合同管理辦法

合同管理辦法1、目的為了防范市場及法律風(fēng)險，避免因合同簽訂、履行過程中不規(guī)范行為導(dǎo)致的糾紛，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，特制定本管理程序。2、適用范圍本管理程序適用于公司與各法人單位、其他經(jīng)濟(jì)組織、自然人等平等主體之間依法簽訂的各類合同或協(xié)議，包括銷售合同、勞動合同等。3、依據(jù)性法律法規(guī)及上級公司文件3.1《中華人民共和國合同法》3.2《集團(tuán)有限公司合同管理辦法》3.3《集團(tuán)有限公司全面合同管理實施意見》3.3《集團(tuán)有限公司法律事務(wù)管理辦法》4、職責(zé)4.1經(jīng)營管理部是公司銷售合同和勞動合同管理的歸口管理部門。負(fù)責(zé)公司銷售、勞動合同的組織承辦。5、工作程序本管理程序包括的工作事項有：合同談判，合同簽訂，合同交底，合同的履行，合同的變更與解除，合同的檔案管理，合同考核管理。具體要求如下：5.1合同談判5.1.1合同承辦單位的合同承辦人具體負(fù)責(zé)合同的談判。5.2合同簽訂5.2.1合同起草5.2.1.1基本要求a)對外發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來行為，超過壹萬元的均應(yīng)以合同書的形式簽訂合同。b)起草合同，有統(tǒng)一格式文本的，使用統(tǒng)一文本；沒有統(tǒng)一文本的，參照國家或行業(yè)示范文本，應(yīng)具備以下基本條款：雙方的名稱或姓名和住所；標(biāo)的；數(shù)量；質(zhì)量；價款或者酬金，付款方式和期限；履行期限、地點和方式；違約責(zé)任；解決爭議的方法。c)合同及其有關(guān)的書面材料，應(yīng)當(dāng)語言規(guī)范，字跡（符號）清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語準(zhǔn)確、無歧義。5.2.1.2合同承辦人負(fù)責(zé)合同的起草，合同內(nèi)容應(yīng)與合同談判結(jié)果一致。合同承辦人草擬合同后，應(yīng)在2個工作日內(nèi)將合同電子版發(fā)送經(jīng)營管理部法務(wù)人員進(jìn)行審查存檔。a)買賣合同的起草應(yīng)注意：買賣物資必須先簽訂買賣合同后方可采購。采購固定資產(chǎn)或其他物資合同額超過1萬元的原則上均應(yīng)留取質(zhì)保金，質(zhì)保期不應(yīng)低于國家規(guī)定質(zhì)保期限，設(shè)備需要調(diào)試使用的在合同中應(yīng)明確約定免費(fèi)上門調(diào)試的條款。長期采購的合同應(yīng)在合同中詳細(xì)約定采購物資范圍及結(jié)算單價。b)分包合同的起草應(yīng)注意：分包合同原則上不允許有預(yù)付款，月度工程款的支付比例不得高于總包合同約定的付款比例，分包商必須交納一定比例的安全保證金，分包合同條款不得優(yōu)越于總包合同條款，并約定不低于總包合同的質(zhì)保期。5.2.1.3由合同相對方起草的合同，合同承辦人負(fù)責(zé)及時獲取合同電子版并在進(jìn)行初審后2個工作日內(nèi)發(fā)送經(jīng)營管理部法務(wù)人員進(jìn)行審查，同時報告初審情況。5.2.2合同的法務(wù)審查5.2.2.1經(jīng)營管理部法務(wù)人員負(fù)責(zé)合同的審查，審核合同文本、附件、〈合同審批表〉等資料的合法性及合規(guī)性，根據(jù)實際情況，合同承辦單位應(yīng)按法務(wù)人員的要求提供合同基礎(chǔ)及背景資料(談判記錄、成本分析等)。5.2.2.2法務(wù)人員對審查有重大問題的合同可提出<法律意見書>，對法務(wù)人員提出<法律意見書>的合同，合同承辦單位需書面答復(fù)并由單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。<法律意見書>作為合同的資料與合同一并審批。