資料管理的重要性，采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和系統(tǒng)進(jìn)行管理，引進(jìn)先進(jìn)的管理方法和手段，提高自我管理意識(shí)，能夠真正領(lǐng)會(huì)和掌握相關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，增強(qiáng)責(zé)任心，保證工程檔案的質(zhì)量。

5.做好工程建設(shè)資料編制工作。在很大程度上工程的技術(shù)資料可以反映施工質(zhì)量，因此，施工資料管理人員要根據(jù)實(shí)際情況，嚴(yán)格按照施工進(jìn)度進(jìn)行資料的搜集和整理，尤其做好工程技術(shù)資料的搜集整理，做好跟蹤的搜集工作以及各種質(zhì)量評(píng)定的原始記錄，保證整個(gè)內(nèi)容的連貫性和連續(xù)性，在工程竣工以后，要避免出現(xiàn)缺少資料的情況，明確各項(xiàng)資料管理人員的職責(zé)和責(zé)任，避免出現(xiàn)遺漏或者錯(cuò)誤的情況，這就要求資料管理人員要對(duì)資料進(jìn)行詳細(xì)的手機(jī)，進(jìn)行分部和分項(xiàng)工程資料的分類整理，同時(shí)還要加強(qiáng)監(jiān)督，對(duì)出現(xiàn)的漏項(xiàng)或者錯(cuò)誤情況，要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和糾正。

6.要利用各種手段開發(fā)工程資料的信息資源，做好工程資料信息統(tǒng)計(jì)工作。因此，資料管理人員要實(shí)現(xiàn)信息資料管理的微機(jī)化管理，對(duì)資料管理的時(shí)間、地點(diǎn)進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾?，保證在使用過(guò)程中能夠及時(shí)調(diào)出，避免出現(xiàn)人力物力財(cái)力的浪費(fèi)，最大限度的降低管理人員的工作強(qiáng)度，實(shí)現(xiàn)工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、微機(jī)化以及信息化，大力建立電子文件類的資料。同時(shí)還要做好各方面的協(xié)調(diào)工作，提高管理工作的效率；按照標(biāo)準(zhǔn)和資料的性質(zhì)進(jìn)行科學(xué)合理的分類編號(hào)。另外，要做好材料的傳遞和變更記錄。在實(shí)際的管理使用過(guò)程中，進(jìn)行頻繁的變更，就會(huì)對(duì)材料和檔案的完整性產(chǎn)生一定程度的影響，因此，要對(duì)做好相應(yīng)的記錄