5.2.3合同用章5.2.3.1合同專用章由經(jīng)營管理部法務(wù)人員統(tǒng)一管理。合同專用章共2枚，分別為合同專用章（一）和合同專用章（二）。合同專用章（二）作為備用及外出借用使用。5.2.3.2公司除行政、人事勞動合同外所有經(jīng)濟(jì)往來產(chǎn)生的合同、協(xié)議必須統(tǒng)一使用合同專用章；經(jīng)營管理部法務(wù)人員建立<合同管理臺賬>，對經(jīng)過法務(wù)審查及審批通過的合同及附件加蓋合同專用章。5.2.3.3經(jīng)營管理部法務(wù)人員及合同承辦人需要攜帶合同專用章外出簽訂合同時，必須經(jīng)法定代表人授權(quán)，填寫<合同章借用審批表>，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人、公司分管經(jīng)營領(lǐng)導(dǎo)直至總經(jīng)理批準(zhǔn)后交經(jīng)營管理部法務(wù)人員辦理借用，在授權(quán)的期限及權(quán)限內(nèi)使用印章。用章完畢，用章人應(yīng)及時交回。逾期不交的，由法務(wù)人員負(fù)責(zé)催交，用章人使用合同專用章必須專章專事專用，不得超越授權(quán)使用。5.3合同的履行5.3.1經(jīng)營管理部法務(wù)人員應(yīng)建立健全<合同管理臺帳>。臺帳應(yīng)包括：編號、標(biāo)的、價款、合同相對方信息、合同承辦部門及承辦人等主要內(nèi)容。5.3.2經(jīng)營管理部法務(wù)人員應(yīng)對合同履行情況進(jìn)行調(diào)查，合同承辦人按照<__季度合同履行情況調(diào)查表>與每季度次月15日前向法務(wù)人員上報上季度合同履行情況。5.3.3合同承辦人應(yīng)及時跟蹤合同履約進(jìn)程，并負(fù)責(zé)收集和保存合同履約的原始憑證（與合同有關(guān)的往來文書、電報、電傳、信函、電話記錄）。5.3.4在履行合同過程中，合同承辦人應(yīng)根據(jù)履約實際情況，對相對方的履行能力進(jìn)行跟蹤調(diào)查。5.3.5因不可抗力造成合同不能履行或需延期履行的，合同承辦人應(yīng)及時書面通知法務(wù)人員，并采取措施避免或減少損失。5.3.6合同承辦部門應(yīng)依據(jù)合同約定，按照公司經(jīng)營管理部相關(guān)規(guī)定進(jìn)行合同收支款項手續(xù)的辦理。經(jīng)營管理部收到合同承辦部門收支款項的相關(guān)手續(xù)后，應(yīng)首先核對是否與合同約定一致，否則不予付款。5.4合同的變更與解除5.4.1因我方原因變更或解除合同，合同承辦人應(yīng)當(dāng)及時以書面形式通知相對方，說明變更或解除合同的原因，請相對方書面答復(fù)，與相對方達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。5.4.2需要變更或解除合同的，由需求單位填制<合同審批表>按照本程序5.2.4要求重新審批。5.4.3合同的解除還應(yīng)由承辦單位提交<合同解除說明>由單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)并交回作廢合同方可重新蓋章，作廢合同由經(jīng)營管理部法務(wù)人員回收封存。5.5合同的檔案管理5.5.1合同承辦人完成蓋章后，應(yīng)督促相對方在15日內(nèi)完成簽字蓋章并將合同原件送交經(jīng)營管理部法務(wù)人員。5.5.2法務(wù)人員登記<合同管理臺賬>電子賬本并與手寫賬本對應(yīng)。合同檔案由法務(wù)人員統(tǒng)一保管。5.5.3相關(guān)單位需借用合同原件或領(lǐng)用復(fù)印件，由借用人辦理借用及領(lǐng)用登記。5.5.3.1借用原件時，經(jīng)營管理部法務(wù)人員在<合同借（領(lǐng)）用臺帳>上登記借用信息后發(fā)放原件。借用人原則上應(yīng)在當(dāng)日歸還原件，如借用人逾期未歸還，法務(wù)人員負(fù)責(zé)催還，逾期2個工作日以上的，要求借用單位寫出書面解釋并